Releases YouServe

New Payslips and annual statements to File API interface added to Manual start of automatic interfaces A specific interface can be restarted using Manual start of automatic interfaces to (re)create specific files of a period. As of January 2022 the payslips and annual statements can be retrieved through a File API, which is why the interface concerned can be restarted.  How Management > Data exchange > Manual start of automatic interfaces The list of the Interface field in the Manual start of automatic interfaces screen now contains the Payslips and annual statements to File API option. When this option is selected, the screen only displays the last final payroll processing run. Select it and click Restart. Note Only the payslips can be retrieved. If the annual statements have to be retrieved, use Management > Annual closure > Request annual statements. Select the year, specify the employees for whom you request the annual statements and click Request. Further details Further details about retrieving the payslips and annual statements through a File API can be found in the Payslips and annual statements to File API Help topic, using the search term: File API.  Contract number from now on completed automatically Why As of release 2022-01 we ensure that under specific conditions the contract sequence number (Element 7430) is completed automatically based on the information available in HR Core Business. The use of contract sequence numbers and automatic completion thereof has been introduced in preparation of the Chain control function.  Conditions The contract number is only completed automatically when: A customer uses the person level, and An employee is hired and a UPI is used (Unique Personal identification) Person level: by linking each employee to a person it becomes clear how often an employee has been hired by the organization. The use of the person level is particularly useful when the organization has a high staff turnover and many rehirings. How Employee > Employee > Contract history When an employee with a UPI is hired and the person level is activated, it is checked if the UPI or person code already exists. If so, the employee will be linked to the already existing person. If not, a new person is created in the system and the employee is linked to this new person. The correct sequence number is automatically specified in the Contract sequence number field in the Contract history screen. A customer or consultant can modify the sequence number manually if necessary. No conversion takes place No conversion takes place of existing employees who have been linked to a person. As a result, the contract sequence number for the existing population is not calculated. The customer must do so manually. The contract sequence number can always be modified. Note: when a contract sequence number has been modified manually, the consecutive sequence number for the next employee will be calculated automatically. When the contract sequence number has not been specified yet and one person has multiple employees, the contract sequence number for the next employee will be the total number of employees linked to that person. Example Person 123 - Employee 1 - contract sequence number (not specified) Person 123 - Employee 2 - contract sequence number (not specified) Person 123 - Employee 3 - contract sequence number (not specified) Employee 4 is added to person 123: Person 123 - Employee 3 - contract sequence number 4 Further details Further details about the use of contract sequence numbers and the person level can be found in the following Help topics: Procedure description > Contract sequence number (search term: contract sequence number) Screens and fields > Employee > Person > Person (search term: Person) Action No action is required. Adding data elements to XML of payslips and annual statements for File API Why Payslips and annual statements can be imported in a native HR system or portal through the File API for payslips and annual statements. Some HR systems have their own key fields for recognizing an employee. As of this release these key fields can be added to the XML for payslips and annual statements as a data element in order to facilitate recognizing employees. How Settings > Recording > Selection properties The Payslip API key field option has been added to the list of the Selection property field in the Selection properties screen. Steps Adding a key field: Select the Payslip API key field property in the Selection property field. Right-click the Add icon and select Data element in the Type field in the screen where the element is selected. Click Search, select the required element and click Add. This selection property can only be used to add data elements. Payroll Business only provides the XML of the File API with the first data element of the selection property. This is the element at the top. Addition to XML file The group tag CustConf has been added to the XML file and contains: Code - the number of the data element Description - the description of the data element Value - the value of the data element at the employee Action When using this function and adding a custom field to the XML file, use the steps specified above. Modified and Improved Loading spinner included in Define merge function screen Why  When a search term was entered in the Define merge function screen, sometimes a blank screen was displayed and it was unclear whether data was being loaded. That is why a loading spinner has been included in the screen.   How Management > HR Easy Docs > Define merge function A loading spinner   is now displayed when the Search button has been clicked in the Define merge function screen to indicate the data is being loaded. This will prevent reclicking of the Search button. Action No action is required. Ending organizational unit without recalculating OU structure Why When an end date was specified for an organizational unit, this always resulted in recalculation of the whole organizational structure. Recalculation is not necessary when nothing else in the organizational structure has changed. And recalculation sometimes caused the system to become less responsive. Unnecessary recalculations will now no longer be performed. How Settings > Staffing and organization > Organizational units As of release 2022-01 the software has been modified and recalculations following a change in the organizational structure are only performed when necessary. Action No action is required.  Organizational units - Linked elements report Why  The Linked elements pop-up screen can be displayed using the Linked elements icon  at the top right of the Organizational unit screen. The pop-up shows which elements have been linked to the organizational unit. Various customers have requested the option to export the contents of this pop-up screen to a report. As of this release the elements that have been linked to an organizational unit can be included in a report. How Settings > Staffing and organization > Organizational units > Linked elements pop-up screen The Create report button has been added to the bottom right of the Linked elements screen. With this button the contents of the pop-up screen can be exported to an Excel file that can be viewed in My reports. Action No action is required. Solved Messages Error report did not contain employee error data (3000248) The solution has been included in the additional release of 11 December 2021 Message When sick reports were imported and an error occurred, the processing report could not be used to determine where the error occurred. It was, therefore, not possible to ascertain for which employee additional actions were necessary.   Solution Management > Import / Export > Import Excel file (Consultant) Employee > Illness > Sickness absence This has been resolved in the additional release of 11 December 2021. The processing report has been updated and shows where the error occurred to ensure correct actions can be performed, for example by manually entering the sick report. As of the September release importing sick reports and recovered reports is done in the same way as entering sick reports and recovered reports using the Sickness absence screen. The outstanding sick reports must be closed before a new one can be entered. It is, therefore, not possible to register both the recovery report and the new sick report in a single import. These reports must be processed using two separate files. This is to ensure no double sick reports are processed. Action No action is required. Person synchronization sometimes took a very long time (3018772) Message Sometimes synchronization of data – a background process – to a person and other employees took a very long time. This was caused by the creation of a queue of regular changes.  Solution The synchronization process has been modified and large numbers of changes are now processed separately to ensure regular changes can be processed without disruption. Action No action is required. Importing organizational unit with eight-digit code (2944213) Message When an organizational unit was imported for an employee using the Upload external mutation file function, an error message was displayed stating that the code does not exist.  HR Core Business always regarded a numeric eight-digit OU code as a mutkey: an internal technical number. Solution Now when a numeric 8-digit OU code for a customer is imported, it is checked whether this code already exists. If not, it is checked if the technical code exists. If neither of these codes exist for the customer concerned, an error message is displayed. Action No action is required. Role assignments can be imported again (3010272) Message The list of available definitions in the following screens: HR data import definition  Create Excel file (Consultant) Import Excel file (Consultant) no longer included the Import Role assignment option.  Solution Management > Import/Export > HR data import definition Management > Import/Export > Create Excel file (Consultant) Management > Import / Export > Import Excel file (Consultant) The Import Role assignment option is now available again in all languages. Action If the role assignments to be added have not yet been entered manually, these can be imported through a spreadsheet as of release 2022-01.

