Passeli Yritys käyttövinkit

Kun Sähköinen allekirjoituspalvelu on saatu onnistuneesti käyttöönotettua voidaan ohjelmasta lähettää PDF-muotoisia dokumentteja allekirjoitettavaksi, tarkastella dokumenttien allekirjoituspyyntöjä ja niiden historiaa.   Löydät sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönottoon löydät ohjeen täältä.   Kun haluat lähettää dokumentin allekirjoitettavaksi Passeli Yritys ohjelmastasi,toimi näin:   1. Valitse osio valikosta toiminto "Sähköinen allekirjoitus" 2. Valitse toiminto "Lähetä uusi dokumentti" 3. Valitse Tiedosto -kohdasta lähetettävä dokumentti (lähetykseen on valittava PDF-muotoinen tiedosto, tiedoston maksimikoko on 10MT) 4. Anna Dokumentin nimi  kohdassa valitulle dokumentille oletuksena sama nimi kuin tiedostolle, mutta ilman tiedostopäätettä 5.Täytä Lähettäjä ja sähköpostiosoite (mikäli ohjelmaan kirjautunut nykyinen käyttäjä on henkilökortistossa liitetty henkilöön, tiedot tulevat oletuksena henkilökortistosta) Huom! Lähettäjä ei ole automaattisesti allekirjoittaja.     Dokumentille on määriteltävä vähintään yksi allekirjoittaja.  Kopioitaessa allekirjoittajan tietoja, kopioidaan Saateteksti sähköpostiin, Kieli, Allekirjoitus organisaationa ja Erillinen vapaamuotoinen tekstiviesti kohtien tiedot.     6. Allekirjoitettava dokumentti lähetetään allekirjoittajille painamalla Lähetä -painiketta Ohjelma ilmoittaa dokumentin lähetyksestä ja lähetyksen onnistumisesta erillisillä info-ikkunoilla     Allekirjoituspalvelu-toiminnossa voidaan hallita dokumentteja, peruuttaa lähetyksiä, päivittää lähetettyjen tilaa, tarkastella dokumentteja ja katsoa allekirjoitusten tilaa ym. Alla olevassa kuvassa näemme yllä lähetetystä dokumentista lisätietoja mm. tilan,lähetyspäivän,dokumentin nimen jne.       Kun dokumentti on allekirjoitettu allekirjoittajan toimesta toimitetaan allekirjoituksen pyytäjälle viesti jossa ilmoitetaan että allekirjoitus on suoritettu. Liitteenä viestissä on allekirjoitettu dokumentti. Allekirjoitetussa dokumentissa on merkinnät allekirjoituksesta, allekirjoituksen tarkistuskoodi ja allekirjoittajan tiedot. Lisäksi on linkin tiedot, josta on avattavissa dokumenttien tarkastelu ja allekirjoituspalvelun sivusto.     Kaikkien pyydettyjen allekirjoittajien suoritettua allekirjoitukset, tulee allekirjoitusta pyytäneelle siitä viesti otsikolla Kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet dokumentin [dokumentin nimi].       Sähköinen allekirjoitus allekirjoittajan näkökulmasta:   Dokumentin allekirjoittaja saa sähköpostiinsa viestin otsikolla Kutsu allekirjoittamaan asiakirjan     Viestissä on salasana jota tarvitaan dokumentin näkemiseksi. Viestin linkistä avataan Visma Sign sivusto jonne viestissä oleva salasana annetaan. Visma Sign sivustolla asiakirjan saa auki painamalla "Avaa asiakirja" jolloin päästään tarkastelemaan allekirjoitettavaa dokumenttia.   Allekirjoituksen suorittamiseksi tunnistaudutaan verkkopankkitunnuksin tai mobiilivarmenteella. Tunnistautuminen käynnistyy  kun painetaan "Siirry tunnistautumaan" -painikkeesta.  Tunnistautumisessa on annettava ensin tunnistautujan henkilötunnus ja sen jälkeen valitaan tunnistautumisen tapa.   Tunnistautumisen jälkeen dokumentti avautuu allekirjoitus sivuun ja dokumentti on allekirjoitettavissa.  Allekirjoitus suoritetaan Allekirjoita asiakirja -painikkeesta. Allekirjoituksen jälkeen dokumentilla on allekirjoituksesta merkinnät. Allekirjoitusta pyytäneelle taholle lähtee automaattisesti viesti allekirjoituksen suorittamisesta.

 Tuote tai palvelukortiston voi tuoda Passeliin massana. Ohessa tarkempi ohjeistus nimikkeiden tuontiin .   Nimikkeet tulee olla excelissä omissa sarakkeissaan. Tässä esimerkissä excelissä on omissa sarakkeissaan Nimikekoodi,Nimikkeen nimi,Myyntihinta ja Ostohinta. Sarakkeilla ei saa olla otsikointia.     Kun excel on rakennettu valmiiksi tallennetaan se "Tallenna nimellä" -vaihtoehdolla txt-muotoon valitsemalla Teksti (sarkainerotin).       Tämän jälkeen luodaan Passelissa tallennettua txt-tiedostoa vastaava profiili. Valitaan Passelista Varastokirjanpito-osiosta "Kortistot"- "Nimikkeiden päivitys text-tiedostosta".     Uusi tuonti profiili luodaan nuolen osoittamasta painikkeesta (kts. alla oleva kuva)                           Nimetään profiili ja valitaan ”Tiedoston muoto” kohtaan ”Merkkierottelu”. Valitaan Välimerkiksi <TAB>  Valitaan ”Tiedoston kentät” kohtaan ne kentät mitä excel-tiedostossakin on sarakkeittain. Valitaan ne siinä järjestyksessä kuin excelissä ne on luettuna vasemmalta oikealle eli esimerkissämme ”Koodi” , ”Nimike” , ”Myyntihinta” ja ”Ostohinta”. Tallennetaan profiili.   Valitaan perusikkunassa profiili käyttöön. Valitaan kyseinen TXT-tiedosto ”Tuontitiedosto” kenttään. ”Päivitystapa” Lisätään kortistoon kaikki puuttuvat nimikkeet luo nimikekortistoon kaikki ne nimikkeet joiden nimikekoodi ei ole käytössä. Eli nimikekoodi pitää olla yksilöllinen. ”Kokeilu” painikkeesta näette että tulevatko tiedot oikeisiin kenttiin.                          "Kokeilu" toiminnossa kuvan mukaisesti nähdään että tiedot ovat oikeissa kentissä. Kokeilu suljetaan "Sulje" painikkeesta ja perusikkunassa voidaan painaa "Aloita" niin tuontitoiminto aloitetan.     Kun tuonti on suoritettu loppuun ja nimikkeet on lisätty onnistuneesti kortistoon saat seuraavan ilmoituksen: