Brukertips i Visma Contracting

Fargene i spørring faktura er:   Grønn : Ikke forfalt, ikke betalt Blå : Betalt, rest = 0 Rød: Forfalt, ikke fullt betalt   Andre farger er pga. at aktuell linje er i fokus (Gul) som medfører at tekst må endre farge for å bli synlig:   Svart: Egentlig en blå linje hvor man har satt linjen i fokus med gul farge. (Ser svart ut pga. gul bakgrunn).   Heltrukket grønn med blå tekst: Grønn linje, hvor man har satt linja i fokus med gul farge (gjør at teksten synes bedre enn grønn tekst på gul bunn).   Heltrukket rød med blå tekst: Rød linje, hvor man har satt linja i fokus med gul farge (gjør at teksten synes bedre enn rød tekst på gul bunn).

Beskrivelse av hva som skal til for å få overført riktig produktnummer fra VDC (Visma Document Center) til pakkseddel på ordre i Visma Contracting, og ikke kun få inn varenummer 10020   Vedlagt følger en beskrivelse av hva som skal til for å få overført riktig produktnummer/varenummer fra VDC (Visma Document Center) til pakkseddel på ordre i Visma Contracting, og ikke kun få inn varenummer 10020. I VDC (Visma Document Center) har man mulighet for å legge inn et produktnummer på linjene, men da må de finnes i vareregisteret til denne leverandøren/grossisten i Contracting. Hvis man ikke har produktnummer på linjen eller varenummeret ikke finnes i vareregisteret, benytter systemet det varenummeret som gjelder for varer fra VDC som er registrert i systemkodene. Systemkodene (logget inn med systembruker/SYSTEM) Varenummer 10020 er lagt inn under System | Vedlikehold | Systemkoder og fanen Overføring     Se eksempel under for hvordan dette fungerer I VDC har jeg registrert inn varenummer 1001201 og 1001202     I vedlikehold grossist må man ha lagt inn leverandørnummeret til den leverandøren faktura er ført mot Menyen: System | Prisbehandling | Vedlikehold | Grossist     I vareregisteret til denne grossisten finnes varenummer 1001201, men ikke 1001202 Menyen: Prisbehandling | Vedlikehold | Varer Velg riktig grossist og søk opp varenummer med F6   På pakkseddelen kommer varen med varenummer 1001201 med riktig varenummer, men varenummer 1001202 blir registrert inn med varenummer 10020, fordi varenummeret ikke finnes i vareregisteret.    

Det kan være situasjoner hvor man ønsker å hente inn OCR-innbetalinsfiler fra Autopay på nytt inn i Visma Contracting.    Man må være oppmerksom på at hvis man gjør dette med filer som allerede er oppdatert i Contracting så vil det komme inn dobbelt i regnskapet. Dette bør man altså kun gjøre når noe har skjedd slik at det ikke har blitt oppdatert i regnskapet.   Logg på Autopay og velg "Oversikt" i toppmenyen.   1) Velg "Nedlasting" 2) Trykk på "innbetaling" 3) Huk av for filene man ønsker å laste ned på nytt. Her må man være helt sikre på hvilke man skal velge. 3) Trykk på knappen "Nedlastingsalternativ"  4) "Gjør tilgjengelig for nedlasting i ERP"   Nå kan man gå inn i OCR-rutinen og hente OCR på nytt og disse filene/innbetalingene vil komme inn i Visma Contracting igjen.   Husk at dette kun bør gjøres hvis man har innbetalinger som ikke har kommet inn ellers så vil det bli dobbelt i regnskapet og man må føre bort disse manuelt.

Ved overgang fra 14 dager til måndeslønn gjør man følgende Endre på lønnstakerne, fra 14. dager til måned på skattekortene (tabelltype) og opprette lønnskjøringer pr. måned. Man kan fortsette med å ha ordreperiode tilsvarende regnskapsperiode, hvis det er ønskelig. Alternativt velge ordreperiode fra registrering  Fra-til dato i lønnskjøring og utbetalingsdato bestemmer man selv, men husk at dersom man har en lønnskjøring i desember som utbetales i januar påfølgende år skal den opprettes på året etter som første lønnskjøring, da det er utbetalingsdato som styrer hvilken periode det blir rapportert inn på (kontantprinsippet).

