Kennisbank YouServe

1. Hoe sluit ik het jaar 2019 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra u de eerste verwerking van het nieuwe jaar heeft opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kunt u geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heeft u bij het rekenen in 2020 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 7). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2020. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2019 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij u om uiterlijk 25 januari 2020 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2019 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra u 2019 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kunt u zelf bepalen wanneer u de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat u de jaaropgave opvraagt.            Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraagt u de jaaropgaven per bedrijf aan. Als u vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 7), zorg er dan voor dat u de jaaropgaven pas afroept als u er zeker van bent dat u geen aanvullende verwerking over 2019 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als u in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heeft u twee opties: U wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar u kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2019 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat u bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven legt u vast hoe u de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat u de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als u voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen. Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kunt u in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kunt u per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteert u het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteert u ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, ziet u die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, ziet u de default inrichting die u hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als u alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kunt u het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2019, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maakt u gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden voor u de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerker niveau. Dit doet u via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat u via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven heeft aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kunt u er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kunt u op medewerker niveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Referentietabellen kunt u de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Raet ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Raet verwerkt. Wij informeren u hierover via Youforce. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kunt u zelf uitvoeren via Beheer > Inrichting > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kunt u invoeren in het scherm: Bedrijf > Interfaces > Gegevens UWV. De premies ontvangt u van de Belastingdienst. 5. Sectorrisicogroep De sectorrisicogroep is tot en met 2019 van belang voor het berekenen van de WW premie. Controleer daarom of in 2019 de juiste sectorrisicogroep is toegepast. Als u voor 2019 een onjuiste sectorrisicogroep heeft toegepast, corrigeer deze dan nog in 2019. Heeft u een onjuiste sectorrisicogroep gebruikt, dan kunt u een request indienen met opgave van de juiste sectorrisicogroep. De Servicedesk kan de aangegeven sectorrisiocgroep aan u beschikbaar stellen en u informeren over de manier waarop u correcties kunt verwerken. Met ingang van 2020 is de risicogroep vervallen als gevolg van de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans en hoeft u alleen nog maar een sector vast te leggen. Deze is niet meer van invloed op de berekening van de WW-premie. 6. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat - scherm Loonheffingen. als Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd - scherm Loonheffingen. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage vraagt u gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen om zo te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 7. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2019? Veel wijzigingen die u straks in 2020 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2019, kunt u op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2019 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2019. Nabetaling: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2020 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2020. Specifieke verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% regeling moet u altijd in het voorgaande jaar verwerken. U kunt er voor kiezen om in 2020 in de nabetaalmodus te gaan draaien of u kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2019 door te voeren.  Als u dan na de eerste verwerking van periode 2020-01 constateert dat er nog mutaties over 2019 moeten plaatsvinden, kunt u dit alleen doen met handmatige correcties: U moet dan handmatige correcties voor 2019 rechtstreeks in Loonaangifte vastleggen. Ook moet u handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat u, zolang als u wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als u al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kiest u voor correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun u automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kunt u opgeven vanaf welke periode u wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2019 belast volgens de rekenregels van 2020 en verwerkt in de loonaangifte van 2020. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijft u in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2019 worden dan belast volgens de rekenregels van 2019 en verwerkt in de loonaangifte van 2019. Voorbeeld 1 U brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode = 1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2019 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 U legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2019 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 U legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2019 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in uw onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: u legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Let op de peildatum verloont u per maand, gebruik dan 1 januari 2020 verloon u per 4-weken, gebruik dan 30 december 2019 Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra u binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. U kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kunt u het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang u nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking, en voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode overstappen van nabetaalmodus naar correctiemodus is, zolang er nog geen eerdere periode was afgesloten in de nabetaalmodus. Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help: Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe u de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 8. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kunt u naar vewachting vanaf februari 2020 inzenden naar de Belastingdienst. Heeft u de salarisverwerking voor de laatste periode van 2019 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kunt u eventuele correctieberichten komend uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2019 pas vanaf februari 2020 inzenden. Als u verwacht dat u aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2019, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2019 totdat u zeker weet dat u het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2020 gaat openen. 9. Welke aanpassingen moet ik in de journalisering doen voor de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans? Door het invoeren van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in het jaar 2020 wordt ook een andere manier van WW-premieheffing geïntroduceerd: WW hoog en WW laag. Hierdoor moet u de journalisering van Payroll Business aanpassen om de werkgeverslasten in relatie tot de wetgeving voor de WW correct te journaliseren. Vanaf 2020 worden drie nieuwe matrixkolommen actief in Payroll Business. Deze matrixkolommen bevatten de berekeningsuitkomsten van de premies WW hoog, WW laag en zo nodig WW herzien. Deze matrixkolommen vervangen de huidige kolommen WW werkgever en Sectorfonds. Let op: als u de aanpassingen in december doorvoert, zet dan de peildatum op de eerste dag van verloningsperiode 1. De drie matrixkolommen zijn namelijk dan pas zichtbaar. Stappen   Volg de volgende instructie om de aanpassingen te realiseren. Stap 1 – Log in via het Youforce portaal. Stap 2 – Kies het gebruikersprofiel voor journalisering Payroll Business. Stap 3 – Kies Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie. Als het scherm Boekingsgroep met boekingsdefinities leeg blijft, is de journalisering waarschijnlijk ingericht op klantniveau. Via het navigatiepad kunt u dan naar het klantniveau opschakelen. Stap 4 – Zoek in de boekingsdefinities naar de matrixkolom WW werkgever. Gebruik zo nodig de zoekfunctie Ctrl+F. Via het icoon    aan het eind van de geselecteerde regel, kunt u nu een kopie maken van de boekingsdefinitie WW werkgever. Er opent een nieuw scherm waarin u direct de aanpassingen kunt doorvoeren.  Geef in het veld Boekingsdefinitie bovenin het scherm een andere naam op; kies een logische naam die de lading dekt, bijvoorbeeld de naam van de matrixkolom. Kies bij Soort matrixkolom voor AWf laag. Klik rechts onderin het scherm op Opslaan en daarna op Annuleren om terug te keren naar scherm met boekingsdefinities. Stap 5 – Herhaal stap 4 nog tweemaal: kies dan bij Soort matrixkolom voor AWf hoog. en AWf herzien.  Het resultaat zou er dan zo uit moeten zien:  Stap 6 – Ga nu via het menu naar de boekingsregels: kies Beheer > Boekingsgroep > Boekingsregel. Stap 7 – Klik rechtsboven in het scherm op Toevoegen   om de twee boekingsregels (debet en credit) per boekingsdefinitie te koppelen. Wij raden u aan hierbij dezelfde volgorde aan te houden als bij de boekingsdefinities: dus eerst AWf laag, dan AWf hoog en als laatste AWf herzien. Selecteer de Boekingsdefinitie AWf laag, Let op de eigen gekozen naamgeving. Selecteer bij Grootboekrekening de juiste grootboekrekening voor de debet boeking. Let op het toepassen van kostenplaats en/of andere criteria. Klik rechts onderin het scherm op Opslaan en daarna op Annuleren om terug te keren naar scherm met boekingsregels. Hieronder ziet u het resultaat van de debet boeking: Stap 8 – Herhaal stap 7 om de credit boeking te maken. Hieronder ziet u het resultaat van de credit boeking. Stap 9 – Maak achtereenvolgens zowel een debet- als credit boeking voor de boekingsdefinities AWf hoog en AWf herzien door het herhalen van stap 7 en stap 8. Het eindresultaat zou er zo uit moeten zien: Publishing Date : 12/17/2019

