Releases YouServe

Modified and Improved The number of characters was not checked when importing values list Why A function value may consist of 10 characters at most. When a new function is created using Values list the system checks the number of characters. However, the import function did not, and function values or codes consisting of more than 10 characters could be created. This caused errors in underlying systems as well.  How Settings > Recording > Values list As of this release the number of characters of new function codes is checked at import. If there are more than 10 characters, the code is not created.  Action No action is required.  The Define signal screen has been improved Why The filter in the Define signal screen did not work and the screen froze when the Periodic search field was selected.  How Settings > Active signaling > Define signal As of this release the screen has been modified and improved: the filter can be used without the screen becoming frozen.  Action No action is required. Right to parental leave is calculated at an earlier stage Why The right of an employee to parental leave was calculated when it was applied for. Employees could not check their right of leave when leave was requested for the first time. That is why the right to parental leave can now be calculated earlier. How Employee > Employee > Child data The Take parental leave field is now included in the Child data screen. If Yes is specified, the system immediately calculates the right to parental leave for all types of parental leave available in the company’s leave plan. As of 2 August 2022 this will usually be Paid parental leave 1 and Unpaid parental leave. The current method where parental leave is calculated when leave is requested will remain available.  Note When the Take parental leave field is set to No the right of leave is removed again. This may be necessary should an employee change their mind and decide not to take parental leave. Make sure the leave request is revoked. Where Unpaid parental leave is concerned, the BedrijfsCAO level may indicate 26 weeks of parental leave left, with an age limit of 8 years. If this is the case and the OSV factor in the HR parameters screen is changed to 17 weeks, the system still uses 26 weeks. To resolve this, the value at the BedrijfsCAO level must be removed. Submit a ticket for this. In the short term we want to create a separate screen that provides access to these fields so they can be modified.  Action HR Core Business: if OSV factor and Age limit unpaid are set to the BedrijfsCAO level, a ticket should be submitted to resolve this.  HR Self Service: the Take parental leave element can be added to the locations where child data is registered. Solved Messages  HR links not visible in HR Core (3556963) Why As of the April release the person level of the organization can be activated using the HR links screen. This screen is not accessible to everyone, which is why as of this release the person level can also be activated using the Parameters UPI/Identity screen.  How Settings > Recording > Parameters UPI/Identity The Person level active option and the Allocate UPI field have been added to the ‘Parameters UPI/Identity’ screen. Activating or deactivating the person level: When the Person level active option is selected, the person level is activated for the current client. Note: when the Person level active option is selected and next deselected, the person level is deactivated for the current client. Employees and persons are no longer synchronized when this option has been deselected. The Allocate UPI field can be used to search for a person using the following linking methods:  Social Security Number (BSN) only Social security number (BSN), birth name and date of birth In other words, the system always searches for the Social Security Number (BSN) first to determine whether a person with the same BSN is available. If the BSN, birth name and date of birth search method is used, the system checks if the entered employee can be linked to a person based on initials + last name + date of birth. Employees are always linked to a person in the following situations.   Situation Employee with Social Security Number (BSN) Person with Social Security Number (BSN) Will a unique link be created? A No No Yes, by last name, initials and date of birth B Yes No Yes, by last name, initials and date of birth C No Yes Yes, by last name, initials and date of birth D Yes Yes Yes, by Social Security Number Checks A number of steps must be performed before activating the person level. See the information at the ‘Person level active’ option in the Online Help topic ‘Screens and fields > Settings > Data exchange > HR links’. Information about the ‘Proposed UPI’ report is available in the Online Help topic ‘Screens and fields > Reports > Personnel management > Proposed UPI’. Action When the person level of the organization is to be activated, follow the above steps and consult the Online Help for information on the Proposed UPI report and inconsistencies therein. Processing report of Person level conversion When the person level has been activated (as client and/or consultant) using Parameters UPI/Identity, the conversion starts as of 5.30 pm. How much time the conversion takes depends on the number of employees of a client. The conversion of clients with a maximum of 5000 employees takes approximately one hour. When the conversion is complete, the processing report is stored under Shared reports. Note: this report is visible at client level. Select the client without the company in the navigation path at the top of the screen.   If the first tab in this report is empty, all employees with a UPI are linked to a person. If the first tab in this report contains employees, they could not be linked to a person because, for example, there are two employees with the same UPI but with different last names.  Action If the first tab in the processing report contains employees, the Proposed UPI report must be generated to consult the remarks included therein. Correct the employees concerned and deactivate and next reactivate the Person level active option as described above. The conversion starts again after 5.30 pm and the missing persons will be created. A new processing report will be generated when the conversion has been completed.  Employee linked to multiple persons (3592360) When an employee is created with a UPI and the person level is activated, the UPI becomes the person code. In principle each employees gets a unique UPI and person code. However, when an employee already exists, the existing UPI is searched for based on the Social Security Number (BSN) and linked to the new employee. As a result one person has two employees. This concerns the same person with multiple employments at the organization.  Sometimes an employee who is employed a second time is assigned a unique UPI and is, therefore, linked to a new person. This can be resolved using Employee > Person > Change UPI. Situation When an existing employee with start date 1-1 is linked to a new employee with start date 1-7 using the ‘Change UPI’ option, the UPI and person are unlinked at the existing employee for the 1-1 to 1-7 period. As of 1-7 the existing employee is again linked to the new person. This ensures that changes prior to 1-7 are not applied to the new employee as well. The existing person, who has no linked employees, is removed. This ensures no employee is linked to two persons. Action No action is required.  

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 27 augustus 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 30  juli 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

21 juli 2022 500-fout bij aanklikken workflow met OR of AND in de naam (change 3671476) Gebruikers hadden problemen met Workflows, Dialogen en Formulieren die de tekst OR en AND in hun namen en titels bevatten. Bij het klikken op een formulier dat een van deze teksten bevatte, verscheen een 5000-foutmelding. Na het uitleveren van deze aanpassing, werken de workflows, dialogen en formulieren met de tekst OR en AND in hun naam en titel weer normaal. 20 juli 2022 Waarschuwings pop-up verschijnt in Eindgebruikers ook al is het Persoonsnummer van de Manager niet gewijzigd (change 3595329) Bij het wijzigen van informatie van een gebruiker onder Eindgebruikers verscheen een popup met de melding dat het persoonsnummer van de manager was gewijzigd, ook al waren de wijzigingen toegepast op andere velden. Dit was verwarrend voor de klanten omdat zij dat specifieke veld niet hadden gewijzigd. Voortaan verschijnt dit bericht alleen als de wijzigingen zijn toegepast op het persoonsnummer van de manager en niet op de andere velden. Fout bij bladeren in de afdelingslijst (change 2848670) Gebruikers kregen een foutmelding als ze naar verschillende pagina's wilden gaan in de pop-up die de waardenlijst voor de afdelingen bevat. Navigeren naar de verschillende pagina's gaat nu zonder foutmeldingen. Eindgebruikers en PSA-gebruikers kunnen niet hetzelfde certificaat hebben (change 3676322) Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker of professional werd gecontroleerd of het certificaat (gebruikersnummer) al in gebruik was. Deze controle werd zowel op de gebruiker als op de professional uitgevoerd, omdat er geen dubbele certificaten mogen zijn. Deze controle was niet meer actief en is nu weer hersteld, zodat hetzelfde certificaat niet meer gebruikt kan worden voor dezelfde eindgebruiker en PSA-gebruiker. Als de beheerder een nieuw certificaat probeert aan te maken voor dezelfde gebruiker, verschijnt de melding Dit certificaat is al in gebruik en worden de wijzigingen niet toegepast. 14-07-2022  Self Service Business Inrichting aanvragen en opnemen betaald en onbetaald ouderschapsverlof In Self Service stellen we twee best practice methodes ter beschikking van de  bijbehorende workflows inclusief formulieren, rubrieken en controles. Stappenplan Start Self Service op als beheerder. Ga naar Formulierdefinitie > Definities importeren Daar kunnen onderstaande workflows, dialogen en/of formulieren worden geselecteerd en geïmporteerd vanuit de “YouServe Self Service Standard Templates (9999998)”. Als je de workflow selecteert zullen alle bijbehorende en onderliggende dialogen, formulieren, controles en rubrieken worden geïmporteerd in je eigen Self Service omgeving. Als je de dialoog selecteert zullen de bijbehorende en onderliggende  formulieren, controles en rubrieken worden geimporteerd. Let op! Klik niet te snel 2 x op de knop “Importeren”. Anders zullen de workflows, dialogen, formulieren, controles en rubrieken meerdere keren worden geïmporteerd! Methode I: Via deze methode vraag je het ouderschapsverlof aan via het opvoeren van de kindgegevens in het kindgegevens scherm. HRYou Core zal dan het verlofrecht gaan berekenen. De verlofrecht berekening zal worden geactiveerd bij de 1e ouderschapsverlof opname. 1. Workflow: BP Kindgegevens Dialoog: BP_D_Kindgegevens Formulieren: BP_F_ Kindgegevens (1 tm 3) BP_F_Kindgegevens (4 tm 6) BP_F_ Kindgegevens (7 tm 9) Op de Kindgegevens formulieren zijn 3 rubrieken per kind toegevoegd die betrekking hebben op al opgenomen ouderschapsverlof. Als deze worden ingevuld zullen deze uren door HRYou Core van het betreffende ouderschapsverlof saldo worden afgehaald.   3 extra rubrieken per kind Rubriekcode GS Prompt 1052739001KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739002KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739003KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739004KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739005KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739006KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739007KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739008KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739009KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 10527390KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739101KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739102KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739103KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739104KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739105KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739106KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739107KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739108KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739109KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 10527391KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 704301KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704302KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704303KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704304KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704305KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704306KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704307KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704308KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704309KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 7043KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald)   2. Workflow: BP (I) Opname betaald ouderschapsverlof Dialoog: BP_(I)_D_Betaald Ouderschapsverlofopname Formulieren: BP_(I)_F_Betaald_Ouderschapsverlof_verloftijdvak BP_(I)_F_Betaald_Ouderschapsverlof_per_dag   3. Workflow: BP (I) Opname onbetaald ouderschapsverlof Dialoog: BP_(I)_D_Onbetaald_Ouderschapsverlofopname Formulieren: BP_(I)_F_Onbetaald_Ouderschapsverlof_verloftijdvak BP_(I)_F_Onbetaald_Ouderschapsverlof_per_dag Methode II: Via deze methode vraag je het ouderschapsverlof aan via het aanvraag formulier Ouderschapsverlof en wordt het ouderschapsverlof saldo direct berekend en naar HRYou Core geëxporteerd. Het betreffende verlofsaldo wordt zichtbaar als extra individueel verlof. Hierna kan de medewerker eerst het betaald verlof opnemen.  1. Workflow BP (II) Aanvraag ouderschapsverlof Dialoog: BP_(II)_D_Aanvraagbetaald/onbetaaldouderschapsvrlf Formulier: BP_(II)_F_Aanvraag_Ouderschapsverlof 2. Workflow:  BP (II) Opname betaald/onbetaald ouderschapsverlof Dialoog: BP_(II)_D_Opnamebetaald_onbetaaldouderschapsvrlf Formulieren: BP_(II)_F_Opname_betaald_onbetaald_osv_tijdvak BP_(II)_F_Opname_betaald_onbetaald_osv_per_dag   De workflows dienen te worden geautoriseerd. Hierna kunnen de medewerkers, managers en HR professionals de betaalde en onbetaalde ouderschap workflows gebruiken. 6 juli 2022  Perfomance issues/ 500 errors bij het gebruik van Self Service (change 3637810) Er traden time-outs op in Self Service. Om dit te verbeteren hebben we onze automatische capaciteitsbepaling aangepast zodat er geen time-outs meer zullen plaatsvinden.  Deze wijziging wordt 6 juli in de loop van de avond effectief.

