Het doel van deze procedure is het optimaliseren van de herkenning van inkoopfactuurnummers in de omschrijvingen van bankafschriften. Herkenning inkoopfacturen In tegenstelling tot verkoopfacturen, zijn inkoopfacturen moeilijker te herkennen in een omschrijving. Dit komt doordat elke leverancier eigen unieke nummerreeksen hanteert. Hieronder volgt een schema met voorbeelden die illustreren hoe een een inkoopfactuur  herkend wordt. Een uitleg over het aanmaken van voorlooptekens en hoe deze het herkenningsproces kunnen bevorderen, wordt verderop in de procedure beschreven.    Omschrijving afschriftregel Herkend Opmerking factuur: 12345 Ja Factuurnummer "12345" Op basis van het voorloopteken ("factuur") * 56789 Ja Factuurnummer "56789" De omschrijving bevat enkel een nummer en er staat een inkoopfactuur open met dit nummer als referentienummer of extern referentienummer. A12345 Nee Factuurnummer wordt niet herkend. De omschrijving bevat enkel een nummer waarin letters voorkomen. Letters in een factuurnummer worden niet ondersteund;  "12345 98765" Ja Factuurnummer "98765" De omschrijving bestaat uit twee nummers, waarbij het eerste nummer is vastgelegd als extern debiteurnummer in het veld Referentie van de crediteur en het tweede nummer als openstaande inkoopfactuur kan worden herkend. "12345/98765" Ja Factuurnummer "98765" Zie vorige; echter een scheidingsteken is gebruikt. Toegestane scheidingstekens:  : , . / - ; | "12345 98765 88890" Nee Factuurnummer wordt niet herkend. De omschrijving bevat meer dan twee nummers. "facnr: A12345" Ja Factuurnummer "A12345" Op basis van de prefix "facnr" zal het factuurnummer herkend worden. Het gebruik van letters in factuurnummers is ondersteund.   "fac: 2020.12345" Ja Factuurnummer "2020.12345" Op basis van de prefix "fac" zal het factuurnummer herkend worden. Het gebruik van de scheidingstekens . - is ondersteund:  *Voorlooptekens vastleggen Door het instellen van voorlooptekens kunnen inkoopfactuurnummers herkend worden wanneer deze voorlooptekens voorkomen in de omschrijving van de afschriftregel. In het venster Bank/-kasrekeningen kan de deze lijst met voorlooptekens beheerd worden, waarbij de te herkennen voorlooptekens door een komma gescheiden worden.     ... Meer weergeven

Het doel van deze procedure is het optimaliseren van de herkenning van factuurnummers in omschrijvingen van bankafschriften door het implementeren van specifieke nummerreeksen. Activeren van nummerreeksen Door specifieke nummerreeksen toe te kennen, kan het systeem efficienter te werk gaan bij het identificeren van factuurnummers vermeld in de omschrijvingen van bankafschriften.  Voor de herkenning van factuurnummers dient de nummerreeks ARINVOICE gebruikt te worden. Deze reeks dien niet alleen voor het uitdelen van eigen factuurnummers, maar stelt ons ook in staat om factuurnummers die buiten onze eigen reeksen vallen te herkennen door deze met een begindatum  in het verleden vast te leggen.   Proces van herkennen Het systeem begint met het zoeken naar factuurnummers binnen de omschrijving van de afschriftregels, zowel tijdens het importeren van de afschriftregels als na het handmatig activeren door op de knop Factuurnummers aanvullen te klikken. Herkenning van potentiele factuurnummers gebeurd aan de hand van alle reeksen binnen de nummerreeks ARINVOICE. De reeksen worden beoordeeld op basis van de Begindatum (aflopend). Een match stopt het zoekproces, verder zoeken naar aanvullende overeenkomsten binnen dezelfde omschrijving wordt niet uitgevoerd.   Om het herkenningsproces te illustreren is hieronder een schermafbeelding te zien van een aantal reeksen met daaronder een verklaring van de herkenning van factuurnummers in de afschriftregels.        Omschrijving afschriftregel Herkend Opmerking 202404889 klantnr 9099145071 Ja Factuurnummer: "202404889" Op basis van nummerreeks 01-01-2024 7028226/6205473 376171 Ja Factuurnummer: "7028226" Op basis van nummerreeks 01-01-1907 7028226/4205473 S.Dekker 52980 Ja Factuurnummer: "4205473" Op basis van nummerreeks 01-01-1909 SEPA overschrijving 120824/ABC-XY006857 Ja Factuurnummer: "ABC-XY006857" Op basis van nummerreeks 01-01-1908 2500AB9999 Ja Factuurnummer: "2500AB9999" Op basis van nummerreeks 01-01-1906 2500AC9999 Nee Geen match gevonden Doordat "AC" niet past binnen de nummerreeks ABC500 Ja Factuurnummer: "ABC500" Op basis van nummerreeks 01-01-1905 ABC500X Nee Geen match gevonden Doordat de extra "X" niet past binnen de nummerreeks   ... Meer weergeven

