Användartips för Visma Mamut

Om du får meddelande om att period som tillhör datum är avslutad när du försöker registrera verifikat i period 13 så beror det på att period 13 är en extra period som har skapats för att det ska vara möjligt att göra korrigeringsverifikat. Period 1 motsvarar januari, period 2 motsvarar februari, osv. Det finns ingen egen månad för period 13, så oavsett vilket datum som skrivs in så kommer du att få meddelandet ”Period som tillhör datum är avslutad”. I användarinställningarna i verifikatregistreringen kan du ta bort markeringen för datum/periodkontroll om du inte vill att meddelandet ska visas. Du kan givetvis också fortsätta utan att ta bort markeringen för datum/periodkontroll. Klicka då OK när meddelandet visas (när du bokför verifikat i period 13 har meddelandet ingen betydelse). Ta bort datumkontrollen Gå till Visa - Inställningar - Användare. Gå in på fliken Inställningar per modul och klicka på knappen Verifikatsregistrering. Gå in på fliken Funktion. Ta där bort bocken för Datum/periodkontroll. Klicka på OK. Stäng sedan fönstret med inställningar och svara JA till att spara ändringar. Notera att denna inställning görs för den användare du är inloggad som. Samtliga användare behöver gå in och sätta denna inställning enligt ovanstående beskrivning om de önskar ta bort inställningen för datum/periodkontroll.

Om du försöker stänga perioder eller göra årsavslut och får meddelande om att det ligger öppna verifikat i Verifikatregistreringen, kan dessa ligga registrerade mot en annan användare och därmed inte visas i din verifikatregistrering. Om verifikaten inte är överförda till huvudbok är de endast synliga i verifikatregistreringen för den användare som har registrerat dem. Gå till Visa - Redovisning - Verifikatreregistrering. Klicka på ikonen Användarinställningar. Gå in på fliken Funktion och klicka på knappen med tre pricker till vänster om Visa alla verifikat för alla användare.   Du får upp ett fönster som visar vilka verifikat som är registrerade av andra användare, markera dem och klicka OK så blir verifikaten tillgängliga i din Verifikatregistrering. Klicka på Överför till huvudbok.

Om du får meddelande (-122) så beror det på att du försöker bokföra mot ett konto som har inställt att avdelning och/eller projekt är obligatoriskt. Meddelandet kan du få i alla moduler där det är möjligt att generera verifikat, dvs i: order/fakturamodulen verifikatregistreringen inköpsmodulen vid period- och årsavslutning. Om du vill bokföra mot avdelning och/eller projekt så måste du specificera det i den modul som du arbetar i. Om detta inte görs trots att du har inställt att det krävs på vissa konton så kommer du att få upp detta meddelande. Om du får meddelandet trots att du har angett projekt och/eller avdelning i modulen du befinner dig i så måste du gå igenom kontoplanen och se ifall denna inställning är satt på flera konton. Börja med att ta reda på vilka konton programmet försöker bokföra på. Gå sedan till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram ett av de kontona som programmet försöker bokföra mot. Gå in på fliken Avancerat och kontrollera om Avdelning obligatorisk och/eller Projekt obligatoriskt är ibockat. Ta bort eventuella bockar och klicka på Spara. Upprepa ovanstående för alla konton som programmet försöker bokföra mot. Notera: Det är inte alla systemkonton som gör det möjligt att ange avdelning eller projekt vid bokföring. Konto för öresavrundning (3740) är ett exempel på ett sådant konto. Det rekommenderas därför inte att ha avdelning och/eller projekt obligatoriskt inställt på detta konto   Får du meddelandet -122 vid årsbokslut så kan det bero på att du har denna inställning på kontona, men att du inte har bockat för Generera ingående balans för konto, projekt och avdelning. Om du inte vill göra detta så måste du ändra inställningarna för kontona i kontoplanen enligt ovan.

