Medelingen
Nieuw
Kalender salarisberekening (Payroll)
Geboorteverlof registreren (Core)
Gewijzigd en verbeterd
HR koppeling - Youserve gebruikersbeheer (Core & Payroll)
YouServe toegang (Hotfix 17-06-2025)
Automatisch aanmaken gebruiker via het nieuwe toegangsbeheer (Hotfix 23-06-2025)
Overzicht WAZO, WIEG en OSV (Core) hernoemd naar Verlof - Zorg voor kinderen (Core)
Aanpassing of beëindigde signalen (Payroll)
Opgeloste meldingen
Toeslag variabel niet correct bij laatste weekend indienst (8345641) (Payroll)
8321196 - Overzicht uitdiensttredingen staat foutieve informatie in (8321196) (Core)
7655264 - CAO verhoging per 1-1-2025 niet doorgevoerd (bij 4wkn) (Payroll)
Toetsing minimumloon bij onbetaald verlof (8173338) (Payroll)
Medewerkers uitdienst niet kunnen selecteren in rapport Looncomponenten uitvoer (payroll) (8570206)
Medelingen
Op zaterdagochtend 28 juni 2025 brengen wij de juli release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.
Nieuw
Kalender salarisberekening (Payroll)
Beheer > Salarisberekening > Kalender salarisberekening
Doel
In dit nieuwe scherm kun je voortaan de belangrijkste stappen van de salarisadministratie voor een heel jaar vooruit plannen. Je kunt vooraf vastleggen:
Wanneer de eerste verwerking van een afrekenperiode moet plaatsvinden
Of en hoe laat er dagelijks een vervolgverwerking moet plaatsvinden
Wanneer de salarisberekening definitief gemaakt moet worden
Welke betaaldatum toegepast moet worden
Wanneer de medewerkers de digitale salarisspecificatie te zien krijgen
Hieronder worden de belangrijkste aspecten uitlegt. Meer details vind je in de online help.
Niveau klant of bedrijf
Je kunt alle bedrijven dezelfde kalender laten volgen: dan leg je deze vast op klantniveau. Maar je kunt ook elk bedrijf een eigen kalender geven. Een "mix" kan ook: je legt dan op klantniveau de kalender vast zoals die voor de meeste bedrijven moet gelden, en alleen voor de bedrijven die daarvan afwijken leg je een kalender vast op bedrijfsniveau.
Op klantniveau leg je voor elke periodiciteit één kalender vast. Alle bedrijven die volgens die periodiciteit verlonen volgen dan die kalender, tenzij ze een eigen kalender op bedrijfsniveau hebben.
Salarisberekeningen
Voor elke afrekenperiode kun je opgeven:
Eerste verwerking: op welke dag van de maand de eerste verwerking moet starten. Bijvoorbeeld 2-1 als op 2 januari de eerste verwerking van periode 1 wilt laten starten.
Afsluiting: op welke dag van de maand de normale cyclus wordt afgesloten. Bijvoorbeeld 23-1 als dit op 23 januari is.
Onderin de kalender leg je de tijdstippen vast waarop dit elke periode moet gebeuren:
Het tijdstip van de periodieke eerste verwerking
Het tijdstip van een eventuele dagelijks vervolgverwerking. Deze wordt elke dag herhaald tot aan de dag van de afsluiting
Het tijdstip van de periodieke afsluiting. Als je wilt dat er tegelijk met de afsluiting nog een keer gerekend wordt, zodat ook de laatste mutaties nog worden verwerkt, kies dan bij Met vervolgverwerking = Ja.
Je hoeft geen jaartal bij de datums vast te leggen: de meeste datums vallen immers in jaar van de kalender. En in de eerste en laatste afrekenperiode mag je ook datums "over de jaargrens heen" vastleggen, bijvoorbeeld:
De eerste verwerking voor periode 1 kan bijvoorbeeld starten op 29 december van het voorgaande jaar. Je legt dan 29-12 vast bij periode 1.
Als de afsluiting van periode 13 op 2 januari van het nieuwe jaar moet plaatsvinden, leg je 2-1 vast bij periode 13.
De kalender regelt de "normale" cyclus voor de salarisberekening. Daarnaast kun je - na de normale afsluiting - naar eigen inzicht aanvullende verwerkingen draaien. Zolang er een aanvullende verwerking "open" staat, zal er niet automatisch een eerste verwerking voor de nieuwe periode uitgevoerd worden.
