Passeli Yritys käyttövinkit

Allekirjoitusvarmenteiden muodostus on pankkikohtainen. Huolehdi, että Passeli ohjelmasi on päivitetty uusimpaan versioon ennen allekirjoitusvarmenteen muodostusta. Yleisesti varmenne muodostetaan siirtoavaimien kautta, mutta on myös mahdollista, että varmenne muodostetaan pankin omassa järjestelmässä. Siirtoavain muodostuu yleensä kahdesta osasta, jotka pankki toimittaa postitse, sähköpostilla ja/tai tekstiviestillä. Yleinen tapa allekirjoitusvarmenteen muodostukseen Kun palveluprofiilin muut tiedot on syötetty sopimuksen mukaisesti asennetaan allekirjoitusvarmenne Palveluvarmenteet –välilehdellä Valitaan Allekirjoitusvarmenne kohdasta “Luo/Uusi varmenteet” Ruudulle avautuu ikkuna, johon voitte syöttää pankilta saamanne siirtoavaimet / Pin-koodit Jos siirtoavaimen syötön jälkeen ei tule virheilmoitusta, mutta Allekirjoitus-varmenteen tila on edelleen “Tuntematon” niin allekirjoitusvarmenne haetaan tietokoneen varmennesäiliöstä. Klikkaa hiirellä Palveluvarmenteet -välilehden allekirjoitusvarmenteen riviltä “Tuo” -painiketta. Valitse avautuvasta ikkunasta “Valitse tietokoneen varmennesäiliöstä” -vaihtoehtoa. Seuraavaan ikkunaan listautuu koneellasi olevat henkilökohtaiset varmenteet. Valitse sieltä varmenne, joka viittaa Web Service sopimukseesi. Nyt varmenne pitäisi olla tilassa “Voimassa” ja voitte tallentaa palveluprofiilin. Allekirjoitusvarmenteen haku tiedostosta Avaa palveluprofiilin Palveluvarmenteet -välilehti ja valitse Allekirjoitusvarmenteen riviltä “Tuo”. Ruudulle avautuu ikkuna, josta voitte valita vaihtoehdon “Avaa tiedostosta”. Valitse “Selaa” ja etsi tietokoneeltasi allekirjoitusvarmenteen tiedosto. Huomioi, että esimerkiksi Nordealla tiedostomuoto on P12 , jolloin varmennetiedoston haussa pitää valita Tiedostotyypiksi “P12 tiedostot”. Normaalisti varmennetiedostot ovat muotoa PFX, joka on oletusarvoinen tiedostomuoto hakuikkunassa. Kun tiedosto on valittu, pyytää Passeli vielä syöttämään salasanan, joka on syötetty varmennetiedoston muodostuksen yhteydessä. Syötä salasana ja paina lopuksi “Avaa” , jolloin allekirjoitusvarmenne pitäisi olla tilassa “Voimassa”.

Mikäli ohjelmassa ei ole valmiina kululajia, voidaan uusia kululajeja luoda joko kopioimalla olemassa olevan kululajin tiedot uuden pohjaksi tai tekemällä kokonaan uusi kululaji. Luodaan kululaji kopioimalla Avaa ”Perustiedot” -valikko ja valitse ”Kululajit” Valitse kululaji, jonka tiedot kopioidaan uuden kululajin pohjaksi Paina työkaluriviltä ”Kopio” -painiketta Anna kululajille puuttuvat tiedot ja tarkista että kopioidut tiedot ovat oikein Tallenna kululaji työkalurivin ”Tallenna” -painikkeella Luodaan uusi kululaji Avaa ”Perustiedot” -valikko ja valitse ”Kululajit” Paina työkaluriviltä ”Uusi” -painiketta Anna kululajille tarvittavat tiedot Tallenna kululaji työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella

Matkalaskujen maksu -toiminnossa voidaan hyväksytty-tilassa olevista matkalaskuista luoda maksuaineisto tai kuitata matkalaskut maksetuiksi. Matkalaskujen maksetuksi kuittaaminen Avaa Matkalasku –osiosta ”Matkalaskujen maksu” Oletuksena kaikki maksamattomat matkalaskut ovat valittuna Tarkista että tiedot ovat oikein Merkitään valitut matkalaskut maksetuiksi ”Kuittaa maksetuksi” -painikkeesta Tällöin matkalaskut maksetaan manuaalisesti pankin järjestelmistä Pankkiaineiston muodostaminen Avaa Matkalasku –osiosta ”Matkalaskujen maksu” Oletuksena kaikki maksamattomat matkalaskut ovat valittuna Syötä Palvelutunnus –kenttään Pankilta saamasi palvelutunnus. Palvelutunnus on yleensä sama kuin yrityksen Y-Tunnus. Määritä Hakemistopolku –kenttään polku johon maksuaineisto halutaan tallentaa. Aloita aineiston luominen ”Luo aineisto” -painikkeesta Kuitataan aineiston luominen ”OK” -painikkeella Suljetaan ”Matkalaskujen maksu” ja lähetetään luotu aineisto pankkiyhteysohjelmallasi pankkiin

Matkalaskun kirjaus Matkalaskut kirjataan ”Uusi matkalasku” -toiminnossa Valitse matkalaskun tyyppi Valitse kirjauspäivä ja henkilö Valitse pankkitili tai anna haluamasi tilinumero Anna matkalaskun selite Valitse oikea välilehti riviosan yläpuolelta: ”Päivärahat”, ”Kilometrikorvaukset” tai ”Muut kulut” Kirjaa matkakulut riviosan sarakkeille Valitse oikea kululaji kirjausapuikkunan Kululaji –välilehdeltä ja anna muut tarvittavat tiedot Kun matkalasku on valmis, tallenna matkalasku työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella Matkalaskun hyväksyminen Matkalaskujen pitää olla hyväksyttyjä ennen kuin ne voidaan kuitata maksetuiksi tai niistä voidaan muodostaa maksuaineisto. Avaa ”Matkalaskujen hallinta” Valitse aktiiviseksi matkalasku, jonka haluat hyväksyä ja avataan se kirjausikkunaan Paina kirjausikkunan työkalurivin ”Hyväksy maksuun” –painike ja sulje matkalasku   Matkalaskun tulostus Matkalaskun on oltava hyväksytty tai maksettu tilassa, jotta sen voi tulostaa. Valitse ”Asetukset” -valikosta ”Lomakeasetukset” ja merkitse, haluatko tulostaa matkalaskuille myös lisätiedot. Lisätiedot saat valitsemalla ”Tulostetaan lisätieto”. Valitse ”Matkalaskujen tulostus” toiminto Voit valita tulostettavaksi kaikki tulostamatta olevat matkalaskut tai voit myös itse valita mitkä matkalaskut tulostetaan Jos valitset itse tulostettavat matkalaskut, voit valita useita matkalaskuja näppäimistön ”CTRL” –näppäin pohjassa Kun olet valinnut matkalaskut aktiivisiksi niin tulosta laskut ”OK” –painikkeella

Henkilö pitää olla perustettuna ennen kuin matkalasku luodaan. Mikäli henkilö on perustettu jo aiemmin henkilökortistoon, niin sitä ei tarvitse perustaa uudelleen. Valitse yläpalkin valikosta ”Perustiedot” – ”Henkilökortisto” Paina työkaluriviltä ”Uusi henkilö” –painiketta tai etsi jo perustettu henkilö kortistosta Anna henkilötiedot oikeisiin kenttiin tai tarkista, että henkilötiedot on oikein Valitse Henkilörooliksi ”Matkustaja” ja syötä tarvittaessa ”Pankkitilit” välilehdelle henkilön pankkitili Paina työkaluriviltä ”Tallenna” -painiketta