Aanpassingen wet- en regelgeving 2020 Inleiding In deze vooraankondiging informeren wij u over de geplande aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2019 naar 2020. De december release van Payroll Business bevat de meeste functionele aanpassingen. De overige functionele aanpassingen zijn beschikbaar na de Kerstrelease van 13 december 2019. De definitieve informatie over deze aanpassingen vindt u in deze Vooraankondiging. Als er nog aanvullingen komen op de informatie in deze Vooraankondiging, dan vermelden wij deze aanvullende informatie in de release notes van januari 2020. Om de jaarovergang voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben wij diverse wettelijke wijzigingen voor 2020 al in oktober, november en december in onze applicatie doorgevoerd. Wij adviseren u daarom om ook de release notes van die releases goed door te nemen, mocht u dat nog niet gedaan hebben. Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2020 van de Belastingdienst die u kunt downloaden van www.belastingdienst.nl. Transitievergoeding Als gevolg van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) zult u vanaf 2020 in veel meer gevallen dan voorheen een transitievergoeding moeten toekennen aan een medewerker waarvan het contract eindigt. Het proces van berekenen en uitbetalen van de transitievergoeding in Payroll Business gaan we daarom als volgt verbeteren: Vanaf release 2020-01 beschikt u over twee nieuwe functionaliteiten: Voor elke medewerker die uit dienst gaat, kunt u automatisch de verschuldigde transitievergoeding laten berekenen. Voor het uitbetalen van de transitievergoeding is op dit moment nog steeds een aparte medewerker nodig. Om het kopiëren van medewerkers te vergemakkelijken, is een nieuwe wizard Kopieren medewerker Transitievergoeding beschikbaar. Deze zorgt automatisch voor een nieuwe inkomstenverhouding, groene tabel, en de juiste fiscale indicaties (Aard arbeidsverhouding, Soort inkomen, premie indicaties). In de release notes van januari vindt u meer informatie over deze nieuwe functionaliteiten. In het tweede kwartaal van 2020 wordt vervolgens het uitbetalen van de Transitievergoeding nog gemakkelijker: bij elke medewerker die uit dienst gaat en recht heeft op transitievergoeding wordt dan automatisch een tweede contract met een tweede inkomstenverhouding aangemaakt. Vanaf dat moment is het kopiëren van medewerkers niet meer nodig. Ook kunt er vanaf dat moment voor kiezen om de berekende transitievergoeding automatisch te laten uitbetalen (bij dezelfde medewerker). Daardoor hoeft u in principe nog maar twee mutaties bij de medewerker vast te leggen: de datum uit dienst en de reden uit dienst. Het blijft natuurlijk ook mogelijk om een afwijkend bedrag aan transitievergoeding vast te leggen, bijvoorbeeld als u al kosten heeft gemaakt voor bijscholing of outplacement. Ook in dat geval vindt de uitbetaling plaats via een tweede contract bij dezelfde medewerker. Versneld invoeren tweeschijvenstelsel Voor medewerkers die de AOW-gerechtigde leeftijd nog niet hebben bereikt, geldt met ingang van 2020 al het tweeschijvenstelsel. Tot en met een jaarinkomen van 68.507 euro geldt het percentage van 37,35%. Daarboven geldt het percentage van 49,50%. Voor medewerkers die wel de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt en vanaf 1946 zijn geboren, geldt met ingang van 2020 een drieschijvenstelsel. Tot en met een jaarinkomen van 34.712 euro geldt het percentage van 19,45%. Daarboven tot en met een jaarinkomen van 68.507 euro geldt het percentage van 37,35%. Daar weer boven is het percentage 49,50%. Voor medewerkers die wel de AOW gerechtigde leeftijd hebben bereikt en voor 1946 zijn geboren, geldt met ingang van 2020 ook een drieschijvenstelsel. Tot en met een jaarinkomen van 35.375 euro geldt het percentage van 19,45%. Daarboven tot en met een jaarinkomen van 68.507 euro geldt het percentage van 37,35%. Daar weer boven is het percentage 49,50%. Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat in 2020 omhoog naar € 3.819. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 34.954 per jaar, wordt de arbeidskorting in 2020 verminderd met 6,0% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking € 98.604 of hoger is. Met ingang van 1 januari 2020 is de referentietabel Loonheffing arbeidskorting (vanaf 2019) vervangen door de nieuwe referentietabel Loonheffing arbeidskorting (vanaf 2020). Deze nieuwe referentietabel houdt bij het berekenen van de arbeidskorting rekening met de derde opbouwfactor die met ingang van 2020 is toegevoegd.  Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting wordt met ingang van 1 januari 2020 verhoogd naar € 2.711. De inkomensafhankelijke afbouw van de algemene heffingskorting wordt in 2020 voor inkomens vanaf het begin van de tweede tariefschijf 5,672% en het maximale bedrag van de afbouw bedraagt ook € 2.711. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. Ouderenkorting De ouderenkorting wordt met ingang van 1 januari verhoogd naar € 1.622. De ouderenkorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Deze begint bij een jaarinkomen dat meer bedraagt dan € 37.372 en is 15%. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 1.622. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. Bijzondere beloningen  Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen Met ingang van 1 januari 2020 zijn er voor medewerkers die niet in Nederland wonen twee nieuwe referentietabellen toegevoegd. Loonheffing tariefpercentages België Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker in het scherm Loonheffingen bij Woonsituatie loonheffing de waarde België is vastgelegd en er is sprake van bijzondere beloningen. Loonheffing tariefpercentages Suriname en Aruba Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker in het scherm Loonheffingen bij Woonsituatie loonheffing de waarde Suriname/Aruba is vastgelegd en er is sprake van bijzondere beloningen. De al bestaande tabellen voor de bijzondere beloningen zijn aangepast met de cijfers van 2020. Jonggehandicapenkorting De jonggehandicaptenkorting wordt met ingang van 1 januari verhoogd naar € 749. Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz. Het bedrag van 749 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd en die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de medewerker of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de eerste dag van de maand waarin hij de AOW leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan Jonggehandicaptenkorting. Hiervoor is de volgende nieuwe referentietabel ingericht: Loonheffing jonggehandicaptenkorting.   Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Jonggehandicaptenkorting op Ja staat.  Levensloopverlofkorting  De levensloopverlofkorting wordt met ingang van 1 januari verhoogd naar € 219. Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz.  Het bedrag van 219 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd en die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de werknemer of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de 1e dag van de maand waarin hij de AOW-leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan levensloopverlofkorting. Hiervoor is de volgende nieuwe referentietabel ingericht Loonheffing levensloopverlofkorting.   Payroll Business berekent deze korting automatisch, als de medewerker levensloopverlof opneemt en aan de gestelde voorwaarden voldoet.    Minimumloon  De leeftijdsafhankelijke Minimum(jeugd)lonen per 1 januari 2020 zijn toegevoegd aan de referentietabel. De Minimumloon indicatie 1 = Standaard De Minimumloon indicatie 2 = Beroepsbegeleidende leerweg Voor de medewerkers van de Beroepsbegeleidende leerweg zijn afwijkende minimumlonen van toepassing.x   Minimumloon indicatie Leeftijd Maandbedrag Weekbedrag Dagbedrag 1 015 496,10 114,50 22,90 1 016 570,50 131,65 26,33 1 017 653,15 150,75 30,15 1 018 826,80 190,80 38,16 1 019 992,15 228,95 45,79 1 020 1322,90 305,30 61,06 1 021 1653,60 381,60 76,32 2 018 752,40 173,65 34,73 2 019 868,15 200,35 40,07 2 020 1016,95 234,70 46,94 Woonlandfactoren Voor landen waarmee Nederland een zorgafspraak heeft gemaakt zijn de vanaf 1 januari 2019 geldende Woonlandfactoren toegevoegd aan de referentietabel. Percentages en parameters Sociale Verzekeringen  Voor de gewijzigde bedragen hiervan, zie de publicatie in Staatscourant 2019, nummer 62011. Maximum premieloon Het maximum premieloon is per 1 januari 2020 verhoogd naar € 57.232 (was € 55.927 in 2019). Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds laag Dit nieuwe premiepercentage is per 1 januari 2020 vastgesteld op 2,94. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds hoog Dit nieuwe premiepercentage is per 1 januari 2020 vastgesteld op 7,94. Basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds en opslag tot dekking kinderopvangtoeslag Het percentage voor de basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds is per 1 januari 2020 verhoogd naar 6,77 (was 6,46 in 2019).  Het percentage voor de opslag tot dekking kinderopvangtoeslag is in 2020 gehandhaafd op  0,50. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW is per 1 januari 2020 verlaagd naar  6,70 (was 6,95 in 2019). Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW is per 1 januari 2019 verlaagd naar  5,45 (was 5,70 in 2019). Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW) Het percentage voor de premie PAWW is per 1 januari 2020 verhoogd naar 0,40 (was 0,30 in 2019). Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. Pensioenwijzigingen 2020  Meer pensioenfondsen stappen over op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Steeds meer pensioenfondsen maken de overstap naar de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Ook in 2020 gaat een aantal fondsen deze overstap maken. Dit houdt in dat u ook uw inrichting moet wijzigen. Welke wijzigingen dat zijn, hangt af van uw pensioenfonds. Eventuele wijzigingen in ondersteunende CAO's past Visma | Raet aan. Wij zijn op dit moment druk bezig met verschillende pensioenfondsen om de nieuwe regelingen en koppelingen te testen, zodat u vanaf de januari aangifte via het UPA-bericht kunt doen. Zodra deze pensioenfondsen in 2020 via deze route moeten gaan aanleveren, zullen zij hierover met u contact opnemen. De volgende pensioenfondsen gaan geheel of gedeeltelijk met een aantal regelingen over op UPA: Centric Meubelindustrie Houthandelindustrie Betonproductie Reiswerk TKP Detailhandel Beveiliging Zoetwaren Achmea Zuivelindustrie AZL Levensmiddelen Loonaangifte Een aantal rubrieken in de loonaangifte wordt samengesteld uit een telling van standaard looncomponenten. Als u voor looncomponenten die wij doorgeven naar de loonaangifte een alternatieve naam vastlegt, bijvoorbeeld de looncomponenten voor reiskosten of vakantiegeld, let er dan op dat u dit doet bij looncomponenten die dezelfde generieke betekenis hebben. Als dit NIET zo is, gaan de looncomponenten standaard niet mee naar de loonaangifte. Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Selectie-eigenschappen kunt u controleren welke looncomponenten mee gaan naar de loonaangifte: zoek op Loonaangifte. Journalisering  Door het invoeren van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in 2020 wordt ook een andere manier van WW-premieheffing geïntroduceerd: WW hoog en WW laag. Hierdoor moet u de journalisering aanpassen om de werkgeverslasten WW correct te journaliseren. Vanaf 2020 worden drie nieuwe matrixkolommen actief in Payroll Business. Deze matrixkolommen bevatten de berekeningsuitkomsten van de premies WW hoog, WW laag en zo nodig WW herzien. Deze matrixkolommen vervangen de huidige kolommen WW werkgever en Sectorfonds. Let op: als u de aanpassingen nu al doorvoert (in december) doorvoert, zet dan de peildatum op de eerste dag van verloningsperiode 1. De drie matrixkolommen zijn namelijk dan pas zichtbaar. Publishing Date : 12/12/2019

Voorbereiden nieuw verlofjaar Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. 1. Acties Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten  feestdagencluster(s) inrichten verlofregelingen controleren Basisinrichting verlof gereed? Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat: De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld. De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is. De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar. Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen. Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht. Aandachtspunten Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2021 voor het oude jaar en 2022 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren  Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren 2a Feestdagen cluster Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan. Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters  Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online, zoekterm Feestdagenclusters.  Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat  cluster staan. Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01), Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken. afb. 01 Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.  Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen . Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan. Stap 4: Selecteer de feestdagen Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.  Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.  Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan. Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker. Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker. Klik achter het veld Feesdagencluster op het icoon Waarde wijzigen  en selecteer het feestadagencluster door erop te dubbelklikken. Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan. Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd. 2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 02).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 02 3. Feestdagen activeren Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je  stap 3 overslaan. Stap 1: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb. 03). afb. 03 Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum. Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).  afb. 04   Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2022. Het verlofjaar 2021 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2021. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2021 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2021) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2021 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2021 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2021 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2022. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2021. 4. Het verlofjaar 2022 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2022 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2021 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2021). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10  Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2021) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2021. 2. Als een medewerker per 1-1-2022 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2021 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2022 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2021 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2021, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 12/9/2021

Acties voorbereiden nieuw verlofjaar 1. Inleiding In dit document lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten verlofregelingen controleren Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken. Je kunt hiervoor waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2020 voor het oude jaar en 2021 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren. Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 01).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 01 3. Feestdagen activeren Stap 1: selecteer via de kalender de peildatum van het gewenste jaar, 1-1-20JJ.  Kies een medewerker, selecteer dan als peildatum 1-1-20JJ. We adviseren je om deze datum vast te zetten door op het slotje achter de peildatum te klikken (afb. 02), omdat het scherm vaak verspringt naar de eerste dag van de salarisperiode.  afb. 02 Stap 2: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb. 03). afb. 03 Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).  afb. 04   Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling U kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2021. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2020. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2020 t/m 4 januari 2021. In het actieve verlofjaar (2020) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2020 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2021 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2021. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2020. 4. Het verlofjaar 2021 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2020 t/m 4 januari 2021. In het actieve verlofjaar (2021) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2021 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2020 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2020 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2021.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2021 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2020 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2020). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10 Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2020) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2020. 2. Als een medewerker per 1-1-2021 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2020 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2021 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2020 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2020, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 12/7/2020

Webinar Wet arbeidsmarkt in balans - WW Premiedifferentiatie

Webinar Wet Arbeidsmarkt in Balans - Transitievergoeding

1. Hoe sluit ik het jaar 2021 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra de eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kun je geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heb je bij het rekenen in 2022 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 6). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2022. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2021 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij om uiterlijk 25 januari 2022 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2021 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra je 2021 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kun je zelf bepalen wanneer je de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat je de jaaropgave opvraagt.            Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraag je de jaaropgaven per bedrijf aan. Als je vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 6), zorg er dan voor dat je de jaaropgaven pas afroept als je er zeker van bent dat je geen aanvullende verwerking over 2021 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als je in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heb je twee opties: Je wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar je kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2020 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat je bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven leg je vast hoe je de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat je de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als je voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen. Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kun je in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kun je per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteer je het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteer je ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, zie je die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, zie je de default inrichting die je hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als je alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kun je het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2021, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maak je gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerkerniveau. Dit doe je via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat je via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven hebt aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kun je er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kun je op medewerkerniveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Instellingen > Overzicht bedrijfsinrichting > optie Referentietabellen kun je de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Visma | Youserve ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Visma | Youserve verwerkt. Wij informeren hierover via de Community. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kun je zelf uitvoeren via Instellingen > Berekening > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kun je invoeren in het scherm: Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Deze premies worden door de Belastingdienst verstrekt. 5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als in het scherm Loonheffingen het veld Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat. als in het scherm Loonheffingen het veld Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage vraag je gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen, om te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2021? Veel wijzigingen die je straks in 2022 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2021, kun je op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2021 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2021. Nabetaling Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2022 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2022. Specifieke verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% regeling moet je altijd in het voorgaande jaar verwerken. Je kunt er voor kiezen om in 2022 in de nabetaalmodus te gaan draaien of je kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2021 door te voeren.  Als je dan na de eerste verwerking van periode 2022-01 constateert dat er nog mutaties over 2021 moeten plaatsvinden, kun je dit alleen doen met handmatige correcties: Je moet dan handmatige correcties voor 2021 rechtstreeks in de Loonaangifte vastleggen. Daarnaast moet je handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat je, zolang als je wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als je al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kies je voor de correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun je automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kun je opgeven vanaf welke periode je wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2021 belast volgens de rekenregels van 2022 en verwerkt in de loonaangifte van 2022. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijf je in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2021 worden dan belast volgens de rekenregels van 2021 en verwerkt in de loonaangifte van 2021. Voorbeeld 1 Je brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode = 1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2021 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2021 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2021 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in de onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: je legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Let op de peildatum verloon je per maand, gebruik dan 1 januari 2022 verloon je per 4-weken, gebruik dan 03 januari 2022  Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra je binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. Je kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kun je het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang je nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking: voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode over te stappen van nabetaalmodus naar correctiemodus, zolang er nog geen eerdere periode is afgesloten in de nabetaalmodus. Online help Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help, onderwerp Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen bij de Procedurebeschrijvingen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe je de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kun je naar verwachting vanaf februari 2022 inzenden naar de Belastingdienst. Heb je de salarisverwerking voor de laatste periode van 2021 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kun je eventuele correctieberichten die voortkomen uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2021 pas vanaf februari 2022 inzenden. Als je verwacht dat je aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2021, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2021 totdat je zeker weet dat je het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2022 gaat openen. 8. Hoe selecteer ik een autocategorie met bijtellingspercentage dat geldig is voor 2022? De tabel waaruit je in het scherm Auto van de zaak via het veld Auto categorie de categorie voor het bijtellingspercentage van de auto kiest, toont in de omschrijving het bijtellingspercentage dat zou gelden als je op dat moment een nieuwe tenaamstelling van de auto van de zaak zou registreren. De oude bijtelllingspercentages blijven geldig bij tenaamstellingen in voorgaande jaren. Slechts de omschrijving wordt aangepast op basis van de geldende regeling voor een tenaamstelling in dat jaar. Zo zie je bijvoorbeeld: in 2021 voor categorie 11 de omschrijving Waterstof- of zonnecelauto (12% miv 2021) in 2022 voor categorie 11 de omschrijving Waterstof- of zonnecelauto (16% miv 2021) in 2021 voor categorie 6 de omschrijving Zonder CO2-uitstoot (12% miv 2021) in 2022 voor categorie 6 de omschrijving Zonder CO2-uitstoot (16% miv 2021) Auto's die een tenaamstelling hebben die overeenkomt met een datum ná 1-1-2022, hebben het nieuwe bijtellingspercentage van 16%. Op basis van de juiste categorie en de datum tenaamstelling past Payroll Business het juiste bijtellingspercentage toe.  Publishing Date : 12/2/2021