Gewijzigd en verbeterd 1. Verbeterde indeling menu's Waarom Omdat we regelmatig nieuwe functionaliteiten aan onze applicatie toevoegen, waren sommige delen van het menu erg lang geworden. Je moest dan steeds scrollen om de juiste menu-optie te vinden. Daarom hebben we het menu op een paar plekken onderverdeeld in kleinere stukken. Ook hebben enkele schermen een meer logische plek gekregen. Hoe De menuprofielen zijn als volgt gewijzigd: Je ziet voortaan een nieuw hoofdmenu Workflows. Dit bevat alle wizards die je helpen met speciale processen, zoals indiensttreding, uitdiensttreding en transitievergoeding. Ook het verwijderen van medewerkergegevens in het kader van de AVG is ondergebracht bij deze groep, in het submenu Uitstroom. Het werken met personen is duidelijker in beeld gebracht:  De schermen Persoon en Wijzig UPI zijn samengevoegd in het menu Medewerker > Persoon. De rapporten Voorgestelde UPI en Persoonsoverzicht zijn ondergebracht in het menu Rapporten > Personeelsmanagement. Voor HR Core klanten is het menu Medewerker gesplitst: Medewerker bevat voortaan uitsluitend persoonlijke informatie, zoals adres, partner en kinderen. Arbeidsrelatie bevat de schermen die op de indiensttreding betrekking hebben, zoals de indienst-gegevens, SEPA-rekeningnummers en loonkostenvoordelen. Het menu Contract is eveneens in tweeën gedeeld: Contract bevat voortaan alleen vaste gegevens, zoals arbeidscontract, arbeidsvoorwaarden, verlofregeling (scherm Dienstverband voor HR core), en uurlonen. Variabele mutaties bevat de zaken die normaal gesproken periodiek terugkeren, zoals declaraties, kostenplaatsverdelingen en inzet (HR core). De volgende schermen zijn uit het menu verwijderd: Arbeidsvoorwaarden heeft al een tijdje een opvolger: Arbeidsvoorwaardenpakket. Het nieuwe scherm Arbeidsvoorwaardenpakket toont niet alleen de arbeidsvoorwaarden maar ook de vrije looncomponenten, waardoor je een compleet overzicht hebt van alle vaste beloningen.  Arbeidsvoorwaardegegevens De navigatie in dit (oudere) scherm was afwijkend en verliep daardoor erg traag: als je wilt zien welke medewerkers een bepaalde arbeidsvoorwaarde hebben, gebruik dan het rapport Vastlegging > Toegekende arbeidsvoorwaarden. Verder zijn je ook een paar nieuwe schermen. In het volgende onderwerp Verbeterde indeling schermen lees je meer hierover. Actie Er is geen actie nodig. 2. Verbeterde indeling schermen Waarom Zoals eerder aangekondigd, is een aantal schermen in deze release ingrijpend gewijzigd. Hiervoor waren meerdere redenen: In de loop der jaren zijn sommige schermen te vol geworden. De groepering van gegevens was hier en daar niet meer logisch. Om de veranderende wetgeving rond het begrip Inkomstenverhouding te kunnen blijven ondersteunen, is er op sommige plaatsen duidelijker onderscheid nodig tussen medewerker- en contractgegevens. Hoe Medewerker > Medewerkers  De schermen Medewerker voor payroll only gebruikers, en Medewerkers en Medewerker (aanvullend) voor HR core gebruikers, zijn als volgt gewijzigd: Medewerker en Medewerkers bevatten voortaan uitsluitend persoonlijke informatie zoals BSN, geboortedatum en adres. Alle overige eigenschappen voor de indiensttreding, zoals Datum in dienst en Type medewerker, zijn verplaatst naar een nieuw scherm: Arbeidsrelatie. Voor de HR Core gebruikers is er een nieuw scherm Identiteit: daar vind je alle gegevens voor het identificatieproces en aangrenzende applicaties, zoals Nummer identiteitsbewijs en Youforce toegang. Het scherm Medewerker (aanvullend) is hiermee overbodig en daarom verwijderd. In het scherm Arbeidscontract zie je de volgende wijzigingen: Voortaan zie je hier het Nummer inkomstenverhouding. Dit wordt standaard nog steeds gevuld met het jaartal + de maand waarin de indiensttreding plaatsvindt. We hebben Soort inkomen en Aard arbeidsverhouding toegevoegd, zodat we later via verbandscontroles problemen in de loonaangifte kunnen tegenhouden. Manager en Werklocatie zijn naar dit scherm verplaatst, stonden voorheen in het scherm Medewerker/Medewerkers. Het scherm Loonheffingen is opgesplitst: Bij Arbeidsrelatie > Loonheffingen (medewerker) zie je alle fiscale gegevens waarvoor per medewerker slechts één waarde bestaat, zoals Jaarloon bijzondere beloningen of Studenten/scholieren regeling. Bij Contract > Loonheffingen (contract) zie je de gegevens die per (uitbetaal)contract moeten kunnen verschillen. Voor het normale loon geldt bijvoorbeeld de witte loonheffingstabel en premieplicht WW, maar bij de transitievergoeding zie je geen groene tabel zien en geen premieplicht WW. Het scherm Loonaangifte (contract) laat alle speciale fiscale indicaties zien die per contract moeten kunnen verschillen, zoals Incidentele inkomstenvermindering of Indicatie Jaarurennorm. Als je voortaan een van de workflows gebruikt, bijvoorbeeld voor het aanmaken van een nieuwe medewerker, kom je de nieuwe schermen vanzelf tegen, in deze volgorde: Medewerker Arbeidsrelatie Arbeidscontract Arbeidsvoorwaardenpakket Overboekingen SEPA Loonheffingen (medewerker) Loonheffingen (contract) Loonaangifte (contract) Overige verbeteringen Bij het aanmaken van nieuwe medewerkers hoef je de Dienstverbandindicatie niet meer in te vullen, deze krijgt standaard de waarde Indienst. Dit geldt ook voor medewerkers die je vanuit een externe bron importeert, bijvoorbeeld via een spreadsheet of interface-bestand. In de wizard Aanmaken medewerker hoef je de Periodiciteit niet meer in te vullen, standaard wordt de periodiciteit van het bedrijf toegepast. HR Core: de verschillende telefoonnummers stonden deels in het scherm Medewerkers en deels in het scherm Adresgegevens. Deze zijn nu in één groep ondergebracht in het scherm Adresgegevens. HR Core: de adresgegevens in het scherm Persoon zijn qua volgorde gelijk getrokken met Medewerker(s) en Adresgegevens. Actie Er is in principe geen actie nodig: het werken met de nieuwe schermen is intuïtiever en daardoor prettiger. Houd eventueel wel rekening met het volgende: als de administratieve processen in jouw organisatie strak vastliggen, dan kan het zijn dat een aantal details bijgewerkt moeten worden, bijvoorbeeld als precies is vastgelegd welk proces met welke schermen moet worden uitgevoerd.  3. Beter onderscheid tussen E-mail adres zakelijk en privé Waarom In het scherm  Adresgegevens  was het onderscheid tussen de beschikbare e-mail adressen niet helemaal duidelijk. Hoe Medewerkers > Medewerker > Adresgegevens Het veld  E-mail adres (element 7212) heeft in de omschrijving de toevoeging (zakelijk) gekregen. Dit maakt het onderscheid met het veld E-mail adres (privé) (element 7213) duidelijker. Actie Er is in principe geen actie nodig. Als jouw organisatie het veld E-mail adres (zakelijk)  (element 7212) gebruikt voor zowel het vastleggen van zakelijke als privé e-mail adressen vind je deze wijziging wellicht niet handig. Je kunt dan de omschrijving voor jouw organisatie weer wijzigen in de oorspronkelijke naam  E-mail adres. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen. Let daarbij op het juiste niveau: kies de klant of een van de bedrijven. 4. Details verwerkingseenheid beschikbaar voor consultants Dit onderwerp is alleen bedoeld voor consultants en administratiekantoren Waarom Het begrip  Verwerkingseenheid  is bedoeld om binnen een bedrijf aparte groepen medewerkers te definiëren met afwijkende normuren. In het scherm Instellingen > Verwerkingseenheid kon de consultant tot nu toe de verwerkingseenheid aanmaken (een code en naam opgeven), maar je kon geen details vastleggen: dat moest via een andere gebruikersgroep, die op het niveau van de betreffende klant moest worden gedefinieerd. Dit was niet handig. Hoe Instellingen > Verwerkingseenheid Het scherm toont voortaan alle details die je ook ziet als je inlogt via de andere gebruikersgroep: 10001500    Bedrijfsuren 10303230    Jaaruren standaard uurloon 10303227    Jaaruren berekening 2e uurloon 10303229    Jaaruren berekening 3e uurloon 10513218    Jaaruren berekening 4e uurloon 10514245    Jaaruren berekening 5e uurloon 10303990    Jaaruren voor berekening uurloon [LDV] Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen 5. Werkgeversverklaring toonde geen bedragen (2876407) Melding  Soms ontbraken bij het aanmaken van een werkgeversverklaring de bedragen. Dit gebeurde als de werkgeversverklaring werd gebruikt vanuit HR Self Service en was ingericht in HR Core Business. Oplossing  Medewerker > Arbeidsrelatie > Werkgeversverklaring Dit is opgelost. Als je de grondslagen van de werkgeversverklaring in HR Core Business hebt ingevuld en je haalt deze elementen op in de werkgeversverklaring van HR Self Service, dan zie je voortaan de juiste bedragen. Actie Er is geen actie nodig. De inrichting was al aanwezig. 6. Rapport Payrollelementen - geen gegevens bij selecteren kostenplaats (3511985) Melding  Als je het rapport Payrollelementen wilde opvragen en daarbij koos voor een groepering op Kostenplaats, werd het rapport niet altijd aangemaakt. Daarnaast was het scherm van het rapport nog gebaseerd op een oud scherm. Oplossing  Rapporten > Berekening > Payrollelementen Vanaf deze release kun je het rapport ook weer opvragen, als je kiest voor een groepering op Kostenplaats. We hebben het scherm aangepast, zodat de indeling ervan nu overeenkomt met de nieuwste schermen voor het aanmaken van rapporten. Actie Er is geen actie nodig.  7. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) in pdf - dubbele regels medewerkers (3607220) Melding  Bij het opvragen van een Ad-hoc rapportage (uitgebreid) in pdf, stonden medewerkers bij het kiezen van bepaalde elementen, soms onterecht met twee regels in het rapport. Oplossing Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Vanaf deze release is dit opgelost en komen medewerkers maar één keer in het rapport voor. Actie Er is geen actie nodig.  8. Journalisering - Fout in Overzicht journaalposten cumulatief (3605601) Melding  Als je het rapport Overzicht journaalposten cumulatief opvroeg, toonde dit niet de juiste bedragen als medewerkers alleen in een aanvullende run waren verwerkt. Deze medewerkers stonden er dan dubbel in. Oplossing  Vanaf deze release is dit opgelost. Het rapport toont de juiste bedragen en medewerkers komen staan er maar één keer in. De bedragen komen weer overeen met het handmatig selecteren van alle periodes via de normale journaalpost. Actie Er is in principe geen actie nodig. Als je het rapport nog nodig hebt, moet je het opnieuw aanmaken.  9. Code Meetelling bij Architecten niet juist (3605676) Melding  In release 2022-03 hadden we op basis van een foutief signaal dat APG bij sommige klanten had afgegeven, de programmatuur per januari 2022 aangepast om het vermeende probleem op te lossen. Zie het onderwerp Pensioenaangifte nul uren contract (3137276) in de Release notes Payroll Business 2022-03. Door deze onjuiste aanpassing, ontstonden er andere onverwerkbare signalen op de Code meetelling die onjuist zijn.  Oplossing  We hebben de aanpassing van release 2022-03 teruggdraaid, zodat de Code meetelling nu weer juist wordt doorgestuurd. Actie Zodra je een nieuwe salarisverwerking afsluit, worden de waarden over heel 2022 weer juist berekend en bij een eerstvolgende aangifte aangeleverd aan APG.  

