Passeli Yritys- ohjelmaasi on mahdollista ostaa Passeli Poletteja. Passeli Poletteja voit käyttää esimerkiksi laskujen lähetykseen ja vastaanottoon, palkkalaskelmien lähetykseen sekä tulorekisteriaineistojen toimittamiseen. Muita toimintoja, joihin poletteja voidaan käyttää ovat: Luottotietojentarkistuksen Maksuhäiriöt ja Riskimittari haku, tekstiviestien lähetys, Smartship pakettien lähetystoiminto , maksukehotusten lähetys sekä Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen toimittaminen suoraan verottajalle.
Passeli Poleteilla maksetaan siis suoraan ohjelmasta lähetettävien aineistojen lähetys sekä ohjelmaan vastaanotettavien aineistojen vastaanotto.
Polettien ostaminen onnistuu näppärästi suoraan ohjelmiston tiedotenäkymästä tai vaihtoehtoisesti käytettävien toimintojen kautta. Poletit maksetaan ohjelmasta hankittaessa Visma Pay- verkkomaksupalvelulla.
Tarkasta asiakkaasi luottotiedot ennen myyntiä:
Luottotietojen tarkastus-toiminnolla voit tarkastaa asiakkaasi luottotiedot Suomen asiakastiedosta ennen tarjouksen, myyntitilauksen tai laskun tekemistä. Voit hakea vaihtoehtoisesti asiakas yrityksestäsi joko kokonaisvaltaisen riskimittarin tai vaihtoehtoisesti listauksen maksuhäiriöistä.
Tehokasta ja helppoa laskutusta:
Laskutus -osiosta löytyvän Lähetä-toiminnon kautta voit lähettää myyntilaskusi asiakkaillesi suoraan ohjelmastasi paperisena, verkkolaskuna tai s-postitse. Verkkolaskun ja sähköpostilaskun mukana siirtyvät myös laskuusi liitetyt liitteet.
Tehosta maksukehotusten lähettämistä:
Laskutus -osiostasi voit lähettää myös maksukehotukset erääntyneestä laskusta tulostuspalvelun kautta asiakkaallesi. Tällöin sinun ei tarvitse itse tulostaa ja postittaa maksukehotuksia vaan tulostuspalvelu hoitaa työn puolestasi.
Paranna asiakaskokemusta tekstiviestien avulla :
Voit lähettää tekstiviestejä asiakaskortilta, laskutuksesta, myyntitilauksista sekä tarjouksista. Voit ottaa käyttöösi myös automaattitekstiviestit myyntitilausten ja -toimitusten sekä laskutuksen osalta. Käytössäsi on valmiita viestipohjia joita voi muokata tai halutessasi voit luoda uusia mallipohjia. Voit lukea lisää tekstiviestin hyödyistä täältä.
Automaattitekstiviestien hyödyistä ja käyttöönotosta löydät lisätietoja täältä.
Helpota ja tehosta palkanlaskennan rutiineja:
Palkanlaskenta- osiostasi voit toimittaa palkkalaskelmat suoraan palkansaajien verkkopankkiin, näin yksinkertaistat palkkalaskelmien toimittamista palkansaajille ja samalla palvelet työntekijöitä paremmin. Lue lisää tai katso video Verkkopalkka-toiminnosta täältä.
Palkanlaskentaan kuuluu myös oleellisesti tiedon anto Tulorekisteriin maksetuista palkoista, eduista ja verovapaista korvauksista. Tarvittavat ilmoitukset ja ilmoitusten korjaukset tai mitätöinnit Tulorekisteriin saadaan lähetettyä näppärästi ohjelmasta.
Pystyt seuraamaan mihin poletteja on käytetty ja kuinka paljon niitä on kulunut "Tarkastele polettitapahtumia" toiminnon kautta. Lisätietoja polettihistorian tarkasteluun löydät täältä.
Passeli Yritys ohjelmasta pystyy lähettämään sähköpostilaskuja kolmella eri tavalla. Laskujen lähettäminen on sähköpostilla on perinteistä kirjettä nopeampi ja varmepi tapa lähettää laskuja, mikäli asiakas ei vielä ota verkkolaskuja vastaan. Maventan kautta lähetettyjen sähköpostilaskujen koko toimitusketju on tarpeentullen meidän asiakastukemme nähtävissä ja näin pystymme tukemaan koko tämän prosessin.
