Sabías que?

Dentro del modulo de Licencias y Vacaciones existen distintos niveles de aprobación los cuales pueden modificarse en caso de necesitar agregar o quitar aprobadores al flujo de aprobación.   A continuación les compartiremos una breve descripción en donde se informa el alcance de cada uno de los niveles de aprobación y como modificar este dato tanto de de forma individual como masiva. Niveles de Aprobación ¿Como se completa el dato en cada caso?   ⮞ Solo RRHH: La licencia no pasa por ningún flujo de aprobación. En este caso las solicitudes son aprobadas directamente por cualquier usuario administrador en TuRecibo. Si se tiene definido este nivel el campo Numero de Legajo del aprobador se tiene que dejar en blanco.   ⮞ Aprobador Nivel 1 y RRHH: Este nivel implica que la licencia requiere de la aprobación de un Jefe + RRHH . En este caso es necesario completar el campo Número de legajo del aprobador informando el número de legajo del jefe aprobador.   ⮞ Aprobador nivel 1 - Aprobador nivel 2 y RRHH: En este nivel de aprobación se requiere que se informe sobre el campo Numero de legajo del aprobador el número de legajo del jefe más próximo o inmediato. El siguiente aprobador va a ser detectado automáticamente por el sistema, localizando el aprobador que tiene asignado el primer jefe.   Por ejemplo: Si el primer aprobador es el legajo 80 y a su vez ese legajo tiene definido como aprobador el 4, el legajo 4 será el segundo aprobador de la persona. ¿Como realizar una actualización de forma individual?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com  y hacer clic sobre la sección Empleados.     2) Localizar al empleado utilizando alguno de los Criterios de búsqueda situados en el margen izquierdo de la pantalla e ingresar a su legajo haciendo clic sobre el usuario.       3) Localizar la sección Editar Perfil ⮞ Configuración de licencias y modificar el/los campos correspondientes.     ¿Como realizar una actualización de forma masiva?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com  y hacer clic sobre el acceso rápido Agregar empleados sobre la interfaz de inicio     2) Hacer clic sobre el botón Descargar para bajar un reporte de usuarios y sobre ese archivo realizar los ajustes que se consideren necesarios.      Nota: Las columnas correspondientes al módulo son la K (numero_legajo_aprobador), L (niveles_aprobacion) y M (cod_calculo_vacaciones).   3) Una vez actualizado el CSV ingresar nuevamente a esta ventana y configurar los siguientes parámetros: ¿Que opciones de actualización existen?   ➦ Modificar usuarios existentes: Tildar esta opción para poder realizar la actualización de datos.   ➦ Enviar email de notificación a los usuarios: Destildar esta opción para evitar enviar un correo de notificación a los empleados.   ➦ Asignar permisos para módulo de Licencias: Habilitar esta opción para poder realizar un ajuste sobre los campos correspondientes al módulo.   ➦ Elegir Onboarding: Propiedad asociada directamente al módulo de Legajos Digitales. En caso de tener contratado el módulo, seleccionar la opción Ninguno en el punto 3 (Elegir Onboarding).     4) Procesar el archivo y verificar los ajustes realizados desde la sección Empleados.   En el siguiente video te mostramos como realizar paso a paso el procedimiento de forma manual:   

