DigitalBooker käyttövinkit

Kirjaudu sisään DigitalBookeriin kirjautumissivulta.

Mene kohtaan Hallinta -> App Store -> Maksut ja kytke sieltä päälle Verkkomaksut-toiminto (huom. myös Hinnat ja Maksut tulee olla päällä). Katso video-ohje>>

  Digitalbooker ajanvarausjärjestelmän saa upotettua omille verkkosivuilleen Api-rajanpintamme avulla. Voitte toimittaa alla olevan linkin verkkosivujenne ylläpitäjälle upotuksen rakentamista varten.   api.digitalbooker.com

Verkkomaksujen käyttöönotto on helppoa. Täytä vain kaikki vaadittavat kohdat huolellisesti. Tässä muutama vinkki sopimuksen täyttämiseen:   YRITYKSEN PERUSTIEDOT: Y-tunnus ja osoitetiedot tulevat automaattisesti omasta Digitalbookeristasi. Täytä sivulle loput tiedot.     PALVELUN TIEDOT: Kerro tässä lisää yrityksestäsi ja yrityksesi palveluista mahdollisimman tarkasti. Täytä ainakin pakolliset kentät. Sivuston osoite -kohtaan tulee DigitalBookerisi osoite (https://www.varaaheti.fi/omaosoitteesi)     MAKSULIIKENNE: Syötä arvioi liikevaihdosta ja maksuliikenteestä mahdollisimman tarkasti. Arvioitu liikevaihto: Täytä kenttään koko yrityksen arvioitu liikevaihto Arvio palvelun maksuliikenteestä: Arvio DigitalBookerin kautta kulkevasta maksuliikenteestä Palvelun keskiostos: Arvioitu palvelun keskiostos DigitalBookerissa Kallein tuote: Täytä kenttään kalleimman myytävän tuotteen tai palvelun hinta DigitalBookerissa Pankkitiedot: Täytä tähän yrityksen pankkitiedot Kanavaan liittäminen: Valitse ruksi ”Liitä kauppiastunnus maksukanavaan” ja kirjoita Maksukanavan ID -kenttään: 10731   YHTEYS: Täytä tähän yrityksen maksuasioista vastaavan henkilön yhteystiedot. Sähköposti kirjautumista, tilitysraportteja ja tiedotuksia varten: Tässä ilmoitettu sähköposti toimii kirjautumistunnuksena kauppiasportaaliin   MAKSUTAVAT: Jätä Valitse lisäpalvelut-kohdassa olevat kentät tyhjiksi ja valitse suoraan Seuraava. Voit ottaa lisäpalvelut halutessasi käyttöön myöhemmin.     LASKUTUS: Syötä tähän yrityksen laskutustiedot sivun ohjeen mukaan.   OMISTUSRAKENNE : Kerro tässä yrityksen omistusrakenteesta, ja täytä yrityksen edunsaajan tiedot. Yrityksen edunsaaja on henkilö, joka omistaa yrityksestä yli 25 %. Täytä omistusosuus yrityksestä prosentteina. Mikäli kukaan ei omista yrityksestä yli 25 %, valitse täppä ”Kukaan henkilö ei omista yrityksestä yli 25 % ja täytä vaihtoehtoisen edunsaajan tiedot. Lue tarvittaessa lisätietoja sivulta löytyvästä linkistä     VIIMEISTELE:  Täytä lopuksi hakemuksen allekirjoittajan tiedot. Hakemuksen voi allekirjoittaa henkilö, jolla on yritykseen nimenkirjoitusoikeus. Nimenkirjoitusoikeus on ilmoitettu esim. kaupparekisterissä. PEP: PEP-kohdassa lue infolinkin takaa tarkempi määritys PEP-henkilöistä. Täytä kohta vain, jos ehdot täyttyvät!    LOPUKSI: Kun olet valmis ja antanut kaikki tarvittavat tiedot, paina ”Allekirjoita” jolloin pääset sähköisesti allekirjoittamaan ja lähettämään hakemuksen. Seuraa sivulla olevia ohjeita allekirjoittaessasi hakemusta.

Katso nopea video-ohje, kesto 3:54 1. Luo työntekijä Aloita luomalla työntekijä - joko itsesi tai työntekijäsi. Mene kohtaan Hallinta > Työntekijät > Uusi työntekijä > Luo käyttäjä. Muista määrittää samasta kohdasta työntekijän työajat ja toimipisteen jossa hän työskentelee.     2. Luo varattava palvelu tai tunti Varattavia palveluita luodaan kohdasta Hallinta > Palvelut  > Uusi palvelu . Tässä voit määritellä samalla palvelun keston ja hinnan. Huom! Jos tarvitset tunteja, saat ne käyttöön kohdasta Asetukset > App Store > Tunnit. Mene sitten Hallinta > Tuntityypit > Uusi tunti.         3. Yhdistä työntekijä palveluun tai tuntiin Yhdistä työntekijä ja palvelu kohdasta Hallinta > Palvelut ( tai tuntityypit) > Muokkaa palvelua (tai tuntia)  > Työntekijät.     4. Luo varattava tunti kalenteriin (ei koske palveluita) Mene kohtaan Kalenteri ja valitse oikea toimipiste sekä työntekijä. Voit asettaa tunnin toistuvaksi esimerkiksi joka viikko tai joka arkipäivä. Voit myös rajoittaa montako osallistujaa tunnille mahtuu.     5. Tarkasta asiakkaan kalenterinäkymä Mene asiakkaan näkymään kohdasta Www ja tarkasta, että varattava palvelu on ilmestynyt kalenteriin. Mikäli näin ei ole, tarkasta vielä että olet tehnyt aiemmat kohdat. Työntekijän tulee olla yhdistettynä toimipisteeseen, tunteihin / palveluihin ja hänellä tulee olla työajat.Jos kyse on tunnista, on tunti pitänyt lisätä myös Kalenteriin (ks. edellinen kohta).        

