Användartips för Visma.net Project Management

Hur skapar jag en kreditfaktura i Project Management och hur gör jag om jag av misstag krediterat en faktura? I denna artikel får du hjälp att kreditera fakturor och hur du gör för att fakturera krediterade poster på nytt.    Om du behöver kreditera en faktura går du till Fakturering - Fakturor - välj Faktura och klicka på Fler åtgärder och sedan alternativet Kreditera. Om valet Kreditera inte finns under fler åtgärder kontrollera att fakturan är placerad i en fakturastatus som i Inställningar > Fakturering > Fakturastatus är markerad i rutan Skickad.      Efter att du valt kreditera får du välja mellan två alternativ: ● Skapa endast kredit - krediterar originalfakturan och markerar de ingående posterna som ej fakturerbara så att de inte blir fakturerbara i en ny faktura ● Skapa kredit och nytt fakturautkast - krediterar originalfakturan och skapar ett nytt fakturautkast med posterna från originalfakturan så att du kan justera det som var fel och skicka en ny faktura   Tips! Om du väljer Skapa kredit och nytt fakturautkast och sedan direkt väljer Fler åtgärder - Ta bort på det nya utkastet finns tidposterna omedelbart tillgängliga som fakturerbara poster i projektet för fakturering vid ett senare tillfälle eller annan hantering.      Om du av misstag väljer Skapa endast kredit och vill fakturera posterna på nytt går du till Fakturering - Skapa fakturor - Skapa från grunden. Välj samma kund och projekt och fäll ut fliken Ofakturerade poster - markera Visa ej fakturerbara poster och håll muspekaren över posten du vill fakturera och bocka i rutan till vänster. Markera alla poster som du vill fakturera igen och välj "Fakturera nu" högst upp så läggs raden till på fakturan. Du kan också genomföra denna åtgärden genom att gå in direkt i projektet som du vill fakturera igen och klicka på Skapa faktura uppe till höger (även om den visar 0 i belopp). Följ sedan stegen ovan när du fått upp ett nytt utkast.      I dagsläget kan du inte skapa en delkreditering av faktura. Hela fakturan måste krediteras och justeringar görs på det nya fakturautkastet. Du kan inte heller skapa fristående kreditfakturor via Skapa från grunden eftersom kreditfakturor i Project Management måste ha en hänförlig debetfaktura. (Det går att skapa negativa debetfakturor men detta klassas inte som en kreditfaktura)   Vid somliga tillfällen så kanske du och din kund istället har kommit överens om att inte kreditera en utstående faktura utan istället dra av det på nästkommande faktura.  Du skapar avdraget på nästkommande faktura genom att placera ett minustecken framför Antal.     Vid integration mot t.ex. Visma.net ERP så måste totalbeloppet vara positivt i slutändan - det går inte att föra över en debetfaktura med negativt belopp, synkroniseringen av en sådan faktura kommer att misslyckas. 

Några tips om hur du kan följa upp värdet av registrerad tid i fastprisprojekt.

Så skriver du enkelt ut flera fakturor på en gång.

Om du behöver skapa en API-nyckel i Visma.net Project Management för att kunna använda API:et och få tillgång till dataöverföring mellan olika system - exempelvis Visma Administration Integration - förklarar vi nedan hur du navigerar i systemet för att skapa en sådan.   För att kunna skapa en nyckel behöver du först rätt behörigheter.   Om du är systemadministratör klickar du på din användarikon högst upp till höger och väljer Min profil. Bläddra i inställningsmenyn till vänster vidare till avsnittet SOAP API.  Välj Tillåten på behörighet och klicka på slideknappen till höger Aktivera SOAP API.      Klicka sedan i fältet API-nyckel för att genrera, visa eller återställa nyckeln.    För att Användare ska kunna skapa och använda API-nyckel måste en Administratör ge behörighet till Användaren för att kunna använda SOAP API.  Som Administratör gå till Verktyg - Användarhantering. Klicka på den Användare som ska få tillgång och bläddra i inställningsmenyn till vänster vidare till SOAP API. Välj Behörighet: Tillåten.    Notera att Administratören kan inte skapa eller visa Användarens API-nyckel, endast ge behörighet till Användaren för att hämta och skicka data via API.  Användaren kan nu skapa sin egen API-nyckel via Min profil likt beskrivet ovan för Administratörer. 