Om du behöver återställa en säkerhetskopia kan du göra detta med hjälp av funktionen för att återställa säkerhetskopior i Mamut Business Software. Obs! När du återställer en säkerhetskopia överskrivs all information som registrerats efter att säkerhetskopian skapades. Gå till Arkiv – Säkerhetskopia – Återställ säkerhetskopia. Klicka på Nästa. Välj att du önskar Återställa en befintlig säkerhetskopia från ditt system, och markera den säkerhetskopian du önskar återställa. Du kan även välja att återställa en Extern säkerhetskopia genom att markera det valet och bläddra dig fram till platsen där du har sparat denna säkerhetskopia. Klicka sedan på Nästa. Klicka på Nästa igen. Läs igenom meddelandet som visas, sätt en bock för Jag har läst och förstått varningarna ovan innan du klickar på Nästa igen. När återställningen av säkerhetskopian är klar kommer du till ett nytt fönster som visar detaljerna för säkerhetskopian som har återställts. Klicka på Slutför. Tips: Du kan även återställa en säkerhetskopia utan att starta programmet. Detta gör du med hjälp av programmet MDataTools.exe som du finner under mappen DataTools i programfilsmappen. Standard sökväg är C:\Program Files\Mamut\DataTools. Återställning av säkerhetskopia via MDataTools.exe fungerar på samma sätt som återställning inifrån programmet enligt ovan. Klicka på knappen Återställ under fliken Säkerhetskopiering för att starta guiden.

Perioder som är stängda skall normalt inte öppnas igen. Men det kan finnas tillfällen där detta är nödvändigt. Det finns två möjligheter om du vill öppna en period: Återställa en säkerhetskopia från innan du stängde perioden. Var då uppmärksam på att eventuella ändringar som har gjorts under tiden också kommer att överskrivas.  Kontakta supporten för upplåsning av period/er. Notera dock att detta är en konsulttjänst som inte ingår i serviceavtalet och kostar 495:- SEK exkl moms. Kontakta supporten på support@mamut.se eller telefonnummer 08-40 000 166 om du är i behov av detta. För dig som använder Mamut Application Hosting: För att säkerställa en så snabb hantering av ärendet som möjligt rekommenderar vi att du tar kontakt via e-post om du har behov för att låsa upp en eller flera perioder. Vänligen specificera följadande i mejlet till supporten: Räkenskapsår och perioder som ska låsas upp Namn på den aktuella företagsdatabasen. En textrad som bekräftar att du godtar den ovan nämnda kostnaden.

Du kan upprätta ett nytt konto med reskontrafunktion i kontoplanen. För att en post ska visas i reskontran så måste verifikatet vara bokat mot ett konto med reskontrafunktion. I Mamut är standardkonton med reskontrafunktion 1510 (Kundfordringar) och 2440 (Leverantörsskulder).   Skapa konto Gå till Visa - Redovisning - Kontoplan. Klicka på ikonen Ny för att upprätta ett nytt konto. Skriv in det önskade kontonumret, exempelvis 1511 och klicka på OK. Skriv sedan in önskat namn på kontot och sätt övriga aktuella inställningar för kontot. På fliken Avancerat i kontoplanen anger du i fältet Reskontrafunktion om kontot ska vara ett kundreskontrakonto (eller leverantörsreskontrakonto). Stäng sedan fönstret och svara Ja till att spara ändringar. Du kan nu gå in i kontaktuppföljningen och leta fram de kontakter som ska knytas mot det nya reskontrakontot.   Knyt kontakt mot kontot Gå till Visa – Kontakt – Kontaktuppföljning. Leta fram den kontakt som ska knytas mot det nya kontot. När du har den aktuella kontakten framför dig så går du in på fliken Inställningar. Klicka där på knappen Reskontra. Välj önskat reskontrakonto i rullgardinsmenyn Konto för Kundfordringar/Leverantörsskulder under fliken Reskontra. Klicka sedan OK. Stäng kontaktuppföljningen och svara Ja till att spara ändringar.

På statusen Avslutad i reskontralistan ligger de poster som är stängda/låsta. Ett enkelt sätt att se vilka poster som är matchade/kopplade mot varandra i reskontran är att sortera på MatchID. Instruktionen nedan beskriver hur detta görs i kundreskontran, men motsvarande tillvägagångssätt används även i leverantörsreskontran.   Gå till Visa – Redovisning – Kundreskontra. Klicka på Reskontralista till vänster. Ange Urval Avslutad och Alla poster. Om kolumnen MatchID inte är synlig, så måste du klicka på ikonen Användarinställningar, gå där in på fliken Reskontralista och bocka för MatchID. Klicka därefter på OK. Nu kommer du att se kolumnen MatchID. För att sortera efter MatchID, så klickar du på själva kolumnrubriken MatchID. I den kolumn kommer du nu att se att två eller flera poster har samma MatchID. Om summan för de poster som har samma MatchID går i noll så är dessa poster stängda/låsta mot varandra

