Användartips för Control Edge

För att registrera den ränta som i internredovisning avser kostnaden för att binda kapital i anläggningstillgångar, väljer du Anläggning / Register / Anläggning. Räntesats, konto och objekt hämtas från aktuell anläggning. Uppgifterna kan alternativt hämtas från aktuell anläggningstyp, alternativt från systeminställningar och fliken Reskontra och anläggningsinställningar.    Klicka på Redigera för att lägga till internränta på en befintlig anläggningstillgång och välj fliken Internränta.  Ange startdatum, ränterutin samt debet- och kreditkonto med tillhörande objekt.  Klicka på Spara  Du väljer därefter Anläggning / Internränta för att bokföra internräntan. Beräkningen görs på ingående bokfört restvärde för varje anläggning, där registrerad internränta finns.   Ange bokföringsdatum och fritext För simulering ska inte vara ikryssad Filtrera på affärsenhet eller anläggningstyp, eller lämna fälten tomma Klicka på Ladda Om räntan är korrekt på anläggningarna, kan internräntan bokföras och en rapport skrivas ut.   Vill du veta mer om anläggningstillgångar? Välkommen till vårt webbinar! 

Om du använder funktionen “Vänd automatiskt verifikat” när du skapar en ny verifikation, kopplas vändningen automatiskt till den ursprungliga verifikationen. Men du kan också koppla verifikationer manuellt och i efterhand, t ex vid en korrigering: Välj Redovisning/Verifikationer/Skapa verifikation  Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Ny verifikation (alternativt Redigera / Öppna verifikation). Välj affärsenhet och verifikationsserie Om du vill ange en förklaring kan du skriva i fältet fritext.  Kryssa i “Koppla verifikat”. Fält för att hämta upp den verifikation som ska kopplas visas. Kontera verifikationen och klicka på Spara.  I Redovisning/Sök finns en kryssruta för att visa en kolumn med kopplingar. Klicka på ikonen för att se vilken koppling som finns.   Om du har frågor eller funderingar, hör av dig på 010-141 27 50 eller visma.control@visma.com.

  För att fullt ut kunna använda funktionaliteten för periodiseringskonto, behöver funktionen Periodiseringar finnas på kontot under Redovisning / Register / Konto.    Det innebär att när du sätter upp en ny verifikation, slussas du vidare till periodiseringsregistret och kan sätt upp en länkad registerpost. Det gör du genom att klicka på mappen periodisera, eller kryssa rutorna för periodisera flera rader. Ett tips är att i verifikationen klicka på + för att generera nästa lediga verifikationsnummer. Då undviker du dubbletter om ni är flera personer som arbetar i systemet samtidigt.    Registerposten används därefter för att kostnads- eller intäktsföra beloppet över de månader som du anger. Om du periodiserar över årsskriftet, behöver du först ha skapat det nya året. Året behöver däremot inte vara aktiverat eller ha öppna perioder förrän du kostnads- eller intäktsför beloppen.   När du sparat registerposten, slussas du med kopplingen tillbaka till verifikationen, som nu i fältet Ägartyp innehåller “Periodisering”, och där fältet Skapat av nu innehåller registerpostens ID nummer på den periodiserade raden. Intäkts- eller kostnadskontot har också ändrats till periodiseringskontot.   När du redigerar en rad med en periodisering, behöver du säkerställa att fälten Ägartyp och Skapat av hänger med. Även på den nya raden behöver fältet Ägartyp innehålla “Periodisering” och fältet “Skapat av” behöver innehålla periodiseringsnumret från aktuell post i periodiseringsregistret. Det behövs för att rapporten “Periodisering, specifikation” ska kunna visa din periodisering, så att du kan stämma av den mot huvudboken.      Hör av dig till oss på visma.control@visma.com om du har frågor om periodiseringar.