Gewijzigd en verbeterd  Werking scherm Wissen persoonsgegevens AVG verbeterd Waarom  Na het verwijderen van een medewerker, werd het scherm Wissen persoonsgegevens AVG niet automatisch ververst en zag je de zojuist verwijderde medewerker(s) nog steeds in het overzicht staan. Om het scherm te verversen moest je het opnieuw starten via het menu of via het navigatiepad bovenin het scherm.  Hoe Workflows > Uitstroom > Wissen persoonsgegevens AVG Vanaf deze release wordt het scherm automatisch ververst nadat je medewerkers hebt verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig.   Opgeloste meldingen Waardenlijst niet correct in MI (3550937) Melding Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst  Omdat bepaalde waardes uit een waardenlijst niet goed werden doorgestuurd naar Management Informatie (MI), werden wijzigingen soms niet goed gerapporteerd.  Dit gebeurde als een waardenlijst die bestaat op klantniveau, werd aangepast op het bedrijfsniveau. Er werd dan een waarde toegevoegd op bedrijfsniveau die later werd verwijderd. Het verwijderen ervan werd niet doorgegeven, waardoor MI oude gegevens bleef gebruiken.  Oplossing Dit is opgelost. Het systeem geeft het verwijderen van een waarde uit een waardenlijst door aan MI, zodat de juiste gegevens worden gerapporteerd.  Actie Er is geen actie nodig.  Learning - (modules) en API - Indienst en uitdienst datum is dezelfde datum (3535581) Melding  Als je in het scherm Arbeidsrelatie bij het veld Dienstverband indicatie de waarde Uit dienst invult, vult het systeem automatisch een datum in bij het gegevenselement Geplande laatste datum indienst (10520479). Deze datum is gelijk aan de peildatum waarop de waarde wordt ingevuld (= Datum uitdienst) min 1 dag.  Als je een medewerker uit dienst meldt op dezelfde dag dat de medewerker in dienst zou komen, een zogenaamde no show-medewerker, dan wordt het veld Geplande laatste datum indienst ook automatisch ingevuld.  In andere achterliggende systemen kan dit echter voor problemen zorgen, omdat de medewerker feitelijk nooit in dienst is geweest.   Oplossing Als je een no show-medewerker uit dienst meldt op dezelfde dag dat deze in dienst zou komen, wordt er voortaan geen datum meer ingevuld bij Geplande laatste datum indienst (10520479) en blijft het veld dus leeg.   Actie Er is geen actie nodig. Werkgeversverklaring toonde geen bedragen (2876407) Melding  Soms ontbraken bij het aanmaken van een werkgeversverklaring de bedragen. Dit gebeurde als de werkgeversverklaring werd gebruikt vanuit HR Self Service en was ingericht in HR Core Business. Oplossing  Als je de grondslagen van de werkgeversverklaring in HR Core Business hebt ingevuld en je haalt deze gegevenselementen op in de werkgeversverklaring van HR Self Service, dan zie je voortaan de juiste bedragen. Actie Er is geen actie nodig.   

Modified and Improved 1.  Functioning of the Delete personal data GDPR screen improved Why When deleting an employee, the screen Delete personal data GDPR was not automatically refreshed and the employee(s) just deleted were still visible in the list. To refresh the screen, you had to restart it from the menu or use the navigation pad at the top of the screen.  How Workflows > Outflow > Delete personal data GDPR As of this release, the screen will automatically refresh when you delete employees.  Action No action is required. Solved Messages 2.  Incorrect values list in MI (3550937) Message Settings > Recording > Values list  Certain values from a values list were not properly transmitted to Management Information (MI), leading to the inadequate reporting of changes in some cases.  This occurred when a values list that exists at customer level was modified at company level. A value was then added at company level and later removed. This removal was not transmitted, so that MI continued to operate on the basis of the old data.  Solution This has been resolved. The system now transmits the removal of a value from a value list to MI so that the correct data can be reported.  Action No action is required.  3.  Learning - (modules) and API - In service date and out of service date are the same date (3535581) Message  If you go to the Employment screen and enter the value Out of service in the field Employment indication, the system automatically enters a date for the data element Planned last date of employment (10520479). This date is the same as the reference date on which the value is entered (= Out of service date) minus 1 day.  If you report an employee out of service on the same day that the employee was due to enter service (a so-called 'no-show employee'), then the field Planned last date of employment is also entered automatically. However, this can cause problems in other back-end systems due to the fact the employee was never actually employed. Solution If you report a no-show employee as out of service on the same day that they were to enter service, a date will no longer be entered for Planned last date of employment, (10520479) leaving the field empty. Action No action is required. 4.  No figures shown in employer statement (2876407) Message  The relevant figures were sometimes missing when an employer statement was created. This occurred when the employer statement was accessed through HR Self Service and was set up in HR Core Business. Solution  If you have entered the employer statement bases in HR Core Business and you retrieve these data elements in the employer statement from HR Self Service, the correct amounts will be displayed from now on. Action No action is required.  