Aanpassingen wet- en regelgeving Inleiding In deze Vooraankondiging vind je informatie over de aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2021 naar 2022. De meeste functionele aanpassingen zijn opgenomen in eerdere releases van Payroll Business vanaf de release van oktober. De overige functionele aanpassingen zijn beschikbaar na de januari release. Aandachtspunten In deze Vooraankondiging vind je de definitieve informatie over de aanpassingen voor de jaarovergang. Als er naderhand aanvullingen zijn op de informatie in deze Vooraankondiging, vermelden we deze in de Release notes van januari 2022. Diverse wettelijke wijzigingen voor 2022 hebben we al in oktober, november en december in Payroll Business doorgevoerd, om de jaarovergang zo makkelijk mogelijk te maken. In deze Vooraankondiging vatten we alle zaken nog eens samen, zodat je alles op een plek kunt raadplegen. Nieuwsbrief Belastingdienst Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2022 van de Belastingdienst die je kunt downloaden van www.belastingdienst.nl. Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat in 2022 omhoog naar € 4.260. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 36.649 per jaar, wordt de arbeidskorting in 2022 verminderd met 5,86% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking € 109.346  of hoger is.  Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting wordt met ingang van 1 januari 2022 verhoogd naar € 2.888. De algemenen heffingskorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Bij een jaarinkomen boven het grensbedrag € 21.317 wordt de algemene heffingskorting afgebouwd met een percentage van 5,977% en is volledig afgebouwd vanaf het inkomen € 69.398.  Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. Ouderenkorting De ouderenkorting wordt met ingang van 1 januari 2022 verhoogd naar € 1726. De ouderenkorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Deze begint bij een jaarinkomen dat meer bedraagt dan € 38.464 en is 15%. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 1.726. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. Bijzondere beloningen Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen De al bestaande tabellen voor de bijzondere beloningen zijn aangepast aan de cijfers van 2022. Jonggehandicaptenkorting De jonggehandicaptenkorting wordt met ingang van 1 januari 2022 verhoogd naar € 771. Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz. Het bedrag € 771 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de medewerker of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de eerste dag van de maand waarin hij de AOW leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan Jonggehandicaptenkorting. Hiervoor hebben wij in de referentietabel Loonheffing jonggehandicaptenkorting de bedragen van 2022 opgenomen. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Jonggehandicaptenkorting op Ja staat.  Minimumloon  De leeftijdsafhankelijke Minimum(jeugd)lonen per 1 januari 2022 zijn toegevoegd aan de referentietabel. De Minimumloon indicatie 1 = Standaard De Minimumloon indicatie 2 = Beroepsbegeleidende leerweg Voor de medewerkers van de Beroepsbegeleidende leerweg zijn afwijkende minimumlonen van toepassing.   Minimumloon indicatie Leeftijd Maandbedrag Weekbedrag Dagbedrag 1 015 517,50 119,45 23,89 1 016 595,15 137,35 27,47 1 017 681,40 157,25 31,45 1 018 862,50 199.05 39,81 1 019 1035,00 238,85 47,77 1 020 1380,00 318,50 63,70 1 021 1725,00 398,10 79,62 2 018 766,60 181,15 36,23 2 019 905,65 209,00 41,80 2 020 1060,90 244,85 48,97 Percentages en parameters Sociale Verzekeringen Maximum premieloon Het maximum premieloon is per 1 januari 2022 verhoogd naar € 59.706, was in 2021 € 58.311. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds laag Dit premiepercentage is per 1 januari 2022 gelijk gebleven op 2,70%. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds hoog Dit premiepercentage is per 1 januari 2022 gelijk gebleven op 7,70%. Basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds en opslag tot dekking kinderopvangtoeslag Dit onderdeel is vervallen. Zie verderop in deze Release notes onder Aanpassingen Payroll Business 2022, de onderwerpen Keuze Aof-premie Laag / Hoog berekenen, Premie WKO en  Aof-Uitkering. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW is per 1 januari 2022 verlaagd naar 6,70%; in 2021 was dit 7,00%. Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW is per 1 januari 2022 verlaagd naar  5,45%; in 2020 was dit 5,75%. Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW) Het percentage voor de premie PAWW is per 1 januari 2022 verlaagd  naar 0,20%; in 2021 was dit 0,40%.   Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. Pensioenwijzigingen 2022  Uniforme Pensioen Aangifte Meer pensioenfondsen stappen over op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Steeds meer pensioenfondsen maken de overstap naar de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Ook in 2022 gaat een aantal fondsen deze overstap maken. Dit houdt in dat je ook de inrichting moet wijzigen. Welke wijzigingen dat zijn, hangt af van het pensioenfonds. Eventuele wijzigingen in ondersteunende CAO's past Visma | YouServe aan. Wij zijn op dit moment druk bezig met verschillende pensioenfondsen om de nieuwe regelingen en koppelingen te testen, zodat je vanaf de januari pensioenaangifte via het UPA-bericht kunt doen. Zodra deze pensioenfondsen in 2022 via deze route moeten gaan aanleveren, nemen zij hierover contact met je op. De volgende pensioenfondsen gaan geheel of gedeeltelijk met een aantal regelingen over op UPA: TKP PME Overige wijzigingen UPA Naast de nieuwe fondsen en de wettelijke wijzigingen zijn in de Uniforme Pensioen Aangifte de volgende zaken aangepast: Partnergegevens Per 2022 hoef je geen partnergegevens aan de UPA door te geven. Deze zijn daarom niet meer zichtbaar in de bestanden.  Aanvullend geboorteverlof Als je gebruik maakt aanvullend geboorteverlof, gebeurt het doorgeven hiervan automatisch. Indicatie einde deelname Vanaf 2022 is de Indicatie einde deelname toegevoegd. Hieronder vind je uitleg over de diverse situaties. Situatie 1 - De regeling eindigt voor het bedrijf Instellingen > Referentietabellen beheer Zie ook Release notes 2021-09, onderwerp Einddatum regelinggegevens naar een pensioenuitvoerder in de UPA-aangifte. Als een regeling voor een heel bedrijf stopt, kan je in de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen een einddatum invullen het veld 7 Datum einde regelingblok. Door deze datum in te vullen wordt de einddatum aangeleverd en wordt de indicatie aangeleverd met de waarde J. Let op dat je de pensioenregeling per de volgende periode moet ontkoppelen, zodat er voor de medewerkers voor deze regeling geen berekening meer plaatsvindt.  Situatie 2 - De regeling stopt omdat de einddatum van de pensioenregeling wordt bereikt Instellingen > Referentietabellen beheer In de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (vast) of Pensioenen/fondsen benoemd (vast) is vastgelegd hoe de einde deelname aan de pensioenregeling plaatsvindt via de velden: Einde deelname Einde deelname maanden voor AOW Toets einde deelname. De datum einde deelname wordt vastgelegd in het payrollelement Einddatum deelname (pensioensoort). Deze einddatum wordt aangeleverd in de UPA in de periode waarin deze datum valt, samen met de indicatie = J (ja)  Situatie 3 - De regeling stopt om een andere reden Medewerker > Medewerker > Interfaces Aan het medewerkerscherm Periodieke interface UPA zijn 16 velden Beëindigen regelingblok 01 t/m 16 toegevoegd. Hiermee kan je voor één medewerker een regelingblok beëindigen. Als je het veld op Ja zet per een bepaalde ingangsdatum, levert Payroll Business de einddatum van de betreffende periode aan en wordt voor deze periode de indicatie op J gezet. Let op dat je de pensioenregeling per de volgende periode moet ontkoppelen, zodat er voor de medewerkers voor deze regeling geen berekening meer plaatsvindt.  Situatie 4 - Medewerker gaat uit dienst Als je de medewerker uit dienst meldt, vult Payroll Business automatisch de einddatum van het regelingblok in. In deze situatie blijft de indicatie N in de betreffende periode. Dit is conform de afspraak met de pensioenfondsen. Actie Als er sprake is van situatie 1 of 3, moet je zelf respectievelijk de Datum einde regelingblok invullen of het veld Beëindigen regelingblok op Ja zetten, zoals hierboven aangegeven.  APG Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Periodieke Interface APG Voor APG verandert er niets specifieks, behalve de wettelijke wijzigingen zoals hieronder vermeld. Aanpassingen Payroll Business 2022 Keuze Aof-premie Laag / Hoog berekenen Waarom  Per 1 januari 2022 wordt de gedifferentieerde premie voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) ingevoerd. Dat heeft de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bekendgemaakt via het Staatsblad. De hoogte van de premie hangt af van de grootte van de werkgever. Ook wijzigt de grens tussen kleine en (middel)grote werkgevers voor de premieberekening van de Werkhervattingskas (Whk). Tot 2022 was de basispremie Aof voor alle werkgevers gelijk. Voor het vaststellen van de premie Aof worden werkgevers vanaf 1 januari 2022 verdeeld in twee categorieën: Kleine werkgevers, met een loonsom tot en met 25 maal het gemiddelde premieplichtige loon per werknemer per jaar. Middelgrote en grote werkgevers (overige werkgevers), met een loonsom groter dan 25 maal het gemiddelde premieplichtige loon per werknemer per jaar. De indeling naar grootte van de werkgever voor een kalenderjaar, vindt plaats op basis van het totaal van het premieplichtige loon van de werkgever twee jaar eerder (t-2). Startende werkgever worden in de eerste twee jaar van hun bestaan aangemerkt als kleine werkgever. Volgens deze systematiek zijn namelijk nog geen loongegevens van de startende werkgever bekend. Hoe  Instellingen > Berekening > Gegevens UWV  Voor het berekenen van de juiste grondslagen en premies hebben we aan het scherm Gegevens UVW het volgende veld toegevoegd: Keuze Aof premie laag / hoog berekenen Kleine werkgever (Laag) Middelgrote / grote werkgever (Hoog) Standaard is hier de waarde Kleine werkgever (Laag) ingevuld. Actie Ben je een middelgrote of grote werkgever, vul dan in het scherm Gegevens UWV bij het veld Keuze Aof premie laag / hoog berekenen de waarde Middelgrote / grote werkgever (hoog) in. In de Afrekenmatirix zijn er aparte kolommen voor de lage en de hoge AOF-premie, deze premies moet u per 2022 apart journaliseren. Premie WKO Waarom  De kinderopvang wordt gefinancieerd door een opslag op de gedifferentieerde premie Aof. Vanaf 2022 moet de opslag apart in de loonaangifte worden vermeld in de rubriek Premie WKO. Deze opslag is geen onderdeel meer van het premiebedrag zoals is vastgelegd in de rubrieken Pemie Aof Laag, Premie Aof Hoog of Premie Aof Uitkering.  Hoe  Instellingen > Berekening > Gegevens UWV  De opslag WKO wordt berekend door het premiepercentage WKO (0,5% in 2022) toe te passen op som van de aanwas in het cumulatieve premieloon Aof Laag, Aof Hoog en Aof Uitkering. Actie Per 2022 moet je de Premie(s) WKO, zie de betreffende matrixkolom(men) apartjournaliseren. De berekening van de premie gaat vanzelf en hiervoor hoef je dus niets te doen.  Aof-Uitkering Waarom Als u naast het loon ook een uitkering betaalt aan een medewerker, dan bent u over de uitkering de hoge Aof-premie verschuldigd. In 2022 mage je het loon en de uitkering nog opgeven onder één nummer inkomstenverhouding (IKV). Daarbij moet de grondslag en de bijhorende premie voor het loon en voor de uitkering afzonderlijk via de loonaangifte worden doorgegeven: Loon: Aof laag of Aof hoog.  Uitkering: Aof uitkering Altijd hoge Aof-uitkering Over de volgende uitkeringen, toeslagen en loonbetalingen is een werkgever altijd de hoge premie Aof verschuldigd: uitkeringen op grond van de werknemersverzekeringen, WAO, WIA, ZW en WW. Dit geldt als de werkgever de uitkering namens UWV aan zijn werknemer betaalt (werkgeversbetaling) of als de werkgever dit doet als eigenrisicodrager WAZO-uitkeringen in verband met zwangerschap, bevalling, adoptie, pleegzorg en aanvullend geboorteverlof toeslagen op grond van de Toeslagenwet het loon uit een WSW-dienstbetrekking wachtgeld op grond van de oude regeling van vóór 2001 Hoe Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf laag / Aof uitkering Door de looncomponenten die je toepast voor de uitkeringen te plaatsen in de grondslag Looncomponenten AWF laag / Aof uitkering, berekent Payroll Business voor die looncomponenten de Aof Uitkering premie (hoge percentage). Actie Plaats de looncomponenten die je toepast voor de uitkeringen in de grondslag Looncomponenten AWF laag / Aof uitkering. Denk eraan dat je al deze premies ook opneemt in de journalisering. Hoe je dit doet, vind je in het aparte onderwerp Uitleg journalisering Aof-premies 2022.  Arbeidsvoorwaardenbedrag - Benefitbudget Wat Vanaf januari 2022 zijn de volgende loonaangifterubrieken vervallen: Extra periode salaris Opgebouwde recht extra periode salaris en vervangen door de nieuwe rubrieken: Opname arbeidsvoorwaardenbedra Opbouw arbeidsvoorwaarden bedrag. Als er sprake is van een vast recht valt ook de Benefitbudgetregeling onder deze nieuwe rubrieken. Hoe  Instellingen > Medewerker > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Als er sprake is van een vast recht, zet dan in het scherm Benefitbudgetregeling en/of Benefitbudget res. via werkgever het veld Vaste afspraak (Ben.budget) op Ja. Payroll Business geeft dan de reservering en opname van deze regelingen door  naar de loonaangifte in de nieuwe rubrieken.  Actie Muteer zo nodig het veld zoals hierboven beschreven; dat kan op zowel Bedrijfs/CAO niveau als op contractniveau. Code reden einde inkomstenverhouding Wat Vanaf 2022 hebben de Belastingdienst en het Uniform Pensioenfonds de code reden einde inkomstenverhouding aangepast en aan elkaar gelijk getrokken. Dit betekent dat de lijst per 2022 verandert. We hebben deze lijst per release toegevoegd, zodat eventuele uitdiensttredingen in de toekomst al zijn aangepast voor 2022 en dit in de aangifte goed wordt doorgegeven.  Wijzigingen De waarden 80 en 81 van de UPA zijn vervangen door 05 en 06. De waarde 02 die de Belastingdienst hanteerde op basis van de waarden 80 en 81 die je als klant invulde, zijn vervallen. Per 2022 hanteert de Belastingdienst ook de daadwerkelijke waarden 05 en 06, zodat daar geen enkel verschil meer in zit. Hoe  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Conversietabel Als je gebruik maakt van eigen redenen uit dienst, moet je per 2022 de conversietabel als volgt aanpassen: wijzig alle waarden die verwijzen naar 80 en/of 81 naar 05 en 06. Als je dit niet tijdig doet en er wordt bij een uitdiensttreding toch een van de codes 80 of 81 gebruikt, dan wordt de aangifte niet aangemaakt. Actie Gebruik je de waardenlijst van de Belastingdienst op Landniveau, dan hoef je niets te doen. Gebruik je de conversietabel, pas deze dan aan zoals hierboven beschreven. Denk eraan dat als je deze waardes aanlevert vanuit een ander HR-systeem, je in dat systeem ook de betreffende validatiewaarden moet aanpassen. Ga je vanaf 2022 de officiële lijst van de Belastingdienst gebruiken, dan moet je per 2022 bepaalde zaken verwijderen of uitzetten, dit doe je als volgt: Verwijder de eigen gemaakte waardenlijst. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst. Zorg ervoor dat er geen conversietabel met redenen uit dienst meer is gekoppeld. Dit doe je als volgt. Ga naar Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Interface Loonaangifte en maak het veld Conversietabel reden uitdienst leeg. Incidentele inkomstenvermindering Wat Vanaf 2022 is er een nieuwe waarde van de Incidentele inkomstenvermindering, namelijk K - Kindverlof. Deze vervangt de waarde G - aanvullend geboorteverlof, die je in 2022 niet meer mag gebruiken. Hoe  Medewerker > Medewerker > Interfaces > Loonaangifte  Als je via Loondoorbetaling bij Verlof het Aanvullend geboorteverlof registreert, legt Payroll Business deze waarde voor  je vast. Anders moet je deze waarde zelf vastleggen in het scherm Loonaangifte. Actie Leg zo nodig zelf de juiste waarde vast in het veld Incidentele inkomstenvermindering, zoals hierboven beschreven. Soort Inkomen Wat Vanaf 2022 vervallen in het veld Soort inkomen de volgende waardes: 35: nWW-vervolguitkering 54: Opname levensloop door werknemer ouder dan 61 Actie Medewerker > Medewerker > Interfaces > Loonaangifte  Als bij een medewerker een van bovenstaande waardes is vastgelegd, wijzig deze dan per 2022 naar een nog geldige waarde. Code aard arbeidsverhouding Wat Vanaf 2022 vervallen de volgende waardes: 10: Wet soc.werkvoorziening (WSW) 21: WSW beschut werk 22: WSW detachering bij reguliere werkgever 23: WSW begeleid werk 24: Participatiewet beschut werk Actie Medewerker > Medewerker > Interfaces > Loonaangifte  Als bij een medewerker een van bovenstaande waardes is vastgelegd, wijzig deze dan per 2022 naar een nog geldige waarde. Auto van de zaak - nieuwe autocategorie Zonnecelauto Waarom Vanaf 2022 wijzigen de percentages auto van de zaak voor Elektrische auto's, auto's op zonnecel en auto's op waterstof van 12% naar 16%. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak De berekende percentages van onderstaande auto's zijn aangepast. Dit kun je ook zien in de lijst van het veld Auto categorie in het scherm Auto van de zaak. 6 - Zonder CO2-uitstoot (16% - miv 2022) 11 Waterstof-of zonnecelauto (16% - miv 2022) Actie Er is geen actie nodig. Rapportages Waarom Vanwege de nieuwe Aof-premies:  Aof laag, AOF Hoog, AOF Uitkering en WKO" en het vervallen van de AOF Basis  hebben we de benodigde rapportages daarop aangepast. Hoe Rapporten > controle > Controle overzicht loonaangifte Rapporten > controle > Verzamelloonstaat We hebben per 2022 aan deze rapporten de nieuwe velden toegevoegd en de oude velden eruit verwijderd. Actie Er is geen actie nodig.  Wijzigingen in signaleringen 2022 Fouten Code 2021 Code 2022 Signaal Nieuwe Tekst 1823 1823 1823 - Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA onjuist Als het veld Soort inkomen de waarde 17, 22, 23, 24, 34, 36, 37, 42, 43, 45, 50, 52 of 55 t/m 61 heeft, dan moet het veld WAO/IVA/WGA verzekerd de waarde Nee hebben. 1824 1824 1824 - Indicatie verzekerd WW onjuist Als het veld Soort inkomen de waarde 17, 22, 23, 24, 34, 36, 37, 42, 43, 45, 50, 52 of 55 t/m 61 heeft, dan moet het veld WW verzekerd de waarde Nee hebben. 1825 1825 1825 - Indicatie verzekerd ZW onjuist Als het veld Soort inkomen de waarde 17, 22, 23, 24, 34, 36, 37, 42, 43, 45, 50, 52 of 55 t/m 61 heeft, dan moet het veld ZW verzekerd de waarde Nee hebben. 2114 2208 2208 - Bij Soort inkomen hoort SV loon 0 Als het veld Soort inkomen gelijk is aan 11, 13 of 15 en het veld Aard arbeidsverhouding is 01, 11, 21, 22, 23, 24, 82 of 83, dan moet het veld Contr. onbep./bep. tijd gevuld zijn met onbepaalde tijd of bepaalde tijd. 2102 2213 2214 - Ind. Schriftelijke overeenkomst ontbreekt Als het veld Soort inkomen gelijk is aan 11, 13 of 15 en het veld Aard arbeidsverhouding is 01, 11, 21, 22, 23, 24, 82 of 83, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Ja of Nee hebben. 2109 2214 2215 - Indc. Oproepovereenkomst ontbreekt Als het veld Soort inkomen gelijk is aan 11, 13 of 15 en het veld Aard arbeidsverhouding is 01, 11, 21, 22, 23, 24, 82 of 83, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Ja of Nee hebben. 2110 2215 2215 - Indc. Oproepovereenkomst ontbreekt Als het veld Soort inkomen gelijk is aan 11, 13 of 15 en het veld Aard arbeidsverhouding is 01, 11, 21, 22, 23, 24, 82 of 83, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Ja of Nee hebben. 1903 2218 2218 - Bij Soort inkomen 13 hoort Aard arb.verh. 01 Als het veld Soort inkomen de waarde 13 (Loon directeur NV/BV, werkn.verz.) heeft, dan moet het veld Aard arbeidsverhouding de waarde 01 (Arbeidsovereenkomst) hebben. Waarschuwingen   Publishing Date : 12/1/2021