Om du använder ett bokmärke för att snabbt navigera till Visma.net Project Management och logga in så kan det hända att du möts av detta felmeddelande.    Det beror på att bokmärket är för gammalt eller att du försöker logga in på en felaktig länk.  De korrekta länkarna för att logga in i Project Mangement är:  https://connect.visma.com/ eller https://home.visma.com/home - dessa länkar tar dig till Vismas samlade internettjänster.    Det går också logga in direkt i programmet via http://projectmanagement.visma.net/  

Användarhandbok med beskrivningar om grundläggande funktionalitet.

Inspelat webinar från 14 dec 2017.  

Det finns två smidiga sätt att fakturera med omvänd skattskyldighet i Visma.net Project Management.    Har du kunder som alltid ska fakturerar med omvänd skattskyldighet kan du ställa in den regeln direkt på kunden i Kunder > Välj kund > Navigera till fliken Kundinställningar.  Här kan du markera rutan Omvänd skattskyldighet i Faktureringsinformationen så kommer denna regel gälla för alla fakturor i alla projekt för den specifika kunden.      Vid behov av att skapa en faktura någon enstaka gång som ska - eller inte ska - följa regeln Omvänd skattskyldighet kan du ändra det direkt på fakturautkastet genom att välja Detaljerad information på fakturan och markera/avmarkera rutan Omvänd skattskyldighet.         

Används Visma.net Project Management för tidrapportering behöver man så småningom ta ut en tidrapport.   Vid integration mot ett löneprogram (Visma Lön, Agda Lön etc.) kan man ofta ha behov av att se frånvarotypens kod på rapporten. För att ange koder på frånvarotyperna går man in under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Frånvarotyper och ange en kod i fältet Kod.      Använd sedan exempelvis rapporten Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Övriga tidrapporter > Aktiviteter (Mitt teams frånvaro denna månad). Klicka på Välj värden och lägg till Aktivitetstyp kod och andra önskade värden om det finns några. Ta även bort de som du inte har behov av för att få en smidig överblick i rapporten på det som är nödvändigt.        Observera att denna rapport har ett standard filter under knappen Välj filter som alltid är inställd på Denna månad. Du kan öppna Välj filter och ställa in t.ex. Förra månaden om det passar verksamheten bättre.   Spara sedan rapporten antingen som egen eller dela den med dina kollegor baserat på behörighetsprofil för att behålla filtreringen och värdena för att snabbt få en överblick över frånvaron förra månaden eller exportera vid behov.   Det går att exportera i både CSV -och XLSX-format.   Använder du integration till Visma Lön exempelvis behöver du inte skapa en rapport för att få över datan från Project Management till löneprogrammet. Gå till Verktyg > Dataöverföring för att exportera en .TLU fil för import i löneprogrammet. Observera att det krävs särskilda inställningar för att kunna göra detta.  Läs mer här eller kontakta din återförsäljare om du har fler frågor eller vill börja använda filexport! 

Så här behandlar du adresserna som betrodda.

Se på inspelningen från vårt webinar den 26 maj. 