Mededelingen  1. Volgende release verbeterde schermen en menu's Waarom In release 2022-08 gaan we een aantal schermen van HR Core en Payroll Business verbeteren: In de loop der jaren zijn sommige schermen te vol geworden. De groepering van gegevens is hier en daar niet meer logisch. Om de gewijzigde wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen, is er op sommige plaatsen duidelijker onderscheid nodig tussen medewerker- en contractgegevens. Daarnaast willen we de kwaliteit van loon- en pensioenaangiftes verbeteren door het toepassen van verbandscontroles op de ingevoerde gegevens. Hoe Je zult vanaf de augustus release nieuwe schermen tegenkomen voor: Medewerkergegevens  - bijvoorbeeld personalia, adres, burgerlijke staat Identiteit - BSN, identiteitsbewijs, UPI Arbeidsrelatie  - in dienst, type medewerker, uit dienst Berekening loonheffingen en premies Loonaangiftegegevens Deze schermen gebruik je ofwel afzonderlijk via het menu, of in een serie achter elkaar via een wizard op het moment dat je bijvoorbeeld een nieuwe medewerker vastlegt via Aanmaken medewerker.  Actie Het werken met de nieuwe schermen zal intuïtiever en daardoor prettiger zijn, je hoeft je daar niet op voor te bereiden. Houd eventueel rekening met de documentatie van administratieve processen in jouw organisatie: als die strak vastliggen, dan moeten binnenkort wellicht enkele details worden bijgewerkt. Nieuw 2. Automatisch afleiden Soort medewerker Waarom Het bleek in de meeste gevallen mogelijk om de waarde voor Soort medewerker in het scherm Loonheffingen automatisch af te leiden op basis van andere gegevens. Dit maakt het in dienst nemen van een medewerker weer een stukje gemakkelijker. Hoe Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens > velden Bedrijfsdagen en Dagen periode Medewerker > Medewerker > Loonheffingen > veld Soort medewerker t/m 2022-07 Als een medewerker uit dienst treedt gedurende de periode, is het voor het toepassen van de juiste tijdvaktabel voor de loonheffing van belang of de medewerker fulltime dagen of parttime dagen werkt. Voor medewerkers die parttime dagen werken en die gedurende de periode in- of uit diensttreden, mag je altijd de volledige tijdvaktabel gebruiken. Voor medewerkers die fulltime dagen werken, gebruik je in dit geval de dagtabel.  Hiervoor stond tot nu toe het veld Soort medewerker in het scherm Loonheffingen. Dit veld heeft 4 validatiewaarden, die je handmatig moest opgeven: Fulltime uren, fulltime dagen Fulltime uren, parttime dagen Partime uren, fulltime dagen Partime uren, partime dagen Automatisch bepalen fiscale fulltime of parttime medewerker vanaf 2022-08 Vanaf 01-08-2022 wordt voor de meeste medewerkers automatisch bepaald of het gaat om een fiscale fulltime of fiscale parttime medewerker. Dit werkt als volgt: Als er op contractniveau in het veld Dagen periode een aantal dagen is vastgelegd, dan vergelijkt het systeem deze dagen met het aantal Bedrijfsdagen. Als er geen bedrijfsdagen zijn ingevuld, dan kijkt het systeem naar de Dagen periode die op bedrijfsniveau zijn ingevuld. Als het aantal dagen op contractniveau kleiner is dan het aantal op bedrijfsniveau, gaat het om een fiscale parttime medewerker. Als dit niet zo is, gaat het om een fiscale fulltime medewerker. Nieuwe veld Soort medewerker loonheffing voor oproepkrachten Voor oproepkrachten waarvoor je geen vaste dagen vastlegt, kan het systeem niet automatisch bepalen of er sprake is van een fiscale fulltimer of parttimer. Daarom hebben we voor deze groep het volgende gegevenselement/veld aangemaakt:  Soort medewerker loonheffing met de validatiewaarden: 5 dagen per week of meer (fiscale fulltimer) Minder dan 5 dagen per week (fiscale parttimer) -  standaardwaarde Je vindt dit gegevenselement of veld in de detailschermen van de volgende arbeidsvoorwaardenvarianten voor variabele beloning: Variant Omschrijving 0002 Salaris variabel bruto 0003 Netto uurloon 0005 Salaris dagloon 0008 Salaris o.b.v. loonkosten variabel Veld Soort medewerker verwijderd Per 01-08-2022 is het oude veld Soort medewerker van het scherm Loonheffingen verwijderd en wordt dit niet meer gebruikt in de rekenregels. Actie Als een medewerker bij indiensttreding één van bovenstaande vier arbeidsvoorwaarden heeft, controleer dan in het arbeidsvoorwaardescherm het veld Soort medewerker Loonheffing  Alleen als de medewerker ondanks het variabele karakter van de arbeidsvoorwaarden toch vijf dagen per week werkt, wijzig dan de waarde van het veld in 5 dagen per week of meer (fiscale fulltimer). In alle andere gevallen hoef je niets meer in te vullen. 3. Betaald ouderschapsverlof Waarom Ouders hebben tot hun kind 8 jaar oud is, recht op onbetaald ouderschapsverlof. Dit verlof is maximaal 26 keer het aantal uren van hun werkweek. Vanaf 2 augustus 2022 kunnen zij hiervan 9 werkweken betaald ouderschapsverlof opnemen en daarvoor een uitkering van het UWV krijgen. Hieronder de belangrijkste punten:   Betaald ouderschapsverlof duurt minimaal 1 en maximaal 9 werkweken. Ouders kunnen het verlof flexibel opnemen, bijvoorbeeld een aantal uren per dag verdeeld over meerdere weken. Ouders moeten het verlof opnemen: binnen 1 jaar na de geboorte van het kind of binnen 1 jaar na opname van het kind in het gezin, als het om een adoptie- of pleegkind gaat en het kind nog geen 8 jaar is Bij geboorte van een meerling heeft de ouder voor ieder kind recht op maximaal 9 werkweken betaald ouderschapsverlof. Niet opgenomen betaald ouderschapsverlof kunnen ouders nog wel opnemen als onbetaald ouderschapsverlof. De hoogte van de uitkering tijdens het betaald ouderschapsverlof is 70% van het dagloon van de medewerker. Dit dagloon is nooit hoger dan 70% van het maximum dagloon.  In de CAO of arbeidsovereenkomst kunnen afspraken zijn opgenomen dat de uitkering door de werkgever wordt aangevuld.   Vanwege deze nieuwe regeling, is in Payroll Business mogelijk om per 2 augustus 2022  betaald ouderschapsverlof vast te leggen en daarbij rekening te houden met de uitkering van maximaal 9 weken betaald ouderschapsverlof door het UWV. Hoe De velden en andere elementen die je nu al gebruikt voor ouderschapsverlof hebben allemaal de toevoeging onbetaald gekregen.  Omdat je in de CAO of arbeidsovereenkomst positief mag afwijken van de wettelijke regeling, hebben we twee soorten betaald ouderschapsverlof toegevoegd, namelijk Betaald ouderschapsverlof 1 en Betaald ouderschapsverlof 2. Als je de wettelijke regeling volgt en niet positief afwijkt, gebruik je alleen Betaald ouderschapsverlof 1 en is Betaald ouderschapsverlof 2 niet van toepassing.  Wil je bijvoorbeeld de eerste 5 weken van het betaald ouderschapsverlof 100% van het loon doorbetalen en de laatste 4 weken de wettelijke regeling volgen, dan kan je gebruik maken van Betaald ouderschapsverlof 1 voor de 100% doorbetaling en Betaald ouderschapsverlof 2 voor de wettelijke regeling. Nieuwe looncomponentenregelingen Betaald ouderschapsverlof Instellingen > Berekening > Looncomponentenregeling      Voor Betaald ouderschapsverlof zijn de volgende looncomponentenregelingen toegevoegd:  Betaald ouderschapsverlof 1 Betaald ouderschapsverlof 2 Via deze regelingen kan je de looncomponenten vastleggen die voor betaald ouderschapsverlof  van toepassing zijn. Let op : omdat betaald ouderschapsverlof ingaat per 2-8-2022, mag de ingangsdatum die je hier gebruikt niet vóór deze datum liggen.  Gegevens vastleggen voor betaald ouderschapsverlof  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Vanaf 1 augustus 2022 kun je op Bedrijfs/CAO-niveau in het scherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) de volgende gegevens voor betaald ouderschapsverlof vastleggen: Veld Toelichting Betaald ouderschapsverlof 1 max dagloon toepassen Kies Ja  als je wilt dat de doorbetaling wordt beperkt tot het opgegeven percentage over het maximum dagloon.  Kies Nee  als je wilt dat de doorbetaling niet wordt beperkt tot het maximum dagloon. Betaald ouderschapsverlof 2 max dagloon toepassen Kies Ja als je wilt dat de doorbetaling wordt beperkt tot het opgegeven percentage over het maximum dagloon. Kies Nee als je wilt dat de doorbetaling niet wordt  beperkt tot het maximum dagloon Doorbetalingspercentage betaald ouderschapsverlof 1 Geef het percentage op. Doorbetalingspercentage betaald ouderschapsverlof 2 Geef het percentage op. Betaald ouderschapsverlof 1, invoer via Keuze tussen HR Core of Handmatig Betaald ouderschapsverlof 2, invoer via Keuze tussen HR Core of Handmatig   Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) - t/m 2022-07 Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing)  Vanaf 1 augustus 2022 kun je op medewerkerniveau in het scherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) de volgende gegevens voor betaald ouderschapsverlof vastleggen: Betaald ouderschapsverlof 1 Veld Toelichting Betaald ouderschapsverlof 1 percentage periode Geef hier het percentage betaald ouderschapsverlof 1 op dat Payroll Business in de betreffende periode moet gebruiken. Let op Als je hier een percentage invult, dan gebruikt Payroll Business dit in plaats van een ingevulde waarde bij Betaald ouderschapsverlof 1 percentage vast of Betaald ouderschapsverlof 1 uren vast. Betaald ouderschapsverlof 1 uren periode Geef hier het aantal uren betaald ouderschapsverlof 1 op dat Payroll Business in de betreffende periode moet gebruiken. Let op Als je hier een aantal uren invult, dan gebruikt Payroll Business dit in plaats van een ingevulde waarde bij Betaald ouderschapsverlof 1 percentage vast of Betaald ouderschapsverlof 1 uren vast. Betaald ouderschapsverlof 1 percentage vast Geef hier een percentage op als je eenmalig een percentage wilt opgeven dat voor de gehele periode voor het betaald ouderschapsverlof 1 geldt. Let op Omdat betaald ouderschapsverlof ingaat op 2 augustus 2022 mag de ingangsdatum die je gebruikt om dit percentage vast te leggen niet vóór deze datum liggen. Je moet zelf het percentage weer op 0 zetten vanaf het moment waarop geen betaald ouderschapsverlof 1 meer wordt opgenomen.  Betaald ouderschapsverlof 1 uren vast Geef hier het aantal uren op dat voor de gehele periode van het betaald ouderschapsverlof 1 geldt. U hoeft dit aantal dus maar één keer op te geven. Let op Omdat betaald ouderschapsverlof ingaat op 2 augustus 2022 mag de ingangsdatum die je gebruikt om deze uren vast te leggen niet vóór deze datum liggen. Je moet zelf het aantal uren weer op 0 zetten vanaf het moment waarop er geen betaald ouderschapsverlof 1 meer wordt opgenomen.  Betaald ouderschapsverlof 1 uren berekend Als je een percentage hebt opgegeven en in het bedrijfsscherm hebt aangegeven dat je uren wilt afleiden, dan zie je hier na een salarisverwerking het aantal uren voor de periode. Ook als je ervoor hebt gekozen om de uren vast te leggen in HR Core Business, zie je de daar opgegeven uren na een salarisverwerking terug in dit veld. Doorbetalingsperc betaald ouderschapsverlof 1 Hier zie je het doorbetalingspercentage voor betaald ouderschapsverlof 1.   Betaald ouderschapsverlof 2 Veld Toelichting Betaald ouderschapsverlof 2 percentage periode Geef hier het percentage betaald ouderschapsverlof 2 op dat Payroll Business in de betreffende periode moet gebruiken. Let op Als je hier een percentage invult, dan gebruikt Payroll Business dit in plaats van een ingevulde waarde bij Betaald ouderschapsverlof 2 percentage vast of Betaald ouderschapsverlof 2 uren vast. Betaald ouderschapsverlof 2 uren periode Geef hier het aantal uren betaald ouderschapsverlof 2 op dat Payroll Business in de betreffende periode moet gebruiken. Let op Als je hier een aantal uren invult, dan gebruikt Payroll Business dit in plaats van een ingevulde waarde bij Betaald ouderschapsverlof 2 percentage vast of Betaald ouderschapsverlof 2 uren vast . Betaald ouderschapsverlof 2 percentage vast Geef hier een percentage op als je eenmalig een percentage wilt opgeven dat voor de gehele periode voor het betaald ouderschapsverlof 2 geldt. Let op Omdat betaald ouderschapsverlof ingaat op 2 augustus 2022 mag de ingangsdatum die je gebruikt om dit percentage vast te leggen niet vóór deze datum liggen. Je moet zelf het percentage weer op 0 zetten vanaf het moment waarop geen betaald ouderschapsverlof 2 meer wordt opgenomen.  Betaald ouderschapsverlof 2 uren vast Geef hier het aantal uren op dat voor de gehele periode van het betaald ouderschapsverlof 2 geldt. U hoeft dit aantal dus maar één keer op te geven. Let op Omdat betaald ouderschapsverlof ingaat op 2 augustus 2022 mag de ingangsdatum die je gebruikt om deze uren vast te leggen niet vóór deze datum liggen. Je moet zelf het aantal uren weer op 0 zetten vanaf het moment waarop er geen betaald ouderschapsverlof 1 meer wordt opgenomen.  Betaald ouderschapsverlof 2 uren berekend Als je een percentage hebt opgegeven en in het bedrijfsscherm hebt aangegeven dat je uren wilt afleiden, dan zie je hier na een salarisverwerking het aantal uren voor de periode. Ook als je ervoor hebt gekozen om de uren vast te leggen in HR Core Business, zie je de daar opgegeven uren na een salarisverwerking terug in dit veld. Doorbetalingsperc betaald ouderschapsverlof 2 Hier zie je het doorbetalingspercentage voor betaald ouderschapsverlof 2. Naast bovenstaande mogelijkheden, is het ook mogelijk om het betaalde ouderschapsverlof in HR Core Business vast te leggen en de financiële afwikkeling daarvan te laten plaatsvinden in Payroll Business.    Meer informatie Meer informatie is binnenkort beschikbaar via de online help.  Actie Als een medewerker betaald ouderschapsverlof wil opnemen, kun je deze opname vastleggen via de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing). Zie de uitleg hierboven.    Gewijzigd en verbeterd 4. Herberekenen periode voor vaststellen transitievergoeding bij wijzigen reden uit dienst  Waarom  Het veld Reden uitdienst bepaalt mede of er wel of geen transitievergoeding moet worden berekend en uitbetaald. Als de uitdiensttreding en reden uit dienst werden vastgelegd met ingang van de volgende afrekenperiode, zorgde de mutatie van de Reden uitdienst niet voor het herberekenen van de laatste periode dat de medewerker in dienst is, terwijl dit wel nodig is voor het correct berekenen van de transitievergoeding. Daarom hebben we er voor gezorgd dat vanaf 01-07-2022 het muteren van de Reden uitdienst er toe leidt om ook de laatste periode van in dienst opnieuw te berekenen. Hoe  Medewerker > Uitstroom > Uitdienst met Transitievergoeding Als je bij Dienstverband indicatie de waarde Uit dienst invult en vervolgens het bij het veld Reden Uitdienst een reden selecteert, zorgt deze mutatie er vanaf 01-07-2022 altijd voor dat er een herberekening plaatsvindt van de voorafgaande periode. Actie Er is geen actie nodig 5. Verwerkingsverslag externe mutaties - voortaan conversieschema vermeld Waarom In het Verwerkingsverslag externe mutaties werd niet vermeld welk conversieschema was toegepast. Omdat het achteraf belangrijk kan zijn, om te controleren hoe de mutaties zijn verwerkt, hebben we het verwerkingsverslag hierop aangepast. Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand Rapporten > Gedeelde rapporten Als je een extern mutatiebestand verwerkt, zie je voortaan op het eerste tabblad van het Verwerkingsverslag de naam van het conversieschema, mits er een conversieschema is toegepast. Actie Er is geen actie nodig.    

