DigitalBooker käyttövinkit

Kaikkien työntekijöiden näyttäminen yhdessä näkymässä

Mistä löydän käyttöehdot? Miten käyttöehdot hyväksytään?

En halua vielä käyttää järjestelmää. Kuinka estän asiakkaan varaukset?

Ei tarvitse. Voit kuitenkin halutessasi aktivoida kyseisen asetuksen helposti.

Tarkista työntekijän työaikojen voimassaolo.

Jokaiselle yritykselle tai asiakkaalle pitää luoda oma toimipiste.

  Lisää Google Analytics seurantakoodi kohdassa Www > Tiedot > Google Analytics seurantakoodi. Voit myös käyttää Google Tag Manageria ja lisätä Google Tag Manager koodiin Analytics koodin alapuolella olevaan kenttään.   Huomaathan että Google Analytics ei ole mahdollista Digitalbooker Easyssä.  

Maksimäärää varauksia päivässä voi ja kannattaa rajoittaa.

  Voitte liittää kuvan työntekijä profiiliin alla olevien ohjeiden mukaan.   Kohdasta Hallinta - Työntekijät Valitse työntekijä - Ei muokkaustilaan Klikkaa kuvasta ja tämän jälkeen voitte raahata tai noutaa tiedostosta kuvan     Muistattehan vielä lopuksi käydä Varausnäkymät-kohdassa valitsemassa -  Näytä työntekijöiden kuvat- Tallenna Jos käytössä useampia varausnäkymiä. Huomaattehan muokata kaikkiin varauskategorioihin näkyväksi työntekijöiden kuvat        

Asiakasryhmille voidaan asettaa esimerkiksi alennettuja hintoja tai tiettyjä hintoja halutulle tunnille/palvelulle. Asiakasryhmänä voi olla esim. kanta-asiakkaat jotka saavat jokaisesta palvelusta/tunnista  esimerkiksi 5 €:n alennuksen.      Ryhmiin on helppo lisätä asiakkaita ja poistaminen käy helposti.  Lisätääksesi ryhmäkohtaisia hintoja luo ensin käyttäjäryhmä kohdasta käyttäjät -> Uusi ryhmä.       Mene sitten kohtaan Hallinta -> Palvelut -> Valitse palvelu -> Hinta -> Lisää hinta. Määrittele hinta ja muut tiedot haluamallasi tavalla ja valitse sitten käyttäjäryhmästä oikea ryhmä. Tämä hinta tarjotaan asiakkaalle kun hän on kirjautunut ja kuuluu kyseiseen käyttäjäryhmään. Käyttäjän voi lisätä ryhmään käyttäjän tiedoissa asiakasrekisterissä.       Voit lisätä haluamasi asiakkaan ryhmään milloin vain. Mene kohtaan Käyttäjät -> Valitse oikea asiakas -> Ota muokkaustila käyttöön -> Klikkaa päälle Ryhmät -kohdasta ja tallenna.   Ryhmiä voi luoda niin monta kuin haluat.

Mitä varaustyyppejä DigitalBookerissa on? Miten tunnit, palvelut ja resurssit erovat toisistaan?

Jos yksikään asiakas ei ole ostanut kyseistä prepaid-korttia, onnistuu kortin poistaminen painamalla muokkaa prepaid-korttia ja tämän jälkeen "poista"-painiketta.   Jos prepaid-kortteja on jo myyty asiakkaille, onnistuu sen poistaminen seuraavasti: Poistaaksesi prepaid-kortin sinun pitää ensin poistaa varaukset, resurssit ja työntekijät jotka ovat liitoksissa tuntiin.       Jos asiakas on ostanut prepaid kortin ja varannut ajan sitä käyttäen, täytyy varaus poistaa myös kalenterista.         Kun olet poistanut prepaid-kortin takaa varaukset, työntekijät sekä resurssit, voit poistaa kortin nyt kokonaan.   Voit myös väliaikaisesti poistaa kortin asiakasnäkymästä ja palauttaa sen myöhemmin takaisin. Valitse prepaid-kortti ->ota muokkaus käyttöön -> klikkaa kohtiin "näkyvä" ja "ostettavissa verkossa" kohtiin EI.    