Ohjeessa käydään läpi, kuinka Passeli yritys ohjelmistossa muutetaan palkansaajan palkkatietoja sekä verokortin tallennus ja haku verottajan rajapintaa pitkin.   Palkkatietojen muutos henkilökortistolle: Mikäli palkansaajan palkkatiedot muuttuvat, palkansaajalle luodaan uudet palkkatiedot ja määritellään tietojen alkamispäivämäärä. Avaa Perustiedot valikosta Henkilökortisto ja etsi muutettava Henkilökortti Siirry Työsuhteet -välilehdelle Siirry Palkkatiedot -välilehdelle Valitse Henkilökortti muokkaus tilaan painamalla työkalurivin Muokkaa -painiketta Paina palkkatiedot välilehden työkaluriviltä Luo uusi palkkarivi -painiketta Valitse Tunnus ja anna hinta/prosentti sekä alkaen päivämäärä. Alkaen päivämäärä luo vanhalle tunnukselle päättymispäivämäärän automaattisesti. Uusi palkkatieto on käytössä alkaen päivästä lähtien. Tallenna henkilön tiedot Tallenna –painikkeesta   Palkansaajan uusien verotietojen kirjaaminen: Mikäli palkansaaja toimittaa uuden verokortin tai haluaa korottaa veroprosenttiaan, palkansaajalle luodaan uudet verotiedot ja määritellään tietojen alkamispäivämäärä.   Avaa Perustiedot valikosta Henkilökortisto ja etsi muutettava Henkilökortti Siirry Työsuhteet -välilehdelle Siirry Verotiedot -välilehdelle Valitse Henkilökortti muokkaus -tilaan painamalla työkalurivin Muokkaa -painiketta Paina verotiedot välilehden työkaluriviltä Uudet verotiedot -painiketta. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi Anna uudet verotiedot ja tarkista että ”Voimassa alkaen” päivämäärä on oikein Tallenna henkilön tiedot Tallenna –painikkeesta   Verokorttien nouto VeroAPI:sta: Verokorttien nouto onnistuu suoraan verottajan rajapintaa pitkin suoraan ohjelmaan henkilön verotiedot välilehdelle.   Avaa Perustiedot valikosta Henkilökortisto ja etsi muutettava Henkilökortti Siirry Työsuhteet -välilehdelle Siirry Verotiedot -välilehdelle Valitse Henkilökortti muokkaus -tilaan painamalla työkalurivin Muokkaa -painiketta Paina verotiedot välilehden työkaluriviltä Hae uudet verokorttitiedot verottajalta -painiketta. Ohjelma kysyy päivämäärää mistä alkaen uutta verokorttia on tarkoitus käyttää palkanlaskennassa, valitse päivämäärä ja paina Hae verokortti -painiketta. Tallenna henkilön tiedot Tallenna –painikkeesta Täältä löydät ohjeen, kuinka hakea verokortit rajapintaapitkin massana, kaikille aktiivisille henkilökorteille VeroAPI:sta samalla kertaa:  https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Verokorttien-suorasiirto-Passeli-ohjelmaan-Vero-API-sta/ta-p/542346

