Inleiding
Zoals je in de Release notes 2021-01 van Payroll Business kunt lezen is het vanaf 2021 mogelijk om de transitievergoeding automatisch te laten berekenen en uitbetalen via een tweede inkomstenverhouding. Hieronder hebben we uitgebreid beschreven hoe dit werkt.
Inhoud
Het tweede contract
De salarisberekening
Salarisstrook, betalingen en jaaropgaaf
Controlerapporten
Loonaangifte, pensioenaangiftes en journalisering
Self Service-formulieren en externe HR systemen - uit dienst melden
Facturering
1. Het tweede contract
De ingangsdatum van het tweede contract is de ingangsdatum van de laatste periode waarin de medewerker in dienst is. Je bepaalt echter zelf het uitbetaalmoment van de transitievergoeding, vóór of na uitdiensttreding, zie Instellingen > Berekening > Voorstel transitievergoeding (instellingen).
Scherm Arbeidscontract
De omschrijving van het tweede contract = Transitievergoeding
Het Contract id is met 1 verhoogd ten opzichte van het hoofdcontract.
Het contract krijgt de indicatie Nevencontract. Dit contract gebruik je alleen voor het uitbetalen van Transitievergoeding: je kunt er geen andere arbeidsvoorwaarden aan toevoegen.
Van het hoofdcontract worden verder overgenomen:
Bedrijf-CAO
Afdeling, Vestiging, Kostenplaats
Classificatiekenmerk 1 t/m 3
Alle overige zaken in het scherm Arbeidscontract zijn niet van toepassing, zoals bijvoorbeeld:
Schriftelijke Arbeidsovereenkomst = NVT
Dagen periode en Uren periode zijn op 0 gezet
2. De salarisberekening
Bij de eerstvolgende (voorlopige) salarisberekening berekent Payroll Business - indien van toepassing - het voorstel Transitievergoeding. Om de uitbetaling mogelijk te maken, wordt het voorstel in twee periodes als mutatie weggeschreven:
in de laatste periode waarin de medewerker in dienst is
in de eerste periode waarin de medewerker niet meer in dienst is
Het daadwerkelijke moment van uitbetalen. hangt af van de instellingen die je hebt vastgelegd bij Instellingen > Berekening > Voorstel transitievergoeding (instellingen) in het veld Afrekenen transitievergoeding.
Het uitbetalen vindt als volgt plaats:
Tegen de groene tabel
ZW-verzekerd
De loonheffingskorting wordt toegepast zoals dit bij de medewerker is vastgelegd. Zie eventueel Medewerker > Medewerker > Loonheffingen.
Premies die de VCR-methode volgen, worden als eerste uitgerekend op medewerkerniveau, rekening houdend met cumulatieven, franchises en maxima.
ZVW en ZW: premies en grondslagen worden naar rato verdeeld over beide inkomstenverhoudingen.
Alle overige sociale premies worden toegekend aan het hoofdcontract, dus aan de normale inkomstenverhouding.
3. Salarisstrook, betalingen en jaaropgaaf
Salarisstrook
De medewerker ziet de transitievergoeding op de salarisstrook terugkomen op een tweede pagina.
Medewerkergegevens zoals, naam, adres, het totaal over te maken bedrag en het (cumulatieve) fiscale loon, worden op beide pagina's herhaald.
Contractgegevens zijn op beide pagina's verschillend, bijvoorbeeld de te betalen looncomponenten, de toegepaste loonheffingstabel en het nummer inkomstenverhouding. Ook de berekening van bruto naar netto zie je per contract.
Betalingen
Het totaal nettobedrag van beide contracten wordt overgemaakt, zoals vastgelegd in het scherm Overboekingen SEPA.
Eventueel kunnen de bedragen zijn opgesplitst via aparte rekeningsoorten, dit is niet gewijzigd.
De te betalen bedragen zijn op medewerkerniveau vastgesteld en daarom ook op beide pagina's zichtbaar.
