Voit lähettää asiakkaallesi tekstiviestejä suoraan omasta Passeli Yrityksestäsi. Tekstiviestejä voidaan lähettää suoraan asiakaskortilta, laskutuksesta, myyntitilauksista sekä tarjouksista. Tekstiviestien avulla asiakaskokemus paranee ja saat entistä tyytyväisempiä asiakkaita. Kaikki tekstiviestipohjat ova vapaasti räätälöitävissä.
Voit lähettää viestejä myös markkinointimielessä tietyille asiakasryhmille liittyen vaikka uusiin tuotteisiin tai tarjouksiin.
Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Tiedon tuottajat ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti.
Toisessa Tulorekisteri webinaarissa käytiin läpi tarkemmin varmennehakemuksen täyttämistä,varmenteen käyttöönottamista käytännöss ja tulorekisteriaineistojen muodostusta,hallintaa sekä lähettämistä. Näiden asioiden lisäksi kävimme läpi myös muutamia muita Tulorekisterin myötä tulleita muutoksia ohjelmaan.
Pääset näkemään Tulorekisteri tallenteen tässä:
Varmuuskopiointi ja varmuuskopion palautus sekä automaattinen varmuuskopiointi.
Tietokannan varmistus/palautus on luotava aina palvelimella. Toimenpide vaatii pääkäyttäjä tunnuksen, jotta voidaan ottaa tai palauttaa varmuuskopio tietokannasta.
Varmuuskopiointi-toiminnolla voit tehdä Passeli-ohjelman sen hetkisistä tiedoista varmuuskopion ja tallentaa varmuuskopion joko tietokoneelle tai Passelin pilvipalveluun. Passeli pilvipalvelu on käytettävissä vain, jos olet sopimusasiakas ja koneellasi on toimiva internetyhteys.
Tee varmuuskopio –painikkeella aloitetaan manuaalisen varmuuskopion luonti Passelin sen hetkisistä tiedoista.
Varmuuskopio voidaan suojata salasanalla, sekä antaa salasanalle vihje. Näiden tietojen antaminen on vapaaehtoista.
Mikäli valitaan, että varmuuskopio tehdään Passelin pilvipalveluun, alkaa varmuuskopion luonti, heti kun Passelin pilvipalvelu-kuvaketta klikataan.
Mikäli valitaan , että varmuuskopio tehdään tietokoneelle, pyytää ohjelma vielä antamaan varmuuskopiolle tallennushakemiston sekä tiedostonimen. Varmuuskopion luonti alkaa Tallenna-painikkeella.
Tietokannan varmistus/palautus sekä Automaattisen varmuuskopioinnin käyttöönotto on ohjeistettu myös Passelin Yleisohjeessa kohdassa, Asetukset - Tietokantaoperaatiot - Varmuuskopiointi ja varmuuskopion palautus sekä Automaattisen varmuuskopioinnin käyttöönotto.
Mikäli varmistuspalvelu on otettu onnistuneesti käyttöön, mutta siitä huolimatta varmistuspalvelussa on havaittu ongelmia,voit tarkastaa seuraavat asiat tilanteen korjaamiseksi:
Varmista että koneen aikavyöhyke, kellonaika ja päiväys ovat oikeat.
Tarkista että ohjelmisto on aktivoitu (Asetukset -ohjelmiston aktivointi) ja että käyttönottokoodi-tiedot on syötetty ohjelmaan oikein,tarvittaessa voit ladata uuden käyttöönottokoodin Passeli palvelimelta (Asetukset - käyttöönottokoodin syöttö)
Voit tarkastaa varmistustoiminnon Ilmoitukset valikosta minkä virheilmoituksen ohjelma on automaattivarmistuksesta antanut,halutessasi voit yrittää korjata ilmoituksen mukaisen ongelman jotta varmistuspalvelu lähtisi uudelleen toimimaan
Tarkistathan myös että viimeisin laskusi on suoritettu Visma Ampliolle
Mikäli ongelma ei ole omatoimisesti selvitettävissä olethan yhteydessä asiakaspalveluumme s-postitse helpdesk@passeli.com tai soittamalla numeroon 09 3154 2035
Tuote tai palvelukortiston voi tuoda Passeliin massana. Ohessa tarkempi ohjeistus nimikkeiden tuontiin .
Nimikkeet tulee olla excelissä omissa sarakkeissaan. Tässä esimerkissä excelissä on omissa sarakkeissaan Nimikekoodi,Nimikkeen nimi,Myyntihinta ja Ostohinta. Sarakkeilla ei saa olla otsikointia.
Kun excel on rakennettu valmiiksi tallennetaan se "Tallenna nimellä" -vaihtoehdolla txt-muotoon valitsemalla Teksti (sarkainerotin).
Tämän jälkeen luodaan Passelissa tallennettua txt-tiedostoa vastaava profiili. Valitaan Passelista Varastokirjanpito-osiosta "Kortistot"- "Nimikkeiden päivitys text-tiedostosta".