Inleiding Payroll Business Journalisering - Aanpassingen vanwege het invoeren van de gedifferentieerde premie Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) Vanwege een wijzigingsbesluit in de Staatscourant van 14 juli 2021 wordt met ingang van het kalenderjaar 2022 een gedifferentieerde premie voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) geïntroduceerd en verandert de grens tussen kleine en (middel)grote werkgevers voor het berekenen van de premie voor de Werkhervattingskas. Twee categorieën De premiedifferentiatie voor het Aof werkt als volgt. De werkgevers worden onderscheiden in twee categorieën: Kleine werkgevers, met een loonsom tot en met 25 maal het gemiddelde premieplichtige loon per werknemer per jaar. Middelgrote en grote werkgevers (overige werkgevers), met een loonsom groter dan 25 maal het gemiddelde premieplichtige loon per werknemer per jaar. Loonaangifte In de loonaangifte worden als gevolg van bovengenoemde wijzigingen de volgende nieuwe rubrieken geïntroduceerd: aanwas van het premieloon Aof laag en de berekende premie aanwas van het premieloon Aof hoog en de berekende premie aanwas van het premieloon Aof dat hoort bij de uitkeringen, toeslagen en loonbetalingen waarover de werkgever altijd de hoge premie Aof is verschuldigd en de berekende premie opslag Wet Kinderopvang (Wko) Actie Payroll Business Instellingen > Berekening > Gegevens UWV Informatie over de actie die je moet ondernemen, vind je in de publicatie Vooraankondiging Jaarovergang 2021-2022, onderwerpen: Keuze Aof-premie Laag / Hoog berekenen Aof-uitkering En in de Release notes 2022-01 en eventuele overige berichtgeving op onze community.  Actie Payroll Business Journalisering Door het invoeren van de gedifferentieerde premie Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) moet je in de Journalisering van Payroll Business aanpassingen doorvoeren om de werkgeverslasten in relatie tot deze nieuwe wet- en regelgeving correct te kunnen journaliseren. Nieuwe matrixkolommen Vanaf 2022 worden als gevolg van de nieuwe wet- en regelgeving vier nieuwe matrixkolommen actief in Payroll Business. Deze matrixkolommen bevatten de berekeningsuitkomsten van: Aof hoog werkgever Aof laag werkgever Aof uitkering werkgever Wet kinder Opvang Aandachtspunten Als je nu al de aanpassingen wilt doorvoeren voor het nieuwe kalenderjaar 2022, zet dan de peildatum op de eerste datum van verloningsperiode 01. De vier matrixkolommen zijn namelijk pas zichtbaar vanaf die datum. Bovengenoemde matrixkolommen vervangen de huidige kolom Aof basis werkgever. Stappenplan Volg onderstaande stappen om de aanpassingen te realiseren. Stap 1 – Log in via het Youforce Portal Stap 2 – Selecteer het gebruikersprofiel voor journalisering Payroll Business Stap 3 – Ga naar Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Let op: als het scherm met boekingsdefinities leeg blijft, is de journaliseringsinrichting waarschijnlijk ingericht op klantniveau. Via het navigatiepad bovenin het scherm kun je dan opschakelen naar het klantniveau. Stap 4 – Zoek in de boekingsdefinities naar de matrixkolom Aof basis werkgever. Zijn er veel definities, dan kun je de zoekfunctie gebruiken: Ctrl+F.   Via het icoon Kopiëren   aan het eind van de geselecteerde regel kun je nu een kopie maken van de boekingsdefinitie Aof basis werkgever. Er opent een nieuw boekingsdefinitiescherm waarin je direct de wijzigingen v kunt vastleggen. Tabblad Details: selecteer in de lijst van het veld Soort matrixkolom de waarde Aof hoog werkgever. Geef de boekingsdefinitie een andere naam die de lading dekt, logischerwijs de naam van de matrixkolom. Klik eerst op Opslaan om de nieuwe boekingsdefinitie te bewaren en vervolgens op Annuleren om weer terug te gaan naar het scherm met het overzicht van alle boekingsdefinities.    Stap 5 – Herhaal stap 4 nog drie maal. Selecteer in het veld Soort matrixkolom achtereenvolgens: Aof laag werkgever Aof uitkering werkgever WKO Het resultaat zou er dan zo uit moeten zien:   Stap 6 – Ga nu via het menu naar de boekingsregels: Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsregel. Stap 7 – Via het icoon Toevoegen   rechts boven in het scherm kun je nu achtereenvolgens de twee boekingsregels (debet en credit) per boekingsdefinitie koppelen. Om goed overzicht te kunnen houden, raden we aan om hierbij dezelfde volgorde te gebruiken als bij het aanmaken van de boekingsdefinities, dus eerst Aof hoog werkgever, dan Aof laag werkgever, vervolgens Aof uitkering werkgever en als laatste WKO. Tabblad Details: Kies in de lijst van het veld Boekingsdefinitie voor Aof hoog werkgever, als je een andere naam hebt gekozen, kies je deze uiteraard. Selecteer de juiste Grootboekrekening voor de debet boeking. Let op de opties voor het toepassen van kostenplaats en/of andere criteria. Klik eerst op Opslaan om de nieuwe boekingsregel te bewaren en vervolgens op Annuleren om weer terug te gaan naar het scherm met het overzicht van alle boekingsregels.  Hieronder zie je voorbeelden van de tabbladen Details en Criteria met het resultaat van de debetboeking:     Stap 8 – Via de kopieerfunctionaliteit - icoon Kopiëren  - kan je nu de credit boeking aanmaken Hieronder zie je voorbeelden van de tabbladen Details en Criteria met het resultaat van de creditboeking:     Stap 9 – Maak achtereenvolgens zowel een debet- als creditboeking voor de boekingsdefinities Aof laag werkgever, Aof uitkering werkgever en WKO door het herhalen van Stap 7 en Stap 8. Op basis van de gegevens hierboven zou het eindresultaat er uit moeten zien zoals in het voorbeeld hieronder.    Na het uitvoeren van Stap 9 is de journalisering nu geactualiseerd voor kalenderjaar 2022.

