Användartips för Visma.net Project Management

Varningarna skickas för att man inte ska missa sina deadlines. "Ofullständigt" betyder att det fortfarande ligger öppna...

Jobbar du med delade rapporter och vill undvika att andra användare ändrar på rapporten och sparar över originalet, här kommer några tips för dig och dina medarbetare.

Se på inspelningen från vårt webinar den 26 maj. 

Vill du till exempel visa en rapport över alla aktiviteter som är inplanerad gentemot en viss kundgrupp går det att använda filtret för att begränsa urvalet.  I aktivitetsrapporten väljer du Filter och ett den eller de kundgrupperingar som aktiviteterna avser och som ska visas i rapporten.

När du skapar ett nytt försäljningsprojekt anger du ett datum då du bedömer att affären kommer att kunna stängas.    Detta datum används tillsammans med värdet Förväntat värde för att beräkna prognostiserad försäljning och faktisk försäljning.  När ett försäljningsprojekt stängs genom att flyttas till någon av de stängda processtegen, t.ex. "Beställning" eller "Avböjt förslag" kommer det förväntade försäljningsdatumet uppdateras med dagens datum då det stängdes.  Samtidigt kommer nyckeltalen i försäljningsöversikten uppdateras med dessa värden.   

För att minska risken för intrång kan man lägga till ytterligare verifieringssteg i inloggningen.

Om en person som tidigare varit anställd hos er återvänder undrar många om det ska skapas en helt ny användare i Project Management eller om den gamla användaren kan/ska återaktiveras.    Vår rekommendation är att återaktivera den tidigare skapade användarlicensen och det gör du så här:  (Det går också att lägga till en ny användare förutsatt att e-posten inte har använts i Project Management tidigare)   Gå till Inställningar - Användarhantering , här en lista över alla aktiva användare. På knappen filter uppe till höger byter ni filtrering till att visa inaktiva användare eller tar bort filtret helt, klicka sedan på verkställ.      Nu kommer du se den användare som ska återaktiveras i listan till vänster, klicka på användaren så visas den detaljerade profilen och uppe till höger finns knappen Aktivera användare. När du klickar på aktivera måste du sedan välja om den användaren ska fortsätta med samma arbetskontrakt som innan eller om du vill skapa ett nytt. Oavsett vilket alternativ du väljer kommer du kunna skicka ut ett välkomstmejl med inloggningsinstruktioner. Gå igenom den användarens uppgifter och kontrollera om något måste uppdateras sedan den tidigare anställningen.      Om ni har fler funderingar över användarlicenser och hur du kan administrera antalet licenser så finns det mer information i inlägget här: https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-net/Justera-antal-anvandarlicenser/ta-p/276982 

Redigering av resursallokeringar kan spärras av tre olika faktorer.

App för enklare kvittohantering

Med hjälp av Historik-knappen kan du enkelt komma tillbaka till projekt, fakturering, kundkort som du jobbade på innan.

I perioder när många medarbetare kanske blir sjuka eller frånvarande av andra orsaker och många sitter utspridda på hemmakontor är det viktigt att få en bra överblick över projekt, resurser, projektuppgifter och tidrapportering. Nedan ger vi några tips om hur du kan använda resursallokeringen och aktivitetshanteringen i Project Management för att få bättre överblick över dina tillgängliga resurser.   Resursallokering I resursallokeringen får du en överblick över vilka medarbetare som är tillgängliga och vilka som är frånvarande den närmaste tiden. Detta förutsätter att de anställda markerar frånvaro i systemet med hjälp av frånvarotyper. (Behöver du lägga till nya frånvarotyper, hittar du dessa inställningar under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Frånvarotyper)   Kalender och projektuppgifter Alla anställda bör uppdatera sin kalender löpande. Om ni använder Office 365, Exchange eller Google calendar kan dessa kalendrar integreras med Project Management. På det sättet får man en god översikt i Project Management över både medarbetarnas resursallokeringar och mer detaljerade uppgifter i kalendern. I kalendervyn kan den anställde se både sin resursallokering, kalenderaktiviteter och aktiviteter.   Samarbete och projektuppgifter När man behöver planera om uppgifter underlättar det att få en överblick över de uppgifter som till exempel ska utföras i ett projekt och snabbt kunna fördela om ansvar till andra projektmedlemmar. På fliken Samarbete visas alla projektuppgifter. Här kan man planera och tilldela olika projektuppgifter till olika medarbetare. Det går också att flytta dem till en ny status genom att dra-och-släppa dem till relevant statuskolumn.

Återanvänd innehållet i offerten för att skapa en faktureringsplan

Så här söker du efter en fras i hjälpfilen.

