Användartips för Control Edge

Du som är systemansvarig i Control Edge kan med hjälp av privilegieroller koppla privilegier direkt till mallar eller användare. Då administrerar du privilegier på ett och samma ställe, så att användarna uppdateras när privilegierna sparas. Du kan koppla flera privilegieroller till en och samma användare eller mall. Genom att kombinera olika roller kan du finjustera privilegierna mer i detaljer för en specifik del av Control Edge.    För att sätta upp eller redigera en roll, väljer du Inställningar / Systeminställningar / Privilegieroller:   Klicka på Ny och välj Privilegie-ID samt Namn för rollen. Filtrera på rollen för att se vad du kan välja under rubrikerna Kategori, Fönster och Del. Rubrikerna motsvaras av arbetsflöden, register, inställningar eller operationer. Om en användare ska ha behörighet till ett helt arbetsflöde är det enklast att markera “Alla” under rubriken Del.   Välj nivå på aktuella privilegier:  - Inget innebär att meny eller arbetsflöde inte visas för användaren - Läs betyder att användaren kan titta, men inte registrera - Normal gör att användaren kan registrera men inte radera information - Admin innebär att användaren har högsta behörighet Ett privilegie sätts genom att markera en eller flera rader och klicka på knappen Ändra privilegie. När du valt privilegie, kontrollerar du att det ändrats på raderna. Klicka på Spara.   Nu kan den skapade rollen kopplas till mallar eller direkt till användare under Inställningar / Systeminställningar / Användare.

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i EFH modulen  Invoice Manager  för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".           För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.    

I Control Edge finns åtta avskrivningsmetoder, med möjlighet för användaren att lägga upp så många avskrivningstyper som behövs under respektive avskrivningsmetod. Avskrivning för fastigheter kan bestå av en bokföringsmässig- och en skattemässig avskrivningstyp.  Om du fått nya uppgifter om avskrivningstid för en anläggning, och därför vill byta avskrivningstyp, går du in på Anläggning / Anläggning, och ändrar direkt på fliken Avskrivningar. Du har kanske tidigare använt standardregeln för bilar, d v s 5 år, men i det här fallet ska det ändras till 3 år.      När du gör nästa månads avskrivning, kommer beloppet att korrigeras framåt, så att avskrivningarna blir korrekta totalt sett för anläggningen.      Däremot görs inte korrigeringar av historiska belopp. Om du vill redigera en tidigare avskrivning behöver du gå in under Anläggning / Sök och klicka på mappen i kolumnen Händelsetyp. Du kan inte ta bort en avskrivning, utan som lägst minska den till 1 krona eller, som i det här fallet, öka den.    I anläggningshistoriken kan du även se vilken avskrivningstyp du använt tidigare, om du tar fram kolumnen Historikinfo.      Har du frågor om anläggningar? Kontakta visma.control@visma.com.

  Undrar du hur du själv kan ändra i en periodisering eller i betalningsflödet? Har du funderat på vad konsekvensen blir av att ändra anläggningstyp, eller om det finns några smarta knep i periodiseringen som du inte använder idag?   Välkommen till våra webbinar om periodisering, anläggning eller betalningsflödet.  Kostnadfritt för dig som har supportavtal. 

Snabbaste sättet att nå community är via länken på startsidan om du redan är inloggad i Control Edge.      

Om du råkat skriva en månad tidigare än du tänkt dig för att börja kostnadsföra en periodisering, så kan du ändra. Så här gör du om du ännu inte hunnit utföra någon månad:    Gå in under Redovisning / Register och välj Periodiseringar i listan Ändra t o m datum i grunduppgifterna Stryk därefter översta raden Lägg till en ny rad genom att klicka på nedersta plustecknet Välj den sista perioden på månadsraden och fyll i belopp och utländskt belopp Klicka på Spara Gå in i registerposten igen och ändra fr o m datum Spara igen   Har du frågor eller funderingar om periodiseringar? Kontakta visma.control@visma.com.

Finns  möjligt att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.   