Maventan kautta:
Maventan kautta pystyy verkkolaskujen lisäksi lähettämään myös laskuja suoraan asiakkaan sähköpostiin. Tällöin asiakaskortilla tulee yhteystiedot välilehdellä olla annettuna sähköpostiosoite (kuva1). kuva1 Asiakkaalle jolle laskun lähettäminen sähköpostiin Maventan kautta on mahdollista, tulee laskun kirjauksessa lähetystavaksi sähköposti (kuva2). kuva2 Laskun lähettäminen tapahtuu ohjelman Lähetä-toiminnosta. Ennen lähettämistä on hyvä vielä tarkastaa, että sähköpostilähetys on mahdollinen. Tämä saatte tarkastettua suoraan ohjelmasta Lähetä-toiminto > toiminnot > muuta maventan asetuksia > älä lähetä sähköpostitse valinta pois (kuva3). kuva3 Tämän jälkeen menkää Lähetä-toiminnon "Lähetä laskuja" kohtaan. Valitkaa haluttu lasku/laskut, lisätkää tarvittaessa liitteet ja lähettäkää laskut.
Sähköpostin liitteenä:
Ohjelmasta voidaan tallentaa laskuja erilaisiin tiedostomuotoihin ja tämä jälkeen tämän tiedoston voi liittää omassa sähköpostiohjelmassa sähköpostin liitteeksi. Laskun tallentaminen esimerkiksi PDF-tiedostomuotoon onnistuu ohjelman tulostus toiminnosta. Tulostustoimintoon pääsee laskun kirjauksen tai laskutuksenhallinnan tulostin-ikonista, sekä Laskutus ja myyntireskontran "Laskujen tulotus" toiminnosta. kuva4 Kohteeksi tulee valita tiedosto, tämän jälkeen viereen avautuu lisäasetuksia. Valitse haluttu tiedostomuoto sekä hakemisto, mihin lasku tallennetaan. Tallennuksen jälkeen omalla sähköpostiohjelmalla hakee samasta hakemistosta tallennetun tiedoston sähköpostin liitteeksi.
Käyttäen Passeli sähköpostia tai erillistä sähköpostiohjelmaa
Ohjelmasta voidaan lähettää laskuja myös erillisen sähköpostiohjelman kautta tai ulkoista sähköpostiosoitetta hyödyntäen. Erillisen sähköpostiohjelman kautta lähetettäessä tulee tämän ohjelman olle asennettuna tietokoneelle. Käytettäessä erillistä sähköpostiohjelmaa, tulee Passeli asetuksista valita Lähetä käyttäen Microsoft Outlook tai Windowsin oletus sähköpostohjelmaa. Näitä valintoja käytettäessä on lähetetyt sähköpostit tarkasteltavissa sähköpostiohjelmassa. Kun käytetään Passeli sähköpostia, niin tällöin lähetetyt viesti eivät ole nähtävissä missään. Tämä asetus ei tarvitse koneelle asennettua sähköpostiohjelmaa, myös selaimen kautta käytetyt sähköpostiohjelmat toimivat (kuva5). kuva5 Passeli sähköpostiasetuksissa annetaan sähköpostiohjelmasta löytyvät asetukset, kuten palvelimen osoite ja portti. Käyttäjätietojen vastausosoitteella tarkoitetaan sähköpostiosoitetta johon halutaan vastausviestien saapuvan. Lähettäjän nimeksi voi kirjoittaa esimerkiksi yrityksen nimen. Käyttäjän tunnistustietoihin annetaan sähköpostiohjelman käyttäjätiedot (kuva6). kuva6 Vastaanottaja -kenttään annetaan sähköpostiosoite, johon sähköposti lähetetään. Mikäli asiakaskortilla on annettu sähköpostiosoite, ohjelmisto hakee sen automaattisesti. Aihe -kenttään annetaan lähetettävän sähköpostin otsikko. Viestipohja -kenttään annetaan lähetettävän sähköpostin viesti (kuva7). kuva7 Seuraavassa vaiheessa voidaan vielä lisätä useampia viestin vastaanottajia, sekä muuttaa otsikkoa ja lisätä liitteitä. Viestin lähetys tapahtuu kirjekuoren näköisestä painikkeesta (kuva9). kuva8
Kun Sähköinen allekirjoituspalvelu on saatu onnistuneesti käyttöönotettua voidaan ohjelmasta lähettää PDF-muotoisia dokumentteja allekirjoitettavaksi, tarkastella dokumenttien allekirjoituspyyntöjä ja niiden historiaa.
Löydät sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönottoon löydät ohjeen täältä.
Kun haluat lähettää dokumentin allekirjoitettavaksi Passeli Yritys ohjelmastasi,toimi näin:
1. Valitse osio valikosta toiminto "Sähköinen allekirjoitus"
2. Valitse toiminto "Lähetä uusi dokumentti"
3. Valitse Tiedosto -kohdasta lähetettävä dokumentti (lähetykseen on valittava PDF-muotoinen tiedosto, tiedoston maksimikoko on 10MT)
4. Anna Dokumentin nimi kohdassa valitulle dokumentille oletuksena sama nimi kuin tiedostolle, mutta ilman tiedostopäätettä
5.Täytä Lähettäjä ja sähköpostiosoite (mikäli ohjelmaan kirjautunut nykyinen käyttäjä on henkilökortistossa liitetty henkilöön, tiedot tulevat oletuksena henkilökortistosta)
Huom! Lähettäjä ei ole automaattisesti allekirjoittaja.