Mededelingen Menukeuze Kopiëren medewerker - uitbetalen Transitievergoeding binnenkort niet meer beschikbaar Waarom Het uitbetalen van transitievergoedingen hebben we de afgelopen jaren heel gemakkelijk gemaakt: Sinds release 01-2020 kun je de verschuldigde transitievergoeding automatisch laten uitrekenen. Sinds release 01-2021 hoef je voor het uitbetalen van de transitievergoeding geen nieuwe medewerker meer aan te maken. In plaats daarvan kun je de transitievergoeding gewoon uitbetalen bij de medewerker zelf, met daarbij nog steeds een aparte inkomstenverhouding. Het is dus niet meer nodig om de medewerker te kopiëren. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding Deze menukeuze verdwijnt uit het menu met ingang van release 02-2022.  Actie 1 Stap over op de nieuwe methode voor uitbetalen, als je dat nog niet gedaan hebt: Medewerker  > Instroom / uitstroom > Uit dienst met Transitievergoeding. Daardoor hoef je voortaan nog maar twee mutaties vast te leggen: de uitdiensttreding zelf en de reden uit dienst. De rest gaat dan vanzelf. Payroll Business rekent - als je dat wilt - automatisch een voorstel Transitievergoeding uit. Je kunt het bedrag ook zelf uitrekenen en vastleggen in de vorm van een afwijkend bedrag. Het uitbetalen gaat vervolgens vanzelf via een tweede contract. Zorg vooraf voor de juiste instellingen, via het menu Instellingen  > Berekening > Transitievergoeding. Bedenk goed welke ingangsdatum je wilt toepassen, en welk niveau: klant of per bedrijf. De uitdiensttredingen kun je vervolgens op meerdere manieren vastleggen, zoals je dat gewend bent: In het scherm Uit dienst met Transitievergoeding kun je controleren welk bedrag Payroll Business voorstelt, eventueel een afwijkend bedrag vastleggen en eventueel aanvullende vergoedingen vastleggen. Via mutaties die in Self Service of een andere HR applicatie worden vastgelegd. Actie 2 Meer uitleg vind je in de online help, bij Procedurebeschrijvingen > Transitievergoeding > Voorstel transitievergoeding. Nieuw Stagiair - payrollelementen ZW Flex en grondslag Waarom  Eer stagiair is verzekerd voor de ZW, maar er hoeft geen premie ZW flex berekend te worden. De Belastingdienst schrijft voor dat het ook niet nodig is een grondslag voor de ZW flex te berekenen. Hoe Daarom vindt er voor een stagiair geen berekening meer plaats van de volgende payrollelementen ZW flex grondslag per ZW flex grondslag cum Actie Er is geen actie nodig. Stagiair wordt medewerker via bestaande medewerkercode Waarom Als een stagiair na de stageperiode binnen hetzelfde bedrijf in dienst komt als medewerker, dan moet je dit doorgeven aan de Loonaangifte via een nieuw IKV-nummer. Ook moet het loon dat de medewerker als stagiair heeft verdiend, worden meegenomen in de berekening van de werknemersverzekeringen bij de medewerker. Om je te ondersteunen bij het vastleggen van de vele mutaties die hiervoor nodig zijn, is vanaf 01-01-2022 de Wizard Stagiair wordt medewerker beschikbaar. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Stagiair wordt medewerker Aan het menu Medewerker hebben we de menukeuze Instroom / Uitstroom > Stagiair wordt medewerker toegevoegd, waarmee je de nieuwe Wizard start. Via deze Wizard kun je de net als in de Wizard Aanmaken medewerker stapsgewijs de schermen met relevante gegevens doorlopen. Let op: vooralsnog is er geen ondersteuning voor de situatie waarbij in dezelfde afrekenperiode zowel sprake is van een dienstverband als stagiair, als van een dienstverband als medewerker. 1) Wizard Stagiair wordt medewerker Ga naar Medewerker > Stagiair wordt medewerker en klik in het scherm Stagiair wordt medewerker - selecteer een medewerker op Zoeken. Je ziet nu stagiars die in- of uitdienst zijn: Aard arbeidsverhouding is 07 Stagiair. Dubbelklik op de regel van de stagiair die je als medewerker in dienst gaat nemen. Je komt in het beginscherm van de Wizard: Stagiair wordt medewerker - Stap 1 van 7 - Stagiair wordt medewerker start Wizard. Hierin zie je de volgende velden: Medewerkercode Achternaam Geboortedatum Organisatorische Eenheid Doorstroom indicatie, default waarde = Stagiair wordt medewerker Dienstverband indicatie, default waarde = In dienst Type medewerker Pas zonodig de Organisatorische eenheid en/of het Type medewerker aan en klik op Volgende om de wizard voor de betreffende stagiair te starten. Je ziet nu het scherm: Stagiair wordt medewerker - Stap 2 van 7 - medewerker.  