Uusi tuonti profiili luodaan nuolen osoittamasta painikkeesta (kts. alla oleva kuva)
Nimetään profiili ja valitaan ”Tiedoston muoto” kohtaan ”Merkkierottelu”. Valitaan Välimerkiksi <TAB> Valitaan ”Tiedoston kentät” kohtaan ne kentät mitä excel-tiedostossakin on sarakkeittain. Valitaan ne siinä järjestyksessä kuin excelissä ne on luettuna vasemmalta oikealle eli esimerkissämme ”Koodi” , ”Nimike” , ”Myyntihinta” ja ”Ostohinta”. Tallennetaan profiili.
Valitaan perusikkunassa profiili käyttöön. Valitaan kyseinen TXT-tiedosto ”Tuontitiedosto” kenttään. ”Päivitystapa” Lisätään kortistoon kaikki puuttuvat nimikkeet luo nimikekortistoon kaikki ne nimikkeet joiden nimikekoodi ei ole käytössä. Eli nimikekoodi pitää olla yksilöllinen. ”Kokeilu” painikkeesta näette että tulevatko tiedot oikeisiin kenttiin.
"Kokeilu" toiminnossa kuvan mukaisesti nähdään että tiedot ovat oikeissa kentissä. Kokeilu suljetaan "Sulje" painikkeesta ja perusikkunassa voidaan painaa "Aloita" niin tuontitoiminto aloitetan.
Kun tuonti on suoritettu loppuun ja nimikkeet on lisätty onnistuneesti kortistoon saat seuraavan ilmoituksen:
Tulorekisterillä on ohjeistus mitä ja miten ilmoitettuja tietoja korjataan sekä milloin korjaus on tehtävä. Korjaus on myös kohdistuttava oikeaan ilmoitukseen.
Korjattavia ilmoituksia ovat Palkkatietoilmoitus ja Työnantajan erillisilmoitus.
Tässä käyttövinkissä käydään läpi yleisimmät tilanteet joissa korjaustosite ja korjausilmoitus on tehtävä.
Lyhyesti kerrottuna korjausilmoitus tehdään yleensä vain silloin kun palkansaajalle on jo maksettu tilille palkkaa liikaa ja tulee tulorekisterille ilmoittaa perusteettomasti maksetusta edusta ja seuraavalla palkkakaudella takaisin periä liikaa maksettu suoritus.
Takaisinperinnän tekemiseen löydät ohjeen täältä:
Toimi näin kun olet maksanut palkasaajalle liikaa palkkaa mutta et ole vielä ilmoittanut tietoja tulorekisteriin:
1.Valitaan palkkakausi missä on korjattavaa.Palkkatapahtumien hallinnassa valitaan palkkatosite minkä tietoja on korjattava ennen ilmoitusta tulorekisteriin.
2.Avataa palkkatosite "Näytä tosite"-toiminnolla käsiteltäväksi
3.Valitaan tositteen kirjausikkunassa toiminto "Korjaustositteen luonti"
3.Saadaan näkyviin alkuperäisessä palkkatositteessa näkyvät palkkakirjausrivit,korjataan palkkariviä jossa virhe on ollut muokkaamalla summaa sellaiseksi kuin sen olisi pitänyt olla.
4. Tehdään uusi rivi johon haetaan samainen palkkalaji jolla virhe on ollut ja annetaan ylimääräisenä maksettu summa kyseisellä rivillä ja ohjelma tuo palkalle tiedon "perusteeton etu".
5.Palkkatositteelle suoritetaan vähennysten laskenta ja sekä palkkakauden hyväksyntä, ei maksua, olihan maksu jos suoritettu. Tämän jälkeen on palkkatietoilmoituksella oikeat tiedot lähetettävissä tulorekisteriin. Mikäli useammalle palkansaajalle on korjaustarpeita, käsitellään kaikki tarvittavat palkkatositteet ja lähetetään tulorekisteri-ilmoitus oikein tiedoin.
6. Korjausilmoitus lähetetään Tulorekisteriaineistot-toiminnossa
Tilanteessa jossa palkansaajalle on maksettu liikaa ja ilmoitettu tulorekisteriin, tehdään korvaava ilmoitus:
Toimitaan aivan samoin kuin tilanteessa missä on maksettu mutta ei vielä ilmoitettu palkkatietoilmoitusta (kts. ylhäältä tarkempi ohjeistus korjaustositteen ja korjauilmoituksen luomiseen). Poikkeuksena tässä tilanteessa on se, että aineisto mikä lähetetään korjausten jälkeen tulorekisteriin on korjausilmoitus alkuperäiseen ilmoitukseen ja sillä on tulorekisteriaineistot toiminnossa Vers -kentässä numerona 1, 2, 3, jne. monesko korjaus kyseiseen ilmoitukseen on kyseessä.
Huomaathan että mikäli suoritetaan korjauksia kohdekaudelle jolta on jo Työnantajan erillisilmoitus ainesto luotu, ja korjaukset ovat sisältäneet sairausvakuutusmaksun tai TA sairausvakuutusmaksuista tehtävät vähennykset summien muutoksia, on kohdekauden ilmoitus laadittava uudelleen. Laadinta suoritetaan Aineistot-Työnantajan erillisilmoitus-toiminnolla aivan kuten alkuperäinen ilmoituskin luotiin, kohdekaudeksi valitaan se kausi jolle korjauksia suoritetaan.