Dokumentille on määriteltävä vähintään yksi allekirjoittaja.
Kopioitaessa allekirjoittajan tietoja, kopioidaan Saateteksti sähköpostiin, Kieli, Allekirjoitus organisaationa ja Erillinen vapaamuotoinen tekstiviesti kohtien tiedot.
6. Allekirjoitettava dokumentti lähetetään allekirjoittajille painamalla Lähetä -painiketta
Ohjelma ilmoittaa dokumentin lähetyksestä ja lähetyksen onnistumisesta erillisillä info-ikkunoilla
Allekirjoituspalvelu-toiminnossa voidaan hallita dokumentteja, peruuttaa lähetyksiä, päivittää lähetettyjen tilaa, tarkastella dokumentteja ja katsoa allekirjoitusten tilaa ym.
Alla olevassa kuvassa näemme yllä lähetetystä dokumentista lisätietoja mm. tilan,lähetyspäivän,dokumentin nimen jne.
Kun dokumentti on allekirjoitettu allekirjoittajan toimesta toimitetaan allekirjoituksen pyytäjälle viesti jossa ilmoitetaan että allekirjoitus on suoritettu. Liitteenä viestissä on allekirjoitettu dokumentti. Allekirjoitetussa dokumentissa on merkinnät allekirjoituksesta, allekirjoituksen tarkistuskoodi ja allekirjoittajan tiedot. Lisäksi on linkin tiedot, josta on avattavissa dokumenttien tarkastelu ja allekirjoituspalvelun sivusto.
Kaikkien pyydettyjen allekirjoittajien suoritettua allekirjoitukset, tulee allekirjoitusta pyytäneelle siitä viesti otsikolla Kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet dokumentin [dokumentin nimi].
Sähköinen allekirjoitus allekirjoittajan näkökulmasta:
Dokumentin allekirjoittaja saa sähköpostiinsa viestin otsikolla Kutsu allekirjoittamaan
asiakirjan
Viestissä on salasana jota tarvitaan dokumentin näkemiseksi. Viestin linkistä avataan Visma Sign sivusto jonne viestissä oleva salasana annetaan.
Visma Sign sivustolla asiakirjan saa auki painamalla "Avaa asiakirja" jolloin päästään tarkastelemaan allekirjoitettavaa dokumenttia.
Allekirjoituksen suorittamiseksi tunnistaudutaan verkkopankkitunnuksin tai mobiilivarmenteella. Tunnistautuminen käynnistyy kun painetaan "Siirry tunnistautumaan" -painikkeesta. Tunnistautumisessa on annettava ensin tunnistautujan henkilötunnus ja sen jälkeen valitaan tunnistautumisen tapa.
Tunnistautumisen jälkeen dokumentti avautuu allekirjoitus sivuun ja dokumentti on allekirjoitettavissa. Allekirjoitus suoritetaan Allekirjoita asiakirja -painikkeesta. Allekirjoituksen jälkeen dokumentilla on allekirjoituksesta merkinnät. Allekirjoitusta pyytäneelle taholle lähtee automaattisesti viesti allekirjoituksen suorittamisesta.
Suorituksia on mahdollista poistaa laskutuksenhallinta ikkunan suoritukset näkymässä, tai suorituksen kirjausikkunassa.
Suorituksen poistaminen laskutuksenhallinnassa
Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näytöksi ”Suoritukset”
Valitse suoritus, jonka haluat poistaa
Paina Laskutuksenhallinnan työkaluriviltä ”Poista valitut suoritukset” –painiketta. Lukittua suoritusta ei voida poistaa.
Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK –painiketta
Suorituksen poisto ei poista laskua, vaan ainoastaan tehdyn suorituksen. Tällöin lasku palautuu Avoin –tilaan.
Suorituksen poistaminen suorituksen kirjausikkunassa
Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus”
Etsi suoritus työkalurivin suurennuslasi -kuvakkeesta
Suorituksen tiedot tulevat suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitse suoritus muokkaus-tilaan painamalla ”Muokkaa” –painiketta.
Paina työkaturiviltä Poista –painiketta poistaaksesi suorituksen. Lukittua suoritusta ei voi poistaa.
Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK –painiketta
Suorituksen poisto ei poista laskua, vaan ainoastaan tehdyn suorituksen. Tällöin lasku palautuu Avoin –tilaan.
Myynti- ja ostotapahtumille kirjataan kirjanpidon tilinumerot. Mikäli tulosteissa on nähtävillä 6-numeroisia tilinumeroja, oletustileille ei ole määritelty kirjanpidontilejä.
Ohjelmaan tulee perustaa kirjanpidon tilit ja sen jälkeen määritellä oletustileille käytettävät tilit.