Mikäli haluat että työntekijä/käyttäjä näkee kirjautuessaan Digital Bookeriin ainoastaan kalenterinäkymän ja sen varaukset, voidaan muuttaa admin-käyttäjän oikeuksia.   Esimerkiksi hotellin yhteydessä on spa ja halutaan että respan työntekijät pääsevät katsomaan span ajanvarauksia. Heille voidaan perustaa Admin puolelle omat tunnukset josta he näkevät ainoastaan kalenterin ja varaukset, mutta eivät pääse muokkaamaan tai poistamaan varauksia.        Kun Admin käyttäjä on perustettu, voit mennä Asetukset välilehdelle -> Käyttöoikeudet. Täältä voidaan valita mitä kyseinen Admin-käyttäjä pääsee näkemään tai muuttamaan.     Voit helposti muuttaa työntekijöidesi Admin oikeuksia vaihtamalla ylhäältä välilehdelle "Admin-käyttäjät". Jotta käyttäjä pääsee kirjautumaan Admin-puolelle, tulee hänellä olla vähintään yksi tähti. Admin-käyttäjä ei tarvitse olla työntekijä.  

Täyttökuviota ja Täyttöaikoja käytetään kun halutaan määrittää mitä aikoja asiakkaille tarjotaan varattavaksi kun asiakkaat tekevät aikavarauksia suoraan resurssille.        Esimerkiksi "60,30" tarkoittaa että kellonajat joihin "Täyttökuvio" ei ole vaikuttanut (tai jos täyttökuvio on jätetty tyhjäksi) täytetään ensisijaisesti 60 minuutin ajoilla ja kun niitä ei enää mahdu niin 30 minuutin ajoilla.  Jos resurssi on varattavissa aina esim. 60 min kerrallaan, ei näihin kohtiin tarvitse laittaa mitään.   Jos teillä on tarve myydä eripituisia aikoja resursseille eri kellonaikoina (esim klo 8-12 on varattavissa vain 30 min aikoja ja klo 12-16 60 min aikoja) tulee tämä tehdä "täyttökuvioon" seuraavasti:         Yläpuolella näkyy esimerkki miten resurssit ovat varattavissa asiakasnäkymässä kun muutokset on tehty.     Muista myös laittaa yrityksesi toimipisteisiin oikeat aukioloajat, jotta asiakasnäkymä näyttää oikealta.  

Jos halutaan synkronoida Digitalbookerin kalenteri Googlen kalenteriin onnistuu se seuraavalla tavalla.   Lataa ensin DigitalBookerista kohdasta App Store > iCalendar ilmainen sovellus, joka tuo ominaisuuden DigitalBookeriin.   Tämän jälkeen mennään valitsemaan työntekijä jonka kalenteri halutaan synkronoida, ja kopioidaan sieltä iCal-kalenterin osoite.    Oletuksena ical linkki synkronisoi työntekijän kohdalla 90 päivää tulevaisuuteen ja 0 päivää menneisyydestä. Tätä aikaväliä voi muuttaa lisäämällä ical osoitteen perään esimerkiksi   ?days_past=30&days_future=60   Jos kyseistä esimerkkiä käytetään niin silloin linkki näyttää viimeisen 30 päivän varaukset ja tulevat 60 päivää varaukset Google kalenterissa.   Toimipisteiden synkronointiväli on maksimissaan 30 päivää kun taas työntekijät ja resurssit ovat maksimissaan 90 päivää     Tämän jälkeen mennään selaimella omaan Google kalenteriin. Valitaan vasemmasta reunasta + merkkiä painamalla esiintulevasta valikosta URL-osoitteesta     Tämän jälkeen tulee esiin kenttä mihin kopioidaan aikaisemmin kopioitu iCal linkki ja painetaan "Lisää kalenteriin"  

Milloin tunneille ilmoittautuneille lähtee vahvistus/peruutus-viesti?

Epäaktiivisia käyttäjiä saa poistettua seuraavasti:   Mene kohtaan Käyttäjät, ja klikkaa vasemmalta alakulmasta rattaan kuvaa.    Valitse tästä aukeavasta valikosta alin, "Poista passiiiviset käyttäjät". Tämän jälkeen saat valittua haluatko poistaa käyttäjät, jotka ovat olleet passiivisia 1,2 vai 3 vuotta.      Ennen  käyttäjien poistamista, voit vielä estää yksittäisten käyttäjien poiston valitsemalla ne listasta. Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset listaan, vahvista käyttäjien poisto klikkaamalla "Poista" .

Mikäli sinulle on resurssivarauksia eli varauksia jotka eivät vaadi läsnäolevaa työntekijää (esim. tennis), toimipisteesi tarvitsee aukioloajat. 

Katso video-ohje käyttöoikeuksien määrittelemisestä

Esto varauksien tekemiselle tiettynä ajankohtana