Kennisbank Visma.net HRM

Hoe kan ik zien of bij alle medewerkers waarbij dat verplicht is de VOG is toegevoegd? Is er iemand bij ons in de organisatie die op dit moment ingezet kan worden in het thuiszorgteam?   Inzicht in de verplichte documenten en opleidingen. Daar is veel behoefte aan. Want je moet wel snel kunnen zien of alle medewerkers beschikken over de juiste registraties. En ook wil je kunnen zien of er binnenkort wellicht iets verloopt. Daarbij wil je misschien ook de beoordeling kunnen zien.   En wat als je per direct wilt zien of iemand voldoet aan alle verplichte voorwaarden om even in te kunnen vallen in een team? Dan heb je snel inzicht nodig in de behaalde diploma's en verplichte officiële documenten voor die functie waar jij iemand voor zoekt.    Het overzicht ‘Functieprofielanalyse’ kan je daarbij helpen.  Met dit overzicht zijn 2 analyses mogelijk: Vergelijken met de eisen van de huidige functie. Het overzicht geeft het ook aan wanneer een opleiding of officieel document binnenkort verloopt. Vergelijken met de eisen van een andere functie: Met deze analyse kan inzichtelijk worden gemaakt welke werknemers het meest geschikt zijn voor een vacature.   Omdat dit artikel vrij uitgebreid is, is de uitleg toegevoegd als PDF bestand aan dit artikel.

In deze update is een probleem opgelost in de takenlijst voor AK-bedrijven waarbij de gebruiker na voltooiing van een taak niet naar het juiste bedrijf werd teruggestuurd.   Het systeem stuurt de gebruiker nu terug naar de takenlijst in het bedrijf van waaruit de gebruiker de taak heeft gestart.

Door de bomen het bos niet meer zien. Dat gebeurt al snel wanneer je een persoon voor elk contract dat ooit is aangemaakt per regel terug ziet. Dit kan erg onoverzichtelijk worden. Je kunt aangeven of je het historische contract wel of niet wil zien, maar dit lost het probleem maar deels op.      Want misschien wil je medewerkers die in het verleden een contract hebben gehad wel zien, maar die medewerker die op dit moment 3 contracten heeft niet. Je wil niet alle oude contracten zien van de medewerker die nog steeds in dienst is.  Hieronder zie je een voorbeeld waarbij Els Goud met 3 contracten ook 3 keer in beeld komt.    Toon medewerker 1 keer Dat kan anders, en wel heel eenvoudig! Ga naar Mijn Instellingen in de blauwe balk bovenin je scherm. Vink daar de optie  ‘Laat werknemer eenmalig zien’ aan.     Het resultaat: Els Goud staat er nog maar 1 keer!      

Sommige knoppen in het menu van Visma.net HRM gebruik je heel vaak.  En bepaalde knoppen zul je minder vaak gebruiken.   Er zijn verschillende manieren om te navigeren in Visma.net HRM naar de juiste knoppen:   Door te zoeken in de zoekbalk(en)   Via de koppen op het startscherm: Door te klikken op het menu: Favorieten Maar wist je dat je menu items die vaak gebruikt ook als favoriet kunt instellen? Je kunt dit doen door met de rechtermuisknop op het menu te klikken   Of in vanuit het menu op het sterretje met plusje te klikken       Je favorieten zijn altijd overal snel beschikbaar!     Ook vanuit het startscherm kun je nu extra gemakkelijk naar jouw veelgebruikte pagina!      

Releasenotes Visma.net HRM 1.139.12 12 Augustus 2023   In deze release komt de volgende oplossing: oplossingen voor mislukte jaarafsluiting (duurzame inzetbaarheid)   Zie in de bijlage de volledige releasenotes.