Visma Digital cuenta con una interfaz sobre la cual el administrador puede acceder a visualizar/exportar un reporte de saldos y a su vez verificar la cantidad de días que tiene disponible cada empleado.  ¿Cómo acceder a Reporte de saldo?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opcion Vacaciones y Licencias  ➤ Reporte de saldo.   ¿Qué funciones puedo utilizar?   ➦ 1. Permite realizar una búsqueda y filtrar los saldos por campos como Usuario, Aprobador, Sector, Locación, etc. ¿Qué filtros tengo disponibles?   Usuario: Nombre, Apellido o CUIL/Identificador Único del empleado. Es posible escribir el dato para que la plataforma pueda detectar automáticamente a la persona.     Aprobador:  Filtra los registros por aprobador. Sobre la lista desplegable van a figurar únicamente aquellas personas que figuren como aprobadores directos de un empleado.     Sector/Locación: Permite filtrar los registros por el Sector o Locación de determinado grupo de empleados.     Tipo de Licencia/Permiso: Son los tipos de licencias o permisos configurados en la base de datos. El listado de opciones dependerá de la configuración establecida en cada cliente.     Periodo: Permite realizar una búsqueda por periodo o año. De esta manera se pueden conocer los saldos de una licencia particular en determinado periodo.     ➦ 2. Genera la búsqueda en la plataforma.   ➦ 3. Ofrece la posibilidad de Exportar los resultados obtenidos en la búsqueda a un reporte en Excel.     ➦ 4. Permite acceder a un detalle sobre la cantidad de días que tiene pendiente el empleado segmentado por periodo.    Por ejemplo: La persona Héctor Ruiz tiene un total de 15 días pendientes para gozar de los cuales 10 días corresponden al 2021 y los 5 restantes al periodo 2020.   ➦ 5. Informa datos como el Nombre y Apellido, Tipo de licencia, Sector, Locación, cantidad de días, y número de legajo de la persona solicitante.   ➦ 6. Muestra la cantidad de registros que pueden visualizarse por página. Por defecto son 7 y el máximo permitido es de 28.   ➦ 7. Informa la cantidad de registros obtenidos en la búsqueda.   ¿Cómo se visualizan los saldos según el tipo de licencia?     Importante: En la columna de Días la plataforma informa la cantidad de días que tiene pendiente de goce el empleado. En Vacaciones siempre se va a mostrar un valor en positivo salvo que la persona tenga días a cuenta con la empresa.     Nota: En aquellas licencias que no sean Vacaciones como por ejemplo Día de Cumpleaños, Enfermedad, Estudio etc la plataforma va a mostrar un valor en negativo que informa la cantidad de días que el empleado consumió de la licencia en cuestión.

Visma Digital permite generar una descarga de la documentación almacenada en la plataforma desde el Buscador de Documentos.   ¿Como generar una descarga de documentos?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Documentos ⮞ Buscador de documentos.   2) Definir el tipo de descarga que quiero realizar.   Descarga parcial:   Ejemplo 1: Generar una búsqueda informando el Nombre, Apellido, DNI o Identificador Único de la persona.     Ejemplo 2: Informar un campo como Estado de documento (Por ejemplo: Firmado Conforme) que permita obtener la documentación de un grupo de empleados.     Descarga completa:   Ejemplo: Generar una búsqueda completa sin aplicar ningún filtro de selección haciendo clic sobre el botón Buscar.     4) Una vez realizada la búsqueda, parametrizar la cantidad de documentos a visualizar seleccionando la opción 500/página para optimizar el proceso de descarga de la información.     5) Tildar la casilla de verificación principal y presionar el botón Descargar selección para obtener un ZIP con los documentos.       Importante: La plataforma permite descargar hasta 500 documentos por página. Por ejemplo: Si se tienen cargados 1500 documentos se deberá repetir 3 veces el procedimiento.    

Desde la plataforma de TuRecibo podemos realizar la modificación de una plantilla de envió ya sea para agregar o quitar un formulario. A continuación les compartimos un paso a paso para realizar dicha modificación: ¿Como realizar el proceso?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Documentos ⮞ Formularios ⮞ Publicar Formularios.     2) Seleccionar la plantilla de envío y realizar los cambios que se crean convenientes. Es posible modificar al Asunto, Mensaje o bien Agregar/Eliminar los formularios que se necesite.    Al momento de adjuntar un nuevo formulario se deberá informar la carpeta de destino siendo la opción Formularios Digitales/Eforms la carpeta que figura por defecto en la plataforma.     Valores originales de la plantilla:   Plantilla luego de modificarse:     3) Una vez realizados los cambios, tildar la casilla Nombre de Plantilla y dejar establecido el mismo nombre o en caso contrario, el sistema creará una nueva plantilla en lugar de reemplazar la ya existente.    Por último, se deberá hacer clic sobre el botón Guardar para confirmar los ajustes en el sistema.     Nota: No es necesario realizar un envío para modificar la plantilla en la plataforma. Una vez que se presione el botón Guardar se podrá continuar navegando o trabajando sobre la plataforma sin ningún inconveniente.