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 2  juli 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Gewijzigd en verbeterd  1. Controle Persoonslaag uitgebreid Waarom  Vanaf de juni release is het mogelijk om te kiezen hoe je de UPI aan een medewerker wilt toekennen. Als je in het scherm HR Koppelingen bij het veld Koppeling hebt gekozen voor Persoonslaag (NL), zie je het veld Toekennen UPI waarmee je voor het zoeken naar een persoon kunt kiezen uit de volgende methodes van koppelen:  Alleen Burgerservicenummer BSN, geboortenaam en geboortedatum Het systeem zoekt dus altijd eerst op Burgerservicenummer (BSN) om na te gaan of er een persoon is met hetzelfde BSN. Heb je echter de zoekmethode BSN, geboortenaam en geboortedatum gekozen, dan zoekt het systeem verder en kijkt of er voor de medewerker een koppeling gemaakt kan worden met een persoon op basis van voorletters + achternaam + geboortedatum. Vanaf de juli release hebben wij de ze zoekmethodes eenvoudiger gemaakt, zodat je makkelijker kunt nagaan wanneer er een koppeling zal plaatsvinden tussen medewerkers en bestaande personen. Hierdoor is het ook mogelijk om medewerkers waarvoor geen BSN is ingevoerd, te koppelen aan een bestaand persoon. Als de juiste koppeling is gemaakt, zijn alle persoonsgegevens van de medewerker aan elkaar gekoppeld en makkelijk terug te vinden in HR Core Business.  Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > HR Koppelingen Voortaan vind het koppelen van een medewerker aan een persoon altijd plaats in de volgende situaties.  Situatie Medewerker met Burgerservicenummer Persoon met Burgerservicenummer Vind er een unieke koppeling plaats? A Nee Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum B Ja Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum C Nee Ja Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum D Ja Ja Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum Let op! De controle op geboortenaam en geboortedatum is hoofdlettergevoelig. Dat houdt in dat de voorletters+achternaam+geboortedatum precies zo geschreven moeten worden als in het identiteitsbewijs. Als de schrijfwijze van deze gegevens niet hetzelfde is, kan er ook geen koppeling plaatsvinden. Dit kan negatieve gevolgen hebben, omdat een medewerker dan als nieuw wordt aangemerkt en ook zo wordt aangeleverd aan achterliggende systemen.  Deze controle werkt goed als je een (nieuwe) medewerker aanlevert vanuit HR Self Service. Als je echter in HR Core Business handmatig een (nieuwe) medewerker invoert, dan is deze controle nog niet altijd actief. In de tabel hieronder zie je in welke situaties de controle nog niet volledig is. Stuurgegevens UPI/Identity - Veld UPI  vullen met Controle actief Leeg Ja Automatisch genereren Nee Medewerkercode toepassen Nee We gaan dit in een van de komende releases aanpassen, zodat ook hier de controle goed verloopt. Actie Als jouw organisatie nu de Persoonslaag aan heeft staan en er worden weinig tot geen medewerkers zonder Burgerservicenummer aangenomen, hoef je niks te doen. Als jouw organisatie veel uitzendkrachten en zelfstandige ondernemers aanneemt waarvoor het vastleggen van het Burgerservicenummer niet noodzakelijk is, adviseren we je om te kiezen voor de uitgebreide controle op burgerservicenummer, geboortenaam en geboortedatum. 2. Scherm Heraanleveren Portaalbeheer (Medewerker) hernoemd Waarom Het scherm Heraanleveren Portaalbeheer (Medewerker) is hernoemd, omdat de naamgeving niet de volledige lading dekte van de functionaliteit. Als je deze functionaliteit gebruikt, zorg je namelijk voor een aanlevering aan het Youforce Portaal, het Datawarehouse en aan Talentsuite.  Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Heraanleveren overig (medewerker) - NIEUW Vanaf deze release is de naam van het scherm Heraanleveren Portaalbeheer (medewerker) gewijzigd in Heraanleveren overig (medewerker). We hopen dat het nu duidelijker is dat je via deze functionaliteit een heraanlevering van meerdere processen kunt forceren. Als het niet duidelijk is wat een proces precies doet, kijk dan altijd in de online help van het scherm, om zeker te weten of je alle informatie hebt.  Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen 3. Uitzetten feestdag was niet meer mogelijk (3526833) Melding Instellingen > Waardencluser > Feestdag Het uitzetten van feestdagen was niet meer mogelijk, omdat je een foutmelding kreeg zodra je het vinkje bij een feestdag verwijderde. Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat je feestdagen weer kunt uitzetten.   Actie Er is geen actie nodig.   

