Användartips för Control Edge

Funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, Edge  en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. EFH modulen  går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

Ni som arbetar med olika procentvärden  på era fastigheter eller annat har idag redan era procentsatser på era fastigheter som är kopplade till en koddel. Den avdragsgilla procentsatsen finns  registrerad  på någon av de fria grupperna som är kopplade till  koddelen.   Om ni har skapat  återkommande fatkuramallar i EFH rutinen DCE och konterat upp  schablonvärde på aktuell fastighet då läses värdena  direkt när leverantörsfakturan inkommer. Systemet automatkonterar upp fakturan och överskrids inte beloppgränser blir fakturan automatiskt  definitvbokförd och ligger klar att komma med på  betalningsförslaget.    Det som jag vill förtydliga  är att: Ändring av procentsatserna sker på ett  ställe dvs i  redovisningen. Ni behöver inte uppdatera EFHmallarna i DCE  när ni ändrat procentsatserna i redovisningen       Visma Control  

Vi har flera alternativ på hur rutinen återkommande faktura skall hanteras. Nu  har vi stöd för att  ni kan själva ställa in ett val per leverantör om ni inte vill att konteringsreferens skall läsas in vid import av nya fakturor.   Detta görs via Invoice Manager administrator    Enhetsregister\Enheter\Leverantörer\Extra Info   Markera "Använd inte konteringsreferens vi matchning mot återkommande faktura"   Om du redan har värde i mallarna kommer dessa att ignoreras vid import av nya fakturor som får träff på denna leverantörsmallen.        

Med avtalsfakturering kan du fakturera kunder som har fasta avtal eller abonnemang. Om du regelbundet fakturerar samma kunder med samma produkter och/eller tjänster kan du enkelt genomföra månadens fakturering för alla avtalskunder gemensamt.    Du skapar ett avtal som du kan generera fakturor från. I avtalet väljer du produkter och tjänster, samt vilka priser och rabatter som ska finnas. Du kan även välja hur ofta en faktura ska skapas.   Så här gör du: Skapa avtal under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering, och fliken Skapa avtal. Välj Nytt avtal. Ange affärsenhet, kund, avtalsgrupp och avtalsnamn.  Ange Startdatum (obligatoriskt) och ev Slutdatum.  Första fakturadatum är det första datum när en faktura kan skapas från avtalet. I annat fall gäller avtalets startdatum som första fakturadatum.  Ange vilket intervall som ska gälla för avtalsfaktureringen, t ex 1 för varje månad eller 3 för varje kvartal.  På fliken Inställningar fyller du i uppgifter om t ex periodisering.  Fyll i artikelnummer, antal och objekt för kontering. Klicka på Spara.   Uppdatering av avtal gör du under Försäljning / Operationer. Välj Uppdatera avtalsfakturor för att komplettera kundinformation på avtalen eller Justera priser för att ändra priser. Ett tips är att uppdatera avtalen för att säkerställa att alla förändringar i kundregistret har uppdaterats före varje avtalsfakturering. Du kan välja vilka uppgifter som ska korrigeras och vilka avtal som ska påverkas.   Du skapar dina avtalsfakturor under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering och fliken Skapa avtalsfakturor. Här ser du vilka avtal som finns, när de senast har fakturerats och du kan inaktivera eller återaktivera avtal.      För att skapa en faktura markerar du de avtal som du vill skapa fakturor för och klickar på Generera. När du valt reskontraserie och fakturadatum kan du klicka på generera på nytt. Fakturan hamnar då i samma faktureringsflöde som övriga fakturor, under Försäljning / Fakturering och fliken Bokför fakturor.  Behöver du veta mer om fakturering? Kontakta visma.control@visma.com.

I vissa fall kan det vara praktiskt att öppna upp möjligheten för att Attestering och Sakgranskning kan genomföras i samma steg. Det kan till exempel vara en tillfällig åtgärd för chefer vid oförutsedda vakanser eller användas vid lägre belopp där automatisering av flödet inte är möjligt men man önskar få en snabbare hantering. Detta styrs primärt genom Enhetsparametrarna ”AttestInCheck” och ”AttestInCheckLimit”. För att möjliggöra så att Attest kan göras i steget Sakgranskning behöver ”AttestInCheck” vara satt till 1. På enhtesprametern ”AttestInCheckLimit” ställer man sedan in från vilket belopp som det inte ska vara möjligt att attestera och sakgranska samtidigt. Om du exempelvis fyller i ”200” så kommer alla fakturor under 200 kr att vara möjliga att attestera och sakgranska i samma steg. Om denna parameter står på ”-1” är beloppet obegränsat. Två ytterligar enhetsparametrar man behöver se över är ”DiffCheckAttestSign” och ”DiffCheckAttestSignLimit”.  ”DiffCheckAttestSign” styr om systemet kräver skilda signaturer för attest och sakgranskning, för att ovan funktion ska fungera måste denna alltså vara satt till ”0”. ”DiffCheckAttestSignLimit” styr vilken beloppsgräns som ska tillåta samma signatur på Sakgranskning  och Attest. Här väljer man förslagsvis samma belopp som i ”AttestInCheckLimit”.   Notera att möjligheten att kunna attestera i sakgranskningssteget förutsätter att användaren har behörigheter och rättigheter att attestera på enheterna och beloppen.