Visma Digital permite inactivar un template de e-forms en caso que el mismo no deba ser utilizado nuevamente en un envío. ¿Como inactivar un template de eform?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Documentos ⮞ Formularios ⮞ Configuración de formularios.     2) Hacer clic sobre el botón + Nuevo Formulario situado en la parte superior derecha de la pantalla.     3) Sobre la pestaña Gestor de Templates, localizar el e-form que se desea inactivar y hacer clic sobre el botón en color rojo.     4) Una vez inactivo el formulario se podrá filtrar por el campo Estado (Inactivo) y validar que el proceso se haya realizado correctamente.     Nota: No se elimina el template de la base de datos al colocar el formulario como Inactivo. Haciendo clic sobre el botón Restaurar es posible volver a colocar nuevamente Activo el e-form en la plataforma. Solo aquellos formularios que figuren como activos podrán ser utilizados para realizar envíos sobre los empleados.

TuRecibo permite realizar la creación de un nuevo tipo de documento dentro del sistema. ¿Que es un Tipo de Documento?   Es el nombre del documento que se va a publicar por parte de RRHH. Estos documentos se alojaran en la carpeta destino donde fueron creados. Por ejemplo: Mensual, Liquidación Final, Vacaciones,  Boleta de Pago, Rol de Pago, Utilidades etc.   Propiedades de los Documentos   ➦ Formulario Digital: Esta propiedad está vinculada al módulo de Legajos Digitales. En caso de tener contratado el módulo, se podrá crear tipos de documentos que alojen formularios digitales. Lo recomendable es crear este documento sobre una carpeta que tenga asignada la propiedad de firma sobre documentos.   ➦ Captura de Identificador Único: Este parámetro permite seleccionar la forma en la que la plataforma detecta el identificador en el archivo. Es posible configurar que se capture el identificador realizando un escaneo en la primer página del documento (CUIL/RUT/CI/DNI/RFC/CC) o bien que se capture desde el propio nombre del archivo (Por ejemplo: 27388152991.pdf).   ➦ Nombre del Documento en notificación: Permite modificar el nombre del documento que recibe el colaborador en su casilla de email para hacer más fácil la identificación del mismo.   ➦ Publicación Genérica: Ofrece la posibilidad de configurar el documento para la publicación genérica permitiendo de esta manera enviar un mismo documento de forma masiva sin necesidad de que el mismo posea un identificador único.   ➦ Carga de documento por Empleado: Propiedad vinculada al módulo de Legajos Digitales. En caso de que se tenga contratado el módulo se podrá habilitar esta configuración para que el colaborador pueda subir documentos a la plataforma y RRHH los reciba para tomar acción sobre los mismos. ¿Como crear un nuevo documento?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empresa ⮞ Configuración de Carpetas.     2) Hacer clic sobre Tipos de documentos y a continuación sobre el botón (+) Crear tipo de documento.       3) Configurar las propiedades del documento y presionar el botón Guardar documento.    