Jaaropgaaf
Op de jaaropgaaf staan voortaan beide inkomstenverhoudingen in de vorm van twee kolommen. Elke kolom toont:
het nummer inkomstenverhouding
de bedragen die voor de betreffende inkomstenverhouding van toepassing zijn
of er wel of niet sprake is van toegepaste loonheffingskorting
4. Controlerapporten
Medewerker > Inkomstenverhouding
Via dit menu vind je de schermen met eigenschappen van alle inkomstenverhoudingen:
Loonheffingen (IKV) - alle gegevens die invloed hebben op de bruto-netto berekening
Loonaangifte (IKV) - aanvullende gegevens voor de loonaangifte
Je hoeft in deze schermen in principe geen gegevens te wijzigen:
De eigenschappen van de primaire inkomstenverhouding blijf je vastleggen bij de medewerker, zoals je dat gewend bent, in het scherm Medewerker > Medewerker > Loonheffingen.
De tweede inkomstenverhouding wordt automatisch afgeleid van de eerste. Specifieke gegevens zoals Aard arbeidsverhouding en Soort inkomen vult Payroll Business automatisch in.
De begin- en einddatum van de inkomstenverhouding worden in principe automatisch bepaald. Ook die hoef je hier dus niet te wijzigen. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan het nodig zijn om deze te corrigeren, namelijk als er meerdere opeenvolgende correcties van de datum in dienst of datum uit dienst hebben plaatsgevonden.
De loonheffingskorting wordt voor beide inkomstenverhoudingen toegepast zoals deze bij de medewerker is vastgelegd. Je kunt - indien wenselijk - hiervan afwijken bij de verschillende inkomstenverhoudingen.
Eigenschappen van de tweede inkomstenverhouding:
De tweede inkomstenverhouding begint tegelijk met het tweede contract, in de laatste periode waarin de medewerker nog in dienst is. De einddatum van de inkomstenverhouding voor de Transitievergoeding is in principe niet relevant voor de Belastingdienst, standaard wordt een geldigheid van twee afrekenperiodes toegepast.
Als tweede Nummer inkomstenverhouding zie je het jaartal en een volgnummer. Voorbeeld: bij indiensttreding in januari 2020 kreeg de medewerker als nummer inkomstenverhouding 2001, het tweede nummer inkomstenverhouding wordt dan 2002.
De mutaties voor het tweede contract en de tweede inkomstenverhouding kun je controleren via het:
Mutatieverslag - medewerker- en contractmutaties
Mutatieverslag (uitgebreid) - mutaties op alle niveaus, inclusief het nieuwe niveau Inkomstenverhouding
De muteerder die bij deze mutaties wordt vermeld, is de gebruiker die de mutatie heeft vastgelegd waardoor de tweede inkomstenverhouding nodig werd: dit kan bijvoorbeeld de uitdiensttreding zijn of de beslissing om het voorstel transitievergoeding te betalen.
Ook in de volgende rapporten zie je het Nummer inkomstenverhouding terug:
Afrekenmatrix medewerker en werkgever
Payrollelementen
Individuele loonstaat, Collectieve loonstaat, Verzamelloonstaat
Controleoverzicht loonaangifte
Groepeerkenmerken en meerdere contracten
Let op: als je in rapporten groepeerkenmerken toepast en vervolgens specifieke waarden selecteert voor bijvoorbeeld kostenplaats of afdeling, werkt dit als volgt:
Alle medewerkers worden geselecteerd die één of meer contracten hebben die voldoen aan de opgegeven criteria.
Van een geselecteerde medewerker zie je vervolgens altijd de informatie van alle contracten in het rapport.
5. Loonaangifte, pensioenaangiftes en journalisering
Loonaangifte
De tweede inkomstenverhouding wordt inclusief alle aan te geven bedragen doorgegeven aan de loonaangifte.
Met ingang van release 01-2020 zijn de Bedrijfscode, de Medewerkercode en het Nummer inkomstenverhouding beter zichtbaar gemaakt, deze vind je terug in het Werknemers-ID.
Pensioenaangiftes
De inkomstenverhouding voor de Transitievergoeding wordt conform de APG-voorschriften niet doorgegeven aan APG.
Als je pensioengegevens aanlevert via de UPA, wordt de tweede inkomstenverhouding conform de UPA-voorschriften wel doorgegeven. Deze inkomstenverhouding wordt overigens door het pensioenfonds genegeerd, omdat er geen sprake is van pensioengevend loon.
Alle overige pensioenaangiftes zijn niet aangepast: deze leveren op medewerkerniveau gegevens aan met uitsluitend pensioengevend loon. De transitievergoeding is daar geen onderdeel van, dus alleen de primaire inkomstenverhouding wordt aangeleverd.