Du vet väl att det finns en avstämningsfunktion i reskontran?   Välj Försäljning-Avstämning för att göra avstämning av kundreskontran mot huvudboken post för post. Motsvarande finns även under Inköp. Visma Edge l kommer jämföra och presentera, för vald affärsenhet och skuldkonton, de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som huvudboken. Genom att klicka på Öppna-ikonen  i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer kan man se detaljer om fakturan och verifikationen för att vidare kunna analysera felet. Det går att markera poster som avstämda, i kolumnen Avstämt, kommer inte gamla redan korrigerade fel fram. Det går att läsa fram de avstämda posterna igen genom att ta bort markeringen i Inkludera redan avstämda poster innan man klickar på Ladda.    

Att schemaläggaren kan användas för automatisering av processer har vi tagit upp i tidigare artiklar. Du kan exempelvis överföra verifikations- eller fakturaloggar som du importerat.   Det är nu möjligt att även schemalägga med upprepning per minut. Det är särskilt användbart för att få en kontinuerlig uppdatering av exempelvis register eller har flera affärsenheter, då du annars hade behövt sätta upp flera uppgifter för samma sak.      Kontakta oss på visma.control@visma.com om du har frågor och funderingar om du har andra frågor om automatisering av processer. 

I Control Edge finns åtta avskrivningsmetoder, med möjlighet för användaren att lägga upp så många avskrivningstyper som behövs under respektive avskrivningsmetod. Avskrivning för fastigheter kan bestå av en bokföringsmässig- och en skattemässig avskrivningstyp.  Om du fått nya uppgifter om avskrivningstid för en anläggning, och därför vill byta avskrivningstyp, går du in på Anläggning / Anläggning, och ändrar direkt på fliken Avskrivningar. Du har kanske tidigare använt standardregeln för bilar, d v s 5 år, men i det här fallet ska det ändras till 3 år.      När du gör nästa månads avskrivning, kommer beloppet att korrigeras framåt, så att avskrivningarna blir korrekta totalt sett för anläggningen.      Däremot görs inte korrigeringar av historiska belopp. Om du vill redigera en tidigare avskrivning behöver du gå in under Anläggning / Sök och klicka på mappen i kolumnen Händelsetyp. Du kan inte ta bort en avskrivning, utan som lägst minska den till 1 krona eller, som i det här fallet, öka den.    I anläggningshistoriken kan du även se vilken avskrivningstyp du använt tidigare, om du tar fram kolumnen Historikinfo.      Har du frågor om anläggningar? Kontakta visma.control@visma.com.

Har du råkat sätta upp en periodisering, där det visat sig att hela beloppet skulle ha kostnadsförts direkt, t ex månaden före första periodiseringsmånaden enligt registret?    Om du inte ännu inte har påbörjat kostnadsföringen från registret, kan du radera registerposten under Redovisning / Register / Periodiseringar. Markera posten i listan och välj radera.    Därefter redigerar du direkt i verifikationen för att direkt kostnadsföra beloppet. Stryk raden som är periodiserad och lägg till en ny rad med kostnadskonto, och utan periodisering i fältet Ägartyp och utan periodiserings ID i fältet Skapad av.   

  Har du hittat till Visma Trust Centre?    Visma Trust Centre är en plats på vår webb där vi samlar information om säkerhet, integritet och dataskydd i våra lösningar och hos Visma i stort. Du finner länken till Trust Centre längst ned på alla visma.com-sidor. Eller på länken https://www.visma.com/trust-centre/   Visma Trust Centre har en avdelning för "Security" och en för "Privacy".   Under Privacy finner du Vismas Privacy Statement och du kan läsa om vårt dataskyddsprogram och om dina rättigheter och skyldigheter som individ och som kund till Visma.   Under Security kan du läsa om de säkerhetsprogram som Visma följer vid utveckling och leverans av våra produkter och tjänster. Ett väldigt bra sätt att finna rätt information om säkerhet är att använda produktsöken: När du fyller i namnet på din produkt/lösning från Visma får du fram uppgifter om vilket datacenter som används för en molntjänst och om var (i vilket land) data lagras fysiskt. Dessutom finner du uppgift om våra underleverantörer, som är del i leveransen (exempelvis om vi använder en lösning för användarvägledning). Du kan också läsa om de säkerhetsprogram som gäller för vår leverans. Vismas säkerhetsprogram gäller också för lösningar som inte är molntjänster. Pröva gärna att söka på både Edge  och Visma.net AutoPay.   Har ni frågor kan ni alltid kontakta supporten på e-post  visma.control@visma.com 

