DigitalBooker käyttövinkit

Alennuskoodit ovat ilmainen lisäosa. Voit määrittää alennuskoodin valitsemillesi palveluille, tunneille tai resursseille. Asiakkaasi voi syöttää alennuskoodin varauksen yhteydessä. Alennuskoodiin voidaan asettaa käyttökerrat, ja hinnanalennus voi olla prosentuaalinen tai ennalta määritelty summa. Hinnat-toiminto tulee olla otettuna käyttöön ennen alennuskoodien käyttöönottoa. Alennuskoodit saat otettua käyttöösi kohdasta Asetukset-App Store-Alennuskoodit. HUOM! Alennuskoodit ovat mahdollisia vain kirjautuneille käyttäjille, eivätkä ne käy Easy-versiossa!   Alennuskoodin luonti Alennuskoodin saat luotua kohdasta Asetukset-Alennuskoodit-Uusi alennuskoodi. Anna alennuskoodille nimi esim. Juhannusale, ja määritä koodi esim. JUSSI23. Koodissa on sallittu ainoastaan kirjaimet, numerot ja merkit - ja _. Määrittele myös koodin voimassaoloaika, alennuksen määrä ja onko se prosentuaalinen vai euromääräinen. Valitse myös mihin toimipisteisiin alennuskoodi käy, sekä käyttökertojen määrä. Muista tallentaa!   Määrittele myös mihin palveluihin/tunteihin/resursseihin alennuskoodi käy ottamalla alennuskoodi muokkaustilaan ja valitsemalla haluamasi Palvelut, Tunnit ja Resurssi-välilehdiltä, ja muista tallentaa muutokset.     Alennuskoodien käyttö Alennuskoodi syötetään varauksen luonnin yhteydessä Alennuskoodi-kenttään. Kun alennuskoodi on hyväksytty, voidaan aika varata ja/tai maksaa.   Varausvahvistuksessa on näkyvissä annetun alennuksen määrä ja lopullinen alennettu hinta.   Alennus on nähtävillä myös suoraan varaukselta Kalenteri-näkymässä Tiedot-välilehdellä kohdassa Hinta.     Seuranta Alennuskoodien käyttöä voidaan tarkastella Käytöt-välilehdeltä ottamalla haluttu alennuskoodi muokkaustilaan, tai kohdassa Tilastot-Alennuskoodit.      

Järjestelmään pystyy luomaan omia käyttäjäryhmiään ja asettamaan niihin käyttäjiä. Käyttäjäryhmille voidaan asettaa erikoishintoja ja määritellä omia varausnäkymiä.   Käyttäjäryhmäkohtaisia hintoja pystyy määrittelemään resursseille, palveluille, tuntityypeille sekä kursseille. Tämä onnistuu Hallinta > haluttu varaustyyppi > Hinta > Lisää hinta tai muokkaa olemassa olevaa > Käyttäjäryhmät kohdan kynä > Valitse halutut käyttäjäryhmät > Takaisin > Tallenna. Tämän jälkeen näihin käyttäjäryhmiin kuuluvilla käyttäjillä on voimassa asetettu hinta silloin, kun he ovat kirjautuneena sisään ja tekevät varauksen omalla käyttäjätilillään.     Käyttäjäryhmälle pystyy myös asettamaan tietyn varausnäkymän näkyväksi. Tämä onnistuu Hallinta > Varausnäkymät > Näkyvä ainoastaan seuraaville käyttäjäryhmille. Tällä tavalla tietylle käyttäjäryhmälle voidaan asettaa esimerkiksi tietty palvelu varattavaksi siten ettei muut käyttäjät näe sitä tai pysty sitä varaamaan. Ohje tällaiseen toteutukseen löytyy täältä.     Asiakkaiden on myös mahdollista käyttäjätilin luonnin yhteydessä liittyä käyttäjäryhmään. Asiakas ei pysty itse vaikuttamaan tähän käyttäjäryhmään, vaan se on ennalta määritelty ryhmä Www > Asetukset > Salli käyttäjän liittyä ryhmään rekisteröityessä.  