Under Redovisning / Valutaomvärdering kan beräkna orealiserade valutakursvinster eller förluster. Omvärderingsdifferensen beräknas som saldot multiplicerat med respektive valutakurs för aktuell period. Det betyder att förändringar i saldot påverkar, liksom förändringar i aktuell valutakurs under perioden.  Det är möjlighet att räkna om valutan flera gånger per månad, om exempelvis kursen skulle förändras efter gjord omräkning. Valutakurserna hämtas från Redovisning / Register / Valutor och en valutakurs gäller fr o m angivet datum och fram tills ny kurs finns angiven.    Omvärderingen hamnar som en verifikationslogg så att du kan granska den innan den överförs. En vändning av din tidigare omvärderingsverifikation görs automatiskt i den nya omvärderingsverifikationen.       

Lägg till vikarie/ ersättare i EFH modulen    Du som är sakgranskare och attestant i fakturaflödet kan själva lägga till din vikarie genom att  klicka på din användareikon som visas uppe till  höger i attestflödet.     Välj knappen "Hantera ersättare"  Välj enhet (företag) eller markera "alla tillgängliga enheter " Lägg till period from- tom  Lägg till din ersättare/vikarie  Välj knappen Lägg till Detta innebär att alla fakturor som skickas  till dig kommer att skickas till din ersättera/vikare under vald period.     Observera: Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som attestanen kan administratören tilldela temporära roller  och ersättaren kan även ärva attestbelopp för rad och fakturabelopp från attestanten.  

Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid  defbokningen uppdateras periodiseringsregistret i redovisningen.    Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.  Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.   Hur man gör kan ni se här:        

Nu när julen är nära och många vill vara lediga vill vi påminna om att lägga till en vikarie som ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till personen. Det administreras från Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Numera ärver ersättaren attestbelopp för rad och faktura från attestanten. Om du har en äldre version behöver du även kontrollera attestbeloppen ifall ersättaren skall attestera fakturor.   Du som användare kan själv lägga till en vikarie genom att i EFH modulen klicka på användaren uppe till höger och välja användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas väljer du fliken "Hantera ersättare" och klickar på knappen "Lägg till".   Hör av dig med frågor och funderingar visma.control@visma.com.

Om du har missat att utföra periodiseringar för en tidigare period, kan du utföra dem i en öppen period. Under Redovisning / Operationer väljer du då Utför periodiseringar, och periodens datum, t ex 2022-11 samt aktuellt bokföringsdatum, t ex 2023-02-22.     Ett annat sätt är att bokföra periodiseringen samtidigt som övriga nästa gång du ska periodisera. Då kan du välja att istället ändra parametrarna i periodiseringsposten under Redovisning / Register / Periodiseringar i två steg. Först behöver du ändra ”T o m Datum” i grunduppgifterna till den sista dagen i som står på tur att bokföras nästa gång, och spara.     När du sparat kan du ändra raden med den missade perioden till den period som skall bokföras nästa gång, och spara igen. När du utför periodiseringarna nästa gång, kommer den ändrade raden att periodiseras tillsammans med övriga periodiseringar för månaden.    Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor.

I användarportalen  finns möjlighet att skapa och radera användare i Control Edge samt att tilldela eller plocka bort åtkomst till tjänster i Control Edge.   Om du klickar på raden för en användare, öppnas användaren upp i redigeraläge. Du kan ändra användarens namn, eller återställa MFA för alla eller enskilda inloggningskonton.      Om en användare ska ha åtkomst till en ny tjänst, kryssar du i tjänsten samt anger exempelvis databas för Control Edge eller användarID för Invoice Manager. För att ta bort en tjänst för en användare, avmarkerar du rutan för tjänsten.    När ändringarna på användaren är klara, klickar du på Spara användare.    När användaren är skapad i portalen och får åtkomst till Control Edge, behöver du gå in i Control Edge och tilldela användaren de privilegier som tjänsten ska innehålla för personen. Även för övriga tjänster behöver du gå in i aktuell tjänst för att sätta privilegier. Du kan radera en användare genom att klicka på soptunnan på raden för användaren.   Har du frågor och funderingar? Kontakta oss på visma.control@visma.com.

