Kennisbank Visma.net HRM

In deze bijlage vind je de handleiding om het indiensttredingsproces in Visma.net HRM in te richten met formulieren. In de laatste releases zijn hier steeds nieuwe functionaliteiten voor ontwikkeld. Deze handleiding beschrijft stap voor stap wat er nodig is om dit in gebruik te nemen en hoe dit werkt voor de eindgebruikers. 

In deze release zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd in de module Persoonsgegevens: Optie bij startscherm nieuwe werknemer proces om het formulier van de werknemer zelf in te vullen  Weergaveprobleem bij het inrichtingsscherm van soorten aanstellingen en acties opgelost Foutmelding in het rooster in indiensttredingsformulier verduidelijkt. Zie voor meer informatie in de bijlage de releasenotes. Update 19-4-2024: er is nog een opgelost supportticket toegevoegd aan deze update. Wanneer in de metadata de reden einde contract op verplicht stond, kwam er bij het wijzigen van een tijdelijk contract naar contract onbepaalde tijd een melding dat dit veld verplicht is terwijl het veld bij dit type contract onzichtbaar is. De workaround was op dat moment om voor onbepaalde tijd contracten de reden einde contract op ‘niet verplicht’ te zetten in de metadata. Deze update zorgt ervoor dat indien je toch per ongeluk voor dit soort aanstelling dit veld op verplicht hebt staan, je toch het contract van ‘tijdelijk’ naar ‘onbepaalde tijd’ kunt zetten.

Deze handleiding beschrijft de stappen die je als klant uitvoert ter voorbereiding op het gebruik van Digitaal Ondertekenen in Visma.net HRM met API integratie. Daarnaast beschrijft het de stappen die nodig zijn voor de aanvraag.

Bijgaand vind je de release notes m.b.t. de verbeteringen in Workflow Plus. - onverwachte fouten tijdens het uitvoeren van workflows zijn opgelost - diverse problemen in de Procesmonitor bij het stoppen van workflows zijn opgelost - een probleem in koppelen / loskoppelen bedrijven via de filterverwijzingen is opgelost     

Persoonsgegevens Foutmelding bij goedkeuren nieuwe werknemer De nieuwe werknemer actie gaf een foutmelding bij goedkeuring, onder andere wanneer er in de metadata een default waarde ingesteld was voor het veld ‘Arbeidsovereenkomsten’ in de sectie Contract Algemeen. Dit is aangepast zodat hierdoor geen foutmelding meer optreedt.    Declaraties Bijlagen  Met de release 1.142.00 van afgelopen zaterdag hebben we de mogelijkheid toegevoegd om meerdere bijlagen aan een declaratie toe te voegen. Echter, voor de bijlagen die vóór deze update zijn geüpload, wordt bij het downloaden via de paperclip na de update de oorspronkelijke omschrijving aan de bestandsnaam toegevoegd. De extensie van de bestandsnaam gaat hierbij verloren. Hierdoor wordt het bestand niet meer correct herkend wanneer je het als gebruiker opent. Bijlagen zoals plaatjes en pdf documenten kunnen wel geopend worden via de preview optie. Met deze release update kunnen de gedownloade bijlagen weer worden geopend.

