Brukertips i Mamut One

AutoInvoice-integrasjonen gjør det mulig å sende og motta elektronisk faktura (f.eks EHF) direkte i Mamut programmet. Vennligst les igjennom denne artikkelen nøye før dere aktiverer integrasjonen.

Visma.net Expense reiseregning system er integrert med Mamut, og du kan da fylle ut reiseregningen når og hvor det måtte passe, på nettbrett, PC eller Mac og importere til Mamut og utbetale via lønn. Vi vet du heller vil bruke tiden din på det du er best til – nemlig å drive bedriften. Derfor har vi laget en løsning som gjør det enkelt for deg og dine ansatte å føre reiseregninger, med integrasjon mot Mamut for utbetaling via lønn.

Før Tripletex lønn tas i bruk, så bør man være klar over flere forskjeller mellom Mamut lønn og Tripletex lønn. En oversikt følger under.   I Tripletex er det bilagsdato som styrer hvilken måned en lønnskjøring skal innrapporteres i A-meldingen. Les mer om det her: https://tripletex.no/execute/docViewer?articleId=559&contextId=15583044 I Tripletex er konto 2910 en reskontrokonto for ansatte. Les mer om det her: https://tripletex.no/execute/docViewer?articleId=78&contextId=15583044 Feriepengeutbetalingen er mye enklere i Tripletex. Lønnsartene for feriepenger og trekk i lønn for ferie settes automatisk inn i lønnsutbetalingen den måneden man i innstillingene har valgt å gjennomføre feriepengeutbetalingen. Det er støtte for autopay ved utbetaling av lønn i Tripletex. Man slipper altså opp- og nedlastning av filer til nettbanken. Det er viktig å være oppmerksom på at dette ikke er standardfunksjonalitet i Tripletex, og vil gi ekstra kostnader. Tripletex har bedre håndtering av virksomhetsnumre og mulighet for å opprette nytt arbeidsforhold på eksisterende ansatte. Det er lettere å se  hvilke ansatte som tilhører hvilke virksomhetsnumre, og det er muligt å bytte fra et virksomhetsnummer til et annet på en enkel måte ved å opprette et nytt arbeidsforhold. Har man ansatte som slutter og begynner på nytt kan man også opprette nytt arbeidsforhold enkelt.  Tripletex har automatisk beregning av redusert fastlønn basert på stillingsprosent. Tripletex har automatisk beregning av trekk i lønn ved permisjon. Tripletex har automatisk beregning av finansskatt basert på arbeidsgiveravgiftsgrunnlag. Tripletex har færre lønnsrapporter enn Mamut. Tripletex har ingen fraværsmodul slik som Mamut har. 

Via AutoInvoice kan man sende efaktura direkte til privatpersoner via tjenesten Visma Autoinvoice, slik at den havner i kundens nettbank. Dette kalles også eFaktura B2C. Man benytter da Nets sitt nettverk for å levere fakturaene til den aktuelle kunden i deres nettbank.

Skanning av inngående faktura kan aktiveres om du ønsker at PDF-faktura på epost skal kunne tolkes som elektronisk faktura. Dette åpner for at dine leverandører kan sende deg fakturaer på papir eller e-post som tolkes, og sendes inn i din Mamut som en elektronisk faktura til bokføring.

For inntektsåret 2023 må alle selskap sende inn den nye skattemeldingen gjennom et regnskaps- eller årsoppgjørssystem. Dette vil ikke bli mulig å gjøre gjennom Mamut. Det er ikke et krav om at alle regnskapssystem skal støtte dette, da det også kan gjøres gjennom årsoppgjørssystem. Mamut er integrert med mange årsoppgjørssystemer som løser dette fint, men om man ønsker en løsning med alt i ett, bør man vurdere overgang til Tripletex da Tripletex har støtte for dette.