Cuando realizamos una carga de documentos nos podemos encontrar con diferentes problemáticas o mensajes de error que muchas veces no sabemos como identificar. ¿Que problemáticas podemos encontrarnos?   ➦ Proceso de captura: Una problemática común se produce al momento de crear un tipo de documentó en donde se define de manera errónea el proceso de captura sobre el identificador único.   El identificado único es un parámetro que la plataforma toma para realizar la carga de documentos y vincularlo a cada empleado. Existen dos métodos de captura que se pueden configurar,  uno de ellos permite capturar el identificador realizando un escaneo sobre la primer página del documento (CUIL/RUT/CI/DNI/RFC/CC).   El otro método de captura es desde el propio nombre del archivo (Por ejemplo: 27388152991.pdf).   Dejaremos a continuación el link de nuestra base de conocimiento sobre como  Crear tipo de Documento dentro de la plataforma de TuRecibo.     ¿Como se soluciona la problemática?: Validando y/o modificando el proceso de captura dentro del documento que se subió con error en la plataforma.   ➦ Documento sin capa de texto: Otra de las problemáticas comunes es cuando el PDF no posee capa de texto. Esto es necesario para que la plataforma pueda capturar el CUIL del empleado y procesar los documentos con éxito . ¿Como podemos identificar si el documento posee capa de texto?   Simplemente copiando y pegando el dato CUIL en un editor de texto, como por ejemplo Word o Bloc de notas.        El mensaje que nos va a arrojar  la plataforma al procesar un zip con documentos sin capa de texto es el siguiente:     ¿Como se soluciona la problemática?: Generando nuevamente el documento garantizando que cumpla con los requisitos mínimos para poder ser publicado dentro de la plataforma. ¿Cuales son los requisitos mínimos para realizar una publicación?   a) El Identificador del empleado (CUIL en Argentina, DNI en Perú, Cédula en Uruguay, RUT en Chile, CC en Colombia y RFC en México) debe localizarse en la primer hoja del documento.   b) En caso de que el identificador sea el CUIL este deberá contar con guiones. Ejemplo: 20-25463220-8.   c) El identificador deberá contar con capa de texto, lo cual significa que este valor puede seleccionarse, copiarse y pegarse en un editor de texto como por ejemplo un Bloc de notas.  

Visma Digital permite desvincular de forma masiva a varios colaboradores que ya no formen parte de la compañía, para de esta manera tener sus legajos actualizados. ¿Como realizar una baja masiva?   1) Ingresar a la plataforma a través de admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empleados ➤ Administrar Empleados ➤ Baja masiva.     2) Descargar el modelo CSV y completarlo informando el Identificador de la persona (CUIL si es Argentina, Cédula en Uruguay, CC en Colombia, RUT en Chile, DNI en Perú y RFC en México), Fecha de baja y una Observación.    Una vez seleccionado el archivo, informar un motivo por el se va a inactivar a esos colaboradores y hacer clic sobre el botón Procesar archivo. La plataforma solicitará la clave de administrador para validar el proceso.         3) Una vez procesado el archivo se podrá verificar el estado del proceso haciendo clic sobre el botón Ir a estado de proceso.     4) Filtrar por el proceso Baja Masiva de Usuarios y hacer clic sobre el botón Buscar para obtener el resultado del proceso.     5) Si el proceso finalizó con éxito el administrador puede retornar a la sección Gestión de empleados desde la opción Empleados y filtrar a los usuarios por el campo Inactivo para verificar la baja de los mismos.       Nota 1: Una vez inactivo el empleado no tendrá alcance a visualizar las notificaciones enviadas por RRHH a través de la Cartelera de noticias. Tampoco podrá utilizar la sección de Vacaciones y Licencias (disponible si se tiene contratado el módulo de Licencias y Vacaciones ) o gestionar el envío de documentos (disponible si se tiene contratado el módulo de Legajos Digitales).    Nota 2: El empleado podrá seguir recibiendo documentación, acceder a la plataforma y firmar documentos aún desvinculado en la plataforma. El proceso de baja no implica una eliminación del usuario en la base de datos