In de Wizard Stagiair wordt medewerker doorloop je dezelfde schermen als in de Wizard Aanmaken medewerker. Het systeem heeft echter bij de gegevens die je moet aanpassen als je een stagiair in dienst neemt als medewerker, alvast de default waarden gemuteerd: Gegevenselement Scherm Waarde oud Waarde nieuw Nummer inkomstenverhouding [10301875] Medewerker [112] Medewerker aanvullend [79] Jaar en maand van indiensttreding (4 posities) Jaar en maand van indiensttreding als stagiair (4 posities) WW verzekerd [10000029] Loonheffingen [10000029] Nee Ja WAO/IVA/WGA verzekerd [10000030] Loonheffingen [10000029] Nee Ja Contr. onbep./bep. tijd [10204687] Arbeidscontract [99] Niet van toepassing (N) Onbepaalde tijd (O) Schriftelijke arbeidsovk [10524364] Arbeidscontract [99] Niet van toepassing (X) Ja (J) Oproepovereenkomst [10524365] Arbeidscontract [99] Niet van toepassing (X) Nee (N) Aard arbeidsverhouding [10204685] Loonaangifte [10204732] Stagiair (07) Arbeidsovereenkomst (01)   2) Payrollberekening loon en aantal perioden als stagiair Na het voltooien van de Wizard Stagiair wordt medewerker berekent Payroll Business bij het uitvoeren van de salarisverwerking, de volgende gegevenselementen: Sv loon huidig jaar tijdens stage tbv werknverz. Payroll Business vult hier de berekende waarde in van het loon dat is verdiend als stagiair. Dit loon wordt opgeteld bij het loon van de medewerker en hierover worden vervolgens de premies berekend. Aantal stageperiodes huidg jaar - werknemersverz Payroll Business vult hier het aantal perioden in dat de medewerker in dienst was als stagiair. Het aantal perioden wordt gebruikt voor een juiste VCR-berekening voor de SV-premies. Je vindt deze gegevens in het scherm Loonaangifte dat je opent via  Medewerker > Interfaces > Loonaangifte. Let op: als je bovenstaande gegevenselementen zelf muteert, rekent Payroll Business met de handmatig opgegeven waarde. Actie Gebruik voortaan deze wizard, als je een stagiair, die al dan niet nog in dienst is, wilt omzetten naar een medewerker met arbeidsovereenkomst. Interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd aan Handmatig starten automatische interfaces Via Handmatig starten automatische interfaces kun je een bepaalde interface herstarten, zodat specifieke bestanden van een periode (nogmaals) worden aangemaakt. Omdat het vanaf januari 2022 mogelijk is om de salarisstroken en de jaaropgaven zelf op te halen via een File API, hebben we ervoor gezorgd dat het nu ook mogelijk is de betreffende interface hiervoor opnieuw te starten.  Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces In het scherm Handmatig starten automatische interfaces hebben we aan de lijst van het veld Interface de interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd. Zodra je deze selecteert, zie je in het scherm alleen de laatste definitieve salarisverwerking. Selecteer deze en klik op Herstarten. Aandachtspunt  jaaropgaven Je kunt alleen de salarisstroken kunnen opnieuw opvragen. Als het nodig is om de jaaropgaven opnieuw op te vragen, doe je dit op de gebruikelijke manier via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven. Selecteer het Jaar, geef op voor welke medewerkers je de jaaropgaven wilt aanvragen en klik op Aanvragen. Meer informatie Meer informatie over het zelf ophalen van de loonstroken en jaaropgaven via een File API, vind je in het helponderwerp Loonstroken en jaaropgaven naar File API, zoekterm File API.  Gegevenselementen toevoegen aan Salarisstrook en Jaaropgaaf XML voor File API Waarom Via de File Api voor Loonstroken en jaaropgaven, kun je de stroken en jaaropgaven importeren in een eigen HR-systeem of portal. Sommige HR-systemen hebben eigen sleutelvelden voor het herkennen van een medewerker. Omdat het handig is voor het herkennen van een medewerker, om deze sleutelvelden als gegevenselement toe te voegen aan de XML voor de salarisstroken en jaaropgaven, hebben we dat vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen In het scherm Selectie-eigenschappen hebben we hiervoor aan de lijst van het veld Selectie eigenschap de keuze Sleutelveld payslip API toegevoegd. Stappen Het toevoegen van een sleutelveld doe je als volgt. Kies in het veld Selectie eigenschap voor de eigenschap Sleutelveld Payslip API. Klik rechts op het icoon Toevoegen en kies in het scherm waarin je de element selecteert bij het veld Soort voor Gegevenselement. Klik op Zoeken, selecteer het gewenste element en klik op Toevoegen. Met deze selectie-eigenschap kan je alleen gegevenselementen toevoegen. Payroll Business geeft alleen het eerste gegevenselement van de selectie-eigenschap door in de XML van de File API. Dit is dus het element dat bovenaan staat. Toegevoegd aan XML-bestand Aan het XML-bestand is de groepstag CustConf toegevoegd met daarin: Code - het nummer van het gegevenselement Description - de omschrijving van het gegevenselement Value - de waarde van het gegevenselement bij de medewerker Actie Als je deze functionaliteit afneemt en een eigen veld in de XML wilt hebben, voeg dit veld dan toe via de bovengenoemde stappen. Gewijzigd en verbeterd  Veld Ontslagvergoeding (eenmalig) verwijderd van arbeidsvoorwaardenscherm Transitievergoeding   Waarom  In de loop van 2021 is het via het scherm Uitdienst met transitievergoeding mogelijk gemaakt om de volgende extra vergoedingen en inhoudingen vast te leggen.  10 extra bruto vergoedingen 5 bruto inhoudingen 5 netto vergoedingen 5 netto inhoudingen Deze worden dan samen met de transitievergoeding uitbetaald of ingehouden. Omdat deze nieuwe functionaliteit meer mogelijkheden biedt en gemakkelijker is in het gebruik, is met ingang van periode 01-2022 het veld Ontslagvergoeding (eenmalig) van het arbeidsvoorwaarden scherm Transitievergoeding verwijderd.   Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens Het veld Ontslagvergoeding (eenmalig) is met ingang van periode 01-2022 van het arbeidsvoorwaardenscherm Transitievergoeding verwijderd.   Actie Er is geen actie nodig.  Aanpassing berekening ZW flex, WGA en AWf Waarom  Bij de berekening van de ZW flex, de WGA en de AWf hebben we de naamgeving van de gebruikte payrollelementen aangepast. Dit om de berekening van deze werknemersverzekeringen inzichtelijker te maken.  Let op: als je alternatieve omschrijvingen heb vastgelegd voor deze payrollelementen, dan blijven deze ongewijzigd.  Hoe  Bij het berekenen van de ZW flex zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:   Element Toelichting Oude naam ZW flex loon per Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening ZW flex loon werkgever periode ZW flex loon cum Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening ZW flex loon werkgever ZW flex maximum per Het maximum loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening ZW flex maximum wg periode ZW flex maximum cum Het maximum loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening ZW flex maximum wg ZW flex grondslag per De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening ZW flex grondslag werkgever periode ZW flex grondslag cum De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening ZW flex grondslag werkgever ZW flex premie per De premie die voor deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager  ZW flex premie werkgever periode ZW flex premie E.R. per  De premie die voor deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager  ZW flex premie werkgever E.R. periode ZW flex premie cum De premie die t/m deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager ZW flex premie werkgever ZW flex premie E.R. cum De premie die t/m deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager ZW flex premie werkgever E.R.    Bij het berekenen van de WGA werkgever zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:   Element Toelichting Oude naam WGA loon werkgever per Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening WGA loon werkgever periode WGA loon werkgever cum Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening WGA loon werkgever WGA grondslag werkgever per De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening WGA grondslag werkgever periode WGA grondslag werkgever cum De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening. WGA grondslag werkgever WGA premie werkgever per De premie die voor deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager  WGA premie werkgever periode WGA premie werkgever E.R. per De premie die voor deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager  WGA premie werkgever E.R. periode WGA premie werkgever cum De premie die t/m deze periode is berekend bij geen eigenrisicidrager WGA premie werkgever WGA premie werkgever E.R. cum De premie die t/m deze periode is berekend bij een eigenrisicidrager WGA premie werkgever E.R.    Bij het berekenen van de WGA werknemer zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:   Element Toelichting Oude naam WGA loon werknemer per Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening WGA loon werknemer periode WGA loon werknemer cum Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening WGA loon werknemer WGA grondslag werknemer per De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening WGA grondslag werknemer periode WGA grondslag werknemer cum De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening. WGA grondslag werknemer WGA premie werknemer per De premie die voor deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager  WGA premie werknemer periode WGA premie werknemer E.R. per De premie die voor deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager  WGA premie werknemer E.R. periode WGA premie werknemer cum De premie die t/m deze periode is berekend bij geen eigenrisicidrager WGA premie werknemer WGA premie werknemer E.R. cum De premie die t/m deze periode is berekend bij een eigenrisicidrager WGA premie werknemer E.R.   Bij het berekenen van de AWF zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:   Element Toelichting Oude naam AWf loon per Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening AWf loon periode AWf loon cum Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening AWf loon  AWf maximum per Het maximum loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening AWf maximum periode AWf maximum cum Het maximum loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening AWf maximum AWf grondslag per De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening AWf grondslag periode AWf grondslag cum De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening. AWf grondslag  AWf aanwas herzien per De grondslag van deze periode waarop de herziene AWf van toepassing is AWf aanwas herzien AWf aanwas hoog per De grondslag van deze periode waarop de hoge AWf van toepassing is AWf aanwas hoog AWf aanwas laag per De grondslag van deze periode waarop de lage AWf van toepassing is AWf aanwas laag AWf premie per De premie die voor deze