DigitalBookerissa on useampi ominaisuus jolla voit tuoda tietoja tai viedä tietoja ulos ohjelmasta erilliseen tiedostoon.

EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) myötä DigitalBookeriin on tullut kaksi näkyvää työkalua.

Miten teen osoitteenmuutoksen? Miten DigitalBookerin laskutus tapahtuu?

Lataa prepaid-kortit käyttöösi kohdasta Hallinta > App Store.

Voit tehdä ulkoasun itse tai voimme tehdä sen puolestasi!

Jos halutaan synkronoida Digitalbookerin kalenteri Googlen kalenteriin onnistuu se seuraavalla tavalla.  Huom! Synkronointi on yhdensuuntainen DigitalBookerista Google kalenteriin. Lataa ensin DigitalBookerista kohdasta App Store > iCalendar ilmainen sovellus, joka tuo ominaisuuden DigitalBookeriin.   Tämän jälkeen mennään valitsemaan työntekijä jonka kalenteri halutaan synkronoida, ja kopioidaan sieltä iCal-kalenterin osoite.     Oletuksena ical linkki synkronisoi työntekijän kohdalla 90 päivää tulevaisuuteen ja 0 päivää menneisyydestä. Tätä aikaväliä voi muuttaa lisäämällä ical osoitteen perään esimerkiksi   ?days_past=30&days_future=60   Jos kyseistä esimerkkiä käytetään niin silloin linkki näyttää viimeisen 30 päivän varaukset ja tulevat 60 päivää varaukset kalenterissa.   Toimipisteiden synkronointiväli on maksimissaan 30 päivää kun taas työntekijät ja resurssit ovat maksimissaan 90 päivää   Google kalenteri: Tämän jälkeen mennään selaimella omaan Google kalenteriin. Valitaan vasemmasta reunasta + merkkiä painamalla esiintulevasta valikosta URL-osoitteesta Tämän jälkeen tulee esiin kenttä mihin kopioidaan aikaisemmin kopioitu iCal linkki ja painetaan "Lisää kalenteriin"   Outlook: iCal-kalenteri osoite voidaan synkronoida Outlookin työpöytäsovellukseen sekä selain versioon. Työpöytäsovellukseen iCal osoitteen lisääminen tapahtuu joko yläreunassa näkyvästä "Lisää kalenteri" -painikkeesta tai klikkaamalla hiiren oikealla näppäimellä "muut kalenterit" kohta. Valitse kohteeksi "Internetistä" ja lisää avautuvaan ikkunaan Digitalbookerista saatu iCal osoite. Selain versioon lisääminen tapahtuu "Lisää kalenteri" -painikkeesta > tilaa verkosta > lisää Digitalbookerista saatu iCal osoite.

Esto varauksien tekemiselle tiettynä ajankohtana

Näin lisäät linkin tietosuojaselosteeseen.

Mitä tarkoittaa palvelu DigitalBookerissa?

  Huom! Kesällä 2020 tehdyn Schrems II -tuomion myötä Saksan Baijerin osavaltion tietosuojaviranomainen on todennut uutiskirjepalvelu Mailchimpin laittomaksi. Mailchimp on suosittu palvelu myös Suomessa, joten sen käyttäjien kannattaa nyt seurata tarkasti tekeekö Suomen tietosuojavaltuutettu linjausta palvelun laillisuudesta. Linkki Tietoviikon uutiseen: https://www.tivi.fi/uutiset/suositun-palvelun-kaytto-kiellettiin-saksassa-pian-sama-saatetaan-tehda-suomessakin/fa64adf4-0ae8-4765-8c34-680756b94c0c Jos et halua käyttää Mailchimpiä, voit luoda älyryhmiä joiden sähköpostiosoitteet on mahdollista kopioida työpöydälle tai viedä ne erilliseen tiedostoon ja käyttää muita palveluja sähköpostien lähetykseen. Ks. ohje Ryhmäsähköposti kaikille käyttäjille: https://community.visma.com/t5/DigitalBooker-kayttovinkit/Ryhmasahkopostin-lahettaminen-kaikille-kayttajille/ta-p/141600 Ohje Ryhmäposti lähetetään järjestelmän valikossa Käyttäjät. Valitse ensin ryhmä jolle haluat lähettää viestin (tai valitse koko asiakasrekisteri)*. Vasemmassa alakulmassa on ratasvalikko, josta löytyy toiminto "Vie käyttäjät" ja "Lähetä tekstiviesti". Voit valita kenelle ryhmän käyttäjistä lähetät viestin (kaikki/ hyväksyy varaustiedot /hyväksyy markkinoinnin). Kopioi sähköpostiosoitteet tässä ikkunassa ja tuot ne edelleen omaan sähköpostiohjelmaan tai Mailchimpiin. Tekstariviestin lähetät suoraan järjestelmästä.   *Jos haluat lähettää kohdistettuja viestejä tietyille asiakkaillesi, luo ensin ryhmiä (esim. opiskelijat/eläkeläiset) tai älyryhmiä asiakasrekisterissä tarpeestasi riippuen ja lähetä viesti ryhmälle.      

Asiakkaan luominen DigitalBookeriin onnistuu helposti kolmella eri tavalla.

Työntekijämme lopettaa, miten toimia?

Tässä artikkelista löydät perusoppaat DigitalBookerin käyttöön ja käyttöönottoon. Opit luomaan esimerkiksi tunteja, palveluita ja työntekijöitä.