Gå på Lønn - Periodiske lister - Årsoppgave lønnstaker  • Du er pliktig å levere en totaloversikt til lønnstakerne Den skal erstatte lønns- og trekkoppgaven Kan skrives ut eller sendes på ePost Har valg på fra/til måned og fra til lønnstaker Kan benyttes for totaler gjennom året. Siden du har mulighet til å velge fra til måned kan du også benytte rutinen til å skrive totaler gjennom året.   Års-oppgaven er en totaloppgave for bedriften   Årstall som foreslås er fra dagens dato, velg eventuelt annet år dersom man skal ta ut liste for måneder forrige år for eksempel. Fjern eventuelt de haker man ønsker dersom ikke både Lønnstaker oppgaver og årsoppgave skal skrives ut. Dersom man ønsker å selektere på måneder og/eller lønnstakere, setter man på haken for "Seleksjon" og gjør de seleksjoner man ønsker.       OBS! seleksjon på lønnstakere fra-til gjelder KUN for lønnstaker oppgaver. Dersom årsoppgave skrives ut samtidig, så vil disse inneholde tall for ALLE lønnstakere uansett.  Dersom man ønsker å slå sammen lønnsarter med samme inntektskombinasjoner, setter man på hake for det.   Ved klikk på <Ok> knappen vil utskrift startes og listen(e) skrives ut. Dersom man klikker på e-post-ikonet i verktøylinjen, vil det dannes en e-post til de lønnstakere som har e-postadresse.     Et vanlig skjermbilde for repeterende e-post åpnes, og man kan sende disse lønnstaker-oppgavene på e-post dersom ønskelig.            

Dere kan begynne og føre på år 2023 hvis det er kjørt årsavslutning for 2021, da en kan kun føre på 2 år av gangen Hvis 2021 er avsluttet , kan dere logge  inn som systembruker  Gå deretter på  System - Firmaopplysninger - Årsavslutning og Klargjøring for 2 år      Sett en hake på Kjøring for 2 år, slik at det står 2022 / 2023 da vil alle bilagsserie nummer serie starte på 1, En kan velge og endre nummerserie, dette er valgfritt.   Første ledige faktura nummer vil stå med 0, som da betyr at faktura nummer fortsetter fra år 2022. Ønsker du at denne skal ha en ny serie, eller om du evt har flere faktura igjen for 2022, må du sette inn det nummeret du ønsker at faktura nummer skal begynne med i kolonnen for 2023.

I dette brukertipset viser vi hvordan en kan opprette lønnskjøringer for nytt år. Dette er nødvendig når du skal registrere timer for det nye året. Gå inn på :   Deretter velger man det året en skal kopiere til:   Når året er valgt, klikk da på Kopier kjøringer  og velg da Kopier alle om du ønsker like kjøringer i det nye året Her kan du også markere under fanen "inkl" om det kun er noen du ønsker å få med på det nye året.   Så kan du da gå og endre tekst,( ved å dobbelklikke inne i tekst feltet ) og evt fra / til dato til det som stemmer med kalenderen for nytt år. ( Tips: Man kan benyttet Årstall i tekst for søking på lønnskjøringer senere)  

I noen tilfeller kan utskriften stoppe opp og man vil kunne få et heng under fakturering da kan man forsøke følgende: Bunten skal bli liggende og må oppdateres ( vil da bli liggende inne i bilagsreg under Ikke oppdatert status )       Så må man reprinte fakturaene som ikke er sendt.. Anbefaler å gå inn på Fakturering => Spørring => Faktura og se der.. Dette kan du sjekke FØR man oppdaterer bunten.     De som det ikke er fakturaperiode på må reprintes.. der ser man hvilke som har fått faktura periode og ikke. De som ikke ligger med fakturaperiode,  vil  få fakturaperiode NÅR man oppdaterer bunten.

I noen tilfleller så ønsker man at en lønnstaker skal være saksbehandler  Dette gjøres på følgende måte Gå inn på  Lønn - vedlikehold - Lønnstakere,   Gå deretter på fanen Tillegg finn ønsket lønnstaker  og sett en hake i kolonnen Saksbehandler Da blir vedkommende satt som saksbehandler       

Her finner dere et brukertips som omhandler halv skatt / vanlig skatt, som en gjerne kjører i forbindelse med julelønn.   Gå på Lønn - utlønning - lønnsberegning       Velg her korrekt år og lønnskjøring, og velg Halv skatt Deretter velg OK,  kjør en lønnsberegning   Hvis det da er noen av lønnstakerne som ønsker vanlig skatt denne mnd, så går en inn i Lønn - utlønning - lønnsberegning igjen     Velg her Vanlig skatt, klikk på knappen Alle slik at kryssene blir borte på lønnstakerne     Sett hake på de lønnstakerne du ønsker skal ha vanlig skatt og kjør en ny lønnsberegning  