periode is berekend  AWf premie periode AWf premie cum De premie die t/m deze periode is berekend   AWf premie  AWf premie herzien per De premie die voor deze periode is berekend op basis van AWf herzien AWf premie herzien AWf premie hoog per De premie die voor deze periode is berekend op basis van AWf hoog AWf premie hoog. AWf premie laag per De premie die voor deze periode is berekend op basis van AWf laag AWf premie laag Actie Er is geen actie nodig. Scherm Arbeidscontract - vastleggen afwijkende CAO-code mogelijk  Waarom Voor medewerkers die niet onder de CAO vallen, was het altijd nodig een eigen CAO aan te maken, om ervoor te zorgen dat het doorgeven van de gegevens naar de loonaangifte correct verliep. Ook als de medewerker dezelfde arbeidsvoorwaarden heeft als de medewerkers die wel onder de bedrijfs-CAO vallen, moest je toch een eigen CAO aanmaken. Om dit proces te verbeteren, kun je nu via het scherm Arbeidscontract een (afwijkende) CAO code vastleggen voor de loonaangifte.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Aan het scherm Arbeidscontract hebben we het veld CAO code toegevoegd. Hier kun je de CAO code vastleggen die je naar de Loonaangifte wilt sturen. Je koppelt de medewerker aan de bedrijfs-CAO zodat Payroll Business bij de berekening alle instellingen van de bedrijfs-CAO gebruikt. Is er echter een andere CAO code van toepassing, dan vul je die in bij het veld CAO code, waardoor in de loonaangifte bij de medewerker deze CAO code wordt opgenomen. Actie Wijzig zo nodig de CAO code in het scherm Arbeidscontract. UPA - PGGM Regelingloon voltijd voortaan afgerond op hele euro's Waarom Via het UPA-gegevenselement Regelingloon wordt het volgende doorgegeven: Pensioengevend loon per periode of Regelingloon, d.w.z. het voltijd jaarsalaris. Tot nu werden beide doorgegeven in het formaat N(10,2). De pensioenuitvoerder PGGM wil echter dat het Regelingloon (voltijd jaarsalaris) voortaan wordt doorgegeven in het formaat N(10,0), waarbij het bedrag in hele euro’s naar boven is afgerond. Hoe Vanaf release 2022-01 wordt het voltijd jaarregelingloon voor PGGM met de productkenmerken U0536-1001 en U0536-1002 in hele euro’s naar boven afgerond. Voor de overige gevallen blijft het formaat N(10,2). Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Ten onrechte AWf laag berekend (2936228)  Melding  Voor medewerkers die jonger zijn dan 21 jaar geldt bij de berekening van de AWf (WW) een uitzondering. Bij maandverloning geldt dat, als ze niet meer dan 52 uur hebben gewerkt, je toch de lage AWf mag toepassen. Bij 4-wekenverloning is deze grens 48 uur.  Als bij die medewerkers de arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode van toepassing was en bij het uit dienst gaan werd het verlofsaldo uitbetaald, dan werden die uitbetaalde verlofuren niet meegenomen bij de beoordeling van bovenstaande grens. Hierdoor werd soms ten onrechte AWf laag berekend, terwijl het AWf hoog had moeten zijn.  Oplossing  Met ingang van deze release is dit hersteld.  Actie Er is geen actie nodig.  Performance Loonstrookelementen verbeterd (3015320)  Melding  Het duurde heel lang voor het scherm Loonstrookelementen, voor het toevoegen of verwijderen van loonstrookelementen opende. Soms kreeg je zelfs een time out. Oplossing  Instellingen > Salarisspecificaties > Loonstrookelementen We hebben de achterliggende processen van het scherm verbeterd, waardoor het scherm vanaf deze release snel werkt en geen problemen meer veroorzaakt. Actie Er is geen actie nodig. Importeren lange e-mailadressen via formaat Batch input (3018555) Melding Bij het verwerken van tekstvelden via het formaat Batch-input, gold er tot nu toe voor de velden een maximum van 50 posities. Hierdoor werden sommige gegevens afgekapt, bijvoorbeeld lange e-mailadressen, terwijl het gegevenselement wel 100 posities kan bevatten. Oplossing Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand De maximum lengte voor tekstvelden in deze interface is verhoogd naar 100 posities, waardoor bijvoorbeeld e-mailadressen niet meer worden afgekapt. Hierdoor is de werking gelijk gemaakt aan die van andere importformaten, zoals Raet Basisdocument (Excel-files). Actie Er is geen actie nodig.  Belaste vergoedingen  / Inhoudingen - Bruto vergoeding 6 niet goed verwerkt bij uit dienst treden (3065331)  De oplossing is met de extra release van 11-12-2021 in productie gegaan. Melding  Als in de arbeidsvoorwaarde Belaste vergoedingen / inhoudingen in de bedrijfsinstellingen voor de Bruto vergoeding 6 als berekeningsmethode was opgegeven dat de berekening moest plaatsvinden op basis van een Op te geven aantal en de medewerker was uit dienst, dan werd die Bruto vergoeding niet berekend. Let op: het veld in het medewerkerscherm heet Bruto vergoeding 6, de bijbehorende looncomponent die op de salarisstrook komt te staan  heet Belaste vergoeding 6. Oplossing  We hebben dit met ingang van 1-1-2021 hersteld en op 11-12-2021 via een extra release uitgeleverd.  Let op: als dit probleem in jouw bedrijf voorkwam, vindt er voor 2021 een automatische herberekening plaats.   Actie Er is geen actie nodig.

