Releases YouServe

Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in HR Core Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Nieuw verlofjaar getoond in overzicht Waarom  Als u een nieuw verlofjaar had toegekend, werd dit verlofjaar niet in het overzicht getoond. Voor de acties Huidig verlofjaar corrigeren en Ongedaan maken huidig verlofjaar werd wel het verlofjaar getoond waarvoor de actie gold. Vanaf deze release wordt ook voor de actie Nieuw verlofjaar het relevante verlofjaar weergegeven. Hoe  Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen Als u  een verlofjaar toekent met de actie Nieuw Verlofjaar, wordt het verlofjaar getoond als de actie succesvol is uitgevoerd. Is het toekennen van het verlof nog niet voltooid of mislukt, dan toont het systeem geen verlofjaar. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Gebruiker in portaal aangemaakt voor inactieve medewerker (change 1655273) Melding  Voor een medewerker die uit dienst was gemeld en waarvoor ook de organisatie-eenheid was ontkoppeld, werd in het Portaal toch opnieuw een gebruiker aangemaakt. Dit kwam doordat de mutatie van de organisatie-eenheid van de medewerker een nieuwe aanlevering aan het Portaal had bewerkstelligd. Oplossing De programmatuur is aangepast. Het ontkoppelen of wijzigen van een organisatie-eenheid van een inactieve medewerker, veroorzaakt niet langer een aanlevering aan het portaal. Uw actie Er is geen actie nodig. Medewerkergegevens muteren niet mogelijk wegens geboortedatum in de toekomst (change 1834761) Melding Bij het invoeren van de medewerkergegevens was per abuis een geboortedatum in de toekomst ingevoerd en opgeslagen. Bij het heropenen van het scherm bleef het scherm leeg, waardoor het niet mogelijk was de geboortedatum te corrigeren.  Oplossing De geboortedatum is gecorrigeerd door de juiste geboortedatum te importeren. Vanaf deze release controleert het systeem of een geboortedatum in de toekomst ligt en is het niet mogelijk een geboortedatum in de toekomst op te slaan. U krijgt dan de volgende foutmelding: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofsaldo 2019 was niet mogelijk (change 1924008) Melding Het was niet meer mogelijk om alle verlofrechten van 2019 van de medewerkers te exporteren, omdat bij het kiezen van een ander jaar de exportknop niet meer zichtbaar was. Oplossing Dit is aangepast, zodat u de verlofrechten weer gewoon kunt exporteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofoverzicht oudere jaren was niet mogelijk (change 1169353) Melding In het verlofoverzicht van een medewerker was het niet altijd mogelijk om een reeds gesloten verlofjaar te exporteren, maar werd het jaar dat open stond, geëxporteerd. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat bij het exporteren van oude verlofjaren, de juiste gegevens van het juiste jaar worden geëxporteerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/19/2020

Opgeloste meldingen Stamblad medewerker - afronding salaris op één decimaal (2762418 ) Melding Op het Stamblad medewerker werd het salarisbedrag afgerond met 1 decimaal in plaats van 2 decimalen. Oplossing Dit is opgelost. Vanaf deze release wordt het salarisbedrag weergegeven met 2 decimalen. Actie Je kunt dit controleren via Medewerker > Medewerker > Stamblad medewerker. Afgesloten Organisatorische eenheden ten onrechte doorgestuurd naar Portaal (1253731) Melding Soms verscheen in het Portaal in het Logboek groepsgewijs gebruikersbeheer de volgende foutmelding: Role assignment Manager not processed: Organizational unit xxxxx not found. Dit kwam omdat de managers van Organisatorische eenheden (OE's) die al waren afgesloten, toch nog voor de afgesloten Organisatorische eenheid werden doorgegeven. Oplossing Vanaf deze release worden er geen gegevens van reeds afgesloten OE's meer doorgegeven, zodat deze melding niet meer voorkomt. Het Logboek groepsgewijs gebruikersbeheer is hierdoor overzichtelijker, wat het makkelijker maakt om andere fouten te signaleren.  