Passeli Yritys käyttövinkit

Ryhmälaskututusta käytetään samansisältöisten, kalenteriin sidottujen laskujen luontiin ryhmälaskumalleihin liitetyille asiakkaille tai asiakasryhmille. Laskut luodaan valituista ryhmälaskumalleista Laskutusajo-toiminnolla. Ryhmälaskupohjien ylläpito sekä Laskutusajo -toiminto löytyvät Laskutus -valikon Ryhmälaskutus -toiminnosta. Ryhmälaskutus aloitetaan ryhmälaskumallien luonnilla. Ryhmälaskumalli sisältää mallilaskun ja laskutustiedot. Mallilaskussa määritellään laskutettavat nimikkeet ja laskun yleistiedot. Laskutustiedoissa määritellään mallilla laskutettavat asiakkaat tai asiakasryhmät sekä laskuajojen tekemiseen tarvittavat tiedot kuten laskutuskausi- sekä laskutusperusteen voimassaoloaikaan liittyvät tiedot. Kun ryhmälaskumallit ovat kunnossa, voi laskut luoda laskutusajolla. Laskutusajossa käyttäjä luo laskut niille ajoon valittujen ryhmälaskumallien asiakkaille, joiden laskukausi päättyy ennen käyttäjän antamaa, ”Laskutetaan asti” päivää.

Maksukehotuksia on mahdollista tulostaa asiakkaille, joilla on avoinna laskuja ja laskut ovat myöhässä enemmän kuin asetuksissa annettu sallittu myöhästyminen. Asiakkaalle pitää olla myös valittuna asiakaskortistossa ”Muut tiedot” -välilehdellä maksukehotukset valinta. Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Maksukehotukset ja perintä” Tarkista laskuille annettava maksuaika ja huomautuskulut ”Asetukset” valikosta Valitse laskut, joista haluat tulostaa maksukehotuksen Paina lopuksi ”Tulosta” painiketta maksukehotuksien tulostamiseksi Maksukehtotuksista on asiakkaalle lähetettävissä tekstiviesti, maksukehotukset ohjeesta on tutustuttavissa toimintoon.

Korkolaskujen laadinta   Myöhässä saapuneiden suoritusten korot ovat vietävissä korkorekisteriin. Korkorekisteristä voidaan laatia asiakaskohtainen korkolasku.   Asiakaskortilla pitää olla valittuna ”Korkolaskut” valinta Tilanteessa, jossa laskun suoritus on ollut myöhässä ja laskulle on kertynyt korkosaatavia, voidaan korot ohjata suorituksen kirjauksissa korkorekisteriin. Suorituksen kirjausikkunassa pitää ensiksi tarkistaa suorituksen kirjauspäivä, jolloin ohjelma laskee automaattisesti myöhässä olevat päivät ja kertyneen koron. Korko lasketaan asetuksissa määritetyllä viivästyskorolla. Viivästyskorko määritellään kohdassa Laskutus ja myyntireskontra : "Asetukset"-> "Passeli Asetukset" -> "Viivästyskorko". Suorituksen kirjausikkunassa on valinta ”Vienti korkorekisteriin”, mistä korko ohjataan korkorekisteriin.          Korkorekisteriin pääsette valitsemalla Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Korkolaskut” Korkorekisteristä valitaan laskutettava asiakas ja tarkistetaan korkolaskujen yleistiedot. Painetaan lopuksi ”Laadi laskut”, jolloin korkolasku luodaan laskutukseen keskeneräiseksi laskuksi             

Myynti- ja ostotapahtumille kirjataan kirjanpidon tilinumerot. Mikäli tulosteissa on nähtävillä 6-numeroisia tilinumeroja, oletustileille ei ole määritelty kirjanpidontilejä. Ohjelmaan tulee perustaa kirjanpidon tilit ja sen jälkeen määritellä oletustileille käytettävät tilit. Mikäli käytössäsi on kirjanpito osio, suorita kirjanpidon käyttöönotto ja valitse käytettävä tilikartta kirjanpidossa. Mikäli käytössä ei ole kirjanpito-osiota, voit perustaa tilit ”Perustiedot” -valikosta ”Tililuettelon ylläpito”. Tililuettelopohja voidaan myös hakea painamalla ”Hae tilit” -painiketta. Valmiit tililuettelopohjat löytyvät ohjelman asennushakemistosta ”Tililuettelo” kansiossa. TK -alkuiset tiedostot ovat tilikartta- / tililuettelomalleja.   - Tili no -kenttään annetaan kirjanpitotilin yksilöivä tilinumero. - Selite kenttään annetaan kirjanpitotilin selkokielinen nimi, joka näkyy esim. raporteilla. - Tilityyppi vaikuttaa tililuettelon tilien tarjontajärjestykseen valittaessa kirjanpitotiliä pudotusvalikosta. - Verokäsittely kohdassa määritellään tilin käyttäytyminen arvonlisäverotuksen kannalta. - Ei käytössä -valinnalla kirjanpitotili tehdään passiiviseksi, jolloin se ei näy valintalistoissa, eikä sille voi tehdä kirjauksia - Tallennetaan annetut tiedot painamalla OK Oletustilien valinta Perustiedot valikosta valitaan ”Oletustilien ylläpito”. Valitse tilinumero sarakkeessa jokaiselle käytettävälle tilille haluttu kirjanpidontili, jolloin ohjelma tarjoaa oletuksena sitä tiliä mikä on valittuna. Paina OK -painiketta, jolloin muutokset tallentuvat

Rakennuspalveluiden ja romumyynnin myyntilaskun kirjaaminen helpottuu myyntialueiden luomisen kautta. Valitaan ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Myyntialueet” Lisätään myyntialueiden ylläpitoon uusi rivi ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja kirjataan selitteeseen laskuille tulostuva selite voimassaolevasta direktiivistä. (esim. AVL 8 C §:ään tai direktiiviin(Art. 199, Dir.2006/112/EY)) tai vastaavat tiedot romumyynnin osalta. Tallennetaan myyntialue ”OK” painikkeella Avataan Asiakaskortisto ja valitaan asiakkaan ”Muut tiedot” välilehdelle myyntialueeksi luotu ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja tarkistetaan että asiakaskortilla on annettuna asiakkaan Y-tunnus ja ALV-tunnus. Valitaan oletustilien ylläpidosta Rakennuspalveluille oletus myyntitili ja samoin romumyynnille. Valitse ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Oletustilien ylläpito” Valitse ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” myyntialueelle haluamasi kirjanpidon myyntitili, jotta myynti ohjautuu kirjanpidollisesti oikealle tilille. Nyt voit luoda laskun asiakkaalle ja laskutulosteella näkyy rakennuspalveluiden ja romumyynnin myynnissä vaaditut tiedot laskun verottomuudesta.

Ennen kuin voidaan luoda Factoring laskuja, tulee ohjelmaan perustaa käytettävä rahoitusyhtiö ja valita asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö. Rahoitusyhtiön luominen ohjelmaan Avaa perustiedot -valikosta Yrityksen yhteystiedot Mene Factoring välilehdelle Paina Factoring välilehden työkalurivin Uusi rahoitusyhtiö -painiketta Anna rahoitusyhtiön tiedot Factoring välilehdelle Paina Sopimustiedot -painiketta Anna Factoring sopimuksen yksilöintitiedot. Syötä myös ”Viitenumero” ja käytettävä ”Siirtoteksti”, joka tulostuu jokaiselle factoringlaskulle. Paina OK –painiketta tallentaaksesi tiedot Paina yrityksen yhteystiedoissa vielä OK -painiketta Valitaan asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö Avaa kortisto -valikosta Asiakaskortisto Hae asiakas jolle haluat luoda Factoring laskuja Ota asiakkaan tiedot muokkaukseen painamalla asiakaskortiston työkaluriviltä Muokkaa -painiketta tai painamalla Ctrl + E näppäinyhdistelmää Mene Muut tiedot -välilehdelle Valitse Factoring sopimus -kenttään käytettävä rahoitusyhtiö Mikäli asiakas on kotimainen, anna vielä asiakkaan Y-tunnus. Tallenna tiedot painamalla Tallenna -painiketta   Laskujen pankkitilitiedot Kun asiakkaalle on valittu Factoring sopimus, tulostuu laskulle rahoitusyhtiön pankkitilitiedot. Factoringlaskun tunnistat Laskutuksenhallinnan F-sarakkeen merkinnästä ja laskujen kirjauksessa laskutusaiheen oikealla puolella olevasta Factoringlasku -tekstistä. Factoring aineiston luonnin epäonnistuessa Jos factoringlaskut tulostuvat vain esikatseluun tai paperille niin tarkista seuraavat tiedot: Jos lasku tulostuu kahteen kertaan esikatseluun tai laskusta tulee kaksi kopiota paperisena, niin virhe on laskulla. Tarkista laskulta, että ”Toimitusaika” ja muut laskutustiedot ovat oikein. Sekä tarkista, että laskulla ei esiinny erikoismerkkejä, koska verkkolaskuaineistossa ei saa olla mukana erikoismerkkejä. Jos lasku tulostuu esikatseluun tai paperille ja haluaisitte lähettää asiakkaallenne kyseisen laskun verkkolaskuna. Tarkista asiakaskortilta, että asiakkaalle on aktivoitu ”Verkkolasku” ja verkkolaskuosoite ja välittäjän osoite on annettuna

Koontilaskulla on mahdollista yhdistää saman asiakkaan toimituksia laskulle. Mikäli asiakkaalle on järjestelmässä kaksi tai useampia toimituksia, niin asiakkaalle voidaan luoda koontilasku. Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun laadinta”. Valitaan luettelosta asiakas, jolle luodaan koontilasku ja paina OK –painiketta. Koontilaskun laadinta -ikkunassa tarkistetaan luotavan koontilaskun tiedot. Koontilaskulta on mahdollista poistaa toimituksia, mikäli niitä ei haluta vielä toimittaa. Valitaan riviosalta kyseinen lähete ja painetaan ”Poista valittu läheterivi” –painiketta. Kun koontilaskun tiedot ovat kunnossa, painetaan OK –painiketta. Ohjelma luo koontilaskun laskutukseen. Koontilasku voidaan tarvittaessa myös perua. Tällöin Koontilasku poistuu laskutuksesta ja myyntitilauksien toimitukset ovat uudelleen laskutettavissa, toimituksia ei kuitenkaan enää tällaisessa tilanteessa voi muokata, eikä tilauksen tilaa enää päivitetä. Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun peruminen”. Valitaan luettelosta koontilasku, joka halutaan perua ja painetaan OK -painiketta. Koontilasku peruuntuu ja ohjelma ilmoittaa, mitkä toimitukset ovat palautuneet ”Toimitettu” tilaan. Toimitukset voidaan laskuttaa tarvittaessa nyt uudelleen, muokkaus ei ole mahdollista eikä toimitusta kannata poistaa sillä tilauksen tilaa ei enää päivitetä.

Myyntitilaukselle luotu toimitus on siirrettävissä laskutukseen. Lähete voidaan siirtää ”Tilaustenhallinnassa” toimitukset näkymässä, tai ”Siirto laskutukseen” toiminnolla. Avaa ”Siirto laskutukseen” –toiminto. Valitse, siirretäänkö kaikki tulostetut lähetteet vai valitaanko laskutettavat lähetteet. Mikäli haluat valita laskutettavat lähetteet, niin aukeaa ikkuna, josta on valittavissa mitkä toimitukset siirretään laskutukseen. Valinnan jälkeen painetaan OK –painiketta. Ohjelma varmistaa laskujen päivämäärän muodostamisen. Tee valinta ja paina OK –painiketta. Valitut toimitukset on siirretty laskutukseen ja ne voidaan tulostaa siirron jälkeen.

 Pankkitilejä voidaan muokata ja lisätä Yrityksen yhteystiedoissa. Valitse ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Yrityksen yhteystiedot”. Valitse ”Pankkitilit” –välilehti. Valitse pankkitili, jota haluat muokata ja paina työkalurivin ”Muokkaa” –painiketta tai lisää uusi pankkitili ”Uusi pankkitili” -painikkeesta. Pankkitiliä lisätessä ohjelma kysyy erikseen "Tilinumero" sekä "IBAN" -tietoja. Jälkimmäiseen lisätään FIXX -alkuinen IBAN-muotoinen tilinumero ja "Tilinumero" -kohtaan syötetään tilinumero ilman FIXX -etuliitettä. Huomioitavaa on myös "käytä tiliä verkkolaskulla" -valinta, joka lisää (tai poistaa) tilinumeron laskusanomalle. Tallenna muutokset OK-painikkeesta.   Mikäli haluat vaihtaa pankkitiliäsi laskutulosteelle, ota pankkitili käyttöön Laskutus ja myyntireskontran valikon ”Asetukset” -> ”Lomakeasetukset” kautta. Valitse Lomakeasetuksista ”Yritystiedot” -välilehti ja syötä uuden pankkitilin tiedot niille varattuihin kenttiin. Tallenna muutokset ”Käytä” tai ”OK” -painikkeesta.   Mikäli pankkitili ei näy oikein laskutulosteella, mennään uudelleen Lomakeasetuksiin ja palautetaan oletusasetukset ikkunan vasemman alakulman "Palauta oletukset" -painikkeella. Tarkistetaan lisäksi vielä Yritystiedot-välilehden pankkitilivalinnat