In deze versie ... Aangepast in versie 3 Onder Mededelingen is het onderwerp Handmatig starten automatische interfaces dat in versie 2 was toegevoegd, weer verwijderd. Mededelingen Salarisstroken naar externe partij De interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API die per 1-1-2022 live gaat, kan je in overleg met Visma | Youserve afnemen. Als hier afspraken over zijn gemaakt, zal Visma | Youserve deze interface voor jouw organisatie aanzetten. Zodra wij dit hebben gedaan, kun je als klant de interface in de applicatie zelf inschakelen. Dit doe je via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonstroken en jaaropgaven naar File API. Denk eraan dat je dit voor elk bedrijf afzonderlijk moet doen. Zie ook het onderwerp Salarisstroken naar externe partij in de release notes van november.  Gewijzigd en verbeterd Wijziging frequentie HRCB API Ophalen Username/Gebruikersnaam & Ping ID Waarom  Het proces voor het ophalen van de user names & Ping ID in HR Core Business liep dagelijks om 11.20 uur. Stappen in het proces: Haal usernames op en sla die op. Haal de Ping ID's op van medewerkers die in dienst zijn, een username hebben maar nog geen Ping ID.  Voor alle toekomstige medewerkers zonder user name en Ping-ID: Haal het Ping-ID op. Dit gebeurt door het tijdelijk ophalen van de ontbrekende user names en dan daarmee de Ping ID; de user name wordt niet opgeslagen. Hoe  Om te voorkomen dat er vertragingen ontstaan in dit proces, hebben wij op 1-11-2021 via extra onderhoud de frequentie van dit proces aangepast. In plaats van 1x per dag om 11.20 uur loopt het proces nu om de 4 uur. Het nieuwe schema loopt als volgt: 07.20 11.20 15.20 19.20 23.20 03.20 om vervolgens weer om 7.20 uur te starten. Actie Er is geen actie nodig. Mijn taken op bureaublad van Youforce verbeterd Waarom  Wij hebben geconstateerd dat de takenlijst op het bureaublad van Youforce erg traag was en niet altijd alle taken of signalen vanuit HR Core liet zien. Oplossing Vanaf deze release hebben wij de takenlijst op het bureaublad van Youforce verbeterd en ervoor gezorgd dat je alle signalen en taken ziet als je inlogt in Youforce. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Rapportages - Dagmutaties in Management Informatie soms niet correct (3007114) Wij hebben geconstateerd dat sommige dagmutaties vanaf 24 juni 2021 niet goed doorgeleverd werden naar Management Informatie (MI). Bijvoorbeeld er is een dagmutatie van 30 km vastgelegd en later wordt er een aanvullende declaratie van wederom 30 km ingevoerd met dezelfde datum als de eerdere mutatie. In HR Core Business zie je dan twee declaraties met een totaal van 60 km, maar in de Management Informatie rapporten zag je maar één dagmutatie van 30 km. Hierdoor was de informatie in de rapporten incompleet.  Oplossing Met ingang van 13 november 2021 is dit probleem verholpen. De betreffende wijzigingen op de dagmutaties zijn vanaf 1 juni opnieuw aangeleverd bij (MI) Management Informatie rapporten, waardoor de onvolledige informatie is aangevuld met de juiste dagmutaties. Actie Er is geen actie nodig. De juiste informatie zal in de Management Informatie rapporten verschijnen, als je het betreffende rapport opnieuw aanmaakt. Performance verlofoverzicht Self Service (2847622) Het raadplegen van het verlofoverzicht in Self Service werd vaak belemmerd door trage performance. Ook het raadplegen van het Jaarrooster in HR Core Business kon onnodig lang duren.  Oplossing Wij hebben de progamatuur aangepast waardoor het oproepen van het verlofoverzicht in Self Service en het Jaarrooster in HR Core Business nu sneller gaat.  Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 11/24/2021

In this version ... Changed in version 3 The topic Manually start automatic interfaces that was added in version 2 to the Notifications, has been removed again. Notifications Salary slips to external party The Salary slips and annual statements via File API interface, goes live on 1-1-2022. You can purchase this service in consultation with Visma | YouServe. If agreements have been made about this, Visma | Youserve will activate this service for your organization. Once we have done this, you can enable the interface in the application yourself via Settings > Data exchange > Interfaces > Pay slips and annual statements to File API. Note that you have to do this for each company separately. See also the topic Salary slips to third parties in the November release notes. Modified and Improved Change frequency HRCB API Retrieve User names & Ping ID Why  The process for retrieving the user names & Ping ID in HR Core Business ran daily at 11:20 am. Steps in the process: Get user names and save them. Retrieve the Ping IDs of employees who are employed and have a username but no Ping ID. For all future employees without a username and Ping ID: Get the Ping ID. This is done by temporarily retrieving the missing user names and then the Ping ID; the username is not saved. How To prevent delays in this process, we adjusted the frequency of this process on 1-11-2021 through extra maintenance. Instead of once a day at 11.20 am, the process now runs every 4 hours. The new schedule runs as follows: 07:20 11:20 15:20 19:20 23:20 03:20 and then start again at 7:20 am. Action No action is required. Improved My tasks on the Youforce desktop Why We have found that the task list on the desktop of Youforce was very slow and didn't always show all tasks or signals from HR Core. How From this release we have improved the task list on the Youforce desktop and ensured that you see all signals and tasks when you log in to Youforce. Action No action is required. Solved Messages Reports - Day changes in Management Information sometimes not correct (3007114) Message We found that some declarations of day changes were not properly passed on to Management Information (MI). For example, a day change of 30 km has been entered and later an additional declaration of another 30 km is entered with the same date as the previous change. In HR Core Business you see two declarations with a total of 60 km, but in the reports of Management Information you only saw one day change of 30 km. As a result, the information in the reports was incomplete. Solution As of November 13 2021, this problem has been solved. The relevant changes to the day changes have been resubmitted to (MI) Management Information Reports from 1 June, so that the incomplete information has been supplemented with the correct day changes. Action No action is required. The correct information will appear in the Management Information reports when you recreate the relevant report. Performance leave overview in Self Service (2847622) Message Consulting the leave overview in Self Service was often hampered by slow performance. Consulting the Annual Schedule in HR Core Business could also take an unnecessarily long time. Solution We have adjusted the software so that the leave overview in Self Service and the Annual schedule in HR Core Business now appear faster. Action No action is required. Publishing Date : 11/24/2021

