Mine områder
Hjelp

Brukertips i Visma.net Payroll

Sorter etter:
Flytteknappen Dersom firmaet har benyttet visma.net tjenester gjennom tidligere lønnssystem er det obligatorisk at migrasjon til Payroll utføres via Flyttefabrikken. Dersom kunden har brukt Visma.net tjenester så vil koblinger blir brutt på korrekt måte når du migrerer via "Flytteknappen".   Vi anbefaler at migrasjonen gjennomføres via "Flytteknappen" også for firmaer som ikke har benyttet Visma.net tjenester til nå.   Flytteknappen i Visma Lønn Flytteknappen i Huldt & Lillevik   Forberedelser dersom du har hatt integrasjon mot Visma.net Visma.net Expense   Før oppstart av Visma.net Payroll påstartes må alle påbegynte reise-/utleggsregninger enten godkjennes eller slettes i Visma.net Approval, samt alle godkjente reise-/utleggsregninger overført eksisterende lønnsprogram for utbetlaing/innberetning. Reiseregninger påbegynt før overgang til Visma.net Payroll var startet vil være koblet til lønnsarter fra aktuelt lønnssystem, og vil ikke kunne utbetales/innberettes via Visma.net Payroll.   Ved sletting av reise-/utleggstransaksjoner vil eventuelle digitale kvitteringer igjen være mulig å bruke på nytt. Papirkvitteringer man ikke har koblet inn digitalt bør eventuelt skrives ut/ta skjermbilde, for å koble inn på omregistreringen.   Visma.net Calendar Før migrasjonen starter, må alle fraværssøknader og timelister være håndtert i Approval som Godkjent eller Avvist. Dette betyr at det ikke må ligge ubehandlede registreringer i Calendar ved migrering.    Registreringer som ligger i Calendar vil bli merket som historiske ved migrering, dette gjelder også registreringer som ikke er behandlet/utbetalt. Det vil ikke være mulig å få ut en liste/rapport over hvilke registreringer som uheldigvis ikke har blitt bekreftet og behandlet ferdig før migrering.    Vi anbefaler at dere deaktiverer Calendar etter at de siste registreringen har blitt behandlet, slik at de ansatte ikke registrerer timer eller annet etter at siste periode er bekreftet.      Spørsmål til support Det finnes reiseregninger som ikke har blitt godkjent før migrering, er det mulig å godkjenne disse nå?  Disse reiseregningene er koblet mot gamle lønnsarter og vil ikke være mulig å sende til Payroll for utbetaling. Må punches manuelt i lønnskjøringen for å bli utbetalt.  Er det mulig å gå tilbake etter å ha trykket på "Flytt til Payroll". Det vil være mulig å kjøre lønn i gammelt system, men koblingen mot Visma.net er brutt og vil ikke være mulig å koble til igjen. 
Vis hele artikkelen
07-06-2022 10:12 (Sist oppdatert 03-02-2023)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 824 Visninger
Flere kontosett / lønnskontosett for kontering av lønn på forskjellige kontoer i Visma.net Payroll.
Vis hele artikkelen
06-01-2023 14:31 (Sist oppdatert 02-02-2023)
  • 0 Svar
  • 4 liker
  • 567 Visninger
Ved lønnsjustering tilbake i tid, vil Payroll automatisk etterbetale lønn for tidligere måneder på den ansatte når du endre månedslønn i Employees. Vi anbefaler at du benytter automatisk etterbetaling, men ser at det i noen tilfeller kan være ønskelig å registrer beløpet manuelt.    Det er to ulike fremgangsmåtene for etterbetaling av lønn: Automatisk etterbetaling  - Følg alternativ 1 Manuell etterbetaling - Følg alternativ 2   Alternativ 1 - Automatisk etterbetaling Eksempel: En ansatt har 50.000 kr i månedslønn. Fra 1. oktober har han fått en lønnsøkning med 2.500 pr måned som skal gjelde fra 01.06.2020.   Fremgangsmåte: Registrere ny lønn på den ansatte i feltet Månedslønn  i Employees | Stilling | Lønn. Velg dato endringen skal gjelde fra, i vårt eksempel 01.06.2020. I den åpne lønnskjøringen for oktober Payroll vil det se slik ut: Beløpet for fastlønn oktober er økt og etterbetalingen fra juni legger seg i kolonnen Retroaktiv verdi. Vær oppmerksom på at endringen også vil påvirke andre transaksjoner som kalkuleres på grunnlag av fastlønn/timelønn, i dette eksemplet Stopp fastlønn, Trekk i lønn for ferie og overtid. Hvis du ikke ønsker denne automatiske etterbetalingen på enkelte lønnsarter, må du manuelt føre det bort på egen lønnsart som beskrevet i Alternativ 2 nedenfor. Bekreft deretter betaling. Etterbetaling av lønn rapporteres på inneværende måned i henhold til kontantprinsippet. Økning i trekk som følge av lønnsøkningen vil bli innberettet i den måneden det opprinnelige trekket ble gjort. NB! Payroll etterbetaler kun på lønnskjøringer som er kjørt i løsningen. Dersom du startet med Payroll 1. august og i oktober skal gjøre en etterbetaling med virkning fra 1. juni, vil automatisk etterbetaling kun bli gjort for august og september. For juni og juli må du registrere beløpet manuelt på egen lønnsart som  beskrevet i Alternativ 2 nedenfor.   Alternativ 2 - Manuell etterbetaling Fremgangsmåte fastlønnede: Det er ikke mulig å registrer noe på lønnsart 10000 Fastlønn i Payroll. Vi anbefaler derfor at du o pprette en ny lønnsart for fastlønn som f.eks en kopi av 10180 og gjør nødvendige endringer på denne slik at den blir lik 10000 Fastlønn. I første fanen Generell informasjon, fjern haken for Datosensitiv og sett på haken Variabel. I fanen Inberetning A-melding velg Kontantytelse | Fastlønn. I fanen Avansert  velg Påkrevd under Beløp . Lagre lønnsarten. Åpne Employee, hent opp den ansatte og velg Transaksjoner | Variable. Velg «Legg til transaksjon». Velg den nye lønnsarten Etterbetaling Fastlønn  og legg til ønsket beløp. Transaksjonen legger seg i den åpne lønnskjøringen i Payroll.
Vis hele artikkelen
16-09-2019 08:58 (Sist oppdatert 02-02-2023)
  • 0 Svar
  • 2 liker
  • 4456 Visninger
Hva må gjøres i Visma Lønn før flytting til Visma.net Payroll.
Vis hele artikkelen
02-09-2021 12:41 (Sist oppdatert 01-02-2023)
  • 0 Svar
  • 5 liker
  • 7354 Visninger
Før en eventuell oppstart av Visma.net Payroll kan påstartes, så må det vurderes om det foreligger noen tekniske forhold eller mangel på funksjonalitet som vil være en stopper for oppstart. Det finnes p.t. noen firmaer som grunnet sine behov for funksjonalitet må avvente oppstart av Visma.net Payroll inntil disse behovene dekkes.    Roadmap oppdateres etter hvert som funksjonaliteter kommer på plass. 
Vis hele artikkelen
24-08-2022 12:12 (Sist oppdatert 01-02-2023)
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 461 Visninger
Overføring av regnskapsbunt til VB NXT.
Vis hele artikkelen
27-01-2023 12:47 (Sist oppdatert 01-02-2023)
  • 0 Svar
  • 3 liker
  • 180 Visninger
For å lage FNO rapporten må du gjøre tre oppsett.
