DigitalBooker käyttövinkit

Voit saada varausvahvistuksia samoista varauksista useaan kertaan, jos sinulla on sähköpostiosoitteesi useassa paikassa.       Huomioithan että jos olet myös lisännyt sähköpostiosoitteesi toimipisteelle niin tällöin on mahdollisuus että varausvahvistukset tulevat muutaman kerran. Jos kumminkin haluat pitää toimipisteen asetuksissa sähköpostiosoitteen, mutta et halua useaan kertaan viestejä, niin silloin kannattaa ottaa Viestitys-asetuksista ( Lähetä viesti työntekijälle ) pois käytöstä.     

Kun selaimeesi on tullut tällainen ilmoitus että salasanasi on vaarantunut Varaaheti.fi-sivustolla. Kyse voi olla että sinulla on helposti arvattava salasana.    Digitalbooker on palveluntarjoaja ja teidän pitäisi ottaa yhteyttä yritykseen kenen ajanvarausjärjestelmään olette rekisteröitynyt. Jokainen meidän asiakkaamme omistavat asiakasrekisterinsä.    Voitte tarkastaa teidän sähköpostistanne, kirjoittamalla noreply@digitalbooker.com, jos on tullut sähköposteja järjestelmästä johon olette rekisteröityneet.

Epäaktiivisia käyttäjiä saa poistettua seuraavasti:   Mene kohtaan Käyttäjät, ja klikkaa vasemmalta alakulmasta rattaan kuvaa.    Valitse tästä aukeavasta valikosta alin, "Poista passiiiviset käyttäjät". Tämän jälkeen saat valittua haluatko poistaa käyttäjät, jotka ovat olleet passiivisia 1,2 vai 3 vuotta.      Ennen  käyttäjien poistamista, voit vielä estää yksittäisten käyttäjien poiston valitsemalla ne listasta. Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset listaan, vahvista käyttäjien poisto klikkaamalla "Poista" .

Katso video-ohje käyttöoikeuksien määrittelemisestä

Toimipisteiden avulla asiakkaasi voi varata DigitalBookerin kautta ajan mistä tahansa toimipisteestäsi. Katso ohjevideo toimipisteen luomisesta

Mitä tapahtuu, jos lasku ei tule perille lakon vuoksi?  Verkkolaskuihin ja sähköpostitse lähetettäviin laskuihin Postin lakko ei vaikuta, mutta postissa tulevat laskut ja maksuvaatimukset voivat viivästyä huomattavasti.   Yritämme parhaamme mukaan huomioida lakon mahdolliset vaikutukset viivästyneisiin maksusuorituksiin. Lakon vuoksi myöhästyneistä maksusuorituksista emme tietenkään peri asiakkailta muistutusmaksuja tai viivästyskorkoja.     Suosittelemme asiakkaitamme siirtymään viimeistään nyt verkkolaskutukseen tai sähköpostilaskujen lähettämiseen   ja vastaanottoon . DigitalBooker-asiakkaat voivat tehdä osoitteenmuutoksen  kirjautumalla DigitalBookeriin > Asetukset > Muokkaa järjestelmäasetuksia > ks. kohta laskutustiedot.  Huomaathan, että voidaksemme lähettää laskun verkkolaskuna, tulee käytössämme teknisistä syistä olla myös postiosoite.

1. Luo työntekijä Aloita luomalla työntekijä - joko itsesi tai työntekijäsi. Mene kohtaan Hallinta > Työntekijät > Uusi työntekijä > Luo käyttäjä. Muista määrittää työntekijän työajat ja toimipisteen jossa hän työskentelee.   2. Luo varattava palvelu tai tunti Varattavia asioita luodaan kohdasta Hallinta > Palvelut > Uusi palvelu. Tässä voit määritellä samalla palvelun keston ja hinnan.   Jos tarvitset tunteja, saat ne käyttöön kohdasta Asetukset > App Store > Tunnit. Mene sitten Hallinta > Tuntityypit > Uusi tunti.   3. Yhdistä työntekijä palveluun tai tuntiin Yhdistä työntekijä ja palvelu kohdasta Hallinta > Palvelut ( tai tuntityypit) > Muokkaa palvelua (tai tuntia)  > Työntekijät .   4. Tarkasta asiakkaan kalenterinäkymä Mene asiakkaan näkymään kohdasta Www ja tarkasta, että varattava palvelu on ilmestynyt kalenteriin. Mikäli näin ei ole, tarkasta vielä että olet tehnyt aiemmat kohdat.

