Brukertips i Visma Lønn

Fra og med versjon 17.00 vil du finne disse rapportene i "Utskrifter / Personalrapporter/likestillingsrapporter":

Visma Lønn GDPR informasjon finner du her     Kan jeg slette sluttede ansatte? Ja. Når oppbevaringsplikten er utløpt. Husk at alle personens data blir borte. Vi anbefaler at du leser dette.   Slettes sluttede ansatte automatisk når oppbevaringsplikten er utløpt? Nei. Men det er veldig enkelt å slette ansatte manuelt.   Kan jeg slette ikke oppbevaringspliktige ansattopplyssninger? Ja. Les om det her.   Kan "gammelt" fravær slettes? Fraværsregistrering er å anse som "sekundær informasjon" i hht regnskapsloven. Slik informasjon kan slettes etter 3,5 år. Det kan du slette i rutinen som beskrevet over, eller via skjermbildet som viser alt fravær sortert etter dato. Gå inn på "Rutiner / Fravær / Fraværsregistrering, alle". Søk frem eller sorter på dato, slik at du ser alle linjer som er 4 år eller mer. Merk linjene og trykk på "Delete".   MERK! sletting kan ta litt tid.  Du kan også kjøre denne rapporten her, med kun utvalg for fraværsdata.   En ansatt vil ha innsyn i sine data - hva gjør jeg? Kjør ut alle rapporter i mappen "Personalrapporter” (unntatt “ansatt sluttet”). Disse kan lagres som pdf-filer (via knappen “Eksport”).   Kan ansatte anonymiseres? I praksis står valget mellom å slette sluttede ansatte eller slette ikke oppbevaringspliktige data.   Hvordan kan vi se hvem som har tilgang til Visma Lønn? Du se hvem som har tilgang til Visma Lønn under “Verktøy / Administratorfunksjoner / Adgang / Brukeroppsett” NB! Benytter du VUD eller RAC , styres brukertilgangen der.   Sendes elektroniske lønnsslipper kryptert? Ja. Lønnsslipper har i alle år blitt sendt kryptert fra Visma Lønn. Dette betyr at den ansatte må angi sitt passord for å få åpnet dem.    Våre sikkerhetskrav er i henhold til Datatilsynets forslag om kryptering av lønnsslipper er gjennomført med 128-bits nøkkel. Denne krypteringen ivaretas også ved videresending.   Hva med rapporter jeg sender elektronisk til eksterne? Skal du sende rapporter til eksterne elektronisk, bør du ved generering angi at disse skal lages uten ansattes fødselsnummer. Rutinen i Visma Lønn for å sende rapporter til (avdelings)ledere, sendes alltid kryptert.      Jeg har et gammelt firma jeg ønsker å slette Det må du evt. gjøre i SQL (databasen), ikke i Visma Lønn. Du kan lese om det her.     Trenger vi en Databehandleravtale (DPA - Data processing Agreement) med Visma? Svaret på det finner du her     Hvor lagres våre data?  Er alle data kryptert? Visma Lønn data lagres i en SQL databasen (fra Microsoft). Sikkerheten av den er utenfor Vismas leveranse av Visma Lønn. Kontakt din IT-ansvarlig for mer informasjon.     Er Visma Lønn GDPR godkjent? Det finnes ingen slik betegnelse. Systemer får ikke et “godkjenningsstempel” fra EU eller norske myndigheter. Visma har tilpasset sine produkter og tjenester i forhold til hva vi mener er relevant i den nye personvernloven.   Garanterer Visma for at vi forholder oss til GDPR ved bruk av Visma Lønn? Nei. Det er deres eget ansvar å sørge for at personopplysninger blir behandlet i tråd med regelverket. Med Visma Lønn har du et verktøy som støtter dere i dette arbeidet.   Les mer generelt her

I Visma Lønn kan du sette opp loggregler. Hensikten med loggregler er at du kan sette opp regler for hva du ønsker å logge av informasjon om når du oppretter, endrer eller sletter poster i Visma Lønn. Rutinen gjelder pr. bruker og for alle tabeller du ønsker.

Under mappen "Kontrollrapporter" finner du rapporten "Ansattdata som kan slettes" Den gjør det enkelt å slette det du ønsker av ikke oppbevaringspliktige ansattopplysninger, slik som: Lønnstransaksjoner Fravær Historikk Personopplysninger / HR   Slik gjør du det: Ansatte Du kan velge å slette for alle ansatte, eller bare ansatte som har status sluttet. Før du sletter, kan du skrive ut en rapport - for å se hva som evt blir slettet.   Du kan velge forskjellige typer av transaksjoner å skrive ut /slette, se illustrerende skjermbilde: For data som ikke er knyttet til regnskapsplikten, må du oppgi et antall år i dialogen. F.eks slette alle personalopplysninger som er mer enn 3 år gamle.   Forhåndvis rapporten først for å se hva slags data som skal/må slettes. Når du har gjort det kan du sette på haken for "Slett mulige data". Ta en ny forhåndsvisning av rapporten. Når du lukker forhåndsvisningen vil alle dataene i rapportene bli slettet.    Relaterte artikler: Visma Lønn og GDPR  

I versjon 15.10 har vi lagt inn en firmainnstilling hvor du kan angi at Visma Lønn skal automatisk slette sluttet ansatte ved godkjenning av lønn under forutsetning av at regnskapsdata år er overholdt. 

Dessverre er det en feil i versjon 16.10 som gjør at feriepenger til gode for tidligere år som er utbetalt kommer tilbake igjen på feriepengelisten dersom du bruker rutinen "Slette ansatte som har sluttet og data oppbevart i minimum antall år automatisk etter godkjenning av lønn".   Ta kontakt med support for å få script som retter dette - kontakt oss på lonn@visma.no for mer informasjon dersom du opplever denne feilen.   Vi beklager ulempen dette medfører.