I senaste uppdateringen har vi länk till Release Notes. Länken finns i redovisningen och leverantörsfakturaflödet Invoice Manager.   Saknar ni  ikonen release Notes i redovisningen kan ni  klicka på CTRL + E och menyn Widget öppnas klicka på kugghjulet och lägg till. Om rutan Länkar är  mindre kan du dra i linjerna för att förstora och då visas nedanstående länkar. När du är klar väljer du Spara. Release notes  I leverantörsfakturaflödet finns länken på startsidan under länkar och Release Notes Release notes    Sidan Release Notes     

När du slagit ihop två anläggningstillgångar är anläggningsnumret för huvudanläggningen samma som tidigare och anläggningningens ID är sökbart i fältet anläggnings ID, medan den tillkommande anläggningen inte finns kvar i listan.    Om du vill hitta ursprungligt anläggnings ID för den tillkommande anläggningen, kan du gå in under Anläggning / Sök och Ladda fram huvudanläggning från listan (111 i bilden). Då ser du alla händelser på anläggningen.   Ta därefter fram fältet Historikinfo genom att klicka på kugghjulet (gulmarkerat i bilden) och därefter på texten Historikinfo i listan.      I kolumnen Historikinfo syns nu ursprungligt anläggnings ID på den anläggning som huvudanläggningen slagits ihop med (115 i bilden).    Vill du veta mer om anläggningstillgångar i Control Edge? Anmäl dig till kostnadsfritt webbinar här. 

Om du lagt in beräkningar i din ColRows raddefinition, kommer beräkningarna inte att fungera om du hämtar upp definitionen i Utskriftcentralen. Det är ett exempel på tillfälle, där du istället kan använda Analys för Excel.   Välj Rapportering / Analys för Excel, och börja med att välja språk och aktuell rad- och kolumndefinition från ColRows.      I Analys för Excel kan du göra följande urval:    Radstyrning används för att styra gruppering i rapporten. Du kan välja konto eller kontogrupper eller SRU, om du har SRU-koder angivna i din raddefinition, alternativt EUBAS95. Presentera kontogrupp kryssas i om du bara vill visa kontogrupp.  Presentera <Tomma> värden avser konton som saknar kontering på objekt.  År och period används av Analys för Excel där du har relativa värden i ColRows.  Gruppera på affärsenhet innebär att alla affärsenheter skrivs ut i en totalsumma istället för var och en för sig. Gruppera Budget kan väljas om du gjort en raddefintion med budget och har flera budgetar. Då kan du också välja vilken budget som skall visas.  Valuta kan du välja om värdetyp summa utländskt belopp är definierat i kolumndefinitionen.   Funktionsindelad resultaträkning markeras om sådan ska användas. Därefter väljer du <Radbaserad> i dropplistan, om du har valt funktionstyp i din raddefinition. I annat fall väljer du aktuell objekttyp som skall användas för funktionen. Brytningsnivåer finns i upp till 3 nivåer. Urval kan då göras på 3 objekttyper eller grupper som är upplagda under respektive objekttyp.  Detalj kryssas för att visa exempelvis vilka kostnadställen som det konterats på inom vald objektgrupp när urval på grupp har valts.  Intervall används för att välja objekt inom en objektstyp. Export till Excel och Starta Excel kryssas för att direkt se rapporten i Excel när du trycker på Ladda.   Välj därefter vad du vill visa i Excelarket genom att kryssa respektive ruta: Visa Radtyp innebär att en kolumn i Excelarket visar den radtyp, d v s etikett, data, gruppfot och gruppsumma eller summa rad, som rapportraden motsvarar i ColRows. Visa Grupperingsnivå innebär att det nummer som angivits som Grupperingsnivå i Raddefinitionen hämtas ut i en kolumn. Du kan då använda filtrering på Grupperingsnivå i Excelarket. Vill du veta mer om ColRows eller Analys för Excel? Kontakta visma.control@visma.com.

För att kunna använda valuta i Control Edge, behöver valutafunktionen vara aktiverad under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Allmänna systeminställningar.   Du kan registrera och uppdatera aktuella kurser och valutor som du använder under Redovisning / Register / Valutor:   Klicka på knappen Ny för att registrera en ny valuta, eller på Redigera för att uppdatera en befintlig valuta. Ange ValutaID och valutanamn om det är en ny valuta.  Klicka på knappen Ny valutakurs för att lägga till en ny valutakurs. Samtliga nya kurser måste ha ett datum i Giltigt from samt Köp-och säljkurs. Klicka på Spara   Ny kurs från ett visst datum innebär att Control Edge läser fram aktuell kurs beroende på när kursen är giltig ifrån i förhållande till verifikationens eller fakturans bokföringsdatum.   Vill du veta mer om valutahantering i Control Edge? Kontakta visma.control@visma.com.

