Brukertips i Visma.net ERP

Denne artikkelen beskriver innstillingen Bruk tidligste forfallsdato fra transaksjonene i Visma.net Autopay. 

I det nye skjermbildet til behandle betalinger har vi fått noen tilbakemeldinger fra kunder som opplever de plutselig mister tilgang eller hopper inn og ut fra skjermbildet. Vi anbefaler derfor våre kunder til å bruke Google Chrome, da denne nettleseren støtter den nye versjonen.   Jeg bruker Google Chrome, men samme problem oppstår? Om du er en av dem som bruker Google Chrome, men får denne feilmeldingen, må du tillate nettleseren tredjeparts cookies fra oss.     I Google Chrome: 1. Klikk øverst til høyre på de tre prikkene og bla ned til "Innstillinger" 2. Gå til "Personvern og sikkerhet" og deretter "Informasjonskapsler og andre nettstedsdata"     3. Bla ned til du kommer til "Tilpasset atferd" og ser teksten "Nettsteder som alltid kan bruke informasjonskapsler" og klikk på «Legg til».   4. Skriv "finance.visma.net" som nettsted og huk av i boksen "Inkludert informasjonskapsler fra tredjeparter på dette nettstedet" og trykk "Legg til".   5. Lukk nettleseren (alle vinduer, dette er veldig viktig!) 6. Start nettleser på ny og logg inn i Visma.net ERP.

I versjon 9.78 (23. januar 2023) har vi lansert en ny funksjon som fungerer som et sikkerhetstiltak for urettmessig endring av bankdetaljer på leverandørene dine. Den nye funksjonen krever at betalingsdetaljer godkjennes av en annen bruker, enten det er opprettelse av nye leverandører, eller endring av eksisterende.   For å aktivere funksjonen kan du gå til Aktiver/deaktiver funksjoner (CS100000). Trykk på Endre, merk av haken for Prinsippet om fire øyne bankdetaljer. Deretter trykker du Aktiver. Merk at du må ha rollen Financial Administrator for å få tilgang til å aktivere dette.   Ved opprettelse av en ny leverandør vil du få en advarsel i feltet for Betalingsinstruksjoner som sier "Kontoen er ikke godkjent ennå. Godkjenn." Denne advarselen vil du også se dersom du endrer betalingsinstruksjonene på allerede opprettede leverandører.     Godkjenning av betalingsinstruksjoner kan du gjøre i skjermbilde Godkjenn betalingsinformasjon for leverandør (AP50950S).   Dersom det er du som har gjort en endring på betalingsinstruksjonene for en leverandør vil du ikke ha muligheten til å godkjenne dette, da det må gjøres av en annen bruker. Dette vil du isåfall få beskjed om ved å holde musepekeren over advarselen i kolonnen leverandørnr: "Du har ikke tillatelse til å godkjenne bankinformasjon for denne leverandøren." I dette tilfellet kan en annen bruker godkjenne betalingsinformasjonen. Den andre brukeren kan gjøre dette ved å markere de linjene som skal godkjennes, og trykk Godkjenn. Eventuelt kan du trykke Godkjenn alle for å godkjenne alle linjene. Det kreves ingen spesielle roller ut over Financial User for å godkjenne betalingsinformasjon.   Dersom du oppretter eller oppdaterer betalingsinformasjonen til en leverandør fra Fakturainnboks (AP50604S) vil en annen bruker fortsatt måtte godkjenne betalingsinformasjonen før fakturaen kan behandles i Behandle betalinger (AP50301S). Fakturagodkjenningsprosessen påvirkes ikke av at betalingsinformasjonen eventuelt ikke er godkjent.   NB! Dette innebærer ikke en sjekk eller validering av om betalingsinstruksjonene er gyldige. Dersom du ønsker dette kan det gjøres gjennom AutoPay Detect, som blant annet sjekker betalingsinstruksjoner opp mot Brønnøysundregisteret, KAR-registeret og Trygg Handels svareliste. For mer informasjon om AutoPay Detect, se her.

Registrerer du en betaling til leverandør må denne matches mot en åpen faktura. Noen opplever at den åpne fakturaen de skal matche mot ikke vises under dokumenter til matching. Se hvordan du kan løse dette. 

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du kan automatisere Nye Behandle betalinger ved å sette opp Tidsplan. For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Når du benytter Tidsplan vil alle fakturaer med avvik ekskluderes. Når en tidsplan har kjørt, så vises dette under fanen “Status”.    Slik går du frem for å opprette Tidsplan:   Gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Behandle betalinger (AP50301S) ->Velg “Flere handlinger” oppe til høyre, og så "Planlegg betalinger" Klikk “Opprett ny tidsplan”, og det legges til en ny linje. Status - indikerer om tidsplanen er På eller Av. Grå indikerer at den er Av og grønn at den er På. Navn - velg ønsket navn. Underenhet - benytter du underenheter, så kan du her velge underenhet eller velge at tidsplanen skal gjelde for alle underenheter.  Betalingsmetode -  velg en spesifikk betalingsmetode, eller velg å kjøre for “Alle betalingsmetoder”. Betalingskonto - velg en spesifikk betalingskonto, eller velg å kjøre for “Alle betalingskontoer”. Du kan kan velge kun de betalingskontoene som er knyttet til valgt betalingsmetode. Frekvens - velg om du ønsker å kjøre “Ukentlig” eller “Daglig”. Valget her avgjør hvilke valg du får i kolonnene “Dag” og “Betalingsdato”. Dag  “Ukentlig” i frekvens - velg hvilken dag du ønsker å kjøre på (mandag-søndag). “Daglig” i frekvens - feltet benyttes ikke. Betalingsdato “Ukentlig” i frekvens - tre alternativer: Alle åpne dokumenter frem til dagens dato Alle åpne dokumenter fram til neste kjøring Alle åpne dokumenter “Daglig” i frekvens - to alternativer Alle åpne dokumenter frem til dagens dato Alle åpne dokumenter   Tidsone - velg hvilken tidssone som skal benyttes. Vi anbefaler nettleserens tidssone.   Status - slå av og på tidsplan. 