Korrigering av  en verifikation kan vara aktuellt på grund av t ex byte av konton eller  korrigering av objekt m m. Det är då viktigt att observera att den nya tillagda raden blir rätt och innehåller korrekta uppgifter.  Läs fram verifikationen för redigering. Ta fram de två kolumnerna som heter "ägartyp" och "skapat av". Dessa kolumner kopplar ihop verifikationen med respektive modul i Edge och gör så att raden kommer med i t ex periodiseringsspecifikationen. Syns inte kolumnerna på verifikationsraden tas de enkelt fram via kugghjulet. Notera sedan vilka värden som finns i det två kolumnerna på den rad som ska strykas. Dessa värden ska fyllas i på den tillagda raden.  På en manuell verifikation är fälten tomma och det är helt korrekt då den saknar tillhörighet till modul. Exempel på värden i kolumnen ägartyp: periodisering, kund, leverantör eller anläggning I kolumnen skapat av finns tillhörande leverantör/kundid, anläggningsid eller ett periodiseringsnummer.  

Du kan nu utan extra kostnad göra en automatisk uppdatering av dina valutakurser direkt från Riksbanken. I tidigare versioner har det behövts en anpassning, men funktionen finns nu som standard i Control Edge. Du kan hämta de valutor som redan finns upplagda under Redovisning / Register / Valuta.    Riksbanken publicerar nya valutakurser två gånger om dagen, med något olika tidpunkter för olika valutor. Vi rekommenderar att du sätter klockslag för uppdatering till en gång per dag och på eftermiddagen.    Så här gör du för att aktivera uppdateringen:   Gå in under ”Schemaläggare/Schemaläggare” Klicka på knappen ”Ny” för att skapa ett nytt schema. Välj uppgiften ”Uppdatera valutor”. Ange ett schemanamn. Datum = Första gången schemat skall köras. Tid = Klockslaget schemat skall köras. Återkommande = Vid vilket intervall skall schemat köras. (Dag/vecka/månad) Intervall = Hur ofta skall schemat köras. Slutdatum = Vid vilket datum skall schemat sluta Ange en meddelandemottagare Klicka på knappen ”Spara” för att spara schemat.   Har du frågor och funderingar? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

För att kunna använda valuta i Control Edge, behöver valutafunktionen vara aktiverad under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Allmänna systeminställningar.   Du kan registrera och uppdatera aktuella kurser och valutor som du använder under Redovisning / Register / Valutor:   Klicka på knappen Ny för att registrera en ny valuta, eller på Redigera för att uppdatera en befintlig valuta. Ange ValutaID och valutanamn om det är en ny valuta.  Klicka på knappen Ny valutakurs för att lägga till en ny valutakurs. Samtliga nya kurser måste ha ett datum i Giltigt from samt Köp-och säljkurs. Klicka på Spara   Ny kurs från ett visst datum innebär att Control Edge läser fram aktuell kurs beroende på när kursen är giltig ifrån i förhållande till verifikationens eller fakturans bokföringsdatum.   Vill du veta mer om valutahantering i Control Edge? Kontakta visma.control@visma.com.

Du kan logga förändringar som görs i register. För att kunna göra detta behöver du ha satt upp loggningen under Inställningar / Systeminställningar / Loggning. Den loggning som görs avser tiden efter att satt upp loggningen.    Under fliken Loggningsmallar finns fördefinierade mallar som avser de vanligaste registren att logga, för att underlätta att komma igång. När du valt mall, kryssar du de fält du vill logga och klickar på Spara. Under fliken Logga Administration kan du därefter ta bort om du exempelvis bara vill logga när information infogas, uppdateras eller tas bort i någon tabell. Du kan också lägga till rader genom att fylla i loggtyp, aktuell tabell och vilket fält som ska loggas.   I loggningsrapporten som finns under Inställningar / Systeminställningar / Loggningsrapport kan du ladda fram vad som loggats för en specifik tabell, kolumn och loggtyp. Det går att göra olika urval för att begränsa resultatet i loggningsrapporten. I rapporten kan du också se datum för förändringen samt användaren som utfört den.   I utskriftscentralen finns också en lite mer lättläst loggningsrapport under System / Dagliga rapporter. Här kan du även se när rapporten är utskriven och av vem.   