Under følger en beskrivelse av MVA-meldingen i Mamut slik den fungerer etter endringene fra myndigheten 01.01.2022.  Ny MVA-melding fra 1/1 2022 Bakgrunn for endringene:   Fra 1/1 202022 Fra 2022 går Skatteetaten over til en ny måte å stille opp MVA-meldingen. Denne baseres på SAF-T-koder og bruker en helt ny løsning for innrapportering. Beløpene i den nye rapporten rapporteres pr. SAF-T-kode.   Hvordan dette fungerer i Mamut:   Det vil ikke støttes direkte innsending av MVA-meldingen via Mamut. I Mamut kan du skrive ut en rapport som gir deg underlaget for å taste inn beløpene i Skatteetatens portal: https://skatt.skatteetaten.no/web/mva/   For å få tilgang til den nye rapporten, så må du ha installert Mamut  - versjon 25.0. Du kan sjekke hvilken versjon du har installert under Hjelp - Om i ditt Mamut-program. Har du en eldre versjon enn 25.0.1046 anbefales du å oppdatere. Du finner mer informasjon om oppdatering her.   Mapping av avgiftskoder   For at beløpene på rapporten skal rapporteres i riktig kategori, må MVA-koder i avgiftsregisteret i Mamut knyttes til korrekt SAF-T mva-kode. I ny klient gjøres dette automatisk, men dersom du aldri har gjort denne tilknytningen må dette gjøres i avgiftsregisteret ved å gå inn i Innstillinger - Regnskap - Regnskapsinnstillinger - Vedlikehold av avgiftssatser.    Det er knytningen til SAF-T-koden som avgjør om og hvor beløpene rapporteres i det nye oppsettet. Det er de samme beløpene som tidligere som skal rapporteres inn, men de er nå ikke gruppert i delsummer, men rapporteres pr. kode.    Hvor henter MVA-meldingen beløpene fra i Mamut?   Slik er SAF-T-kodene gruppert i det nye oppsettet:    Slik er avgiftskodene i Mamut knyttet til SAF-T-koder i ny klient:   Les mer om mapping av avgiftskoder her:  https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Mamut-One/Hvordan-fa-mappet-kontoplan-og-avgiftsregister-med-SAF-T-koder/ta-p/321408   OBS: Vær klar over at direkteføringer mot kontoer for inngående MVA ikke blir med i MVA-meldingen. Det anbefales å bruke en avgiftskode når man skal føre bilag med MVA. Alternativt kan man legge inn korrigert beløp i MVA-meldingen når den registreres i Skatteetatens portal.   Det anbefales å avstemme den nye rapporten mot den gamle rapporten til man er trygg på at alle koder er korrekt mappet til SAF-T-koder.  Mer informasjon om den nye MVA-meldingen kan finnes her:  https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/avgifter/mva/modernisering/

Lønnsinnstillinger (Lønn > Innstillinger) Før man bilagsfører lønn i Tripletex er det lurt å se på innstillingene for lønn. I Lønnsinnstillinger administreres alle standardinnstillingene for lønn og lønnsutbetalinger, som blant annet startdato for lønnsutbetaling i Tripletex, måned med halv skatt, måned for utbetaling av feriepenger og feriemåned. Her registreres også selskapets feriepengesats og normaltid. Hvis man begynner å føre lønn midt i et regnskapsår, så er det mulig å registrere historiske lønnsbilag. Disse bilagene påvirker kun lønnsregnskapet, som for eksempel å legge inn lønn og opptjente feriepenger så langt i inneværende året.   I fanen Lønnsarter kan man se en oversikt over alle lønnsartene i Tripletex og hvilken a-meldingskode de er knyttet til. Man kan klikke på lønnsartnummeret for å se oppsettet for lønnsarten. For å sette opp nye lønnsart kan man trykke på Ny lønnsart, er du usikker på hvordan en lønnsart skal settes opp så bør du kontakte regnskapsfører.   