Je bent op zoek naar Jan de Jong. Maar daar zijn er meer van in dienst! En je wilt natuurlijk wel direct je ‘juiste’ Jan de Jong zien te vinden. Wist je dat het mogelijk is om meerdere zoekcriteria in 1 zoekopdracht in te geven? Medewerker zoeken In het zoekscherm voor werknemers is het mogelijk om te zoeken op verschillende zoekcriteria.  De bekendste en meest gebruikte methode is zoeken op naam. Alle medewerkers met deze naam worden getoond met enkele aanvullende gegevens. Je kunt nu kiezen welke van de 2 je wilt bekijken.   Maar het is ook mogelijk om met een combinatie van die criteria te zoeken. Als je op zoek bent naar consultant Jan de Jong, dan kun je dat ook in de zoekbalk opgeven:   Er is nu maar 1 resultaat zichtbaar en als je nu op Enter klikt kom je direct bij de juiste persoon terecht.   Een ander voorbeeld is zoeken op naam en geboortedatum.   Ook hiervoor geldt dat er maar 1 resultaat wordt gevonden.   Je ziet dat het dus heel eenvoudig is om snel je collega te kunnen vinden. Ook als deze collega een bijzonder populaire naam heeft:)

Jij bent die persoon die veel HR taken afhandelt in Visma.net HRM. En dan vooral taken vanuit de Workflow plus module.  Taken worden vaak achtereenvolgens ingepland. Als je een taak hebt afgehandeld, is het wel zo handig dat de opvolgende taak ook gelijk zichtbaar is. En niet dat je dan eerst terug moet naar je takenlijst om de taak te kunnen openen.    Gelukkig kan dit! Opvolgende taken automatisch starten De applicatiebeheerder kan het vinkje aanzetten bij Workflow Plus - Onderhoud - Instellingen Openstaande taken autom. Starten. Daarmee worden opvolgende taken die aan dezelfde gebruiker zijn toegewezen automatisch getoond na het afhandelen van de vorige taak.   

Direct de video uitleg bekijken? Klik dan hier!   Meer gebruikersgemak. Daar gaan we voor!  Elke Visma.net HRM release zien jullie weer nieuwe en gewijzigde functionaliteiten voorbij komen. Daarbij maken we gebruik van de input van jullie als gebruikers.    Een goed voorbeeld is de declaratiemodule. Op 2 momenten hebben we hier een CES (Customer Effort Score) enquêtevraag uitgezet om jullie feedback te vragen. De vraag die gesteld wordt bij een CES is: Hoe makkelijk was het een bepaalde actie uit te voeren. Daar kwam veel positieve feedback uit. Maar ook kregen we veel waardevolle tips. Deze tips hebben we waar mogelijk verwerkt in de afgelopen releases.   Een aantal voorbeelden: We hoorden dat het soms veel klikken is als je meerdere regels hebt die erg op elkaar lijken: de Toevoegen en kopiëren knop is nu toegevoegd om een kopie te maken van een regel, welke daarna eenvoudig is bij te werken en aan te maken Foutmeldingen stonden onderaan de pagina en kwamen daardoor niet altijd in beeld. Daardoor was niet duidelijk waarom de invoer niet werd opgeslagen. De foutmelding is nu altijd duidelijk in beeld en de layout is sterk verbeterd Met de groene knop ‘Indienen’ is het voor de gebruiker eenvoudig te herkennen wanneer de declaratie nog moet worden ingediend.  Naast de verbeteringen in declaraties zijn er nog meer schermen aangepast de afgelopen releases. Bijvoorbeeld in Persoonsgegevens de secties werktijden en loonkostenverdeling. Wellicht was er al opgevallen dat dit er nu anders uitziet dan de andere secties. We werken er hard aan om het gebruiksgemak steeds verder te verbeteren, ook op de andere schermen. Dit willen we graag goed doen, maar dat kost tijd. Schermen zien er daarom op dit moment verschillend uit in Visma.net HRM.    Het verbeteren van gebruiksgemak blijft onze focus. En dankzij de input van jullie als gebruikers weten wij hoe we dit kunnen doen. Hartelijk dank hiervoor!