Vakiopalkkojen luonti: Vakiopalkat -toiminnossa voidaan muodostaa aktiiviseen laskentaryhmään kuuluvien palkansaajien palkkatapahtumat aktiiviselle palkkakaudelle, mikäli palkansaajille on annettu palkansaajatiedoissa vakiopalkkatiedot. Jos palkansaajalle on jo kirjattu palkkatapahtumia, ohjelma lisää vakiopalkkatapahtumat palkansaajan palkkalaskelmalle. Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Vakiopalkat” Aloita vakiopalkkojen luonti ”Luo palkat” -painikkeesta Kuitataan vakiopalkat luoduiksi ”OK” –painikkeella   Palkkatapahtumien lisäys: Palkkatapahtuman lisäyksellä voidaan lisätä palkkatapahtuma yhdelle tai useammalle aktiiviseen laskentaryhmään kuuluville palkansaajille, joiden työsuhde on voimassa aktiivisella palkkakaudella.     Palkkatapahtuma lisätään aina aktiiviselle palkkakaudelle. Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Palkkatapahtumien lisäys” Valitse palkansaajat, joilla palkkatapahtuma lisätään Valitse palkkalaji, joka lisätään valituille palkansaajille Anna palkkatapahtumalle tarvittavat tiedot Lisää palkkatapahtumat valituille palkansaajille ”Lisää” -painikkeesta Kuitataan palkkatapahtumien lisäys ”OK” –painikkeella   Palkkatapahtumien hyväksyntä: Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä -toiminnossa suoritetaan aktiivisen laskentaryhmän aktiiviselle palkkakaudelle kirjattujen palkkalaskelmien hyväksyntä. Palkkalaskelmien verot ja vähennykset pitää olla laskettu ennen kuin palkkalaskelmat voidaan hyväksyä. Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä” Aloita Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä ”Hyväksy” -painikkeesta Kuitataan Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä ”OK” -painikkeella Suljetaan Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä   Palkan maksu, kuittaus maksetuksi tai pankkiin toimitettavan maksuaineiston luonti Palkan maksu -toiminnossa voidaan luoda aktiivisen laskentaryhmän aktiiviselle palkkakaudelle kirjatuista palkkalaskelmista maksuaineisto tai kuitata palkkalaskelmat maksetuiksi. Palkkakauden palkkalaskelmat pitää olla hyväksyttyjä, jotta palkat voidaan maksaa. Palkkalaskelmien kuittaaminen maksetuiksi (mikäli ei luoda pankkiaineistoa, vaan maksetaan palkat muulla tavalla) Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkan maksu” Oletuksena kaikki maksettavat palkkalaskelmat ovat valittuna ja voit halutessasi myös valita vain tietyt palkat maksetuksi. Tarkista että tiedot ovat oikein Merkitään valitut palkkalaskelmat maksetuiksi ”Kuittaa maksetuiksi” -painikkeesta Kuitataan toiminto ”OK” –painikkeella ja suljetaan ”Palkan maksu”   Pankkiaineiston muodostaminen: Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkan maksu” Oletuksena kaikki maksettavat palkkalaskelmat ovat valittuna ja voit halutessasi myös valita vain tietyt palkat maksetuksi Tarkista että tiedot ovat oikein Luo palkoista maksuaineisto painamalla ”Luo aineisto” -painiketta Kuitataan aineiston luominen OK –painikkeella ja suljetaan ”Palkan maksu” Lähetä luotu maksuaineisto pankkiyhteysohjelmallasi pankkiinne

Palkanlaskenta - Perustiedot - Henkilökortisto  Henkilökortisto -toiminnossa ylläpidetään henkilön esim. palkansaajan tai myyjän tietoja. Henkilötiedoissa annetaan henkilön nimi-, ja yhteystiedot sekä perustiedot, palkansaajan osalta annettavia perustietoja ovat mm. henkilörooli Palkansaaja ja tarvittaessa pankkitili, jolle palkanmaksut ohjataan. Palkansaajalle voidaan määritellä sekä koti- että postitusosoite. Postitusosoite tulee antaa silloin, kun palkansaajan palkkalaskelma lähetetään johonkin muuhun kuin kotiosoitteeseen. Etu- ja sukunimen lisäksi on annettavissa Näyttönimi, joka tulostuu laskuille ja muille vastaaville lomakkeille myyjänimenä. Palkansaajalle voidaan määritellä useita palkanmaksutilejä ja niille palkasta maksettavat osuudet summana tai prosentteina.       Palkansaajan työsuhde -välilehdellä määritellään palkansaajan työsuhdetiedot ja siihen liittyvät perus-, vero-, palkka- ja vakiopalkkatiedot. Palkansaajalla voi olla useita työsuhteita, yksi vain voimassaoleva ja jokainen työsuhde voi sisältää perus-, vero-, palkka- ja vakiopalkkatietoja. Palkansaajan aikaisempi työsuhteen perustieto päättyy, kun palkansaajalle voidaan luoda uudet perustiedot. Palkansaajan työsuhteen päättyessä annetaan päättymisen päivämäärä ja syy. Työsuhteen päättyessä voidaan palkansaajan henkilökortti merkitä Ei käytössä, jolloin aktiivisia palkansaajia selattaessa ei näytetä tällaisen asetuksen henkilökorttia. Aikaisemmin palkansaajana olleen henkilön mahdollisesti tullessa uuteen työsuhteeseen avataan hänelle uudet työsuhde- ja työsuhteen perustiedot. Mikäli palkansaajan työsuhteen perustiedot muuttuvat, pitää palkansaajalle luoda uudet perustiedot, jotta vanhat tiedot säilyvät järjestelmässä. Kun palkansaajalle luodaan uusi perustieto, ohjelma tallettaa automaattisesti aikaisemmin voimassa olleiden perustietojen päättymispäiväksi uusien tietojen voimassa olon alkupäivää edeltävän päivän. Myös vero-, palkka- ja vakiopalkkatiedoilla on sama toimintaperiaate. Mikäli työsuhteen tiedot muuttuvat kesken palkkakauden, silloin pitää katsoa onko palkan ansaintakausi ja maksaminen tehtävä työsuhteen keston mukaisesti, jotta tulorekisteriin välittyvät tiedot ovat ajankohdan osalta oikeita tietoja.   Palkkatiedoissa määritellään palkansaajalle tarvittavat palkansaajakohtaisten palkkaperusteiden arvot, esimerkiksi kuukausipalkan arvo, ammattiyhdistysmaksun maksuprosentti, autoedun arvo.      