Visma Digital permite realizar un ajuste de saldos de forma masiva sobre un grupo de empleados.  ¿Cómo realizar un ajuste masivo?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com  y seleccionar la opción Vacaciones y Licencias/Ausentismos.     2) Hacer clic sobre la pestaña Asignación y ajuste de saldos y a continuación sobre el botón Masivo en la sección Tipo de Ajuste.. El archivo que debe procesarse es un CSV sin colocar la cabecera de datos.       3) Antes de procesar el CSV se deberán definir los siguientes parámetros:   ➦ Identificador del empleado: Es posible utilizar el número de legajo de la persona o su Identificador Único (CUIL si es Argentina, DNI para Perú, RFC en México y RUT en Chile).    Todo el archivo deberá contar con un único identificador. No es posible utilizar ambos identificadores sobre un mismo archivo.   ➦ Tipo de Licencia/Permiso y Subtipo: Por lo general se utiliza la opción Vacaciones ya que el resto de las licencias tienen configurado un saldo fijo que se renueva automáticamente de forma anual al comienzo de cada año.   ➦ Periodo: Informar el periodo sobre el cual se va a realizar el ajuste en la plataforma. Por ejemplo: 2020.   Una vez parametrizados los campos se deberá seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón Procesar.     El importante remarcar que el módulo de Vacaciones y Licencias/Ausentismos permite únicamente sumar o restar días al saldo que ya tenga asignado el empleado en el sistema. De manera tal que es posible gestionar dos escenarios:   ➦ Sumar dias: En este caso se deberá colocar un valor en positivo sobre la columna B.    Por ejemplo: Si un empleado tiene cargados 14 días en la plataforma y le corresponden 20 días, en el CSV se deberá informar el valor de 6. Ver el ejemplo adjunto en la respuesta (Ejemplo_Positivo).   ➦ Restar dias: En este caso se deberá colocar un valor en negativo (con un menos por delante del número) sobre la columna B.    Por ejemplo: Si un empleado tiene cargados 20 días en la plataforma y le corresponden 10 días, en el CSV se deberá informar el valor de -10. Ver el ejemplo adjunto en la respuesta (Ejemplo_Negativo).   Nota: Se deberá colocar una observación (sin acentos o caracteres especiales de preferencia) sobre la columna C que haga mención al proceso que se esta ejecutando. Por ejemplo: Suma días 2022.

Dentro de Visma Digital es posible realizar modificaciones sobre los legajos de cada empleado, en el caso de que hayan cambiado datos de la persona tal como el Identificador, mail, Sector etc. A continuación, les compartimos una breve explicación de como realizar este ajuste. ¿Cómo actualizar el legajo de un empleado?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empleados.     2) Localizar al empleado utilizando alguno de los Criterios de búsqueda situados en el margen izquierdo de la pantalla e ingresar a su legajo haciendo clic sobre el usuario.     3) Ingresar a la sección Información personal y a continuación modificar los campos correspondientes.    La interfaz cuenta con una sección de Datos personales y otra para informar el Cargo y ubicación de la persona. En el siguiente ejemplo se van a modificar los campos Mail, Cargo y Locación.       4) Una vez realizados los ajustes hacer clic sobre el botón Guardar cambios para finalizar con el proceso.   Nota: El botón para guardar los cambios no se va a habilitar si el dato es copiado y pegado desde otro lugar. Lo recomendable es informar el dato manualmente.    

Visma Digital permite desvincular a un colaborador de forma individual desde el propio legajo de la persona.   ¿Como desvincular a un colaborador?   1) Ingresar a la plataforma a través de admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empleados.     2) Filtrar al empleado por medio de los criterios de búsqueda disponibles como DNI, Nombre, Apellido o Email. Una vez localizada la persona ingresar a su legajo haciendo un clic sobre ella.    Previo a realizar la baja del usuario es recomendable modificar el correo electrónico del empleado por uno personal.       3) Hacer clic sobre los tres puntos situados en la parte izquierda de la pantalla y seleccionar la opción Desvincular empleado.       4) Informar la Fecha de Baja Legal, el motivo por el cual se da la baja del empleado y si se desea colocar una observación. A continuación presionar el botón Desvincular.      5) Si el proceso finaliza con éxito va a figurar una notificación y se podrá verificar la baja realizada.   Nota: Una vez realizada la desvinculación no será posible modificar ningún dato del empleado (salvo el email) a menos que se lo reactive en la plataforma.       Nota 1: Una vez inactivo, el empleado no tendrá alcance a visualizar las notificaciones enviadas por RRHH a través de la cartelera de noticias. Tampoco tendrá acceso a la sección de Vacaciones y Licencias (disponible si se tiene contratado el módulo) o Gestión de documentos (disponible si se tiene contratado el módulo de Legajos Digitales).   Nota 2: El empleado podrá seguir recibiendo documentación, acceder a la plataforma y firmar documentos aún desvinculado en la plataforma. El proceso de baja no implica una eliminación del usuario en la base de datos