Vis hele artikkelen
15-10-2020 08:26 (Sist oppdatert 30-01-2023)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 6062 Visninger
For at data skal bli tilgjengelig i HRM Analytics for en leder er det to ting som må være på plass: Lederen må være registrert på de ansatte i Visma.net Employee Lederen må ha fått tildelt rollen “Manager” i Visma.net Admin for tjenesten HRM Analytics.   Lederen vil i HRM Analytics kun se informasjon som vedrører de ansatte h*n er registrert som leder for i Employees. H*n vil ikke ha tilgang til informasjon om andre ansatte.    Siden det ligger mye data i HRM Analytics, er det viktig at din bedrift tar en god vurdering av hvorvidt en leder trenger tilgang, og i såfall hvilke ledere som trenger tilgang. Nedenfor ser du en liste over hvilke rapporter som er tilgjengelige for en leder i HRM Analytics.   Hvilke rapporter vil brukeren få tilgang til: Alderskartlegging Visualiseringer på aldersfordeling.  Ansattrapport Visualiseringer på antall ansatte, stillingsprosent m.m Jubileumslister Ansatte som starter og slutter Ansattliste som viser informasjonen som er registrert på den ansatte i Employees. Oversikt over leder (her begrenset til brukeren selv) Antall årsverk Beregninger på antall årsverk for de man er leder for.  Avstemmingsrapporter Beløp som er beregnet og bokført for de aktuelle ansatte Barn og Pårørende Informasjon om barn og pårørende som er registrert i Employees Feriepenger Feriepengeberegning for de aktuelle ansatte Gjennomsnitt Årslønn Gjennomsnittelig lønn og kjønnsfordeling Payrollrapport Transaksjonsoversikter med transaksjoner som er kjørt i Payroll Saldoliste Saldo og trekk til fordringshavere (fagforening, lån, bidragstrekk m.m) Selskapsinnstilinger Innstillinger som er satt på selskapsnivå: Firmabiler, Virksomheter, kreditorer m.m Skattekortliste Oversikt over skattekortene til de ansatte
Vis hele artikkelen
30-01-2023 12:46
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 199 Visninger
Lønnsarter som ikke kan/må kopieres i Visma.net Payroll.
Vis hele artikkelen
26-01-2023 17:33 (Sist oppdatert 27-01-2023)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 615 Visninger
Her finner du en veiledning for hvordan du oppretter en helt ny lønnsart i Visma.net Payroll.
Vis hele artikkelen
06-03-2018 15:25 (Sist oppdatert 25-01-2023)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 4622 Visninger
Fra 2023 blir utdanningspermisjon og velferdspermisjon splittet i en lovfestet og en ikke lovfestet del. Velferdspermisjon bytter også navn til “Andre permisjoner”. Det medfører disse endringene: Utgår fra 2023: - Utdanningspermisjon - Velferdspermisjon - erstattet av  " Andre ikke lovfestede permisjoner". - Permisjon - Permisjon uten lønn   De blir erstattet av disse: - Utdanningspermisjon lovfestet (med lønn/uten lønn) - Utdanningspermisjon ikke lovfestet (med lønn/uten lønn) - Andre lovfestede permisjoner (med lønn/uten lønn) - Andre ikke lovfestede permisjoner (med lønn/uten lønn)    Her kan du lese om når de forskjellige kodene skal brukes . Det er opprettet nye fraværskoder for de nye permisjonsbeskrivelsene i Payroll. Hvis du har permisjoner løpende over årsskiftet 2022/2023 må du avslutte disse permisjonene per 31.12.2022 på gamle beskrivelser og starte de på nytt per 01.01.2023 på fraværskoder med nye beskrivelser.   Dette gjøres i Calendar. Legg inn sluttdato på permisjonen 31.12.22   Legg inn ny permisjon fra 01.01.23.   MERK!  Da disse nye kodene henviser til standard lønnsarter, bør du kontrollere at kontering og henvisning er slik som du/ditt firma ønsker.  Relaterte brukertips Fraværskoder som påvirker lønn Avvist A-melding
Vis hele artikkelen
29-12-2022 21:52 (Sist oppdatert 25-01-2023)
  • 0 Svar
  • 2 liker
  • 3140 Visninger