Når en lønnstaker slutter, hender det at de vil ha opptjente feriepenger utbetalt for inneværende år. Dette er skattbar inntekt. Rutinen er beskrevet her Dette forutsetter at man har oppdatert siste utlønning på den / de ansatte man skal beregne feriepenger på.   Start med å gå på  Lønn - vedlikehold - lønnstakere Sett sluttdato på den ansatte og lagre. Gå inn på tilleggsfanen - og sett vedkommende til 'vanlig' ved utbetaling   Gå deretter på Lønn - periodiske lister - Feriepengeliste Svar nei på dette spørsmålet Sett hake på disse to Når en setter hake på Med oppdatering vil denne meldingen komme opp    Dette er kun et varsel som kommer opp.  at hvis lønnstaker ( e ) fremdeles har beløp i feltene for feriepenger at dette vil da bli overskrevet.   Gå så tilbake til Lønn - vedlikehold - Lønnstakere Gå inn på Feriepenger Beløpet legger seg på lønnstaker i feriepenger ved slutt kolonnen ( disse kolonnene er skrivbare for evt korrigering )   Gå deretter på Lønn - lønnsregistrering - registrering lønn. Registrer linje med lønnsart for feriepenger ved slutt - eks. 554 og beløpet vil legge seg inn her  Gå til Lønn - utlønning - lønnsberegning og beregn lønn på vanlig måte. Evt opprett en egen lønnskjøring for denne kjøringen, og beregn kun den / de som har sluttet. NB: Husk å sette lønnstaker som sluttet ETTER oppdatering av lønnskjøringen. gå da på Lønn - vedlikehold - lønnstakere og sett vedkommende til sluttet. Den ansatte vil da ikke bli med på flere utlønninger.  

I dette tipset viser vi hvordan en kan legge opp en prisendring på serviceavtaler.   Du må først gå inn på Hovedopplysningene på serviceordren I sammenheng med serviceavtaler kan det opprettes prisgrupper med tilhkørende prosentsats. Ulike typer av serviceavtaler kan da henvises til disse prisgruppene.   Prisene kan endres for flere ordre i rutinen for "Priser service". Her velges intervall for prisdato og alle avtaler som har registrert prisdato i dette intervallet vil få avtaleprisene endret med den prosentsats som er registrert på avtalen. Avtalepris, endringsdato og %-økning kan også registreres her.     Hvis jeg her velger prisdato fra 011022 til 311222 så er det kun disse ordrene med prisdato innenfor dette intervallet som blir regulert     Klikk deretter på Endre priser, da vil bildet se slik ut     Men denne % må dere regne ut selv. D.v.s. forskjellen mellom indeksen forrige gang og indeksen som er på faktureringstidspunktet. Dersom de ønsker å vise indeks på kontraktstidspunkt og indeks på faktureringstidspunkt, må dette skrives manuelt inn på ordren. F.eks. under fakturatekst.  

Beskrivelse av hvordan korrigere feil avskrevet beløp på driftsmidler. Bokfører en korreksjon og legg på driftsmiddelnummer og riktig behandlingskode for avskrivning i bilagsregistreringen. Dann deretter ny saldo på driftmiddelet og justerer for antall måneder avskrevet. Eksempel på hvordan dette utføres. Sjekk først hva som er bokført for å vite hva som skal korrigeres. Gå på menyen: Regnskap | Driftsmidler | Spørring | Posteringer Hvis hele beløpet skal føres tilbake gjør du det, alternativt fører du kun det som er avskrevet for mye. Velger her å bokføre tilbake hele avskrivningen som ble ført den 1.9.22.   Gå på menyen: Regnskap | Registrering | Bilag Velg perioden det skal korrigeres i og før beløpet debet balanse konto for driftsmiddelet, hent opp driftsmiddelnummeret og velg driftsmiddelbehandling for midlertidige avskrivninger (7) og mva-kode 0 Deretter kredit konto for avskrivninger – dersom konto fylles inn automatisk gå inn på linjen i gridden og skriver inn riktig konto og tast esc når boksen for driftsmiddelføringen kommer opp. Deretter oppdaterer man bunten.   Sjekk saldo på driftsmiddelet ved å gå på menyen: Regnskap | Driftsmidler | Vedlikehold | Driftsmidler Gjenstående saldo er nå endret. For å korrigere antall måneder avskrevet i forhold til det som faktisk er avskrevet må du danne ny saldo på driftsmiddelet. Gå på menyen: System | Manuelle rutiner og skrive inn NYDMISAL og huk av for Juster antall mnd avskrevet og trykk Ok Sjekk at saldo og antall måneder avskrevet er riktig i henhold til det som er avskrevet til nå.      

Det kan være tilfeller hvor man trenger å slette Autofakt-filer i Visma Contracting.   For å gjøre dette må man først logge seg på med System-brukeren. Når man har gjort det går man på Ordre => Autofakt og merker Autofakten man ønsker å slette:     Trykk så Shift + F3  og denne dialogboksen kommer opp:     Trykk "Yes" og Autofakten slettes.   Hvis dere benytter Visma Document Center for å godkjenne Autofakter før de oppdateres så må dere huske å slette den der også.

