We use cookies to collect information on your interaction with our website and combine this with the data you provide us to build a profile so we can show you content tailored to your interests. By accepting, you allow us to collect and process your personal informationas described here.
Epäaktiivisia käyttäjiä saa poistettua seuraavasti:
Mene kohtaan Käyttäjät, ja klikkaa vasemmalta alakulmasta rattaan kuvaa.
Valitse tästä aukeavasta valikosta alin, "Poista passiiiviset käyttäjät". Tämän jälkeen saat valittua haluatko poistaa käyttäjät, jotka ovat olleet passiivisia 1,2 vai 3 vuotta.
Ennen käyttäjien poistamista, voit vielä estää yksittäisten käyttäjien poiston valitsemalla ne listasta. Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset listaan, vahvista käyttäjien poisto klikkaamalla "Poista" .
Mitä tapahtuu, jos lasku ei tule perille lakon vuoksi?
Verkkolaskuihin ja sähköpostitse lähetettäviin laskuihin Postin lakko ei vaikuta, mutta postissa tulevat laskut ja maksuvaatimukset voivat viivästyä huomattavasti. Yritämme parhaamme mukaan huomioida lakon mahdolliset vaikutukset viivästyneisiin maksusuorituksiin. Lakon vuoksi myöhästyneistä maksusuorituksista emme tietenkään peri asiakkailta muistutusmaksuja tai viivästyskorkoja.
Suosittelemme asiakkaitamme siirtymään viimeistään nyt verkkolaskutukseen tai sähköpostilaskujen lähettämiseen ja vastaanottoon . DigitalBooker-asiakkaat voivat tehdä osoitteenmuutoksen kirjautumalla DigitalBookeriin > Asetukset > Muokkaa järjestelmäasetuksia > ks. kohta laskutustiedot. Huomaathan, että voidaksemme lähettää laskun verkkolaskuna, tulee käytössämme teknisistä syistä olla myös postiosoite.
Katso video-ohjeemme
Palveluiden luonti Tuntien luonti
1. Luo työntekijä
Aloita luomalla työntekijä - joko itsesi tai työntekijäsi. Mene kohtaan Hallinta > Työntekijät > Uusi työntekijä > Luo käyttäjä. Muista määrittää työntekijän työajat ja toimipisteen jossa hän työskentelee.
2. Luo varattava palvelu tai tunti
Varattavia asioita luodaan kohdasta Hallinta > Palvelut > Uusi palvelu. Tässä voit määritellä samalla palvelun keston ja hinnan.
Jos tarvitset tunteja, saat ne käyttöön kohdasta Asetukset > App Store > Tunnit. Mene sitten Hallinta > Tuntityypit > Uusi tunti.
3. Yhdistä työntekijä palveluun tai tuntiin
Yhdistä työntekijä ja palvelu kohdasta Hallinta > Palvelut ( tai tuntityypit) > Muokkaa palvelua
(tai tuntia) > Työntekijät .
4. Tarkasta asiakkaan kalenterinäkymä
Mene asiakkaan näkymään kohdasta Www ja tarkasta, että varattava palvelu on ilmestynyt kalenteriin. Mikäli näin ei ole, tarkasta vielä että olet tehnyt aiemmat kohdat.
DigitalBookerista löytyy iCal -lisäominaisuus, jonka avulla saat omaan iPhone kalenteriisi DigitalBookerissa olevat varaukset. Tämä synkronointi toimii vain yhteen suuntaan eli voit ainoastaan noutaa DigitalBooker järjestelmässäsi olevat varaustiedot omaan kalenteriisi. Jos haluat noutaa varaustietoja Googlen kalenteriin, niin löydät ohjeet täältä.
Oletuksena iCal-linkki synkronisoi työntekijän kohdalla 90 päivää tulevaisuuteen ja 0 päivää menneisyydestä.
Tarkista ensiksi että iCalendar -lisäosa on aktivoitu DigitalBookerin AppStoresta.