Uitnodigings e-mail voor formulier Vanuit de actie nieuwe werknemer is het mogelijk om een nieuwe werknemer zelf gegevens in te laten vullen. Dit werkt via een link in een e-mail die verstuurd wordt naar de nieuwe werknemer. Deze link opent een taak in Visma.net HRM met een formulier. De medewerker kan dit formulier direct invullen of later. Zodra deze compleet is en ingediend, wordt de link ongeldig gemaakt. Indien de werknemer op ‘Later doen’ klikt zal er een nieuwe e-mail verstuurd worden met een nieuwe link. De oude wordt dan ongeldig. De werknemer kan in plaats van te kiezen voor de knop ‘Later doen’ de pagina ook sluiten. In dat geval blijft de oude link nog een bepaalde tijd bruikbaar. Verderop in dit document zijn de verschillende scenario’s meer gedetailleerd uitgeschreven. Als de medewerker het formulier volledig invult en verstuurd, zal de volgende stap in de actie nieuwe werknemer uitgevoerd worden. Nadat de nieuwe werknemer volledig is ingevoerd en goedgekeurd, kan er een gebruikersaccount worden gekoppeld. Vanaf dat moment kan de werknemer zelf inloggen in Visma.net HRM. Link in uitnodigings e-mail De link in de e-mail blijft niet altijd geldig totdat het formulier is ingediend.  De link is na verzending 30 dagen geldig.  Vanaf het moment dat de link wordt geopend is deze 36 uur geldig. Dit geldt vanaf release 1.142.00 die 6 april beschikbaar is. Als je op ‘Later doen’ klikt, krijg je een nieuwe link toegestuurd. Deze is vanaf het moment van verzenden weer 30 dagen geldig.  We beschrijven hieronder een aantal scenario’s.   Scenario 1: in 1 keer afronden In dit scenario opent de nieuwe collega de link, vult het formulier in en klikt op indienen.  Zolang de webpagina open blijft staan is het formulier gewoon beschikbaar.    Scenario 2: openen en later afronden via later doen In dit scenario opent de nieuwe collega de link, opent het formulier en klikt dan op ‘Later doen’. Eventuele wijzigingen in het formulier worden opgeslagen. De oorspronkelijke link is niet meer geldig. Er wordt een nieuwe e-mail met link verstuurd. Deze nieuwe link is 30 dagen geldig.   Scenario 3: openen, browser sluiten en later verder In dit scenario opent de nieuwe collega de link, vult eventueel het formulier deels in en sluit dan de browser. De link is vanaf het moment van openen 36 uur geldig.  Opent de nieuwe collega nogmaals de link binnen de 36 uur, dan kan het formulier alsnog worden afgerond.  Gebeurt dit niet, dan is de link na 36 uur ongeldig. Er moet dan een nieuwe e-mail worden verstuurd.  Via het Actie overzicht - ‘bekijk details' - kan de e-mail opnieuw worden verzonden.     Scenario 4: link wordt gebruikt door bestaande Visma.net HRM gebruiker Het kan zijn dat de gegevens al bekend zijn van de nieuwe collega. Er hoeft dan geen formulier verzonden te worden. We maken binnenkort een optie beschikbaar op het startscherm van de actie nieuwe werknemer waarmee kan worden aangegeven dat de initiatiefnemer dan het formulier krijgt. Hiermee kan degene die de actie is gestart gelijk door met het invullen van het formulier en is de uitnodigingslink niet nodig. Houdt hiervoor de releasenotes van release updates in de gaten!     Momenteel wordt vaak het emailadres van de initiatiefnemer ingevuld. Als de link wordt geopend door iemand die ook als gebruiker in Visma.net HRM is ingelogd, opent het formulier niet. Tip: kopieer de link en plak deze in een andere browser, of plak deze in een incognito versie van de browser.

Bespaar tijd en voorkom fouten Met de Visma.net HRM & Payroll postcodetabel bespaar je tijd, voorkom je fouten en heb je te allen tijde consistente adressen van je medewerkers in de personeelsadministratie. Met de postcodefunctionaliteit wordt op basis van postcode en huisnummer automatisch het adres aangevuld met de straatnaam en de woonplaats. Tot voor kort moest je zelf de postcodetabel aanschaffen via Cendris of PostNL. Een dure oplossing die ieder kwartaal ook nog eens vraagt om een handmatige update-import in Visma.net.   Visma is daarom op zoek gegaan naar een aantrekkelijke oplossing die we centraal beschikbaar kunnen stellen en voor jou kunnen onderhouden. Een voordelig alternatief die altijd up-to-date is. Wij zorgen ervoor dat de postcodetabel* wordt ingelezen en dat de gegevens automatisch worden bijgewerkt.   Voordelen Foutloze adressen invoeren op basis van postcode Universele schrijfwijze van straatnamen en plaatsnamen (gestandaardiseerd) Controle op straat en plaatsnaam bij mutaties 4 keer per jaar een update van de postcodetabel met alle nieuwe postcodes, zonder dat je daar wat voor moet doen *Postbussen maken geen onderdeel uit van de postcodetabel. Deze kunnen handmatig worden toegevoegd aan de medewerkergegevens.   Bestellen Neem contact op met je Customer Success Manager

Deze handleiding is geschreven voor Educatie klanten met een AO-structuur. Het beschrijft de stappen die nodig zijn voor de aanvraag en configuratie om getekende documenten na ondertekening via IntraDocs automatisch op te slaan in het Edossier van de medewerker. In deze handleiding gaan we uit van de API integratie.