Geen enkele van de datums is verplicht. Het kan handig zijn om ze leeg te laten, bijvoorbeeld:
Als je de datum voor de afsluiting leeg laat, bepaal je zelf wanneer je gaat afsluiten. Je kunt dan eerst nog eventuele vervolgverwerkingen uitvoeren.
Als je de datum voor de eerste verwerking leeg laat, kun je zelf nog aanvullende verwerkingen voor de voorgaande afrekenperiode draaien. Je bepaalt dan zelf wanneer je de nieuwe periode start.
Let op:
Als je via het scherm Salarisberekening (geavanceerd) al salarisberekeningen in de toekomst gepland hebt, dan kan dat het uitvoeren van de kalender "in de weg" zitten. Bijvoorbeeld: - de eerste verwerking voor periode 06 is volgens de kalender gepland op 1 juni - handmatig is er al een eerste verwerking voor periode 06 vastgelegd om worden te uitgevoerd op 3 juni In dit geval zal de kalender geen effect hebben.
Het proces controleert elke 15 minuten of er nog nieuwe berekeningen volgens de kalender moeten worden gestart. Als blijkt dat er al een berekening actief is, wordt altijd eerst gewacht totdat die gereed is, voordat een eventuele volgende berekening aan de beurt is.
Betaaldatum
Voor elke afrekenperiode in het jaar kun je vooraf een betaaldatum opgeven. Deze datum wordt toegepast in de SEPA betaalbestanden die naar de bank wordt gestuurd. De datum word toegepast bij de betalingen van de normale verwerking, maar ook bij eventuele aanvullende verwerkingen.
Ook vindt er een controle plaats bij het daadwerkelijk aanmaken van de betaalbestanden: als de betaaldatum in het verleden ligt (bijvoorbeeld als gevolg van later inzenden), dan wordt deze automatisch gewijzigd naar de actuele datum (de huidige dag). Dit is nodig omdat sommige banken anders het SEPA-bestand zullen afkeuren.
De betaaldatums zijn niet verplicht. Als er voor een periode niet vooraf een betaaldatum is vastgelegd , wordt automatisch de volgende dag toegepast.
De geplande betaaldatum uit de kalender wordt toegepast bij het aanmaken van de betaalopdracht: daarna kun je in de aangemaakte betaalopdracht de betaaldatum eventueel alsnog wijzigen, vlak vóórdat je de opdracht verzendt naar de bank (als je dit handmatig doet, en niet automatisch).
Let op (2): de betaaldatum bepaalt niet wannéér de betalingen worden verstuurd: dat wordt bepaald door de eigenschappen van de betaalrekening:
Als je bij de Betaalrekening aangeeft Betalingen automatisch verzenden = Ja, dan wordt het betaalbestand direct na de afsluiting van de salarisberekening verzonden.
Zo niet, dan kun je de betalingen handmatig verzenden via het menu Betalingen. Dit is handig als je eerst nog controles wilt uitvoeren, maar ook als je de betalingen van meerdere bedrijven wilt samenvoegen tot één SEPA bestand.
Betaaldatums op de oude manier vastleggen kan niet meer
Het nieuwe kalenderscherm vervangt het scherm Betaaldatum waarin je tot nu toe betaaldatums kon vastleggen. Dat levert een aantal voordelen op:
het is in de nieuwe oplossing gemakkelijker om alle datums voor een heel jaar in te vullen
je hebt snel inzicht in alle datums die je al eerder had opgegeven
je kunt de datums opslaan op klantniveau voor alle bedrijven tegelijk, met alleen de uitzonderingen op bedrijfsniveau
Let op:
Eventuele betaaldatums die je voor de rest van 2025 al op de oude manier had vastgelegd blijven actief, maar je kunt ze niet meer wijzigen.
Als je de nieuwe kalender invult voor de rest van 2025 zullen eventueel aanwezige oude betaaldatums niet meer worden toegepast.
Het oude scherm Betaaldatums wordt in janari 2026 uit menu verwijderd.
Publicatie salarisspecificaties
Voor elke afrekenperiode kun je aangeven op welke dag de salarisspecificaties gepubliceerd mogen worden richting de medewerker. Bij de tijdstippen kun je aangeven hoe laat dit moet gebeuren. De datum en tijd worden toegepast op het moment dat de salarisspecificaties in het salarisdossier worden gezet: daarna kun je in de aangemaakte importopdracht eventueel de datum en tijd alsnog wijzigen, zolang het betreffende moment nog niet is aangebroken.
Zodra de dag en het tijdstip is bereikt worden de specificaties zichtbaar voor de medewerkers in het Salarisdossier. Ook zal er op dat moment een e-mail ter kennisgeving naar de medewerkers verstuurd worden - als daarvoor een e-mail adres is opgegeven. Zie eventueel hiervoor de instellingen in het scherm Arbeidsrelatie, of er een mail wordt verstuurd hangt af van de mutaties op deze elementen:
Meldingen vanuit digitaal dossier
E-mail adres voor meldingen digitaal dossier
Het is niet verplicht om de datum voor publicatie hier in te vulllen: je kunt er ook voor kiezen om dit elke periode handmatig te blijven doen in het Salarisdossier, via de menukeuze Beheer > Importverslag.
Geboorteverlof registreren (Core)
Instellingen - Algemeen - HR Stuurgegevens
Instellingen - Verlof - Verlofregeling
Medewerker - Medewerker - Kindgegevens
Het is nu mogelijk om geboorteverlof te registreren binnen het systeem.
HR Stuurgegevens
Er is een nieuw veld toegevoegd aan de HR Stuurgegevens: 'Verlofsoort geboorteverlof'. LET OP! Standaard staat dit nieuwe verloftype ingesteld op 'Geboorteverlof'. Indien gewenst kan een ander verloftype worden geselecteerd.
Verlofregeling:
Het verloftype moet zijn opgenomen in de verlofregeling die aan de medewerker is toegekend. Wij adviseren om wijzigingen in de verlofregeling altijd per de startdatum van een verlofjaar in te voeren (01-01-2025).
Kindgegevens:
Per kind kan worden aangegeven of er geboorteverlof opgenomen wil worden via het nieuwe veld 'Geboorteverlof opnemen'. Wanneer dit veld op 'Ja' wordt gezet, wordt het recht toegekend onder het Extra individueel verlofrecht, gebaseerd op het verlofsoort dat is ingesteld in de HR Stuurgegevens. Het geboorteverlof bedraagt eenmaal het aantal werkuren per week en dient binnen vier weken na de geboorte van het kind te worden opgenomen.
Het toegekende verlofrecht wordt zichtbaar in het saldo zodra het verlof daadwerkelijk wordt opgenomen, vergelijkbaar met aanvullend geboorteverlof.
Gewijzigd en verbeterd
HR koppeling - Youserve gebruikersbeheer (Core & Payroll)
Menu: Medewerkers > Arbeidsrelatie > Youserve toegang
In HR Core werd de Ping ID opgeslagen die nodig is voor de integratie met verschillende API's. Om de werking van deze API's niet te verstoren tijdens de overgang naar inloggen via Visma Connect, wordt de bestaande Ping ID, indien aanwezig in HR Core, overgenomen in het nieuwe toegangsbeheer van Visma Connect.
Omdat het veld nu ofwel de Ping ID of de Visma Connect ID bevat (afhankelijk van de aanwezigheid van de Ping ID), wordt dit element in HR Core nu aangeduid als 'Toegekende Identiteit'.
Bij gebruik van de persoonslaag wordt het veld gesynchroniseerd tussen medewerkers die aan dezelfde persoon zijn gekoppeld. Deze synchronisatie is niet langer gewenst bij de migratie naar Visma Connect. In HR Core kan nu het veld "Youserve gemigreerd" worden aangevinkt. Hiermee wordt de synchronisatie van het gegevenselement 'Toegekende Identiteit' stopgezet. Indien er een waarde op persoonsniveau is ingesteld, zal deze niet meer zichtbaar zijn bij de individuele medewerker.
YouServe toegang (Hotfix 17-06-2025)
In HR core wordt een aantal sleutels vastgelegd voor het nieuwe toegangsbeheer. Tot nu toe is al bekend:
Medewerker toegangs sleutel [10529402] - Bevat de unieke medewerker sleutel in toegangsbeheer
Toegekende identiteit [10523564] - Bevat indien deze al bekend was de Ping Id, als deze niet in gebruik was, het Visma connect gebruikers sleutel
Hieraan wordt het gegevenselement Visma connect identiteit [10530657] toegevoegd. Het doel hiervan is om altijd het visma connect identiteitssleutel beschikbaar te hebben in HR core. Het gegevenselement kan is alleen lezen. De waarde van dit veld wordt via YouServe toegangsbeheer gevuld. De datum dat een gebruiker wordt aangemaakt is de peildatum voor het vullen van dit veld.
Automatisch aanmaken gebruiker via het nieuwe toegangsbeheer (Hotfix 23-06-2025)
In HR Core is er nu de mogelijkheid om aan te geven of een medewerker die nieuw in dienst komt automatisch als gebruiker moet worden aangemaakt binnen het nieuwe toegangsbeheer.
Menu: Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant
Gegevenselement: 'Automatisch gebruiker aanmaken'. Standaard staat de waarde van dit veld op "Nee". Indien gewenst dat nieuwe medewerkers automatisch als gebruiker worden aangemaakt, zet dit element dan op "Ja".
Toegangsbeheer houdt rekening met de instellingen binnen de HR-koppelingen bij YouServe gebruikersbeheer. Als een medewerker een type heeft dat is uitgevinkt bij "Type medewerker," dan zal deze medewerker niet automatisch worden aangemaakt in het toegangsbeheer.
Dit zorgt ervoor dat alleen de relevante medewerkers toegang krijgen, volgens de ingestelde criteria.
Overzicht WAZO, WIEG en OSV (Core) hernoemd naar Verlof - Zorg voor kinderen (Core)
Rapporten > Personeelsmanagement > Verlof - Zorg voor kinderen
Het rapport Verlof - Zorg voor kinderen is uitgebreid met de functionaliteit voor geboorteverlof. Om deze reden is ook de naamgeving aangepast.
Kindgegevens Tabblad:
Op het tabblad 'Kindgegevens' is het nu mogelijk te zien of geboorteverlof op 'Ja' is gezet.
Daarnaast wordt het toegekende saldo voor geboorteverlof weergegeven, inclusief de bijbehorende vervaldatum.
Vanaf kolom S wordt het saldo en vervaldatum van de verschillende soorten ouderschapsverlof getoond die gekoppeld zijn aan het kind. Dit kan dynamisch zijn, afhankelijk van de opgegeven selectie.
Geboorteverlof Tabblad:
Als geboorteverlof is geregistreerd volgens de nieuwe standaard volgens deze release, dan wordt deze informatie weergegeven op het nieuwe tabblad ‘Geboorteverlof’.
Aanpassing of beëindigde signalen (Payroll)
Menu bijvoorbeeld: Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag
Onderstaande 3 signalen zijn met ingang van 01-01-2025 beëindigd:
1) "Betaling aan Stagiair na datum uit-dienst"
2) "30% rgl: toegepaste percentage is lager dan 30%"
3) "Uitdienst binnen 2 maanden - WW herzien indicatie op Ja"
Deze signaleringen werden als informatieve meldingen gegeven zonder dat er een echte actie vereist was.
Onderstaande 4 Signaleringen zijn aangepast in deze release, omdat ze soms onnodig werden getoond 1) "Cumulatief Fiscaal of SV loon is negatief" Deze Signalering wordt vanaf 01-01-2025 alleen getoond als het cumulatief loon negatief is en er is loon in de betreffende periode. 2) "Medew bereikt binnenkort de AOW gerechtigde leeftijd" Deze Signalering wordt vanaf 01-01-2025 niet meer getoond.
3) "Uitdienst binnen 2 maanden - Awf mogelijk herzien" Deze signalering is per 01-01-2025 aangescherpt en wordt deze alleen nog gegeven als de medewerker binnen 2 maanden uitdienst is, de lage ww-premie van toepassing is, en het gegevenselement WW herzien nog niet de waarde ja heeft.
4) "Vakantietoeslag onder wettelijk minimum" Deze signalering is per 01-01-2025 aangescherpt als er sprake is van periodieke uitbetaling van het vakantiegeld, wordt er nu getoetst op de periodieke uitbetaling van het vakantiegeld bedrag.
Opgeloste meldingen
Toeslag variabel niet correct bij laatste weekend indienst (8345641) (Payroll)
Oorzaak
Wanneer een nieuwe medewerker in het laatste weekend van de vierwekenperiode of maand indienst kwam en er geen werkdagen indienst waren, dan kon het voorkomen dat uitbetaalde uren in de arbeidsvoorwaarde Toeslagen variabel niet correct berekend werden. Wanneer de uren tegen het standaard uurloon betaald moesten worden, dan ging dit niet correct. Hier ging onterecht van een hogere grondslag uit.
Uit nader onderzoek kwam naar voren dat dezelfde situatie kon voorkomen in de arbeidsvoorwaarden Overuren, Overige uren (tabel), Overige uren (bijzonder tarief).
Oplossing
Met ingang van 1-1-2025 hebben wij een extra controle ingebouwd bij nieuw indienstgetreden medewerkers, zodat er met de correcte grondslag gerekend wordt. Wanneer deze situatie van toepassing is geweest, dan zal dit na de eerstvolgende salarisverwerking na deze release gecorrigeerd worden.
8321196 - Overzicht uitdiensttredingen staat foutieve informatie in (8321196) (Core)
Oorzaak
Rapporten - Personeelsmanagement - Overzicht uitdiensttredingen
In het rapport 'Overzicht uitdiensttredingen' werden de voornamen in de kolom 'Roepnaam' weergegeven.
Oplossing
Na deze release zal in de kolom 'Roepnaam' daadwerkelijk de roepnaam van de medewerker worden getoond.
7655264 - CAO verhoging per 1-1-2025 niet doorgevoerd (bij 4wkn) (Payroll)
Oorzaak
De referentietabel salarisschaal was per 1 januari 2025 op CAO-niveau aangepast. Bji een bedrijf met 4-weekse verloning werd de salarisverhoging niet per 1 januari, maar per 30 december doorgevoerd, namelijk per het begin van het jaar voor de 4-weekse verloning. De begindatum van de nieuwe salarisschaal werd bij 4-weekse verloning, net zoals de tabellen voor de loonheffingen, aangepast aan de begindatum van het verloningsjaar.
Dit wordt alleen gedaan bij referentietabellen ingericht op een niveau hoger dan klant. Als je een eigen salarisschaal hebt ingericht dan gebeurde dit niet.
Oplossing
Het systeem is aangepast zodat alleen voor referentietabellen ingericht op een niveau hoger dan CAO de begindatum van het jaar wordt aangepast aan de begindatum van het verloningsjaar. Als je een eigen salarisschaal hebt ingericht omdat de begindatum van de salarisschaal onjuist was aangepast, dan kan je die nu weer verwijderen. De salarisschaal op CAO niveau wordt nu correct gelezen.
Toetsing minimumloon bij onbetaald verlof (8173338) (Payroll)
Oorzaak
Wanneer er sprake was van onbetaald verlof, dan werd er niet in alle gevallen met het correcte minimumloon getoetst. In bepaalde situaties werdt er getoetst met het fulltime minimumloon, terwijl dit omgerekend had moeten worden. Er werd dan geen rekening gehouden met de onbetaalde uren in de periode en er werd dan onterecht een aanvulling berekend, of een signalering gegeven dat het salaris onder het wettelijk minimum zat.
Oplossing
Met ingang van 1-1-2025 zijn er aanpassingen gedaan voor het toetsen van het salaris met het minimumloon.
Als er sprake is van onbetaald verlof, dan wordt het minimumloon nu correct bepaald. De waarde wordt weggeschreven in het payrollelement Minimumloon deeltijd.
Wanneer er sprake is van Betaald ouderschapsverlof 1 of 2 of Aanvullend geboorteverlof, dan wordt dit deel van het inkomen buiten de toetsing gelaten en wordt ook het minimumloon deeltijd hierop aangepast. Dit is gedaan omdat deze verlofsoorten van oorsprong een uitkering vanuit het UWV betreft.
Medewerkers uitdienst niet kunnen selecteren in rapport Looncomponenten uitvoer (payroll) (8570206)
Oorzaak
Het was eerder niet mogelijk om een medewerker die reeds uit dienst was, te selecteren in de Looncomponenten uitvoer.
Oplossing
We hebben de software aangepast zodat medewerkers die uit dienst zijn, nu wel geselecteerd kunnen worden in de Looncomponenten uitvoer.
Volledig artikel weergeven