Nieuw  Salarisstroken naar externe partij Waarom  Verschillende  klanten met een eigen HR-pakket hebben ons gevraagd om de salarisstroken en jaaropgaven in hun eigen portaal/dossier te kunnen plaatsen, zonder dat zij deze eerst moeten ophalen vanuit het Dossier. Daarom hebben we het vanaf 2022 mogelijk gemaakt om met een File API de salarisstroken direct van Visma | Youserve op te halen. Deze dienst is vanaf 1-1-2022 beschikbaar. Het is niet mogelijk om met terugwerkende kracht salarisstroken op te halen via de File API. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Aan de Interfaces is de interface Loonstroken via File API toegevoegd. Wil je de nieuwe dienst met ingang van 1-1-2022 gaan gebruiken, dan kun je de interface hiervoor in het scherm Interfaces aanzetten. Aanmaken File API Om de loonstroken op deze manier te kunnen afnemen, moet je als klant zelf een ontvangende API maken. De beschrijvingen hiervoor vind je op de community via de Youforce Developer Portal: https://community.raet.com/developers-community/w/file-api. Actie  Als je met ingang van 1-1-2022 deze dienst wilt gaan gebruiken, neem dan contact op met jouw contactpersoon van Visma | Youserve. Deze zal de dienst voor jouw organisatie activeren. Zorg er daarnaast voor dat je beschikt over een ontvangende API en dat de betreffende Interface aan staat, zoals hierboven is beschreven.  Gewijzigd en verbeterd Waardenclusterscherm feestdag - nieuwe feestdagen voortaan aan het begin van het scherm Waarom  Als je het waardenclusterscherm voor het element Feestdag opende, waren de feestdagen altijd gesorteerd op omschrijving waarbij de oudste feestdagen bovenaan stonden. Hierdoor moest je in de lange lijst met feestdagen eerst naar het einde van de lijst scrollen om de huidige feestdagen te kunnen selecteren. Daarom hebben we de sortering aangepast. Hoe  Instellingen > Vastlegging > Waardencluster (7074) > element Feestdag Vanaf deze release staan de meest actuele feestdagen boven aan de lijst, zodat je snel de gewenste feestdagen kunt aanvinken en opslaan. Actie Er is geen actie nodig. Scherm Waardenlijst - paginering verbeterd Waarom In de oktober release hebben we het scherm Waardenlijst aangepast omdat de paginering niet verder ging dan 20 pagina’s, waardoor je van waardenlijsten met meer dan 20 pagina's niet alle waarden kon zien. Hierbij viel het op dat je in het scherm niet snel van de eerste naar de laatste pagina kon navigeren. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst We hebben de paginering onderaan het scherm Waardenlijst aangepast. Voortaan staan in de paginareeks altijd de nummers van de eerste en de laatste pagina, waardoor je snel van de eerste naar de laatste pagina kunt navigeren. Actie Er is geen actie nodig. Reden verlof met 1 waarde werd niet getoond Waarom Als er in de waardenlijst Reden verlof maar 1 reden was vastgelegd, werd deze reden niet getoond in het veld Reden verlof van het scherm Verlofaanvraag. Als er meerdere redenen zijn vastgelegd, werden deze hier wel getoond. Hoe Dit is opgelost. Is er in een waardenlijst slechts 1 reden verlof vastgelegd, dan wordt deze nu ook in het scherm Verlofaanvraag getoond. Actie Er is geen actie nodig. Scherm Definiëren vrije schermen - titel scherm in meerdere talen Waarom In HR Core business worden op steeds meer plaatsen meerdere talen aangeboden. Vanaf deze release kun je ook bij het definiëren van vrije schermen de naam/titel van een scherm opslaan in verschillende talen. Hoe Instellingen > Vastlegging > Definiëren vrije schermen Je kunt de titel van het scherm vastleggen in de volgende talen. Engels Duits Frans, Nederlands Actie Als je gebruik wilt maken van een vrij scherm, waarbij de gebruiker inlogt in één van de 4 talen, dan kun je nu voor elk vrije scherm een correcte titel in de juiste taal meegeven. Opgeloste meldingen Hoofdcontract details voor bepalen aanvullend geboorteverlof niet gevonden (2889983) Melding Het was niet mogelijk om aanvullend geboorteverlof vast te leggen als de geboortedag van het kind vóór de datum in dienst van de medewerker lag. De mutatie viel dan uit in HR Core met melding: Hoofdcontract details voor bepalen van aanvullend geboorteverlof niet gevonden. Oplossing Dit is opgelost, zodat het nu wel mogelijk is om aanvullend geboorteverlof te verwerken als de geboortedatum van het kind ligt vóór de datum in dienst van de medewerker. Actie Als er een mutatie Aanvullend geboorteverlof met de hierboven genoemde melding is uitgevallen, dan moet je deze opnieuw indienen via Self Service.  Rapport Overzicht verlofsaldo per maand (2885254) Melding In het Overzicht verlofsaldo per maand werd het saldo van medewerkers uit dienst niet goed weergegeven. Het verlofsaldo in het rapport week af van het saldo in HR Core dat vaak is bijgesteld naar 0. Oplossing Instellingen > Verlof > Overzicht verlofsaldo per maand Dit is opgelost. Het verlofsaldo wordt nu alleen getoond voor de maanden waarin de medewerker in dienst is. Voor de maanden waarin de medewerker uit dienst is, toont het rapport een lege cel. De medewerker is immers uit dienst en bouwt geen 0 uren  verlof op, en heeft geen basisrechten over de periode dat hij/zij niet in dienst is. Actie Er is geen actie nodig. Feestdagen jaarrooster (2937941) Melding In het scherm Jaarrooster werden soms bij een feestdag geen 0 uren getoond, maar werkuren volgens het werkrooster van de medewerker. Dit kwam omdat bij het genereren van een werkrooster voor 2 jaar, vanaf het 2e jaar de vaste feestdagen (Kerst, Nieuwjaarsdag en Koningsdag) niet correct werden weergegeven. De werkuren volgens het rooster bleven op dat moment staan.  Oplossing Dit is opgelost, zodat het niet meer kan voorkomen dat er werkuren op een vaste feestdag worden weergegeven. Actie Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Zie je dat er in jouw organisatie in het scherm Jaarrooster werkuren staan op een vaste feestdag, dan kun je dit corrigeren door na de november release het jaarrooster opnieuw te genereren. Dit hoef je alleen te doen voor het jaar dat de feestdagen werkuren tonen in plaats van de gewenste 0 uren. Publishing Date : 10/21/2021