Actie Er is geen actie nodig. Medewerker werd niet naar Portaal verstuurd (2710118) Melding Het synchroniseren tussen de entiteit Persoon en de Medewerker ging niet altijd goed. Een medewerker waarvoor bijvoorbeeld de velden Identity en/of Burgerservicenummer niet waren ingevuld, werd niet gesynchroniseerd met de persoon, waardoor de medewerker niet naar het Portaal werd verstuurd. Oplossing Dit is opgelost. De volgorde van synchronisatie van de Persoon naar de Medewerker vindt nu op de juiste manier plaats, zodat de medewerker voortaan wel naar de Portal wordt verstuurd. Actie Er is geen actie nodig. Langdurig ziek en zwangerschapsverlof - veld Datum WVP onjuist gevuld (389486) Melding Het berekenen van het veld Datum WVP (Wet verbetering Poortwachter) ging niet goed, als er tussen twee ziekteregistraties een periode van zwangerschaps- en bevallingsverlof zat en hierdoor de tweede ziekteregistratie niet als doorlopend werd gekenmerkt. Oplossing Een ziekteregistratie geldt als doorlopend, als de periode van herstel tussen twee ziekteregistraties minder dan 28 dagen is. Voor het bepalen van deze 28 dagen wordt de periode van zwangerschaps- en bevallingsverlof vanaf deze release niet meer meegerekend. Hierdoor wordt de tweede ziekteregistratie in deze situatie voortaan als doorlopend beschouwd, zodat in het veld Datum WVP de juiste datum komt te staan. Actie Bij nieuwe ziekmeldingen houdt de applicatie rekening met de periode van zwangerschaps- en bevallingsverlof. Reeds geregistreerde ziektemeldingen worden niet automatisch aangepast. Om de Datum WVP voor deze bestaande ziekmeldingen correct te laten berekenen, moet je de ziekmelding na het zwangerschaps- en bevallingsverlof verwijderen en opnieuw invoeren. Genereren mailmerge documenten werkte niet meer (2783083) Melding In het scherm Adresgegevens medewerker was bij de samengestelde velden voor het mailmergeadres de aanduiding (mailmerge) weggevallen. Daardoor werkte het genereren van mailmerge documenten niet goed meer.  Oplossing De aanduiding (mailmerge) is weer toegevoegd aan de volgende velden: Straat/ Huisnummer (mailmerge) (7569) Postcode/ Woonplaats (mailmerge) (7570) Land (mailmerge) (7568) Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 6/17/2021

  Gewijzigd en verbeterd Stuurgegevens reisafstandsbepaling – Google Maps naar Webservices Waarom Zoals in de release notes van maart reeds aangegeven, gaan we vanaf de release van april weer gebruik maken van de diensten van Webservices in plaats van Google Maps. Hieronder leest u kort de belangrijkste wijzigingen van deze keuze voor u als klant. Wat is er allemaal veranderd? Keuze voor berekening aantal kilometers De berekening via Google Maps ging altijd op basis van de meest optimale route. Webservices werkt niet met deze berekening, maar met de kortste of snelste route. Hiervoor moet u eenmalig uw keuze vastleggen in de inrichting. Zie bij Uw actie. Huisnummer en huisnummer toevoeging De vorige keer dat de afstandsberekening via Webservices verliep, was het niet mogelijk om de afstand te laten berekenen van Huisnummer vestiging tot Huisnummer medewerker. Dit was wel mogelijk bij Google Maps, maar de Huisnummer toevoeging werkte niet. Na de overgang naar Webservices, wordt de reisafstand berekend met zowel Huisnummer als Huisnummer toevoeging. Geen huisnummer bij vestiging Als bij een vestiging geen huisnummer is ingevuld, vindt er een berekening plaats die uitgaat van het centrale punt van deze postcode. Buitenlandse adressen en veld Land Het is nu ook mogelijk om de reisafstand te bepalen voor buitenlandse adressen. Als het om een vestiging gaat, is het hierbij noodzakelijk dat het veld Land juist is ingevuld. Ontbreekt het land, dan wordt voor de afstandsbepaling automatisch Nederland als land meegegeven. Wanneer berekenen? Wanneer de overgang plaatsvindt van Google Maps naar Webservices, gebeurt er in beginsel niets met de reeds berekende gegevens. Er zal alleen een afstandsberekening plaatsvinden als: U de adresgegevens van de vestiging wijzigt. U bij een medewerker de vestiging wijzigt of een vestiging toevoegt. U de adresgegevens van de medewerker wijzigt. U de reisafstand collectief wilt gaan bepalen. U bij de medewerker het veld Automatisch berekenen wijzigt van Nee naar Ja. Uw actie Beheer > Inrichting > Stuurgegevens reisafstandsbepaling Aan het scherm Stuurgegevens reisafstandsbepaling is het veld Route weer toegevoegd. Bij Webservices is het mogelijk de route te laten berekenen via de snelste of kortste route; de standaardwaarde is Snelste route. Wilt u de kortste route gebruiken, dan moet u dit veld aanpassen. Als u, voordat er werd berekend met Google Maps, al Snelste route had ingevuld, dan is deze waarde nu weer ingesteld. Beheer > Inrichting > Reisafstand collectief bepalen Door de overgang van Google Maps naar Webservice wordt er niets automatisch herberekend. Als u wilt dat de reisafstand voor het gehele bedrijf wordt herberekend zodat bij iedereen dezelfde routeberekening wordt gebruikt, kunt u zelf de reisafstand collectief laten bepalen. Bedrijf > Vestiging Als u buitenlandse vestigingen heeft en u wilt deze laten meenemen in de automatische reisafstandsbepaling, dan moet u in het scherm Vestiging het veld Land correct invullen.  