Journalisering
Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie > tabblad Looncomponenten Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsregel
Nieuwe looncomponenten De arbeidsvoorwaarde Transitievergoeding levert de volgende nieuwe looncomponenten op die, als je ze gebruikt, ook geboekt moeten worden:
Transitievergoeding (Transitievergoeding)
Ontslagvergoeding (Transitievergoeding)
Als je al een boekingsdefinitie hebt voor de vrije looncomponent Transitievergoeding (Periode vergoeding). kun je ervoor kiezen deze twee nieuwe looncomponenten hieraan toe te voegen. Je kunt als alternatief ook een nieuwe boekingsdefinitie en boekingsregel aanmaken.
Medewerkerselecties en meerdere contracten
Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie > tabblad Details en tabblad Selectiecriteria Instellingen > Selectie / Conversie > Medewerkerselectie
Let op als je in de Boekingsdefinities filtert op specifieke contractkenmerken:
Het selecteren van medewerkers vindt plaats op basis van het voorkomen van een specifieke waarde voor bijvoorbeeld afdeling of kostenplaats bij één van de contracten. Vervolgens wordt de boekingsdefinitie uitgevoerd voor alle contracten van de geselecteerde groep medewerkers.
Als je de transitievergoeding wilt boeken op een vaste afwijkende afdeling of kostenplaats, dan kunt je het beste de vervangende waarde voor het betreffende criterium toevoegen aan de Boekingsregel. Op deze manier hoef je geen mutatie voor elke medewerker afzonderlijk vast te leggen.
Variabel rekeningnummer en meerdere contracten
Instellingen > Grootboekrekening >tabblad Variabel rekeningnummer
Let op als je contractgegevens gebruikt voor het samenstellen van een variabel grootboekrekeningnummer: de gegevens van het hoofdcontract worden gebruikt voor de substitutie.
6. Self Service-formulieren en externe HR systemen - uit dienst melden
De elementen in het medewerkerscherm Voorstel transitievergoeding kun je ook gebruiken in Self Service-formulieren en in externe HR-systemen voor het uit dienst melden van een medewerker:
Dienstverband indicatie (38)
Reden uitdienst (7389)
Negeer reden uit dienst (10524932)
Bepalen transitievergoeding (10524794)
Betalen transitievergoeding (10524820)
Afwijkende transitievergoeding (10524823)
Verrekenen kosten met transitievergoeding (10524762)
De mutaties zie je terug in het Mutatieverslag samen met de afgeleide mutaties voor het tweede contract en de tweede inkomstenverhouding.
Het niveau van deze elementen is: medewerker. Dit heeft als voordeel dat je ze kunt aanleveren vanuit externe systemen, ook als er op dat moment nog geen tweede contract is: dit wordt pas aangemaakt bij het verwerken van de mutaties in HR Core Business en Payroll Business.
Beschikbaarheid nevencontract
Het tweede contract of nevencontract is niet overal zichtbaar:
Het nevencontract is niet beschikbaar in Self Service, maar je kunt via bovenstaande medewerkermutaties in Self Service het berekenen en uitbetalen van de transitievergoeding aansturen.
In het scherm Snelinvoer selecteer je nog steeds de medewerker. Alle mutaties komen terecht in het normale hoofdcontract.
In het scherm Proforma kun je alleen pro forma-mutaties vastleggen voor de arbeidsvoorwaarden van het hoofdcontract. Bij de berekening die volgt, worden vervolgens alleen de gegevens van het hoofdcontract betrokken, dus in het resultaat zie je een eventueel aanwezige transitievergoeding niet terug.
Bij het verwerken van externe mutaties en het importeren van csv-bestanden worden contractgegevens, zoals salaris, afdeling en contracturen automatisch in het hoofdcontract doorgevoerd.
Het nevencontract is niet beschikbaar in Verzuimmanager, Flex Benefits, Management Informatie en Operationele Data Stores.
Het nevencontract word vooralsnog niet beschikbaar gesteld via de standaard API's.
7. Facturering
Het effect op de factuur die je krijgt van Visma | Raet is neutraal:
Als je een factuur ontvangt op basis van Inkomstenberekeningen, tellen wij de bruto-netto berekening bij het tweede contract in de plaats van de berekening bij de tweede medewerker.
Bij facturering op basis van Personeel In Loondienst wordt zowel bij de oude als de nieuwe manier van werken de medewerker slechts één keer geteld.
Publishing Date : 12/23/2020
Volledig artikel weergeven
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika