We use cookies to collect information on your interaction with our website and combine this with the data you provide us to build a profile so we can show you content tailored to your interests. By accepting, you allow us to collect and process your personal informationas described here.
Käyttöönotto: Jotta Smartship osoitekortteja voit tulostaa, pitää yrityksellä olla asiointitunnukset Postin Smartship palveluun. Lisätietoja asiointitunnuksen hankinnasta löydät postin sivuilta: https://www.posti.fi/fi/yrityksille/tehosta-logistiikkaa/digitaaliset-palvelut-ja-rajapinnat/smartship Mahdollisissa ongelmissa, liittyen asiointitunnuksien hankintaan tai integraation aktivointii, auttaa postin tukipalvelu. https://www.posti.fi/fi/asiakastuki/ota-yhteytta
Posti SmartShip -integraation aktivointi ohje: https://passelilassotest.blob.core.windows.net/passeliredirect/Posti%20SmartShip% Aktivoinnissa tarvittava "Developer-di" on integraatiomoduulin kehittäjän oma. Passelin asiakkaille se on 0050019627.
Aktivoinnin jälkeen Postin Smartship palvelusta löydät sopimustunnusten ylläpidossa annettavat sopimustunnukset ja API-avain tiedot. Sopimustunnukset-välilehdellä annetaan Postilta saatu logistiikan (kirjeet/paketit) ja/tai rahdin sopimustunnus sekä tunnuksen tyyppi. API-avaimet välilehdellä annetaan tietojen tulostuksessa tarvittava tunnus ja salainen tunnus. Tunnuksia käytetään ainoastaan Smartship osoitekortit -toiminnolla luoduissa tulosteissa.
Käyttö: Smartship osoitekortit-toiminto sisältää osoitekorttien hallintanäkymän ja osoitekorttien kirjaukseen tarvittavat toiminnot. Osoitekorttien hallintanäkymässä esitetään aiemmin tehtyjen osoitekorttien tiedot. Osoitekorttien kirjausnäkymässä luodaan kotimaan logistiikan (kirjeet/paketit) ja rahdin Smartship osoitekortit. Toiminto mahdollistaa osoitekorttien tulostamisen asiakkaalle tehdyistä toimituksista tai laskusta sekä asiakaskortistosta valitulle asiakkaalle. Smartship osoitekortit-toiminto löytyy sekä myyntitilaukset että laskutus osion päänäytön tulostus valikosta. Smartship osoitekorttien tulostuksesta veloitetaan Poletteja, kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
Ryhmäalennukset toiminnolla luodaan nimikeryhmäkohtaisia alennuksia valituille asiakasryhmille.
Huomaathan mikäli asiakas kuuluu useampaan asiakasryhmään, jolle on määritelty alennus tietyn nimikeryhmän nimikkeistä, käytetään suurinta asiakkaalle myönnettyä alennusprosenttia. Alennukset annetaan prosentteina asiakkaalla sovellettavan hinnaston hinnasta. Annetut alennukset esitetään rivikohtaisesti alennus % -kentässä
Ennen ryhmäalennusten luontia tulee ohjelmaan luoda Asiakasryhmät ja asiakas tulee valita asiakasryhmään, jotta ryhmäalennukset aktivoituvat. Mikäli asiakkaille on tarkoitus antaa alennuksia vain tietyistä nimikkeistä tulee ohjelmaan luoda myös halutut nimikeryhmät.
Asiakasryhmä luodaan seuraavasti:
1.Valitse Kortistot-Asiakaskortisto-Asiakasryhmät ja luo asiakasryhmä ylläpito näkymässä
Ryhmän luonnin jälkeen Asiakas lisätään luotuun ryhmään seuraavasti:
1.Kortistot-Asiakaskortistot-Valitse Asiakaskortti jolle haluat määrittää käytettävät asiakasryhmän/ryhmät
2.Valitse muokkaa-Asiakasryhmä kentän kohdalla valitse alasvetolaatikosta ryhmä johon asiakas liitetään.
3. Jos asiakkaan tulee olla useassa ryhmässä paina alasvetolaatikon perästä löytyvää toimintokuvaketta ja valitse asiakasryhmä/ryhmät johon asiakas lisäksi halutaan liittää
Mikäli ryhmäalennuksia annetaan myös nimikeryhmäkohtaisesti tulee ohjelmaan luoda myös nimikeryhmiä ja liitetään nimikkeitä kyseiseen ryhmään.
1.Kortistot-Nimikekortistot-Nimikeryhmät-Luo Nimikeryhmät ylläpito näkymässä
Ryhmän luonnin jälkeen Nimike lisätään luotuun ryhmään seuraavasti:
1.Kortistot-Nimikekortisto-Valiste Nimikekortti jolle haluat määrittää käytettävät nimikeryhmän/ryhmät
2.Valitse muokkaa-Nimikeryhmä kentän kohdalla valitse alasvetolaatikosta ryhmä johon nimike liitetään.
3. Jos nimikkeen tulee olla useassa ryhmässä paina "Muut ryhmät" toimintokuvaketta ja valitse nimikeryhmä/ryhmät johon asiakas lisäksi halutaan liittää
Kun ryhmät on luotu ja kortit on lisätty haluttuihin ryhmiin,luodaan ryhmäalennukset Nimikekortiston kautta:
1.Kortistot-Nimikekortistot-Perustiedot-Ryhmäalennukset
2.Luodaan uusi alennushinnasto ryhmälle painamalla luonti kuvaketta
3.Valitaan Nimikeryhmä ja Asiakasryhmä joita alennus koskee
4.Määritellään ryhmää koskeva alennus% sekä onko alennus voimassa toistaiseksi vain tietyn ajanjakson
Asiakasryhmälle liitetyn asiakkaan alennukset aktivoituvat myyntitilanteissa automaattisesti käyttöön.
Ohjelmasta voidaan poistaa tarpeettomaksi jääneitä asiakas- ja nimikekortteja. Kortteja voidaan poistaa käytöstä joko yksitellen tai massapoistona. Toiminnon jälkeen kortti ei näy enää kortistossa, mutta ne eivät poistu kuitenkaan kokonaan ohjelmasta.
Yksittäisen nimike- ja asiakaskortin käytöstä poistaminen tapahtuu seuraavasti:
1. Valitse haluamasi kortisto Kuva 1 2. valitse kortistosta kortti jonka haluat poistaa
3. Valitse haluttu kortti
4. Ota kortti muokkaus tilaan
5. Ota 'Asiakas/Nimike poistettu käytöstä' valinta käyttöön
6. Tallenna
Kuva 1
Käytöstä poistetut asiakaskortit ovat nähtävillä asiakaskortisto > oikeasta yläreunasta näytä > valitse valikosta poistetut. Kuva 2.
Käytöstä poistetut nimikkeet ovat nähtävillä nimikehaussa. Kuva 3.
Kuva 2
Kuva 3
Kortistojen massapoisto tapahtuu seuraavasti:
1. Passelin työpöytä
2. Asetukset
3. Tietokantaoperaatiot
4. Kortiston massapäivitys
5. Valitkaa haluttu kortisto
6. Asettakaa Kuva 4 mukaiset asetukset, valitkaa halutut kortit ja painakaa 'Päivitä valitut kortit'
Kuva 4
Voit lähettää asiakkaallesi tekstiviestejä suoraan omasta Passeli Yrityksestäsi. Tekstiviestejä voidaan lähettää suoraan asiakaskortilta, laskutuksesta, myyntitilauksista sekä tarjouksista. Tekstiviestien avulla asiakaskokemus paranee ja saat entistä tyytyväisempiä asiakkaita. Kaikki tekstiviestipohjat ova vapaasti räätälöitävissä.
Voit lähettää viestejä myös markkinointimielessä tietyille asiakasryhmille liittyen vaikka uusiin tuotteisiin tai tarjouksiin.
Myyntitilaus tai -toimitus maksetaan kassaan Kassakuitin kirjaus-toiminnossa.
Avaa kassakuitin kirjausikkuna
Anna kassakuitille asiakas, jonka myyntitilauksen tai -toimituksen tiedot haetaan kassakuitille.
Avaa Riviosa -valikosta ”Lisää myyntitilaus kuitille” tai ”Lisää toimitus kuitille” ja valitaan listasta haluttu myyntitilaus tai -toimitus.
Myyntitilaukselta tai -toimitukselta tulevia nimiketietoja ei voida muokata, mutta voit lisätä kuitille uusia nimikkeitä
Mahdollisten lisäysten jälkeen voit kirjata kuitille maksutapahtuman
Maksusuorituksen jälkeen myyntilauksen sekä myyntitoimituksen tila päivittyy oikeaksi
Myyntitilauksen luonnissa on mahdollista valita nimikehakuikkunasta useita nimikkeitä samalla hakukerralla.
Avaa nimikehaku
Valitse nimike hakuikkunasta
Paina Ctrl -näppäin pohjaan ja valitse toinen nimike. Pidä Ctrl -näppäin pohjassa koko ajan
Kun olet valinnut haluamasi nimikkeet, paina OK -painiketta
Myyntitilauksen riviosalle tulee kaikki valitsemasi nimikkeet
Toimitus on mahdollista poistaa myyntitilaukselta tilaustenhallintaikkunassa tai toimituksen kirjausikkunan kautta. Perutun koontilaskun toimitusta ei kannata poistaa, poisto ei päivitä tilauksen tilaa avoimeksi tai osatoimitetuksi, se jää valmis -tilaan.
Avaa ”Tilaustenhallinta”
Valitse ”Näyttö” kohtaan ”Toimitukset”
Valitse toimitukset näkymässä haluttu toimitus
Paina Poista valitut toimitukset -painiketta, tai Ctrl + del näppäinyhdistelmää. Mikäli toimitus on laskutettu tilassa, sitä ei ole mahdollista poistaa
Toimituksen poistaminen ei poista myyntitilausta, vaan ainoastaan tilaukselle merkitty toimitus. Toimituksen poisto palauttaa myös nimikkeet takaisin varastoon ja myyntitilaus palautuu ”Myyntitilaus” –tilaan. Koontilaskulla ollut tilaus ei palaudu, vaan jää valmis tilaan.
Koontilaskulla on mahdollista yhdistää saman asiakkaan toimituksia laskulle. Mikäli asiakkaalle on järjestelmässä kaksi tai useampia toimituksia, niin asiakkaalle voidaan luoda koontilasku.
Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun laadinta”.
Valitaan luettelosta asiakas, jolle luodaan koontilasku ja paina OK –painiketta.
Koontilaskun laadinta -ikkunassa tarkistetaan luotavan koontilaskun tiedot. Koontilaskulta on mahdollista poistaa toimituksia, mikäli niitä ei haluta vielä toimittaa. Valitaan riviosalta kyseinen lähete ja painetaan ”Poista valittu läheterivi” –painiketta.
Kun koontilaskun tiedot ovat kunnossa, painetaan OK –painiketta.
Ohjelma luo koontilaskun laskutukseen.
Koontilasku voidaan tarvittaessa myös perua. Tällöin Koontilasku poistuu laskutuksesta ja myyntitilauksien toimitukset ovat uudelleen laskutettavissa, toimituksia ei kuitenkaan enää tällaisessa tilanteessa voi muokata, eikä tilauksen tilaa enää päivitetä.
Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun peruminen”.
Valitaan luettelosta koontilasku, joka halutaan perua ja painetaan OK -painiketta.
Koontilasku peruuntuu ja ohjelma ilmoittaa, mitkä toimitukset ovat palautuneet ”Toimitettu” tilaan.
Toimitukset voidaan laskuttaa tarvittaessa nyt uudelleen, muokkaus ei ole mahdollista eikä toimitusta kannata poistaa sillä tilauksen tilaa ei enää päivitetä.
Toimitukset tilauksille voidaan luoda ”Tilaustenhallinnan” kautta. Useankin tilauksen toimittaminen kerralla mahdollista, painettaessa Ctrl -näppäintä pohjassa ja valitaan hiirellä toitettavat tilaukset.
Avaa Tilaustenhallinta ja valitse toimitettava myyntitilaus
Valitse Tilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus”, tai paina F3 -painiketta
Mikäli luodaan toimitus, joka vastaa myyntitilausta, niin valitaan ”Toimitetaan koko tilaus”. Tällöin myyntitilaus toimitetaan, kuten on tilattu.
Myyntitilaukselle on mahdollista kirjata osatoimitus, mikäli kaikkia tilauksen tuotteita ei toimiteta kerralla.
Avaa Tilaustenhallinta ja valitse toimitettava myyntitilaus
Valitse Tilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus”, tai paina F3 -painiketta
Valitse toimitustyyppi ”Uusi toimitus (osatoimitus)”
Muuta toimituksen kirjaus-ikkunassa nimikkeiden määrä-kenttään toimitettava määrä
Tallenna muutokset ja voit tulostaa Lähetteen työkalurivin ”Tulosta” painikkeesta
Myyntitilaus voidaan asettaa ”Valmis” –tilaan, mikäli tilauksen toimittamatta olevia tuotteita ei enää toimiteta.
Avaa Tilaustenhallinta ja valitse käsiteltävä myyntitilaus
Valitse Tilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus”, tai paina F3 -painiketta
Valitse toimitustyyppi ”Toimittamattomia ei enää toimiteta”
Myyntitilauksen tila päivittyy tällöin ”Valmis” –tilaan
Myyntitilaukselle luotu toimitus on siirrettävissä laskutukseen. Lähete voidaan siirtää ”Tilaustenhallinnassa” toimitukset näkymässä, tai ”Siirto laskutukseen” toiminnolla.
Avaa ”Siirto laskutukseen” –toiminto.
Valitse, siirretäänkö kaikki tulostetut lähetteet vai valitaanko laskutettavat lähetteet.
Mikäli haluat valita laskutettavat lähetteet, niin aukeaa ikkuna, josta on valittavissa mitkä toimitukset siirretään laskutukseen. Valinnan jälkeen painetaan OK –painiketta.
Ohjelma varmistaa laskujen päivämäärän muodostamisen. Tee valinta ja paina OK –painiketta.
Valitut toimitukset on siirretty laskutukseen ja ne voidaan tulostaa siirron jälkeen.
Lähetteiden tulostaminen on mahdollista tilaustenhallinnan toimitukset näkymässä, tai Lähetteiden tulostus -toiminnossa. Käytettävä lähetten lomake voidaan valita oletuslomakkeeksi Passelin lomakeasetuksissa tai lomakkeen voi valita myös tulostuskohtaisesti tulostusikkunan lomakevalinnassa.
Avaa Tulosteet -valikosta Lähetteet tai valitse kuvakkeesta ”Lähetteiden tulostus”
Valitse listasta lähetteet, jotka haluat tulostaa
Paina OK -painiketta
Valitse tulostusikkunasta tulostuskohde ja paina OK –painiketta
Lähetteen voi tulostaa myös ilman hintatietoja. Tähän tarkoitukseen on ohjelmassa oma lomakkeensa ”Lähete ilman hintoja”. Lomake voidaan valita oletuslomakkeeksi Passelin lomakeasetuksissa tai lomakkeen voi valita myös tulostuskohtaisesti tulostusikkunan lomakevalinnassa.
Voitte valita lomakkeen oletusarvoiseksi avaamalla Myyntitilaus-osion yläpalkista ”Asetukset” – ”Lomakeasetukset”.
Tarkistakaa että lomaketyyppi on ”Lähete” ja kielivalinta on haluamanne.
Valitse ”Oletuslomake” kohtaan lomakkeeksi ”Lähete_ei_hintoja”, jolloin seuraavalla tulostuskerralla ohjelma tulostaa oletusarvoisena lähetteen ilman hintoja.
Lomakevalinnan voi tehdä myös tulostuskohtaisesti tulostuksen yhteydessä. Kun olette tulostamassa lähetteitä ja ruudulle avautuu tulostusikkuna, niin valitse Lomake kenttään ”Lähete_ei_hintoja”.
Valitse myös tulostuskohde ja tulosta painamalla ”OK” –painiketta.
Myyntitilauksen luonnissa on mahdollista valita nimikehakuikkunasta useita nimikkeitä samalla hakukerralla.
Mikäli halutaan että esim. laskutetut ja käsitellyt myyntitilaukset eivät näy enää hallintaikkunassa on mahdollista poistaa ne näkyvistä hakuehdon avulla.
Avaa tilaustenhallinta
Valitse ”Näkymä” valikosta ”Muokkaa näkymiä”
Valitse ikkunan työkaluriviltä ”Uusi hakuehto” tai ”Muokkaa valittua näkymää”
Kirjoita Näkymän yleistietoihin Nimi ja mahdollinen kuvaus ja valitse ”Uusi ehto”
Valitse ”Hakuehto” valintaan haluamasi Kenttä, Ehto ja Arvo.
Esimerkiksi, jos halutaan ”Valmis” tilassa olevat myyntitilaukset pois tilaustenhallinnan näkymästä, niin valitaan Kenttä: ”Tila”, Ehto = ”” ja Arvo: ”Valmis”. Tällöin näkymästä piiloutuu ”Valmis” –tilassa olevat myyntitilaukset.
Hakuehdon voi valita oletushakuehdoksi tai sen voi valita käyttöön tapauskohtaisesti Tilaustenhallinta –ikkunassa ”Näkymä” valinnassa.
Tarjous on siirrettävissä myyntitilauksiin tai laskutukseen tarjoustenhallinnassa, jolloin tarjouksen tiedot siirtyvät myyntitilauksen tai laskun pohjaksi.
Avaa Tarjoustenhallinta
Valitse haluttu tarjous
Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä Hyväksy valittu tarjous -painiketta, tai paina F3 painiketta näppäimistöltä
Valitse ”Myyntitilauksiin” tai ”Laskutukseen” ja paina OK
Siirron jälkeen tulee ilmoitus tulostetaanko luotu tilaus tai lasku ja kyseisen tarjouksen tila päivitetään