Per 1 juli is het minimumloon aangepast. Daarmee zijn er ook aanpassingen voor een aantal salarissschalen in het PO en VO onderwijs. Eerder hadden we gecommuniceerd dat deze zaterdag 29 juni gereleased zouden worden. Helaas is dit door een technisch probleem niet gelukt en wordt dit aanstaande dinsdag 2 juli alsnog gereleased. Onze excuses voor het ongemak. 

Ik zoek dat ene salariscomponent voor ouderschapsverlof die ik altijd gebruik. Welke was dat ook alweer? Er moeten overuren worden ingevoerd, maar als ik zoek op ‘uren’ krijg ik bijna 100 resultaten.    Er zijn ontzettend veel salariscomponenten beschikbaar. Maar het aantal salariscomponenten dat je regelmatig invoert zal beperkt zijn.  Wist je dat het mogelijk is een verkorte lijst te maken van salariscomponenten? Verkorte keuzelijst inrichten De verkorte lijst met salariscomponenten kan als volgt worden ingericht. Ga naar Applicatiebeheer - Algemene definities - Keuzelijsten. Hier is een apart kopje beschikbaar: Salaris Componenten. Daaronder staan de verschillende soorten salariscomponenten gegroepeerd. Alleen salariscomponenten die op dit moment of in de toekomst actief zijn worden hier getoond. Vink ‘toon historische salariscomponenten’ aan om ook salariscomponenten te tonen die niet meer actief zijn.   Kies een lijst, bijvoorbeeld vaste salariscomponenten. Dan komt de lijst met beschikbare salariscomponenten naar voren. Ook kan er worden gezocht naar een specifiek salariscomponent. Vink elk component aan die in de verkorte lijst terecht moet komen. Alleen de salariscomponenten die in de verkorte lijst naar voren moeten komen hoeven te worden aangevinkt.   Als er bij geen van de salariscomponenten een vinkje aanstaat is er dus geen inrichting voor de verkorte lijst. De optie wordt dan ook niet getoond in het zoekscherm van het salariscomponent. Verkorte keuzelijst gebruiken Wanneer de optie is aangezet, komt er een nieuwe optie beschikbaar in het zoekscherm van salariscomponenten: Toon alle componenten. Deze staat standaard uitgevinkt. Daarmee zoekt de gebruiker standaard alleen in de voorgeselecteerde salariscomponenten. Een beperkte set aan salariscomponenten is nu zichtbaar.  Door het vinkje aan te zetten bij ‘Toon alle salariscomponenten’ kiest een gebruiker ervoor om wel te zoeken in alle salariscomponenten. Deze instelling wordt voor de gebruiker onthouden. Het is dus niet nodig dit vinkje elke keer aan of uit te zetten bij het opnieuw openen van het zoekscherm.      Voor gebruikers die gewend waren direct het salariscomponent in het veld in te voeren is er niets veranderd. Dit blijft gewoon mogelijk.    

In de nieuwe layout zie ik per rubriek in het declaratie overzicht maar 2 declaratieregels! Mogelijk heeft dit te maken met de beeldscherminstellingen.   Bovenstaand voorbeeld is de weergave als of de beeldscherm instellingen vanuit Windows, of het zoomlevel van de browser op 150% procent staat.   In onderstaande screenshot is het hele overzicht te zien, zonder scrollbar aan de rechterkant van de pagina. Ook zijn er meer declaraties zichtbaar per groepering.    

In deze release van afgelopen dinsdag 25 juni hebben we een kritiek probleem opgelost in Workflow Plus in de functionaliteit voor digitaal ondertekenen met rPost. Voor meer informatie zie de releasenotes in de bijlage.