Om meddelandet Inga data påträffade visas när du klickar på Nästa i utbetalningsguiden så kan detta bero på en inställning. Gå till Visa – Redovisning – Leverantörsreskontra. Klicka på Inställningar i menyn till vänster. Klicka på Inställningar bredvid Företaget använder elektronisk utbetalning. Ta bort markeringen för Betala ut bara godkända fakturor. Nu ska det fungera att generera en utbetalningsfil.   Om du vill behålla inställningen Betala ut bara godkända fakturor och generera utbetalningsfilen så måste leverantörsfakturan godkännas.  Detta gör du på följande sätt: Gå till Visa – Redovisning – Leverantörsreskontra. Markera leverantören. Markera leverantörsfakturan. Klicka på Redigera. Markera rutan Godkänd under fliken Leverantörsreskontra. Gå även till fliken Utbetalning och kontrollera att status på posten är Ska utbetalas. Klicka OK. Upprepa detta för samtliga fakturor som ska komma med i utbetalningsfilen. Du ska nu kunna generera en utbetalningsfil.

I en del situationer kan det vara aktuellt att dina kunder betalar i förskott innan du sänder faktura till dem. Detta hanteras genom att du skapar en produkt för förskott som du sedan använder vid order/fakturering. Nedan finner du två exempel, ett som förklarar hur detta hanteras om förskottet är med moms och ett med förskott utan moms. Exempel 1 - förskottsbetalning med moms En kund har förskottsbetalat 8 000:- SEK inklusive moms i januari och samma belopp i februari. Dessa belopp har bokats in på konto 2421 ”Förskott från kunder momspliktigt” och momsen har bokats på konto 2611 ”Utgående moms”. I mars skapas sedan fakturan som är på totalt 25 000:- SEK inklusive moms. På fakturan ska de två förskotten dras av så att momsen beräknas på mellanskillnaden mellan fakturerade produkter och det förskott som redan betalats in. Om du använder konto 2421 endast för förskott med moms, så ska du ställa in detta konto med momshantering. Gå till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram konto 2421. I fältet Momskod upptill i fönstret väljer du Momspliktig försäljning 25%. Detta innebär att det  som bokas mot detta konto automatiskt är kopplat till ett momskonto för utgående moms och momsbeloppet därmed hamnar i momsrapporten. Skapa en produkt som du kallar för ”Förskott från kund, momspliktigt” eller annan valfri beskrivning. Gå in på fliken Inställningar på denna produkt i produktregistret, och välj konto 2421 på raden Säljkonto med moms. Förskottet från kund bokförs sedan i verifikatregistreringen i två omgångar, ett verifikat för januari och ett för februari. Dessa bokningar kommer att se ut enligt följande om du har bokfört inbetalningen mot konto 1930: Konto Debet Kredit 1930 8 000   2421   6 400 2611   1 600 Överför verifikaten till huvudbok när de är klara. När det är dags att fakturera kunden i mars upprättar du en order i ordermodulen där du lägger in den eller de produkter som kunden köpt och pris för dessa, i vårt fall ett totalbelopp på 25 000:- inklusive moms. I tillägg lägger du in två rader med produkten som du har skapat för förskott. På beskrivningsraden kan du efter namnet på produkten lägga in datumet för inbetalningen för att specificera. I kolumnen Antal lägger du in -1 på båda raderna. Lägg in summan som kunden betalat, i detta exempel 8 000:- SEK inklusive moms för januari och 8 000:- SEK inklusive moms för februari. När detta är gjort fakturerar du ordern och kommer då få följande bokning i huvudboken: Konto Debet Kredit 2421 12 800   2611 3 200   3051   20 000 2611   5 000 1510 9 000   I och med faktureringen kommer konto 2421 att nollas, och återstående belopp som kunden är skyldig läggs som en fordran i kundreskontran. Exempel 2 - förskottsbetalning utan moms En kund har förskottsbetalat 8 000:- SEK i januari och samma belopp i februari. Dessa belopp har bokats in på konto 2420 ”Förskott från kunder utan moms” och ingen moms har bokats. I mars skapas sedan fakturan som är på totalt 25 000:- SEK inklusive moms. På fakturan ska de två förskotten dras av men momsen ska beräknas på hela försäljningsbeloppet (20 000:- SEK). Om du använder konto 2420 endast för förskott utan moms så ska du ställa in detta konto utan momskod. Gå till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram konto 2420. Kontrollera att det står (Ingen) i fältet Momskod. Upprätta en produkt som du kallar för ”Förskott från kund, ej momspliktigt” eller annan valfri beskrivning. Välj Ingen på Utgående och Ingående moms. Gå in på fliken Inställningar på denna produkt i produktregistret, och välj konto 2420 på raden Momsfritt säljkonto. Förskottet från kund bokförs sedan i verifikatregistreringen i två omgångar, ett verifikat för januari och ett för februari. Dessa bokningar kommer att se ut enligt följande om du har bokfört inbetalningen mot konto 1930: Konto Debet Kredit 1930 8 000   2420   8 000 Överför verifikaten till huvudbok när de är klara. När det är dags att fakturera kunden i mars upprättar du en order i ordermodulen där du lägger in den eller de produkter som kunden köpt och pris för dessa, i vårt fall ett totalbelopp på 25 000:- inklusive moms. I tillägg lägger du in två rader med produkten som du har skapat för förskott. På beskrivningsraden kan du efter namnet på produkten lägga in datumet för  inbetalningen för att specificera. I kolumnen Antal lägger du in -1 på båda raderna. Lägg in summan som kunden betalat, i detta exempel 8 000:- SEK för januari och 8 000:- SEK för februari. När detta är gjort fakturerar du ordern och kommer då att få följande bokning i huvudboken: Konto Debet Kredit 2420 16 000   3051   20 000 2611   5 000 1510 9 000   I och med faktureringen kommer konto 2420 att nollas, och återstående belopp som kunden är skyldig läggs som en fordran i kundreskontran. Notera att kontona 2420 och 2421 endast är exempel på konton som kan användas för förskottsbetalningar. Kontakta din redovisningskonsult för information om vilket konto som passar bäst för er verksamhet i dessa situationer.

Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår, exempelvis från april 2016 till mars 2017, kan det vara aktuellt att definiera dina momsperioder så att varje redovisningsperiod är kopplad till korrekt momsperiod. Gå till Visa – Inställningar – Redovisning. Använd pilarna upptill i fönstret för att välja ditt aktuella räkenskapsår. Klicka på ikonen Redigera och kontrollera att det är korrekt start- och slutmånad för året, samt korrekt antal momsperioder inställda. Klicka på OK och gå in på fliken Perioder. Dubbelklicka på någon av perioderna i listan. Under kolumnen År letar du fram raden där året börjar. Här ska du manuellt justera momsperioderna genom att under kolumnen Momsperiod markera siffran som står där och skriva in siffran för momsperioden du önskar ha kopplad till den valda redovisningsperioden. Om du har kvartalsredovisning av moms så skriver du 2 för april, maj, juni; 3 för juli, augusti, september och 4 för oktober, november och december. För januari, februari och mars på nästkommande år skriver du 1. Period 13 ska alltid ha samma momsperiod som period 12. För räkenskapsår som går från april till mars ska period 13 därmed ha momsperiod 1. Momsperioderna följer alltid månaderna, oavsett om du har kalenderår eller brutet räkenskapsår. För kvartalsmoms tillhör därmed alltid jan-mars momsperiod 1, april-juni momsperiod 2, juli-sept momsperiod 3 och okt-dec momsperiod 4. Detta oberoende av hur räkenskapsåret börjar och slutar. När du har definierat dina momsperioder klickar du på OK och svarar Ja på frågan Är du säker på att du vill ändra momsperiodiseringen?

Om du bokför verifikat med momskod i period 13 är det viktigt att du är uppmärksam på att momskonton (kontogrupp 26) måste därefter tömmas manuellt (mot konto 2650) i verifikatregistreringen.   Registreringar som görs under period 1-12, blir automatiskt behandlade av momsperioderna som finns i programmet. Momsperioderna är kopplade till de vanliga redovisningsperioderna i programmet, och vid periodavslut stängs även tillhörande momsperiod automatiskt. Eftersom period 13 inte är en normal redovisningsperiod, utan endast finns där för att du ska kunna bokföra årsbokslutsregistreringar och korrigeringar, så kan du inte stänga denna period vid normalt periodavslut i programmet, och det finns heller ingen tillhörande momsperiod till denna period. På grund av detta måste du manuellt tömma momskonton som du har registrerat något på i period 13, så att momsredovisningen blir korrekt. Tömmer du inte dessa konton så kommer saldot på kontona följa med till den ingående balansen för nästkommande år då dessa konton är balanskonton. Detta kan i sin tur leda till att du inte kan stänga perioder på nästkommande år på grund av att momskonton innehåller saldon. Exempel: Du registrerar en försäljning (kundfordran) i period 13.         Notera att verifikatet har en momskod på försäljningskontot och momskontot. Momskod 05. Momspliktig försäljning innebär att summan som bokförs mot det kontot och den momskoden kommer att visas på rad 05 i momsrapporten för aktuell månad. Momskod 10. Utgående moms innebär att summan som bokförs mot det kontot och den momskoden kommer att visas på rad 10 i momsrapporten för aktuell månad. För att dessa summor fortsatt ska visas på rapporten efter att du tömt momskontona mot redovisningskontot för moms så måste du bokföra verifikatet som ska tömma momskontot utan momskod. Detta verifikat bokas så här:         När du har tömt momskontot mot redovisningskontot för moms kommer momsrapporten fortfarande att visas korrekt, och momskontot är tömt så att ingående balans i nästkommande år inte får felaktiga saldon eller att momsen räknas dubbelt. Notera att ovanstående tillvägagångssätt även kan användas om du av någon anledning behöver tömma momskonton i någon annan redovisningsperiod utöver period 13  