Modified and Improved 1. Person layer check has been expanded Why From the June release onwards, you can choose how to allocate the UPI to an employee. If, in the screen HR links in the field Link, you selected Person layer (NL), you will see the field Allocate UPI that allows you to use the following linking methods to search for an individual:  Social Security Number (BSN) only Social security number (BSN), birth name and date of birth In other words, the system always searches for the social security number (BSN) first to determine whether there is a person with the same BSN. If you selected the search method BSN, birth name and date of birth, the system checks if the entered employee can be linked to a person based on initials + last name + date of birth. From the July release onwards, we simplified the search methods so you can check more easily when employees and existing persons will be linked. This also allows you to link employees for which you have not entered a BSN to an existing person. Once the correct link has been established, all personal details of the employee are linked and easily retrieved in HR Core Business. How Settings > Data exchange > HR links Henceforth, employees are always linked to a person in the following situations.  Situation Employee with Social Security Number (BSN) Person with Social Security Number (BSN) Will a unique link be made? A No No Yes, by last name, initials and date of birth B Yes No Yes, by last name, initials and date of birth C No Yes Yes, by last name, initials and date of birth D Yes Yes Yes, by last name, initials and date of birth Note The check on birth name and date of birth is case-sensitive. This means that initials+last name+date of birth must match the information on the ID exactly. If the notation is not the same, no link can be made. This may have negative consequences: an employee will be regarded as being new and will be passed on as such to other systems.  This check works well if you supply a (new) employee from HR Self Service. However, if you manually enter a (new) employee in HR Core Business, this check is not always active. The table below shows in which situations the check is not yet complete. Stuurgegevens UPI/Identity -  Veld UPI  vullen met Check is active Empty Yes Auto generate No Apply employee code No We will adjust this in one of the upcoming releases, so that the check goes well here too. Action If the organization has activated Person layer and there are few employees without a social security number, no action is required. If the organization hires many temporary employees and independent entrepreneurs where registration of the social security number is not required, we recommend opting for the expanded check: Social security number, birth name and date of birth.  2. Redeliver Portal Management (employee) screen renamed Why The Redeliver Portal Management (employee) screen (Heraanleveren Portaalbeheer (medewerker)) has been renamed because the name did not cover the entire functionality. If you use this feature, you generate a delivery to the Youforce Portal, the Data Warehouse and Talentsuite. How Management > Data exchange > Redeliver other (employee) - NEW As of this release the name of the Redeliver Portal Management (employee) screen has been changed to Redeliver other (employee). We hope this clarifies that this feature allows you to force redelivery of multiple processes. If you are not clear on what a process does exactly, always check the screen’s online help to make sure you have all of the relevant information.  Action No action is required.  Solved Messages 3. Deactivate bank holiday was no longer possible (3526833) Message Settings > Value Cluster > Bank Holiday You could no longer deactivate bank holidays because the system showed an error message as soon as you unchecked a bank holiday. Solution We modified the programming so you can deactivate bank holidays once again. Action No action is required.  

Ouderschapsverlof In HR Core en Payroll Business is de standaardinrichting gereed voor het ondersteunen van betaald ouderschapsverlof. De nieuwe wettelijke regeling voor betaald ouderschapsverlof gaat in op 2 augustus 2022. Zie ook ons bericht van 9 juni 2022: Technische nummers voor betaald ouderschapsverlof per 2 augustus 2022.

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier.   Zaterdag 28 mei 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL V2 Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN V2 Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

In deze versie Gewijzigd in versie 2 In deze versie hebben we het volgende onderwerp toegevoegd: Vertraging Youforce gebruikers uitgebreid (V3) is verholpen. Nieuw  Controle Persoonslaag uitgebreid Waarom Vanaf release 2022-06 kun je kiezen uit twee manieren om de Persoonslaag te controleren. Als je de persoonslaag aan hebt staan, kent deze een UPI toe aan medewerkers die op basis van het Burgerservicenummer als één persoon worden gekenmerkt. Dit is de enige unieke sleutel om te bepalen of een medewerker en een persoon hetzelfde zijn. Voor klanten die geen Burgerservicenummer van een medewerker vastleggen, maar wel willen dat een medewerker bij herindiensttreding gekoppeld wordt aan een bestaande persoon, heeft deze manier van controleren niet het gewenste effect. Daarom hebben we de controle van de persoonslaag nu uitgebreid.  Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > HR Koppelingen De Persoonslaag activeer je in het scherm HR Koppelingen, zie de online help (zoeken op persoonslaag) en eerdere release notes voor meer informatie over het proces.  Bij Koppeling selecteer je Persoonslaag (NL) en zag je voorheen alleen de optie Persoonslaag actief waarmee je de persoonslaag aanzet. Hier is nu het veld Toekennen UPI toegevoegd, waarmee je kunt aangeven of dit moet plaatsvinden op basis van: Burgerservicenummer Burgerservicenummer, Geboortenaam en Geboortedatum In het voorbeeld hieronder leggen we uit hoe dit werkt. Voorbeeld Via HR Self Service in HR Core wordt een (nieuwe) medewerker ingevoerd. Omdat de persoonslaag actief is, controleert het systeem eerst of er een persoon is met hetzelfde Burgerservicenummer als de ingevoerde medewerker. Als dat zo is, wordt de koppeling gemaakt met de juiste persoon, op Burgerservicenummer kunnen we namelijk altijd matchen. Als dit niet zo is, controleert het systeem of er voor de ingevoerde medewerker een koppeling gemaakt kan worden met een persoon op basis van voorletters+achternaam+geboortedatum.  Als de voorletters+achternaam+geboortedatum exact kloppen en het Burgerservicenummer bij de persoon is leeg op dit moment/ingangsdatum ingevoerde medewerker, dan vindt de koppeling plaats ongeacht of er in het verleden een Burgerservicenummer bekend was. Deze werking wordt vanaf release 2022-07 iets aangepast zodat er vaker een koppeling kan plaatsvinden.  Let op! Deze controle is hoofdlettergevoelig. Dat houdt in dat de voorletters+achternaam+geboortedatum precies zo geschreven moeten worden als in het identiteitsbewijs. Als de schrijfwijze van deze gegevens niet hetzelfde is, kan er ook geen koppeling plaatsvinden. Dit kan negatieve gevolgen hebben, omdat een medewerker dan als nieuw wordt aangemerkt en ook zo wordt aangeleverd aan achterliggende systemen.  Actie Als jouw organisatie nu de Persoonslaag aan heeft staan en er zijn weinig medewerkers zonder Burgerservicenummer, dan hoef je niks te doen. Als jouw organisatie veel uitzendkrachten en zelfstandige ondernemers aanneemt waarvoor het vastleggen van het Burgerservicenummer niet noodzakelijk is, adviseren we je om te kiezen voor de uitgebreide controle: Burgerservicenummer, Geboortenaam en Geboortedatum.  Knop Definitie verwijderen toegevoegd aan scherm Standenregister Waarom Rapporten > Controle >Standenregister Het scherm Standenregister had nog geen knop voor het verwijderen van een rapportdefinitie. Daarom hebben we met ingang release 2022-06 de knop Definitie verwijderen aan dit scherm toegevoegd. Na het verwijderen van de definitie. zie je bovenin het scherm de melding Definitie verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigde afzender e-mail Actieve signaleringen Waarom Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren Signaal Als er in de instellingen van actieve signaleringen is vastgelegd dat er een e-mail wordt verstuurd, gebeurde dit nog met een oud Raet e-mailadres als afzender.  Vanaf release 2022-06 worden deze e-mails verstuurd met als afzender No-Reply@visma.com. Actie Er is geen actie nodig.   Gewijzigd en verbeterd Verwerkingsverslag collectief verlof aangepast Waarom  Het Verwerkingsverslag collectief verlof toonde niet altijd alle redenen van uitval. Hierdoor werd soms niet opgemerkt dat voor een medewerker geen collectief verlof was verwerkt. Vanaf release 2022-06 is dit aangepast en toont het verwerkingsverslag de medewerkers waarvoor er geen collectief verlof is verwerkt inclusief de reden waarom. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste melding Vertraging Youforce gebruikers uitgebreid (V3) is verholpen Melding De interface Youforce gebruikers uitgebreid ook wel bekend als de V3-koppeling levert vanuit HR Core Business specifieke data richting het YouForce Portaal. Op basis van deze informatie worden in principe elke twee uur gebruikersnamen/users (R-nummers) aangemaakt. Vanwege de hoeveelheid data die deze V3-koppeling moet verwerken, onstond er soms een lange vertraging. Dit zorgde ook voor vertraging bij het aanleveren van de data aan het YouForce Portaal, wat verstorend kan zijn voor de achterliggende systemen. Oplossing We hebben met ingang van release 2022-06 een aanpassing doorgevoerd, waardoor de performance van de V3-koppeling aanzienlijk is verbeterd. Hierdoor zullen er geen grote vertragingen meer ontstaan. Actie Er is geen actie nodig.  

In this version Changed in version 2 In this version we have added the following topic: Delay Youforce users extended (V3) has been fixed. New 1.  Person layer check has been expanded Why As of release 2022-06 there are two ways for checking the person layer. When the person layer is active, a UPI is assigned to employees who are characterized as a single person based on the social security number. This is the only unique key that can be used to determine whether an employee and a person are one and the same. This way of checking is not useful where clients are concerned who do not register an employee’s social security number but do want a rehired employee to be linked to an existing person. That is why the person layer check has been expanded.  How Settings > Data exchange > HR links The person layer is activated in the HR links screen. Refer to the online Help (through the Person layer topic) and previous release notes for more information about the process.  When Person layer (NL) was selected at Link, the only option available for activating the person layer was Person layer active. Now the Assign UPI field has been added that can be used to specify whether this should take place based on: Social security number Social security number, birth name and date of birth Below follows an example. Example A (new) employee is passed to HR Core through HR Self Service. As the person layer is active, the system first checks if a person is available with the same social security number as the entered employee. If there is, the link is made with the correct person (matching by social security number is always possible). If there is not, the system checks if the entered employee can be linked to a person based on initials+last name+date of birth.  When initials+last name+date of birth are exactly the same and the social security number has not been specified for the person (either currently or on the start date of the entered employee), the link is made regardless of whether or not a social security number was known in the past. This process will be changed slightly as of release 2022-07 to ensure a link can be made more often.  Note This check is case-sensitive. This means that initials+last name+date of birth must match the information on the ID exactly. If the notation is not the same, no link can be made. This may have negative consequences: an employee will be regarded as being new and will be passed on as such to other systems.  Action If the organization has activated Person layer and there are few employees without a social security number, no action is required. If the organization hires many temporary employees and independent entrepreneurs where registration of the social security number is not required, we recommend opting for the expanded check: Social security number, birth name and date of birth.  2.  Delete definition button added to Level registry screen Why Reports > Check > Level registry The Level registry screen did not include a button for removing a report definition. As of release 2022-06 this screen includes the Delete definition button. When a definition has been removed, the message Definition deleted is displayed at the top of the screen.  Action No action is required.  3.  Modified email address of sender for Active signaling Why Settings > Active signaling > Define signal When active signaling was set to sending an email, an old Raet email address was used as the sender.  As of release 2022-06 these emails are sent by sender No-Reply@visma.com. Action No action is required. Modified and Improved 4.  Collective leave processing report has been modified Why The Collective leave processing report did not always specify the reasons for failure. This made it more difficult to determine whether collective leave had been processed for an employee. As of release 2022-06 the processing report shows employees whose collective leave has not been processed and the reason why not. Action No action is required. Solved notifications 5. Delay Youforce users extended (V3) has been fixed Notification The Youforce users extended interface, also known as the V3 interface, provides specific data from HR Core Business to the YouForce Portal. Based on this information, usernames/users (R numbers) are usually created every two hours. Due to the amount of data that this V3 interface has to process, there was sometimes a significant delay. This also caused a delay in delivering the data to the YouForce Portal, which can be disruptive to the underlying systems. Solution As of release 2022-06, we have made a change that significantly improves the performance of the V3 interface. This will prevent major delays. Action No action is required.  