Na het vrijgeven van transacties, worden deze doorgaans direct gejournaliseerd. Echter, er kunnen omstandigheden zijn waardoor een journaaltransactie de status Niet-gejournaliseerd krijgt: Bewuste keuze voor apart journaliseren: dit is de situatie wanneer in het venster Voorkeuren Grootboek de optie Bij vrijgeven, automatisch journaliseren niet is gemarkeerd.  Fout in de vewerking: er kan een fout zijn opgetreden tijdens het verwerkingsproces waardoor het journaliseren, de laatste stap, niet voltooid is.   Dit resulteert in het niet verschijnen van deze transacties in financiële rapportages en analyses.    Het is essentieel om tijdens de maandafsluiting te controleren op de aanwezigheid van niet-gejournaliseerde journaaltransacties. Dit kan snel en eenvoudig door het venster Transacties journaliseren te openen. Indien er transacties zichtbaar zijn, selecteer dan de optie Alle journaliseren om deze transacties alsnog te journaliseren.      ... Meer weergeven

In bepaalde gevallen kan het nodig zijn om Btw te verwerken bij het boeken van journaaltransacties. Hoewel het aanbevolen is Btw alleen te verwerken via de standaardprocessen voor Debiteuren, Crediteuren, Bank/Kas of middels een Btw-correctie, biedt deze procedure richtlijnen voor situaties waarin Btw direct bij een journaalpost betrokken moet worden. 1. Activeren van de functionaliteit Om Btw te kunnen verwerken in journaaltransacties, moet eerst de desbetreffende functionaliteit geactiveerd zijn. Volg onderstaande stappen als deze nog niet is ingeschakeld: Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen Markeer de optie Btw-invoer vanuit Grootboek Klik op Inschakelen 2. Journaaltransacties boeken met Btw Voor het verwerken van een transactie met Btw, zoals het overboeken van een tussenrekening naar de omzet, waarbij Btw meegenomen dient te worden, ga je als volgt te werk: Open het venster Journaaltransacties Voeg een nieuwe journaaltransactie toe Markeer de optie Btw-transacties aanmaken Specificeer voor de omzet- of kostenrekening de btw-categorie (bv hoog of laag) Voer voor de Btw-rekening zowel de btw-categorie als de te gebruiken btw-code in   ... Meer weergeven