Mikäli käytössäsi on kirjanpito osio, suorita kirjanpidon käyttöönotto ja valitse käytettävä tilikartta kirjanpidossa.
Mikäli käytössä ei ole kirjanpito-osiota, voit perustaa tilit ”Perustiedot” -valikosta ”Tililuettelon ylläpito”.
Tililuettelopohja voidaan myös hakea painamalla ”Hae tilit” -painiketta. Valmiit tililuettelopohjat löytyvät
ohjelman asennushakemistosta ”Tililuettelo” kansiossa. TK -alkuiset tiedostot ovat tilikartta- / tililuettelomalleja.
- Tili no -kenttään annetaan kirjanpitotilin yksilöivä tilinumero.
- Selite kenttään annetaan kirjanpitotilin selkokielinen nimi, joka näkyy esim. raporteilla.
- Tilityyppi vaikuttaa tililuettelon tilien tarjontajärjestykseen valittaessa kirjanpitotiliä pudotusvalikosta.
- Verokäsittely kohdassa määritellään tilin käyttäytyminen arvonlisäverotuksen kannalta.
- Ei käytössä -valinnalla kirjanpitotili tehdään passiiviseksi, jolloin se ei näy valintalistoissa, eikä sille voi tehdä kirjauksia
- Tallennetaan annetut tiedot painamalla OK
Oletustilien valinta
Perustiedot valikosta valitaan ”Oletustilien ylläpito”.
Valitse tilinumero sarakkeessa jokaiselle käytettävälle tilille haluttu kirjanpidontili, jolloin ohjelma tarjoaa
oletuksena sitä tiliä mikä on valittuna.
Paina OK -painiketta, jolloin muutokset tallentuvat
Passeliin on mahdollista luoda uusia käyttäjätilejä eritasoisilla käyttöoikeuksilla. Käyttäjien oikeuksia voidaan rajata osio- sekä yrityskohtaisesti, esimerkiksi estää tietyn käyttäjän pääsy kokonaan tiettyihin osioihin tai antaa käyttäjälle pelkkä lukuoikeus.
Käyttöoikeuksien ylläpitoon/käyttäjälistaukseen pääsee ohjelman työpöytä -osiosta "Asetukset" –> "Käyttöoikeuksien ylläpito":
Käyttäjät -välilehdellä on lista Passeliin luoduista käyttäjistä. Nimi tarkoittaa ns. Näyttönimeä ja tunnus on se jolla kirjaudutaan ohjelmaan. Käyttäjän tyypin ollessa "PK", on kyseessä pääkäyttäjä jolla on laajat käyttöoikeudet kaikkiin ohjelman osioihin.
Käyttäjätilin luonti
Uuden käyttäjätilin luonti onnistuu klikkaamalla "Uusi" -painiketta käyttäjälistauksessa. Ensiksi täytetään uuden käyttäjän kirjautumistiedot, jonka jälkeen määritellään käyttäjän käyttöoikeudet.
Käyttöoikeudet -välilehdellä voit määritellä onko kyseinen käyttäjä "pääkäyttäjä". Pääkäyttäjillä on automaattisesti kaikki oikeudet kaikkiin ohjelmiston osioihin ja yrityksiin. Tässä näkymässä voidaan myös lukita käyttäjätili, jota suositellaan tehtäväksi esim. Yrityksen palveluksesta poistuneille työntekijöille. Myös lomakemuokkauksen oikeudet annetaan täällä.
Käyttöoikeuksien rajaaminen sekä käyttäjäryhmät
Mikäli ei haluta antaa käyttäjälle pääkäyttäjäoikeuksia, voidaan käyttöoikeuksia rajata käyttäjäryhmien avulla. Passelista löytyy valmiina ryhmiä kuten "Myyjä", "Ostaja", "Kirjanpitäjä" ja "Palkanlaskija". Näiden ryhmien käyttöoikeuksia voi muokata tai voit luoda kokonaan uusia ryhmiä.
Tässä esimerkissä määritellään äsken luodulle "Tommi Testinen" -käyttäjälle myyjän käyttöoikeudet "Passeliyritys Oy" -yritykseen.
Lopuksi valitaan "Ok" ja "Tallenna". Nyt uudella käyttäjällä on rajatut käyttöoikeudet kirjautuessaan Passeliin. Voit halutessasi nyt kirjautua tällä käyttäjänimellä Passeliin niin näet mitä kaikkea on hänellä nyt näkyvissään.
Käyttäjäryhmien käyttöoikeudet
Kuten edellä mainittu, Passelissa on oletuksena käyttäjäryhmiä. Näitä pääset tarkastelemaan "Käyttöoikeuksien ylläpito" -ikkunan "Ryhmät" -välilehdellä.