Import geslaagd. 0 regels geïmporteerd. Dat is dus niet goed! Soms komt het voor dat bijvoorbeeld een import van persoonsgegevens via massamutaties of de gewone import actie weliswaar succesvol lijkt, maar dat er toch niets blijkt te zijn geïmporteerd. De importstatus (onder Persoonsgegevens > Overzichten) geeft dan bijvoorbeeld iets aan als: terwijl het Excelbestand (.xlsx) wel degelijk meerdere regels bevat. Het probleem blijkt te zitten in de interne structuur van het aangeleverde bestand zelf. Mogelijk speelt hier de gebruikte versie van Excel een rol.   Algemeen advies voor het aanmaken van een correct werkend importbestand is om altijd te beginnen met een export. Verwijder vervolgens alle niet noodzakelijke regels, maar vooral niet de header (= koptekstenregel). Ook informatieve kolommen (de teksten op de regels zijn daar grijs) kunnen eventueel worden verwijderd. Vul vervolgens het werkblad met de te importeren gegevens en voer de import uit. Mocht nu eerder genoemd effect optreden, dan kun je dit verhelpen door het bestand te openen en een nieuw werkblad aan te maken. Klik daarvoor op het plusteken.   Kopieer vervolgens het hele originele werkblad (dus inclusief de kolomkopregel) en plak dit op het nieuw aangemaakte werkblad.     De naam van het nieuwe blad kun je eventueel wijzigen, maar is niet relevant. Verwijder ten slotte het originele werkblad en sla het bestand op. Ogenschijnlijk is het bestand identiek aan het origineel, maar onderwater heeft Excel extra benodigde informatie toegevoegd. Het bestand is fysiek dan ook groter geworden. De import zou nu wel het juiste aantal regels moeten tonen:   Tip: Verwijder van een goed werkend importbestand alle regels (behalve uiteraard de kolomteksten!) en bewaar dit lege bestand voor toekomstig gebruik.

Beste klant. Voor dinsdagavond 5 maart 2024 staat er een update gepland voor de module Workflow Plus.  De wijziging in deze update is specifiek voor organisaties met meerdere bedrijven (veelal administratiekantoren). Met deze wijziging is het eenvoudiger om een bedrijf los te koppelen van een bestaande procedure. Meer details lees je in de bijlage.

Op zaterdag 17 februari staat er een update gepland voor de module persoonsgegevens. Deze update bevat onder andere een opgelost support item wat betreft de zichtbaarheid van acties in het menu. Voor overige details zie de bijlage.

