Brukertips i Visma Lønn

Noen kunder som kjører på ASP / Citrix løsninger kan oppleve å få en av disse feilmeldingene i Flytt til Payroll bildet: "This program is blocked by group policy. For more information, contact your system administrator". "Tilgangen til programmet er nektet. Ta kontakt med ..."   Får du en av disse, eller lignende feilmeldinger, så skyldes det av rettigheter mot den enkelte brukers Temp - mappe. Kort fortalt så bruker Visma Lønn denne mappen for å raskt og fortløpende levere ut nye versjoner av migrasjonsverktøyet. Når det er begrensede tilganger mot denne mappen så vil også migreringen stoppe når ny versjon er tilgjengelig (da den ikke kan kjøres på grunn av group policy).   Får du denne feilmeldingen, og kan / ønsker ikke å endre på policyen mot Temp-mappen, så må følgende innstilling aktiveres av IT/driftsleverandør i VL.ssp filen (standard sti er C:\Program Files (x86)\Visma\Lonn\Sys). Dette må gjøres på alle maskiner hvor Visma Lønn kjører. Fjern semikolon i denne setningen i filen: ;PARAMETER=RUN_MIGRATIONTOOLNXT_FROM_INSTALLED_FOLDER 1   Ved å gjøre dette vil du IKKE få automatisk tilgang på nyeste versjon av MigrationToolNxt, men må selv sørge for å laste ned og kopiere de nødvendige filene til riktig område på alle maskiner hvor Visma Lønn er installert. Skal du migrere et firma og det foreligger en ny versjon av migrasjonsverktøyet så vil du få et varsel om ny versjon. Ny versjon kan lastes ned manuelt under "Verktøy / MigrationToolNxt". Dette kan gjøres av deg som kjører lønn, og trenger ikke å gjøre av IT / driftsleverandør, men de må erstatte filene på installert område (husk at MigrationToolApiNxt.dll også må erstattes på DotNetExtensions katalogen).   Det er 3 filer som da lastes ned - MigrationToolNxt.exe - MigrationToolNxt.exe.config - MigrationToolApiNxt.dll   Disse 3 filene må da manuelt kopieres til installert område for VL C:\Program Files (x86)\Visma\Lonn   I tillegg skal MigrationToolApiNxt.dll  kopieres til    C:\Program Files (x86)\Visma\Lonn\ DotNetExtensions   Dette MÅ gjøres på ALLE maskiner

I versjon 17.00 av Visma Lønn har vi fått en ny rapport - "Brukere som har sett personopplysninger". Denne ligger under "Utskrifter / Kontrollrapporter".        

Du finner en oversikt over alle aktive klienter / firmaer i Visma Lønn under "Utskrifter / Kontrollrapporter / Org.nr. mine lønnsklienter". Klikk på knappen "Velg alle firmaer" og huk av for "Slå sammen valgte firmaer" nederst i høyre hjørne. Klikk deretter på "Forhåndsvisning".   Nå vil du få en liste over alle aktive klienter / firmaer du har tilgang til i Visma Lønn.   MERK! Dersom du får feilmelding som sier "Login failed for user 'klientnavn'" kommer det av at du ikke har tilgang til denne klienten. Dersom denne klienten er en inaktiv klient, så anbefaler vi at dere sletter den fra vl.ssc filen. Les mer om dette her. Dersom denne klienten er en aktiv klient så må du få tilgang til denne klienten. Les mer om dette her. Alternativt vil være å fjerne haken på den / de klientene som feiler slik at du får tatt ut rapporten uten disse klientene.