1. Aloita kopioimalla WebCal -linkki talteen.
Jos haluat kaikki toimipisteesi varaustiedot näkyviin iPhonen kalenteriisi, niin siirry Hallinta -> Toimipisteet ja kopioi toimipisteen tiedoista oikea iCal -linkki.
Jos haluat omat varaustiedot näkyviin iPhonen kalenteriisi, niin siirry Hallinta -> Työntekijät ja kopioi omasta työntekijäprofiilista iCal -linkki.
2. Valitse iPhonesta Asetukset ja sieltä edelleen Salasanat ja tilit
3. Valitse avautuvasta ikkunasta Lisää tili
4. Valitse tilivaihtoehdoista Muu
5. Valitse seuraavasta näkymästä Lisää tilattu kalenteri
6. Liitä iCal linkki Palvelin kenttään ja siirry Seuraava painikkeella eteenpäin
7. Nyt iPhonen kalenterista löytyy DigitalBooker varaustiedot.
Digitalbooker on mahdollísta liittää kolmeen eri kassaan tällä hetkellä.
Passeli Kassa
SKJ Jeemly ja Flowvy
Kaunotar Kassa
Lisäksi voidaan laskuttaa suoraan asiakkaita Netvisorin integraation kanssa.
Passeli Kassa
Mennään Digitalbookerissa Asetukset välilehdelle ja App storeen, täältä otetaan käyttöön API-avaimet. Kun nämä on otettu käyttöön ilmestyy vasempaan reunaan api-avaimet sivu.
Aukaistaan API-avaimet kohta vasemmalta ja painetaan Lisää API-avain, annetaan sopiva tunniste esimerkiksi Passeli Kassa ja painetaan Generoi avain. Nyt juuri luodut avaimet kopioidaan Passeli Kassaan.
Aukaistaan Passeli ja valitaan Kassa -> Kassan ohjaustiedot ja Digitalbooker välilehti.
Järjestelmän nimi -> varaaheti.fi/ jälkeen tuleva osoite
Tunniste kopioidaan Digitalbookerissa luodusta avaimesta
Salasana kopioidaan Digitalbookerissa luodusta avaimesta
Tämän jälkeen voidaan valita toimipiste missä kassaa käytetään
SKJ Jeemly ja Flowvy
Mennään Digitalbookerissa Asetukset välilehdelle ja App storeen, täältä otetaan käyttöön API-avaimet. Kun tämä on otettu käyttöön ilmestyy vasempaan reunaan api-avaimet sivu.
Aukaistaan API-avaimet kohta vasemmalta ja painetaan Lisää API-avain, annetaan sopiva tunniste esimerkiksi SKJ ja painetaan Generoi avain.
Toiminta
Liittymä hakee DigitalBookerista DigitalBookerin APIa käyttäen varauksia ja niiden sisältämiä asiakastietoja.
Kun asiakas (tai myyjäliikkeen henkilö) tekee varauksen, tallennetaan varaukselle aina joku asiakkuus. Asiakkuus voi olla joko tallennettu tai väliaikainen. SKJ:n kannalta ei ole merkitystä, onko asiakkuus tallennettu vai väliaikainen, tärkeintä on se, että henkilöllä on puhelinnumero.
Puhelinnumeron perusteella tehdään täsmäytys asiakasrekisteriin: Jos järjestelmästä ei löydy puhelinnumerolla asiakkuutta, se perustetaan, jos ei, käytetään puhelinnumeron perusteella löydettyä asiakkuutta. Mikäli löytyy useammalta asiakkaalta sama puhelinnumero, käytetään ensimmäistä löydettyä.
Tämän jälkeen löydetylle (tai perustetulle) asiakkaalle lisätään asiakasteksteihin uusi otsikko muodolla YYYY-MM-DD HH:MM - Tuote eli esimerkiksi '2017-05-02 13:00 - Palvelutyö'. Tämän jälkeen tuon tekstiotsikon alle voidaan syöttää käynnin muistiinpanot.
Käyttöönotto
Hae digitalbooker.pas ja digitalbookerconfig.pas tiedosto käyttöösi (saat nämä tilauksen yhteydessä) ja tallenna tiedostot winskj-hakemistoon
Muokkaa digitalbookerconfig.pas -tiedostoa esim notepadillä ja aseta sinne asetukset:
dbname := 'TIETOKANTA' ; // Tietokanta, johon tietoja päivitetään
bookingsurl := '/ZZZ/fi/api/bookings' ; // apin tarkempi endpoint
getdays := 10 ; // kuinka monen päivän ajalta haetaan tietoja
user := 'XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX' ; // api user
pass := 'YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY' ; // api pass
SKJ-tietokannan nimi määritellään käyttäjän ympäristön mukaan
bookingsurl, user ja pass -tiedot saat DigitalBookerilta:
bookingsurl on siis API-osoite ilman https://varaaheti.fi -alkua
user on tunniste
pass on salasana
Määritä kuinka monen päivän tiedot aina kerralla haetaan
Jos tietoja haetaan esim päivittäin, teoriassa tähän riittäisi 1 päivä, mutta vikasietoisuuden takia se kannattaa olla hieman enemmän
Tallenna tiedosto
Nyt liittymä voidaan ajaa komennolla:
skjscript.exe /F:digitalbooker.pas /RUN
Tämä komento voidaan ajastaa suoritettavaksi sopivin väliajoin tai vaihtoehtoisesti lisätä esim WinSKJ -päävalikkoon seuraavasti:
Lisää skj.ini-tiedostoon seuraavat rivit:
[PAINIKE1]
Tyyppi=SUORITA
Otsikko=Hae$Digital$Booker
Parametri=c:\winskj\skjscript.exe;/F:digitalbooker.pas /RUN
Fonttinimi=Arial
Fonttikoko= 8
[PAINIKE2]
Tyyppi=SUORITA
Otsikko=Digital$Booker$loki
Parametri=c:\winskj\tail.exe;-f -n 50 skjscript.log
Fonttinimi=Arial
Fonttikoko= 8
Ensimmäinen nappi siis suorittaa varsinaisen liittymän ja toisesta napista saadaan lokitiedostot näkyviin (mm. vikatilanteiden selvittämistä varten)
Napit näkyvät seuraavasti päävalikossa:
Kaunotar Kassa
Mennään Digitalbookerissa Asetukset välilehdelle ja App storeen, täältä otetaan käyttöön Kaunotar Kassa. Kun tämä on otettu käyttöön mennään vasemmasta reunasta Tiedot välilehdelle ja valitaan muokkaustila. Etsitään kohta Kaunotar Kassa URL ja syötetään tähän kassan IP-osoite.
Netvisor
Integraatiossa yhdistyy kaksi päivittäistä työtä tehostavaa järjestelmää. Integraation avulla siirrät DigitalBookerin varausjärjestelmässä tehdyt varaukset helposti Netvisoriin myyntilaskuiksi. Voit hoitaa laskujen lähetyksen ja saatavien seurannan Netvisorissa.
DigitalBookerista voidaan siirtää vahvistettuja ja maksamattomia varauksia laskuiksi
Varattavat palvelut tai resurssit (esimerkiksi kokoushuoneet) siirtyvät Netvisoriin tuotteiksi
Laskujen siirron yhteydessä asiakastiedot siirtyvät ja päivittyvät DigitalBookerista Netvisoriin
Netvisorista siirretään tieto suoritetuista maksuista DigitalBookeriin
Integraatioliittymän käyttöönotto tapahtuu ohjatusti Netvisorin kautta. Integraation käyttö on veloituksetonta vuoden 2018 loppuun asti.