I detta dokument hittar du information om vad som förs över i vår integration mellan Visma.net Project Management och Visma Administration.  Om du vill ladda ner dokumentet som PDF-fil klickar du här.   Kundöverföring: Visma PM <> Visma Administration Kontaktöverföring: Visma PM <> Visma Administration Projektöverföring: Visma PM > Visma Administration Fakturaöverföring: Visma PM > Visma Administration Fakturauppgifter Fakturarader Leverantörsfakturaöverföring: Visma Adminsitration > Visma PM Artikelöverföring För information om hur du använder integrationen klicka här. Kundöverföring Fält/Uppgift Information Kundnummer Måste vara numeriska för att kunna importeras till Visma.net PM Kundnamn Varje kundnamn måste vara unikt för att kunna importeras till Visma.net PM Momsregistreringsnummer Måste vara formaterat som ett svenska momsnummer.  VAT-nummer Om kunden är markerad som momsfri i PM eller export i Administration, används VAT-nummer istället för Momsregistreringsnummer Export/Momsfri Om en kund är markerad som Momsfri i PM markeras den som Export-kund i Visma Administration. Omvänd logik gäller.   Valuta   Språk Språkmappning i integrationsinställningar behöver göras. Anteckningar   Betalningsvillkor Betalningsvillkorsmappning behöver göras i integrationsinställningar. E-post   Telefon  Från huvudkontorets adress Fax  Från huvudkontorets adress Adress Gatuadress, postort, postkod och land för huvudkontorsadressen överförs. Övriga adresser överförs inte till Visma Administration  Kundkort Visma.net PM: Visma Administration Grunduppgifter: Visma Administration Fler uppgifter: Kontaktöverföring Kontaktöverföring sker i samband med kundöverföring Fält/Uppgift Information Namn Förnamn och efternamn från Visma.net PM Adress Gatuadress, postort, postkod och land Telefon   Beskrivning/Anteckningar   Företagsnamn/Kundnummer   Visma PM kontaktkort Visma Administration kontaktkort   Projektöverföring Fält/Uppgift Information Kundnamn   Kundnummer   Projektnamn   Projektnummer   Startdatum   Slutdatum Krävs för att projektet ska kunna föras över till Visma Administration Avslutat   Avslutat datum Datum då projektet stängdes Projektinformation Visma PM: Projektöversikt Visma Administration Projektöversikt Visma PM efter att projektet är stängt: Visma Administration projektöversikt efter att projeket är stängt: Fakturaöverföring Informationen om vilka fakturauppgifter som överförs är uppdelat i två delar, en för fakturansuppgifter och en för dess poster. Fakturauppgifter Fält/Uppgift Information Kundnummer   Kundnamn   Momsregistreringsnummer   Adressinformation Adress, postort, postnummer, land. Överförs även till alternativ leveransadress i Visma Administration Valutakurs Valutakursen överförs från Visma.net PM Valuta   Språk Måste ställas in i integrationens inställningar för språkmappning. Datum   Förfallodatum   Fakturanotering Överförs från Visma PMs fakturainformation ovanför fakturaposter Fakturanummer Endast om fakturan har ett nummer från Visma PM, annars finns möjligheten att skicka Visma Administrations fakturanummer till Visma PM efter överföring. Vår referens Måste anges i Vår referens textfält i Visma PM Er referens Måste anger i Er referens textfält i Visma PM Betalningsvillkor Måste ställas in i integrationens inställningar för betalningsvillkorsmappning, där antalet dagar från Visma PM motsvarar koden för betalningsvillkoret i Visma Administration. Beställningsnummer Överförs till Ert ordernr i Visma Administration  Kreditfaktura När kreditfaktura överförs även information om vilken faktura den krediterar. Projekt Om man har inställning att överföra projekt aktiverad överförs projektnummer.  Fakturaöversikt Visma PM: Fakturainställningar Visma Severa Visma Administration fakturaöversikt Visma Administration kunduppgifter: Fakturarader   Fält/Uppgift Information Artikelnummer Vilken artikel som ska användas för fakturaposten. Kräver att produkter, arbetstimmar och reseersättningar har en kod definierat motsvarande artikelnummer. Om ingen kod finns angivet i Visma PM används standardkoden som är angiven i integrationens inställningar. Artikeltext Texten från Visma PM överförs som benämning för posten, maximalt 60 tecken är tillåtet i Visma Administration. Är texten längre från Visma PM "klipps" texten efter 60 tecken och fortsätter på nästa rad.  Antal Överförs till Visma Administrations Levererat antal Enhet För att enheten ska överföras från Visma PM krävs att enhetsmappning är gjort i integrationsinställningarna, annars används produktens enhet. Resultatenhet* Vilken resultatenhet posten tillhör. Allt som rapporterats in via tidrapporteringen i Visma PM knyts till användarens resultatenhet. Allt som matas in i ett projekt knyts till projektets resultatenhet. Enhetspris Enhetspris för fakturaposten. Projekt Om man har inställning att överföra projekt aktiverad överförs projektnummer.     *Resultatenhet heter i Visma Severa Kostnadsställe (Verktyg > Inställningar > Kostnadsställen). Kostnadsställen anges på avdelningsnivå (Verktyg > Inställningar > Avdelningar). Visma PM fakturaposter: Visma Administration fakturaposter: Leverantörsfakturaöverföring Fält/Uppgift Information Projekt   Fakturadatum   Info Texten i Info fältet från Visma Administration kombineras med leverantörsfakturans nummer och blir produktens namn i Visma PM. Debet kr /Kostnad Beloppet blir kostnaden för produkten i Visma PM. Pris I inställningarna för integrationen anges om priset ska vara detsamma som kostnaden eller om priset ska bli 0kr, och då bli ej fakturerbart i PM. Visma Administration leverantörsfaktura: Visma PM produkt: Artikelöverföring  Det som kan hämtas från Visma PM som artiklar är produkter, arbetstyper och reseersättningstyper.  Fält/Uppgift Information Artikelnr/Kod   Benämning/Namn   Enhet För att enhet ska överföras krävs att enhetsmappning är uppsatt i integrationens inställningar. Visma PM produkt: Visma Administration artikel:

 För att en faktura ska komma fram till rätt e-postmottagare anger du detta på fliken Projektinformation.

Några vanliga frågor och tips kring utgående fakturor via Autoinvoice.

Nedan följer information om de vanligaste frågorna vi får till oss angående fel vid export av lönefil innehållande reseräkningar. Om du är intresserad av att komma igång med integration till Visma Lön kan du läsa mer här: Visma Lön Integration      Reseräkning exporteras i fel månad Det som bestämmer vilken exportfil som en reseräkning tillhör är alltid reseräkningens Godkännandedatum. Viktigt att känna till och komma ihåg är att du kan inte välja godkännandedatum manuellt. Godkännandedatum blir alltid innevarande dagens datum när du väljer att placera reseräkningen i en status som i systeminställningarna definieras som Godkänd.    Exempel   Fråga: Det fattas reseräkningar i den filen jag exporterat från PM och importerat i lönekörningen som ska betalas ut i Oktober. Varför? Reseräkningarna har registreringsdatum i September samt är godkända och mina exportinställningar är inställda på "Förra månaden" så dessa borde väl komma med? Se bild.      Svar: Reseräkningarnas godkännande är daterade i Oktober och innebär därför att dessa kommer exporteras inför nästkommande lönekörning då exportinställningarna Tidsperiod - "Förra månaden" hänvisar till reseräkningar som har Godkännandedatum i föregående månad.    Det går inte att manuellt sätta tillbaka godkännandedatum i September för att kunna exportera reseräkningarna. Lösningen blir att lägga in reseräkningarna manuellt på lönebeskedet eller vänta tills nästa lönekörning med att betala ut reseräkning via exportfilen.    Företaget undivker dessa fel genom att den ansvarige går in och godkänner reseräkningar senast per den sista dagen i månaden.        Reseräkning exporteras dubbelt (2 olika månader) Vid de tillfällen en och samma reseräkning exporteras i 2 olika månader är det med största sannolikhet för att godkännandedatum har blivit ändrat sedan den första exporten av reseräkningen genomfördes.    Det sker vanligtvis när företaget har satt upp fler än 1 status i systeminställningarna som är markerad i boxen Godkänd. Till exempel om man vill arbeta med ett flöde som även visar en Utbetald-status efter Godkänd, se nedan.      När en reseräkning placeras i status Godkänd så kommer reseräkningen få innevarande dagens datum som godkännandedatum. När du flyttar reseräkningen från Godkänd till Utbetald så kommer reseräkningens godkännandedatum uppdateras - samma gäller om den flyttas bakåt från Utbetald till Godkänd.    Det innebär att om företaget arbetar med 2 statusar som har markering som Godkänd i inställningarna är det jätteviktigt att vara noga med på vilket datum som reseräkningen flyttas från Godkänd till Utbetald. Det behöver inte nödvändigtvis vara på samma dag men inom samma månad annars kommer reseräkningen exporteras i nästkommande fil i och med det nya godkännandedatumet. Därför rekommenderar vi inte att arbeta på det sättet då det lätt skapar fel i filen.        Reseräkning saknas i exportfilen  Vid problem där reseräkningar saknas i exportfilen kontrollera följande:   Har användaren klickat på knappen Skapa reseräkning i Tid och Utlägg vid fältet Resekostnader klara för hantering efter att den regsitrerat resekostnader och utlägg? Det måste göras för att skapa en reseräkning för vidare hantering av attetsansvarig.   Observera att knappen inte är tillgänglig för någon annan än användaren själv i PM.      Har resräkningen blivit skapad av användaren men ändå inte finns i filen: Kontrollera reseräkningens godkännandedatum via Rapportgenerator > Tid och Utlägg > Resor > Reseräkningar att det finns ett godkännande datum som också ligger i rätt period som exporteras.     