Dentro del modulo de Licencias y Vacaciones/Ausentismos es posible ajustar el saldo de un colaborador de manera manual sin necesidad de recurrir a un CSV.   A continuación les compartimos el paso a paso para realizar el proceso con éxito: ¿Cómo realizar un ajuste manual?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com  y seleccionar la opción Vacaciones y Licencias/Ausentismos.     2) Hacer clic sobre la pestaña Asignación y ajuste de saldos y a continuación sobre el botón Individual en la sección Tipo de Ajuste.     3) A continuación se deberá definir los siguientes parámetros:   ➦ Identificar al Usuario: Es posible utilizar el Nombre, Apellido, DNI o el identificador personal (CUIL si es Argentina, DNI para Perú, RFC para México, RUT para Chile etc).    ➦ Tipo de Licencia/Permiso y Subtipo: Por lo general se utiliza la opción Vacaciones ya que el resto de las licencias tienen configurado un saldo fijo que se renueva automáticamente de forma anual al comienzo de cada año.   ➦ Periodo: Informar el periodo sobre el cual se va a realizar el ajuste en la plataforma. Por ejemplo: 2020.   ➦ Cantidad de días a ajustar: Es posible sumar o restar días dependiendo el caso.   ⮞ Sumar días: En este caso se deberá colocar un valor en positivo. Por ejemplo: Si un empleado tiene cargados 14 días en la plataforma y le corresponden 20 días, en la plataforma se deberá informar el valor de 6.   ⮞ Restar días: En este caso se deberá informar un valor en negativo (con un menos por delante del número). Por ejemplo: Si un empleado tiene cargados 20 días en la plataforma y le corresponden 10 días, en la plataforma se deberá informar el valor de -10.     Nota: Es posible colocar una observación que haga mención al proceso que se esta ejecutando. No es un campo obligatorio. Por ejemplo: Suma días.

En Visma Digital es posible gestionar hasta 5 envíos por mes sobre aquellos empleados que tengan documentación pendiente por firmar en la plataforma. ¿Como realizar un envío?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Documentos ➤ Recordatorio de firma.     2) Previo a realizar el envío es posible consultar la cantidad de usuarios que se verán afectados y los periodos a los cuales corresponden la documentación sin firmar. El texto de la notificación es genérico y no puede ser modificado.   3) Una vez ejecutado la plataforma informará la cantidad de notificaciones programadas para dicho envío.     Importante: El mensaje se enviará únicamente sobre aquellos empleados que tengan documentación sin firmar durante el mes anterior y el mes en curso. Nota: Es posible enviar el recordatorio hasta 5 veces por mes.

Visma Digital permite la creación de una o más plantillas de e-forms para poder ser utilizadas en envíos individuales o masivos dentro de la plataforma. ¿Cómo crear una plantilla de envío?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Documentos ⮞ Formularios ⮞ Publicar Formularios.     2) Informar al Asunto, Mensaje y adjuntar uno por uno los formularios digitales que se desean incluir en la plantilla de envío.    Al momento de adjuntar los e-forms se deberá seleccionar la carpeta de destino siendo el valor Formularios Digitales/Eforms la carpeta que figura por defecto en la plataforma.       3) Una vez seleccionados los formularios hacer clic sobre el botón Adjuntar y tildar la casilla Nombre de Plantilla. Por último se deberá establecer un nombre y hacer clic sobre el botón Guardar para confirmar el alta de la plantilla en el sistema.       Nota: No es necesario realizar el envío de esa documentación para crear una nueva plantilla en la plataforma. Una vez que se presione el botón Guardar se podrá continuar navegando o trabajando sobre la plataforma sin ningún inconveniente.