DigitalBookerista löytyy iCal -lisäominaisuus, jonka avulla saat omaan iPhone kalenteriisi DigitalBookerissa olevat varaukset. Tämä synkronointi toimii vain yhteen suuntaan eli voit ainoastaan noutaa DigitalBooker järjestelmässäsi olevat varaustiedot omaan kalenteriisi. Jos haluat noutaa varaustietoja Googlen kalenteriin, niin löydät ohjeet täältä.   Oletuksena iCal-linkki synkronisoi työntekijän kohdalla 90 päivää tulevaisuuteen ja 0 päivää menneisyydestä.    Tarkista ensiksi että iCalendar -lisäosa on aktivoitu DigitalBookerin AppStoresta.   1. Aloita kopioimalla WebCal -linkki talteen. Jos haluat kaikki toimipisteesi varaustiedot näkyviin iPhonen kalenteriisi, niin siirry Hallinta -> Toimipisteet ja kopioi toimipisteen tiedoista oikea iCal -linkki. Jos haluat omat varaustiedot näkyviin iPhonen kalenteriisi, niin siirry Hallinta -> Työntekijät ja kopioi omasta työntekijäprofiilista iCal -linkki.   2. Valitse iPhonesta Asetukset ja sieltä edelleen Salasanat ja tilit   3. Valitse avautuvasta ikkunasta Lisää tili   4. Valitse tilivaihtoehdoista Muu   5. Valitse seuraavasta näkymästä Lisää tilattu kalenteri   6. Liitä iCal linkki Palvelin kenttään ja siirry Seuraava painikkeella eteenpäin   7. Nyt iPhonen kalenterista löytyy DigitalBooker varaustiedot. 

Näin lisäät linkin tietosuojaselosteeseen.

Digitalbooker on mahdollísta liittää kolmeen eri kassaan tällä hetkellä.   Passeli Kassa SKJ Jeemly ja Flowvy Kaunotar Kassa Lisäksi voidaan laskuttaa suoraan asiakkaita Netvisorin integraation kanssa.   Passeli Kassa   Mennään Digitalbookerissa Asetukset välilehdelle ja App storeen, täältä otetaan käyttöön API-avaimet. Kun nämä on otettu käyttöön ilmestyy vasempaan reunaan api-avaimet sivu.   Aukaistaan API-avaimet kohta vasemmalta ja painetaan Lisää API-avain, annetaan sopiva tunniste esimerkiksi Passeli Kassa ja painetaan Generoi avain. Nyt juuri luodut avaimet kopioidaan Passeli Kassaan.                    Aukaistaan Passeli ja valitaan Kassa -> Kassan ohjaustiedot ja Digitalbooker välilehti.  Järjestelmän nimi -> varaaheti.fi/ jälkeen tuleva osoite Tunniste kopioidaan Digitalbookerissa luodusta avaimesta Salasana kopioidaan Digitalbookerissa luodusta avaimesta Tämän jälkeen voidaan valita toimipiste missä kassaa käytetään                                 SKJ Jeemly ja Flowvy   Mennään Digitalbookerissa Asetukset välilehdelle ja App storeen, täältä otetaan käyttöön API-avaimet. Kun tämä on otettu käyttöön ilmestyy vasempaan reunaan api-avaimet sivu.   Aukaistaan API-avaimet kohta vasemmalta ja painetaan Lisää API-avain, annetaan sopiva tunniste esimerkiksi SKJ ja painetaan Generoi avain.    Toiminta Liittymä hakee DigitalBookerista DigitalBookerin APIa käyttäen varauksia ja niiden sisältämiä asiakastietoja. Kun asiakas (tai myyjäliikkeen henkilö) tekee varauksen, tallennetaan varaukselle aina joku asiakkuus. Asiakkuus voi olla joko tallennettu tai väliaikainen. SKJ:n kannalta ei ole merkitystä, onko asiakkuus tallennettu vai väliaikainen, tärkeintä on se, että henkilöllä on puhelinnumero. Puhelinnumeron perusteella tehdään täsmäytys asiakasrekisteriin: Jos järjestelmästä ei löydy puhelinnumerolla asiakkuutta, se perustetaan, jos ei, käytetään puhelinnumeron perusteella löydettyä asiakkuutta. Mikäli löytyy useammalta asiakkaalta sama puhelinnumero, käytetään ensimmäistä löydettyä. Tämän jälkeen löydetylle (tai perustetulle) asiakkaalle lisätään asiakasteksteihin uusi otsikko muodolla YYYY-MM-DD HH:MM - Tuote eli esimerkiksi '2017-05-02 13:00 - Palvelutyö'. Tämän jälkeen tuon tekstiotsikon alle voidaan syöttää käynnin muistiinpanot. Käyttöönotto Hae   digitalbooker.pas ja digitalbookerconfig.pas  tiedosto käyttöösi (saat nämä tilauksen yhteydessä) ja tallenna tiedostot winskj-hakemistoon Muokkaa digitalbookerconfig.pas -tiedostoa esim notepadillä ja aseta sinne asetukset: dbname :=   'TIETOKANTA' ;   // Tietokanta, johon tietoja päivitetään bookingsurl :=   '/ZZZ/fi/api/bookings' ;   // apin tarkempi endpoint getdays :=   10 ;   // kuinka monen päivän ajalta haetaan tietoja user :=   'XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX' ;   // api user pass :=   'YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY' ;   // api pass SKJ-tietokannan nimi määritellään käyttäjän ympäristön mukaan bookingsurl, user ja pass -tiedot saat DigitalBookerilta: bookingsurl on siis API-osoite ilman https://varaaheti.fi -alkua user on tunniste pass on salasana Määritä kuinka monen päivän tiedot aina kerralla haetaan Jos tietoja haetaan esim päivittäin, teoriassa tähän riittäisi 1 päivä, mutta vikasietoisuuden takia se kannattaa olla hieman enemmän Tallenna tiedosto Nyt liittymä voidaan ajaa komennolla: skjscript.exe /F:digitalbooker.pas /RUN Tämä komento voidaan ajastaa suoritettavaksi sopivin väliajoin tai vaihtoehtoisesti lisätä esim WinSKJ -päävalikkoon seuraavasti: Lisää skj.ini-tiedostoon seuraavat rivit: [PAINIKE1] Tyyppi=SUORITA Otsikko=Hae$Digital$Booker Parametri=c:\winskj\skjscript.exe;/F:digitalbooker.pas /RUN Fonttinimi=Arial Fonttikoko= 8   [PAINIKE2] Tyyppi=SUORITA Otsikko=Digital$Booker$loki Parametri=c:\winskj\tail.exe;-f -n   50   skjscript.log Fonttinimi=Arial Fonttikoko= 8 Ensimmäinen nappi siis suorittaa varsinaisen liittymän ja toisesta napista saadaan lokitiedostot näkyviin (mm. vikatilanteiden selvittämistä varten) Napit näkyvät seuraavasti päävalikossa:   Kaunotar Kassa   Mennään Digitalbookerissa Asetukset välilehdelle ja App storeen, täältä otetaan käyttöön Kaunotar Kassa. Kun tämä on otettu käyttöön mennään vasemmasta reunasta Tiedot välilehdelle ja valitaan muokkaustila. Etsitään kohta Kaunotar Kassa URL ja syötetään tähän kassan IP-osoite.         Netvisor   Integraatiossa yhdistyy kaksi päivittäistä työtä tehostavaa järjestelmää. Integraation avulla siirrät DigitalBookerin varausjärjestelmässä tehdyt varaukset helposti Netvisoriin myyntilaskuiksi. Voit hoitaa laskujen lähetyksen ja saatavien seurannan Netvisorissa. DigitalBookerista voidaan siirtää vahvistettuja ja maksamattomia varauksia laskuiksi Varattavat palvelut tai resurssit (esimerkiksi kokoushuoneet) siirtyvät Netvisoriin tuotteiksi Laskujen siirron yhteydessä asiakastiedot siirtyvät ja päivittyvät DigitalBookerista Netvisoriin Netvisorista siirretään tieto suoritetuista maksuista DigitalBookeriin Integraatioliittymän käyttöönotto tapahtuu ohjatusti Netvisorin kautta. Integraation käyttö on veloituksetonta vuoden 2018 loppuun asti.   Tarkat ohjeet löytyvät Netvisorin tukisivuilta  

