Användartips för Control Edge

Nedanstående förbättringar  Excelimport hanterar formatet .csv  Excelimport - Inställningar - lagt till “xobjectclientx” alternativ Inställningar för export av objekt och affärsenhets relation Rapporten Redovisning  Huvudbok 3 objekt - förbättrad excel-formateringen när rapporten exporteras till Excel Rapportcentralen- ny filtyp vid exporter; Excel Open XML - xlsx

Med Control Edge finns möjlighet att periodisera i kund- eller leverantörsreskontra, alternativt att skapa manuella periodiseringar i redovisningen. Att tänka på vid en manuell bokning är att du anger kostnads- respektive intäktskonto i själva verifikationen, periodiserar med mapp eller kryssrutor, och låter värdet i “Ägartyp” vara kvar som det är.      Om du gjort en manuell bokning och istället råkat använda ett periodiseringskonto, kan konsekvensen bli att det inte finns någon tillhörande periodiseringspost i periodiseringsregistret, alternativt att koppling mellan verifikationsrad och periodisering saknas. Då får du en differens mellan rapporten “Periodiseringar, specifikation” och huvudboken.    Det som länkar periodiseringsposten till verifikationen är fälten “Ägartyp” och “Skapat av”. Så här kan du hitta verifikationer där informationen saknas i fälten: Gå in under Redovisning / Sök, och välj “Verifikationsrader” i dropplistan.  Fyll i affärsenhet, from/tom datum samt periodiseringskonto. Låt Ägartyp och Verifikationsserie innehålla värdet ALLA.  Lämna fälten Skapat av och Löpnummer tomma.  Klicka Ladda.    Verifikationsraderna som laddas fram kan sorteras genom att dubbelklicka på rubriken "Ägartyp". De rader som inte innehåller värdet "Periodisering" i denna kolumn är bokade manuellt. På en korrekt verifikationsrad hittar du aktuellt PeriodiseringsID för registerposten i fältet “Skapat av”.  

När du har skapat en faktura under Försäljning / Fakturering och fliken “Skapa faktura” och sparar den, flyttas fakturan automatiskt vidare till fliken “Bokför fakturor”. Fakturan har då status skapad, vilket innebär att ändringar kan göras och fakturan kan raderas.  För att redigera en faktura på fliken “Bokför fakturor”, dubbelklickar du på fakturan eller klickar på knappen “Redigera”.   Om du vill radera en faktura med status skapad, väljer du Försäljning / Sök och ändrar till “Kundfakturor” i dropplistan. Ladda fram fakturalöpnummer eller kund och markera aktuell rad. Klicka på “Radera skapade”.   När du bokfört fakturan ändras status till bokförd och reskontra och redovisning uppdateras. Det innebär att ändringar då inte längre kan göras på fakturan. Har du frågor om fakturering? Kontakta oss på visma.control@visma.com.

För att se var i flödet en betalning befinner sig, kan du använda statusuppdateringarna under Inköp / Sök. Du laddar fram den eller de fakturor du vill veta mer om. Ifall din betalning innehåller många fakturor, är det ett tips att välja ut en av fakturorna. Då kan du söka fram status genom att ange fakturans löpnummer och klicka på "Ladda".      Om det finns en betalningsrad på fakturan, kan du börja med att kontrollera kolumnen status: Betalningsförslag innebär att det finns ett betalningsförslag, och att du hittar fakturan under "Inköp / Skapa betalning" och på fliken "Förbered betalning", som är nästa steg. Välj datum, betalningssätt och status "Betalningsförslag" för att ladda fram betalningsförslaget på nytt efter t ex ett avbrott i betalningen. Status "För automatbetalning" innebär att fakturan har sparats på fliken "Förbered betalning", och att du kan ladda fram den på nytt på fliken "Skapa betalning". Ange datum och betalningssätt och klicka på "Ladda". "För återrapportering" innebär att fakturan är ivägskickad för godkännande eller väntar på att skicka en signal tillbaka att den är betald.    Om någonting har blivit fel i en betalning, kan du kontrollera Inköp / Sök och kolumnen Autopay meddelande, där det ofta finns ytterligare information. Du kan också kontrollera kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. Om reskontratypen är DB; Betalning, innebär det att du kan stryka betalningsraden och börja om på nytt med din betalning.   Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor om betalningar.

Om du använder funktionen “Vänd automatiskt verifikat” när du skapar en ny verifikation, kopplas vändningen automatiskt till den ursprungliga verifikationen. Men du kan också koppla verifikationer manuellt och i efterhand, t ex vid en korrigering: Välj Redovisning/Verifikationer/Skapa verifikation  Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Ny verifikation (alternativt Redigera / Öppna verifikation). Välj affärsenhet och verifikationsserie Om du vill ange en förklaring kan du skriva i fältet fritext.  Kryssa i “Koppla verifikat”. Fält för att hämta upp den verifikation som ska kopplas visas. Kontera verifikationen och klicka på Spara.  I Redovisning/Sök finns en kryssruta för att visa en kolumn med kopplingar. Klicka på ikonen för att se vilken koppling som finns.   Om du har frågor eller funderingar, hör av dig på 010-141 27 50 eller visma.control@visma.com.