Er det mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøringen i desember?   Svaret er JA, det er mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøring. Merk at det er et par ting du må tenke på.     Vi vet det er mange som har en lønnskjøring tidlig i desember, men har en ekstra kjøring senere i måneden. Noe som gjør at tidsrommet mellom ekstrakjøringen og januar lønnskjøringen blir veldig kort. Det er da mulig å flytte over til Payroll etter hovedkjøringen og før ekstrakjøringen, for å få bedre tid.  Hva du må gjøre/tenke på for å migrere til Payroll mellom to kjøringer i samme måned: Trykk på “Flytt til Payroll”-knappen i VL og fyll ut skjemaet med oppstartsverdier som normalt etter at hovedkjøringen er ferdig. Bestilling av Flyttefabrikken Visma Lønn Kontroll overført data som normalt  Gjennomfør ekstrakjøringen i Visma Lønn som tiltenkt.  Du skal ikke kjøre Flyttefabrikken på nytt etter ekstrakjøringen.  Dersom du vet at ekstrakjøringen inneholder ytelser som påvirker feriepenger har du to muligheter:  Legge med en kommentar i skjemaet dere fyller ut ved flytting om at dere ikke ønsker at vi importerer inngående saldo. Da må dere selv legge inn dette når det er klart. Her kan dere bruke masseoppdateringsfunksjonen i Employee for å enklere registrere inngående saldo på flere ansatte.   Vi importerer inngående saldo. Dere oppdaterer importert saldo med riktig verdier etterpå. Dette må da oppdateres manuelt på en og en ansatt under transaksjoner i Employee. Alternativt legge til en ny transaksjon med kun korreksjonen.  Er det ingen ytelser som påvirker feriepengegrunnlaget er det ikke nødvendig å gjøre noen endringer på importert saldo etter at ekstrakjøringen er kjørt i gammelt system.  Kontroll overført data som normalt    Merk: Dersom det er en kobling mot Visma.net vil denne bli brutt ved overgang til Payroll. Det vil si at bruker dere Calendar, Expense og/eller Payslip vil ikke disse tjenestene lengre være koblet mot gammelt system etter overgang. 

I Visma Lønn kan du enkelt flytte over dine lønnsdata til Payroll. Før du flytter til Payroll må du ha versjon 18.00 av Visma Lønn.    I denne versjonen vil importen til Payroll automatisk starte når dere fullfører migreringen fra Visma Lønn. Det vil si at det ikke vil være muligheter for tilpasninger før import.    Dersom dere ønsker å endre ansattnummer må dette gjøres i Visma Lønn før dere starter migreringen. Mer informasjon om hvordan du endrer ansattnummer finner du her. MERK: Hvis du benytter Visma.net kan du IKKE endre ansattnummer.   Har ditt firma integrasjon med Calendar eller Expense er det viktig at alt er fullført, overført og behandlet i Visma Lønn. For mer informasjon se her.   MERK: det er viktig at du på forhånd har bestilt Payroll-lisens og at Terms of Services (TOS) er signert.    Start flyttingen til Payroll I Visma Lønn finner du "Flytt til Payroll” på toppmenyen, eller du kan hente den frem i hurtigmenyen til høyre. Når du trykker på knappen får du opp følgende bilde: De røde kryssene blir grønne etter hvert som du fullfører stegene.    Trykk på Steg for steg veiledning for å starte veiledningen som tar deg gjennom stegene i flyttingen.   Steg 1: Les viktige retningslinjer før flytting  Det er viktig at du setter deg inn i hva denne prosessen innebærer. Spesielt viktig er det hvis dere også benytter Expense eller Calendar i dag.   Steg 2: Skjema for Flyttefabrikken Du blir henvist videre til et skjema som må fylles ut med verdier vi trenger for å kunne sette opp Payroll for ditt firma. Dette må fylles ut da vi trenger litt ekstra informasjon om kundeforholdet, som vi ikke får hentet ut av datapakken som blir eksportert fra Visma Lønn. Dette skjemaet vil du også kunne finne her.   Det er viktig at dette skjemaet blir fylt ut før du fullfører de resterende stegene.    Merk: det tar ca. 5 minutter før denne informasjonen er oppdatert hos oss. Du vil ikke kunne fullføre migreringen før vi har mottatt denne informasjonen.    Steg 3: Velg ansatte Her kan du velge hvilke ansatte du ønsker å ha med i migreringen. Kontroller listen og gjør nødvendige endringer før du trykker på "Sett ansatte i flyttemodus". Alle aktive ansatte og sluttede som har igjen feriepenger til gode på feriepengelisten vil ha haken på som standard.   