Mikäli on suoritettu korjauksia kohdekaudelle jolta on jo Työnantajan erillisilmoitus aineisto ilmoitettu, ja korjaukset ovat sisältäneet sairausvakuutusmaksun tai TA sairausvakuutusmaksuista tehtävät vähennykset summien muutoksia, on kohdekauden ilmoituksesta tehtävä uusi ilmoitus ja lähetettävä se tulorekisteriin. Vers -kentässä numerona 1, 2, 3, jne monesko korjaus kyseiseen ilmoitukseen on kyseessä. Laadinta suoritetaan Aineistot-Työnantajan erillisilmoitus-toiminnolla aivan kuten alkuperäinen ilmoituskin luotiin,kohdekaudeksi valitaan se kausi jolle korjauksia suoritetaan.
Maksuposti mahdollistaa projektitapahtumien laskuttamisen koosteena esimerkiksi vaiheen valmistumisen jälkeen.
Maksupostitoiminnon käyttämiseen tarvitaan lisäksi Laskutus ja Myyntireskontraosio, jonne laskut luodaan.
Projektin Laskutustavaksi voidaan valita Maksuposti.
Maksuposti voidaan muodostaa tarjouksista, myyntitoimituksista tai työajasta. Työajat siirtyvät Maksuposti-toimintoon, kun työaikarivillä käytetään sellaista projektia/projektivaihetta, jolla on laskutustapana Maksuposti ja se on Hyväksytty-tilassa.
Kun tapahtumilla käytetään sellaista Projektia tai Projektin vaihetta, jossa laskutustapana Maksuposti, tulevat tapahtumat kyseisen projektin taakse Maksuposti-toimintoon, josta ne voidaan laskuttaa. Näissä tapauksissa pitää tapahtumaa kirjatessa valita oikea projekti/projektivaihe sekä laskutustapa tapahtuman kirjausikkunan ”Muut tiedot” -ikkunassa.
Kun halutaan luoda lasku, avataan ”Maksuposti” –toiminto. Listassa on ne avoimet Projektit, joiden laskutustavaksi on määritelty Maksuposti. Valitaan laskutettava Projekti.
Maksupostin laadinnassa näytettäviä rivejä voidaan rajata valitsemalla vain halutut vaiheet tai tyypit Maksuposti –laskulle.
Lasku luodaan ”Luo valituista” –painikkeen kautta ja lasku muodostuu Laskutus ja myyntireskontran Laskutuksenhallintaan.
Passeli Yritys ohjelman lomakkeita muutetaan erillisen Lomake-editorin avulla. Lomake-editori on ladattavissa tukisivuiltamme. Laajempia lomakemuutoksia voitte tiedustella asiakaspalvelustamme.
Lataa ja asenna Lomake-editori tietokoneellenne
Yhdistä Lomake-editori Passeli Yritys tietokantaanne. Suosittelemme lomake-editorin käyttöä palvelin koneelta, jolloin lomakkeiden muokkaus on mahdollisimman sujuvaa.
Valitkaa muokattava lomake Lomake-editorin lomakelistasta
Voitte lomake-editorilla helposti mm. poistaa kenttiä ja muokata sarakkeiden leveyttä
Lomakepohjassa on tietokenttiä, joita voi poistaa DELETE painikkeella tai kenttiä voidaan supistaa tai laajentaa haluamallasi tavalla. Tarkista, että kentät eivät kuitenkaan mene toistensa päälle.
Kun tallennat lomakkeen, lomake tallentuu omaksi lomakkeeksi, joten nimeä se eri tavalla kuin alkuperäinen lomake.
Muokattuja lomakkeita voit myös poistaa ohjelmasta:
Valitse ohjelman rungosta ”Asetukset” -> ”Tietokantaoperaatiot” –> ”Omien raporttien poisto”
Kirjaudu sisään toimintoon pääkäyttäjätunnuksilla
Valitse poistettava lomake ja paina työkalurivin ”Poista” –painiketta
Voit sulkea ikkunan ”OK” –painikkeella
Verkkopalkka on palvelu, jolla palkanmaksaja voi toimittaa palkkalaskelmat palkansaajilleen sähköisessä muodossa niin, että palkansaajat voivat katsella palkkalaskelmiaan oman verkkopankkinsa kautta. Verkkopalkasta hyötyvät sekä palkanmaksaja että palkansaaja.
Edut palkanmaksajalle:
palkkahallinnon prosessit tehostuvat ja palkkalaskelmien toimitus yksinkertaistuu
palkkalaskelmien tulostus- ja toimituskustannukset pienenevät
työntekijöiden palvelu paranee
palkansaajat on mahdollista tavoittaa yhden sähköisen kanavan kautta
palkka-asioita koskevat kyselyt on mahdollista keskittää palkkahallinnossa
pienentää hiilijalanjälkeä, ja on ympäristöystävällinen ratkaisu
Edut palkansaajalle:
sähköinen palkkalaskelma on nähtävissä ajasta ja paikasta riippumatta 24 h vuorokaudessa
sähköiset palkkalaskelmat arkistoidaan 18 kuukautta (nähtävissä myös työsuhteen päättymisen jälkeen)
verkkopalkka on turvallinen, sillä palkkalaskelmaan pääsee siirtymään vain verkkopankin kautta
palkkalaskelma on tarkasteltavissa jopa pari päivää ennen maksupäivää
palvelu on palkansaajalle maksuton
Katso video, miten otat verkkopalkan käyttöön Passeli Yritys ohjelmassa.