Error 1007- An error occured while running ghostscript Dette er en feilmelding som kan dukke opp i forhold til bullzip skriver   Dette er en feilmelding fra Bullzip og ikke  Visma contracting. Her må dere installere Bullzip skriver på nytt, evt hvis dere blir driftet av eksterne så må dere få de til å installere Bullzip på nytt. Husk da også når dere installerer den på nytt igjen at disse avhukingene er på:  

1) Gå inn på Regnskap => Spørring posteringer. 2) Trykk på en måned i listen Perioder og trykk F2     3) Man får da opp en liste over felter man kan legge inn i kolonnene i visningsfeltet     4) Dobbeltklikk på feltene du ønsker i utvalget. Rekkefølgen man velger feltene utgjør hvilken rekkefølge kolonnene blir opprettet i i visningsbildet fra venstre mot høyre.     5) Når man har valgt alle feltene/kolonnene man ønsker å ha med i utvalget trykker man så "Esc". Da kommer det opp en dialogboks hvor man kan lagre utvalget     6) Når man har trykke på "Yes" får man mulighet til å gi utvalget et eget navn     7) Når man har skrevet inn navnet man ønsker og trykket "Enter" er utvalget lagret. Trykk så "Esc" en gang til og utvalget kan benyttes. Ønsker man å endre på utvalget, velger man utvalget og trykker på "Rediger utvalg"    

En serviceavtale vil være en ordre som er aktiv en kort periode for registrering av timer og materiell. Etter at service er avholdt vil denne ligge i dvale til neste serviceoppdrag skal utføres. Ved opprettelse av en serviceavtale (-ordre) vil det automatisk opprettes to punkter, ett for fastpris og ett for arbeid etter regning. Serviceavtalen vil faktureres på fastprispunktet, punkt 1, mens eventuelle tillegg faktureres på punkt 2 etter regning (timer og materiell). Alle serviceavtaler vises samlet når man velger ”Serviceavtaler” i nedtrekksboksen i ordrebehandlingen.     To punkter opprettes automatisk når en serviceavtale opprettes og fakturatype settes til punkt.     Aktivering av serviceavtale Serviceavtaler vil fremkomme i ordrebehandlingen når man velger ”Serviceavtaler” i nedtrekksboksen, så sant servicedato tilfredsstiller gjeldende innstillinger.     ”Dager for aktivering av serviceavtale” angir antall dager i forkant av en service når denne skal fremkomme og aktiviseres. Settes denne til verdien = 0 vil alle avtaler være aktive. Avtaler hvor servicedato ikke er satt vil alltid være aktive.   Behandling av serviceavtale   En serviceavtale opptrer og behandles som en ordinær punktordre. Timer og materiell som skal faktures etter medgått påføres punkt for regningsarbeid, mens timer og materiell som inngår i serviceprisen påføres punktet for fastpris. Ved fakturering av en serviceavtale vil ny servicedato og/eller faktureringsdato beregnes. Dette avhenger om serviceavtalen er fakturert og/eller om tillegg etter regning ved service er fakturert. Deretter vil serviceordren gå i ”dvale”. Om sluttfaktura registreres vil serviceavtalen merkes som avsluttet men ny servicedato vil fremdeles beregnes om ikke sluttdato for avtale er satt og ny servicedato ikke overstiger denne.   Hvis service er gjennomført og ingen fakturering finner sted må en manuelt registrere at service er gjennomført. Dette gjøres i ordrebehandlingen ved å hake av for ”Service utført”. Ny servicedato vil bli beregnet.     Hvis en ønsker kun å se hvilke avtaler som er til fakturering er det eget uvalg for dette. Her velges siste fakturadato før serviceavtalene listes.     Prisendring av serviceavtaler   I sammenheng med serviceavtaler kan det opprettes prisgrupper med tilhørende prosentsats. Ulike typer av serviceavtaler kan da henvises til disse prisgruppene.     Prisene kan endres for flere ordre i rutinen for "Priser service". Her velges intervall for prisdato og alle avtaler som har registrert prisdato i dette intervallet vil få avtaleprisene endret med den prosentsats som er registrert på avtalen. Avtalepris, endringsdato og %-økning kan også registreres her.  

Man kan sette opp at Bruker kun skal ha tilgang til egne lønnsarter. Hvis det er satt hake for dette på bruker og man forsøker å føre på en annen art en det som er beskrevet får man feilmelding:  Egne lønnsarter pr. Bruker ! Ikke tillatt å registrere til denne art !   Dette settes opp under System | Vedlikehold | Brukere   Da setter man hake for [Kun tilgang egne lønns-/og trekkarter] og så må man klikke på [Dann Arter] for å legge inn de artene som brukeren skal ha tilgang til å registrere på