Steg 4: Kan firma flytte Når du trykker på Kan firma migreres gjøres det en sjekk på om alle lønnskjøringer er godkjent, og om du eventuelt har en integrasjon mot visma.net og om denne kan deaktiveres. I tillegg vil det gjøres en del andre valideringer av dataene, eventuelle feil vil bli vist i meldingsvinduet.  Rett eventuelle feil og trykk på Kan firma migreres på nytt. Anbefaler å trykke på Tøm meldinger før du kjører en ny sjekk.  Her finner du en oversikt over meldinger du kan få.   Hvis du har integrasjon mot visma.net, kommer også denne meldingen opp: Vi anbefaler på det sterkeste at du her trykker på Yes, sånn at du får synkronisert de ansatte, så de er riktig oppdatert i Visma.net før vi starter flyttingen. Når du trykker Yes kommer du rett inn i visma.net Oppsett bildet. Her må du trykke på knappen Synkroniser i linjen for MDM Ansatte.   Steg 5: Koble firmaet fra Visma.net Knappen Koble firma fra visma.net bryter alle koblinger i integrasjonen automatisk. Etter du har trykket på denne kan du ikke lenger lese inn timer, fravær eller reiseregninger, eller overføre data fra Visma Lønn til visma.net. Du kan heller ikke angre dette valget, så før du trykker på knappen må du være helt sikker på at du skal migrere til Payroll.   Bruker du Expense? Viktig at alle påbegynte reiseregninger er godkjent/utbetalt, eller slettet, i Visma.net Expense før du trykker på knappen Koble firma fra Visma.net   Bruker du Calendar? Viktig at all fravær / timelister er importert til Visma Lønn og at evt. lønnskjøringen er godkjent før du trykker på knappen Koble firma fra Visma.net.   Ansatte kan ikke bruke Visma.net tjenestene i migreringsperioden (fra du starter migreringen i Visma Lønn til du får beskjed at migrering er utført).   Du får også opp en dialog med Angi brukernavn for kundeadministrator hvis du har hatt integrasjon mot visma.net. Her skal du legge inn e-posten til en bruker som er Adminbruker i visma.net. Steg 6: Start migrering Bekreftelse på tilgang For å kunne starte flyttingen av data må du huke av for at du aksepterer at ressurser hos Visma Software AS kan tildele seg nødvendige tilganger.    Flytte firmaet til annet kundeforhold Dersom Payroll skal opprettes på samme kundeforhold som Visma Lønn ligger på idag, trenger du ikke å foreta deg noe. Da lar du haken stå på Nei.    Dersom du ønsker at firmaet skal opprettes/flyttes til et annet kundeforhold må du huke av for “Ja, jeg ønsker at firmaet skal flyttes til et annet kundeforhold”. Da vil feltene for informasjon om kontaktperson bli aktivert. Vi vil kontakte deg på denne e-posten for en oppklaring av hvilket kundeforhold firmaet skal tilhøre.    Tilfellet hvor firmaet skal på et annet kundeforhold er for eksempel når økonomisystemet ligger på et annet kundeforhold.    Eksporter følgende data Her har du mulighet til å utelate data som tilhører de ansatte dersom det er ønskelig. Hold musepekeren over det blå informasjonsmerket for hva slags data de forskjellige gruppene inneholder. Som standard er det huket av for alle. Les mer her om hvilke lønnsdata dette innebærer. Start flytting av data Når dere trykker på “start flytting av data” vil data eksporteres og sendes til oss. Det vil bli gjort en sjekk opp mot skjemaet med oppstartsverdier. Dersom dette ikke er fylt ut eller ikke har blitt oppdatert hos oss enda vil det komme opp et varsel om at du må prøve igjen om noen minutter.    MERK: Når vi har mottatt dataene vil aktiveringen av Payroll og import av data automatisk påbegynnes. Det vil da ikke være mulig å stoppe importen når den er påstartet.    Tilbakemelding Dere vil få en tilbakemelding fra oss på e-post når importen er fullført. Denne e-posten vil spesifisere dersom det er noe dere må gjøre en ekstra kontroll på. Utover det anbefaler vi at dere gjør en generell kontroll av dataen som er overført, da feil kan fremkomme - og at oppsett kan være annerledes i Payroll enn hva dere er vant med i Visma Lønn.     Sjekkliste etter Flyttefabrikken    Opplæring Mens du venter på at Payroll blir klargjort anbefaler vi at du ser på våre digitale læringskurs, som er inkludert i programvaren. Som et minimum bør du ha vært gjennom kurset “Kom i gang med Visma.net Payroll” før du skal kjøre din første lønnskjøring i Payroll. Du vil også finne en rekke andre tilleggskurs på siden. Kursene til Payroll finner du her.   