Sette opp Altinn-integrasjon Følg denne veiledningen for å sette opp Altinn-integrasjonen slik at du kan hente skattekort og sende inn a-meldinger direkte i systemet. Trykk her: Altinn-integrasjon   Bestill elektroniske skattekort (Lønn > eSkattekort) For å få lagt inn elektroniske skattekort på selskapets ansatte i Tripletex, må de elektroniske skattekortene bestilles fra Altinn og da må man ha satt opp Altinn integrasjonen først.  Følg veiledning for hvordan man bestiller eSkattekort på selskapets ansatte her: Elektronisk skattekort   Legge til faste tillegg/trekk (Selskap > Ansatte > trykk på ansattes navn > Arbeidsforhold)  Faste tillegg og trekk registreres per ansatt via ansattdetaljene og fanen Arbeidsforhold. Ta gjerne en titt på Lønnsinnstillinger for å aktivere for fagforeningstrekk og firmabil.  Følg veiledningen for hvordan man legger til faste tillegg/trekk: Legge til faste tillegg/trekk Følg veiledning for hvordan man legger til utleggstrekk: Utleggstrekk Følg veiledning for hvordan man legger til firmabil: Firmabil Følg veiledning for hvordan man legger til fagforeningstrekk: Fagforeningstrekk   Lønnsutbetaling (Lønn > Ny lønnsutbetaling)  Når man har lagret lønnsinnstillingene og arbeidsforhold kan du bilagsføre lønnen som er utbetalt til de ansatte. Aktiverer du autopay har du muligheten til å betale ut lønnen direkte i systemet. Inne på Ny lønnsutbetaling vil man få opp oversikten over alle ansatte sortert på avdelingsnivå. Velg periode øverst til venstre på siden, velg hvilke ansatte det skal utbetales lønn for og klikk på Opprett.   Det vil da opprettes en Lønnsutbetaling under bearbeiding. Lønn, faste tillegg/trekk og skattetrekk vil automatisk legges til.     Utbetaling av lønn Med betalingsløsningen AutoPay vil man kunne utbetale lønn direkte fra Tripletex. Man slipper å gå via nettbanken. Se gjerne egen artikkel om “AutoPay Betalingsflyt”.    Man kan velge å opprette lønnsbilaget uten å genere lønnsslipp - se gjerne egen artikkel om “sending av lønnsslipper”. Hvis man ikke har AutoPay integrert i Tripletex-kontoen, så må man velge "Nettbank" som betalingsform. Da må man passe på at man faktisk utbetaler lønnen på den datoen man oppgir i Tripletex. Betaling av lønn blir registrert i regnskapet og ansattpostene lukkes. Hvis man har AutoPay, vil ansattpostene lukkes automatisk når Tripletex mottar filen fra banken. Med betalingsløsning AutoPay vil lønnen overføres direkte til de ansattes konto og til konto for skattetrekk. Konto for skattetrekk må registreres før pengene kan overføres. Man kan sette opp skattetrekkskontoen ved å gå inn på Selskap > Selskapsinformasjon i hovedmenyen.   Hvis man oppdager en feil etter at lønnsbilaget er opprettet, er det mulig å reversere bilaget i bilagsdetaljene via "Lønn > Lønnsbilag" i hovedmenyen.   En kopi av lønnsbilaget vil da bli opprettet som en ny lønnsutbetaling under bearbeiding slik at bilaget kan bli opprettet på nytt. Send inn a-melding via Altinn-integrasjonen (Lønn > A-melding) Når du har opprettet et bilag for lønnsutbetaling kan du sende inn lønnsinformasjon og arbeidsforhold til Altinn. Her må Altinn-integrasjonen være satt opp under lønnsinnstillinger. Følg veiledningen for å sende inn a-melding til Altinn her: Innsending av a-melding via Altinn-integrasjonen Registrer betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og