Jos haluat että asiakkaasi pääsevät jonottamaan tunneille, voit ottaa App Storesta käyttöön Odotuslista tunneille-osion.   Odotuslista mahdollistaa asiakkaille jonotustoiminnon tunneille. Jokainen odottaja saa jonotusnumeron ja henkilöille ilmoitetaan sähköpostitse jos edeltävä henkilö peruu varauksensa.   Huomaa että jonotusapp toimii tällä hetkellä ainoastaan tunneilla, eli EI esim. kursseilla.  Olemme saaneet paljon toiveita siitä että tämä saataisiin toimimaan myös kursseilla, ja asia on kehityksen alla.     Kun otat jonotuksen käyttöön, toimii se silloin kaikissa tunneissa automaattisesti ja näkyy asiakaspuolella tunnin kohdalla. Eli mikäli tunti on jo täynnä, voi asiakas halutessaan ilmoittautua jonoon kyseiselle tunnille.     Kun asiakas klikkaa itsensä jonotuslistalle, näkee hän heti kuinka monta jonossa on ennen häntä.

Jos sinulla on toimipaikassasi yksi sali, joka voidaan jakaa kahteen osaan liikuntatuntien pitämiseksi tai esimerkiksi iso liikuntasali jaetaan kahteen sulkapallokentäksi, niin voit sen tehdä DigitalBookerin Resurssisäännöillä.   Aktivoi ensiksi App Storesta Resurssisäännöt toiminnallisuus aktiiviseksi.   Alla on esimerkki jossa minulla on yksi Liikuntasali ja jaan sen kahteen osaan eli Sali1 ja Sali2 nimisiksi saleiksi.    1. Avaa Hallinta näkymästä Resurssit auki ja luo uudet resurssit yläpalkin + kuvakkeesta.       2. Muokkaa uusia Sali1 ja Sali2 resursseja siten että määrität Eston varsinaiseen Liikuntasaliin. Tämän avulla varmistetaan se, että Liikuntasalia ei voida varata käyttöön jos jompi kumpi puoliskoista on jo varattuna.        

Yli 30 päivää tilapäisellä tilillä tehdyt varaukset anonymisoituvat automaattisesti. Varaustiedot, palvelutiedot ym. jäävät talteen, mutta asiakkaan henkilötiedot katoavat.   Esimerkiksi kalenterissa lukee hiustenleikkaus, mutta Maija Virtanen on nyt Anonymous Anonymous.       Tämä johtuu toukokuussa 2018 voimaan tulleesta tietosuojalaista (GDPR).    Kun tiedot ovat anonymisoitu, niitä EI ole enää mahdollista saada takaisin.   Asiakkaat, jotka ovat tehneet varauksen tilillä ja rekisteröityneet ajanvarausjärjetelmään, voidaan myös anonymisoida tarvittaessa Digital Bookerin admin-käyttäjän tilillä.

Täyttökuviota ja Täyttöaikoja käytetään kun halutaan määrittää mitä aikoja asiakkaille tarjotaan varattavaksi kun asiakkaat tekevät aikavarauksia suoraan resurssille.        Esimerkiksi "60,30" tarkoittaa että kellonajat joihin "Täyttökuvio" ei ole vaikuttanut (tai jos täyttökuvio on jätetty tyhjäksi) täytetään ensisijaisesti 60 minuutin ajoilla ja kun niitä ei enää mahdu niin 30 minuutin ajoilla.  Jos resurssi on varattavissa aina esim. 60 min kerrallaan, ei näihin kohtiin tarvitse laittaa mitään.   Jos teillä on tarve myydä eripituisia aikoja resursseille eri kellonaikoina (esim klo 8-12 on varattavissa vain 30 min aikoja ja klo 12-16 60 min aikoja) tulee tämä tehdä "täyttökuvioon" seuraavasti:         Yläpuolella näkyy esimerkki miten resurssit ovat varattavissa asiakasnäkymässä kun muutokset on tehty.     Muista myös laittaa yrityksesi toimipisteisiin oikeat aukioloajat, jotta asiakasnäkymä näyttää oikealta.  