Nieuw in Visma Net: IBAN-naamcontrole De IBAN-naamcontrole is nu beschikbaar in onze adresextensie. Deze nieuwe mogelijkheid maakt het mogelijk om de overeenkomst van IBANs en bedrijfsnaam van de crediteuren te verifiëren voor extra zekerheid.   Tijdens de controle wordt weergegeven of de naam van de rekeninghouder volledig, gedeeltelijk of helemaal niet overeenkomt met de naam van de crediteur. Dit helpt om de juistheid van een IBAN te verifiëren en biedt meer zekerheid dat de rekening toebehoort aan de opgegeven crediteur. Hoe kun je de IBAN-naam controle gebruiken? 1. Gebruiksvoorwaarden accepteren en kenmerk selecteren Om de IBAN-naamcontrole te kunnen gebruiken, dient een gebruiker met de rol Financial Administrator eerst de voorwaarden voor de kosten en de algemene voorwaarden van SurePay te accepteren. Open de adresextensie (vanuit Debiteuren of Crediteuren via de knop Acties/Gegevens aanvullen en controleren) Klik op het tandwiel Markeer de optie om akkoord te gaan met kosten en algemene voorwaarden Let op: selecteer een eigen kenmerk om de uitvoeringsdatum van de IBAN-naamcontrole bij een crediteur op te slaan, zodat je achteraf kunt zien wanneer de IBAN-validatie was uitgevoerd. Alleen kenmerken van het type Datum/tijd zijn hiervoor geschikt.  2. IBAN-naamcontrole uitvoeren Open het venster Crediteuren Open een crediteur waarvoor het IBAN gecontroleerd moet worden Kies Acties/Gegevens aanvullen en controleren Klik op het bedrijf om naar de volgende pagina te gaan De ingevulde IBAN van de crediteur wordt hier getoond of kan hier worden ingevoerd Klik op de validatieknop naast het IBAN om de controle uit te voeren In het validatieresultaat is zichtbaar of de naam van de rekeninghouder overeenkomt met de bedrijfsnaam van de crediteur Kies om de validatie te accepteren of af te wijzen Kies Toepassen; indien de validatie was geaccepteerd zal de huidige datum opgeslagen worden in het opgegeven kenmerk (in de voorkeuren).       ... Meer weergeven

Het tijdelijk onderbreken van het genereren van een afschrijving kan overwogen worden in verschillende specifieke situaties. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn in het kader van een operationele onderbreking, een reorganisatie of in afwachting van een beslissing aangaande het toekomstig gebruik. Verder kan het onderbreken van de afschrijvingen ook worden toegepast tijdens de opbouw van een activum, waarbij start van de afschrijvingen worden uitgesteld totdat het activum volledig bedrijfsklaar is.  Afschrijvingen onderbreken Open het venster Vaste activa Selecteer het activum waarvoor de afschrijvingen moeten worden onderbroken Ga naar het tabblad Saldo Controleer in de kolom Laatste afschrijvingsperiode vanaf wanneer de onderbreking effectief wordt, namelijk de eerstvolgende periode. Als er geen laatste periode vermeld staat, zal de onderbreking ingaan op de eerste periode waarop de eerste afschrijving zou worden gegenereerd. Kies Acties/Onderbreken   Het activum wordt nu gemarkeerd als status Onderbroken, wat inhoudt dat er momenteel geen afschrijvingen voor dit activum gegenereerd worden. Afschrijvingen opnieuw activeren Wanneer de afschrijvingen weer in gang gezet moeten worden: Open het venster Vaste activa Selecteer het activum waarvoor de afschrijvingen onderbroken zijn Kies Acties/Opnieuw activeren Bij het opnieuw activeren wordt gevraagd om de huidige periode te kiezen. Specifieer de periode waarin de afschrijvingen hervat moeten worden en kies Ok.       ... Meer weergeven

Het is nu mogelijk om bij de VIES-controle ook de NAW-gegevens te bekijken zoals deze geregistreerd staan in het VIES-register. Dit biedt extra zekerheid dat het btw-nummer daadwerkelijk is gekoppeld aan de desbetreffende organisatie. Om de NAW-gegevens te raadplegen, beweeg de muis over het groene vinkje; de gegevens zullen dan worden weergegeven.     ... Meer weergeven

De naam van het rapport Betalingsanalyse (periode) is gewijzigd naar Ouderdomsanalyse (periode). Deze nieuwe benaming sluit beter aan bij het doel van het rapport: het bieden van inzicht in de ouderdom van posten op de gegeven periode.     ... Meer weergeven

Indien op de activa-tussenrekening transacties staan die niet gekoppeld zijn aan een specifiek activum, kun je afletteren door de volgende stappen te volgen: Open het venster Aankopen activeren Markeer de betreffende transactie Markeer de optie Afgeletterd in de regel Kies Verwerken   ... Meer weergeven