Stuurgegevens reisafstandsbepaling - extra optie Afronden (change 530662) Waarom Als u de reisafstand woon-werk automatisch door Payroll Business laat bepalen, is het vanaf deze release ook mogelijk de reisafstand naar boven te laten afronden op hele kilometers. Hoe Beheer > Inrichting > Stuurgegevens reisafstandsbepaling In het scherm Stuurgegevens reisafstandsbepaling is aan het veld Reisk. Afronding km woon-werk de optie Afronden naar boven (hele kilometers) toegevoegd. Uw actie Beheer > Inrichting > Reisafstand collectief bepalen Als u de nieuwe optie wilt gebruiken, moet u door Payroll Business de reisafstand woon-werk van alle medewerkers opnieuw laten bepalen. Dit doet u door in het scherm Reisafstand collectief bepalen de gewenste Peildatum op te geven: deze is 1-1-2019 of later. Reisafstandsbepaling - Blokkeren tot adreswijziging Waarom Als u afwijkende afspraken heeft gemaakt over de reisafstandsbepaling of u heeft er bewust voor gekozen om de reisafstand enkele reis zelf te berekenen kon u in het medewerkerscherm Reiskosten alleen de optie Nee invullen bij het veld Automatisch route berekenen. Dit hield in dat er nooit meer een berekening plaats zou vinden tot u het veld op Ja zou zetten. Vanaf deze release heeft u de mogelijkheid de reisafstand wel automatisch te laten bepalen, zodra het vestigingsadres of het adres van de medewerker wijzigt. Hoe Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten In het arbeidsvoorwaardenscherm Reiskosten van de medewerker is aan het veld Automatisch Route berekenen de optie Nee, tot adreswijziging toegevoegd. Kiest u voor deze optie, dan blijft het aantal kilometers dat u zelf hebt opgegeven, staan tot er een wijziging plaatsvindt in het adres van de vestiging of van de medewerker. Als één van deze adressen wijzigt, wordt in het veld Automatisch route berekenen de waarde Nee, tot adreswijziging automatisch gewijzigd in Ja. Uw actie Als u de optie Nee, tot adreswijziging wilt gebruiken, kunt u deze optie in het arbeidsvoorwaardenscherm Reiskosten van de medewerker vastleggen in het veld Automatisch route berekenen. OE code getoond in de organisatiestructuur Waarom Tijdens het inventariseren van verbeteringen op de werkvloer, in lean-terminologie de Gemba-walk genoemd, is er aangegeven dat de namen van de organisatorische eenheden soms veel op elkaar lijken. Dit komt met name voor bij bedrijven waarbij de organisatiestructuur een lange boomstructuur heeft. Het is daarom wenselijk om naast de omschrijving van de organisatorische eenheid, ook de code van de organisatorische eenheid te tonen. Hoe Beheer > Inrichting > Organisatiestructuur > Organisatorische Eenheden Als u de boomstructuur van de organisatiestructuur opent, ziet u voortaan achter de omschrijving van de organisatorische eenheden, ook de code tussen haakjes staan, bijvoorbeeld Business Unit Amersfoort (10001).  Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Lege regels in rapport invoeren collectief verlof (change 431045) Melding Bedrijf > Verlof > Collectief verlof Company > Leave > Collective leave Soms kwamen er lege regels voor in het rapport dat werd aangemaakt bij het invoeren van collectief verlof. Dit kwam doordat aan medewerkers die in de toekomst in dienst waren gemeld, een collectieve verlofdag was toegekend. Het was dan niet mogelijk de naam van de medewerker op te halen, waardoor er een lege regel ontstond.  Oplossing  De programmatuur is aangepast, Vanaf deze release staan ook de namen van medewerkers in het rapport die nog niet in dienst zijn getreden, maar waarvoor wel een collectieve verlofafboeking in de toekomst van toepassing is.  Uw actie Er is geen actie nodig. Workflow koppelen aan actief signaal lukte niet (change 1289064)  Melding Beheer > Actieve signalering Bij het koppelen van een workflow aan actieve signaleringen verscheen een foutmelding, waardoor het koppelen niet mogelijk was.  Oplossing Dit is opgelost, zodat u de workflow weer op de gebruikelijke manier kunt koppelen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Verlof - Vervaldatum in overzicht en boeking dubbele uren bij niet verrekenen (change 1155337)  Melding Soms werden bij een verlofopname die niet verrekend moest worden, de uren dubbel getoond in de kolom Niet verrekend. Een medewerker had 8 verlofuren geboekt die niet verrekend moesten worden. In het overzicht stond bij saldo echter 16 uur niet verrekenen.  Oplossing Medewerker > Verlof > Verlofsaldo  Dit kwam alleen in de kolom Niet verrekend voor en is vanaf deze release opgelost.  Uw actie Er is geen actie nodig. Verlof aangevraagd, andere uren verwerkt dan verwacht (change 1236776) Melding Verlofaanvraag via HR Self Service Bij een verlofaanvraag waar een Begin- en einddatum werd ingevuld én ook de uren werden meegegeven, werd de helft van de uren per dag ingeboekt en op de laatste dag van de verlofperiode 24 uur. Dit kwam doordat het werkrooster dubbel was aangemaakt, waardoor de applicatie de uren verdeelde over de beide roosters. Omdat er een einddatum werd opgegeven samen met de gewenste opname-uren, werd de rest van de uren verdeeld over de laatste dag van de opgegeven periode. Dit gedaan met een maximum van 24 beschikbare uren per dag. Oplossing De programmatuur is aangepast per 1 januari 2019, zodat het ongewild aanmaken van dubbele werkroosters niet meer voorkomt. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/22/2019

Nieuw  Salarisstroken naar externe partij Waarom  Verschillende  klanten met een eigen HR-pakket hebben ons gevraagd om de salarisstroken en jaaropgaven in hun eigen portaal/dossier te kunnen plaatsen, zonder dat zij deze eerst moeten ophalen vanuit het Dossier. Daarom hebben we het vanaf 2022 mogelijk gemaakt om met een File API de salarisstroken direct van Visma | Youserve op te halen. Deze dienst is vanaf 1-1-2022 beschikbaar. Het is niet mogelijk om met terugwerkende kracht salarisstroken op te halen via de File API. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Aan de Interfaces is de interface Loonstroken via File API toegevoegd. Wil je de nieuwe dienst met ingang van 1-1-2022 gaan gebruiken, dan kun je de interface hiervoor in het scherm Interfaces aanzetten. Aanmaken File API Om de loonstroken op deze manier te kunnen afnemen, moet je als klant zelf een ontvangende API maken. De beschrijvingen hiervoor vind je op de community via de Youforce Developer Portal: https://community.raet.com/developers-community/w/file-api. Actie  Als je met ingang van 1-1-2022 deze dienst wilt gaan gebruiken, neem dan contact op met jouw contactpersoon van Visma | Youserve. Deze zal de dienst voor jouw organisatie activeren. Zorg er daarnaast voor dat je beschikt over een ontvangende API en dat de betreffende Interface aan staat, zoals hierboven is beschreven.  Gewijzigd en verbeterd Waardenclusterscherm feestdag - nieuwe feestdagen voortaan aan het begin van het scherm Waarom  Als je het waardenclusterscherm voor het element Feestdag opende, waren de feestdagen altijd gesorteerd op omschrijving waarbij de oudste feestdagen bovenaan stonden. Hierdoor moest je in de lange lijst met feestdagen eerst naar het einde van de lijst scrollen om de huidige feestdagen te kunnen selecteren. Daarom hebben we de sortering aangepast. Hoe  Instellingen > Vastlegging > Waardencluster (7074) > element Feestdag Vanaf deze release staan de meest actuele feestdagen boven aan de lijst, zodat je snel de gewenste feestdagen kunt aanvinken en opslaan. Actie Er is geen actie nodig. Scherm Waardenlijst - paginering verbeterd Waarom In de oktober release hebben we het scherm Waardenlijst aangepast omdat de paginering niet verder ging dan 20 pagina’s, waardoor je van waardenlijsten met meer dan 20 pagina's niet alle waarden kon zien. Hierbij viel het op dat je in het scherm niet snel van de eerste naar de laatste pagina kon navigeren. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst We hebben de paginering onderaan het scherm Waardenlijst aangepast. Voortaan staan in de paginareeks altijd de nummers van de eerste en de laatste pagina, waardoor je snel van de eerste naar de laatste pagina kunt navigeren. Actie Er is geen actie nodig. Reden verlof met 1 waarde werd niet getoond Waarom Als er in de waardenlijst Reden verlof maar 1 reden was vastgelegd, werd deze reden niet getoond in het veld Reden verlof van het scherm Verlofaanvraag. Als er meerdere redenen zijn vastgelegd, werden deze hier wel getoond. Hoe Dit is opgelost. Is er in een waardenlijst slechts 1 reden verlof vastgelegd, dan wordt deze nu ook in het scherm Verlofaanvraag getoond. Actie Er is geen actie nodig. Scherm Definiëren vrije schermen - titel scherm in meerdere talen Waarom In HR Core business worden op steeds meer plaatsen meerdere talen aangeboden. Vanaf deze release kun je ook bij het definiëren van vrije schermen de naam/titel van een scherm opslaan in verschillende talen. Hoe Instellingen > Vastlegging > Definiëren vrije schermen Je kunt de titel van het scherm vastleggen in de volgende talen. Engels Duits Frans, Nederlands Actie Als je gebruik wilt maken van een vrij scherm, waarbij de gebruiker inlogt in één van de 4 talen, dan kun je nu voor elk vrije scherm een correcte titel in de juiste taal meegeven. Opgeloste meldingen Hoofdcontract details voor bepalen aanvullend geboorteverlof niet gevonden (2889983) Melding Het was niet mogelijk om aanvullend geboorteverlof vast te leggen als de geboortedag van het kind vóór de datum in dienst van de medewerker lag. De mutatie viel dan uit in HR Core met melding: Hoofdcontract details voor bepalen van aanvullend geboorteverlof niet gevonden. Oplossing Dit is opgelost, zodat het nu wel mogelijk is om aanvullend geboorteverlof te verwerken als de geboortedatum van het kind ligt vóór de datum in dienst van de medewerker. Actie Als er een mutatie Aanvullend geboorteverlof met de hierboven genoemde melding is uitgevallen, dan moet je deze opnieuw indienen via Self Service.  Rapport Overzicht verlofsaldo per maand (2885254) Melding In het Overzicht verlofsaldo per maand werd het saldo van medewerkers uit dienst niet goed weergegeven. Het verlofsaldo in het rapport week af van het saldo in HR Core dat vaak is bijgesteld naar 0. Oplossing Instellingen > Verlof > Overzicht verlofsaldo per maand Dit is opgelost. Het verlofsaldo wordt nu alleen getoond voor de maanden waarin de medewerker in dienst is. Voor de maanden waarin de medewerker uit dienst is, toont het rapport een lege cel. De medewerker is immers uit dienst en bouwt geen 0 uren  verlof op, en heeft geen basisrechten over de periode dat hij/zij niet in dienst is. Actie Er is geen actie nodig. Feestdagen jaarrooster (2937941) Melding In het scherm Jaarrooster werden soms bij een feestdag geen 0 uren getoond, maar werkuren volgens het werkrooster van de medewerker. Dit kwam omdat bij het genereren van een werkrooster voor 2 jaar, vanaf het 2e jaar de vaste feestdagen (Kerst, Nieuwjaarsdag en Koningsdag) niet correct werden weergegeven. De werkuren volgens het rooster bleven op dat moment staan.  Oplossing Dit is opgelost, zodat het niet meer kan voorkomen dat er werkuren op een vaste feestdag worden weergegeven. Actie Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Zie je dat er in jouw organisatie in het scherm Jaarrooster werkuren staan op een vaste feestdag, dan kun je dit corrigeren door na de november release het jaarrooster opnieuw te genereren. Dit hoef je alleen te doen voor het jaar dat de feestdagen werkuren tonen in plaats van de gewenste 0 uren. Publishing Date : 10/21/2021

Mededelingen Online release sessies  Waarom  Klanten hebben ons via feedback gevraagd om naast de Release notes een online release sessie te realiseren, waarin wij de aanpassingen van de betreffende release nader toelichten. Wij geven hieraan graag gehoor. Hoe Vanaf de release van maart starten we als pilot in de week na de release een kennissessie van één uur, waarin we de belangrijkste zaken uit de release nader toelichten. Tijdens de sessie besteden we extra aandacht aan de zaken waarvoor je als klant actie moet ondernemen om gewijzigde of nieuwe functionaliteit juist en volledig te gaan gebruiken. Hiermee hopen we de Release notes en de Acties die bij bepaalde onderwerpen zijn vermeld te verduidelijken. De eerste release sessie zal plaats vinden op dinsdag 2 maart om 14.00 uur. Hoe je je voor de release sessie kan aanmelden, laten we zo snel mogelijk weten via de Community.  Gewijzigd en verbeterd Veld geslacht uitgebreid met waarden 0 en 9 (2265398) Waarom Het veld geslacht voldeed niet aan de wettelijke waardenlijst. Volgens deze wettelijke lijst moet het ook mogelijk zijn om naast de waarden 1 (man) en 2 (vrouw) ook te kunnen kiezen uit de waarden 0 (onbekend) of 9 (niet gespecificeerd). In het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst wordt uitgelegd wanneer je de waarden 0 en 9 mag gebruiken. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Vanaf deze release zijn met ingang van 1-1-2021 aan de waardenlijst van het veld Geslacht de waarden 0 (onbekend) en 9 (niet gespecificeerd) toegevoegd, zodat je nu kunt kiezen uit vier mogelijkheden.  Daarnaast is er de mogelijkheid hiervan af te wijken en alleen de keuzes 1 (man) en 2 (vrouw) te blijven gebruiken. In dat geval kun je de twee nieuwe waarden uit de waardenlijst verwijderen. Nieuw foutsignaal Ook is er een nieuw foutsignaal aangemaakt dat in het Signaleringsverslag staat als je in het veld Geslacht een andere waarde opgeeft dan is toegestaan: 0202 - Code geslacht ongelijk aan 0, 1, 2 of 9. Actie Als je de twee nieuwe waarden voor het veld Geslacht niet wilt gebruiken, verwijder deze dan uit de waardenlijst. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst. Als het nieuwe foutsignaal in het Signaleringsverslag staat, pas de waarde in het veld Geslacht dan aan. Doe je dit niet, dan wordt dit afgekeurd in de loonaangifte. Verwerkingsverslag Externe mutaties verbeterd Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we de performance en leesbaarheid van het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties verbeterd. Hoe Beheer > Externe mutaties > Verwerken Externe mutaties Na het importeren van de externe mutaties komt het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties net als voorheen automatisch in Mijn rapporten te staan. De extensie van het rapport is veranderd van xls naar xlsx, zodat het rapport beter leesbaar is. Dit houdt in dat de kolommen niet meer zijn samengevoegd en dat het rapport nu is onderverdeeld in de volgende tabbladen: Parameters Validatie import Validatie mutaties Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Verwerkingsverslag geïmporteerde mutaties verbeterd Waarom  We zijn druk bezig met het verbeteren van de performance en leesbaarheid van onze rapportages en brengen waar mogelijk ook andere kleine verbeteringen aan. Hoe  Beheer > Import / Export > Importeren CSV We hebben de volgende verbeteringen doorgevoerd: De omschrijving van het importbestand is gewijzigd. In plaats van de algemene tekst dat je een rapport hebt ingelezen, zie je nu de naam van de importdefinitie, zodat je weet op basis van welke definitie de import heeft plaatsgevonden.  Het formaat is gewijzigd van pdf naar excel. Als er fouten zijn, staan deze op het eerste tabblad van het excelbestand. De parameters staan op het tweede tabblad. Actie Er is geen actie nodig.  Uniek Persoonlijk Id en Identity moeten uit minimaal twee posities of tekens bestaan Waarom Voor de koppeling met het Raet Portaal is het nodig dat het Uniek Persoonlijk Id (UPI) en de Identity uit minimaal twee posities of tekens bestaan. Daarom kun je vanaf deze release in de velden Uniek Persoonlijk Id (UPI) en Identity alleen nog een waarde van minimaal twee twee posities vastleggen.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend) Vanaf deze release is het alleen mogelijk in de velden Uniek Persoonlijk Id (UPI) en Identity een waarde van minimaal twee posities in te vullen. Vul je een waarde van één positie in, dan verschijnt er een foutmelding. Gebruikte je voorheen waardes van één positie dan kun je hier eventueel een voorloopnul aan toevoegen. Actie Als er in je eigen administratie nog medewerkers zijn met een UPI of Identity van één positie, dan adviseren we je deze te wijzigen in waarden van minimaal twee posities.  Opgeloste meldingen Organisatiestructuur gaf foutmelding (2426604) Melding Als je een nieuwe Organisatorische Eenheid (OE) had aangemaakt met een bepaalde peildatum en je ging vervolgens terug naar de totale lijst met een eerdere peildatum, dan bleef de in de toekomst aangemaakte OE ook zichtbaar. Wilde je deze OE vervolgens openen, dan verscheen er een foutmelding omdat de OE op die eerdere peildatum nog niet bestond.  Oplossing  De programmatuur is aangepast. Voortaan zijn OE's die zijn aangemaakt met een peildatum die ligt ná de peildatum waarmee je de totale lijst oproept, niet meer zichtbaar in deze lijst. Actie Er is geen actie nodig. Nieuwjaarsdag in Feestdagencluster niet verwerkt in Presentatieschema (2368625) Melding Instellingen > Werkpatroon > Presentieschema In het Presentieschema van de medewerkers was Nieuwjaarsdag niet aangegeven als Feestdag. Het verwerken van een verlofopname was wel correct: er werden geen uren geboekt, maar de presentatie was niet juist. Oplossing  Dit is opgelost, zodat Nieuwjaarsdag vanaf deze release in het Presentieschema weer correct als Feestdag wordt getoond.  Actie Er is geen actie nodig. Opslaan verlofregeling lukte niet als veld Label overzicht en/of Kleur overzicht meteen werden ingevuld (2394160) Melding  Instellingen > Verlof > Verlofregeling Bij het toekennen van een verlofsoort aan een verlofregeling waarbij je meteen de velden Label overzicht en/of Kleur overzicht had ingevuld, lukte het niet om de verlofregeling op te slaan: er verscheen een cirkel verscheen beeld die eindeloos bleef draaien. Oplossing Vanaf deze release is dit opgelost en kun je de verlofregeling gewoon opslaan, ook als je de velden Label overzicht en/of Kleur overzicht meteen hebt ingevuld. Actie Als er verlofsoorten zijn waarbij je het label of de kleur eerder niet kon invullen, dan kun je dit nu alsnog doen.  Verlofperiode in scherm Verlofsaldo soms onjuist (2399456) Melding  Medewerker > Verlof > Verlofsaldo Soms werd in het scherm Verlofsaldo de verlofperiode onjuist getoond.  Oplossing Vanaf de februari release is dit opgelost en zie je de juiste Verlofperiode. Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 1/21/2021

Mededelingen  Menu aangepast - Instroom gewijzigd in Instroom / Uitstroom Waarom  Met het toevoegen van de menuoptie Voorstel transitievergoeding en de wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding worden nu via het menu Instroom, naast de instroomprocessen ook uitstroomprocessen ondersteund. Daarom is met release van januari 2020 de naam van de menu-ingang gewijzigd van Instroom naar Instroom / Uitstroom. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom De naam van de menu-ingang is aangepast  Uw actie  Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Onjuiste weergave verlof - Verlof over jaargrens werd in oude jaar geboekt (change 1888123) Melding  Terwijl het Verlofjaar 2019 nog actief was, zijn er opnames voor 2020 gedaan. Deze opnames kwamen in de kolom Verrekend van 2019 te staan. Bij het aanmaken van het nieuwe jaar, werden deze opnames echter ook in het nieuwe jaar verwerkt en werden ook de overgehevelde uren met deze opnames werden verlaagd. Pas na het herrekenen van het voorgaande jaar, zijn deze opnames correct verwerkt en kwamen ze in de kolom Verrekend van 2020 te staan.  Oplossing  Het moment van opname is bepalend voor het boeken van de opname van het verlof en op basis hiervan zal HR Core Business de geraakte verlofjaren opnieuw herberekenen. Verlof dat u boekt voor 2020, terwijl het verlofjaar 2020 nog niet is aangemaakt, wordt voortaan afgeboekt, zodra het verlofsaldo van het verlofjaar 2020 beschikbaar komt. Het wordt dus niet meer eerst afgeboekt van het saldo van 2019. Verlof dat u in 2019 boekt, wordt afgeboekt van het verlofjaar 2019. Verlof dat u in 2019 boekt, terwijl het verlofjaar 2020 al beschikbaar is, wordt afgeboekt van het saldo van het verlofjaar 2019. Het eventuele van 2019 naar 2020 overgehevelde saldo wordt verminderd met deze opname. Let op dat bij verlofboekingen in voorgaande, inactieve jaren, alle voorgaande jaren automatisch worden herberekend.  Uw actie We adviseren u het verlofjaar 2020 te verwijderen door de actie Ongedaan maken huidig verlofjaar. Het huidige verlofjaar is daarna weer 2019. Hier kunt het verlof opnieuw berekenen door de actie Huidig verlofjaar corrigeren.  Na afronding van deze actie kunt u opnieuw verlofjaar 2020 creëren.    Autorisatiegroep - nieuwe autorisatiegroep niet meteen zichtbaar (change 1418078) Melding Als u een nieuwe autorisatiegroep had aangemaakt, was deze niet meteen zichtbaar en was het niet mogelijk deze nieuw groep toe te wijzen. Dit kwam omdat HR Core Business altijd toetste of een autorisatiegroep op de eerste dag van de huidige periode beschikbaar was en deze dan pas in het scherm toonde. Oplossing De manier van toetsen is aangepast. HR Core Business kijkt nu over de gehele (huidige) periode welke autorisatiegroepen beschikbaar zijn en dus getoond moeten worden.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Probleem opslaan e-mailadressen met hoofdletters (change 1924212)  Melding Het opslaan van een e-mailadres waarin een hoofdletter voorkwam, lukte niet omdat het geen geldige invoer was. Dit kwam door een nieuwe controle op geldige e-mailadressen. Oplossing De controle is aangepast, zodat u e-mailadressen met hoofdletters gewoon kunt opslaan.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 2/21/2020

Mededelingen  AOW-gerechtigden voor 2020 op basis van AOW-leeftijd Pensioenakkoord Waarom  Vooruitlopend op de daadwerkelijke aanpassingen in HR Core Business en Payroll Business, kunt u met deze instructie alvast berekenen welke medewerkers in 2020 de AOW-leeftijd van 66 jaar en 4 maanden bereiken. Hoe Rapporten > Controle > Ad-Hoc rapportage Open het scherm Ad-hoc rapportage en voeg het element Geboortedatum toe aan uw Ad-hoc rapportage in excel. Ga naar Mijn Rapporten en open het excelbestand van het ad-hoc rapport. In het excelbestand filtert u op geboortedatums tussen 1 september 1953 en 31 augustus 1954. Dit zijn de medewerkers die in 2020 de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken. In cel D2 staat de leeftijd. Zet in de cellen in kolom E het aantal maanden. Dit is voor 66 jaar en 4 maanden: 796 maanden.  Met de volgende formule in excel kunt u de AOW-gerechtigde leeftijd berekenen: ZELFDE.DAG(D2;E2). Met de vulgreep (fill handle) voor het automatisch vullen van cellen in Excel, kunt u vervolgens de functie ook voor de onderliggende cellen gebruiken. Voor het zien van de juiste datums, kunt u kolom E selecteren en vervolgens met de rechtermuisknop het formaat van de cellen wijzigen naar het juiste datumtype voor de locatie.  Let op: als u een Engelse excelversie gebruikt, wordt de formule: EDATE(D2;E2). Gewijzigd en verbeterd Scherm verlofaanvragen houdt medewerkerselectie vast Als u verschillende wijzigingen voor verlofaanvragen van medewerkers wilde vastleggen, werd u steeds naar het oorspronkelijke zoekscherm geleid, waarbij de medewerkerselectie niet werd vastgehouden. Hierdoor moest u extra klikken om opnieuw de medewerker te selecteren. Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag  Vanaf deze release werkt het scherm Verlofaanvraag als volgt: Als er al een medewerker is geselecteerd en u opent het scherm Verlofaanvraag, dan worden de selectievelden gevuld. Opent u een verlofaanvraag en gaat u daarna terug naar het selectiescherm, dan worden de selectievelden gevuld, maar wordt het navigatiepad teruggezet naar bedrijfsniveau. Als u dan naar een andere pagina gaat, moet u de medewerker opnieuw selecteren.   Uw actie Er is geen actie nodig.  Formaat zoekpaneel bedrijven automatisch aangepast Waarom Het zoekpaneel voor bedrijven dat zich linksboven in de applicatie bevindt, had altijd een vast formaat. Hierdoor moesten klanten met veel bedrijven, vaak herhaaldelijk scrollen. Daarom is vanaf deze release het formaat van het zoekpaneel aangepast aan het aantal bedrijven.  Hoe Als u nu op het zoekpaneel klikt om een bedrijf te zoeken, ziet u dat het formaat wordt aangepast aan het aantal bedrijven. Het formaat is op een maximum gesteld, wat bij een gemiddeld beeldscherm ongeveer overeenkomt met 29 bedrijven.  Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Verlofsaldo klopte niet (change 1629890) Melding Bij Vast Extra individueel verlofrecht waarvan de begindatum vóór 2019 ligt, werd het Vast extra individueel verlofrecht behandeld als eenmalig. Bij een mutatie of verlofopname waarbij het saldo werd herrekend, werd dit individuele verlofsaldo onterecht op nul gesteld.  Oplossing  De programmatuur is aangepast zodat het Vast Extra Individueel verlofrecht als vast wordt behandeld, ook als de begindatum vóór 2019 ligt. Uw actie Wij raden u aan om voor medewerkers bij wie het saldo Vast Extra Individueel verlofrecht op nul is gesteld, een herberekening van het verlofsaldo uit te voeren. Individueel verlof verdwijnt bij uit dienst melden (change 1653522) Melding Als een medewerker uit dienst werd gemeld en het verlof werd herberekend, werd het individueel verlofrecht op 0 gesteld. Oplossing Dit is aangepast. Bij uitdiensttreding wordt het verlof niet meer op 0 gesteld. Uw actie Voor medewerkers waarbij het verlof onterecht op 0 is gesteld, moet u een herberekening uitvoeren.  Vestiging kan niet aan Organisatie Eenheid worden gekoppeld (change 1650045)  Melding Het was niet mogelijk een vestiging aan een Organisatie Eenheid (OE) te koppelen als deze vestiging al aan een boven- of onderliggende OE was gekoppeld. Er verscheen dan een foutmelding, waarin werd gemeld dat de vestiging niet uniek was binnen de OE.  Oplossing Het programma controleert nu binnen de OE zelf of een vestiging uniek is. Hierdoor komt de hiervoor genoemde foutmelding niet meer voor en kunt u een vesting gewoon aan de gekozen OE koppelen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 8/23/2019

  Gewijzigd en verbeterd Vijf dagen betaald verlof na geboorte Per 1-1-2019 geldt een nieuwe regeling: extra betaald kraamverlof. Nu is er recht op twee dagen en per 1-1-2019 geldt het recht op betaald kraamverlof voor eenmaal het aantal werkuren per week. Geboorteverlof In de nieuwe wet heet kraamverlof voortaan geboorteverlof. De medewerker moet dit verlof opnemen binnen vier weken na de geboorte. Dit wordt nu gedaan door het opnemen van bijzonder verlof en deze manier blijft bestaan. Let op: Geboorteverlof werkt alleen voor HR Core Business en niet als u Payroll Business Only afneemt. Uw actie Beheer > Inrichting > Beheerparameters > Waardelijst (met opschakeling) Als u zelf bij Waardelijst met opschakeling Kraamverlof heeft toegevoegd, moet u dit zelf wijzigen in Geboorteverlof. Bij Verlofaanvraag kunt u dan in de lijst van het veld Reden verlof ook kiezen voor Geboorteverlof.   Publishing Date : 12/21/2018