  Dersom du allerede har Visma Business når du starter opp med Payroll, vil du i oppstartsveiviseren få overført dine kostnadsbærere (i Visma Business må synkronisering til "Master Data Management" være satt opp):       Kostnadsbærere eies av Visma Business og synkroniseres automatisk til Employees. Og må derfor administreres i Visma Business for å sørge for at begge systemer inneholder like verdier.   Etter at veiviseren er avsluttet, finner du oversikten over kostnadsbærere i menyen Innstillinger > Kostnadsbærertyper/Kostnadsbærere   I oppstartsveiviseren kan du i steget “Bokføring” velge eksportformatet “Visma Business”.   Dette valget gjøre at regnskapsbunten sendes som en melding til Visma Business.  Denne innstillingen finner du også i  Employees |Innstillinger | Selskapsinnstillinger | Eksportformat, når veiviseren er avsluttet.  MERK! For at regnskapsbunt skal kunne sendes til Visma Business, må versjonen på Visma Business være minimum 17.01.   Hovedbokskontoer Når det gjelder hovedbokskontoene så har henter Visma.net Employees kontoplan fra Visma Business når valgt kontoplan er "Egen kontoplan". Det innebærer at opprettelse og endringer av kontoplan må utføres i Visma Business. Kobling mellom kontotype og kontoplan må gjøres manuelt av deg. Merk at for å få med antall over til Visma Business må antall være satt til ja på hovedbokskontoer etter de er synket over fra Visma Business.     Sende regnskapsfil Når en lønnskjøring er opprettet, kan du sende regnskapsfilen til Visma Business fra lønnskjøringen i steget Betaling og rapportering. Betalingen må være  bekreftet, før regnskapsbunten kan bli sendt.   Trykk på “Send” for å sende regnskapsfilen:     Etter at du har trykket send, endres visningen: Etter at du oppfrisker siden, vil statusen endres til “Sendt”: I Visma Business Etter sending av regnskapsrapporten, finner du bunten under Oppsett-utforsker | Tabeller |Bilag | Regnskapsdukment.  Høyre klikk på linjen og velg "Behandling" og "Behandle dokument". Etter at dette er gjort vil du finne bunten i "Automatgererte bilag". MVA beregnes ut ifra innstillingene på kontoen. Relaterte brukertips Visma Business oppsett av synkronisering til Master Data Management/MDM Integrerte systemer SIE 4 - eksport Bunteksport i Huldt & Lillevik format Migreringsguid når Visma Business eller Visma Global benyttes Oppsett og krav til integrasjonen i Visma Business Oppsett
Vis hele artikkelen
20-10-2022 13:26 (Sist oppdatert 25-01-2023)
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 616 Visninger
Her finner du hjelp til hvordan du kan beregne halv skatt i november / desember eller endre skattetrekksbeløp på en ansatt i Payroll.
Vis hele artikkelen
04-11-2020 08:35 (Sist oppdatert 25-01-2023)
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 3600 Visninger
Dersom et firma som allerede benytter Visma.net skal bytte organisasjonsnummer, er det viktig at dette gjøres korrekt. Det å bytte organsisjonsnummer er en større endringsprosess enn kun endringen i Brønnøysundregisteret. Visma.net består av mange tjenester som henger tett sammen og flere av disse er veldig knyttet opp til organisasjonsnummeret.   Firmaets organisasjonsnummer finnes i modulen Visma.net Admin, men å kun endre organisasjonsnummer i dette feltet kan få store konsekvenser.   Visma.net Payroll Et firma som har innsendt A-melding fra Visma.net Payroll, og som skal bytte organisasjonsnummer, må opprette et nytt firma i Visma.net for det nye organisasjonsnummeret, og legge inn opplysningene på nytt.    Forklaringen er opplysninger skal rapporteres på perioden de gjelder, og endringer på innrapporterte opplysninger skal korrigeres i måneden det var innrapportert. Visma.net Payroll vil håndtere retroaktive transaksjoner, og automatisk sende inn A-melding på alle aktuelle perioder. Det er derfor ikke mulig å kun endre organsisasjonsnummeret i Visma.net Admin ved endring av organsisasjonsnummer.   