utleggstrekk (skatt) (Lønn > Betaling av skatt) Når a-melding er sendt med lønnsinformasjon og arbeidsforhold for begge månedene i terminen, så kan du betale skatt, arbeidsgiveravgift og eventuelt utleggstrekk (skatt). Følg veiledningen for hvordan her: Betaling av skattetrekk, arbeidsgiveravgift og utleggstrekk (skatt)   Import av bilag fra Tripletex Lønn i Mamut Når lønnsutbetalingen er bilagsført opprettes det en terminoppgave. Begge disse kan du importere til Mamut. Gå til fokusområde Tripletex Lønn og klikk på Importer lønnsbilag fra Tripletex Lønn eller gå til Vis - Tripletex Lønn - Importer lønnsbilag fra Tripletex Lønn. En liste over bilag som ikke tidligere er importert og bokført i Mamut vises. Klikk Import for å importere bilagene til Mamut. Bilagene kan importeres til bilagsregistreringen eller til hovedbok i Mamut og du vil se status for import nederst i importvinduet. Ved import til bilagsregistrering, gå til Vis - Regnskap - Bilagsregistrering for å overføre bilagene til Hovedbok. Finn bilagene i bilagsregistreringen: Benytt denne fremgangsmåten hvis bilagene ikke vises i bilagsregistreringen etter importen. Gå til Brukerinnstillinger i bilagsregistreringen. Velg fanen Funksjoner. Klikk på knappen for Vis alle bilag for alle brukere.     Eksport fra Mamut til Tripletex Hvis du etter aktivering av integrasjon har behov for å overføre nye avdelinger, prosjekter og konti som ikke tidligere er overført til Tripletex lønn kan dette gjøres i Mamut via Fokusområdet Tripletex Lønn og knappen Eksporter til Tripletex Lønn eller via Vis- Tripletex Lønn- Eksporter til Tripletex lønn.    

Hva gjør jeg ved lønnskjøring i januar for desemberlønnen?  Lønnen må kjøres i Tripletex ettersom Mamut lønn utgår fra og med 01.01.2022. Følg denne veiledningen for ny lønnsutbetaling i Tripletex: Lønnsutbetaling i Tripletex   Hvordan kan jeg opprette historiske lønnsbilag?  Inne på Lønn > Innstillinger > scroll ned til seksjonen Historiske lønnsbilag trykk på Nytt historisk lønnsbilag > huk av for de ansatte dette gjelder og deretter på Opprett. Velg ønsket lønnsarter ved å trykke på Ny rad og deretter fyll ut feltene. Når du har lagret bilaget så vil kun påvirke lønnsregnskapet.     Hvordan legger jeg til fagsystem ID og passord i Tripletex for Altinn-integrasjonen? I Tripletex heter det Selskaps ID og passord som man lager i Altinn. Disse legger man inn under Lønn > innstillinger > scroll ned til Altinn-seksjonen og legg inn Selskaps ID og passord her. For hvordan man skal sette opp Altinn-integrasjonen og få ID og passord se veiledning her   Hvordan bestiller jeg skattekort på mine ansatte?  For å bestille skatte på dine ansatte må du først og fremst ha satt opp Altinn-integrasjonen. Se her hvordan. Når du har det på plass må du trykke deg inn på Lønn > eSkattekort. Trykk på de tre prikkene og deretter på Logg inn i Altinn. Marker de ansatte du ønsker å hente ut skattekort for > trykk på Bestill skattekort > vent i cirka 10 sekunder > Trykk på Hent skattekort. Du vil nå få en varsling om det er hentet nye skattekort på de ansatte eller ikke i varslingsvinduet oppe i høyre hjørne. For detaljert gjennomgang se her Hvor kan jeg legge inn fravær i Tripletex? For å legge inn fravær som egenmelding og sykemelding må man ha Timeliste-modulen. Der oppretter man egne aktiviteter som de ansatte kan føre timer mot, for eksempel da egenmelding. Permisjonsfravær legger man inn via Arbeidsforhold(Selskap > Ansatte > trykk på ansatt navn > Arbeidsforhold > scroll ned til seksjonen som heter Permisjon).   