  Aanpassingen wet- en regelgeving 2019 Inleiding In deze vooraankondiging informeren wij u over de geplande aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2018 naar 2019. De december release van Payroll Business bevat de meeste functionele aanpassingen. De overige functionele aanpassingen zijn beschikbaar na de Kerstrelease van 14 december 2018. De definitieve informatie over deze aanpassingen vindt u in deze Vooraankondiging. Als er nog aanvullingen komen op de informatie in deze Vooraankondiging, dan vermelden wij deze aanvullende informatie in de release notes van januari 2019. Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2019 van de Belastingdienst die u kunt downloaden van www.belastingdienst.nl. Algemene opmerkingen Loonaangifte Een aantal rubrieken in de loonaangifte wordt samengesteld uit een telling van standaard looncomponenten. Als u looncomponenten die ook aan de loonaangifte moeten worden aangeleverd, voorziet van een alternatieve naam voor bijvoorbeeld reiskosten of vakantiegeld, let er dan op dat u dit doet bij looncomponenten die dezelfde generieke betekenis hebben. Als dit NIET zo is, gaan de looncomponenten standaard niet mee naar de loonaangifte. Uw actie Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Selectie-eigenschappen kunt u controleren welke looncomponenten mee gaan naar de loonaangifte: zoeken op Loonaangifte. Belastingdeel heffingskortingen alleen nog voor inwoners van Nederland Algemeen De heffingskortingen binnen de loonbelasting en de inkomstenbelasting bestaan uit een belastingdeel en een premiedeel. Vanaf 1-1-2019 hebben alleen nog maar inwoners van Nederland recht op het belastingdeel van de heffingskortingen. Niet-inwoners van Nederland hebben daar geen recht meer op. Zij hebben alleen nog maar recht op het premiedeel van de heffingskortingen als ze in Nederland verzekerd zijn voor de volksverzekeringen. Voor het belastingdeel van de arbeidskorting geldt echter een uitzondering. Werknemers die inwoner zijn van onderstaande landen, hebben wel recht op het belastingdeel van de arbeidskorting: De andere lidstaten van de EU De EER-landen (IJsland, Noorwegen en Liechtenstein) De BES-eilanden (Bonaire, Sint Eustatius en Saba) Bovenstaande betekent dat er met ingang van 1-1-2019 voor het berekenen van de loonheffing onderscheid gemaakt moet worden tussen drie groepen werknemers. Werknemers die inwoner zijn van Nederland. Werknemers die inwoner zijn van een andere lidstaat van de EU, van een EER-land, Zwitserland of van de de BES-eilanden. Werknemers die inwoner zijn van een derde land, dat wil zeggen van een land dat niet valt onder 1 of 2. Vanaf 2019 gelden er voor ieder van de bovengenoemde groepen aparte loonbelastingtabellen. Er zijn dan bijvoorbeeld drie witte maandtabellen: één voor werknemers van groep 1, één voor werknemers van groep 2 en één voor werknemers van groep 3. Bepalen inwoner van Nederland of niet Een werknemer die in Nederland zijn permanente woon- of verblijfplaats heeft is inwoner van Nederland. Bij een werknemer die zowel in Nederland als in het buitenland woont of verblijft is het van belang waar zijn sociale en economische leven zich afspeelt. Als dat in Nederland is, dan is hij inwoner van Nederland. Zo niet dan is hij geen inwoner van Nederland. Indien u twijfelt, dan kunt u aan de werknemer vragen om een woonplaatsverklaring. U weet dan zeker van welk land de werknemer inwoner is. De werknemer kan deze woonplaatsverklaring aanvragen bij het belastingkantoor waaronder hij valt. Oplossing in Payroll Business - nieuw gegevenselement Woonsituatie loonheffing Medewerker > Loonheffingen Aan het scherm Loonheffingen is per 1-1-2019 het volgende gegevenselement toegevoegd: Woonsituatie loonheffing. Dit nieuwe gegevenselement is verplicht en stuurt aan dat de juiste heffingskortingen worden berekend conform de nieuwe regelgeving die vanaf 2019 geldt. Dit nieuwe gegevenselement kent de volgende drie validatiewaardes: Nederland Landenkring (ander lidstaten van de EU, een EER-land, Zwitserland of een van de BES-eilanden). Derde landen (alle landen, niet vallend onder de vorige 2 keuzes). Dit nieuwe gegevenselement krijgt als standaardwaarde de waarde Nederland. Voor al bestaande werknemers wordt dit nieuwe gegevenselement door Payroll Business automatisch gevuld op het moment dat de december release wordt uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken naar de waarde die bij het gegevenselement Woonland is vastgelegd. Als bij een werknemer voor dit nieuwe gegevenselement toch een andere waarde van toepassing is, moet u dit zelf handmatig aanpassen. Let op Het nieuwe gegevenselement Woonsituatie loonheffing heeft pas een waarde met ingang van 1-1-2019 en is vanaf die datum beschikbaar in het scherm Loonheffingen. Als u de geconverteerde waarde of standaard waarde wilt aanpassen naar een andere waarde, dan moet u dit doen in het scherm Loonheffingen en daar kiezen voor de Ingangsdatum 1-1-2019. Het wijzigingen van het Woonland kan leiden tot het aanpassen van de Woonsituatie loonheffing. Bij iedere wijziging van het woonland kijkt Payroll Business of dit overeenkomt met de woonsituatie loonheffing. Als dat niet het geval is, past het systeem de Woonsituatie loonheffing automatisch aan. Let op: het systeem past de Woonsituatie loonheffing niet aan als u dit ooit ergens in de tijd handmatig hebt aangepast.  Witte tabel van toepassing op alle herleidingsregels Door de aanpassing van enkele belastingverdragen, zijn er vanaf 1 januari 2019 witte tabellen voor alle herleidingsregels. Dit betekent dat de arbeidskorting vanaf 2019 van toepassing is op alle herleidingsregels. Dit is in de referentietabellen van Payroll Business verwerkt. Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat in 2019 omhoog naar € 3.399. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 34.060 per jaar, wordt de arbeidskorting in 2019 verminderd met 6,0% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking € 90.710 of hoger is. Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting wordt met ingang van 1 januari 2019 verhoogd naar € 2.477. De inkomensafhankelijke afbouw van de algemene heffingskorting wordt in 2019 voor inkomens vanaf het begin van de tweede tariefschijf 5,147% en het maximale bedrag van de afbouw bedraagt ook € 2.477. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. Vanaf 2019 moet deze korting apart berekend worden en wordt hij verantwoord in de volgende twee nieuwe payrollelementen. Algemene heffingskorting periode Dit payrollelement bevat het bedrag dat deze periode aan algemene heffingskorting is berekend. Algemene heffingskorting. Dit payrollelement bevat het bedrag dat tot en met deze periode aan algemene heffingskorting is berekend. Vorig jaar maakte de algemene heffingskorting nog deel uit van de overige heffingskortingen. Deze bestond naast de algemene heffingskorting ook uit de ouderenkorting. Ouderenkorting De ouderenkorting wordt met ingang van 1 januari verhoogd naar € 1.596. De ouderenkorting kent met ingang van 2019 een inkomensafhankelijke afbouw. Deze begint bij een jaarinkomen dat meer bedraagt dan € 36.783 en bedraagt 15%. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 1.596. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW gerechtigde leeftijd heeft bereikt. Vanaf 2019 moet deze korting apart berekend worden en wordt hij verantwoord in de volgende twee nieuwe payrollelementen. Ouderenkorting periode Dit payrollelement bevat het bedrag wat er deze periode aan ouderenkorting is berekend. Ouderenkorting cumulatief Dit payrollelement bevat het bedrag dat er tot en met deze periode aan ouderenkorting is berekend. Vorig jaar maakte de ouderenkorting nog deel uit van de overige heffingskortingen. Deze bestond naast de ouderenkorting ook uit de algemene heffingskorting. Wijzigingen referentietabellen Voor het berekenen van de arbeidskorting Met ingang van 1 januari 2019 is de referentietabel Loonheffing arbeidskorting vervangen door de nieuwe referentietabel Loonheffing arbeidskorting (vanaf 2019). Deze nieuwe referentietabel houdt bij het berekenen van de arbeidskorting rekening met de waarde die bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing is vastgelegd. Voor het berekenen van de algemene heffingskorting Vanaf 1 januari 2019 moet de algemene heffingskorting, inclusief de eventuele inkomensafhankelijke afbouw daarvan, afzonderlijk worden berekend. Daarom is de nieuwe referentietabel Loonheffing algemene heffingskorting toegevoegd. Deze nieuwe referentietabel houdt bij het berekenen van de algemene heffingskorting rekening met de waarde die bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing is vastgelegd. Voor het berekenen van de ouderenkorting Vanaf 1 januari 2019 moet de ouderenkorting, inclusief de eventuele inkomensafhankelijke afbouw daarvan, afzonderlijk worden berekend. Daarom is de nieuwe referentietabel Loonheffing ouderenkorting toegevoegd. Deze nieuwe referentietabel houdt bij het berekenen van de ouderenkorting rekening met de waarde die bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing is vastgelegd. Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen Met ingang van 1 januari 2019 zijn er voor medewerkers die niet in Nederland wonen twee nieuwe referentietabellen toegevoegd. Loonheffing tariefpercentages landenkring Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing de waarde Landenkring is vastgelegd en er is sprake van bijzondere beloningen. Loonheffing tariefpercentages derde landen Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing de waarde Derde landen is vastgelegd en er is sprake van bijzondere beloningen. De al bestaande tabel voor de medewerkers die in Nederland wonen, is aangepast met de cijfers van 2019. Voor het berekenen van de eindheffing Met ingang van 1 januari 2019 is er voor medewerkers die niet in Nederland wonen een nieuwe referentietabel toegevoegd. Eindheffing tariefpercentages andere landen Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing een waarde is vastgelegd die ongelijk is aan Nederland en er is sprake van eindheffing. De al bestaande tabel voor de medewerkers die in Nederland wonen, is aangepast met de cijfers voor 2019. Verouderde referentietabellen Vanaf 1 januari 2019 moeten de Algemene heffingskorting en de Ouderenkorting, inclusief de eventuele inkomensafhankelijke afbouw daarvan, afzonderlijk worden berekend. Daarom worden de volgende twee referentietabellen vanaf 2019 niet meer gebruikt bij het berekenen van de verschuldigde loonheffing: Loonheffing afbouw algemene heffingskorting Loonheffing overige kortingen Minimumloon De leeftijdsafhankelijke Minimum(jeugd)lonen per 1 januari 2019 zijn toegevoegd aan de referentietabel. De Minimumloon indicatie 1 = Standaard De Minimumloon indicatie 2 = Beroepsbegeleidende leerweg Voor de Beroepsbegeleidende leerweg medewerkers zijn afwijkende minimumlonen van toepassing. Minimumloon indicatie Leeftijd Maandbedrag Weekbedrag Dagbedrag 1 015 484,75 111,85 22,37 1 016 557,45 128,65 25,73 1 017 638,25 147,30 29,46 1 018 767,50 177,15 35,43 1 019 888,70 205,10 41,02 1 020 1131,05 261,05 52,21 1 021 1373,45 316,95 63,39 1 022 1615,80 372,90 74,58 2 015 484,75 111,85 22,37 2 016 557,45 128,65 25,73 2 017 638,25 147,30 29,46 2 018 735,20 169,65 33,93 2 019 848,30 195,75 39,15 2 020 993,70 229,35 45,87 2 021 1373,45 316,95 63,39 2 022 1615,80 372,90 74,58 Woonlandfactoren Voor landen waarmee Nederland een zorgafspraak heeft gemaakt zijn de vanaf 1 januari 2019 geldende Woonlandfactoren toegevoegd aan de referentietabel. Sectorfondsen De referentietabel Sociale Verzekeringen is uitgebreid met de in de Staatscourant 2018, nummer 60774 gepubliceerde sectorpremies per 1 januari 2019. Overige grootheden Aan de referentietabel Sociale Verzekeringen zijn ook de gewijzigde bedragen toegevoegd van onderstaande grootheden. Voor de gewijzigde bedragen hiervan, zie de publicatie in Staatscourant 2018, nummer 64901. Maximum premieloon Het maximum premieloon is per 1 januari 2019 verhoogd naar € 55.927 (was € 54.614 in 2018). Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds Dit premiepercentage is per 1 januari 2019 verhoogd naar 3,60 (was 2,85 in 2018). Basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds en opslag tot dekking kinderopvangtoeslag Het percentage voor de basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds is per 1 januari 2019 verhoogd naar 6,46 (was 6,27 in 2018).  Het percentage voor de opslag tot dekking kinderopvangtoeslag is in 2019 gehandhaafd op  0,50. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW is per 1 januari 2019 verhoogd naar  6,95 (was 6,90 in 2018). Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW is per 1 januari 2019 verhoogd naar  5,70 (was 5,65 in 2018). Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet Het percentage voor de premie PAWW is per 1 januari 2019 verhoogd naar 0,30 (was 0,20 in 2018). Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. AOW-leeftijd De verhoging van de AOW-leeftijd wordt stapsgewijs ingevoerd afhankelijk van de leeftijd. Het kabinet heeft besloten de AOW-leeftijd voor werknemers die geboren zijn tussen 1/10/1956 en 30/09/1957 en die in 2024 de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken, te handhaven op 67 jaar en 3 maanden. Het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd is geregeld volgens het schema hieronder. Geboortedatum vanaf Geboortedatum t/m AOW-gerechtigde leeftijd AOW gerechtigde leeftijd in maanden Jaar AOW leeftijd 01-01-1892 31-12-1947 65 780 <=2012 01-01-1948 30-11-1948 65 + 1 maand 781 2013 01-12-1948 31-10-1949 65 + 2 maanden 782 2014 01-11-1949 30-09-1950 65 + 3 maanden 783 2016 01-10-1950 30-06-1951 65 + 6 maanden 786 2017 01-07-1951 31-03-1952 65 + 9 maanden 789 2017 01-04-1952 31-12-1952 66 792 2018 01-01-1953 31-08-1953 66 + 4 maanden 796 2019 01-09-1953 30-04-1954 66 + 8 maanden 800 2020 01-05-1954 31-12-1954 67 804 2021 01-01-1955 30-09-1955 67 + 3 maanden 807 2022 01-10-1955 30-09-1956 67 + 3 maanden 807 2023 01-10-1956 30-09-1957 67 + 3 maanden 807 2024 Payroll Business berekent per medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd in maanden. Deze wordt getoond in het payrollelement AOW-gerechtigde leeftijd in maanden. Ook berekenen wij met welke datum de medewerker AOW-gerechtigd is. Deze wordt getoond in het gegevenselement Ingangsdatum AOW. Als de leeftijd in maanden van de medewerker aan het einde van de afrekenperiode groter is dan of gelijk aan de AOW-gerechtigde leeftijd in maanden van de medewerker, doet Payroll Business het volgende: Er wordt geen premieheffing meer berekend voor de sociale verzekeringen. Er wordt geen AOW-premie meer berekend voor de loonheffing. Er wordt geen AOW-premie meer berekend voor de eindheffing. Auto van de zaak Voor auto's zonder CO-2 uitstoot gelden vanaf 2019 nieuwe regels voor de bijtelling Voor auto's zonder CO-2 uitstoot met datum 1e tenaamstelling op of na 1 januari 2019 geldt vanaf 1 januari 2019 een verlaagde bijtelling van 4% voor zover de grondslag voor de bijtelling € 50.000 of lager is. Voor het deel van de grondslag boven € 50.000 geldt de algemene bijtelling van 22%. Voorbeeld Een werknemer krijgt een auto zonder CO-2 uitstoot. De datum 1e tenaamstelling is 1 februari 2019. De grondslag voor de bijtelling is € 80.000. Het loontijdvak is maand. De werknemer betaalt elke maand een eigen bijdrage van € 200. De bijtelling per maand is dan: ((€ 50.000 * 4%) / 12) + ((€ 30.000 * 22%) / 12) - € 200 = € 516,77. Voor auto's zonder CO-2 uitstoot met datum 1e tenaamstelling voor 1 januari 2017 waarbij de termijn van 60 maanden voorbij is, geldt vanaf 1 januari 2019 een verlaagde bijtelling van 7% voor zover de grondslag voor de bijtelling € 50.000 of lager is. Voor het deel van de grondslag boven € 50.000 geldt de algemene bijtelling van 25%. Het gaat dus om alle auto's met een datum 1e tenaamstelling in 2013 of eerder. Voor auto's met een datum 1e tenaamstelling in 2014 vervalt de termijn van 60 maanden in de loop van 2019. Na die termijn gelden voor deze auto's ook bovenstaande regels. Voorbeeld Een werknemer krijgt een auto zonder CO-2 uitstoot. De datum 1e tenaamstelling is 16 mei 2014. De grondslag voor de bijtelling is € 60.000. Het loontijdvak is maand. De werknemer betaalt elke maand een eigen bijdrage van € 50. De bijtelling per maand over januari tot en met mei 2019 is dan: ((€ 60.000 * 4%) / 12) - € 50 = € 150. De bijtelling per maand over juni tot en met december 2019 is dan: ((€ 50.000 * 7%) / 12) + ((€10.000 * 25%) / 12) - € 50 = € 450. Auto’s zonder CO2-uitstoot die in 2013 op naam zijn gesteld, hadden geen bijtelling. De periode voor dit nul-tarief was 60 maanden en is vanaf 2019 voor alle gevallen verlopen. Voor deze auto’s moest u voor de Reden geen bijtelling de waarde 0% bijtelling selecteren. Deze waarde mag vanaf 1 januari niet meer aan de Belastingdienst worden doorgegeven en als deze nog actief is moet u deze beëindigen. De berekeningen in Payroll Business zijn hierop aangepast. Hierbij is het wel van belang dat u bij de medewerker in het scherm Auto van de zaak in het veld 1e datum tenaamst auto de datum eerste tenaamstelling invult. Als u geen datum eerste tenaamstelling vastlegt, kan Payroll Business niet afleiden of het reductietarief of het standaard tarief moet worden toegepast en of er een aftopping bij de cataloguswaarde moet plaatsvinden en zal het reductiepercentage behorend bij het tarief blijvend worden toegepast. Meer informatie over de berekeningen en de nieuwe referentietabel vindt u in de Online help. Uw actie Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Leg voor de betreffende medewerkers bij 1e datum tenaamst auto de datum eerste tenaamstelling vast. Als u de datum eerste tenaamstelling niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Als u deze datum wel vastlegt, leidt Payroll Business het bijtellingspercentage ( reductietarief of standaardtarief )  af van de categorie en deze datum. Na 60 maanden vervalt het reductie tarief en geld het standaardtarief. Ook de splitsing ( alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot ) in de grondslag vindt dan plaats.  Let op Op dit moment ondersteunt Payroll Business de datum eerste toelating niet. Deze datum wijkt alleen af van de datum 1e tenaamstelling als er sprake is van een geïmporteerde auto uit het buitenland. Als dit het geval is, vult u handmatig de categorie van de auto in zodat Payroll Business het juiste percentage berekent of u vult de datum eerste toelating in bij het veld 1e datum tenaamst auto.  In de loop van 2019 gaan we ook de datum eerste toelating ondersteunen. Pensioenwijzigingen 2019 Meer pensioenfondsen stappen over op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Steeds meer pensioenfondsen maken de overstap naar de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Ook in 2019 gaan een aantal fondsen deze overstap maken. Dit houdt in dat u ook uw inrichting moet wijzigen. Welke wijzigingen dat zijn, hangt af van uw pensioenfonds. Eventuele wijzigingen in ondersteunende CAO's past Raet aan. Wij zijn op dit moment druk bezig met verschillende pensioenfondsen om de nieuwe regelingen en koppelingen te testen, zodat u vanaf de januari aangifte via het UPA-bericht kunt doen. Deze pensioenfondsen zullen hierover ook met u contact opnemen wanneer u in 2019 via deze route moet gaan aanleveren. Raet zal u eind November nader informeren. Hierbij geven wij u uitleg over de aanpassingen die u in Payroll Business moet doorvoeren om in januari te kunnen aanleveren via UPA. De volgende pensioenfondsen gaan geheel of gedeeltelijk met een aantal regelingen over op UPA: Be Frank PGB Grafische sector Kartonnage Verf- Drukinkt industrie Achmea Zorg AZL Rijn en Binnenvaart Vijf dagen betaald verlof na geboorte Per 1-1-2019 geldt een nieuwe regeling: extra betaald kraamverlof. Nu is er recht op twee dagen en per 1-1-2019 geldt het recht op betaald kraamverlof voor eenmaal het aantal werkuren per week. Geboorteverlof In de nieuwe wet heet kraamverlof voortaan geboorteverlof. De medewerker moet dit verlof opnemen binnen vier weken na de geboorte. Dit wordt nu gedaan door het opnemen van bijzonder verlof en deze manier blijft bestaan. Let op: Geboorteverlof werkt alleen voor HR Core Business en niet als u Payroll Business Only afneemt. Het Geboorteverlof hebben we vastgelegd op landniveau. Dit betekent dat als u vanaf 1-1-2019 de waardenlijst voor verlof opent, u ook het Geboorteverlof kunt selecteren. Uw actie Beheer > Inrichting >  Waardenlijst (met opschakeling) Als u zelf bij Waardenlijst met opschakeling de waarde Kraamverlof heeft toegevoegd, moet u dit zelf wijzigen in Geboorteverlof. Bij Verlofaanvraag kunt u dan in de lijst van het veld Reden verlof ook kiezen voor Geboorteverlof. Signaleringen en toekomstplannen voor foutmeldingen in de Loonaangifte Rapporten > Controle > Signaleringsverslag De afgelopen maanden hebben we veel aandacht besteed aan het toevoegen en optimaliseren van signaleringen in het Signaleringsverslag voor de Loonaangifte. Dit als gevolg van het aanscherpen van controles op geldigheid van de aangeleverde gegevens door de Belastingdienst, zie ook de publicatie hierover in de Release notes 2018-12 van december. Tevens zien we dat er veel Poort- en Terugkoppel-meldingen zijn die de Belastingdienst naar u verzendt. Het kost zowel u als ons veel tijd en energie om deze meldingen uit te zoeken en op te lossen. Om correcte gegevens naar de Belastingdienst te sturen, vinden bij Raet op twee plekken controles plaats: in de applicatie Loonaangifte via het Signaleringsverslag Vrijwel alle Poort- en Terugkoppel-meldingen worden afgevangen in onze Loonaangifte-applicatie. U heeft de verwerking dan echter al afgesloten. Daarom is het van belang de controleslag vooraf te laten plaatsvinden. In Payroll Business kunt u het overzicht Signaleringverslag opvragen voordat het genereren van de Loonaangifte-bestanden plaatsvindt. Dit doet u door het verslag op te vragen voor de categorie Loonaangifte; u moet dan eerst alle foutsignaleringen (soort = Fout) oplossen voordat u de Loonaangifte gaat genereren. Alle signaleringen uit dit rapport (Fout, Waarschuwing en Informatie) zijn beschreven in de Online help in het onderwerp Signaleringen loonaangifte. Om er voor te zorgen dat het aantal meldingen zal afnemen, is ons verzoek aan u om zoveel mogelijk naar de Fouten in het Signaleringsverslag te kijken voor de categorie Loonaangifte en deze op te lossen voordat u de loonperiode afsluit. Op weg naar minder signaleringen Wij gaan de komende tijd monitoren in hoeverre er signaleringen voor de categorie Loonaangifte met Fouten open blijven staan en nemen zo nodig hierover contact met u op. Als de meldingen van de Belastingdienst niet gaan afnemen, zal Raet de programmatuur aanpassen zodat bij openstaande fouten van de Loonaangifte u GEEN eerste verwerking van de volgende periode kunt starten: eerst moeten de signaleringen van het niveau Fout zijn opgelost. Laten we met elkaar ervoor zorgen dat het aantal meldingen flink gaat teruglopen!  Meer informatie Online help, de onderwerpen Signaleringsverslag opvragen, Signaleringen - Overzicht en Signaleringen loonaangifte. SV-dagen op de salarisspecificatie De SV-dagen staan vanaf 2019 niet meer standaard op de salarisspecificatie. Sinds 2017 is het opgeven van de SV-dagen geen vereiste van de Belastingdienst meer. Uw actie Bedrijf > Loonstrook / Salarisadministratie > Loonstrookelementen Als u de SV-dagen toch op de specificatie wilt tonen, neem dan contact op met ons Service Center.   Publishing Date : 10/1/2019