I Control Edge kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2022 och 2023, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2021. Innan du byter år behöver du låsa 2021, eftersom du bara kan ha två aktiva år öppna samtidigt. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    För att byta innevarande år till 2023, behöver du vara SA-användare. När du bytt år rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Läs mer om rekommendationer och arbetsgång i vår årsskiftesguide. 

Visste du att du kan alltid skicka en kopia av verifikationen oavsett status i Approval? Denna funktion finns både om verifikationen är aktiv i  flödet eller är klar.   Sök upp din verifikation  och välj rad eller sök upp verifikation i Min Historik         Öppna ärendet och välj Andra Åtgärder i Undermeny till Höger      Dialogen Skicka e-post öppnas och fyll i mottagare och text som du vill ha med i mailet och gör de val som är aktuella. När du är klar klickar du på Skicka.   Såhär  kan mailet se ut som når mottagaren    

När du jobbar med betalningsförslaget och behöver kontrollera detaljer på fakturan eller detaljer i attestflödet. Klicka IM ikonen på raden  i kolumnen Faktura.  Fakturabild  med alla detaljer i flödet visas. Notera att du behöver ha behörighet i IM för att kunna se detaljerna.   Betalningsförslag  

I Visma Control Edge har ett nytt fält tillkommit för enklare hantering av moms, vilket även underlättar redovisning enligt den omvända betalningsskyldigheten, EU-moms och importmoms.    Det innebär att du numera fyller i momskoden både på intäktskontot och på momskontot, och att du på momskontot kryssar i rutan “Momskonto”.    Så här ser det ut på exempelvis konto 3011: Och så här ser det ut på exempelvis konto 2611:   Ytterligare information om gällande regler finns på skatteverket.se, där även förslag och rekommendationer från BAS-kontogruppen om val av konton finns.

Förra veckan tipsade vi om hur du kan hitta differenser mellan rapporten Periodisering, specifikation och huvudboken. Så här kan du göra för att redigera differenserna:    Gå till Redovisning / Sök / Verifikationsrader.  Fyll i endast periodiseringskonto. Kryssa Ladda även raderade rader.  Tryck på Ladda.  Kontrollera att alla poster finns och motsvaras av värdet i fältet Belopp och gröna bockar på utförda månader i periodiseringsregistret. Klicka på kugghjulet och välj att visa Ägartyp och Skapad av.  Stäm av att värdet Periodisering finns i alla fälten under Ägartyp, och att Periodisering finns i alla fälten under Skapad av. Klicka på mappen i fältet Verifikationsnr för att redigera eller kontrollera en verifikation. I de verifikationer där du kostnadsför, ska Ägartyp och Skapad av även finnas på raden med kostnadskonto.  Klicka på knappen Redigera, stryk felaktig rad med minustecknet på raden, och lägg till nya korrekta rader med plustecknet.  Kontrollera att det endast finns en post i periodiseringsregistret för den verifikation där periodiseringen sattes upp.  Om du har ett försystem för fakturering eller hantering av leverantörsfakturor, görs periodiseringen i regel där och kan behöva stämmas av direkt i försystemet. För att korrigera i en stängd period, kan du vända verifikationen i en öppen period, och vända tillbaka vändningen i samma period. Därefter kan du korrigera den senaste vändningen. Om det fortfarande inte stämmer; kontrollera hur du parametersatt rapporten och ta fram den för en senare period. Har du frågor? Vi hörs på visma.control@visma.com.