"Myyjä" -ryhmällä on oletuksena lukuoikeus kortistoihin sekä myyntitilauksiin, ja laajat oikeudet Laskutukseen/Kassaan/Tarjouksiin. Esimerkiksi palkanlaskennan osioon myyjät eivät pääse siis lainkaan.
Näitä käyttäjäryhmien oikeuksia voi muokata "Ryhmät" -välilehdellä, valitsemalla haluttu ryhmä ja klikkaamalla "Muokkaa".
Valittavissa ovat seuraavat käyttöoikeustasot:
▪ Kaikki oikeudet (luku, kirjoitus, muokkaus ja poisto)
▪ Laajat oikeudet (luku, kirjoitus ja muokkaus)
▪ Rajoitettu kirjoitusoikeus (luku ja kirjoitusoikeus)
▪ Lukuoikeus
Raportointi -valinnalla annetaan käyttäjäryhmälle oikeus kyseisen osion raportteihin.
1.4.2020 voimaan tulleen verkkolaskulain myötä Suomen Valtiokonttori on linjannut, että se ottaa vastaan vain verkkolaskuja, jotka ovat EU-standardin mukaisia. Mikäli asiakas ei ole erikseen vaatinut EU-standardin mukaista verkkolaskua, ei tätä tarvitse asiakaskortilta valita.
Asiakkaan tiedoissa pitää olla täytettynä verkkolaskutuksen yleisesti vaatimat kentät:
Asiakaskortistossa - Yhteystiedot välilehdellä:
Ytunnus, Nimi, Osoite, Postinumero, Toimipaikka sekä mieluusti Muut tiedot välilehdellä oleva Alv-Tunnus.
Täpätään kohta Verkkolasku ja annetaan Verkkolaskuosoite , Verkkolaskunvälittäjänosoite sekä Eu-Standardin mukainen verkkolasku.
Ohje asiakkaan verkkolaskuosoitteen hakuun:
https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Verkkolaskutiedot-asiakaskortille-ohjelman-ehdotuksesta/ta-p/373066
*Koska asiakkaalle lähetetään EU-standardin mukainen verkkolasku, pitää kaikille riveille antaa yksikkökoodi. Tarkasta, että kaikilla riveillä on yksikkö ja että kaikille varastoyksiköille on määritelty koodi.
Nimikekortti - Perustiedot -Varastoyksiköt
Annetaan yksikölle saatu/haluttu koodi:
Yksiköt kannattaa myös tallentaa nimikekortille valmiiksi.
*Koska asiakkaalle lähetetään EU-standardin mukainen verkkolasku, pitää kaikilla riveillä olla verokoodi. Verokoodi on hyvä määritellä kirjanpitotileille tililuettelon tai tilikartan ylläpidossa, jolloin verokoodi tulee kirjanpitotilin takaa automaattisesti riville. Rivin muissa tiedoissa voit myös valita rivikohtaisen verokoodin.
Verokoodien asettaminen:
Alv-erittely, VatSpecificationDetails elementti
Laskulla tarkastettavat asiat ovat siis, verokoodi sekä yksikkö ja sen koodi:
Sähköinen allekirjoitus on juridisesti pätevä sekä helppo ja nopea tapa lähettää sopimuksia ja asiakirjoja allekirjoitettavaksi. Voit ottaa sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöön Passeli Ohjelmassasi.
Allekirjoituspalvelussa on mahdollista lähettää PDF-muotoisia dokumentteja allekirjoitettavaksi, tarkastella dokumenttien allekirjoituspyyntöjä ja niiden historiaa.
Sähköinen allekirjoituspalvelu otetaan käyttöön seuraavasti:
1. Avaa Passeli
2. Valitse osiovalikosta Sähköinen allekirjoitus-toiminto
Jotta palvelun saa avattua tulee toiminnossa antaa yrityksen ja pääkäyttäjän tiedot sekä hyväksyä käyttöehdot
3. Tarvittaessa täytä pääkäyttäjän ja yrityksen tiedot toiminnossa ellei ohjelma ole niitä tuonut valmiiksi
4. Paina "Ota käyttöön"
Rekisteröidyttäessä pääkäyttäjälle lähetetään vahvistusviesti sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönotosta jossa rekisteröinti tulee vielä vahvistaa.
Huom! Viesti johon tulee reagoida ja josta vahvistus tehdään tulee @verkkopasseli.fi osoitteesta. Visma Sign lähettää tiedoksiannon palvelun avauksesta pääkäyttäjälle erikseen mutta kyseiseen viestiin ei tarvitse reagoida.
5. Avaa viesti jonka olet saanut @verkkopasseli.fi palvelusta,tarkista viesti ja mikäli rekisteröintitiedot ovat kunnossa paina "Ota käyttöön"
Sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöön löydät ohjeen täältä.
Pankkitilejä voidaan muokata ja lisätä Yrityksen yhteystiedoissa.
Valitse ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Yrityksen yhteystiedot”.