Her finner du forklaring og informasjon om unike eller felles buntnummer ved oppdatering av bilag.

Vi har forbedret mulighet for varslinger i Behandle betalinger. Det kan varsles om et betalingsoppdrag har feilet og/eller er vellykket. Et varsel kan være avvik som trengs å korrigeres før betalingen kan sendes på nytt. Du har mulighet for å motta varsel på e-post eller under Varsler i systemet.   Eksempel på varsel mottatt i systemet: Varsel viser forespørselsnr., firma og varseltype.   Varsel ved avvik:   Varsel ved vellykket betaling:   Varsel sendt på e-post kan se slik ut:     Du kan selv definere regler for meldingene. Innstillingen finner du under Behandle betalinger (AP50301S). Velg nedtrekksmenyen Flere handlinger og Meldingsinnstillinger.     1. "Underenhet" velg firma. Du kan velge et eller flere firmaer. 2. "Status" velg hvilke statuser du skal motta meldinger på.  3. Velg om du ønsker å motta statusmeldingen i Meldingssenter, som E-post eller begge deler.  4. Definer frekvens for varslene.      Varsler for "Vellykket" blir gitt umiddelbart.      Varsler på "Avvik" må derfineres under seksjonen "Motta melding når      faktura avviker".  5. Velg om du ønsker å motta avviksmelding i Meldingssenter, som E-post eller begge deler.       

I Visma.net ERP kan du sette opp varsling i Fakturainnboks, slik at du enkelt kan se dersom du har mottatt en faktura der f.eks Bankkontonummer er forskjellig fra det som er registrert på leverandørkortet. Du kan lese mer oppsett her.   Når du har valgt å få varsel på Betalingsinformasjon, så vil du få dette varselet og du kan oppdatere leverandørkortet med ny informasjon.     Du har også mulighet til å behandle fakturaen uten å oppdatere informasjonen.  Det samme gjelder dersom du har valgt å sette på automatisering av denne prosessen.  Automatiseringsplanen behandler alle selv om det er et varsel. Det stopper ikke behandlingen.   Dette er det mulig å endre. Du kan nå sette opp en betingelse på kolonnen Status for leverandørendringer på Automatiseringsplanen slik som vist under.    Da vil kun fakturaer med Lev.er oppdatert bli behandlet.     

Fra versjon 9.12 som er planlagt 30.august 2022 er det mulig å åpne .pdf filene som er lagt til på en inngående faktura i et eget vindu i nettleseren. Dette vil gjøre det enklere å ha selve faktura vedlegget åpent i et eget vindu, mens du gjør endringer på inngående faktura.    Klikk Vis filer når du står på en inngående faktura Klikk på knappen som vist under for å åpne .pdf i eget vindu Merk! Denne funksjonen er avhengig av at du i nettleser har valgt å Åpne .pdf (ikke lagre).    Du kan sjekke dette på følgende måte:   Chrome Åpne Chrome Øverst til høyre klikker du på   og så på Innstillinger Klikk Personvern og sikkerhet, og så på Nettstedsinnstillinger Klikk Flere innholdsinnstillinger, og så på PDF-dokumenter Velg alternativet Åpne PDF-filer i Chrome   Firefox  Åpne Firefox Øverst til høyre klikker du  på og så på Innstillinger Bla deg ned til Program og finn Portable Document Format (PDF) i listen Klikk på Handling-kolonnen ved siden av Portable Document Format (PDF), og velg Åpne i Firefox   Edge Åpne Edge Øverst til høyre klikker du på   , og så på Innstillinger Klikk Informasjonskapsler og nettstedtillatelser Bla deg ned til PDF-dokumenter Fjern avhukning for Last alltid ned PDF-filer

Har du benyttet feil betalingskonto, eller du ønsker å endre betalingsdato på flere Inngående fakturaer, så kan dette gjøres i en enkel operasjon i Behandle betalinger (AP50301S).   Slik går du frem: Marker aktuelle transaksjoner i listen I menyen til høyre over listen, kan du velge Massebehandling, og du får opp valgene  Endre betalingsdato og Endre betalingskonto. Endre betalingdato: Velg ønsket dato og klikk Endre Endre betalingskonto: Velg hvilken betalingskonto du ønsker, og klikk Endre

Inngående fakturaer dukker ikke opp i bildet for Behandle betalinger.  Hva kan være årsaken til det?   1. Ingen fakturaer dukker opp.  Sjekk at  betalingsmetoden som er knyttet opp på de inngående fakturaene, har hake for Opprett samlebetaling Hent opp aktuell inngående faktura. Under Regnskapsdetaljer ligger det knyttet Betalingsmetode. Hent opp Betalingsmetoden og sjekk at det er satt hake for Opprett samlebetaling under Innstillinger for leverandør. Ved hake for Ikke påkrevd, er det årsak til at postene ikke kommer med.   2. Hent opp aktuell inngående faktura. Under Regnskapsdetaljer ligger det et felt for Betalingskonto. Dette feltet må være fylt ut. Hvis det er blankt, kommer ikke den Inngående faktura med i bildet for Behandle betalinger.     Oppsummert:  Betalingsmetoden må ha hake for Opprett samlebetaling og Betalingskonto må være fylt ut.