Lägg till vikarie/ ersättare i EFH modulen    Du som är sakgranskare och attestant i fakturaflödet kan själva lägga till din vikarie genom att  klicka på din användareikon som visas uppe till  höger i attestflödet.     Välj knappen "Hantera ersättare"  Välj enhet (företag) eller markera "alla tillgängliga enheter " Lägg till period from- tom  Lägg till din ersättare/vikarie  Välj knappen Lägg till Detta innebär att alla fakturor som skickas  till dig kommer att skickas till din ersättera/vikare under vald period.     Observera: Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som attestanen kan administratören tilldela temporära roller  och ersättaren kan även ärva attestbelopp för rad och fakturabelopp från attestanten.  

Funderar ni på att börja använda rutinen elektronisk fakturahantering (EFH) med digitalt attestflöde som är en del av Visma Control Edge?   All validering/läsning sker direkt mot redovisningen. Inga manuella steg med verifkatloggar och reskontraloggar. I samma sekund som fakturan kommer in i systemet kan den bli färdigkonterad, sakgranskad och attesterad enligt uppsatta regelverk i rutinen återkommande faktura. Du hanterar bara avvikleser. Du kan själv styra vilken nivå av automatisering som skall kopplas på.    Nedan kan du se exempel på funktioner som ingår.  Direkt validering av redovisningens affärsregler t ex  leverantör, datum, år perioder, konto, koddelar, och verifikationsserier. Automatisk uppdatering av huvudbok och reskontra Smart referenshantering för adressering och kontering Hämtar och visar betaldatum i flödet Visar standabardbank  i flödet Koppling till anläggningsregister - skapar preliminär anläggning direkt från fakturan Fakturabild och alla fakturadetaljer visas direkt i Control Edge Automatisk momsberäkning för fastigheter -  läser schablonvärde från redovisningen  Smidig periodiseringsfunktion Utskrift/e-post  av all fakturainformation med kontering  Enkel kontering  - kopiera tidigare fakturans konteringar Konteringsmallar  Kopiera och klistra in från excel  Användardefinierat webbgränssnitt Parametersättning av flöde Språk, och inställningar styrs av användaren eller roll Stor flexibilitet i uppsättning av  attestreglemente Behörigheter - vad får användaren kontera och söka på - styrning via roller Rättigheter - vilka funktioner får användarna  tillgång till  - styrning via roller Smidig flerbolagshantering Enkelt underhåll vid flerbolagshantering Flexibel momshantering t ex omvänd betalningsskyldighet  Automatisering - digitala signaturer för granskning och attest via rutinen återkommande fakturor  Mobilitet - granska och attestera direkt i din mobil Sekretessflöde och sökning Ordermatch - automatisk och manuell hantering till externt inköpssystem  Mottagningstjänst via tjänsten Visma AutoInvoice Standard hantering av fakturor i XML-format Bevakningsmodul för avtalshantering GDPR stöd   Har du andra funderingar kring modulen gällande licens eller annat  kan du kontakta  maryam.dahan@visma.com

Via InExchange Network Portal kan du se vilket ursprung en leverantörsfaktura har, om det är pdf, papper (skannad) eller e-faktura.   Gå till Mottagna fakturor och via välj kolumner läggs Ursprung till.     Kontakta leverantörerna som fortfarande skickar pdf- och pappersfakturor till er och be om e-faktura! Fördelarna med e-faktura är att kvalitén är bättre, kostnaden lägre och mottagandet av fakturan är snabbare.

Steget Utanordning Om ni vill ha extra koll på alla eller specifika fakturor kan steget "Utanordning" aktiveras i EFH modulen Invoice  Manager Administrator   Steget ligger efter attest och används som en extra, sista kontroll av fakturor innan dom går vidare för definitivbokning och betalningsförslag.   Funktionen går att styra att alla fakturor, endast fakturor över ett visst belopp och/eller från specifika leverantörer stannar i kön.   Steget aktiveras och konfigureras via följande enhetsparametrar:  UsePayOK - aktiverar (1) och avaktiverar (0) steget utanordning. UsePayOKLimit - styr beloppsgräns, fakturor över detta belopp kommer stanna i kön. Användaren som skall ha tillgång till kön behöver tilldelas gruppkön Invoice Pay OK - Utanordning.  Det går även att ställa in så att fakturor från en specifik leverantör inte stannar i kön. Detta görs via Invoice Manager Administrator Enhetsregister>Leverantörer, fliken Extra info och rutan "Skicka inte faktura till Utanordning".       Flödesbild på Control Edge Invoice Manager Röda pilen visar var Utanordningsteget inträffar i flödet.        