Hoe sluit ik het jaar 2018 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra u de eerste verwerking van het nieuwe jaar heeft opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kunt u geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Houd bij een aanvullende verwerking rekening met het volgende. Als de laatste periode is afgesloten, is het standaard niet meer mogelijk bepaalde gegevens te wijzigen. Welke gegevens dit zijn, ziet u in het betreffende invoerscherm. Hierin is de inhoud van deze gegevensvelden lichtgrijs. Om deze blokkade op te heffen, voert u een voorlopige aanvullende verwerking uit. Daarna kunt u het betreffende veld muteren. Dit geldt overigens niet voor alle invoervelden. Let op Een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt dat de uiterste aangiftedatum 31-01-2019 is. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2018 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, is het advies om uiterlijk 25 januari 2019 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2018 uit te voeren.  Uitleg over de manier waarop u correcties over voorgaande jaren kunt doorvoeren, vindt u verderop in dit document in het onderwerp Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen?  Let op Conform de voorschriften van de Belastingdienst moeten bepaalde verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% Regeling, ook daadwerkelijk worden verwerkt in het jaar 2018. Als u na de eerste verwerking van periode 2019-01 constateert dat er nog mutaties over 2018 moeten plaatsvinden, kunt u dit alleen doen door handmatig correcties door te voeren in de loonaangifte. Handmatige correcties voor 2018 rechtstreeks in Loonaangifte. Handmatig vervaardigen van een gecorrigeerde jaaropgave. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra u 2018 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kunt u zelf bepalen wanneer u de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat u de jaaropgave opvraagt.            Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraagt u de jaaropgaven per bedrijf aan. Zorg ervoor dat u de jaaropgaven pas afroept als u er zeker van bent dat u geen aanvullende verwerking over 2018 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Let op dat u bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven legt u vast hoe u de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat u de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als u voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen. Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kunt u in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kunt u per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteert u het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteert u ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, ziet u die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, ziet u de default inrichting die u hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als u alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kunt u het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2018, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maakt u gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden voor u de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerker niveau. Dit doet u via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat u via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven heeft aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kunt u er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kunt u op medewerker niveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Referentietabellen kunt u de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Raet ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Raet verwerkt. Wij informeren u hierover via Youforce. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kunt u zelf uitvoeren via Beheer > Inrichting > Referentietabellen.  Klik hier om de instructie voor het wijzigen van de referentietabel voor pensioenen te bekijken. Loonkostenvoordeel - Lage Inkomens Voordeel Voordat u de eerste verwerking van 2019 laat uitvoeren, moet u eerst de verloonde uren 2018 controleren, zodat de Belastingdienst het loonkostenvoordeel, zoals Lage Inkomens Voordeel (LIV) correct kan vaststellen.  U kunt de verloonde uren als volgt opvragen: Ga naar Rapporten > Controleoverzichten > Payrollelementen. Selecteer bij Salarisverwerkingen de periode 2018-12 of 2018-13 en selecteer het element Aantal verloonde uren. Klik op Rapport uitvoeren en bekijk het rapport via Mijn rapporten. In de grondslag Uren loonaangifte kunt u nakijken welke elementen in de grondslag verloonde uren zijn opgenomen. Meer informatie Zie ook het document Verloonde uren en LIV op ons portaal bij Publicaties > paneel HR Core Business of paneel Payroll Business > HR Core Business en Payroll Business - Productinformatie onder de kop Algemeen.  Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kunt u invoeren in het scherm: Bedrijf > Interfaces > Gegevens UWV. De premies ontvangt u van de Belastingdienst. Sectorrisicogroep De premie voor de sectorrisicogroep wordt door Raet ingericht. Controleer of de juiste sectorrisicogroep wordt toegepast. Als u voor 2018 een onjuiste sectorrisicogroep heeft toegepast, moet u dit nog dit jaar corrigeren. Als u gebruik maakt van een onjuiste sectorrisicogroep, kunt u een request indienen met opgave van de juiste sectorrisicogroep. De Servicedesk kan de aangegeven sectorrisiocgroep aan u beschikbaar stellen. Ook kan de Servicedesk u informeren over de manier waarop u correcties kunt verwerken. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat - scherm Loonheffingen. als Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd - scherm Loonheffingen. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage vraagt u gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen om zo te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kunt u naar vewachting vanaf februari 2019 inzenden naar de Belastingdienst. Heeft u de salarisverwerking voor de laatste periode van 2018 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kunt u eventuele correctieberichten komend uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2018 pas vanaf februari 2019 inzenden. Als u verwacht dat u aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2018, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2018 totdat u zeker weet dat u het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2019 gaat openen. Publishing Date : 10/1/2019