New Salary slips to external party Why Various clients with their own HR package have asked us to enable them to upload the salary slips and annual statements in their own portal/file without having to retrieve them from the File first. Starting in 2022, it will therefore be possible to use a File API to retrieve the salary slips directly from Visma | Youserve. This service will be available starting on 1-1-2022. It is unfortunately not possible to retrieve salary slips retroactively by using the File API. How Settings > Data exchange > Interfaces The interface Salary slips via File API has been added to the Interfaces. If you want to start using the new service from 1-1-2022, you can enable the appropriate interface on the Interfaces screen. Create File API To be able to receive the salary slips using this method, you as a client have to create a receiving API yourself. You can find out how to do this in the community via the Youforce Developer Portal https://community.raet.com/developers-community/w/file-api. Action If you want to start using this service from 1-1-2022, please get in touch with your contact at Visma | Youserve, who will activate the service for your organization. In addition, make sure you have a receiving API and that the appropriate Interface is enabled as described above.  Modified and Improved Holiday values cluster screen - new holidays at the top of the screen from now on Why When you opened the values cluster screen for the Holiday element, the holidays were always sorted by description with the oldest holidays at the top. This meant you had to scroll through the long list of holidays to select the current holidays, which were at the end of the list. We have now adjusted the sorting. How Settings > Recording > Values cluster (7074) > Holiday element As of this release, the most current holidays are found at the top of the list, so you can quickly check and save the relevant holidays. Action No action is required. Values List screen - pagination improved Why In the October release, we modified the Values List screen because it was restricted to 20 pages. This meant you could not see all values on values lists of more than 20 pages. Moreover, you could not quickly navigate from the first to the last page on this screen. How Settings > Recording > Values List We have adjusted the pagination at the bottom of the Values List screen. From now on, the page series will always contain the numbers of the first and last page, so that you can quickly navigate between them. Action No action is required. Reason for leave with one value was not shown Why If only one reason was set in the Reason for leave values list, it was not shown in the Reason for leave field on the Leave Request screen. If multiple reasons were set, they did appear on this screen. How This has been resolved. If only one reason for leave has been set in a value list, this will now also be shown on the Leave request screen. Action No action is required. Define free screens – title screen in multiple languages Why Multiple languages are available in more and more sections of HR Core Business. As of this release, you can also save the name/title of a screen in different languages when defining free screens. How Settings > Recording > Define free screens You can save the title of the screen in the following languages. English German French Dutch Action If you want to use a free screen where the user logs in using one of the four languages, you can now provide a correct title in the appropriate language for each free screen. Solved Messages Main contract details for determining additional childbirth leave not found (2889983) Message It was not possible to take additional childbirth leave if the child’s date of birth was before the employee’s date of employment. The request produced the following notification in HR Core: Main contract details for determining additional childbirth leave not found. Solution This has been resolved. It is now possible to take additional childbirth leave if the child’s date of birth is before the employee’s date of employment. Action If an Additional childbirth leave request has resulted in the notification shown, then you should resubmit the request in Self Service.  Leave balance overview per month report (2885254) Message The Leave balance overview per month did not show the correct balance of former employees. The leave balance in the report deviated from the balance in HR Core, which was often adjusted to 0. Solution Settings > Leave > Leave balance overview per month This has been resolved. The leave balance is now only shown for the months in which the employee is actually employed. The report shows an empty cell for months following the end of employment. After all, the employee is no longer employed and does not accrue 0 hours of leave, nor does the employee have any basic entitlements in the period in which he/she is no longer employed. Action No action is required. Annual schedule for holidays (2937941) Message Occasionally, 0 hours was not shown on a public holiday on the Annual schedule screen. Instead, working hours were shown according to the employee’s work schedule. This was because the fixed holidays (Christmas, New Year’s Day and King’s Day) were not displayed correctly in the second year when generating a work schedule for two years. The working hours according to the schedule remained the same.  Solution This has been resolved. Working hours are no longer shown on fixed holidays. Action Settings > Work pattern > Generate work schedule If you see working hours listed on fixed holidays on the Annual schedule screen for employees in your organization, you can correct this by generating the annual schedule again after the November release. You only have to do this for the year in which working hours are listed on holidays instead of 0 hours, as should be the case. Publishing Date : 10/21/2021