Mededeling Feedback op onze applicatie Vorig jaar zijn we gestart met de Customer Effort Score (CES) waarmee je na het afronden van bepaalde acties feedback kon geven op de werking ervan. We hebben toen goede feedback gekregen en deze ook opgepakt. In de afgelopen releases hebben we een aantal nieuwe functionaliteiten en worklows beschikbaar gesteld en vanaf deze release zouden we hierover graag direct feedback willen ontvangen. Daarom vragen we deze en vanaf deze release jouw feedback over de volgende functionaliteiten: Medewerker > Instroom > Herindienst Medewerker > Doorstroom > Stagiair wordt medewerker Medewerker > Doorstroom > Verwijderen Doorstroomindicatie Actie Als je gebruik maakt van een van bovenstaande  functionaliteiten, vragen we je om na het afronden hiervan ons feedback te geven door de CES in te vullen. Nieuw Exporteren en importeren referentietabellen via Excel Waarom  Vanaf deze release is het mogelijk om Referentietabellen, van bijvoorbeeld pensioenen of salarisschalen te exporteren en importeren via Excel. Hierdoor is het niet altijd nodig om het CSV-formaat te gebruiken. Hoe  Instellingen >  Berekening > Referentietabellen beheer Aan het scherm Referentietabellen beheer is de knop Exporteren Excel toegevoegd waarmee je de betreffende referentietabel naar Excel kunt exporteren. Het Excel-bestand wordt klaargezet in Mijn rapporten. Vervolgens kun je de inhoud van de referentietabel aanpassen en het bestand weer importeren via de knop Importeren bestand. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Vertaling Niet van toepassing verbeterd (3447165) Melding  De vertaling van de keuze Niet van toepassing was niet overal consequent. Dit viel met name op bij de indicaties Oproepovereenkomst en Schriftelijke arbeidsovereenkomst op Engelse loonstroken. Oplossing  Bij alle velden is de omschrijving van de validatiewaarde Niet van toepassing gecontroleerd en indien nodig aangepast naar: Not applicable Nicht zutreffend Ne s'applique pas Actie Er is geen actie nodig. Stagiairs uit dienst niet meer zichtbaar bij zoeken over bedrijven heen (3417298) Melding  Als je naar medewerkers zocht over de bedrijven heen, door eerst in het navigatiepad op de klant te klikken, kon je stagiairs die uit dienst waren gegaan niet meer terugvinden. Als je vervolgens eerst navigeerde naar een specifiek bedrijf en dan zocht, dan was de medewerker wel zichtbaar. Oplossing  Dit is opgelost, zodat alle medewerkers die uit dienst zijn gegaan, weer correct worden weergegeven.  Deze groep medewerkers wordt zichtbaar als je via de rechtermuisknop het vinkje Alleen medewerkers in dienst  uit zet. Deze manier van werken is verder niet gewijzigd. Actie Er is geen actie nodig.  Arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget niet stopgezet bij uitdienstmelding (3397742) Melding De arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget bleef doorrekenen wanneer een medewerker uit dienst was gegaan. Hierdoor moest je de berekening handmatig stopzetten. Oplossing Dit is opgelost. Voortaan stopt ook de arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget automatisch als een medewerker uit dienst gaat, net als de andere arbeidsvoorwaarden. Hierdoor is het niet langer nodig de arbeidsvoorwaardenschermen voor het Mobiliteitsbudget leeg te maken per de datum uit dienst om de berekening te laten stoppen. Actie Er is geen actie nodig.  Groepering en sortering Mutatieverslag (geen change) Melding  Als je bij het maken van het Mutatieverslag een groepeerkenmerk kiest, krijgt het rapport een extra (eerste) kolom, met daarin bijvoorbeeld de functie of afdeling:  Het rapport werd echter niet gesorteerd op die eerste kolom, dat is niet handig. Als een medewerker meerdere contracten had, werden de medewerkermutaties dubbel weergegeven. Oplossing  Als je nu een groepeerkenmerk kiest, wordt het rapport ook als eerste gesorteerd op bijvoorbeeld de gekozen afdeling of functie. Daarbinnen op medewerkercode of medewerkernaam. Als een medewerker meerdere contracten heeft, wordt alleen het groepeerkenmerk van het hoofdcontract gebruikt. Medewerkermutaties worden niet meer dubbel weergegeven. Actie  Er is geen actie nodig.  