  Nedan kan du läsa om vid vilka tillfällen du kan radera en faktura i Project Management och hur du går tillväga för att göra det.    Navigera fram till fakturan antingen genom att söka uppe till vänster i sökfältet på fakturan eller gå till Projektet som fakturan tillhör och välj fliken Finanser alternativt gå till Fakturering och öppna fakturan därifrån. Det går alltså att genomföra denna åtgärd vid flera olika programdelar.    Öppna fakturan och klicka på Fler åtgärder. Här kan du radera en faktura.    Denna åtgärd är endast tillgänglig om: Fakturan saknar fakturanummer (t.ex. är i status Utkast) Fakturan är den senaste fakturan i din fakturanummerserie. Då raderas fakturan och numret frigörs till att användas igen. Observera att det inte går att ta bort kreditfakturor. 

App för enklare kvittohantering

För att utöka era möjligheter att följa upp verksamheten utifrån de begrepp och nyckeltal som är viktiga i er verksamhet kan ni skapa egna nyckeltal i Visma.net Project Management. Dessa kan sedan användas i rapporter och översikter.    Om du har versionen Premium eller Enterprise kan du skapa egna nyckeltal från menyn Verktyg > Inställningar > Nyckeltal (KPI:er) > Skapa KPIer    Nyckeltalen delas in i tre områden: Projekt-KPI: Nyckeltal som visas i projektrapporter och projektöversikten Faktura-KPI: Nyckeltal som visas i faktura och fakturarapporter Användar-KPI - Nyckeltal som visas i tid- och användarrapporter Klicka på knappen Lägg till nyckeltal överst i vyn och välj vilken typ du vill skapa.  Ange ett namn för nyckeltalet och klicka i fältet Formel för att börja bygga upp nyckeltalet, om du har skapat några Anpassade fält för projekt har du möjlighet att inkludera dessa i formeln om du väljer Projekt-KPI. Läs mer om Anpassade fält.   Fältet Enhet kan lämnas tomt eller ange den enhet som ska visas i rapporter.     Efter att du har valt innehåll klickar du på pennan för att göra ytterligare urval för vad som ska inkluderas i formeln, t.ex. vilka källor som ska räknas med i begreppet Fakturering.     I avsnittet Användning av KPI kan du även välja vilka KPIer om ska vara synliga i de olika översikterna för att snabbt kunna få en överblick.    Har du skapat egna KPIer av typen Projekt-KPI kan du även välja att visa dessa i fliken Finanser på projektet. Klicka på Välj värden och lägg till önskade värden, dessa är sedan direkt tillgängliga.        När du skapar en rapport kan du välja att lägga till dina egendefinierade KPIer från Värden under sektionen Anpassade KPIs i listan över möjliga rapportvärden.