Valitse ”Pankkitilit” –välilehti.
Valitse pankkitili, jota haluat muokata ja paina työkalurivin ”Muokkaa” –painiketta tai lisää uusi pankkitili ”Uusi pankkitili” -painikkeesta.
Pankkitiliä lisätessä ohjelma kysyy erikseen "Tilinumero" sekä "IBAN" -tietoja. Jälkimmäiseen lisätään FIXX -alkuinen IBAN-muotoinen tilinumero ja "Tilinumero" -kohtaan syötetään tilinumero ilman FIXX -etuliitettä.
Huomioitavaa on myös "käytä tiliä verkkolaskulla" -valinta, joka lisää (tai poistaa) tilinumeron laskusanomalle.
Tallenna muutokset OK-painikkeesta.
Mikäli haluat vaihtaa pankkitiliäsi laskutulosteelle, ota pankkitili käyttöön Laskutus ja myyntireskontran valikon ”Asetukset” -> ”Lomakeasetukset” kautta.
Valitse Lomakeasetuksista ”Yritystiedot” -välilehti ja syötä uuden pankkitilin tiedot niille varattuihin kenttiin.
Tallenna muutokset ”Käytä” tai ”OK” -painikkeesta.
Mikäli pankkitili ei näy oikein laskutulosteella, mennään uudelleen Lomakeasetuksiin ja palautetaan oletusasetukset ikkunan vasemman alakulman "Palauta oletukset" -painikkeella. Tarkistetaan lisäksi vielä Yritystiedot-välilehden pankkitilivalinnat
Passeli asetuksissa tehdään ohjelmasovellusten toimintaan liittyvät asetukset, määritetään numerosarjat sekä eri tulostetyyppien tulostusasetukset.
Yleisesti muokattavia asioita ovat esimerkiksi: Hintojen desimaalimäärä, Kirjaustavat, Huomautusaika, Viivästyskorko, Pyöristystarkkuus.
Salli varastoarvojen käsin muokkaus -optiolla ohjelma sallii nimikekorttien varastosaldojen ja keskihintojen käsin muokkauksen. Jos ohjelmasta halutaan tarkat varastoarvot tätä ei kannata sallia. Varastosaldot pysyvät paremmin ajantasalla kun ohjelma laskee ne itse jolloin kirjaaja ei voi vääristää saldoja.
Käytetään maksuperusteista tiliöintiä- valinnan ollessa voimassa, uusien laadittavien myyntilaskujen ja ostolaskujen tiliöinnit muodostetaan laskuihin laadittavien suorituksien ja maksujen perusteella. Suoritusten ja maksujen perusteella määräytyy arvonlisäverojen tilityskausi. Laskutus ja myyntireskontrassa maksuperusteinen tiliöintimalli toteutuu niiden laskujen osalta missä laskun asiakkaan asiakaskortistossa on maakoodi FI tai tyhjä. Mikäli maakoodi on jokin muu kuin FI tai tyhjä, tiliöidään laskut suoriteperusteisesti, ja silloin arvonlisäverokausi määräytyy laskun päiväyksen perusteella.
Laskujen kirjausasetukset
Seuraava laskunumero -kentässä näkyy seuraavan laadittavan laskun numero. Käyttöönoton yhteydessä kenttään voi antaa numeron, josta laskujen numerointi aloitetaan. Ohjelma huolehtii numeroinnista automaattisesti, joten numerointiin ei tule puuttua ohjelman käyttöönoton jälkeen.
Viitenumero -kenttään määritellään laskutus ja myyntireskontra osiossa käytettävä viitenumeroiden muodostamisperiaate. Oletusarvoisesti järjestelmän viitenumero muodostuu seuraavasti 6 laskunumeroa + 5 asiakasnumeroa+ tarkiste, eli LLLLLLAAAAA
Muita muokattavia asetuksia ovat esimerkiksi: Sallittu myöhästyminen, Huomautuskerrat ennen perintään siirtoa, Tulosta laskuille suoritukset ja Näytetään, jos asiakkaalle löytyy verkkolaskuosoite
Passeli Poletteja voit käyttää ohjelmassasi mm. seuraavissa toiminnoissa:
Laskujen lähetys Lähetä-toiminnolla
Laskujen vastaanotto Vastaanota-toiminnolla
Verokorttien haku rajapintaa pitkin VeroAPI:sta
Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen ja alv-yhteenvetoilmoituksen lähetys verottajalle
Tulorekisteri ilmoitukset
Verkkopalkkojen toimittaminen
Smartship lähetykset
Luototietojen tarkastus
Tekstiviestien lähetys
Voit tarkastaa missä toiminnoissa ja kuinka paljon poletteja on käytetty suoraan ohjelmistosi tiedotepalkin kautta
Voit tarkastella polettien käyttöä ja rajata hakua tarpeesi mukaisesti.