Mikäli ohjelmassa ei ole valmiina tilanteeseesi sopivaa palkkalajia, on Passeliin mahdollisuus luoda uusia palkkalajeja. Palkkalajit voidaan luoda uusina palkkalajeina tai kopioimalla olemassa olevan palkkalajin tiedot uuden pohjaksi tai luoda sen pohjalta palkkalaji.   Palkkalajin luominen kopioimalla Avaa Perustiedot -valikko ja valitse ”Palkkalajit” Valitse palkkalaji, jonka tiedot kopioidaan uuden palkkalajin pohjaksi Paina työkaluriviltä Kopio -painiketta Anna palkkalajille puuttuvat tiedot ja tarkista että kopioidut tiedot ovat oikein Tallenna palkkalaji työkalurivin ”Tallenna” -painikkeella   Luodaan uusi palkkalaji Avaa perustiedot -valikko ja valitse ”Palkkalajit” Paina työkaluriviltä ”Uusi” -painiketta Anna palkkalajille tarvittavat tiedot Tallenna palkkalaji työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella

Eläkelajien ylläpito: Ohjelmassa on oletuksena luotuna TyEL -eläkelaji. Eläkelajeja voidaan luoda uusia, sekä eläkelajeille voidaan luoda useita arvoja. Luodaan uusi eläkelaji Avaa perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot” Valitse ”Uusi eläkelaji” Anna eläkelajin tunnus ja selite Anna eläkelajille päivämäärä sekä eläkelajin muut tiedot, josta alkaen eläkelajin tiedot ovat voimassa Tallenna eläkelaji työkalurivi ”Tallenna” -painikkeella Luodaan eläkelajille uudet arvot Avaa perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot” Valitse eläkelaji, jolle luodaan uudet arvot Paina ”Luo uusi eläkelaji” -painiketta työkaluriviltä. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi Anna eläkelajille päivämäärä sekä eläkelajin muut tiedot, josta alkaen eläkelajin tiedot ovat voimassa Tallenna eläkelaji työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella Hae eläkelajien uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta eläkelajille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin eläkelajin arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa.   Vakuutusmaksut: Mikäli työnantajan sairausvakuutusmaksu tai muiden vakuutusten prosentit muuttuvat, voidaan ohjelmaan luoda uudet tiedot heti, kun tiedetään uudet arvot. Avaa Perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot” Siirry ”Vakuutusmaksutt” -välilehdelle Paina ”Luo uudet tiedot” -painiketta työkaluriviltä. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi Anna päivämäärä sekä muut tiedot, josta alkaen tiedot ovat voimassa Tallenna vakuutusmaksut tiedot työkalurivin Tallenna –painikkeella Hae vakuutusmaksujen uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta vakuutusmaksuille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin vakuutusmaksujen arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa. Luontoisedut ja verottomat korvaukset Mikäli luontoisetujen tai verottomien korvauksien tiedot muuttuvat, voidaan ohjelmaan luoda uudet tiedot heti, kun uudet arvot ovat tiedossa. Valitaan tunnus jolle määritellään muuttuneet tiedot ja annetaan päivämäärä, josta alkaen tiedot ovat voimassa. Avaa Perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot” Siirry ”Luontoisedut ja verottomat korvaukset” -välilehdelle Valitse tyhjän rivin Tunnus -kenttään määriteltävä korvaustunnus Anna summa/prosentti sekä alkaen päivämäärä. Alkaen päivämäärä luo vanhalle tunnukselle päättymispäivämäärän automaattisesti. Tallenna tiedot työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella Hae luontoisetujen ja verottomien korvauksien uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta luontoiseduille ja verottomille korvauksiille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin luontoisetujen ja verottomien korvauksien arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa.

Palkanlaskenta-osion avauksen yhteydessä ohjelma luo automaattisesti Palkanlaskennan oletustietoja. Oletustietojen luonnin jälkeen ohjelma näyttää käyttäjälle info-ikkunan ennen perustietojen ja asetuksien määrittämistä.     Ohjelmasta tulee käydä Palkanlaskennan perustiedot läpi ja luoda henkilöt järjestelmään. Osa asetuksista on vapaaehtoisia, kuten Ammattiyhdistykset, Poissaolokoodit ja Kustannuspaikat yms. Mutta käy kuitenkin jokainen kohta huolella läpi ja täytä teidän yritykselle tarpeelliset tiedot asetuksiin.   Ennen kuin pääset laskemaan palkkoja, on ohjelmaan vielä luotava palkkakausi pohjaksi kohdassa Palkanlaskenta - Palkanlaskenta - Palkkakaudet.   Perustietojen ja asetuksien määrittämisen jälkeen voit aloittaa palkanlaskennan käytön.

Kirjanpitoaineistojen tuonnit -toiminnolla on tuotavissa kirjanpitotapahtumia Passeli+, Passeli Laskutus sekä Passeli Yritys ohjelmistoista luodusta kirjanpitoaineiston tiedostosta. Tuotavan aineiston tapahtumat tunnistetaan tiedostosta ja ne tuodaan oletustositelajien mukaan tapahtumittain. Avaa Liikekirjanpito –osion yläpalkista ”Kirjanpito” -> ”Kirjanpitoaineistojen tuonti” Valitse tietokoneeltasi kirjanpitoaineisto ja tuo se ohjelmaan ”OK” –painikkeella

Päättyneen tilikauden tiedot kirjataan vuoden viimeiselle päivälle, kvartaaleittain tai kuukausittain sen mukaan miten vertailutietoja halutaan tulosteissa ja verottajan aineistoissa tulostuvan. Mikäli haluat vertailutietojen näkyvän kuukausittain, syötä jokaisen kuukauden tapahtumien saldo tileittäin, päiväyksenä kuukauden viimeinen päivä. Avaa Kirjanpito -osiosta ”Uusi tosite”. Valitse haluamasi tositelaji, tositetyypiksi ”Alkusaldo”. Tarkista myös että oikea tilikausi on valittuna. Vertailutiedoista tulee muodostaa tositteet sillä aikajaksotuksella, millä halutaan vertailutietoja käyttää. Syötä tositteelle tapahtumien saldot tileittäin ja tallenna tosite työkalurivin ”Tallenna” –painikkeesta Avaa Kirjanpito -valikosta ”Tilinpäätös”, jolloin ohjelma luo Alkusaldo-tyyppisen tositteen uudelle tilikaudelle ja kopioi päätetyn taseen arvot alkusaldoiksi. ”Alkusaldo” tositteella päätetyn tilikauden voitto/tappio tyyppisen tilin saldo on siirretty edellisten tilikausien voitto/tappio tyyppiselle tilille.