Voit määritellä pakotetun maksun asiakkaalle varauksen yhteydessä. Näin asiakkaan on pakko varata ja maksaa varauksensa joko verkkomaksuna, tai prepaid-kortilla. Katso, kuinka otat verkkomaksut ja prepaid-kortit helposti käyttöön.   Voit pakottaa maksun verkkomaksuna varauksen yhteydessä Digitalbookerin asetuksista (Asetukset-Verkkomaksut) asettamalla kohtaan Estä varauksen luonti maksamatta-Kyllä. Jotta varauksen maksun voi pakottaa verkkomaksuna, tulee varattavalla asialla olla hinta asetettuna.      Voit myös pakottaa maksamisen  prepaid-kortilla. Aseta Digitalbookerin asetuksissa  (Asetukset-Maksu) kohtaan Vaadi maksu prepaid-kortilla-Kyllä. Varauksen maksun voi vaatia prepaid-kortilla, mikäli järjestelmästä löytyy varattavaan asiaan sopiva prepaid-kortti.     Mikäli verkkomaksut ovat aktiivisia ja varattavalle asialle on määritetty hinta, voidaan varaus maksaa myös verkkomaksulla. Digitalbooker tarjoaa tällöin maksuvaihtoehdoiksi Maksa käyttäen prepaid-korttia tai Maksa verkkomaksuna.    Jos sekä Estä varauksen luonti maksamatta ja Vaadi maksu prepaid-kortilla ovat käytössä, ja haluat pakottaa maksun pelkästään prepaid-kortilla, jätä hinta laittamatta tunnille/palvelulle/resurssille.   Jos asiakkaalla ei ole sopivaa prepaid-korttia, ehdottaa Digitalbooker sopivan prepaid-kortin ostamista ennen varauksen tekoa.        

Palveluita ovat esimerkiksi hieronta, kampaamokäynti tai verenpaineen mittaus. Lähtökohtaisesti siis sellaisia jossa varataan aikaa jollekin työntekijälle, mutta järjestelmää pystyy myös soveltamaan moneen muuhunkin.   Palveluiden asetuksissa päästään vaikuttamaan palvelun hintaan, mahdollisiin lisäpalveluihin, oletuspituuksiin yms. Alla käydään palveluiden asetukset läpi tarkemmin   Tiedot - Nimi-kohdassa voidaan muuttaa palvelun nimeä eri kielivaihtoehdoille. - Kategoria-valinnalla voidaan vaikuttaa siihen mihin kategoriaan palvelu kuuluu ja näin ollen palveluita voidaan asettaa eri varausnäkymiin. - Vain lisäpalvelu-valinnalla palvelu voidaan asettaa varattavaksi vain jonkin pääpalvelun yhteydessä. Esimerkiksi voidaan luoda lisäpalvelu pään hieronta, joka voidaan varata vain hiusten leikkuun yhteydessä. - Kuvaus-kenttään voidaan kirjoittaa tarkempi kuvaus palvelun sisällöstä eri kielivalinnoilla. Kuvaus näkyy asiakkaalle varauksen teon yhteydessä palvelun kohdalla olevasta Info-painikkeesta. - Vaihtoehdot-asetuksella voidaan asetta palvelulle useampi vaihtoehto ja näihin eri oletuspituudet sekä hinnat. Esimerkiksi renkaanvaihto henkilöauto tai pakettiauto. - Oletuspituus määrittää varattavan ajan pituuden. Aika annetaan minuuteissa eli esimerkiksi kaksi tuntia on 120. - Ylimääräinen aika alussa (oletus)-kentällä pystytään määrittämään aika joka tarvitaan ennen varauksen alkua. Tämä voi olla esimerkiksi jonkin valmistelun tekeminen. Asiakkaalle aika näkyy oletuspituuden mukaan, mutta järjestelmä varaa aikaan lisäksi tämän ajan. - Ylimääräinen aika lopussa (oletus)-kentällä pystytään määrittämään aika joka tarvitaan varauksen jälkeen. Tämä voi olla esimerkiksi siivoamiseen varattu aika. Asiakkaalle aika näkyy oletuspituuden mukaan, mutta järjestelmä varaa aikaan lisäksi tämän ajan. - Väri kalenterissa-valinnalla voidaan määritellä palvelulle yksilöity väri joka näkyy hallintapuolen kalenterissa. - Näkyvä hallintapuolen kalenterissa-asetuksella määritellään sitä, että pystyykö hallintapuolella kyseiseen palveluun tekemään varuksia. Tämä valinta ei vaikuta siihen näkyykö palvelu asiakkaalle. - Näkyvä asiakkaille-valinta määrittää sen onko kyseinen palvelu asiakkaille näkyvä ja samalla myös varattava. Asetus on hyödyllinen silloin, kun on palveluita joita ei haluta asiakkaille varattavaksi, mutta varauksen teko saattaa olla tarpeellista hallintapuolella. - Vain varattavissa puhelimitse-valinnalla voidaan määrittää varaus tehtäväksi vain puhelimitse. Tällöin järjestelmä näyttää toimipisteen puhelinnumeron ja kehottaa olemaan yhteydessä puhelimitse, mikäli kyseiseen palveluun haluaa tehdä varauksia. - Toimipistekohtainen näkyvyys voidaan määritellä palvelukohtaisesti silloin kun järjestelmässä on enemmän kuin yksi toimipiste.   