Dette gjelder både dersom Visma.net Payroll benyttes alene som produkt, eller sammen med andre produkter, som f.eks. Visma.net Financials, Visma.net Autopay, Visma.net Autoreport. Benyttes andre produkter i visma.net så gjøres det oppmerksom på at også data på disse produktene må legges inn på nytt.   NB! Husk at ansatte skal rapporteres i A-melding med sluttdato på det opprinnelige organisasjonsnummeret, og innrapporteres det nye organisasjonsnummeret med ny ansattdato.   PS! Er det kun endring i virksomhetsnummer/underenhetsnummer, og organisasjonsnummeret er uendret, så opprettes nytt virksomhetsnummer og knyttes til ansatte i eksisterende firma.   Visma.net Financials Når det kommer til endring av organisasjonsnummer i Visma.net Financials er det større muligheter for at dette kan gjøres uten å opprette en ny firmadatabase/klient. Det eneste som vil bli påvirket, rent systemteknisk, vil være mva-meldingen. Dersom man endrer organisasjonsnummer mellom to terminer, og ikke sender inn noen endringsmelding eller ny mva-melding på tidligere terminer, skal dette kunne fungere fint. Så lenge man oppdaterer ID og passord i Altinn på det nye organisasjonsnummeret, og endrer dette i Visma.net AutoReport (se under), vil dette kunne fungere fint.    Det man må være oppmerksom på er at man ikke må sende inn korrigeringer eller erstatningsmelding for tidligere terminer. Disse vil bli rapportert på det nye organisasjonsnummeret i Altinn og ikke på det gamle, slik at skal rapporteres på.    Visma.net Autopay Et firma som benytter Visma.net Autopay for betaling til leverandører eller ansatte, eventuelt innbetaling fra kunder, må også inngå en ny avtale med sin bankforbindelse på det nye organisasjonsnummeret.    Ny avtale må legges inn i Visma.net Autopay.   Visma.net Autoreport Innsending av rapporter som f.eks. Omsetningsoppgave (MVA) og A-melding skal også foretas på nytt organisasjonsnummer. I Altinn.no er det viktig at alle brukerrettigheter og datasystem registreres inn på det nye organisasjonsnummeret, og at dette legges inn i Visma.net Autoreport.   Endre organisasjonsnummer på kundekort og avtale hos Visma  Ved endring av organisasjonsnummer på kundekortet og avtalen med oss, må en henvendelse med korrekt informasjon sendes inn til kundesenteret@visma.no ⭐     Ved fusjoner Payroll Dersom selskap med organiasjonsnsummer som skal benyttes videre allerede eksisterer som firma i Visma.net, så må de ansatte registreres/importeres inn i det eksisterende firmaet. Ansatte registrert i organisasjonsnummer som ikke lenger benyttes må sluttmeldes, og sendes inn med opphør av arbeidsforhold i A-meldingen.   Dersom selskap med organisasjonsnummer som skal benyttes videre ikke eksisterer som firma i Visma.net, så må firmaet og ansatte opprettes som et nytt firma.   Financials For Visma.net Financials vil det ikke være noen endring i forhold til hva som er beskrevet i kapitelet for Visma.net Financials tidligere i artikkelen. Skal firmaet også benyttes Visma.net Payroll, så vil veiledningen for Visma.net Payroll måtte følges som utgangspunkt.   Visma Business Har du integrasjon med Visma Business, ta kontakt med din Visma Partner.   Spørsmål til support Vi må få inn feriepengegrunnlaget på våre ansatte, finnes det noen alternativ til å registrere manuelt? Det er mulig å ta ut feriepengelisten i Excel, kopiere den over til dette arket   , men kan være at masseoppdateringer er like effektivt. Relaterte brukertips Importere ansatte
Vis hele artikkelen
13-08-2021 12:02 (Sist oppdatert 23-01-2023)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 913 Visninger
