Denne artikkelen beskriver funksjonalitet som forenkler bokføringen av fakturaer som blir behandlet via Fakturainnboks (AP50604S). I Regler for Fakturainnboks (AP2060PL) kan du sette opp regler for hver enkelt leverandør, slik at fakturaene blir automatisk kontert slik du ønsker. Når fakturaen kommer til Fakturainnboksen er den ferdig kontert.
Hvordan sette opp regler?
Skjermbildet Regler for Fakturainnboks (AP206000) kan deles i 3 deler:
Del 1: Beskrivelse
Her legger du inn en beskrivelse av regelen. Det opprettes også et nummer automatisk. (Nummerering kan endres på samme måte som andre nummerserier i systemet) Del 2: Betingelser I denne delen velger du hvilken underenhet (kun synlig for de som har aktivert fler-firma), og leverandør regelen gjelder for. Deretter spesifiserer du hvilken informasjon i fakturafilen som skal gjøre at regelen slå til. Underenhet: Dersom du har aktivert fler-firma funksjonaliteten kan du velge om regelen skal gjelde et spesifikt firma. Lar du feltet være blankt vil regelen gjelde for alle firmaene.
Leverandør: Velg hvilken leverandør regelen gjelder for. Merk: når du oppretter regelen fra Fakturainnboks blir leverandør valgt automatisk.
Kildefelt i faktura: I nedtrekkslisten er det lagt inn forhåndsdefinerte felter som systemet støtter. Noen av feltene gjelder for Fakturahodet (Overskrift), noen gjelder for Linje og noen gjelder for begge. Hvis du ser på feltet AnyField så gjelder dette både for Overskrift og Linje. Her kan du for eksempel sette en betingelse at dersom AnyField har verdien X så skal regelen slå til. Da vil systemet søke etter X både på hode og linjenivå i mottatt faktura for å se om regelen skal brukes.
Betingelse: Velg kriteriet for søket, f.eks Inneholder, Inneholder ikke, Er lik osv.
Verdi: Skriv inn ønsket verdi som skal søkes etter i fakturafilen.
Prioritet: Det er mulig å sette opp regler som overlapper hverandre. Da vil den med høyest prioritet vinne. Det er mulig å endre prioritet på reglene. Vi viser dette i vårt eksempel lenger ned.
Del 3: Verdier i Financials Her velger du hvilke verdier som skal settes på fakturaen i Financials. Når regelen slår til skal for eksempel konto være xxxx.
Merk: oppretter du en regel som slår til på en linje med en viss vare, vil verdiene herfra overskrive evt. verdier fra varen som ellers ville blitt satt pga. innstillingen Match vare i løpet av fakturaimport (som beskrevet i denne artikkelen)
Opprette regler fra Fakturainnboks
Du kan opprette reglene direkte fra en faktura på Leverandørreskontro - Behandling - Fakturainnboks (AP50604S). Dette krever at du har en faktura der du har valgt leverandør (status Ny) og står på denne.
I Fakturainnboks har du to nye valg: Vis regler og Forhåndsvis faktura.
Under Vis regler kan du se hvilke regler som er opprettet for aktuell leverandør, og du kan opprette nye regler.
Forhåndsvis faktura gir deg mulighet til å se hvordan fakturaen vil bli opprettet. Dette vil si at du kan opprette regler, og så forhåndsvise faktura for å se om det blir slik du ønsker.
Eksempel
I vårt eksempel har vi mottatt en faktura for bompenger. Denne ønsker vi å bokføre mot ulike avdelinger og ulike kostnadskontoer. I tillegg vil vi at denne skal få en Første godkjenner. Fakturaen ser slik ut:
1. Gå til Leverandørreskontro - Behandling - Fakturainnboks (AP50604S)
2. Klikk Forhåndsvis faktura
I vårt eksempel ser vi at alle linjene vil bli kostnadsført på konto 4300 og kostnadsbærer 0.
Merk: I forhåndsvisning er ingen valg under Behandlinger aktive, og det er ikke mulig å gjøre noen endringer.
3. Gå tilbake til Fakturainnboks, og klikk Vis regler. Her ser du at det ikke er opprettet noen regler for leverandøren.
4. Klikk på + tegnet for å opprette ny regel
5. Vi oppretter følgende regler:
Regel 1: Linjer som inneholder registreringsnummer “BD22222” skal bokføres mot Konto 7141 og Kostnadsbærer 1.
Regel 2: Linjer som inneholder registreringsnummer “BE33333” skal bokføres mot Konto 7142 og Kostnadsbærer 2
Regel 3: Linjer som inneholder “Easygo” skal bokføres mot Konto 7144 og Kostnadsbærer 3
Regel 4: Dersom faktura inneholder “Bompenger” (enten i fakturahodet eller på linjenivå), så skal linjer som ikke omfattes av regler med høyere prioritet bokføres mot Konto 7140 og Kostnadsbærer 0. Vi velger AnyField i feltet Kildefelt i faktura for å få til dette. Det skal også settes en første godkjenner for hele fakturaen. Denne registreres i feltet Første godkjenner (Dokumentnivå)
Nå vil du se at det er opprettet 4 regler for fakturaer fra denne leverandøren. Som du ser har vi brukt Suppliers Description som kildefelt for regel 1, 2 og 3.
6. Vi forhåndsviser faktura, og resultatet blir som følger:
Regel 4 sørger for at alle linjer som ikke er omfattet av andre linjeregler blir bokført mot Konto 7140 og Kostnadsbærer 0. I tillegg settes det en Første godkjenner på dokumentet.
Som du ser har ikke Regel 3 slått til på noen av linjene, selv om det er en linje som inneholder Easygo. Årsaken er at denne linjen også omfattes av Regel 2, og da vil den regelen med høyest prioritet bli valgt (regel 2).
Vi klikker på Vis regler igjen. Her kan du se at regel 2 har prioritet 2 og regel 3 har prioritet 3
Prioritet på reglene kan endres ved å markere en linje og klikke på pil opp eller ned i menyen. I dette eksemplet ønsker vi å endre prioritet på regel 3 slik at denne blir brukt framfor regel 2. For å gjøre det flytter vi den et hakk opp (fra prioritet 3 til prioritet 2).
Når du nå velger å forhåndsvise faktura vil du se at bokføringen er endret til fra konto 7142 og kostnadsbærer 2, til Konto 7144 og Kostnadsbærer 3.
Hvordan se hvilke regler som er benyttet?
Når du oppretter en faktura lagres reglene som er blitt benyttet på den inngående fakturaen. Det vil si at dersom du i ettertid gjør endringer (endrer prioritet, legger til eller sletter regler) så vil du alltid se på fakturaen hvilke regler som ble benyttet, og med hvilken prioritet.
Informasjonen finner du under fanekortet Fakturainnboks på Inngående faktura (AP301000)
Advarsel ved ugyldig regel
Hvis regelen er i konflikt med innstillinger på leverandøren (og dermed ikke vil slå til) får du et varsel.
På Leverandører (AP303000) har du innstillingene Opprett faktura med en linje for hver avgiftssats og Importer beløp fra fakturahode pr mva-kode. Disse kan ikke kombineres med en regel definert på linjenivå. Tidligere fikk du ingen advarsel, regelen slo bare ikke til. Fra versjon 8.19 (tilgjengelig fra 19.02.20) vil du få en melding som informerer om dette.
... View more