Tositekirjausikkunassa voidaan tositelajin ja päiväyksen lisäksi valita mm. tositekohtainen selite, tunniste, kustannuspaikka tai antaa jokaiselle riville itse kyseiset tiedot. Mikäli tositteelle annetaan tositekohtaiset selite, tunniste ja kustannuspaikka tiedot ennen rivien luontia, ohjelma ehdottaa jokaiselle kirjattavalle riville annettavaksi näitä tositekohtaisia tietoja, riville tullutta tietoa voi käyttäjä muuttaa. Mikäli tositekirjausikkunassa ei näy kustannuspaikka ja tunniste tietoja, määrittele kirjanpidon ohjaustiedoista kustannuspaikka ja tunniste -valinta voimaan. Tositetyypin valinnan merkitys Normaali tyyppisille tositteille kirjataan useimmat kirjanpidon tapahtumat. Alv-laskennassa huomioidaan ainoastaan normaali tyyppisiä tositteita. Alv-kirjaus tyyppisiä tositteita käytetään arvonlisäverojen kirjauksiin. Ohjelma luo alv-kirjaus tyyppisen tositteen alv-kirjausajon yhteydessä. Alv-kirjaus tyyppisiä tositteita ei huomioida alv-laskennassa. Tilinpäätösvienti tyyppisiä tositteita käytetään tilinpäätösvientien kirjauksissa. Näitä tositteita ei huomioida alv-laskennassa. Alkusaldo tyyppisiä tositteita käytetään kirjanpidon alkusaldojen kirjaamiseen. Tilinpäätöstoiminnon yhteydessä ohjelma luo alkavalle tilikaudelle alkusaldo tyyppisen tositteen, jossa näkyvät taseen alkusaldot. Alkusaldo tyyppisiä tositteita ei huomioida alv-laskennassa.

Yrityksen tilikarttaa ylläpidetään Tilikartta-näkymässä, jossa näkyy yrityksen käytössä oleva tilikartta. Ikkunan vasemmassa reunassa olevasta hakemistopuusta valitun tason/tilin tiedot näkyvät ikkunan oikeassa laidassa. Kun halutaan ”Muokata” tai ”Luoda uusi tili”, valitaan hakemistopuussa se kohta, jota halutaan muokata ja painetaan työkaluriviltä ”Muokkaa” -painiketta. Tämän jälkeen voidaan tehdä halutut muutokset tilikarttaan. Uusi tili/taso on luotavissa painamalla ”Uusi” -painiketta.

Kun ohjelma otetaan käyttöön kesken tilikauden, niin mikäli haluat tilikauden alkukuukausien tietojen näkyvän kuukausittain, valitse kuluva tilikausi, syötä jokaisen kuukauden tapahtumien saldo tileittäin, päiväyksenä kuukauden viimeinen päivä. Huomioithan myös verottajan ilmoitusten osalta käyttämänne ilmoitusjakson. Avaa Kirjanpito -osiosta ”Uusi tosite” Valitse haluamasi tositelaji ja tositetyyppi. Mikäli käytät tositetyyppinä ”Normaali”, muista ajaa Kirjanpito-valikosta ”Arvonlisäverojen kirjausajo” kuukausittain Anna tositteelle oikea päiväys Syötä tositteelle tapahtumien saldot tileittäin ja tallenna tosite työkalurivin ”Tallenna” –painikkeesta