Ter voorbereiding op de periodeafsluiting is het belangrijk om na te gaan of er nog niet-vrijgegeven transacties zijn. Deze transacties worden namelijk niet meegenomen in de financiële rapportages. Tot op heden was hiervoor het rapport "Niet-vrijgegeven documenten" beschikbaar om deze informatie te verzamelen. Dit rapport voldeed echter niet aan de verwachtingen door onder andere een trage performance en beperkte functionaliteit bij het inzien van gedetailleerde transactiegegevens.   Om dit op te lossen, is een volledig nieuw overzicht gerealiseerd. Dit nieuwe venster biedt onmiddellijk inzicht in alle niet-vrijgegeven documenten. Het is nu ook veel gemakkelijker om vanuit dit venster door te zoomen naar de betreffende documenten. Met behulp van een selectie op periode kan een gefilterd overzicht voor het gewenste tijdsbestek getoond worden.   Dit venster is ingedeeld per deelproces en toont de niet-vrijgegeven transacties in aparte tabbladen, terwijl het tabblad Alle regels de transacties van alle deelprocessen weergeeft. Het nieuwe venster kan geopend worden vanuit het werkblad Grootboek of door de term "Niet vrijgegeven documenten" in de zoekbalk in te voeren.     ... Meer weergeven

Deze procedure beschrijft hoe een factuur, die enkel uit btw bestaat zoals bij invoerbelastingen, verwerkt wordt. In dit voorbeeld wordt uitgelegd hoe een factuur wordt verwerkt, waarbij het volledige bedrag als btw (voorbelasting) onder rubriek 5b wordt opgenomen. 1. Btw-code aanmaken Ga naar het venster Btw Voeg een nieuwe btw-code toe Gebruik de code "5b" met omschrijving Invoer btw-factuur Selecteer Btw in Soort btw Markeer de optie Vanuit btw-factuur invoeren Selecteer de Belastingdienst in het veld Belastingkantoor Voeg een regel toe onder onder de tab Agenda btw met de volgende kenmerken Btw-tarief: 21% Rapportagegroep: Aankoop 5b Voeg btw-categorie 1 toe onder de tab Categorieen Voeg btw-gebied NL toe onder de tab Zones Selecteer de gewenste grootboekrekeningen voor Te betalen btw en Te vorderen btw. Kies Opslaan 2. Btw-factuur verwerken Open het venster Btw-facturen Voeg een nieuwe regel toe Selecteer een crediteur Klik op de knop Documenten toevoegen onder de tab Btw toepassen op Zoek de bijbehorende inkoopfactuur waarvoor de btw geboekt moet worden Controleer de ingevoerde gegevens Klik Vrijgeven om de verwerking definitief te maken   ... Meer weergeven

Het spijt ons te moeten melden dat de alarmfunctie in Visma.net per 30 april 2024 zal worden stopgezet. Na deze datum zal het niet langer mogelijk zijn om notificaties in dit gedeelte (het alarmbelletje) te presenteren..   Notificaties kunnen vanaf 30 april 2024 uitsluitend nog via e-mail verstuurd worden. Om te vermijden dat er te veel e-mails worden verzonden, zal er rond 23 april een nieuwe gebruikersvoorkeur beschikbaar gesteld worden om deze meldingen via e-mail te ontvangen. Deze optie zal echter standaard uitgeschakeld zijn. Indien je na 30 april notificaties per e-mail wilt blijven ontvangen, dien je deze gebruikersvoorkeur voor genoemde datum in te schakelen in het venster Gebruikersinstellingen.     ... Meer weergeven

In OneStop Reporting zijn drie verschillende versies beschikbaar: Start -> alleen standaardrapporten kunnen worden gebruikt Smart -> Naast standaardrapporten kunnen ook eigen rapporten en de Publisher worden gebruikt Compleet -> Naast standaardrapporten, eigen rapporten en de Publisher is ook Budgettering beschikbaar. Omgevingsniveau wijzigen Open het onderdeel Beheer Ga naar de tab Eenheden Selecteer een of meerdere eenheden, waarvoor het niveau moet worden aangepast Kies de knop Acties/Wijzig omgevingsniveau Selecteer het gewenste niveau: Start, Smart of Compleet Let op: het wijzigen naar een lager niveau kan resulteren in het verlies van gegevens     ... Meer weergeven