Hvordan kan jeg reversere lønnsbilag?  For å reversere lønnsbilag må man inn på Lønn > Lønnsbilag. Trykk på lønnsbilagsnr. og nederst på siden vil du se en Reverser-knapp. Trykk på denne. Har du flere ansatte med i lønnsbilaget kan du selv velge om du ønsker å reversere på bilaget for en eller flere av dem. Fjern haken for de du ikke ønsker å reversere lønnsbilag på. Når det er gjort så vil det opprettes en ny lønnsutbetaling (under bearbeiding) inne på Lønn > Lønnsbilag slik at du kan gjøre de endringene du ønsker. Hvordan fungerer OTP i Tripletex? Når du aktiverer Tripletex lønn i Mamut vil pensjonsinnretning bli med over til Tripletex. Trykk deg inn på denne hjelpeartikkelen for å lese hvordan OTP fungerer i Tripletex. Når man aktiverer pensjonsinnretning inne på Lønn > Innstillinger blir man spurt om det skal gjelde for alle ansatte og svarer man ja til det så trenger man ikke gå inn på hver enkelt ansatt.   Trenger jeg å legge inn lønnsarter selv? I Tripletex er det allerede satt opp standard lønnsarter som vi tenker skal holde for de aller fleste selskapene. Om man ønsker så kan man opprette helt nye slik at de passer deres behov. Det gjør man inne på Lønn > Innstillinger > Lønnsart-fanen > trykk på Ny lønnsart helt til høyre på siden. Vi anbefaler at man lar de lønnsartene som er satt opp som standard stå slik de er og da heller opprette nye. Man kan gjøre lønnsarter som ikke er i bruk om til inaktive slik at de ikke dukker opp i nedtrekksmeny for lønnsarter når man skal registrere en ny lønnsutbetaling.   Skal man fylle ut motkonto i lønnsarter i Tripletex? Det skal nesten alltid stå ingen, siden motkontoen er automatisk 2910 da dette er en ansattreskontro. Velger man en motkonto så føres ikke lønnsarten mot ansattreskontro.   Hvordan lønnsremitterer man etter overgang til Tripletex lønn? Når man har aktivert Tripletex lønn i Mamut må man lønnsremittere i Tripletex. Det gjør man ved bruk av Bankintegrasjon via Autopay. Trykk på denne hjelpeartikkelen for å sette opp Bankintegrasjon via Autopay i Tripletex.   Hva gjør man i Tripletex hvis tidligere registrert ansatt begynner på nytt? Har man allerede registrert en ansatt i Tripletex, og personen slutter og deretter starter igjen så trenger man ikke å legge inn personen som en ny ansatt. Du kan da trykke deg inn på Selskap > Ansatte > trykk på Flere valg > huk av for Vis ansatte som har sluttet > trykk deg inn på ansatte og deretter på Arbeidsforhold-fanen. Her inne kan du legge til nytt arbeidsforhold ved å trykke på Nytt arbeidsforhold nederst på siden.    Jeg får feilmeldingen “fødselsnummer/passord eller engangskode er feil” ved Altinn-innlogging. Hva gjør jeg? I de aller fleste tilfellene så er det en feil i koblingen mellom integrasjonen i Altinn og Tripletex. Her må man sjekke i Altinn at Tripletex er lagt inn korrekt som Datasystem, og at man har de rettighetene som trengs. Følg gjerne denne veiledningen og sett opp integrasjonen på nytt hvis man ikke finner noen feil. Om dette heller ikke hjelper så må man kontakte Altinn, da denne feilmeldingen sendes fra Altinn som en respons på at man forsøker å logge inn i Altinn via Tripletex.   