Tarkat ohjeet löytyvät Netvisorin tukisivuilta
Jos haluat että asiakkaasi pääsevät jonottamaan tunneille, voit ottaa App Storesta käyttöön Odotuslista tunneille-osion.
Odotuslista mahdollistaa asiakkaille jonotustoiminnon tunneille. Jokainen odottaja saa jonotusnumeron ja henkilöille ilmoitetaan sähköpostitse jos edeltävä henkilö peruu varauksensa.
Huomaa että jonotusapp toimii tällä hetkellä ainoastaan tunneilla, eli EI esim. kursseilla.
Olemme saaneet paljon toiveita siitä että tämä saataisiin toimimaan myös kursseilla, ja asia on kehityksen alla.
Kun otat jonotuksen käyttöön, toimii se silloin kaikissa tunneissa automaattisesti ja näkyy asiakaspuolella tunnin kohdalla. Eli mikäli tunti on jo täynnä, voi asiakas halutessaan ilmoittautua jonoon kyseiselle tunnille.
Kun asiakas klikkaa itsensä jonotuslistalle, näkee hän heti kuinka monta jonossa on ennen häntä.
Jos sinulla on toimipaikassasi yksi sali, joka voidaan jakaa kahteen osaan liikuntatuntien pitämiseksi, niin voit sen tehdä DigitalBookerin Resurssisäännöillä.
Aktivoi ensiksi App Storesta Resurssisäännöt toiminnallisuus aktiiviseksi.
Alla on esimerkki jossa minulla on yksi Liikuntasali ja jaan sen kahteen osaan eli Sali1 ja Sali2 nimisiksi saleiksi.
1. Avaa Hallinta näkymästä Resurssit auki ja luo uudet resurssit yläpalkin + kuvakkeesta.
2. Muokkaa uusia Sali1 ja Sali2 resursseja siten että määrität Eston varsinaiseen Liikuntasaliin. Tämän avulla varmistetaan se, että Liikuntasalia ei voida varata käyttöön jos jompi kumpi puoliskoista on jo varattuna.
3. Lisää tunnit kalenteriin oikeille resursseille ja huomaat että Liikuntasaliin ilmaantuu harmaa estovaraus, joka estää kokosalin varaamisen.
4. Lopuksi vielä näkymä asiakasnäkymän puolelta, jossa nähdään että kaksi tuntia on samaan aikaan, mutta eri saleissa.
Yli 30 päivää tilapäisellä tilillä tehdyt varaukset anonymisoituvat automaattisesti. Varaustiedot, palvelutiedot ym. jäävät talteen, mutta asiakkaan henkilötiedot katoavat.
Esimerkiksi kalenterissa lukee hiustenleikkaus, mutta Maija Virtanen on nyt Anonymous Anonymous.
Tämä johtuu toukokuussa 2018 voimaan tulleesta tietosuojalaista (GDPR).
Kun tiedot ovat anonymisoitu, niitä EI ole enää mahdollista saada takaisin.
Asiakkaat, jotka ovat tehneet varauksen tilillä ja rekisteröityneet ajanvarausjärjetelmään, voidaan myös anonymisoida tarvittaessa Digital Bookerin admin-käyttäjän tilillä.
Mainoiskampanjaasi varten voit lisätä varaaheti-sivuillesi vievän linkin perään kampanjakoodin, jonka avulla voit tarkkailla kuinka moni asiakas on varannut ajan mainoksesi kautta; eli voit seurata mainostesi tehokkuutta suoraan DigitalBookkerista.
Täyttökuviota ja Täyttöaikoja käytetään kun halutaan määrittää mitä aikoja asiakkaille tarjotaan varattavaksi kun asiakkaat tekevät aikavarauksia suoraan resurssille.
Esimerkiksi "60,30" tarkoittaa että kellonajat joihin "Täyttökuvio" ei ole vaikuttanut (tai jos täyttökuvio on jätetty tyhjäksi) täytetään ensisijaisesti 60 minuutin ajoilla ja kun niitä ei enää mahdu niin 30 minuutin ajoilla.