Dersom firmaet i Visma.net Payroll ønsker å hente kontoplan og/eller kostnadsbærere fra økonomisystemene Visma Business (VB)/Visma Global (VG), så må dette utføres med at økonomisystemene VB/VG er satt opp med integrasjon mot Visma.net Master Data Management (MDM).   MERK! Dersom det bestilles  Visma.net Payroll Byrå, og kunden skal ligge på eget kundekort, så må Integrasjonen mellom VB/VG og Visma.net MDM settes opp før Visma.net Payroll aktivereres. Kontroller også at integrasjonen er fungerende, slik at dataverdier eksisterer i Visma.net Master Data Management. Kontrollen kan utføres ved at man i forskjellige tjenester av visma.net (f.eks. Expense, Approval, o.l.) kan se om f.eks. kostnadsbærere og/eller kontoplan er identisk med økonomisystemet.   Vi anbefaler også at integrasjonen mellom VB/VG og Visma.net MDM settes opp i forkant av bestillingen, også dersom det ikke er Payroll Byrå som skal settes opp. Relaterte brukertips Visma Business og MDM Visma Global og MDM
Vis hele artikkelen
29-08-2022 12:09 (Sist oppdatert 20-01-2023)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 391 Visninger
Feriedager tilgode fra forrige år, ligger som overførte feriedager under Calendar | Ferieadministrasjon | Ferieberegning for inneværende år på ansatte. For fastlønnede vil endring av antall dager her medføre retro, dersom det allerede er trukket i lønn for ferie.   Dersom du skal endre overførte feriedager for fastlønnede er det forskjellig fremgangsmåte avhengig av når du tok i bruk Visma.net Payroll.  I dette brukertipset vil vil illustrere dette med noen eksempler:   1. Startet med Visma.net Payroll i 2022 (eller senere) etter at feriepenger for 2022 var utbetalt I dette eksemplet er det ikke utbetalt feriepenger i Payroll i 2022 og du kan da endre ferieberegningen på den ansatt.    Velg Calendar | Ferieadministrasjon | Ferieberegning. Påse at du har valgt inneværende under Ferieåret år i feltet til venstre:   På ferieberegningen for ansatt nr 1011 står det 17 overførte dager. Dette skulle vært 10. For å endre dette velger du Forrige under Ferieåret på venstre side og åpner ferieberegningen til den ansatte, i vårt eksempel ansatt 1011. I dette eksemplet må vi korrigere antallet feltet Ordinære dager under Opprinnelig saldo: Den ansatte står med 25 dager som opprinnelig saldo og 17 som nåværende. Det betyr at han har avviklet (registrert) 8 feriedager i Calendar. Når han i tillegg skal overføre 10 feriedager korrigerer vi opprinnelig saldo til 18 dager. Klikk deretter Lagre, bytt Ferieåret til Inneværende og åpne ferieberegningen på den ansatte. Saldoen på overførte feriedager er da endret til 10.   2. Startet med Visma.net Payroll i 2022 (eller tidligere) før feriepenger for 2022 var utbetalt For å få korrekt antall overførte feriedager, må du registrere feriedagene i Visma.net Calendar på den ansatte slik at saldoen reduseres til det antallet som skal overføres.   NB! Dersom den ansatte er tilknyttet en ferieavtale som har løpende trekk for ferie (ikke standard), vil dette medføre trekk i lønn når du registrerer ferien. For å unngå at registreringen påvirker lønn kan du krysse av for Historisk registrering når du registrer ferie fra tidligere.   NB! For ansatte med avlønningstype Timelønn vil endring av feriedager ikke påvirke lønn. Relaterte brukertips Utbetaling av feriepenger. Feriepengegrunnlag Feriedager ved oppstart Payroll Utbetale ubrukte feriedager til ansatt som slutter Sluttoppgjør
Vis hele artikkelen
08-01-2020 16:31 (Sist oppdatert 19-01-2023)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 4458 Visninger
Hvordan legge inn ekstra feriedager som ikke skal øke trekket for feriedager i Visma.net Payroll.
Vis hele artikkelen
26-10-2021 13:47 (Sist oppdatert 19-01-2023)
  • 0 Svar
  • 2 liker
  • 1955 Visninger
Fraværskode Visma.net Payroll som ikke rapporteres i A-meldingen.
Vis hele artikkelen
18-01-2023 16:04 (Sist oppdatert 18-01-2023)
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 464 Visninger
Hvordan endre eller avslutte en fast transaksjon i Visma.net Payroll.