Övergången från ett räkenskapsår till ett nytt innebär att du arbetar parallellt med två år under en viss period. För en detaljerad beskrivning av hur du stänger året i Mamut ladda ner detta dokument: Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system (pdf). När Mamut Business Software genomför ett årsbokslut så är det olika punkter som måste genomföras innan du kan avsluta året. Nedanför är det beskrivit vad de olika meddelanden som du kan få upp i ett årsbokslut betyder och vad som behöver göras.   Följande Perioder/Momsperioder måste avslutas Om du får besked om att inte alla perioder är avslutade måste du avbryta årsbokslut och gå tillbaka och avsluta nämnda perioder. Du avslutar perioder genom att gå till Visa - Redovisning - Stäng Redovisningsperiod. Alla perioder måste avslutas, även de perioder som du eventuellt inte har bokfört i. Om du har kvartalsmoms så ska du vid stängning av period 3, 6, 9, 12 även stänga momsperioderna. Verifikatsregistreringen innehåller data Om det finns verifikat i verifikatregistreringen som ännu inte har blivit överförda till huvudboken så måste detta göras innan ett årsbokslut kan genomföras. Du måste antingen överföra dessa till huvudboken eller radera verifikaten. Om du inte ser att det ligger verifikat i verifikatregistreringen så kan du klicka på ikonen Användarinställningar i verktygsfältet inne i verifikatsregistreringen. Gå in på fliken Funktion och klicka därefter på knappen med tre punkter på bredvid Visa alla verifikat för alla användare. Du kommer nu att se verifikat som är registrerade av andra användare och som inte har överförts till huvudboken. Fakturajournalen (automatisk överföring) måste skrivas ut Fakturajournalen kan skrivas ut från rapportmodulen. Gå till Arkiv – Skriv ut – Redovisning. När du skriver ut fakturajournalen vid ett årsbokslut är det viktigt att du skickar utskriften direkt till skrivare, och inte via förhandsgranskning. Utskriften blir bara verkställd om den skickas direkt till skrivare. Du kommer även få besked om detta när du skriver ut en fakturajournal till förhandsgranska. Tänk på att också välja korrekt räkenskapsår som aktivt år innan du skriver ut rapporten. Bokföringsjournalen (automatisk överföring) måste skrivas ut Bokföringsjournalen kan skrivas ut från rappormodulen. Gå till Arkiv – Skriv ut – Redovisning. När du skriver ut fakturajournalen vid ett årsbokslut är det viktigt att du även skickar denna utskrift direkt till skrivare, och inte via förhandsgranskning. Annars kommer utskriften inte verkställas. Tänk på att också välja korrekt räkenskapsår som aktivt år innan du skriver ut rapporten. Överskott/Underskott måste disponeras När du genomför ett årsbokslut i Mamut Business Software ska det bara finnas saldon på balanskonton (konto 1000 – 2999) som blir överfört till det nya året som Ingående Balans. Det ska inte finnas något saldo på resultat konton (konto 3000 – 9999). Om det finns saldo på resultatkonton så måste detta nollställas mot ett balanskonto innan årsbokslut. Detta är detsamma som att disponera ett underskott/överskott. Du kan se på rapporterna Resultaträkning1 (detaljerad) och Balans detaljerad om disponering är gjord. När du skriver ut dessa rapporter så är det viktigt att du sätter urval på det korrekta räkenskapsåret och perioderna 1 – 13. Förutsättningen att genomföra ett årsbokslut är att summan av intäkter är detsamma som skuld. Saldo på momskonton Det enda momskonto som ska innehålla ett saldo vid ett årsbokslut är konto 2650, momsredovisningskonto. När du avslutar en period töms saldona på momskontona automatiskt mot momsredovisningskontot 2650 i perioden 1-12. På detta sätt så blir den ingående balansen korrekt i det nya året och tar bara med sig det du eventuellt har till godo/skyldig i moms. Om det finns saldo på andra momskonton så kan detta bero på följande: Momsperiod 4 är inte utskriven och godkänd Momsperioder 1-3 är inte utskrivna och godkända. Det är bokfört verifikat i period 13 som innehåller moms. När det gäller de två första punkterna så går du till Visa – Redovisning – Stäng Redovisningsperiod. Tänk på att varje momsperiod innehåller tre perioder. Bokfört momsverifikat i Period 13 Om du har bokfört verifikat i period 13 och dessa innehåller moms så måste du manuellt boka om detta i verifikatsregistreringen. Period 13 finns endast för att bokföra årsbokslutregistreringar och korrigeringar. Eftersom denna period inte är knuten till någon momsperiod ska momskontona som används (kontogrupp 26) bokföras mot konto 2650, som blir överfört på Ingående Balansen i det nya året när du gör ett årsbokslut.