Tilanteissa joissa on kirjattu perusteetonta etua palkasaajalle ja ilmoitettu perusteetonta etua maksetuksi Tulorekisteriin tulee tehdä takaisinperintä maksetusta ylimääräisestä palkasta (=perusteettomasta edusta).
Takaisinperintä kirjataan alkuperäisellä palkkalajilla millä on liikaa maksettu, eli kirjattu perusteeton etu. Takaisinperintä suoritetaan kun seuraavaksi maksetaan palkkaa.
Suorita takaisinperintä seuraavasti:
1.Avaa seuraava maksettava palkkakausi
2.Luo palkkalaskelma ja kirjaa normaalisti palkansaajalle kuuluva palkka
3.Tee takaisinperintä samaisella palkkalajilla jolla palkkaa on kirjattu,maksettu ja ilmoitettu perusteettomana etuna. Annetaan palkkatositeriville palkkalaji ja valitaan riviosan työkaluvalikosta takaisinperintä, avautuvasta luettelossa on nähtävissä ja valittavissa takaisinperittävä palkka
HUOM! Palkkatapahtuman määrä tai yhteensä summa ovat negatiivisia, jos esim. tunnit pitää alkuperäiselle ajanjaksolle oikaistua, ne pitää antaa miinus merkkisenä ja palkkatapahtumalla on selitekentässä Takaisinperintä teksti ja palkkatapahtumalle tallentuu takaisinperintä tieto ja tämän kirjauksen osalta takaisinperitty summa välittyy tulorekisteriin.
Takaisinperinnän tiedot päivittyvät alkuperäisen palkkakauden ajanjakson kertymiin, oikaisemaan liikaa maksettuja palkkoja. Takaisinperinnän jälkeen alkuperäisellä palkkakaudella on ne palkkasummat ja tiedot mitä olisi silloin alunperin pitänyt olla. Kirjanpidolliset tapahtumien oikaisut ja korjaukset tulevan tälle takaisinperintä palkkakaudelle
Jotta voit lähettää tulorekisteriaineistot Passelistasi tulorekisteriin tulee sinulla olla noudettuna ja tallennettuna varmenne Passeli ohjelmaasi.
Ennen varmenteen noutoa yrityksen on tullut tehdä hakemus Tulorekisterin teknisen rajapinnan käytöstä jolloin tekniselle yhteyshenkilölle toimitetaan turvasähköposti josta löytyy kohta "Avaa viesti" jota tulee klikata saadakseen pinkoodin tekstiviestillä jolla tullut turvattu viesti saadaan avattua.
Kun saat pinkoodin puhelimeesi,kirjoita se sille kuuluvaan kohtaan jonka jälkeen viesti aukeaa
Sähköposti sisältää transferid ja transferpaswordin jotka tarvitset jotta voit käyttöönottaa varmenteen. Huom! Suosittelemme kopioimaan yllämainitut tiedot ja liittämään ohjelmaan oikeille paikoilleen.
Varmenne noudetaan ja käyttöönotetaan seuraavasti:
1.Valitse Palkanlaskenta osiossa Perustiedot-välilehti-Tulorekisterin varmenne
2. Täytä varmenteen noutoa varten seuraavat tiedot:
-Yritys -kenttään annetaan yrityksen nimi samalla tavalla kuin teknisen rajapinnan hakemuksessa annettiin
-Y-tunnus -kenttään annetaan yrityksen Y-tunnus samalla tavalla kuin teknisen rajapinnan hakemuksessa annettiin
-TransferID -kenttään annetaan turvasähköpostilla tullut TransferID
-Transfer Password -kenttään annetaan turvasähköpostilla tullut Transfer Password
-Tilitoimistovarmenne -valinta valitaan voimaan mikäli yritys on valtuutettu toimimaan toisten Passelissa olevien yritysten puolesta ja varmennetta haettaessa on valittu, että organisaatio voi ilmoittaa tietoja toisen tahon puolesta. Valinnan ollessa voimassa, on ohjelmalla mahdollista toimittaa useamman yrityksen osalta Tulorekisteri-ilmoituksia samaa varmennetta käyttäen. HUOM! Varmenteen käyttöönotto suoritetaan näin vain sen yrityksen osalta minkä nimissä hakemus on tehty,muille yrityksille sama varmenne käyttöönotetaan alempaa löytyvän ohjeen mukaan.
-Hyväksy-kohta:"Hyväksyn varmenteen tallentamisen Visma Passelin toimesta" (valinta on oltava valittuna jotta Lataa uusi varmenne painike on käytettävissä).
-Valitse: "Lataa uusi varmenne" saadaksesi varmenteen noudettua.