“Er staat een nieuwe loonstrook voor u klaar in het Elektronisch dossier’’ That's it! Dit is de tekst die in de e-mail staat die ter notificatie wordt verstuurd als er een nieuwe loonstrook beschikbaar is. Voor de jaaropgave is de standaard tekst: “Er staat een nieuwe jaaropgave voor u klaar in het Elektronisch dossier”. De tekst dekt de lading, maar er waren verzoeken binnengekomen voor de mogelijkheid om deze tekst aan te passen.   Inrichting tekst E-mail bij loonstrook en jaaropgave Er is sinds december 2023 een nieuw scherm beschikbaar waarin de tekst kan worden aangepast. Dit scherm kun je terugvinden bij E-Dossier - Onderhoud - E-mailtekst loonstrook. Hierin staat de standaard tekst ingevuld. Dit kun je aanpassen naar een eigen gewenste tekst. Ook is het mogelijk via een url een afbeelding toe te voegen, bijvoorbeeld het bedrijfslogo. Het bedrijfslogo zal naar verwachting opgeslagen zijn in een repository en vanuit hier opgeroepen kunnen worden. Vraag jouw systeembeheer en/of marketing collega. Zij zullen zeer waarschijnlijk kunnen helpen met het vinden of creëren van de link.   Het is ook mogelijk om de tekst van de e-mail tijdelijk aan te passen. Bijvoorbeeld in mei bij de uitbetaling van het vakantiegeld zou je dit als melding kunnen toevoegen aan de tekst. De tekst pas je dan aan voor het versturen van de salarisstroken. Nadat de salarisstroken zijn verzonden, moet deze extra tekst wel weer worden weggehaald.

Ik weet niet zeker of ik wel het juiste declaratie-item gekozen heb! Of; Het is mij niet duidelijk wat ik moet kiezen bij het indienen van een declaratie. Dit is feedback die wij regelmatig teruglezen vanuit de CES-en die wij hebben uitgezet bij de module declaraties. Bij de CES (Customer Effort Score) vragen we de gebruikers na het uitvoeren van een actie hoe gemakkelijk het was om die actie uit te voeren. Gebruikers kunnen dan een cijfer geven van 1 - 7 en daarbij een opmerking plaatsen. Regelmatig blijkt dat het niet duidelijk is welk type item gekozen moet worden.   Inrichting declaratie items Bij het inrichten van declaratie-items zijn er verschillende vragen die gesteld worden. Onder andere:  Welk onderscheid wil je kunnen maken in overzichten? Als je verschil wilt kunnen maken in lunch en diner declaraties, dan zal je hier 2 aparte items voor moeten maken.   Op welke salariscomponenten moet er geboekt kunnen worden Per declaratie-item richt je 1 salariscomponent in. Wil je meerdere salariscomponenten gebruiken, dan zal je ook meerdere items aan moeten maken.   Welke restricties zijn er aan bepaalde items verbonden? Als je voor lunch een ander maximaal bedrag wilt kunnen instellen dan voor diner, dan zul je hier 2 aparte items voor moeten maken.   Welke journaalposten wil je kunnen uitsplitsen Welk inzicht wil je uiteindelijk uit de financiële boekhouding kunnen halen? Per declaratie-item kun je 1 salariscomponent en dus ook 1 rekening kiezen. Wil je het kunnen splitsen in de financiële boekhouding, dan zal je hier 2 aparte items voor moeten maken.   Welke informatie moet de gebruiker invullen? Welke velden moeten apart worden ingevuld? Bijvoorbeeld bij een declaratie voor woon-werkkilometers is de vraag of er per regel een item aangemaakt moet worden waarbij steeds het van en naar adres ingevoerd moet worden. Of volstaat het om alleen aan te geven dat je deze maand x dagen naar het werk bent gegaan?    Het moge duidelijk zijn, er komt nogal wat kijken bij het bepalen welke verschillende declaratie items er nodig zijn. Maar dan is daar ook nog jullie collega, de eindgebruiker. Die zal uit de lijst met beschikbare declaratie items de juiste keuze moeten maken. En dat valt niet altijd mee! Want de uitsplitsing die voor iedere doorgewinterde administratieve medewerker heel logisch is, is dat niet per se voor die collega.   Tip 1: Kies een eenvoudige benaming Probeer bij het kiezen van de naam te kiezen voor termen die eenvoudig te begrijpen zijn en de lading zo goed mogelijk dekken van waarvoor het bedoeld is. Is het de bedoeling dat het item uitsluitend gebruikt wordt voor onkosten voor lunch of diner? Geef het item dan de naam 'Lunch/Diner'. En niet bijvoorbeeld ‘Eten’ of ‘Maaltijd’.   Gelukkig is er wel een manier om extra toelichting te geven.    Tip 2: Geef een duidelijke beschrijving voor alle declaratie items mee In de omschrijving van het item kan een extra toelichting gegeven worden. Dit kun je inrichten in het scherm Declaraties - Onderhoud - Items   Deze omschrijving is zichtbaar achter de ‘meer info’ tekst achter het geselecteerde item.     Tip 3: Maak handig gebruik van de mogelijkheid om de volgorde te bepalen De volgorde van de lijst met declaratie-items kan door de applicatiebeheerder worden ingesteld. Hiermee kun je de meest gebruikte items bovenaan zetten. Dat scheelt weer wat zoeken! De volgorde instellen doe je door bij Declaraties - Onderhoud - Items het veld ‘prioriteit lijstvolgorde’ te vullen. Nummer 1 komt bovenaan, daarna nummer 2, etc. Als er meerdere items zijn met hetzelfde nummer wordt de alfabetische volgorde aangehouden.   