Det finns två smidiga sätt att fakturera med omvänd skattskyldighet i Visma.net Project Management.    Har du kunder som alltid ska fakturerar med omvänd skattskyldighet kan du ställa in den regeln direkt på kunden i Kunder > Välj kund > Navigera till fliken Kundinställningar.  Här kan du markera rutan Omvänd skattskyldighet i Faktureringsinformationen så kommer denna regel gälla för alla fakturor i alla projekt för den specifika kunden.      Vid behov av att skapa en faktura någon enstaka gång som ska - eller inte ska - följa regeln Omvänd skattskyldighet kan du ändra det direkt på fakturautkastet genom att välja Detaljerad information på fakturan och markera/avmarkera rutan Omvänd skattskyldighet.         

Visma.net Project Management har möjlighet att hantera flera olika momssatser på organisationsnivå och dessa defineras i Verktyg > Inställningar > Organisation > Momssatser     För att lägga till nya momssatser klickar du på Lägg till skattesats.  Fyll i procentsatsen, kod är inte obligatoriskt, välj om den ska vara standard eller inte och klicka på Spara.  Momssatsen är tillgänglig att använda direkt.    Det måste alltid finnas 1 standard momssats i systemet.  Alla momssatser förutom standard momssatsen kan raderas.  Håll muspekaren över momssatsen du vill redigera för att se tillgängliga åtgärder till höger om raden. Dessa momssatser används sedan för poster som ska faktureras eller endast inkluderas i projekt.    Det går även att ställa in faktureringsmoms på kundnivå om momssatsen inte ska ärvas från bolagets inställningar.      Inställningen på kundnivå överstyr organisationens inställningar. 

I Visma.net Project Management kan ni arbeta både med externa och interna projekt för uppföljning av nedlagd tid och värde av arbetskostnader med mera. Läs vidare för att lära dig mer!   För att skapa ett internt projekt välj i menyn till vänster Projekt och klicka sedan på Lägg till projekt. Det går också att klicka på plustecknet i det övre åtgärdsfältet Lägg till ny. Pendla därefter till fliken Internt projekt i fönstret Lägg till projekt.      Välj en Kontaktperson, de kontaktpersoner som finns tillgängliga för interna projekt fördefinieras via den interna kunden som du hittar i menyfliken Kunder eller sök på ert företagsnamn uppe till höger i det övre åtgärdsfältet. Den interna kunden har en gråmarkerad ruta framför sig i kundöversikten. Klicka in dig på kunden och välj Ny kontakt för att skapa en ny.      Om du har en högre behörighet kan du även lägga till nya kontaktpersoner direkt från denna vy. Börja bara skriva namnet på den nya kontaktpersonen i fältet Kontaktperson och välj sedan Lägg till ny kontaktperson.   

Enkelt sätt att skapa heldagsaktivitet.

När du söker i det övre sökfältet kan du se om ett projekt är öppet eller stängt om sökresultatet visar en grå punkt framför projektnamnet.    Håll muspekaren över namnet på projektet så visas ytterligare detaljer. 

Om du använder ett bokmärke för att snabbt navigera till Visma.net Project Management och logga in så kan det hända att du möts av detta felmeddelande.    Det beror på att bokmärket är för gammalt eller att du försöker logga in på en felaktig länk.  De korrekta länkarna för att logga in i Project Mangement är:  https://connect.visma.com/ eller https://home.visma.com/home - dessa länkar tar dig till Vismas samlade internettjänster.    Det går också logga in direkt i programmet via http://projectmanagement.visma.net/  

Används Visma.net Project Management för tidrapportering behöver man så småningom ta ut en tidrapport.   Vid integration mot ett löneprogram (Visma Lön, Agda Lön etc.) kan man ofta ha behov av att se frånvarotypens kod på rapporten. För att ange koder på frånvarotyperna går man in under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Frånvarotyper och ange en kod i fältet Kod.      Använd sedan exempelvis rapporten Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Övriga tidrapporter > Aktiviteter (Mitt teams frånvaro denna månad). Klicka på Välj värden och lägg till Aktivitetstyp kod och andra önskade värden om det finns några. Ta även bort de som du inte har behov av för att få en smidig överblick i rapporten på det som är nödvändigt.        Observera att denna rapport har ett standard filter under knappen Välj filter som alltid är inställd på Denna månad. Du kan öppna Välj filter och ställa in t.ex. Förra månaden om det passar verksamheten bättre.   Spara sedan rapporten antingen som egen eller dela den med dina kollegor baserat på behörighetsprofil för att behålla filtreringen och värdena för att snabbt få en överblick över frånvaron förra månaden eller exportera vid behov.   Det går att exportera i både CSV -och XLSX-format.   Använder du integration till Visma Lön exempelvis behöver du inte skapa en rapport för att få över datan från Project Management till löneprogrammet. Gå till Verktyg > Dataöverföring för att exportera en .TLU fil för import i löneprogrammet. Observera att det krävs särskilda inställningar för att kunna göra detta.  Läs mer här eller kontakta din återförsäljare om du har fler frågor eller vill börja använda filexport!