Mikäli otit varmenteen käyttöön valinnalla tilitoimistovarmenne teet varmenteen käyttöönoton muihin yrityksiin seuraavasti:
1. Valitse käsiteltävä yritys
2. Valitse perustiedot-Tulorekisterin varmenne
3. Jos ko. yrityksen y-tunnusta ei vielä ole paikallaan anna se sille kuuluvaan ruutuu
4. Jos ko. nimi ei näy niin anna se sille kuuluvaan ruutuun
5. Valitse "Käytä toisen yrityksen varmennetta" alta alasvetolaatikosta yrityksen nimi jolle varmenteen käyttöönotto suoritettiin alusta loppuun
6. Laita valinta ruksi kohtaan "Hyväksyn varmenteen tallentamisen Visma Passelin toimesta"
7.Lataa uusi varmenne
HUOM!Latauksen yhteydessä Visma Passeli tallentaa varmenteen Visma Passelin säilöön, ei siis käytettävälle tietokoneelle, näin esimerkiksi uudelle koneelle ohjelman käyttöönottotilanteissa, varmenne on myös otettavissa helposti käyttöön.
Kun varmenne on otettu onnistuneesti käyttöön ,toiminnossa on nähtävissä varmenteen tila, voimassaolo ja voimassolon päättyminen.
Verkkolasku on yritykselle lähetettävä sähköinen lasku, joka välitetään digitaalisessa muodossa. Verkkolasku voidaan vastaanottaa joko pankin järjestelmään tai ostolaskuohjelmaan. E-lasku taas on kuluttajalle lähetettävä lasku. Sähköpostilla lähetettävä lasku on myös sähköinen lasku mutta eri asia kuin verkkolasku.
Verkkolaskutuksen käyttöönotto ohje löytyy alla olevasta linkistä.
https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Verkkolaskutuksen-kayttoonotto-Passelissa/ta-p/391656
Jotta asiakkaille voidaan lähettää verkkolaskuja, niin tulee ohjelman asiakaskortille asettaa asiakkaan yksilöidyt verkkolaskutustiedot. Verkkolaskutustiedot muodostuvat aina asiakkaan omasta verkkolaskuosoitteesta sekä välittäjän/operaattorin tunnuksesta. Myös postiosoitteet ovat pakollisia verkkolaskun lähetyksessä
Verkkolaskuosoite toimii vähän kuten postiosoitekin. Se kertoo laskun lähettäjälle sähköisen osoitteen, johon verkkolasku voidaan osoittaa. Verkkolaskuosoitteita voi olla OVT-tunnus, IBAN-tunnus tai verkkopalvelutunnus. Välittäjän/operaattorin tunnus määräytyy sen mukaan, mikä verkkolaskuvälittäjä asiakkaalla on käytössä. Kahdella yrityksellä ei voi olla samaa verkkolaskuosoitetta, mutta välittäjän/operaattorin tunnus voi olla sama
Asiakkaan verkkolaskuosoite ja välittäjän/operaattorin tunnus asetetaan asiakaskortille niille varattuihin kenttiin (kts kuva.) Kuvassa näkyvä EU-standardin mukainen verkkolasku valinta tulee ottaa käyttöön vain jos asiakas on erikseen pyytänyt tällaista laskua. Valinnan vaatimat asetukset löydätte tältä ohjeelta: https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Eu-Standardin-EN16931-mukaisen-verkkolaskun-vaatimat-kentat/ta-p/406978
Kun laskun kirjaus näkymässä hakee halutun asiakkaan laskulle, niin ohjelma näyttää verkkolasku lähetystavan olevan mahdollinen kyseiselle asiakkaalle. Laskun luonnin jälkeen laskun voi lähettää verkkolaskuna suoraan Laskun kirjaus ikkunasta (kts kuva.)
Ohjelmasta voi lähettää myös useita laskuja kerralla verkkolaskuna. Tämä onnistuu Lähetä-toiminnon avulla. Usean laskun valinta onnistuu joko näppäimistön CTRL- tai SHIFT-painikkeella. Lähetä-toiminnossa voidaan myös lisätä tarvittaessa liitteitä verkkolaskulle. Mikäli liitteitä lisää, niin tarkasta, että ”Lähetä liitteet” –valinta on aktiivinen (kts kuva.)
Verkkolaskun lähetyksessä saattaa ilmentyä ongelmia tai se ei mene perille asiakkaalle. Syitä näihin ongelmiin on monia ja alla olevassa ohjelinkissä on käyty läpi yleisimpiä ongelmatilanteita.
https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Verkkolaskutuksen-yleisimmat-virhetilanteet/ta-p/155717
Passelissa uusi varmenne päivittyy automaattisesti ennen vanhentumista, eikä vaadi käyttäjiltä manuaalisia toimenpiteitä.
Varmenteen tilan Passelista voit tarkistaa kohdassa Palkanlaskenta - Perustiedot - Tulorekisterin ja Verohallinon varmenne.
Tulorekisteri lähettää ilmoituksia tulorekisteri varmenteiden vanhenemisesta tekniselle yhteyshenkilölle ja pyytää tarkistamaan oman varmenteen tilan ohjelman toimittajilta. Valtaosa nyt käytössä olevista varmenteista on haettu 2022, joten varmenteen uusiminen tulee monelle ajankohtaiseksi vuoden 2024 aikana.
Jos jostain ongelmatilanteesta johtuen varmenne ei kuitenkaan uusiudu vaan ehtii vanhentua, voidaan uusi varmenne hakea manuaalisesti tulorekisteri.fi palvelusta seuraavasti:
Kirjautukaa tulorekisteri.fi palveluun pankkitunnuksilla joilla oikeus palveluun > Valitkaa "Asioi yrityksen tai organisaation puolesta" > Valitkaa yritys > Vasemmasta reunasta "Tekninen rajapinta ja varmenteet" > Sivun alareunasta keskeltä "Hae uutta varmennetta" > Täyttäkää tiedot ja lähettäkää hakemus. Saatte sähköpostiinne uudet transferID ja transfer password tiedot.