Om du får meddelande Det finns inte bokfört något verifikat för Ingående Balans i period 1. Om detta skall göras kan du inte avsluta period 1 förrän du lagt in Ingående Balans. Ångra genom att trycka på Avbryt när du försöker att avsluta period 1 beror det på att du inte har bokfört någon ingående balans. Detta meddelande är endast en upplysning om att det inte är bokfört någon Ingående Balans i period 1. Vid ett årsbokslut i Mamut One blir det automatiskt genererat ett ingående balansverifikat i den första öppna perioden i det nya året. Detta är vanligtvis period 1, men om period 1 är stängd så blir det ingående balans verifikatet bokfört på första öppna perioden, som t ex period 2. Får du meddelandet om att det inte finns någon ingående balans i period 1 måste du därmed ta ställning till om du ska avbryta periodavslutningen och lägga in ingående balans, eller om det är ok att den ingående balansen hamnar i en senare period.

SIE betyder Standard Import och Export och är ett standardformat för överföring av räkenskapstransaktioner mellan olika ekonomisystem i Sverige. Om du har stängt period 1-12 i Mamut Business Software, men fått en SIE4 fil med bokslutstransaktioner från din redovisningskonsult som ska läsas in i programmet innan årsavslutet genomförs så ska du använda dig av importfunktionen Bokslut (SIE4). Börja med att ta en säkerhetskopia av Mamut Business Software Gå därefter till Arkiv – Import – Bokslut (SIE4). Ett fönster visas och förklarar att SIE4-filer som importeras via denna funktion hamnar i period 13, bokslutsperioden. Klicka på OK för att fortsätta. Du får nu ett nytt fönster där du ska välja om eventuella öppna verifikat i  verifikatsregistreringen i bokslutsperiod 13 ska raderas och överskrivas med det som finns i importfilen, eller om bokslutstransaktionerna i importfilen ska läggas till de verifikat som redan finns. Peka ut sökvägen till SIE-filen. När du kommer till fönstret SIE synkronisering ska du ange vilka verifikattyper i Mamut Business Software som verifikattyperna i filen ska importeras till. När importen är klar får du möjlighet att skriva ut en journal som visar vilka verifikat som har importerats. Dessa ligger nu i verifikatsregistreringen och du kan överföra dem till huvudbok därifrån. Klicka till sist på Stäng för att avsluta importguiden. Obs! Vid inläsning av SIE4 fil via importfunktionen Arkiv - Import - Import/Export - SIE4 (Transaktioner) importeras verifikaten till det datum/period i Mamut Business Software som specificeras i filen. Om den period som verifikatet hör till inte är öppen, så kommer programmet att lägga verifikaten på första öppna period den hittar. Om perioder 1-12 är stängda så importeras verifikaten till nästa öppna period på nästkommande år. Period 13 räknas inte som vanlig period och inga verifikat importeras till denna period om du gör importen via importfunktionen SIE4 (Transaktioner). Vid inläsning av SIE4 fil med bokslutstransaktioner ska därmed alltid importfunktionen SIE4 (Bokslut) användas.

Om du ska disponera ett överskott kan du följa exemplet nedan. Observera att detta endast är ett exempel. Om du är osäker på vilka konton som du ska använda bör du fråga din redovisningskonsult. I exemplet används konto 8999 Redovisat resultat och konto 2099 Redovisat resultat eftersom det ena är ett konto från resultaträkningen och det andra ett konto från balansräkningen. Vidare kommer vi att utgå från att det är ett överskott på 800 500 kronor i redovisningen.   Gå till Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat och välj verifikatstypen Diverse. Sätt perioden till 13 och välj aktuellt räkenskapsår. I fältet Konto lägger du in 8999. I fältet Motkonto lägger du in 2099. I fältet för Debet lägger du in 800 500. Fältet Kredit blir automatiskt ifyllt. Klicka på knappen Huvudbok för att överföra verifikatet till huvudboken. Summan av Tillgångar kommer nu att vara densamma som summan av Skulder och Eget kapital.