I steget Kan firma flyttes gjøres en rekke sjekker for å klargjøre firmaet ditt til flytting. I dette steget får du både informasjonsmeldinger - som du kan rette opp. Og advarsler - som må rettes opp.   Informasjon: Sjekk på om det finnes åpne lønnskjøringer i forrige eller inneværende år. Anbefaler at du godkjenner eller sletter kjøringen. Slett kjøring under Forespørsel / Status lønnskjøring, marker linjen og trykk på “Delete” på tastaturet.     Informasjon: Sjekk på om det er integrasjon mellom økonomisystem og visma.net, synkronisering må gjøres fra det systemet.   Informasjon: Fast transaksjonstype 6 - Trekk med saldo støttes ikke i Payroll og blir ikke overført. Når du har fått tilgang til firmaet ditt i Payroll kan du registrere dette som et Fast forskudd, der du regner ut hvor mange måneder trekk dette utgjør og legger inn sluttdato på denne transaksjonen utifra det.     Informasjon:  Utbetalingsmåte 1 - Via reskontro i økonomisystem / Ubetalingsmåte 3 - Utland Autopay /  Manuell er ikke støttet i Payroll, blir satt til Kontant.                   Informasjon om yrkeskoder: Denne kommer på alle firmaer. Vet du at du har vært under Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Yrkeskoder og lagt inn egne koder her, så må du sjekke at du ikke har lagt disse kodene på ansatte. De må da endres.                Advarsel: Samme e-post på flere ansatte må korrigeres før flytting til Payroll.   Advarsel: Integrasjon mot visma.net og dokumenter som ikke er godkjent. Du må gå inn i Approval og godkjenne (eller avvise) dokumenter som ikke er godkjent. Hvis du velger og godkjenne må timer/utlegg/fravær som ble godkjent leses inn / importeres i Visma Lønn før du fortsetter.   Advarsel:  Ansatt som har fast transaksjonstype 3,4 eller 5 med både sats og beløp. Fjern sats eller beløp.   Advarsel: Calendar krever at barn er registrert på de ansatte for at de skal få registrert barn syk. Får du denne meldingen må du gå på den/de ansatte du får opp i fanen Personalopplysninger / Pårørende og registrere barn i tabellen Barn. Eventuelt, om du ikke skal ha med fravær kan du gå i Rutiner / Fravær / Fraværsregistrering, alle. Gjør søk på kode 10 - Barn syk, marker alle linjene og slett de.   Advarsel: Telefonnummer har ugyldig telefon/mobilnummer. Gå på den ansatte og fanen Personalopplysninger og korriger før flytting til Payroll. Advarsel: Ansatt har overlappende firmabiler. Gå på den ansatte og fanen Faste transaksjoner, rydd opp i overlappende datoer.   Advarsel: Faste transaksjoner som har kostnadsbærer med Til dato blir ikke flyttet, dette må rettes opp. Fjern til dato på kostnadsbærer eller sett til dato på den faste transaksjonen.    Advarsel: Arbeidsted mangler verdi, dette må rettes før flytting til Payroll. Gå til Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Arbeidssteder og legg inn virksomhetsnummer og/eller kommunenummer. Hvis du har hatt ambulerende virksomhet, så er ikke disse arb.stedene knyttet til ansatte, og vil ikke bli opprettet i Payroll. Du kan da bruke org.nr 960993144 på det ambulerende arbeidsstedet. (Har du flere kan du bruke 960993145 på neste osv. her får du varsel om at det er ugyldig, men du får lagret uansett).   Advarsel: Ansatt har ikke gyldig arbeidstidsordning. Dette må rettes på den ansatte før flytting kan gjennomføres.    Advarsel:  Maks antall tegn beløp på fagforening, dette må rettes før flytting til Payroll. Korriger dette under Grunndata / Fordringshavere.   Advarsel: Det finnes dokumenter som ikke er godkjent i Apporval. Det omfatter reiser/utlegg, fravær og timer. Dette må godkjennes i Approval og overføres til Visma Lønn og behandles der før du kan gå videre. Dokumenter til behandling er som følger.   Hvis du har advarsler (gul trekant) MÅ disse rettes før migrering kan fortsette. Etter du har rettet det som må rettes, går du tilbake til Flytt til Payroll bildet.  Trykk på Tøm meldinger og Kan firma flyttes på nytt.    Relatert brukertips Flytt til Payroll