Uudet varmennetiedot voidaan asettaa Passeli ohjelmaan seuraavasti: Palkanlaskenta > Perustiedot > Tulorekisterin varmenne > Mitätöi varmenne > Luo uusi varmenne > Asettakaa transferID ja transfer password tiedot niille kuuluviin kenttiin. Mikäli kyseessä tilitoimistovarmenne jota tullaan jakamaan toisille yrityksille valitkaa lisäksi rastiruutu "Tilitoimistovarmenne".
Uusi varmenne tulee jatkossakin olemaan voimassa 2 vuoden ajan mutta päivittyy automaattisesti aina hieman ennen varmenteen vanhentumista, joten manuaalista varmenteen päivittämistä ei jatkossa enää tarkoitus tehdä.
Seuraavassa käyttövinkissä käymme läpi miten Passelissa voidaan käsitellä palkansaajan poissaoloja ja miten poissolotiedot saadaan välittymään Tulorekisteriin.
Poissaolokoodien luonti:
Poissaolokoodit luodaan sekä palkallisille poissaoloille että palkatomille poissaoloille ja tämän lisäksi tuntipalkkalaisille luodaan omat poissaolokoodit ja kuukausipalkkalaisille omat. Poissaolokoodit luodaan täällä:
Perustiedot-Poissaolokoodit
Koodi -kenttään annetaan poissaolokoodi. Pituus enintään 10 merkkiä, pakollinen
Selite -kenttään annetaan poissaolokoodia kuvaava selite. Pituus enintään 35 merkkiä, ei pakollinen
Palkkalaji -kenttään voidaan valita palkkalaji, jos halutaan, että ohjelma luo automaattisesti poissaolosta palkkatapahtuman sen palkkakauden uudelle palkkalaskelmalle, mihin poissaolo kohdistuu.
Palkaton -kenttään laitetaan valinta voimaan jos kirjattava poissaolo on palkatonta poissaoloa.
Poissaolon syy -kenttään valitaan luettelosta poissaolon syy.
Palkaton ja poissaolon syy tiedot ovat tulorekisterin ilmoitukseen liittyviä ja sinne välittyviä poissaolon tietoja jotka tulee poissaolokoodille antaa jotta palkkatietoilmoitukselle poissaolosta muodostuu tarvittavat tiedot. Kirjattaessa kaikki palkattomat ja palkalliset poissaolot palkkatapahtumiksi, niin tulorekisterin tietoja käyttävät tahot saavat tarvitsemansa tiedot. Yritykseltä poissaoloihin liittyvät tietojen kyselyt pitäisi näin vähentyä tai jäädä kokonaan tarpeettomiksi. Ohessa esimerkin mukainen kuva luoduista poissaolokoodeista:
Kun poissaolokoodit on luotu käydään lisäämässä poissaolokäsittelyä varten tietoja myös Palkkalajeille täällä:
Perustiedot-Palkkalajit
Lisää poissaolopalkkalajin tietoihin vähintäänkin sille sopiva poissaolokoodi.
Tarvittaessa lisää myös lisäpalkkalajit ,yleensä varsinkin kuukausipalkkalaisten poissaolojen ollessa kyseessä kuukausipalkan korjaus/vähennys palkkalaji eli 9900 on hyvä lisätä lisäpalkkalajiksi,ohjelma ymmärtää tällöin tuoda kyseisen lisäpalkkalajin automaattisesti palkkatapahtuman kirjaukseen kun se on linkitetty poissaolopalkkalajille. Kuukausipalkkaa kun pitää korjata sen verran kun esimerkiksi sairasajan palkkaa kuukausipalkan sijasta maksetaan. Parhaiten ohjelman saa toimimaan kun huomioidaan erityisesti kuukausipalkkalaisten poissaolojen suhteen myös se mikä on palkkalajien ahinnan peruste ja miettiä onko ko palkkaperuste käytössä myös henkilökorteilla ja onko henkilökorteille asetettu myös työpäivä/tuntijakaja koska ihanne tilanteessa ohjelma tuo hinnan ja poissaolopäivien määrän valmiiksi palkkalaskelmalle. Tuntipalkkalaisillehan käsittely on yksinkertaisempi tuntipalkkaa maksetaan niistä tunneista kun on oltu töissä ja sairasajan palkkaa niistä tunneista kun on oltu pois,tällöin ei yleensä tarvitse tuntipalkkalaisten palkkalajeilla murehtia lisäpalkkalaji määrityksiä toisin kuin kuukausipalkkalaisilla.