I Visma Control Edge har ett nytt fält tillkommit för enklare hantering av moms, vilket även underlättar redovisning enligt den omvända betalningsskyldigheten, EU-moms och importmoms.    Det innebär att du numera fyller i momskoden både på intäktskontot och på momskontot, och att du på momskontot kryssar i rutan “Momskonto”.    Så här ser det ut på exempelvis konto 3011: Och så här ser det ut på exempelvis konto 2611:   Ytterligare information om gällande regler finns på skatteverket.se, där även förslag och rekommendationer från BAS-kontogruppen om val av konton finns.

Ni som arbetar med olika procentvärden  på era fastigheter eller annat har idag redan era procentsatser på era fastigheter som är kopplade till en koddel. Den avdragsgilla procentsatsen finns  registrerad  på någon av de fria grupperna som är kopplade till  koddelen.   Om ni har skapat  återkommande fatkuramallar i EFH rutinen DCE och konterat upp  schablonvärde på aktuell fastighet då läses värdena  direkt när leverantörsfakturan inkommer. Systemet automatkonterar upp fakturan och överskrids inte beloppgränser blir fakturan automatiskt  definitvbokförd och ligger klar att komma med på  betalningsförslaget.    Det som jag vill förtydliga  är att: Ändring av procentsatserna sker på ett  ställe dvs i  redovisningen. Ni behöver inte uppdatera EFHmallarna i DCE  när ni ändrat procentsatserna i redovisningen       Visma Control  

  Har du hittat till Visma Trust Centre?    Visma Trust Centre är en plats på vår webb där vi samlar information om säkerhet, integritet och dataskydd i våra lösningar och hos Visma i stort. Du finner länken till Trust Centre längst ned på alla visma.com-sidor. Eller på länken https://www.visma.com/trust-centre/   Visma Trust Centre har en avdelning för "Security" och en för "Privacy".   Under Privacy finner du Vismas Privacy Statement och du kan läsa om vårt dataskyddsprogram och om dina rättigheter och skyldigheter som individ och som kund till Visma.   Under Security kan du läsa om de säkerhetsprogram som Visma följer vid utveckling och leverans av våra produkter och tjänster. Ett väldigt bra sätt att finna rätt information om säkerhet är att använda produktsöken: När du fyller i namnet på din produkt/lösning från Visma får du fram uppgifter om vilket datacenter som används för en molntjänst och om var (i vilket land) data lagras fysiskt. Dessutom finner du uppgift om våra underleverantörer, som är del i leveransen (exempelvis om vi använder en lösning för användarvägledning). Du kan också läsa om de säkerhetsprogram som gäller för vår leverans. Vismas säkerhetsprogram gäller också för lösningar som inte är molntjänster. Pröva gärna att söka på både Edge  och Visma.net AutoPay.   Har ni frågor kan ni alltid kontakta supporten på e-post  visma.control@visma.com 

Följande format för bilagor kan du lägga till i tjänsten Visma.net Approval där du attesterar bokföringsorder och nya eller ändrade leverantörer.     PNG, PDF,  JPG och JPEG Alla bifogade bilagor visas även i appen  Visma Manager           

Korrigering av  en verifikation kan vara aktuellt på grund av t ex byte av konton eller  korrigering av objekt m m. Det är då viktigt att observera att den nya tillagda raden blir rätt och innehåller korrekta uppgifter.  Läs fram verifikationen för redigering. Ta fram de två kolumnerna som heter "ägartyp" och "skapat av". Dessa kolumner kopplar ihop verifikationen med respektive modul i Edge och gör så att raden kommer med i t ex periodiseringsspecifikationen. Syns inte kolumnerna på verifikationsraden tas de enkelt fram via kugghjulet. Notera sedan vilka värden som finns i det två kolumnerna på den rad som ska strykas. Dessa värden ska fyllas i på den tillagda raden.  På en manuell verifikation är fälten tomma och det är helt korrekt då den saknar tillhörighet till modul. Exempel på värden i kolumnen ägartyp: periodisering, kund, leverantör eller anläggning I kolumnen skapat av finns tillhörande leverantör/kundid, anläggningsid eller ett periodiseringsnummer.  