Hier vind je informatie over de jaarovergang van voorgaande jaren.

Dutch Algemene informatie Je vind de algemene informatie over de AVG hier. Doelbinding Deze applicatie heeft als primair doel het ondersteunen van de managers en medewerkers, maar ook professionals, in het uitvoeren van activiteiten voor een personeels- en een salarisadministratie. De salarisadministratie wordt gevoerd, zoals bedoeld in de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Deze applicatie legt geen restricties op voor het registreren van gegevens. De doelbinding kan daarom per organisatie verschillen. Gegevenssoort Doelstelling gebruik Persoonlijke gegevens als adres, bank, kinderen, contactgegevens, partner gegevens. Ondersteunen van personeelsbeheer, verlenen van personeelszorg. Arbeidsverhouding en arbeidsvoorwaardengegevens als dienstverband, locatie, functie, salaris, benefits, mobiliteitsregelingen. Zorgen voor de juiste inzetbaarheid en het behalen van organisatorische doelstellingen. Deze gegevens zijn van belang voor het uitvoeren van de optimale doorstroom binnen een organisatie. Verlofgegevens als registratie vakantie, bijzonder verlof, verlof saldo. Verlofgegevens voor de personeelsplanning, voor het effectief inzetten van personeel. Ziekmeldinggegevens als start- en hersteldatum, ziektepercentage. Gegevens voor meldingen richting ARBO-diensten of voor meldingen richting instanties als UWV. Er worden geen medische gegevens geregistreerd. Gegevens gerelateerd aan salarisverplichtingen als fiscale gegevens. Registratie voor de verplichtingen voor salarisverwerking. Gegevens voor onkostendeclaraties. Registratie om te voldoen aan de financiële verplichtingen conform cao of arbeidsovereenkomst en voor de fiscale bewaarplicht. Bewaartermijnen De bewaartermijnen van de persoonsgegevens zijn afhankelijk van de doelbinding. Voor het afhandelen van persoonsgegevens volgt deze applicatie de HR Core applicatie en Salarisapplicaties. Recht op vergetelheid Binnen de applicatie zijn geen persoonsgegevens te verwijderen, het verwijderen van gegevens wordt getriggered vanuit de HR Core applicaties van Visma | YouServe. Toets vóór het accepteren van een aanspraak op Recht op vergetelheid of het mogelijkerwijs leidt tot het schenden van de in dit kader geldende wet- en regelgeving. Er kunnen rechtsgeldige redenen zijn om persoonsgegevens te bewaren. Het verwijderen van persoonsgegevens (medewerkers en dienstverbanden) uit deze applicatie, gestart in de HR Core applicatie, kan consequenties hebben voor andere applicaties van Visma | YouServe of externe partijen. Bij het verwijderen is het van belang om een vastgestelde volgordelijkheid aan te houden. Toegang tot gegevens Deze applicatie is voor de medewerkers, managers en professional. De autorisatie is gebaseerd op toegang tot een organisatorische eenheid in combinatie met een gebruikersprofiel. Meer informatie over het verwijderen van gegevens is gepubliceerd in de help van de applicatie. De applicatie biedt een autorisatierapport dat inzicht geeft in de actuele autorisaties. Om te kunnen bekijken wie toegang heeft gehad tot welke persoonsgegevens, vindt (autorisatie)logging plaats waarvan het resultaat via rapportages centraal ter beschikking komt. Deze rapportages zijn nog niet beschikbaar. Visma | YouServe communiceert hierover via de release notes. Waar gaan persoonsgegevens naar toe? Intern Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan de volgende Visma-applicaties. HR Core Beaufort HR Core Education HR Core Business Payroll Business Talent Management Werving en Selectie Verzuim Management Youforce Portaal Personeelsdossier online In de AVG-documenten van bovengenoemde applicaties is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging. Externe partijen Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan externe partijen. Keesing voor het valideren van ID-bewijs. Intradata voor het digitaal ondertekenen van documenten. English Goal setting This application has the primary purpose of supporting the managers and employees, but also professionals, in carrying out activities for personnel and payroll administration. The salary administration is carried out as referred to in the General Government Tax Act. This application does not impose any restrictions on the registration of data. The goal binding can, therefore, differ per organization. Retention periods The retention periods of the personal data depend on the purpose limitation. For the processing of personal data, this application follows the HR Core application and Salary applications. Right to be forgotten No personal data can be deleted within the application, the removal of data is triggered by the HR Core applications. Test before accepting a claim to the Right to be forgotten or it may lead to a violation of the applicable laws and regulations. There may be valid reasons for storing personal data. The removal of personal data (employees and employment relationships) from this application, started in the HR Core application, can have consequences for other Visma | YouServe applications or external parties. When deleting, it is important to maintain a predetermined order. Access to data This application is for employees, managers, and professionals. The authorization is based on access to an organizational unit in combination with a user profile. More information about deleting data is published in the application's online help. The application offers an authorization report that provides insight into current authorizations. To be able to view who has had access to which personal data, (authorization) logging takes place whose results are made available centrally via reports. These reports are not yet available. Communication takes place via the release notes. Where do personal data go? Internal This application provides personal information to the following Visma applications. HR Core Beaufort HR Core Education HR Core Business Payroll Business Talent Management Recruitment and selection Absence management Youforce Portal Personnel file online In the AVG documents of the aforementioned applications, you can find how to handle retention periods and authorization logging. External parties This application provides personal data to external parties. Keesing for validating ID proof. Intradata for digitally signing documents. Publishing Date : 1/24/2020

Algemene informatie Je vind de algemene informatie over de AVG hier. Doelbinding Deze applicatie is direct gekoppeld aan Payroll Business en is gericht op de registratie van persoonsgegevens en de uitvoering van primaire HR-processen. Deze applicatie biedt optioneel aanvullende functionaliteiten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Basis ziekteadministratie Om te voldoen aan onder meer de Wet Verbetering Poortwachter en de wettelijke bepaling Loondoorbetalingsverplichting bij Ziekte. Verlofadministratie Om te voldoen aan de wet Wet Arbeid & Zorg (WAZO). Alle persoonsgegevens in deze applicatie dienen enkel en alleen de bovenstaande bewerkingen en doelen. Bewaartermijnen Visma | YouServe conformeert zich aan de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar. In deze applicatie conformeert Visma | YouServe zich aan de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor HR-gegevens. Recht op vergetelheid De fiscale bewaarplicht van 7 jaar prevaleert boven het recht op vergetelheid. HR-gegevens die niet noodzakelijk zijn voor het payroll proces zijn handmatig te verwijderen. Toegang tot gegevens Deze applicatie is voor professionals en is alleen toegankelijk via het Youforce Portaal. Dit vereist een certificaat. Binnen het Youforce Portaal wordt de algemene toegang tot deze applicatie geregeld. In de applicatie vindt nadere autorisatie plaats, zoals het toekennen aan een gebruikergroep en welke groep medewerkers zichtbaar is. De gebruikersinformatie wordt gebruikt voor auditdoeleinden en vermeld in mutatieverslagen. Daarnaast vindt registratie plaats van de inlogsessie van gebruikers. De applicatie biedt functionaliteit om deze inloggegevens te bekijken. Deze informatie is maximaal 2 jaar beschikbaar. Waar gaan persoonsgegevens naar toe? Intern Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan andere Visma-applicaties. Payroll Business Youforce Portal Self Service Talent Management Verzuim Management Flex Benefits Management Informatie rapportages In de AVG-documenten van bovengenoemde applicaties is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging. Externe partijen ARBO Diensten (via EDI berichtstraat).   Publishing Date: 2/28/2019