Vis hele artikkelen
06-12-2019 10:33 (Sist oppdatert 17-01-2023)
  • 0 Svar
  • 2 liker
  • 2808 Visninger
Etter at du har fått tilgang til firmaet etter migrering til Visma.net Payroll er det viktig at dere gjør en kontroll av overført data. Det vil bli gitt en tilbakemelding på ting som er spesielle for akkurat ditt firma, som dere må ta tak i. I tillegg er det noen standard sjekkpunkter vi oppfordrer til å gjøre en kontroll av.    Her finner dere oversikten over hvilke lønnsdata du kan forvente ved flytting.    Vi anbefaler alltid å kontrollere følgende: Hvis det ligger ansatte som Utkast i Employee så betyr det at opplysningene i ditt tidligere lønnssystem var mangelfulle eller ikke var fylt ut i riktige felter. Du må da fylle ut manglende informasjon på den ansatte i Visma.net Payroll før du lagrer den ansatte. Manglende informasjon er merket med røde utropstegn. Ansatte som ligger i utkast har ikke fått med seg faste transaksjoner eller inngående saldo. Dette må registreres etter at den ansatte har blitt lagret.  MERK: dersom dere har brukt Visma.net fra før, kan det være at dere får flere ansatte i utkast som har sluttet, og ikke skal ha noe mer lønn. Disse ansatte er det ikke mulig å slette. Fyll inn påkrevd informasjon og sett sluttdato. Se spørsmål til support nederst i denne artikkelen for mer informasjon. Stillingsopplysninger: avlønningstype, månedslønn/timelønn, arbeidsforholdstype. Ved mange ansatte kan ansattrapportene i HRM Analytics være fine å bruke. Arbeidstidsordning: har innvirkning på hvordan timesatsen/overtidsatsen blir beregnet (vil bli gitt tilbakemelding ved endringer her).  Hittilverdier: ligger på den ansatte i Employee under transaksjoner og inngående saldo. Merk at det kun er feriepenger i år/i fjor, feriepenger alderstillegg i år/i fjor, elektronisk kommunikasjon, fagforeningstrekk som blir overført. Et tips kan være å bruke Transaksjoner, detaljert under rapporter i Payroll og filtrere på de ulike IS-lønnsartene. Faste transaksjoner: ligger på den ansatte i Employee under transaksjoner og faste transaksjoner. Listen av lønnsarter som blir sendt ved tilbakemelding er en indikator på hvilke faste transaksjoner som har blitt flyttet. Finnes ikke lønnsarten i denne listen betyr det at den faste transaksjonen ikke har blitt overført. Kontotyper: kontroller at kontotyper har blitt koblet mot en konto. Spesielt viktig er det at disse kontotypene har konto:  22000 - Skyldig arbeidsgiveravgift 22100 - Skylding arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger 24000 - Skyldige feriepenger 31000 - Påløpte feriepenger 40000 - Arbeidsgiveravgift 41000 - Avsatt arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger Regnskapsbilaget: sammenlign kontering mot regnskapsrapport i tidligere lønnssystem, og utfør nødvendige korrigeringer på aktuelle lønnsarter i Payroll og/eller under kontotyper i Employee. Lønnsarter i 800XXX-serien: disse er opprettet i migreringsprosessen. Lønnsartene finner du i Payroll | Innstillinger | Regler | Lønnsarter.   Expense Standard diett-, kjøre og utleggstyper blir koblet til en standard lønnsart gjeldende for Visma.net Payroll som da bestemmer utbetaling, beregning, kontering og rapportering. Kjøre- og Utleggstyper som er opprettet i tillegg til disse standardtypene vil ikke være koblet til en lønnsart, og dette må utføres før ansatte registrerer reiseregninger. Husk at  man trenger en lønnsart pr. forskjellig regnskapskonto som ønskes spesifisert, ettersom verdiene debetkonto/kreditkonto på utleggstyper ikke har noen funksjon mot Visma.net Payroll.    Calendar  Kontroller og eventuelt korriger feriesaldo. Se brukertips her.  Endre feriedager på ansatte med redusert stilling. Se brukertips her .   Endre/opprette ferieavtaler som går utover 12 %. Se brukertips her. Nye permisjonsbeskrivelser fra 2023. Kontroller permisjoner som går over årsskifte 2022/2023. Se mer i dette brukertipset på hvordan dette gjøres, og hvilke type permisjoner det gjelder.     