När du ska skriva ut fakturajournal eller bokföringsjournal (automatisk överföring) vid ett årsbokslut är det viktigt att du tar utskriften direkt till skrivaren, och inte via förhandsgranskning. Utskriften blir bara verkställd om den skrivs ut direkt till skrivaren. När du ska skriva ut en fakturajournal eller bokföringsjournal är det viktigt att utskriften blir verkställd. Om du först skriver ut rapporten till förhandsgranskning och därifrån klickar på knappen Print Report kommer utskriften inte att verkställas. Detta får du även besked om när du skriver ut en fakturajournal eller bokföringsjournal till förhandsgranskning. Gå till Visa - Redovisning - Rapport (eller Akriv - Skriv ut - Redovisning). I listan över tillgängliga rapporter markerar du Fakturajournal eller Bokföringsjournal (automatisk överföring). I fältet Skicka till väljer du Skrivare, inte Förhandsgranskning. Observera att om du skriver ut till förhandsgranskning kommer du att få upp ett meddelande om att utskriften inte blir verkställd. Då ska du stänga ner förhandsvisningen och därefter välja att skriva ut till Skrivare. När du har valt att skicka till Skrivare klickar du på knappen Skriv ut. Kontrollera att du har rätt räkenskapsår angett i fältet Räkenskapsår. Fakturajournalen/Bokföringsjournalen skrivs ut och du får en fråga om du vill godkänna utskriften. Svarar du Nej verkställs inte utskriften och du kan skriva ut rapporten på nytt. Svarar du Ja kommer rapporten att bli verkställd och den kan då inte skrivas ut på nytt igen.

Om du har korrekta balanser för årsbokslutet, och disponeringen av resultatet redan är gjord, men du ändå får meddelande i programmet om att disponera överskott/underskott innan du kan genomföra årsbokslut så bör du kontrollera nedanstående. Gå till Arkiv – Skriv ut – Redovisning och skriv ut rapporterna Balans detaljerad och Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) för det aktuella året.  Kontrollera om det är några balanskonton (konto 1000-2999) som kommer med på resultaträkningen eller om det är några resultatkonton (3000-9999) som kommer med på balansrapporten. Om det är det så kan detta vara orsaken till att du får besked om att disponera överskott/underskott. Du kan då försöka med att ändra på redovisningsplanen för de aktuella kontona.   Ändra kontoplansuppställningen för konto som ligger fel Ta först en standard säkerhetskopia genom att gå till Arkiv - Säkerhetskopia - Skapa säkerhetskopia. Gå sedan till Visa – Redovisning – Kontoplan och leta fram det aktuella kontot. Klicka på knappen Föreslå kontouppställning under fliken Redovisningsplan och kontrollera om kontot hamnar på rätt plats. Klicka sedan på ikonen Spara. Därefter kan du skriva ut rapporterna Balans detaljerad och Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) igen. Nu borde du se att årets överskott/underskott är lika stort som disponeringen. Det rekommenderas att du visar dessa rapporter för din revisor för att få en bekräftelse på att de aktuella kontona är placerade korrekt i kontouppställningen.   Om du inte är nöjd med rapporterna efter redigering av redovisningsplanen så kan du återställa säkerhetskopian som du skapade tidigare.

Om du ska disponera ett överskott kan du följa exemplet nedan. Observera att detta endast är ett exempel. Om du är osäker på vilka konton som du ska använda bör du fråga din redovisningskonsult. I exemplet används konto 8999 Redovisat resultat och konto 2099 Redovisat resultat eftersom det ena är ett konto från resultaträkningen och det andra ett konto från balansräkningen. Vidare kommer vi att utgå från att det är ett överskott på 800 500 kronor i redovisningen.   Gå till Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat och välj verifikatstypen Diverse. Sätt perioden till 13 och välj aktuellt räkenskapsår. I fältet Konto lägger du in 8999. I fältet Motkonto lägger du in 2099. I fältet för Kredit lägger du in 800 500. Fältet Debet blir automatiskt ifyllt. Klicka på knappen Huvudbok för att överföra verifikatet till huvudboken. Summan av Tillgångar kommer nu att vara densamma som summan av Skulder och Eget kapital.