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier.   Zaterdag 30 april 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Nieuw Invoer dubbel Nummer inkomstenverhouding voortaan onmogelijk Waarom  De Belastingdienst accepteert geen aangiftebestanden waarin binnen hetzelfde Loonheffingennummer meerdere keren dezelfde combinatie van Burgerservicenummer (BSN) en Nummer inkomstenverhouding (IKV) voorkomt. Tot nu was het wel mogelijk om een dergelijke mutatie in Payroll Business in te voeren. Vervolgens werd er na het afsluiten van de salarisverwerking een rapport gegenereerd en moest je deze fout oplossen, voordat er een bestand voor de Loonaangifte werd aangemaakt. Om het invoeren van BSN en IKV meteen goed te laten gaan, zodat geen herstel achteraf nodig is,  hebben we er vanaf deze release voor gezorgd dat het onmogelijk is om eenzelfde combinatie BSN / IKV in te voeren bij hetzelfde Loonheffingennummer als deze combinatie al in het systeem staat. Hoe  Bij de onderstaande processen en functionaliteiten controleert het systeem de invoer van BSN en IKV zodanig, dat je binnen een Loonheffingennummer niet meer dezelfde combinatie hiervan kunt invoeren. Workflow nieuwe medewerker Aanpassen bij huidige medewerker Kopiëren medewerker Mutatie vanuit HRSS Import CSV Externe mutaties Bij al deze manieren van invoer, zal HR Core / Payroll Business dubbele IKV-nummers meteen afkeuren,  Actie  Pas het nummer inkomstenverhouding aan en biedt daarna de mutatie opnieuw aan. CAO E-commerce Nederland Waarom  Vanuit de markt is gevraagd om met ingang van 2022 de CAO E-commerce Nederland (CAO-code 4236) te ondersteunen. Daarom ondersteunen we nu ook deze CAO pro-actief, zoals we ook de overige CAO's ondersteunen. Hoe  We hebben de CAO E-Commerce met ingang van 2022 ingericht, zodat je die nu kunt selecteren bij het aanmaken van een nieuw bedrijf. Actie  Als je de CAO E-commerce Nederland gaat gebruiken, kun je deze nieuwe CAO met het betreffende arbeidsvoorwaardencluster nu laten inrichten door een consultant of Administratiekantoor. Functionaliteit individuele salarisverwerking uitgebreid Waarom  Het blijkt dat er in de praktijk veel gebruikt wordt gemaakt van de functionaliteit van de individuele salarisverwerking, die we in de zomer van 2021 hebben opgeleverd. Om het gebruik ervan nog makkelijker te maken, hebben we in deze release de functionaliteit als volgt uitgebreid/aangepast: Aan alle schermen waarin je individuele mutaties kunt invoeren, hebben we het icoon  toegevoegd waarmee je de individuele salarisverwerking kunt starten. Vanaf deze release kan je, zodra de individuele verwerking is afgerond, vanuit het scherm Salarisberekening direct de salarisstrook van de betreffende medewerker opvragen. Omdat bleek dat het niet gewenst was om na een individuele salarisverwerking, automatische rapportages af te roepen, hebben we dit proces uitgezet. Hoe  Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (met afsluiting) Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (geavanceerd) - alleen voor Administratiekantoren en consultants In de schermen voor Salarisberekening herken je een afgeronde individuele verwerking aan het icoon   .  Door op dit icoon te klikken, wordt de salarisstrook van deze medewerker direct op het scherm getoond. Actie  Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Veld Verwijderen IKV ook te gebruiken voor UPA Waarom Soms is er onterecht een inkomstenverhouding (IKV) aangemaakt, bijvoorbeeld een zogenoemde No-show. De medewerker is niet op komen dagen, maar je wilt wel de registratie van deze medewerker in het HR-systeem behouden. Om ervoor te zorgen dat deze persoon niet meegaat in de diverse aangiftes kun je in het scherm Loonaangifte (IKV) het veld Verwijderen IKV op Ja zetten. Hiermee verwijder je alleen deze IKV uit de Loonaangifte en, vanaf deze release, ook uit de UPA-aangifte. Herstarten aangifte Als je je een aangifte moet herstarten terwijl je de volgende periode al hebt opgestart en een persoon met terugwerkende kracht in dienst meldt over de periode die je gaat herstarten, kan het voorkomen dat deze medewerker daarom in het vorige aangiftebestand wordt meegenomen. Omdat bepaalde verplichte payrollelementen nog niet zijn aangemaakt, wordt deze aangifte afgekeurd. Ook in dit geval kun je ervoor zorgen dat deze persoon niet meegaat in de diverse aangiftes. Actie Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonaangifte (IKV) Als je in bovenstaande gevallen de IKV van de betreffende medewerker uit de loonaangifte en/of UPA-aangifte wilt halen, zet dan in het scherm Loonaangifte (IKV) het veld Verwijderen IKV op Ja. Als je dit veld het op ja hebt gezet, wordt deze IKV automatisch uit de loonaangifte verwijderd. Voor de UPA geldt dat je deze zelf moet herstarten. Na het succesvol insturen van de aangifte(s) waaruit de IKV is verwijderd, moet je het veld Verwijderen IKV weer op Nee zetten, zodat de persoon de volgende periode wel mee komt in de aangifte met alle benodigde velden. WAB overschrijding 30% urennorm, berekening gemiddelde contracturen  Waarom Als gevolg van veranderende Wet en Regelgeving, moeten de contractueel overeengekomen uren in een jaar, ook worden berekend in de volgende situaties: Medewerker is jonger dan 21 en voldoet aan gewerkte urennorm Medewerker is BBL-er Medewerker is Stagiair Medewerker  wordt gedurend het jaar doorwerken AOW-er Als de situatie van de medewerker gedurende het jaar verandert, dan worden vanaf nu de contracturen van bovenstaande situaties ook meegenomen voor berekening van de gemiddelde contracturen per week. Als dit aantal tenminste 35 uur is, dan hoeft er nooit te worden herzien. Hoe Vanaf nu worden de volgende payrollelementen in bovenstaande situaties ook berekend: AWF Contr. overeengek.uren per week gemiddeld AWF Contr. overeengekomen uren per jaar (cum) AWF Contr. uren per jaar voor weekgemidd (cum) AWF Weken per jaar (cum) Actie Er is geen actie nodig. Huisnummer nul bij medewerker niet meer toegestaan Waarom Als in een loonaangifte een huisnummer met de waarde nul voorkwam, keurde de Belastingdienst de aangifte af en kon de gehele aangifte van het bedrijf niet worden ingezonden. In het kader van het verbeteren van het aangifteproces, hebben we er ervoor gezorgd dat je vanaf deze release als huisnummer niet meer de waarde 0 kunt vastleggen. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers Het Huisnummer is een verplicht veld bij een medewerker en voorheen kon je hier een nul invoeren. Omdat voor de loonaangifte de waarde groter of gelijk aan 1 moet zijn, geldt dat nu ook binnen Payroll Business. Als je een nul invoert, zie je bij het opslaan bovenin het scherm de foutmelding: Huisnummer (mdw.) - Buiten waardebereik Min: 1 - Max: 99999.  Actie Als je een nieuwe medewerker invoert of een medewerker wijzigt, voer dan een huisnummer in met de waarde 1 of hoger. Controles loonheffingennummer Waarom De Belastingdienst controleert het loonheffingennummer dat wordt gebruikt om aangifte te doen. Als een loonheffingennummer niet aan de eisen voldoet, keurt de Belastingdienst de aangifte bij het insturen meteen af. In het kader van het verbeteren van het aangifteproces hebben we er daarom voor het veld Loonheffingennummer dezelfde twee controles toegevoegd die de Belastingdienst ook uitvoert.  Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Loonaangifte In het interfacescherm Loonaangifte hebben we voor het veld Loonheffingnummer de volgende controles ingesteld: Elfproef Het systeem controleert nu of het eerste gedeelte van het Loonheffingennummer voldoet aan de elfproef. Dit is dezelfde controle die er is voor het Burgerservicenummer (BSN).  Eerste drie cijfers ongelijk aan 000 De eerste 3 cijfers van het Loonheffingnummer mogen niet gelijk zijn aan 000.  Actie Er is geen actie nodig. Nieuwe opties schermen Salarisberekening Waarom We hebben aan de salarisberekeningsschermen twee opties toegevoegd. Een om de performance van de schermen te verbeteren en een om een salarisverwerking in de tijd te kunnen plannen. Hierdoor kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een salarisverwerking te laten starten in de avond. Hoe Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (met afsluiting) Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (geavanceerd) - alleen voor Administratiekantoren en consultants Datum/tijd Aan de schermen Salarisberekening en Salarisberekening (met afsluiting) is het veld Datum/tijd toegevoegd.  Tot nu toe was het alleen mogelijk om een verwerking direct te laten uitvoeren. In dit veld kun je de datum en het tijdstip opgeven waarop je de verwerking wilt inplannen, bijvoorbeeld in de avond. Toon individuele verwerkingen Aan alle salarisberekeningsschermen is deze optie toegevoegd. Omdat je tegenwoordig een salarisverwerking voor 1 medewerker kan uitvoeren, wordt de lijst met gedraaide verwerkingen steeds groter. Om ervoor te zorgen dat de gedraaide verwerkingen in het scherm snel zichtbaar zijn, laten we voortaan bij het openen van het scherm niet meer de regels zien van de individuele verwerkingen, maar alleen van de verwerkingen voor het hele bedrijf. Wil je ook de regels van de individuele verwerkingen zien, dan kun je de optie Toon individuele verwerkingen aanvinken, Actie Wil je een verwerking inplannen op een bepaald tijdstip, vul dan bovenin het scherm bij Datum/tijd de gewenste datum en tijd in.   Wil je in de lijst Reeds gedraaide verwerkingen ook de medewerkers zien waarvoor je een individuele verwerking hebt gedraaid, vink dan de optie Toon individuele verwerkingen aan. Doorstroomindicatie beschikbaar voor gebruik in profielen Waarom Kort geleden hebben we het gegevenselement Doorstroomindicatie geïntroduceerd: dit element ondersteunt twee situaties: De overgang van stagiair naar medewerker Herindienst  Je hoeft hierdoor geen nieuwe medewerker meer aan te maken. Door het gebruik van de doorstroomindicatie wordt er automatisch een nieuw nummer inkomstenverhouding toegekend. Twee nieuwe workflows in de menu's Instroom en Doorstroom ondersteunen deze processen. De profielen worden vooral gebruikt om mutaties verrijken die vanuit externe HR-applicaties worden aangeleverd. Binnen die context is het handig om ook de Doorstroomindicatie te kunnen gebruiken. Hoe Instellingen > Vastlegging > Profielen Aan de lijst met beschikbare gegevenselementen is het element Doorstroomindicatie (10527025) toegevoegd. Je kunt dit element de volgende waardes geven: Stagiair wordt medewerker (1) Herindienst (2) Actie Als je met vastlegprofielen werkt kun je vanaf nu de Doorstroomindicatie toepassen.  Meer uitleg over de doorstroomindicatie vind je in de releasenotes 2022-01 (Stagiair) en 2022-03 (Herindienst). Meer uitleg over het nut en de toepassing van profielen vind je in de Online help. Opgeloste meldingen Afrekenresultaten D/C - Transitievergoeding dubbel in rapport (3310819) Melding Het rapport Afrekenresultaten D/C gaf dubbele waarden als een medewerker meerdere contracten heeft en je het rapport aanmaakte met een groepeerkenmerk. Oplossing Vanaf deze release is dit probleem opgelost en worden medewerkers met meerdere contracten juist worden weergegeven in het rapport. Actie Er is geen specifieke actie nodig. Als je het rapport eerder had aangemaakt met verkeerde informatie, kan je het vanaf deze release opnieuw aanmaken.   

Notifications Time for activating person level has been extended Settings > Data exchange > Raet HR links When the person level has been activated through Raet HR links, a conversion takes place. Previously this only happened at 5.30 pm. As of this release a check for any required conversions is performed every 10 minutes to ensure multiple conversions can be enabled in a single evening. Approximately 40 conversion runs are now possible between 5.30 pm and 11.00 pm.  Modified and Improved Procedure regarding removed employees has been modified in view of Ping IDs Why  Sometimes an employee that had been created in HR Core Business and immediately removed again was still passed on to the Portal through the V3 link and provided with a username and a Ping ID. HR Core Business retrieves usernames and Ping IDs from the Portal every 4 hours and stores these. This process cannot be completed when an employee has been removed from HR Core Business. This means that other processes where usernames and Ping IDs are concerned are blocked as well. That is why the procedure for retrieval and storage in HR Core Business has been modified. How  As of release 2022-04 the procedure for retrieval and storage of Ping IDs had been modified and it can be checked whether an employee is still available in HR Core Business. If the employee is not available, he/she will be skipped and the usernames and Ping IDs of other employees are retrieved. Action No action is required.  Raet HR links screen has been renamed to HR links Why Settings > Data exchange > HR links As of this release the name of the Raet HR links menu item and screen has been changed to HR links. Person report has been expanded Why  The Person report now includes additional personal information to facilitate checks.  How Reports > Check > Person report As of the 2022-05 release the Date of birth, Social Security Number and Employee type columns have been added to the Person report. The Person report now contains the following information: Type (P for Person, E for Employee) Person code Person name Company Employee code Employee name Date of birth Social Security Number (BSN) UPI Identity Ping ID Username Employee type Employed Not employed Organizational unit Contract sequence number This report can also be used if your organization does not use the person level. More information can be found in the Online Help through the Person report topic.  Solved Messages  Importing list of values failed (3321525)  Message When importing a list of values through an administration, a file containing more than 60,000 lines was not accepted.  Solution The solution was released on 16 March 2022 through additional maintenance. RVM redistribution screen response is slow (3273245) Message  It took a long time before data was displayed on the RVM redistribution screen.  Solution  As of this release the screen’s responsiveness has been improved.  Modification of WAZO end date (3309267) Message When maternity leave is entered in HR Self Service, the WAZO end date field in HR Core Business is automatically populated with the date of the first working day -1 day. This is how it is described in the Online Help. However, if the date of maternity leave was modified in HR Self Service when the actual delivery date was known and the first working day changed, the date specified in the WAZO end date field in HR Core Business was not automatically changed to reflect this.  Solution HR Core Business has been modified to ensure that when the date of maternity leave is changed in HR Self Service the date shown in the WAZO end date field is always automatically changed to the date of the first working day -1 day.  Note When maternity leave is manually entered and/or changed in HR Core Business, the date in the WAZO end date field must also be specified manually. When sick leave or a child is manually removed, the data in HR Core Business and HR Self Service are not synchronized (3401761) Message When manually removing sick leave or a child, the data were not properly synchronized and the removed sick leave or child remained visible in HR Self Service. Solution This has been resolved. When sick leave or a child is manually removed, the data in HR Self Service are updated. The process of data exchange with HR Self Service has not been modified. The modified data are passed on to HR Self Service during the overnight export process. Action No action is required.