Mikäli halutaan katsoa tapahtumia tietyltä aikaväliltä, valitaan Aikarajaus-kohtaan aikaväli. Voit lisäksi tarkentaa hakua antamalla tiedoksi tapahtuman/selitteen tai vaikka yrityksen nimen.
Painamalla oikeassa laidassa olevaa taulukkolaskennan kuvaketta, saat tallennettua tiedot koneellesi *.xsl eli exceliin luettavassa muodossa.
Rakennuspalveluiden ja romumyynnin myyntilaskun kirjaaminen helpottuu myyntialueiden luomisen kautta.
Valitaan ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Myyntialueet”
Lisätään myyntialueiden ylläpitoon uusi rivi ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja kirjataan selitteeseen laskuille tulostuva selite voimassaolevasta direktiivistä. (esim. AVL 8 C §:ään tai direktiiviin(Art. 199, Dir.2006/112/EY)) tai vastaavat tiedot romumyynnin osalta.
Tallennetaan myyntialue ”OK” painikkeella
Avataan Asiakaskortisto ja valitaan asiakkaan ”Muut tiedot” välilehdelle myyntialueeksi luotu ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja tarkistetaan että asiakaskortilla on annettuna asiakkaan Y-tunnus ja ALV-tunnus.
Valitaan oletustilien ylläpidosta Rakennuspalveluille oletus myyntitili ja samoin romumyynnille. Valitse ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Oletustilien ylläpito”
Valitse ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” myyntialueelle haluamasi kirjanpidon myyntitili, jotta myynti ohjautuu kirjanpidollisesti oikealle tilille.
Nyt voit luoda laskun asiakkaalle ja laskutulosteella näkyy rakennuspalveluiden ja romumyynnin myynnissä vaaditut tiedot laskun verottomuudesta.
Korkolaskujen laadinta
Myöhässä saapuneiden suoritusten korot ovat vietävissä korkorekisteriin.
Korkorekisteristä voidaan laatia asiakaskohtainen korkolasku.
Asiakaskortilla pitää olla valittuna ”Korkolaskut” valinta
Tilanteessa, jossa laskun suoritus on ollut myöhässä ja laskulle on kertynyt korkosaatavia, voidaan korot ohjata suorituksen kirjauksissa korkorekisteriin.
Suorituksen kirjausikkunassa pitää ensiksi tarkistaa suorituksen kirjauspäivä, jolloin ohjelma laskee automaattisesti myöhässä olevat päivät ja kertyneen koron. Korko lasketaan asetuksissa määritetyllä viivästyskorolla. Viivästyskorko määritellään kohdassa Laskutus ja myyntireskontra : "Asetukset"-> "Passeli Asetukset" -> "Viivästyskorko".
Suorituksen kirjausikkunassa on valinta ”Vienti korkorekisteriin”, mistä korko ohjataan korkorekisteriin.
Korkorekisteriin pääsette valitsemalla Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Korkolaskut”
Korkorekisteristä valitaan laskutettava asiakas ja tarkistetaan korkolaskujen yleistiedot.
Painetaan lopuksi ”Laadi laskut”, jolloin korkolasku luodaan laskutukseen keskeneräiseksi laskuksi
Ohjelmasta voidaan poistaa tarpeettomaksi jääneitä asiakas- ja nimikekortteja. Kortteja voidaan poistaa käytöstä joko yksitellen tai massapoistona. Toiminnon jälkeen kortti ei näy enää kortistossa, mutta ne eivät poistu kuitenkaan kokonaan ohjelmasta.
Yksittäisen nimike- ja asiakaskortin käytöstä poistaminen tapahtuu seuraavasti:
1. Valitse haluamasi kortisto Kuva 1 2. valitse kortistosta kortti jonka haluat poistaa
3. Valitse haluttu kortti
4. Ota kortti muokkaus tilaan
5. Ota 'Asiakas/Nimike poistettu käytöstä' valinta käyttöön
6. Tallenna
Kuva 1
Käytöstä poistetut asiakaskortit ovat nähtävillä asiakaskortisto > oikeasta yläreunasta näytä > valitse valikosta poistetut. Kuva 2.
Käytöstä poistetut nimikkeet ovat nähtävillä nimikehaussa. Kuva 3.
Kuva 2
Kuva 3
Kortistojen massapoisto tapahtuu seuraavasti:
1. Passelin työpöytä
2. Asetukset
3. Tietokantaoperaatiot
4. Kortiston massapäivitys
5. Valitkaa haluttu kortisto
6. Asettakaa Kuva 4 mukaiset asetukset, valitkaa halutut kortit ja painakaa 'Päivitä valitut kortit'
Kuva 4
Avoimelle projektille voidaan kohdistaa tapahtumia Passeli Yritys ohjelmaosioista.
Valitaan projektille kuuluva tapahtuma, esimerkiksi ”Uusi lasku”.