Inleiding Zoals je in de Release notes 2021-01 van Payroll Business kunt lezen is het vanaf 2021 mogelijk om de transitievergoeding automatisch te laten berekenen en uitbetalen via een tweede inkomstenverhouding. Hieronder hebben we uitgebreid beschreven hoe dit werkt.  Inhoud Het tweede contract De salarisberekening Salarisstrook, betalingen en jaaropgaaf Controlerapporten Loonaangifte, pensioenaangiftes en journalisering Self Service-formulieren en externe HR systemen - uit dienst melden Facturering 1. Het tweede contract De ingangsdatum van het tweede contract is de ingangsdatum van de laatste periode waarin de medewerker in dienst is. Je bepaalt echter zelf het uitbetaalmoment van de transitievergoeding, vóór of na uitdiensttreding, zie Instellingen > Berekening > Voorstel transitievergoeding (instellingen). Scherm Arbeidscontract De omschrijving van het tweede contract = Transitievergoeding Het Contract id is met 1 verhoogd ten opzichte van het hoofdcontract. Het contract krijgt de indicatie Nevencontract. Dit contract gebruik je alleen voor het uitbetalen van Transitievergoeding: je kunt er geen andere arbeidsvoorwaarden aan toevoegen. Van het hoofdcontract worden verder overgenomen: Bedrijf-CAO Afdeling, Vestiging, Kostenplaats Classificatiekenmerk 1 t/m 3 Alle overige zaken in het scherm Arbeidscontract zijn niet van toepassing, zoals bijvoorbeeld: Schriftelijke Arbeidsovereenkomst = NVT Dagen periode en Uren periode zijn op 0 gezet 2. De salarisberekening Bij de eerstvolgende (voorlopige) salarisberekening berekent Payroll Business - indien van toepassing - het voorstel Transitievergoeding. Om de uitbetaling mogelijk te maken, wordt het voorstel in twee periodes als mutatie weggeschreven: in de laatste periode waarin de medewerker in dienst is  in de eerste periode waarin de medewerker niet meer in dienst is  Het daadwerkelijke moment van uitbetalen. hangt af van de instellingen die je hebt vastgelegd bij Instellingen > Berekening > Voorstel transitievergoeding (instellingen) in het veld Afrekenen transitievergoeding. Het uitbetalen vindt als volgt plaats: Tegen de groene tabel ZW-verzekerd De loonheffingskorting wordt toegepast zoals dit bij de medewerker is vastgelegd. Zie eventueel Medewerker > Medewerker > Loonheffingen. Premies die de VCR-methode volgen, worden als eerste uitgerekend op medewerkerniveau, rekening houdend met cumulatieven, franchises en maxima. ZVW en ZW: premies en grondslagen worden naar rato verdeeld over beide inkomstenverhoudingen.  Alle overige sociale premies worden toegekend aan het hoofdcontract, dus aan de normale inkomstenverhouding. 3. Salarisstrook, betalingen en jaaropgaaf Salarisstrook De medewerker ziet de transitievergoeding op de salarisstrook terugkomen op een tweede pagina. Medewerkergegevens zoals, naam, adres, het totaal over te maken bedrag en het (cumulatieve) fiscale loon, worden op beide pagina's herhaald. Contractgegevens zijn op beide pagina's verschillend, bijvoorbeeld de te betalen looncomponenten, de toegepaste loonheffingstabel en het nummer inkomstenverhouding. Ook de berekening van bruto naar netto zie je per contract. Betalingen  Het totaal nettobedrag van beide contracten wordt overgemaakt, zoals vastgelegd in het scherm Overboekingen SEPA. Eventueel kunnen de bedragen zijn opgesplitst via aparte rekeningsoorten, dit is niet gewijzigd. De te betalen bedragen zijn op medewerkerniveau vastgesteld en daarom ook op beide pagina's zichtbaar. Jaaropgaaf Op de jaaropgaaf staan voortaan beide inkomstenverhoudingen in de vorm van twee kolommen. Elke kolom toont: het nummer inkomstenverhouding de bedragen die voor de betreffende inkomstenverhouding van toepassing zijn of er wel of niet sprake is van toegepaste loonheffingskorting 4. Controlerapporten Medewerker > Inkomstenverhouding Via dit menu vind je de schermen met eigenschappen van alle inkomstenverhoudingen: Loonheffingen (IKV) - alle gegevens die invloed hebben op de bruto-netto berekening   Loonaangifte (IKV) - aanvullende gegevens voor de loonaangifte Je hoeft in deze schermen in principe geen gegevens te wijzigen:  De eigenschappen van de primaire inkomstenverhouding blijf je vastleggen bij de medewerker, zoals je dat gewend bent, in het scherm Medewerker > Medewerker > Loonheffingen. De tweede inkomstenverhouding wordt automatisch afgeleid van de eerste. Specifieke gegevens zoals Aard arbeidsverhouding en Soort inkomen vult Payroll Business automatisch in. De begin- en einddatum van de inkomstenverhouding worden in principe automatisch bepaald. Ook die hoef je hier dus niet te wijzigen. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan het nodig zijn om deze te corrigeren, namelijk als er meerdere opeenvolgende correcties van de datum in dienst of datum uit dienst hebben plaatsgevonden. De loonheffingskorting wordt voor beide inkomstenverhoudingen toegepast zoals deze bij de medewerker is vastgelegd. Je kunt - indien wenselijk - hiervan afwijken bij de verschillende inkomstenverhoudingen. Eigenschappen van de tweede inkomstenverhouding: De tweede inkomstenverhouding begint tegelijk met het tweede contract, in de laatste periode waarin de medewerker nog in dienst is. De einddatum van de inkomstenverhouding voor de Transitievergoeding is in principe niet relevant voor de Belastingdienst, standaard wordt een geldigheid van twee afrekenperiodes toegepast.  Als tweede Nummer inkomstenverhouding zie je het jaartal en een volgnummer. Voorbeeld: bij indiensttreding in januari 2020 kreeg de medewerker als nummer inkomstenverhouding 2001, het tweede nummer inkomstenverhouding wordt dan 2002. De mutaties voor het tweede contract en de tweede inkomstenverhouding kun je controleren via het: Mutatieverslag - medewerker- en contractmutaties Mutatieverslag (uitgebreid) - mutaties op alle niveaus, inclusief het nieuwe niveau Inkomstenverhouding De muteerder die bij deze mutaties wordt vermeld, is de gebruiker die de mutatie heeft vastgelegd waardoor de tweede inkomstenverhouding nodig werd: dit kan bijvoorbeeld de uitdiensttreding zijn of de beslissing om het voorstel transitievergoeding te betalen.   Ook in de volgende rapporten zie je het Nummer inkomstenverhouding terug: Afrekenmatrix medewerker en werkgever Payrollelementen Individuele loonstaat, Collectieve loonstaat, Verzamelloonstaat Controleoverzicht loonaangifte Groepeerkenmerken en meerdere contracten Let op: als je in rapporten groepeerkenmerken toepast en vervolgens specifieke waarden selecteert voor bijvoorbeeld kostenplaats of afdeling, werkt dit als volgt: Alle medewerkers worden geselecteerd die één of meer contracten hebben die voldoen aan de opgegeven criteria. Van een geselecteerde medewerker zie je vervolgens altijd de informatie van alle contracten in het rapport. 5. Loonaangifte, pensioenaangiftes en journalisering Loonaangifte De tweede inkomstenverhouding wordt inclusief alle aan te geven bedragen doorgegeven aan de loonaangifte. Met ingang van release 01-2020 zijn de Bedrijfscode, de Medewerkercode en het Nummer inkomstenverhouding beter zichtbaar gemaakt, deze vind je terug in het Werknemers-ID. Pensioenaangiftes  De inkomstenverhouding voor de Transitievergoeding wordt conform de APG-voorschriften niet doorgegeven aan APG. Als je pensioengegevens aanlevert via de UPA, wordt de tweede inkomstenverhouding conform de UPA-voorschriften wel doorgegeven. Deze inkomstenverhouding wordt overigens door het pensioenfonds genegeerd, omdat er geen sprake is van pensioengevend loon. Alle overige pensioenaangiftes zijn niet aangepast: deze leveren op medewerkerniveau gegevens aan met uitsluitend pensioengevend loon. De transitievergoeding is daar geen onderdeel van, dus alleen de primaire inkomstenverhouding wordt aangeleverd. Journalisering  Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie > tabblad Looncomponenten Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsregel Nieuwe looncomponenten De arbeidsvoorwaarde Transitievergoeding levert de volgende nieuwe looncomponenten op die, als je ze gebruikt, ook geboekt moeten worden: Transitievergoeding  (Transitievergoeding) Ontslagvergoeding (Transitievergoeding) Als je al een boekingsdefinitie hebt voor de vrije looncomponent Transitievergoeding (Periode vergoeding). kun je ervoor kiezen deze twee nieuwe looncomponenten hieraan toe te voegen. Je kunt als alternatief ook een nieuwe boekingsdefinitie en boekingsregel aanmaken. Medewerkerselecties en meerdere contracten Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie > tabblad Details en tabblad Selectiecriteria Instellingen >  Selectie / Conversie > Medewerkerselectie Let op als je in de Boekingsdefinities filtert op specifieke contractkenmerken: Het selecteren van medewerkers vindt plaats op basis van het voorkomen van een specifieke waarde voor bijvoorbeeld afdeling of kostenplaats bij één van de contracten. Vervolgens wordt de boekingsdefinitie uitgevoerd voor alle contracten van de geselecteerde groep medewerkers. Als je de transitievergoeding wilt boeken op een vaste afwijkende afdeling of kostenplaats, dan kunt je het beste de vervangende waarde voor het betreffende criterium toevoegen aan de Boekingsregel. Op deze manier hoef je geen mutatie voor elke medewerker afzonderlijk vast te leggen.  Variabel rekeningnummer en meerdere contracten Instellingen > Grootboekrekening >tabblad Variabel rekeningnummer Let op als je contractgegevens gebruikt voor het samenstellen van een variabel grootboekrekeningnummer: de gegevens van het hoofdcontract worden gebruikt voor de substitutie. 6. Self Service-formulieren en externe HR systemen - uit dienst melden De elementen in het medewerkerscherm Voorstel transitievergoeding kun je ook gebruiken in Self Service-formulieren en in externe HR-systemen voor het uit dienst melden van een medewerker: Dienstverband indicatie (38) Reden uitdienst (7389) Negeer reden uit dienst (10524932) Bepalen transitievergoeding (10524794) Betalen transitievergoeding (10524820) Afwijkende transitievergoeding (10524823) Verrekenen kosten met transitievergoeding (10524762) De mutaties zie je terug in het Mutatieverslag samen met de afgeleide mutaties voor het tweede contract en de tweede inkomstenverhouding. Het niveau van deze elementen is: medewerker. Dit heeft als voordeel dat je ze kunt aanleveren vanuit externe systemen, ook als er op dat moment nog geen tweede contract is: dit wordt pas aangemaakt bij het verwerken van de mutaties in HR Core Business en Payroll Business. Beschikbaarheid nevencontract  Het tweede contract of nevencontract is niet overal zichtbaar:  Het nevencontract is niet beschikbaar in Self Service, maar je kunt via bovenstaande medewerkermutaties in Self Service het berekenen en uitbetalen van de transitievergoeding aansturen. In het scherm Snelinvoer selecteer je nog steeds de medewerker. Alle mutaties komen terecht in het normale hoofdcontract. In het scherm Proforma kun je alleen pro forma-mutaties vastleggen voor de arbeidsvoorwaarden van het hoofdcontract. Bij de berekening die volgt, worden vervolgens alleen de gegevens van het hoofdcontract betrokken, dus in het resultaat zie je een eventueel aanwezige transitievergoeding niet terug.  Bij het verwerken van externe mutaties en het importeren van csv-bestanden worden contractgegevens, zoals salaris, afdeling en contracturen automatisch in het hoofdcontract doorgevoerd.   Het nevencontract is niet beschikbaar in Verzuimmanager, Flex Benefits, Management Informatie en Operationele Data Stores. Het nevencontract word vooralsnog niet beschikbaar gesteld via de standaard API's.   7. Facturering  Het effect op de factuur die je krijgt van Visma | Raet is neutraal: Als je een factuur ontvangt op basis van Inkomstenberekeningen, tellen wij de bruto-netto berekening bij het tweede contract in de plaats van de berekening bij de tweede medewerker. Bij facturering op basis van Personeel In Loondienst wordt zowel bij de oude als de nieuwe manier van werken de medewerker slechts één keer geteld. Publishing Date : 12/23/2020