När du genomför en årsavslutning i Mamut Business Software kommer alla saldon på balanskontona automatiskt att överföras till nästa redovisningsår som Ingående balans (IB). Förutsättningen för att detta ska bli korrekt är att årets över-/underskott blir disponerat till ett balanskonto. Vid ett årsavslut måste du disponera ditt över-/underskott innan årsavslutet kan genomföras. Om du startar guiden för Årsbokslut via Visa - Redovisning - Årsbokslut, så kommer du att få besked om det finns ett över- eller underskott och vilket belopp det är på. Det finns två rapporter som visar på eventuellt över-/underskott: Balans detaljerad Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) Skriv ut Balansrapporten Gå till Arkiv - Skriv ut. Välj Redovisning i listan till vänster och markera rapporten Balans detaljerad. I fältet Skicka till väljer du skrivare för att kunna skriva ut den. När du sen klickar på Skriv ut kommer ett filterfönster upp. Här ska du ange period 1-13 för att vara säker på att alla transaktioner visas på rapporten. Skriv ut Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) Gå till Arkiv - Skriv ut. Välj Redovisning i listan till vänster och markera rapporten Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad). I fältet Skicka till väljer du skrivare för att kunna skriva ut den. När du sen klickar på Skriv ut kommer ett filterfönster upp. Här ska du ange period 1-13 för att vara säker på att alla transaktioner visas på rapporten. Jämför rapporterna Du har nu båda rapporterna framför dig. Längst ner på rapporten Balans detaljerad hittar du Beräknat Resultat. Det belopp som står här är ditt eventuella över-/underskott som ska disponeras. Ditt över-/underskott är differensen mellan Sum. Tillgångar och Sum. Egetkapital, avsättn. och skulder. Du kommer att hitta samma belopp längst ner på rapporten Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) i fältet Resultat. Var observant på att alla positiva tal (intäkter/överskott) på resultaträkningen skrivs med – (minus) framför.   Exempel på Överskott: Summa tillgångar = 10.712.438,50 Summa Eget kapital, avsättningar och skulder = -9.889.886,34 Beräknat resultat blir då 822.522,16 som utgör överskottet.   På rapporten Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) kommer du att hitta samma belopp i fältet Resultat. I vårt exempel är detta belopp -822.552,16. Det är överskottet på 822.552,16 som ska disponeras.   Exempel på underskott: Summa tillgångar: 9.889.886,34 Summa Eget kapital, avsättningar och skulder = -10.712.438,50 Odisponerat resultat blir då -822.522,16 som utgör underskottet.   På rapporten Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) kommer du att hitta samma belopp i fältet Resultat. I vårt exempel är detta belopp 822.552,16. Det är underskottet på 822.552,16 som ska disponeras. Disponering av över-/underskott: Själva disponeringen av över-/underskott görs i verifikatregistreringen. Vilka konton som ska användas beror på resultatet, kontoplan, skattemässiga avdrag och beräkningar osv. I artiklarna nedan hittar du exempel på dessa verifikat   Disponera ett överskott Disponera ett underskott

Vid årsbokslut är det några punkter som är viktiga att gå igenom. Listan nedan kan vara ett hjälpmedel i ditt arbete vid årsbokslut. Dessutom rekommenderar vi att du tar kontakt med din revisor för att få mer konkreta råd i förhållande till tillvägagångssätt.   Skapa ett nytt räkenskapsår. Kontrollera och bokför det sista som ska göras på dina konton. Om du har öppna verifikat i verifikatsregistrering så måste dessa föras över till huvudboken innan du går vidare. Stäng alla perioder i det gamla räkenskapsåret. Momsperioderna för räkenskapsåret stängs i samband med respektive period som innehåller momsperiod. Gå till Arkiv - Skriv ut, välj Journal i vänstra menyn och skriv ut följande rapporter: Fakturajournal (automatisk överföring) Bokföringsjournal (automatisk överföring) Läs mer om hur du skriver ut och verkställer journaler. Gå till Arkiv - Skriv ut, välj Redovisning i vänstra menyn och skriv ut följande rapporter: Saldobalans, detaljerad Saldobalans, export Balans, detaljerad Resultaträkning1 vald period jämförd fg. år och budget (detaljerad) Skattedeklaration - momsrapport (för alla perioder) Kontrollera att momskontona för in- och utgående moms har saldo noll efter att perioderna har stängts på året. Disponera vinst eller förlust. Utför eventuella bokslutstransaktioner som föreslagits av din revisor i period 13, och starta därefter årsbokslutet. För närmare beskrivning om hur du utför årsbokslut i Mamut Business Software kan du läsa Årsavslut i Mamut Business Software