Para poder obtener un reporte sobre aquellos E-forms que fueron firmados por los empleados se deberá realizar el siguiente procedimiento:   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Documentos ➤ Buscador de Documentos:     2) Aplicar un criterio de búsqueda que permita obtener la documentación necesaria utilizando filtros básicos como Usuario o Estado (No firmado).   También es posible utilizar filtros relacionados al módulo de Legajo/Expediente Digital desde la opción Búsqueda Avanzada. Por ejemplo: Formulario Digital, Fecha de Creación etc.       3) Hacer clic sobre el botón Descargar ⮞ Datos de Formularios Digitales para obtener un reporte en Excel.       4) En caso de que la persona haya firmado el formulario se descargá toda la información completada por el usuario como se observa en la primer imagen. Por el contrario únicamente se bajará información básica del usuario como se muestra en la segunda imagen:    

Visma Digital permite configurar formularios digitales que queden a disposición del empleado para que se completen y envíen en el momento que se requiera sin la intervención de un usuario administrador que se encargue de realizar estos envíos de forma recurrente.   ¿Como configurar un e-form autogestionable?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Documentos ⮞ Formularios ⮞ Configuración de formularios.     2) Identificar el formulario sobre el cual se desea realizar el ajuste y hacer un clic sobre el mismo. Tener en cuenta que la configuración debe realizarse de forma individual por documento.     3) Una vez seleccionado el formulario se debe habilitar el switch Autogestión y  definir la carpeta de destino siendo el valor Formularios Digitales/Eforms la opción que figura por defecto en la plataforma.   Al activar la autogestión, el formulario estará disponible en la plataforma para que los colaboradores lo completen y envíen al área de RRHH en el momento que lo necesiten.     Nota: Si se configura el parámetro Requiere Aprobación de RRHH el documento ingresará a un flujo de Aprobación/Rechazo sobre el cual cualquier usuario administrador podrá validar el documento enviado previamente por la persona.  En caso contrario el documento se cargará automáticamente en la plataforma una vez enviado por el empleado.

TuRecibo permite configurar una Autenticación multifactor (MFA) para robustecer la seguridad de los usuarios de cara al ingreso sobre la plataforma.   Importante: La activación de la funcionalidad se realiza por perfil y no por grupo de usuarios.  Esto significa que todos aquellos empleados que tengan asociado el perfil sobre el cual previamente se asignó el permiso automáticamente contarán con MFA activo. ¿Cómo configurar el MFA?   1) Ingresar a la plataforma a través de admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empresa ➤ Centro de seguridad.     2) Localizar el perfil sobre el cual se quiere asignar el permiso y hacer clic sobre la casilla de la columna que informa Requiere MFA.        Nota: Es posible activar el MFA sobre el perfil Empleado. Al realizar este ajuste ningún colaborador podrá desactivar dicha funcionalidad. Por una cuestión de seguridad el código de verificación será solicitado en cada uno de los ingresos a la plataforma. Pasos para ingresar a la plataforma   Una vez activado el requerimiento de MFA sobre el perfil de los usuarios pertenecientes al mismo, el sistema solicitará el código correspondiente para validar el ingreso. 1) Ingresar a admin.turecibo.com con el Usuario y Contraseña        2) Introducir el código recibido por correo para autentificar el ingreso a la plataforma. Es posible copiar el dato desde el correo y pegarlo en la plataforma.       3) En caso de ser un ingreso correcto se accederá a la plataforma.  