Poissaolopalkkalajin määrityksistä esimerkki kuva:
Lisäpalkkalajien määrityksistä esimerkki kuva:
Poissaolojen kirjaus ja tuonti palkkalaskelmille:
Kun poissaolokoodit on luotu ja palkkalajeille on tehty tarvittavat määritykset voidaan henkilölle kirjata poissaolot. Mikäli poissaolokirjaukset tehdään ja poissaolon aikaväli osuu palkkajakson aikaväliin ohjelma osaa vakiopalkkojen luonnin yhteydessä tuoda poissaolot palkkalaskelmille tai jos palkat kirjataan käsin palkkatapahtumien kirjaus toiminolla niin ohjelma kysyy poissaololleelle henkilölle palkkalaskelmaa kirjatessa "Tuodaanko työtä korvaava poissaolo palkkalaskelmalle" johon käyttäjä voi vastata kyllä ja ohjelma tuo poissaolot palkkalaskelmalle.
Poissaolot kirjataan täällä: Perustiedot-Poissaolot
Laskentaryhmä -valikosta valitaan haluttu ryhmä, jonka palkansaajat tulevat palkansaaja valintaan käytettäviksi.
Palkansaaja -valikosta valitaan palkansaaja, jonka poissaolotietoja halutaan kirjata.
Poissaolokoodi -kenttään annetaan poissaoloa vastaava koodi jotka olet luonut Perustiedot-Poissaolokoodit toiminnolla
Selite -kentässä näytetään poissaolokoodin selite.
Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä.
Ppvm -kenttään annetaan poissaolon loppupäivämäärä.
Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä.
Lomaoikeus Ppvm -kenttään annetaan päivämäärä, jonka jälkeen palkansaajalle ei kerry vuosilomaa.
Tunnit -kenttään annetaan poissaolon kesto tunneissa. Mikäli poissaolo kestää täysiä päiviä, tunteja ei anneta.
Päivät -kenttään annetaan poissaolo kesto päivissä.
Lisätietoa -kenttään voidaan antaa poissaoloon liittyvää lisätietoa. Lisätieto siirtyy palkkatapahtuman selitteeksi, jos poissaolosta luodaan palkkatapahtuma palkkalaskelman luonnin yhteydessä.
Esimerkki kuvissa Jouko on ollut sairaana kaksi päivää ja hänelle on tehty poissaolokirjaus Passeliin ja poissaolot tuodaan palkkalaskelmalle ja huomioidaan että Joukolle maksetaan kuukausipalkkaa sen verran vähemmän kun sairasajanpalkkaa vastaavalta ajalta kuukausipalkan tilalle maksetaan.
Pankkiyhteys on aina konekohtainen, joten tietokoneen vaihdon yhteydessä pitää pankkiyhteyden palveluprofiili määritellä uudelleen uudella koneella.
Allekirjoitusvarmenne pitää vanhalta koneelta tallentaa tiedostoon ja varmenne otetaan käyttöön tiedostosta uudella koneella.
Vanhalla koneella:
Avaa Pankkiyhteys –osio ja valitse “Palveluprofiilit”
Avaa käytettävä palveluprofiili ikkunan työkalurivin painikkeesta “Näytä valittu palveluprofiili
Kirjaa ylös “Palvelutiedot” -välilehdellä olevat sopimustiedot. Eli Nimi, Käyttäjätunnus ja mahdollinen aineistoryhmän tunnus (mikäli aineistoryhmätunnus on käytössä).
Mene “Palveluvarmenteet” välilehdelle
Kohdassa “Asiakkaan varmenteet” – “Allekirjoitusvarmenne” on “Vie” -painike, josta voitte painaa tallentaaksesi allekirjoitusvarmenteen tiedostoon
Ruudulle avautuu ikkuna, jossa voidaan kyseinen varmenne tallentaa tiedostoon. Valitse tallennuskohde “Selaa” painikkeesta, esim. työpöytä. Kirjoita varmenteelle jokin kuvaava nimi, josta tunnistatte tiedoston. Tiedosto pitää suojata vielä salasanalla, jonka voitte keksiä itse ja kirjoittaa se kahteen kertaan avoinna olevassa ikkunassa.
Kun tallennuskohde on valittu ja salasana kirjoitettu, paina “Vie varmenne” painiketta.
Siirrä kyseinen luotu tiedosto esimerkiksi muistitikulle.
Uudella koneella:
Liitä muistitikku uudelle koneelle ja avaa uuden koneen Passeli ja avaa “Pankkiyhteys” –osio
Avaa “Palveluprofiilit” ja valitse käytettävä palveluprofiili, jos sitä ei ole valittavissa niin paina “Luo uusi palveluprofiili”
Valitse Pankkitili pankin tietoihin ja syötä täsmälleen samat tiedot “Web Service asiakastietoihin” mitä vanhalla koneella oli. Eli tiedot pitää olla täsmälleen samalla tavalla, myös nimessä ISOT ja pienet kirjaimet mukaan lukien. Tallenna tiedot “Tallenna” -painikkeesta.
Valitse “Palveluvarmenteet” –välilehti
Tarkista että Pankin varmenteet ovat “Voimassa” ja valitse Asiakkaan varmenteen “Allekirjoitusvarmenne” kohdasta “Tuo” –painike
Valitse “Avaa tiedostosta” ja etsi varmennetiedosto muistitikulta. Syötä salasana, jonka annoit tiedoston luonnin yhteydessä. Tuo allekirjoitusvarmenne ohjelmaan.
Tarkista että “Allekirjoitusvarmenne” on myös nyt “Voimassa”. Ja Tallenna tiedot.