Kan man sende inn bare arbeidsforhold i A-meldingen i Tripletex? Ja, ved å trykke seg inn på Lønn > A-melding huk av for Kun arbeidsforhold. Man får da opp bare arbeidsforholdene, og alt av lønnsinformasjon fjernes fra bildet. Så huker man av de arbeidsforholdene man vil sende inn og trykker deretter på “Send a-melding”.   Jeg ønsker å erstatte allerede innsendt a-melding. Hvordan gjør jeg det? I Tripletex  kan man sende en ny a-melding for perioden man allerede har sendt en a-melding for. Den vil ikke erstatte allerede innsendt a-melding, men vil fungere som et tillegg. For å erstatte allerede innsendt a-melding må man kansellere den før man kan sende en ny med den nye informasjonen man ønsker å ha med i a-meldingen. Det gjøres ved å trykke seg inn på A-meldingen for perioden > trykk på Send kanselleringsmelding > trykk på Hent returmelding. Når status på a-meldingen er endret til “A-melding er opprettet, men ikke sendt inn til Altinn” trykker man på Slett nederst i høyre hjørne. Deretter oppretter du en ny a-melding slik at den nye informasjonen blir med i den. Vi har Mamut og har tatt i bruk tripletex lønn, og jeg lurer på hva som skjer med timer registrert i Mamut?  Blir de med på lønnsbilag automatisk? Timer blir ikke overført til Tripletex. Opptjente feriepenger for en ansatt er feil. Hvordan korrigerer jeg dette? Først må feriepengeprosenten oppdateres. Standardinnstillingene for selskapet administreres via Lønn > Innstillinger. Dersom den ansatte ikke følger standardoppsettet, så må man registrere feriepengeprosenten via ansattdetaljene. Trykk på Selskap > Ansatte, trykk deg inn på den ansatte, velg fanen "Arbeidsforhold" og legg inn feriepengeprosenten i seksjonen Ferie. For å korrigere opptjente feriepenger må det opprettes et nytt lønnsbilag for de ansatte som skal endres. Hvis man ikke skal utbetale mer lønn for året, så kan man opprette et lønnsbilag der utbetalingsbeløpet er null. Dette gjøres ved å legge til to rader som nuller hverandre ut. F.eks. 1 kr. og -1 kr. mot lønnsarten Fastlønn. Du kan se endringen inne på Lønn > Feriepengeliste. Merk at denne automatiske korrigeringen ikke vises før selve lønnsbilaget opprettes.

Fra og med versjon 23 av Mamut kom det med en nyere versjon av skriverdriveren for PDF. Dessverre har noen kunder som jobber på terminalservere opplevd at de da kan få feilmelding -60 ved utskrift til PDF.   Nå i versjon 24 er det mulig å komme rundt dette ved å reinstallere den gamle driveren som beskrevet nedenfor.   Man kan aktivere gammel driver slik: Åpne CMD som administrator Gå til C:\Program Files (x86)\Mamut\ via CD-kommandoen (f.eks. CD "C:\Program Files (x86)\Mamut\" ). Skriv inn: install /u Trykk Enter. Last ned filen med den gamle driveren fra https://cdl.mamut.com/BIN/Support/MVP/Acfpdfui.zip Pakk ut filene fra Acfpdfui.zip til en ny mappe. Kopier filene fra mappen over til C:\Program Files (x86)\Mamut\. Overskriv de som har samme navn. Skriv inn dette i CMD-vinduet: install.exe "Mamut Virtual Printer 6;NUL:" /n "MAMUT ASA" /c "07EFCDAB010001001C1D3EB00D028628BC12AD3F25425A81D79594A8E94E27D2EA65928FF08DA65711ADF73113B321C9C1980002E1BE716F194A0FA472A5B4" Trykk Enter. (Om den klager over printername, ignorer dette). Rediger Mamut.ini og under [MAMUT] lag en ny linje og legg til: UseOldPdfDriver=1 Lukk og lagre Mamut.ini. Start programmet Regedit og sjekk om mappen "HKEY_CURRENT_CONFIG\Software\Mamut Virtual Printer 6" eksisterer. Slett den om den finnes. Start Mamut og skriv ut en rapport til PDF.