Valitaan Laskun kirjausikkunan työkaluriviltä ”Muut tiedot” painike, jolloin voidaan kohdistaa koko lasku avoimelle projektille.
Toinen vaihtoehto on kirjata rivikohtaisesti tapahtumia avoimelle projektille. Valitse nimikerivien ”Näytä sarakkeet” painike ja valitse ”Projekti” sarake näkyviin. Tämän jälkeen voit valita nimikeriville avoimen projektin pudotusvalikosta.
Tapahtuman kirjauksen jälkeen projekti näkyy Projektiseurannan raporteilla.
Samankaltaista kirjaustapaa käytetään myös muissa Passseli Yritys osioissa.
Tehosta saatavien hallintaa Passeli Yritys webinaarissa saat vinkkejä siihen, miten voit helpottaa nopeampaa saatavien kotiutusta Passeli Yrityksen avulla. Webinaarissa käydään läpi maksukehotusten luominen, lähettäminen ja laskujen laittaminen perintään ohjelmasta sekä
tekstiviestien lähetys ja luottotietojen tarkastus.
Tehosta ja helpota sopimusten käsittelyä sähköisellä allekirjoituksella
Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa yrityksesi tärkeimpien asiakirjojen luotettavan allekirjoittamisen ajasta ja paikasta riippumatta.Lisäksi sähköinen allekirjoittaminen on nopea, vaivaton ja tehokas sekä nykyaikainen tapa asiakirjojen allekirjoittamiseen ja tallentamiseen. Passeli Yritys ohjelmassa sähköisen allekirjoituspalvelun tarjoaa Visma Sign.
Voit käyttää sähköistä allekirjoituspalvelua yrityksesi eri toiminnoissa
Sähköisellä allekirjoittamisella nopeutat ja digitalisoit hallinnon rutiineja ,tehostat myyntiä ja parannat asiakaskokemusta sekä hoidat työsuhteeseen liittyviä asioita näppärästi. Käytä siis sähköistä allekirjoituspalvelua läpi yritystoimintojen esimerkiksi seuraavien asiakirjojen toimittamiseen:
Hallinto ja talous
Tilinpäätökset ja kokousasiakirjat
Valtakirjat
Hankinnat
Myynti ja Markkinointi
Myyntisopimukset
Kumppanuussopimukset
Laskutussopimukset
Yritysjohto
Hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset
Yhteistyösopimukset
Avainhankinnat
Henkilöstöhallinto
Työsopimukset
Työtodistukset
Etätyö-ja lomasopimukset
Irtisanoutumisilmoitukset
Saat sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöösi näppärästi suoraan Passeli Yritys-ohjelmassasi. Löydät käyttöönotto-ohjeen täältä.
Myyntitilaukselle luotu toimitus on siirrettävissä laskutukseen. Lähete voidaan siirtää ”Tilaustenhallinnassa” toimitukset näkymässä, tai ”Siirto laskutukseen” toiminnolla.
Avaa ”Siirto laskutukseen” –toiminto.
Valitse, siirretäänkö kaikki tulostetut lähetteet vai valitaanko laskutettavat lähetteet.
Mikäli haluat valita laskutettavat lähetteet, niin aukeaa ikkuna, josta on valittavissa mitkä toimitukset siirretään laskutukseen. Valinnan jälkeen painetaan OK –painiketta.
Ohjelma varmistaa laskujen päivämäärän muodostamisen. Tee valinta ja paina OK –painiketta.
Valitut toimitukset on siirretty laskutukseen ja ne voidaan tulostaa siirron jälkeen.
Ryhmälaskututusta käytetään samansisältöisten, kalenteriin sidottujen laskujen luontiin ryhmälaskumalleihin liitetyille asiakkaille tai asiakasryhmille.
Laskut luodaan valituista ryhmälaskumalleista Laskutusajo-toiminnolla. Ryhmälaskupohjien ylläpito sekä Laskutusajo -toiminto löytyvät Laskutus -valikon Ryhmälaskutus -toiminnosta.
Ryhmälaskutus aloitetaan ryhmälaskumallien luonnilla. Ryhmälaskumalli sisältää mallilaskun ja laskutustiedot.
Mallilaskussa määritellään laskutettavat nimikkeet ja laskun yleistiedot.
Laskutustiedoissa määritellään mallilla laskutettavat asiakkaat tai asiakasryhmät sekä laskuajojen tekemiseen tarvittavat tiedot kuten laskutuskausi- sekä laskutusperusteen voimassaoloaikaan liittyvät tiedot.
Kun ryhmälaskumallit ovat kunnossa, voi laskut luoda laskutusajolla.
Laskutusajossa käyttäjä luo laskut niille ajoon valittujen ryhmälaskumallien asiakkaille, joiden laskukausi päättyy ennen käyttäjän antamaa, ”Laskutetaan asti” päivää.