Bli klar til første lønnskjøring  For at regnskapsrapporten skal bli riktig er det viktig at dere sjekker konteringen på de lønnsartene som blir brukt. Her kan rapporten "Regnskapsrapport detaljert" være til stor hjelp.  Finner du et beløp på avrundingskontoen er et godt tips å sjekke om alle kontotypene er knyttet til en konto. Opprett variable lønnsarter dersom du ikke finner en som passer ditt bruk i systemet.   Legg inn variable transaksjoner/ importer variable transaksjoner. Les mer her i dette brukertipset om hvordan du importerer variable transkasjoner. Legg inn pårørende til de ansatte hvis ønskelig. Merk at barn må legges inn hos de ansatte som skal kunne registrere med koden sykt barn i Calendar. Pågående permisjoner rapportert i A-melding i forrige lønnssystem må registreres med identiske opplysninger i Visma.net Calendar (Fra dato, Til dato og permisjonstype må være identisk). Legg inn eventuelle nye ansatte, nye transaksjoner, endrede transaksjoner eller endrede verdier som har tilkommet etter at vi fikk tilsendt databasen fra deres tidligere lønnssystem. Gjør eventuelle justeringer på ferieavtalen hos de ansatte. Les mer her.   Tilpass e-posten som blir sendt ut til de ansatte når de blir aktivert som bruker. Se brukertips her   . Lag bruker til de ansatte. Du finner knappen “Lag bruker” inne på ansattkortet til hver enkelt ansatt. Det vil da automatisk genereres en mail til hver enkelt ansatt med beskrivelse av hvordan aktivere brukeren sin. Dette må gjøres dersom de ansatte skal motta lønnsslippen elektronisk. TIPS: har bruker (ansatt) aktivert kontoen i Visma.net, så vil du ikke finne knappen "Lag bruker" inne i Employees etter flytting. Du må derfor tildele de ønskede rollene manuelt. Her kan "brukergrupper" i Admin være til stor hjelp.  Legg inn ansattes leder på hvert enkelt ansattkort, under fanen stilling. PS: ikke alle pakker har dette feltet, så finner du ikke feltet, har dere ikke dette inkludert i pakken.  Dersom du ikke allerede har gjort det må du registrere datasystem i Altinn. I Altinn må du også registrere at du benytter Visma.net som ditt datasystem, slik at du får en SystemID. Datasystemet for Visma.net Payroll heter i Altinn.no: "Visma.net Financials". Dette trenger du for å importere skattekort og sende A-melding. Her finner du informasjon om hvordan du registrerer datasystem i Altinn. Last inn skattekort. Kontroller lønnsslippene i steget "Kontroller lønnsslipper"  i Payroll.   Annet Alle kurs i Visma.net Payroll er inkludert i programvaren, og alle kurs kan tas digitalt på det tidspunktet som passer deg. Vi anbefaler deg å gjennomføre Grunnkurs del 1 før du begynner å bruke Visma.net Payroll.   Vi tilbyr In-App læring , som blant annet inneholder guider, videoer og artikler for hvordan man utfører ulike oppgaver i programmet.   NB! Dersom dere har Visma.net Expense er ikke tjenesten aktivert på kundekortet. Dette må aktiveres ved behov.  Dersom alle ansatte skal benytte Expense må dette aktiveres før man lager bruker. Er det kun noen ansatte som skal ha Expense, aktiver tjenesten etter brukere er opprettet.   Spørsmål til support 1. Det ligger mange ansatte i utkast. Disse har sluttet for en stund siden og jobber ikke lengre hos oss. Er det mulig å slette disse? Disse ansatte er mest sannsynlig brukere i visma.net, og kan derfor ikke slettes. Finnes det en slett-knapp, er det bare å slette.  Du må fylle ut all påkrevd informasjon for å få lagret den/de ansatte som ligger i utkast. Dersom du ikke har fødselsnumret til den ansatte kan du bruke et fiktivt. Fiktivt fødselsnr kan du generere her. Evt kan du registrere internasjonal ID.   
Vis hele artikkelen
24-10-2022 08:58 (Sist oppdatert 16-01-2023)
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 1394 Visninger