In dit kennisartikel gaan we in op een vraag uit het wensenportaal van Visma.Net HRM. Het antwoord dat bij die vraag werd gegeven willen wij via dit artikel met jullie delen. De vraag Kan aan het elektronisch bericht naar het UWV meegegeven worden dat bij ziekte van een medewerker, die valt onder het vangnet (no risk polis), 100% uitgekeerd moet worden? Dit omdat 100% van het loon wordt doorbetaald (in het eerste ziektejaar). Het antwoord Dit kun je regelen via de instellingen in de verzuimmodule. Configureer voor de gewenste verzuimdefinitie het veld "100% loondoorbetaling tijdens AO", zodat deze op het scherm voor de Ziekmelding verschijnt of onderhuids verborgen aanwezig is. Configureer het zo dat dit gegeven standaard gevuld wordt met Ja.    Stappen (zie ook de schermafdruk hieronder): Open het scherm Verzuim > Onderhoud > Definities en klik op de betreffende Verzuimdefinitie,  bijv. “Ziek(Vangnet)” Klik op de TAB “Velden” en scroll helemaal naar beneden naar het gegeven "100% loondoorbetaling tijdens AO". Wijzig voor dit gegeven (voor de acties Ziekmelden en Mijn Ziekmelding) de keuze naar "VERBERGEN" of "WEERGEVEN". Om het scherm van de ziekmelding overzichtelijk te houden, adviseren we om de optie op Verbergen te zetten. Stel de standaardwaarde in op Ja. Dit zorgt ervoor dat de indicator bij een nieuwe ziekmelding automatisch wordt aangevinkt. Hierdoor zal de waarde 100% loonbetaling toegevoegd worden aan het elektronische bericht naar het UWV.     Let op: er kan alleen worden opgeven dat het percentage 100% is. Dit percentage wordt dan doorgegeven aan het UWV.  Een ander percentage, bijv. 85%, kan niet worden ingesteld of opgegeven. In dat geval zal 0% worden doorgegeven aan het UWV. Het UWV hanteert dan 70% voor de uitkering.   

In deze release hebben we een probleem opgelost in de verlofmodule. Voor meer informatie, zie de release notes in de bijlage.