I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.   Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto. Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.    När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera: Redan förfallna fakturor Kund- eller leverantörsreskontra Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.      Du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27.   Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Om en kontering ska triggas från ett ackumulerat saldo, kan du göra en saldobaserad automatkontering. Välj Redovisning / Register / Automatkonteringar för att sätta upp automatkonteringen.   Klicka på knappen Ny, och ange kategori Saldobaserad. Om du vill att även IB för saldobasen ska räknas in, väljer du istället Saldobaserad IB. Välj affärsenheter och specificera för vilka konton och ev objekt som saldot ska hämtas. Ange de konteringsrader som automatkonteringen ska generera. Genom att inte kryssa i fältet Fast belopp, tolkas ett värde i fältet Belopp som procentsats.  Klicka på spara. Tänk på att: I en saldobaserad automatkontering behöver de procentsatser anges totalt bli 100 % så att verifikationen kan balansera. Fältet Använd originalbokföring markeras om Control inte ska summera saldobasen, vilket då innebär att varje konteringskombination får en egen konteringsrad i den verifikation som genereras.  Automatkonteringar kan utföras flera gånger. Du får då en varningstext som säger att den redan är utförd.  Du utför en saldobaserad automatkontering under Redovisning / Operationer / Utför automatkonteringar, där du markerar de automatkonteringar som ska utföras. 

När du gjort en manuell bokning där du använt ett periodiseringskonto istället för att periodisera från kostnadskontot, kan konsekvensen bli att kopplingen mellan verifikationsrad och periodisering saknas.   Om det finns en motsvarande periodisering i registret kan du  koppla registerposten till verifikationsraden.   Hämta verifikationen under Redovisning / Verifikationer och Öppna/Redigera verifikation. Stryk verifikationsraden med minustecknet på raden.  Registrera en ny rad genom att trycka på plus.  På den nya raden ska periodiseringskontot registreras.  På den nya raden ska det stå “Periodisering” i fältet “Ägartyp” och numret på tillhörande registerpost i fältet “Skapat av”. Spara verifikationen.    Tips! Om perioden är där verifikationen finns är stängd kan du istället skapar en bokföringsorder där du vänder den felaktiga raden, och bokar ny rad enligt ovan.   Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor. 

Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:   Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering. Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.  Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering. Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda. Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.  Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering. Välj bokföringsdatum.  Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.  Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.    Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.

  Undrar du hur du själv kan ändra i en periodisering eller i betalningsflödet? Har du funderat på vad konsekvensen blir av att ändra anläggningstyp, eller om det finns några smarta knep i periodiseringen som du inte använder idag?   Välkommen till våra webbinar om periodisering, anläggning eller betalningsflödet.  Kostnadfritt för dig som har supportavtal. 

Om du använder en 10-årig avskrivning enligt plan för en anläggning och vill ändra avskrivningstiden till 5 år, kan du ändra avskrivningstypen på aktuell anläggning och fliken Avskrivning i anläggningsregistret. Fyll i startår och månad för ny avskrivningstyp, och Startdatum samt totalt avskrivet belopp för den ursprungliga.      Vi har tidigare skrivit om hur du hittar tidigare anläggningsnummer på exempelvis komponenter som du slagit ihop med en huvudanläggning.    Samma princip kan användas om du vill kunna ändra avskrivningstiden på en anläggning, och ändå se vilken tidsplan som tidigare användes för avskrivningen. Du går in under Anläggning / Sök, laddar fram anläggningen och väljer att visa kolumnen Historikinfo.     

Att periodisera fakturor direkt från Invoice Manager är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.      För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control Edge. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat. 

Om du råkat skriva en månad tidigare än du tänkt dig för att börja kostnadsföra en periodisering, så kan du ändra. Så här gör du om du ännu inte hunnit utföra någon månad:    Gå in under Redovisning / Register och välj Periodiseringar i listan Ändra t o m datum i grunduppgifterna Stryk därefter översta raden Lägg till en ny rad genom att klicka på nedersta plustecknet Välj den sista perioden på månadsraden och fyll i belopp och utländskt belopp Klicka på Spara Gå in i registerposten igen och ändra fr o m datum Spara igen   Har du frågor eller funderingar om periodiseringar? Kontakta visma.control@visma.com.