Er is een nieuwe CAO Woondiensten 2024!   Naast een structurele salarisverhoging van 10% wordt ook het aanpassingsbedrag geschrapt. Omdat in de praktijk de woningcorporaties hier verschillend mee zijn omgegaan, heeft de afdeling Ontwikkeling een instructiedocument geschreven.   Dit document bevat een stappenplan om de nieuwe CAO Woondiensten door te voeren zoals aangekondigd door het FNV op 18 januari 2024. https://www.fnv.nl/nieuwsbericht/sectornieuws/bouwen-en-wonen/2024/01/onderhandelingsresultaat-cao-woondiensten-2024   Het complete onderhandelingsresultaat staat hier: https://www.fnv.nl/getmedia/ea6b58ec-7472-42d9-b831-25dc38da2250/Onderhandelingsresultaat-CAO-Woondiensten-2024-2025-def-1.pdf       Het document is aangescherpt. Met dank voor de opmerkzame klanten die ons attendeerden op het verdwijnen van het verlengde einde.   Mocht je de "oude"  instructie gevolgd hebben, dan zou het moeten volstaan om de verlengde schalen kolom leeg te halen (per regel) en daarna wel de Automatische salarisaanpassing stap opnieuw uit te voeren.     _____________________________________________________________   Stappen Stap 1: Ga naar Applicatiebeheer>Algemene definities>CATS-schalen.   Kopiëren bestaande schaal Stap 2: Open de meest recente schaal en klik op 'kopiëren'   De volgende pop-up verschijnt:   Stap 3: Voer de nieuwe ingangsdatum 1-jan-2024 in. Stap 4: Voer het juiste CAO verhogingspercentage toe in het veld ‘Wijzigen met:’    Stap 5: Klik op volgende   Het volgende scherm verschijnt:     Haal de salarissen in de kolom ‘Verlengd einde’ leeg (maak 0). En controleer de overige salarissen.    De aanpassingsbedragen zijn op dit moment nog niet aangepast, zie stap 7. Stap 6: Kies voor ‘Opslaan’. De nieuwe schaal is nu aangemaakt.   Aanpassingsbedrag op 0 zetten Stap 7: Wijzig nu per schaalregel alle aanpassingsbedragen naar 0. (let ook op de schalen onderaan de scrollbar rechts)   Automatische salarisaanpassing Stap 8: Ga naar Persoonsgegevens>Acties>Automatische salarisaanpassing   Selecteer periode 202401 Selecteer het vinkje ‘Verhoging volgens cao…..’     Stap 9: Klik ‘Start berekening’ waarna het berekenen zal beginnen.   Wanneer de berekening gereed is kun je het rapport openen en de wijzigingen bekijken en goedkeuren.   Stap 10: Klik op ‘Weergeven’   (klikken op herstel draait de berekening terug) De soort wijziging is ‘CAO Verhoging’. De boodschap zal zijn: ‘Het salaris komt niet meer overeen met het salaris van de schaal, daarom alleen een salariswijziging….’     ‘Aanpassingsbedrag toepassen’ op Nee zetten  Dit veld heeft invloed op de RSP factor. Als je het vinkje ‘Aanpassingsbedrag toepassen’ AAN hebt staan, wordt de RSP factor bepaald op basis van het Verlengd einde. Omdat het Verlengd einde en het aanpassingsbedrag per 1 januari 2024 niet meer van toepassing zijn, heeft het veld ‘Aanpassingsbedrag toepassen’ geen functie meer en daarom is het advies om dit NIET meer aan te vinken.    Stap 1: Ga naar Persoonsgegevens>Acties>Massamutaties en gebruik de volgende filteropties van boven naar beneden: Actie: Mutatiewizard Mutatie: Wijzigen Periode salaris(CATS-schalen) Datum 1-jan-2024 Werknemers: Huidige en Toekomstig Filteren op: Afdeling (default)  Filterbewerking: AND (default) Afronding: Niet afronden Tijdvak: Maand Soort salaris: Vast salaris     Stap 2: klik op Volgende De salarisregels worden nu geladen.   Stap 3: Kies bij Selecteer veld: ‘Aanpassingsbedrag toepassen.(1) Selecteer bij (2) de waarde Nee. Druk op Uitvoeren.(3)  De kolom ‘Aanpassingsbedrag toepassen’ ziet er nu voor alle regels als volgt uit:   Stap 4: Klik op ‘Akkoord’(4) Als de mutatie geslaagd is, kun je de automatische salarisaanpassing gaan draaien. Dit zal de salarissen per 1-jan-2024 gaan aanpassen voor alle werknemers waar het aanpassingsbedrag van ja naar nee is gewijzigd.    

Dinsdagavond 6 februari 2024 voeren wij een update uit op de Module verwijzing. Hiermee wordt het probleem opgelost dat berichten niet worden aangemaakt wanneer verwezen wordt naar de definitie in het verwijsbedrijf.   Bijgaand het PFD bestand met de release notes. Deze zijn per 7 feb aangepast op aanvullende informatie.

Indien er 4-wekelijkse periodes werden toegepast, verliep de berekening van het minimumloon niet correct. We beogen dit op dinsdag 23 januari op te lossen met een update. Voor uitgebreidere informatie verwijzen wij naar de bijgevoegde Release Notes.

Beste klant, Dinsdag 16 januari leveren wij een update van de Verlofmodule. De update bevat opgeloste ondersteuningsitems. Zie de bijlage voor details.

Beste klant, Dinsdag 16 januari leveren wij een update van de Import & Export module. De update bevat opgeloste ondersteuningsitems. Zie de bijlage voor details.

  Raadpleeg hier het document

Dinsdag 16 januari voeren wij een update uit op de module Tijdregistratie. Voor de details verwijzen wij naar de releasenotes in de bijlage.