Hinta Jos useampi hinta on määritelty, järjestelmä valitsee aina oletuksena halvimman vaihtoehdon. Jos esimerkiksi oletushinta on 20 eur ja toimipisteelle Helsinki annetaan hinta 30 eur, hinta Helsingissä tulee olemaan 20 eur. Poikkeuksena ovat priorisoidut hinnat. Jos prioritoituja hintoja on, niin niistä valitaan halvin vaihtoehto. Priorisoimalla yksittäisiä hintoja voit pakottaa kalliimpia hintoja, esimerkiksi jos haluat hetkellisesti nostaa hintoja pyhäksi. Oletushinta on hinta jolla ei ole lisäasetuksia. Hinnoille pystyy antamaan lisäasetukseksi tietyn päivämäärävälin tai kellonajan, toimipisteen sekä käyttäjäryhmän.   Lisäpalvelut Lisäpalvelut välilehdellä voidaan asettaa halutulle palvelulle lisäpalveluita. Lisäpalveluksi voidaan asettaa vain lisäpalvelu valinnan omaava palvelu tai normaali palvelu.   Työntekijät Työntekijät välilehdellä määritellään työntekijät jotka tekevät kyseistä palvelua. Välilehdellä voidaan myös asettaa työntekijäkohtaiset oletuspituudet ja estot ennen sekä jälkeen.   Resurssit Resurssit välilehdellä voidaan asettaa palvelulle resurssi. Resurssi voi olla esimerkiksi huone tai jokin laite. Resurssia voidaan käyttää tilanteissa joissa useampi työntekijä tekee samaa tai eri palvelua samassa tilassa. Palvelulle/palveluille asetettu resurssi estää tässä tilanteessa mahdolliset päällekkäiset varaukset. Kun varaus tehdään yhteen palveluun yhdelle työntekijälle, niin järjestelmä varaa samalla resurssin samalla ajalle. Näin ollen muita palveluita tai saman palvelun eri työntekijöiden aikoja ei ole mahdollista varata samalle ajalle.   Varaukset Varaukset välilehdellä nähdään kaikki palveluun tehdyt varaukset. Halutessaan voi luoda myös näkymiä ja hakea erilaisilla hakuehdoilla varauksia. Oletuksena on näkymät Kaikki ja Seuraavan kk. Lisää uusi painikkeesta pääsee luomaan uuden näkymän haluamillaan hakuehdoilla.

Tuntityyppejä ovat esimerkiksi joogatunti tai yleinen saunavuoro. Lähtökohtaisesti ne ovat siis sellaisia, johon varauksia voi tehdä useampi eri asiakas.   Tuntityyppien asetuksissa päästään vaikuttamaan esimerkiksi hintaan, tunnin resurssiin ja työntekijöihin. Alla käydään tuntityyppien asetukset läpi tarkemmin   Tiedot - Nimi-kohdassa voidaan muuttaa palvelun nimeä eri kielivaihtoehdoille. - Kategoria-valinnalla voidaan vaikuttaa siihen mihin kategoriaan palvelu kuuluu ja näin ollen palveluita voidaan asettaa eri varausnäkymiin. - Kuvaus-kenttään voidaan kirjoittaa tarkempi kuvaus tunnin sisällöstä eri kielivalinnoilla. Kuvaus näkyy asiakkaalle varauksen teon yhteydessä tunnin kohdalla olevasta Info-painikkeesta. - Väri kalenterissa-valinnalla voidaan määritellä tunnille yksilöity väri joka näkyy hallintapuolen kalenterissa. - "Näkyvä hallintapuolen kalenterissa" määrittää sen voiko kyseisiä tunteja luoda varattavaksi. Mikäli tunti ei ole näkyvä hallintapuolen kalenterissa, niin silloin tuntia ei pysty luomaan varattavaksi.   Hinta Jos useampi hinta on määritelty, järjestelmä valitsee aina oletuksena halvimman vaihtoehdon. Jos esimerkiksi oletushinta on 20 eur ja toimipisteelle Helsinki annetaan hinta 30 eur, hinta Helsingissä tulee olemaan 20 eur. Poikkeuksena ovat priorisoidut hinnat. Jos priorisoituja hintoja on, niin niistä valitaan halvin vaihtoehto. Priorisoimalla yksittäisiä hintoja voit pakottaa kalliimpia hintoja, esimerkiksi jos haluat hetkellisesti nostaa hintoja pyhäksi. Oletushinta on hinta, jolla ei ole lisäasetuksia. Hinnoille pystyy antamaan lisäasetukseksi tietyn päivämäärävälin tai kellonajan, toimipisteen sekä käyttäjäryhmän.   Resurssit Resurssit-välilehdellä voidaan asettaa tunnille resurssi. Resurssi voi olla esimerkiksi huone tai jokin laite. Resurssia voidaan käyttää tilanteissa joissa useita tunteja pidetään samassa tilassa. Tällöin resurssi estää tunnin luomisen jo aiemmin luodun tunnin päälle, silloin kun tunneille on määritelty sama resurssi.   Työntekijät Työntekijät-välilehdellä määritellään työntekijät jotka ohjaavat kyseistä tuntia.   Varaukset Varaukset-välilehdellä nähdään kaikki tuntiin tehdyt varaukset. Halutessaan voi luoda myös näkymiä ja hakea erilaisilla hakuehdoilla varauksia. Oletuksena on näkymät Kaikki ja Seuraavan kk. Lisää uusi-painikkeesta pääsee luomaan uuden näkymän haluamillasi hakuehdoilla.   Tunnit Tunnit-välilehdellä näkee kaikki luodut tunnit. Halutessaan voi luoda myös näkymiä ja hakea erilaisilla hakuehdoilla tunteja. Oletuksena on näkymät Kaikki ja Seuraavan kk. Lisää uusi-painikkeesta pääsee luomaan uuden näkymän haluamillasi hakuehdoilla.    

Käyttämällä asiakastyytyväisyyskyselyä voit saada asiakkailtasi arvokasta palautetta yrityksesi toiminnasta. Kyselyn tulosten avulla voit kehittää ja parantaa palvelua, ja reagoida mahdollisiin ongelmatilanteisiin. Tyytyväiset asiakkaat myös palaavat todennäköisemmin uudestaan, ja suositusten avulla voit saada lisää asiakkaita.   “Automaattinen asiakastyytyväisyys” -lisäosa voidaan ottaa käyttöön DigitalBookerin asetuksista (Asetukset > AppStore). Lisäosa on maksuton.     Asiakastyytyväisyyskysely lähetetään palvelun toteutumisen jälkeen sähköpostilla asiakkaille, joiden palveluvaraus on vahvistettu ja palvelu tapahtunut edellisen 24 tunnin aikana. Asiakas voi arvostella saamansa palvelun asteikoilla 1-4 ja lähettää myös kirjallisen palautteen palvelusta sähköpostitse. Huom! Kysely lähtee vain asiakkaille, jotka ovat luoneet käyttäjätilin ja hyväksyneet sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit. Uutena ominaisuutena on nyt mahdollista pyytää asiakkailta palautetta, joka näkyy yrityksesi Google arvosteluissa. Toimipisteen tietoihin voidaan lisätä toimipisteen Googlen Place ID -tunniste. Näin asiakkaalle lähtevään tyytyväisyyskyselyyn saadaan linkki Googlen arvostelu-palveluun. Asiakkaan tulee siis vielä erikseen käydä lisäämässä palaute Googlen arvostelu-palveluun Google-arvosteluja voivat jättää vain neljä tähteä palvelulle antaneet asiakkaat.   Mistä saan Google Place ID:?   Ensin teidän tulee mennä https://developers.google.com/maps/documentation/places/web-service/place-id osoitteeseen. Lisää toimipisteesi sijainti kartan päällä olevaan tekstikenttään Kartalle ilmestyy paikkamerkki. Kopioi Place ID -tunnisteen merkkijono ja lisää se toimipisteen tietoihin (Hallinta > toimipisteet). Miltä kysely näyttää asiakkaille?   Palautekysely lähetetään asiakkaille joiden varaus on vahvistettu ja jotka ovat hyväksyneet sähköpostin (markkinointi). Palautekysely lähetetään automaattisesti 24h varauksen jälkeen. Asiakkaat saavat sähköpostin joka sisältää linkin palautekyselyyn. Tämän jälkeen asiakastyytyväisyyskyselyissä neljä tähteä antaneella asiakkaalla on mahdollisuus antaa arvostelu myös kätevästi linkin kautta Googlessa. Google-arvostelun asiakas voi antaa tähtinä ja kirjallisena. Palautteet näkyvät yrityksesi Google hauissa ja voit hallinnoida niitä Google Yritysprofiili -tilillä (https://www.google.com/business/) Asiakastyytyväisyys-palautteet Digitalbookerissa   DigitalBookerissa asiakastyytyväisyys-palautteet ovat nähtävillä sekä asiakkaan varauksen tiedoissa että Tilastot > Asiakastyytyväisyyskysely -sivulla. Tilastoissa näkee kokonais asiakastyytyväisyyden ja myös työntekijä kohtaisen. Halutessaan tiettyä palvelua koskevan, automaattisesti lähtevän kysely-viestin voi myös poistaa, ennen kuin se on lähetetty. Tämä onnistuu Käyttäjät-sivulta, asiakkaan tiedoista Viestit -välilehdeltä.