Mikäli haluat että työntekijä/käyttäjä näkee kirjautuessaan Digital Bookeriin ainoastaan kalenterinäkymän ja sen varaukset, voidaan muuttaa admin-käyttäjän oikeuksia.   Esimerkiksi hotellin yhteydessä on spa ja halutaan että respan työntekijät pääsevät katsomaan span ajanvarauksia. Heille voidaan perustaa Admin puolelle omat tunnukset josta he näkevät ainoastaan kalenterin ja varaukset, mutta eivät pääse muokkaamaan tai poistamaan varauksia.        Kun Admin käyttäjä on perustettu, voit mennä Asetukset välilehdelle -> Käyttöoikeudet. Täältä voidaan valita mitä kyseinen Admin-käyttäjä pääsee näkemään tai muuttamaan.     Voit helposti muuttaa työntekijöidesi Admin oikeuksia vaihtamalla ylhäältä välilehdelle "Admin-käyttäjät". Jotta käyttäjä pääsee kirjautumaan Admin-puolelle, tulee hänellä olla vähintään yksi tähti. Admin-käyttäjä ei tarvitse olla työntekijä.  

V oit lisätä/poistaa käyttäjäryhmistä käyttäjiä linkkaamalla  tietyn  älyryhmän tavalliseen ryhmään.

Jos yksikään asiakas ei ole ostanut kyseistä prepaid-korttia, onnistuu kortin poistaminen painamalla muokkaa prepaid-korttia ja tämän jälkeen "poista"-painiketta.   Jos prepaid-kortteja on jo myyty asiakkaille, onnistuu sen poistaminen seuraavasti: Poistaaksesi prepaid-kortin sinun pitää ensin poistaa varaukset, resurssit ja työntekijät jotka ovat liitoksissa tuntiin.       Jos asiakas on ostanut prepaid kortin ja varannut ajan sitä käyttäen, täytyy varaus poistaa myös kalenterista.         Kun olet poistanut prepaid-kortin takaa varaukset, työntekijät sekä resurssit, voit poistaa kortin nyt kokonaan.   Voit myös väliaikaisesti poistaa kortin asiakasnäkymästä ja palauttaa sen myöhemmin takaisin. Valitse prepaid-kortti ->ota muokkaus käyttöön -> klikkaa kohtiin "näkyvä" ja "ostettavissa verkossa" kohtiin EI.    

Asiakasryhmille voidaan asettaa esimerkiksi alennettuja hintoja tai tiettyjä hintoja halutulle tunnille/palvelulle. Asiakasryhmänä voi olla esim. kanta-asiakkaat jotka saavat jokaisesta palvelusta/tunnista  esimerkiksi 5 €:n alennuksen.      Ryhmiin on helppo lisätä asiakkaita ja poistaminen käy helposti.  Lisätääksesi ryhmäkohtaisia hintoja luo ensin käyttäjäryhmä kohdasta käyttäjät -> Uusi ryhmä.       Mene sitten kohtaan Hallinta -> Palvelut -> Valitse palvelu -> Hinta -> Lisää hinta. Määrittele hinta ja muut tiedot haluamallasi tavalla ja valitse sitten käyttäjäryhmästä oikea ryhmä. Tämä hinta tarjotaan asiakkaalle kun hän on kirjautunut ja kuuluu kyseiseen käyttäjäryhmään. Käyttäjän voi lisätä ryhmään käyttäjän tiedoissa asiakasrekisterissä.       Voit lisätä haluamasi asiakkaan ryhmään milloin vain. Mene kohtaan Käyttäjät -> Valitse oikea asiakas -> Ota muokkaustila käyttöön -> Klikkaa päälle Ryhmät -kohdasta ja tallenna.   Ryhmiä voi luoda niin monta kuin haluat.