Användartips för Control Edge

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till DCE Administrator.    Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.   Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i IM.   Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.  

Nu finns det en ny kolumn som visar nettobeloppet i Invoice Manager - Sök faktura. Om den inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren:    

I vår leverantörsmatchning har vi lagt till IBAN som matchningsvärde. Som ni säkert känner till sedan tidigare så finns möjlighet för er kunder att själva välja om ni vill matcha mot kombinationer av värden eller kombinationer av värden+enskilda värden. För mer info om detta samt hur och var ni ställer in om ni vill att endast kombinationer av värden från fakturan ska användas för att matcha en leverantör hittar ni här   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Anvand-endast-kombinationer-av-varden-vid-matchning-av/ta-p/607974)   Den nya matchningsordningen är nu: Endast kombinationer GLN+BG GLN+PG GLN+IBAN GLN BG+ORGNO BG+VATNO BG+Name PG+ORGNO PG+VATNO PG+Name IBAN+ORGNO IBAN+VATNO IBAN+Name Kombinationer + enskilda värden GLN+BG GLN+PG GLN+IBAN GLN BG+ORGNO BG+VATNO BG+Name PG+ORGNO PG+VATNO PG+Name IBAN+ORGNO IBAN+VATNO IBAN+Name ORGNO VATNO Name BG PG IBAN  

Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i IM.    Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal. I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).   Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer). När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.      Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.     Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön. När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar IM mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.  Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan.     Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com    

I IM Administrator under System - Systeminställningar finns en systemparameter. Systemparametern heter Paymenstatuscheckdays. Den avgör hur många dagar bakåt i tiden IME ska kontrollera om en faktura är betald. Den räknar utifrån bokföringsdatumet på fakturan.  Om den exempelvis är satt till 60 så tittar IM på definitivbokade fakturor med bokföringsdatum 60 dagar bakåt i tiden och undersöker om de är betalda i Control. Om de är betalda uppdateras statusen i IM. Detta görs en gång per dag. Max antal dagar bakåt i tiden är 1095 som Paymenstatuscheckdays kan ha som värde.

Att periodisera fakturor direkt från Invoice Manager är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.      För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control Edge. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat. 

När all information är ifylld på din nya användare i Användarportalen, klickar du på Spara användare. När den nya användaren skapas kommer även inloggningsinformation till Control Edge och IM att mejlas ut till användaren på den e-postadress som är angiven. Mailet skickas från vcpl@visma.com. Här finns inloggningsuppgifter och instruktioner för hur användaren gör för att logga in i respektive tjänst.  Om användaren saknar lösenordet, eller glömmer bort det, finns det möjlighet att återställa det. Då kommer det inte att finnas med något lösenord i din instruktion som du skickar ut på nytt, eftersom användaren då själv sätter lösenordet vid återställandet.

Här kommer ett tips på en bra enhetsparameter i EFH modulen Invoice Manager som heter 'BookdateReverseDays' och som med fördel kan användas vid årskiftet.      BookdateReverseDays fungerar så att om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i IM Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.    

Visste du att det går att återskapa en makulerad eller annullerad faktura i Invoice Manager istället för att behöva läsa in den på nytt?   Funktionen finns i Invoice Manager Administrator under menyn "Operationer", fliken "Återskapa faktura". Välj den enhet fakturan avser samt bocka i om fakturan är "Annullerad" eller "Makulerad" under rubriken "Status". Om ytterligare parametrar önskas kan ex "Ursp. fakturanr." eller "Faktura ID" fyllas i. Annars är det bara att gå vidare med "Sök". Samtliga fakturor som uppfyller dina sök krav kommer nu att listas under "Hittade fakturor från sökningen". Markera en eller flera fakturor från listan och flytta över till rutan "Valda fakturor att återskapa" med hjälp av pilarna i mitten. När önskade fakturor är valda är det bara att klicka på knappen "Återskapa" nere till höger. Fakturorna kommer då att dyka upp i ankomstregistrering alternativt leverantörsregistrering för vidare hantering. Operationer>Återskapa faktura

I avtalsmodulen  får du med dig dina konto och koddelar som du har registrerat på ditt avtal.  Via sök/redigera fliken finns funktionen export. IM Avtalsmodul - export      

Periodisera en eller flera rader i attestflödet Invoice Manager.   Har du rättighet som användare via din konteringsroll har du möjlighet att själv periodisera dina leverantörsfakturor.   Öppna fakturan Kontera upp varje rad med konto, koddelar och belopp.  Markera vilka rader som skall periodiseras.  Välj knappen Periodisering   Periodiseringsdialog öppnas                    Välj periodiseringskonto (konto som är förinställda visas)  Fyll i Datum från Fyll i Datum till  Klicka på Spara      Periodiseringen är skapad och visas på konteringsraderna   Sakgranska och Välj Skicka för att Skicka vidare i flödet. Tips! Du behöver inte använda knappen Spara innan du Skickar. Finns inbyggd sparafunktion innan du skickar. Spara knappen användas när du inte väljer att skicka vidare.   

Vi har flera alternativ på hur rutinen återkommande faktura skall hanteras. Nu  har vi stöd för att  ni kan själva ställa in ett val per leverantör om ni inte vill att konteringsreferens skall läsas in vid import av nya fakturor.   Detta görs via Invoice Manager administrator    Enhetsregister\Enheter\Leverantörer\Extra Info   Markera "Använd inte konteringsreferens vi matchning mot återkommande faktura"   Om du redan har värde i mallarna kommer dessa att ignoreras vid import av nya fakturor som får träff på denna leverantörsmallen.        

Nu kan du söka på OCR nummer och finns med som en egen kolumn i sökresultatet.    Sökning på OCR  

Om du vill läsa release notes för tidigare och senaste versionen kan du klicka på länken direkt på startsidan i Invoice Manager, se gulmarkering nedan.      . 

När du är i reskontran och vill se fakturabild och flödet t ex  vem som granskat/attesterat kan du enkelt  öppna fakturaflödet via  kolumnen " Faktura "  När du klickar på IM ikonen öppnas fakturaflödet.    Syns inte kolumnen kan du aktivera kolumnen  faktura via tabellinställningar  "kugghjulet"       Invoice Manager öppnas   Notera att du som användaren måste ha sökbehörighet till fakturaflödet Finns på flera ställen som reskontra-, betalnings- och redovisningvyerna.

För att lägga till en ny användare i Användarportalen, klickar du på Lägg till användare uppe i menyraden.      I vyn för att lägga till användare anger du Förnamn, Efternamn samt e-postadress. Kryssa i vilka tjänster användaren ska ha tillgång till. För att användaren ska ha åtkomst till Control Edge så behöver även databas anges, och för sakgranskare eller attestant i Invoice Manager behövs ett användare-ID.   När du klickar på Lägg till användare skapas användaren, och inloggningsinformation mejlas ut till e-postadressen som är angiven på användaren. Om något saknas i inloggningsinformationen eller om användaren inte kan logga in, kontaktar du supporten på visma.control@visma.com med information om vilket felmeddelande användaren får, vilket inloggningsnamn som använts och om det gäller alla eller enstaka databaser.    När en användare är skapad i portalen och fått åtkomst till Control Edge, så behöver du först gå in i Control Edge och tilldela användaren privilegier. På motsvarande sätt behöver du tilldela rättigheter i Invoice Manager.

Steget Utanordning Om ni vill ha extra koll på alla eller specifika fakturor kan steget "Utanordning" aktiveras i EFH modulen Invoice  Manager Administrator   Steget ligger efter attest och används som en extra, sista kontroll av fakturor innan dom går vidare för definitivbokning och betalningsförslag.   Funktionen går att styra att alla fakturor, endast fakturor över ett visst belopp och/eller från specifika leverantörer stannar i kön.   Steget aktiveras och konfigureras via följande enhetsparametrar:  UsePayOK - aktiverar (1) och avaktiverar (0) steget utanordning. UsePayOKLimit - styr beloppsgräns, fakturor över detta belopp kommer stanna i kön. Användaren som skall ha tillgång till kön behöver tilldelas gruppkön Invoice Pay OK - Utanordning.  Det går även att ställa in så att fakturor från en specifik leverantör inte stannar i kön. Detta görs via Invoice Manager Administrator Enhetsregister>Leverantörer, fliken Extra info och rutan "Skicka inte faktura till Utanordning".       Flödesbild på Control Edge Invoice Manager Röda pilen visar var Utanordningsteget inträffar i flödet.        

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i EFH modulen  Invoice Manager  för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".           För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.    

Finns  möjligt att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.   

Nu när julen är nära och många vill vara lediga vill vi påminna om att lägga till en vikarie som ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till personen. Det administreras från Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Numera ärver ersättaren attestbelopp för rad och faktura från attestanten. Om du har en äldre version behöver du även kontrollera attestbeloppen ifall ersättaren skall attestera fakturor.   Du som användare kan själv lägga till en vikarie genom att i EFH modulen klicka på användaren uppe till höger och välja användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas väljer du fliken "Hantera ersättare" och klickar på knappen "Lägg till".   Hör av dig med frågor och funderingar visma.control@visma.com.