Nu kan du som godkännare bli guidad med stegvis instruktioner i AutoPays gränssnitt. Vi är glada att kunna börja med denna form av användarstöd, som kompletterar de beskrivningar och FAQ som sedan tidigare finns i vår hjälpfunktion.   Den digitala guidningen följer dig genom en funktion och visar t ex inställningar. Vår första guide gäller den detaljerade vyn för godkännande.   Guiden presenterar sig när du ska godkänna betalningar.     Du kan också aktivera guiden igen när du vill, genom att klicka på symbolen:        

Med den nya import av verifikationer som tidigare var en anpassning, får du en flexibel hantering av Excelunderlag. Du kan mappa upp information i Excel, och importera den som verifikationer i en logg. För att göra mappningen behöver du privilegiet “Mappning av Excelfiler” som finns i kategorin Plugin under Systeminställning / Användare; välj aktuell användare och fliken Privilegier. Du kan ange flera bolag samtidigt och även göra koncerninterna bokningar. Vi rekommenderar att du inte blandar raderna för olika bolag, eftersom de läses in i turordning. Flera mappningsmallar kan användas utifrån olika underlag, och filen kan läsas in flera gånger. Att tänka på är att det inte finns stöd för bilagor eller för Approval verifikationer. Om du byter inloggningsspråk i Control Edge behöver du göra en ny mappning. Så här gör du:   Spara Excelfilen på FileTransfer (T:) Välj Import / Export och fliken Excel Importinställningar och klicka på “Ny”. Kryssa i rutan Kolumnhuvud om översta raden i din Excelfil innehåller rubriker. Kategorisera kolumnerna efter kolumntyp, där N/A står för “Används ej”; columnindex motsvaras av kolumnnummer i Excelfilen och custom är ett fast värde.   Gå in under Redovisning / Verifikationer / Överför verifikationsloggar/Import för att importera filen. Välj filen och klicka på “Starta”. Bekräfta att importen är ok. 

I flödet Kontoavstämning kan du ta fram verifikationsrader som ska stämmas av och markera dem som avstämda. Du har samma filtreringsmöjlighet på raderna som under Redovisning / Sök. Men här kan du även bocka av dina avstämningar digitalt; som en elektronisk avprickning av huvudboken, och spara det du stämt av till ett senare tillfälle.    Vid nästa framläsning är det möjligt att välja om du vill ta med eller utesluta redan avstämda rader.   Välj Redovisning / Kontoavstämning för att stämma av ett konto i Kontoavstämningen. Ange vilket balanskonto du vill stämma av mot och vilken tidsperiod som avses.  Vill du även ta med strukna rader, dvs redigerade verifikationer, kryssar du i fältet “Ladda även raderade rader”.  Om sortering ska göras efter absoluta belopp, kan även detta markeras så att lika belopp i debet och kredit kommer efter varandra. Därefter klickar du på Ladda. I listan kan du börja att titta på IB och UB, och stämmer de, så behöver du inte ens pricka i listan.  Utöver den filtreringen som laddas fram, så kan du kan du filtrera ytterligare, genom att i den på sökraden under rubrikerna ange olika kriterier. T ex om du vet att du söker en differens på 5 070, men inte vet om det är ett eller flera belopp, så kan du välja “Mellan” och ange 0 till 5 070. Eller så vill du kanske filtrera fram en verifikationsserie eller en reskontratyp. Efter genomgång kan bockar du av i kolumnen Avstämd. För att enklare kunna följa totalt avstämt belopp, uppdateras beloppet nere till höger fönstret då en rad bockas för som avstämd.   Om du håller nere CTRL eller SHIFT och sedan markera hela raden, kan du bocka av flera rader samtidigt när du klickar på knappen “Markera valda”.    Klicka på Spara för att kunna ta fram avstämningen vid ett senare tillfälle.