Visma Digital ofrece la posibilidad de que los administradores publiquen noticias o novedades mediante la Cartelera de Noticias. Esta novedad siempre será lo primero que el colaborador visualizará cuando ingrese al portal del empleado.   Nota: En caso de que exista más de una publicación la plataforma las mostrará respetando el orden en el cual se hayan dado de alta por el usuario RRHH.   ¿Como acceder a la Cartelera de noticias?     ¿Qué opciones puedo utilizar?       ➦ 1. Permite acceder a un detalle sobre todas las notificaciones creadas en la plataforma. Se puede consultar el título, rango de fechas, autor y estado de la publicación.   ➦ 2. Habilita el alta de una nueva publicación.   ➦ 3. Genera una visualización sobre todas las publicaciones actuales.   ➦ 4. Permite Eliminar o Editar una publicación ya creada en la plataforma.   ¿Como puedo configurar una notificación?       ➦ 1. Informar el Sector y la Locación sobre la cual se desea enviar la comunicación. Por defecto la plataforma permite la posibilidad de asignar el valor Todos sobre ambos campos.   ➦ 2. Establecer un rango de fechas en el cual la notificación se encontrará Activa y visible para los empleados. Una vez que expire el rango definido, la notificación pasará a un estado Inactiva y automáticamente desaparecerá de la visual de los empleados.   ➦ 3. Definir un título o nombre para la publicación.   ➦ 4. Colocar un texto. Este campo es opcional.   ➦ 5. Adjuntar un documento en la notificación. La plataforma tolera un formato PDF, JPG o PNG.   ➦ 6. Subir un video almacenado en Vimeo o YouTube a través de una URL. No tiene un tope de peso, ya que la plataforma captura la URL y genera un pre visualizador desde el cual el empleado puede reproducir el material compartido.   ➦ 7. Notificar vía email a los empleados.   ➦ 8. Confirmar el alta de la notificación.   Importante: La plataforma no permite configurar un control que le informe a RRHH que el empleado visualizó la notificación. Como la notificación no se almacena en la bandeja de entrada, no es posible que el empleado pueda firmar la novedad.

En Visma Digital es posible realizar una activación masiva de usuariso que se encuentren en estado Onboarding. A continuación les dejaremos una explicación sobre como realizar el procedimiento.  ¿Cómo activar empleados de forma masiva?   1) Seleccionar la opción Empleados y utilizar el filtro Estado Empleado Onboarding para poder localizar el universo de usuarios.     2) Hacer clic sobre las iniciales de algún empleado y tildar la casilla de verificación.    A continuación se habilitará en la parte superior del lado derecho un botón llamado Activar Selección y otro Recordatorio que permitirá enviar un email a ese grupo de usuarios informando que la persona tiene documentos obligatorios pendientes por informar a RRHH.     3) Hacer clic sobre el botón Activar y confirmar el proceso. Tener en cuenta que una vez realizada esta operación no se podrán deshacer los cambios.     4) Verificar que el estado del empleado haya cambiado de Onboarding a Activo filtrando por el estado Activo desde la sección de Empleados. 

En Visma Digital es posible configurar un filtro para restringir la visualización de la documentación que el usuario puede visualizar desde el Buscador de Documentos. Esta herramienta es funcional para que un usuario de gestión no pueda visualizar documentos confidenciales o que no correspondan a su área.   Por otra parte, dicha funcionalidad se puede complementar con la configuración de Filtro de Sector y/o Locación.   Importante: En caso de no seleccionar ningún valor, por defecto el usuario podrá visualizar todas las carpetas. ¿Cómo configurar un Filtro por Carpeta?   1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empleados.     2) Utilizar los Criterios de búsqueda que se encuentran situados del lado izquierdo para localizar a la persona. Pueden utilizarse como filtros de búsqueda los campos DNI o Identificador Local (RUT, RFC, Cédula), Nombre/Apellido etc.    Una vez localizado el usuario se deberá ingresar a su legajo haciendo un clic sobre el registro.     3) Hacer clic sobre la pestaña Editar perfil.     4) Localizar la sección Filtros por carpeta y configurar las carpetas que el usuario de gestión podrá acceder desde el Buscador de documentos según las preferencias del administrador. Es posible configurar más de un filtro por carpeta en simultáneo por medio del botón Agregar.     Una vez definidos los filtros se deberá presionar el botón Guardar Cambios para efectuar los ajustes sobre el perfil del usuario.