Funderar ni på att börja använda rutinen elektronisk fakturahantering (EFH) med digitalt attestflöde som är en del av Visma Control Edge?   All validering/läsning sker direkt mot redovisningen. Inga manuella steg med verifkatloggar och reskontraloggar. I samma sekund som fakturan kommer in i systemet kan den bli färdigkonterad, sakgranskad och attesterad enligt uppsatta regelverk i rutinen återkommande faktura. Du hanterar bara avvikleser. Du kan själv styra vilken nivå av automatisering som skall kopplas på.    Nedan kan du se exempel på funktioner som ingår.  Direkt validering av redovisningens affärsregler t ex  leverantör, datum, år perioder, konto, koddelar, och verifikationsserier. Automatisk uppdatering av huvudbok och reskontra Smart referenshantering för adressering och kontering Hämtar och visar betaldatum i flödet Visar standabardbank  i flödet Koppling till anläggningsregister - skapar preliminär anläggning direkt från fakturan Fakturabild och alla fakturadetaljer visas direkt i Control Edge Automatisk momsberäkning för fastigheter -  läser schablonvärde från redovisningen  Smidig periodiseringsfunktion Utskrift/e-post  av all fakturainformation med kontering  Enkel kontering  - kopiera tidigare fakturans konteringar Konteringsmallar  Kopiera och klistra in från excel  Användardefinierat webbgränssnitt Parametersättning av flöde Språk, och inställningar styrs av användaren eller roll Stor flexibilitet i uppsättning av  attestreglemente Behörigheter - vad får användaren kontera och söka på - styrning via roller Rättigheter - vilka funktioner får användarna  tillgång till  - styrning via roller Smidig flerbolagshantering Enkelt underhåll vid flerbolagshantering Flexibel momshantering t ex omvänd betalningsskyldighet  Automatisering - digitala signaturer för granskning och attest via rutinen återkommande fakturor  Mobilitet - granska och attestera direkt i din mobil Sekretessflöde och sökning Ordermatch - automatisk och manuell hantering till externt inköpssystem  Mottagningstjänst via tjänsten Visma AutoInvoice Standard hantering av fakturor i XML-format Bevakningsmodul för avtalshantering GDPR stöd   Har du andra funderingar kring modulen gällande licens eller annat  kan du kontakta  maryam.dahan@visma.com

I fönstret Ny verifikation kan man periodisera flera verifikationsrader samtidigt genom att markera aktuella rader i nya kolumnen "Periodisera". Samtliga rader som markeras kommer då bokföras på samma periodiseringskont samt samma fördelningsperiod. Det periodiseringskonto som kommer användas är det konto som, i kontoregistret, är kopplat till funktionen "Periodisering". Fördelningsperioder anges, med start-och slutdatum, när verifikationen sparas.    

Om man vid skapandet av betalningar upptäcker att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma och att beloppet istället lägger sig i "Restbelopp" kan det bero på att man inte har kryssrutan "Matcha banker" ikryssad.   Den kryssar man i under Inköp - Skapa betalningar genom att trycka på "Visa fler filter" på vänstersidan och bockar i "Matcha banker" på högersidan. Detta kan man göra både på fliken "Betalningsförslag" och på fliken "Förbered betalning". Ladda därefter om posterna. Då fylls kolumnen "Bank" i automatiskt och beloppet lägger sig i "Belopp".      Detta är en inställning som sparas lokalt per arbetsstation, och Control kommer ihåg den inställningen mellan sessioner. Inställningen faller bort vid ny- eller ominstallation av klienten och kan även behöva ställas in efter vissa uppdateringar.

  Nu har vi skapat ett nytt område för er kunder som använder vårt ekonomisystem Visma Control Edge.    Vi lanserade systemet den 14 februari  2022. Här kan ni läsa vår pressrelease.      

Ett sätt att automatisera processer är att använda schemaläggaren. Bl a kan du schemalägga intäkts- och kostnadsföring av periodiseringar för den aktuella perioden. Du kan välja att utföra schemat dagligen, eftersom det inte kommer orsaka att dubbletter skapas i din periodisering. Du kan sätta startdatum tidigast dagen efter dagens datum. Tänk på att du kan utföra periodisering framåt i tiden med schemaläggaren, t ex för nästa månad.    Gemensamma uppgifter för all schemaläggning är startdatum för jobbet, klockslag för start, hur ofta upprepning ska göras; t ex intervall 1 och återkommande månad för en gång varje månad, slutdatum om ett sådant finns. Det är möjligt att begränsa till exempelvis specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie och periodiseringskonto i filtreringen.    Vi rekommenderar att du känner till hur periodiseringsprocessen fungerar utan schemaläggare innan du sätter upp schemaläggningen.   Har du frågor och funderingar som rör periodisering? Logga in i Visma Community för att testa vår AI chat! Exempel på frågor du kan ställa till boten:   Varför stämmer inte rapporten Periodisering, specifikation med huvudboken? Hur kan jag se i rapporten Periodisering, specifikation om en faktura är bakåtperiodiserad?

Om du behöver återställa ditt lösenord, kan du följa stegen nedan.   1. Öppna login till Microsoft Online i din webbläsare.     2. Skriv in ditt användarnamn och klicka på Nästa 3. Välj Jag har glömt mitt lösenord   4. Ange E-postadress eller användarnamn och fyll i tecknen på bilden och välj Nästa   Välj E-post       Notera: Lösenordet får inte innehålla ditt användar-ID och ska vara minst 8 tecken långt, med minst 3 av följande: stora bokstäver, små bokstäver, nummer och symboler.    

På Vismas Statussida kan du som är kund hitta all information om planerade arbeten och eventuella driftstörningar som kan påverka era Control Edge tjänster.      Du kan prenumerera på notiser via mail när Visma Cloud Services skapar, uppdaterar eller löser en incident.   Hör av dig om du har frågor till visma.control@visma.com