Jos resurssi on varattavissa aina esim. 60 min kerrallaan, ei näihin kohtiin tarvitse laittaa mitään.
Jos teillä on tarve myydä eripituisia aikoja resursseille eri kellonaikoina (esim klo 8-12 on varattavissa vain 30 min aikoja ja klo 12-16 60 min aikoja) tulee tämä tehdä "täyttökuvioon" seuraavasti:
Yläpuolella näkyy esimerkki miten resurssit ovat varattavissa asiakasnäkymässä kun muutokset on tehty.
Muista myös laittaa yrityksesi toimipisteisiin oikeat aukioloajat, jotta asiakasnäkymä näyttää oikealta.
Mikäli haluat että työntekijä/käyttäjä näkee kirjautuessaan Digital Bookeriin ainoastaan kalenterinäkymän ja sen varaukset, voidaan muuttaa admin-käyttäjän oikeuksia.
Esimerkiksi hotellin yhteydessä on spa ja halutaan että respan työntekijät pääsevät katsomaan span ajanvarauksia. Heille voidaan perustaa Admin puolelle omat tunnukset josta he näkevät ainoastaan kalenterin ja varaukset, mutta eivät pääse muokkaamaan tai poistamaan varauksia.
Kun Admin käyttäjä on perustettu, voit mennä Asetukset välilehdelle -> Käyttöoikeudet.
Täältä voidaan valita mitä kyseinen Admin-käyttäjä pääsee näkemään tai muuttamaan.
Voit helposti muuttaa työntekijöidesi Admin oikeuksia vaihtamalla ylhäältä välilehdelle "Admin-käyttäjät". Jotta käyttäjä pääsee kirjautumaan Admin-puolelle, tulee hänellä olla vähintään yksi tähti. Admin-käyttäjä ei tarvitse olla työntekijä.
Jos yksikään asiakas ei ole ostanut kyseistä prepaid-korttia, onnistuu kortin poistaminen painamalla muokkaa prepaid-korttia ja tämän jälkeen "poista"-painiketta.
Jos prepaid-kortteja on jo myyty asiakkaille, onnistuu sen poistaminen seuraavasti:
Poistaaksesi prepaid-kortin sinun pitää ensin poistaa varaukset, resurssit ja työntekijät jotka ovat liitoksissa tuntiin.
Jos asiakas on ostanut prepaid kortin ja varannut ajan sitä käyttäen, täytyy varaus poistaa myös kalenterista.
Kun olet poistanut prepaid-kortin takaa varaukset, työntekijät sekä resurssit, voit poistaa kortin nyt kokonaan.
Voit myös väliaikaisesti poistaa kortin asiakasnäkymästä ja palauttaa sen myöhemmin takaisin.
Valitse prepaid-kortti ->ota muokkaus käyttöön -> klikkaa kohtiin "näkyvä" ja "ostettavissa verkossa" kohtiin EI.
Asiakasryhmille voidaan asettaa esimerkiksi alennettuja hintoja tai tiettyjä hintoja halutulle tunnille/palvelulle. Asiakasryhmänä voi olla esim. kanta-asiakkaat jotka saavat jokaisesta palvelusta/tunnista esimerkiksi 5 €:n alennuksen.
Ryhmiin on helppo lisätä asiakkaita ja poistaminen käy helposti. Lisätääksesi ryhmäkohtaisia hintoja luo ensin käyttäjäryhmä kohdasta käyttäjät -> Uusi ryhmä.
Mene sitten kohtaan Hallinta -> Palvelut -> Valitse palvelu -> Hinta -> Lisää hinta. Määrittele hinta ja muut tiedot haluamallasi tavalla ja valitse sitten käyttäjäryhmästä oikea ryhmä. Tämä hinta tarjotaan asiakkaalle kun hän on kirjautunut ja kuuluu kyseiseen käyttäjäryhmään. Käyttäjän voi lisätä ryhmään käyttäjän tiedoissa asiakasrekisterissä.