  Nu har vi skapat ett nytt område för er kunder som använder vårt ekonomisystem Visma Control Edge.    Vi lanserade systemet den 14 februari  2022. Här kan ni läsa vår pressrelease.      

Ni som  inloggade användare  här på kund Community har tillgång till  att ladda ner dokumentation. Dessa uppdateras löpande och  t ex senaste dokumentet som har uppdaterats är Excelimport.   Ni hittar den under meny Externa länkar och Dokument och Rutiner         Notera att Relase notes finns inte längre som dokument utan detta finns direkt i systemets dashboard. Se nedan          

Under Redovisning / Avstämning bokslut kan du enkelt stämma av balanskonton vid bokslutet. Du anger vilken affärsenhet och period som ska stämmas av. När du klickar på Ladda, ser du IB, UB och periodens förändring per konto. Du kan välja om du vill inkludera konton med nollsaldo eller inte. Så här gör du: Ange avstämt belopp i kolumnen "Avstämt belopp". Om det finns en differens som du kontrollerat, och som du väljer att acceptera, kan du markera raden som avstämd trots differensen. Ett exempel är att du vet att differensen rättar till sig i månaden efter, och att den därför inte spelar någon roll. Du kan också välja att inte kryssa i "Avstämt belopp".   Bifoga eventuella anteckningar med bilagor, som exempelvis “felkontering, bör korrigeras”, och bifoga t ex en bild av verifikationen.    Genom att klicka på pilen i kolumnen UB Period, anges automatiskt UB beloppet i kolumnen Avstämt belopp. Kontot blir då automatiskt markerat som låst, och kan låsas upp genom att ta bort bocken. Det är möjligt att låsa ett konto även om det finns en differens, eftersom differensen kan ha uppstått före avstämd period. Klicka på Spara när avstämning är klar. Kontot får status avstämt och det är möjligt att se vem som stämt av.    Om du vill bifoga rapporten Avstämning Bokslut med anteckningar till ditt bokslut, kan du skriva ut den under den från Rapportcentralen under Månadsrapporter, och bilägga den med anteckningar till ditt bokslut.   Hör av dig till oss med frågor och funderingar på visma.control@visma.com.

Har ni någon leverantör som skickar sina fakturor via exempelvis skanning men som egentligen har möjligheten att skicka som e-faktura? Det är enkelt att kontrollera. E-fakturor är ett snabbare, säkrare och mer informationsrikt alternativ. (Nedan beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör) Logga in i Inexchanges portal via: https://web.inexchange.se/inexchange/Start/Account/Login  Välj "Utöka ditt nätverk" Sök fram leverantören på Namn, org.nr eller GLN Visas nedan symbol har leverantören möjlighet att skicka e-fakturor.

I fönstret Ny verifikation kan man periodisera flera verifikationsrader samtidigt genom att markera aktuella rader i nya kolumnen "Periodisera". Samtliga rader som markeras kommer då bokföras på samma periodiseringskont samt samma fördelningsperiod. Det periodiseringskonto som kommer användas är det konto som, i kontoregistret, är kopplat till funktionen "Periodisering". Fördelningsperioder anges, med start-och slutdatum, när verifikationen sparas.    

Om du har registrerat funktionen periodisering på ett konto, föreslås kontot automatiskt i periodiseringsregistret när du periodiserar en verifikation.   Du sätter upp en manuell verifikation som vanligt med de kostnads- och intäktskonton som ska användas. Klicka på mappen vid det belopp som ska periodiseras, eller kryssa i rutorna för att periodisera flera rader samtidigt. När du väljer flera rader samtidigt, behöver du välja samma fördelningsdatum för alla rader. Fyll i fördelningen i fönstret som visas, och spara.      Om du väljer att periodisera enstaka rad, kommer du vidare till registret när du klickar på mappen. Där fyller du i de uppgifter som saknas och klickar på knappen Fördela.   När du sparat registerposten, kommer du tillbaka till verifikationen. Nu har kostnadskontot uppdaterats till aktuellt periodiseringskonto och i fälten Ägartyp och Skapad av finns nu den information som behövs för att länka transaktionerna till periodiseringsposten. För att periodiseringen ska fungera, behöver du nu spara verifikationen.    Det periodiserade beloppet kostnadsför du därefter under Redovisning / Operationer. I en verifikation där du kostnadsför en periodisering, ska Ägartyp och Skapad av innehålla "Periodisering" respektive aktuellt periodisering ID i fälten Ägartyp och Skapad av.