Kirjaustapa-kohdassa valitaan yrityksen kirjanpidossa sovellettava kirjaustapa, brutto, netto tai valinnainen. Kirjanpidon ohjaustiedot löytyvät Liikekirjanpito –osion yläpalkin ”Asetukset” valikon kautta. Bruttokirjausta sovellettaessa kaikki kirjaukset tehdään verollisina Nettokirjauksessa kirjataan aina veron perusteet ja verot erikseen. Kirjaustavalla ”Valinnainen”, voi käyttäjä valita tilikartan ylläpidossa kirjanpitotilikohtaisesti halutaanko soveltaa brutto- vai nettokirjausta. Optiolla ”Automaattinen alv-kirjaus”, ohjelma ehdottaa tositteen kirjausikkunan alv-oikaisu kohdassa optiota ”oikaistaan”. Alv-oikaisua käytetään netto-kirjaustapaa soveltavien tilien tapauksessa. Toiminto erottaa annetusta summasta veron osuuden ja tekee siitä oman tiliöintirivin. Optiolla ”Yhdistetään alv-tilien kirjaukset” ohjelma yhdistää tositteen automaattiset alv-kirjaukset yhdelle riville (ts. yksi alv-velka/saaminen kirjaus per tosite). Jos optiota ei ole valittu, tositteen jokainen alv-kirjaus tulee omalle rivilleen. Kirjaukset yhdistetään tunnisteittain ja kustannuspaikoittain. Vastatili-optiolla ohjelma ehdottaa vastakirjausta tilikartalla määritellylle vastatilille. Mikäli vastatiliä ei ole määritelty, ehdottaa ohjelma vastakirjausta tilikartan tilityypin perusteella. Kirjanpitovaluutta-kentässä näkyy valuutta, jossa kirjanpidon tapahtumat tallennetaan. Tunniste-valinta tuo tositteen kirjaus-ikkunaan tositekohtaisen tunniste-kentän. Kustannuspaikka-valinta tuo tositteen kirjaus-ikkunaan tositekohtaisen kustannuspaikka-kentän.

 Ohjelma näyttää info-ikkunan käyttäjälle ennen perustietojen ja asetuksien määrittämistä. Perustietojen ja asetuksien määrittämisen jälkeen voi aloittaa liikekirjanpidon käytön. Info-ikkunassa on ohjeistusta liikekirjanpidon osion käyttöönottamiseksi ja linkki ohje-videoon. Liikekirjanpito on hyvä ottaa käyttöön ennen muiden osioiden käyttämistä, siten tapahtumat tiliöityvät ja tositteet muodostuvat automaattisesti.

Ostotoimitusta ei voi siirtää ostolaskuksi, kuitenkin Ostoreskontra-osiossa on mahdollista hakea ostolaskun pohjaksi ostotoimituksen tiedot. Toiminto vaatii siis Ostotilaus- ja Ostoreskontra-osiot Passeliin ja ostotoimitus ei saa olla ”Laskutettu” tilassa. Avaa Ostoreskontra osiosta ”Uusi ostolasku” Valitse ostolaskulle toimittaja, jonka toimituksia haluat ostolaskun pohjaksi Avaa ”Toimittaja” -valikosta ”Merkitse toimitukset laskutetuiksi” Tarkista, että olet valinnut ”Tuo tiliöinnit ostolaskulle” -ostotoimitusten valinnassa Valitse toimitukset, joiden tiedot tuodaan ostolaskun riviosalle ja paina ”OK” -painiketta Tarkista, että ostolaskun rivit ovat oikein ja tallenna ostolasku

Ostotoimitus on mahdollista poistaa ostotilaukselta ostotilaustenhallintaikkunassa tai toimituksen kirjausikkunan kautta. Ostotilaustenhallinnassa: Avaa Ostotilaustenhallinta ja valitse Näyttö kohtaan ”Ostotoimitukset” Jos Ostotoimituksen tila on ”Laskutettu”, tällöin toimitusta ei voi poistaa Valitse haluttu toimitus aktiiviseksi ja valitse Ostotilaustenhallintaikkunan työkaluriviltä ”Poista valitut ostotoimitukset” –painike poistaaksesi ostotoimituksen Ostotoimituksen kirjausikkunasta: Avaa ostotoimitus kirjausikkunaan Ostotilaustenhallinnan ”Ostotoimitukset” näkymästä Ota ”Ostotoimitus” muokkaus –tilaan ja valitse työkaluriviltä ”Poista” painike