Mine områder

Logg inn Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"
avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Edvard Berntzen
  • 0 Svar
  • 0 Liker
  • 731 Visninger
Denne artikkelen beskriver hvordan man oppretter en arbeidsflyt med en godkjenner (et steg) i Approval, for å kunne godkjenne fakturaer fra Financials. Artikkelen dekker både arbeidsflyt med spesifikk godkjenner og arbeidsflyt basert på kostnadsbærer (f.eks avdeling).

For å kunne opprette en arbeidsflyt i Approval må brukeren være Invoice Approver under Settings i Visma.net: 

Innstillinger for arbeidsflyt finner du under Approval - Innstillinger: 

Denne artikkelen går gjennom

Sette opp arbeidsflyt med spesifikk godkjenner 

1. Gå til Arbeidsflytinnstillinger - Arbeidsflyter. Skriv inn ønsket navn på arbeidsflyten, velg dokumenttype Faktura og klikk på Opprett arbeidsflyt.  

2. Kryss først av for at arbeidsflyten skal være aktiv.

Boksen for "Den første godkjenningen utføres..." er ikke relevant ved en godkjenner. Velg deretter Bruker listen jeg har oppgitt, og klikk på Legg til trinn.

3. Gi trinnet et navn, f.eks "Regnskapsfører godkjenner". 

  • Valget Arbeidsflyten vil mislykkes hvis ingen godkjennere blir funnet anbefaler vi at er avhuket.
  • Godkjenn linjene må være huket av hvis godkjenneren skal kunne redigere bokføringen (se neste punkt).  
  • Er det huket av for Godkjennerne kan redigere dokumentet kan godkjenneren endre på bilaget, f.eks endre konto. Valgene under dette igjen er ikke relevant ved bare en godkjenner, og kan bare stå som standard. 
  • La Trinnet gjelder alltid være avhuket for at alle fakturaer skal godkjennes. Evt. kan man spesifisere hvilke fakturaer som skal godkjennes basert på beløp. 

 4. Klikk på Rediger etter Add these users.  

5. Velg Bruker listen jeg har oppgitt og spesifiser godkjenner i feltet Velg godkjennere. La Regelen gjelder alltid være avhuket. 

6. I Simulator (under) kan du teste arbeidsflyten. Her kan du kontrollere denne ved å legge inn en konkret avsender og klikke på Simuler arbeidsflyt. Ser du et flytdiagram under er arbeidsflyten vellykket. 


Sette opp arbeidsflyt med godkjenning basert på kostnadsbærer

1. For at man skal kunne opprette en arbeidsflyt må kostnadsbærere være opprettet i Financials. Kostnadsbærerne vil du finne igjen under Arbeidsflytinnstillinger - Kostnadsbærere. Flytt de kostnadsbærerene som er relevant for godkjenning over på høyre side ved å klikke på pilen. I dette tilfellet godkjenner vi basert på Avdeling. Klikk Lagre når du er ferdig. 

 

2. Klikk Roller for å definere navn på de rollene du ønsker. I dette eksemplet bruker vi rollen Godkjenner som er standard.

 

3. Klikk Godkjennere. Her definerer man avdelinger (i dette tilfellet) og hvem som skal godkjenne disse. I dette eksemplet skal vi sette opp at en person (Edvard) godkjenner avdeling Oslo, mens en annen (Fredrik) godkjenner alle andre avdelinger (inkl. avdeling "Ingen"). 

Velg først Bestemt avdeling under firma, velg  en av avdelingene, og klikk på Legg til kostnadsbærer. Gjenta dette med de andre avdelingene. Det er viktig at alle legges til i listen, inkl. standard kostnadsbærer (som oftest "Ingen"). 

  

  5. For å definere at Edvard godkjenner avdeling Oslo, klikk på Avdeling: Oslo, søk etter og velg Edvard, og klikk Tilordne. Navnet vil også dukke opp i boksen under. 

 

6. For å definere at Fredrik godkjenner alle andre avdelinger, klikk på de ulike avdelingene, søk etter og velg Fredrik og klikk Tilordne. Det er viktig at alle avdelingene er satt opp med en godkjenner.  

7. Gå til Arbeidsflytinnstillinger - Arbeidsflyter. Skriv inn ønsket navn på arbeidsflyten, velg dokumenttype Faktura og klikk på Opprett arbeidsflyt.  

 

8. Kryss først av for at arbeidsflyten skal være aktiv.

Boksen for "Den første godkjenningen utføres..." er ikke relevant ved en godkjenner. Velg deretter Basert på rollene deres i kostnadsbærerne, og klikk på Legg til trinn.

 

9. Gi trinnet et navn, f.eks "Regnskapsfører godkjenner". 

  • Valget Arbeidsflyten vil mislykkes hvis ingen godkjennere blir funnet anbefaler vi at er avhuket.
  • Godkjenn linjene må være huket av hvis godkjenneren skal kunne redigere bokføringen (se neste punkt).  
  • Er det huket av for Godkjennerne kan redigere dokumentet kan godkjenneren endre på bilaget, f.eks endre konto. Valgene under dette igjen er ikke relevant ved bare en godkjenner, og kan bare stå som standard.
  • La Trinnet gjelder alltid være avhuket for at alle fakturaer skal godkjennes. Evt. kan man spesifisere hvilke fakturaer som skal godkjennes basert på beløp. 

10. Klikk på Rediger etter Add these users. 

11. Velg Basert på rollene deres i kostnadsbærerne og velg Godkjenner i feltet til høyre. La Regelen gjelder alltid være avhuket. 

12. I Simulator (under) kan du teste arbeidsflyten. Her kan du kontrollere denne ved å legge inn en konkret avdeling og klikke på Simuler arbeidsflyt. Ser du et flytdiagram under er arbeidsflyten vellykket. Her ser vi at fakturaer med avdeling (kostnadsbærer) "Oslo" vil godkjennes av Edvard. 

Fakturaer med avdeling (kostnadsbærer) "Ingen" vil derimot godkjennes av Frederik.