Voit lisätä haluamasi asiakkaan ryhmään milloin vain. Mene kohtaan Käyttäjät -> Valitse oikea asiakas -> Ota muokkaustila käyttöön -> Klikkaa päälle Ryhmät -kohdasta ja tallenna.
Ryhmiä voi luoda niin monta kuin haluat.
Verkkomaksujen käyttöönotto on helppoa. Täytä vain kaikki vaadittavat kohdat huolellisesti. Tässä muutama vinkki sopimuksen täyttämiseen:
SOPIMUSTYYPPI JA YRITYS:
Käytäthän aina sopimustyyppiä: Verkkokauppa.
Y-tunnus ja osoitetiedot tulevat automaattisesti omasta Digitalbookeristasi
MITÄ YRITYKSESI TEKEE JA YHTEYSHENKILÖ:
Täytä yrityksen tiedot mahdollisimman tarkasti
Tarkistathan vielä, että tiedot ovat oikein
OMISTUSRAKENNE:
Täytä omistusrakenne ja omistajan/omistajien tiedot:
ARVIOITU LIIKEVAIHTO:
Seuraavaksi sinun tulee arvioida liikevaihto niin tarkasti kuin mahdollista.
Arvioithan myös korttimaksujen osuuden kokonaisliikevaihdosta
Valitse kohta "otan vastaan ennakkomaksuja". Kohta saatta olla valittuna myös oletuksena
Kuvassa olevaa kahta viimeistä kohtaa ei tarvitse valita
PALVEUN TIEDOT, VERKKOMAKSU JA MAKSUTAVAT:
Täytäthän kaikki Palvelun tiedot-otsikon alla olevat kentät. Täytettävät kentät on merkitty kuvaan punaisella
Jätä muut kentät tyhjäksi
LISÄPALVELUT JA MAKSUKANAVAAN LIITTÄMINEN:
Lisäpalveluita ei tarvitse valita käyttöönoton yhteydessä vaan voit tehdä sen myöhemminkin. Lisäpalvelut laskuttaa Bambora kuukausittain.
Valitse kohta: liitetäänkö tunnus maksukanavaan ja syötä kenttään tunnus 10731
TILINUMERO JA SIVUSTON TIEDOT :
Seuraavaksi sinun tulee syöttää tilinumerosi maksuja varten. Tähän tilinumeroon tilitetään maksut, jotka asiakkaasi maksaa verkossa.
Tarkasta että varaaheti-järjestelmäsi osoite on oikein sekä URL kohdassa ja TEST-URL kohdassa, https://varaaheti.fi/oma sivun url
Muut tiedot-kohdassa oleva lisätietokenttä on täytetty valmiiksi SEURAAVAKSI VOIT SIIRTYÄ ALLEKIRJOITTAMAAN SOPIMUKSEN :
Allekirjoituksen voi tehdä vain taho, joka on yrityksessä nimenkirjoitusoikeudellinen
Lue tarkasti Poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvä kuvaus klikkaamalla otsikon vieressä olevaa kysymysmerkkiä ja toimi ohjeiden mukaisesti.
Lopuksi voit siirtyä allekirjoittamaan sopimusta
Voitte liittää kuvan työntekijä profiiliin alla olevien ohjeiden mukaan.
Kohdasta Hallinta - Työntekijät
Valitse työntekijä - Ei muokkaustilaan
Klikkaa kuvasta ja tämän jälkeen voitte raahata tai noutaa tiedostosta kuvan
Muistattehan vielä lopuksi käydä Varausnäkymät-kohdassa valitsemassa - Näytä työntekijöiden kuvat- Tallenna
Jos käytössä useampia varausnäkymiä. Huomaattehan muokata kaikkiin varauskategorioihin näkyväksi työntekijöiden kuvat