Nyt pankkiyhteys pitäisi olla toimintakunnossa.
Suorituksen kirjaaminen manuaalisesti
Laskulle on mahdollista kirjata suorituksia ”Uusi suoritus” –toiminnolla sekä suoraan Laskutuksenhallinnasta.
Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus”
Syötä tunniste kenttään laskunnumero tai hae avoin lasku ”Haku” -toiminnolla
Anna suoritukselle kirjauspäivä, jolloin laskuun on saapunut suoritus
Tarkista käytettävä kirjanpitotili, jotta tiliöinnit menevät oikein
Ohjelma tarjoaa oletuksena avoinna olevaa summaa suorituksen määräksi. Muuta tarvittaessa suorituksen määrää.
Kirjaa mahdolliset oikaisut tai/ja kurssierot
Tallenna suoritus painamalla ”Tallenna” –painiketta
Suorituksen kirjaaminen Laskutuksenhallinnasta
Valitse avoin lasku, jolle halutaan kirjata suoritus
Paina ”Kirjaa laskuun suoritus” –painiketta tai F3 –näppäintä
Lasku tulee olla avoin tai osasuoritettu –tilassa, jotta siihen voidaan kirjata suoritus
Ohjelma näyttää suorituksen kirjausikkunassa valitun laskun tiedot ja ohjelma tarjoaa suorituksen määräksi avoinna olevaa summaa.
Kirjaa mahdolliset oikaisut ja/tai kurssierot
Tarkista suorituksen tiedot ja paina ”Tallenna” -painiketta, jolloin suoritus tallentuu ohjelmaan.
Suorituksen kuittaaminen tiliotteelta
Suoritukset on mahdollista kuitata tiliotteelta tai viiteluettelosta.
Nouda pankista tiliote tai viiteluettelo ja huolehdi, että aineisto on oikeassa tietue muodossa. Kyseinen pankkitili pitää olla perustettuna ohjelman yrityksen yhteystiedoissa. Suoritukset kohdistuvat viitenumeron perusteella, eli jos suoritusta ei ole maksettu viitenumerolla, se ei kohdistu automaattisesti mihinkään laskuun.
Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Suoritusten kuittaus tiliotteelta”
Valitse oikea tunniste.
Mikäli tunnisteita ei ole vielä ohjelmassa, luo uusi painamalla Uusi tunniste -painiketta. Anna tunnisteelle
pankin nimi ja paina OK -painiketta.
Valitse hakemisto, johon on tallennettu konekieliset tiliotteet, viiteluettelot tai SEPA tiliotteet ja paina OK -painiketta
Tiedostot kentässä näkyy kaikki valitun kansion tiedostot. Valitse tiedosto ja paina OK -painiketta.
Suorituksen kuittaus tiliotteelta näkyy tiedoston suoritukset. Laskuno -sarakkeessa näkyy laskun numero ja L -sarakkeessa OK, mikäli suoritus voidaan kohdistaa laskuun.
Paina Kuittaa suoritetuksi -painiketta
Kuittauksen jälkeen tulee ilmoitus kohdistetuista suorituksista.
Mikäli aineistossa oleva suoritus on pienempi tai suurempi kuin avoimena oleva laskun summa, avautuu tällöin suorituksen kirjausikkuna, jolloin voit itse päättää miten lasku kirjataan suoritetuksi.
Factoring laskulle voidaan kirjata suoritus aivan kuten normaaleille laskuillekin.
Factoring-suorituksen kirjaamisen normaalista erottaa yleensä suoritukselle määritettävä kirjanpitotili. Factoringlaskujen kirjanpidon tili tulee Factoring sopimuksen tiedoista. Katso tarvittaessa suorituksen kirjaamisen ohje Laskutus ja myyntireskontra osiosta.
Suorituksen muokkaaminen
Suorituksia on mahdollista muokata Laskutuksenhallinta ikkunan ”Suoritukset” näytöllä, tai suorituksen kirjausikkunassa.
Suorituksia voidaan myös poistaa suoraan Laskutuksenhallinnan ”Suoritukset” näkymästä.
Suorituksen muokkaus laskutuksenhallinnassa:
Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näytöksi ”Suoritukset”
Valitse suoritus, jota haluat muokata
Paina laskutuksenhallinnan työkaluriviltä Näytä valittu suoritus -painiketta, tai F10 näppäintä
Valitun suorituksen tiedot tulevat Suorituksen kirjaus -ikkunaan.
Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta
Tee suoritukseen tarvittavat muutokset ja paina ”Tallenna” -painiketta suorituksen kirjauksen työkaluriviltä.
Suorituksen muokkaus suorituksen kirjausikkunassa
Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus”
Paina työkaluriviltä suurennuslasi –kuvaketta etsiäksesi muokattavan suorituksen
Valitun suorituksen tiedot tulevat Suorituksen kirjaus -ikkunaan.
Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta
Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta
Tee suoritukseen tarvittavat muutokset ja paina ”Tallenna” -painiketta suorituksen kirjauksen työkaluriviltä.
Tulorekisteri tietojen mitätöinti tulee tehdä vain tietyissä tilanteissa koska mitätöinnin yhteydessä ilmoitettu tieto poistetaan kokonaan Tulorekisteristä.
Palkkatietoilmoituksen mitätöinti tehdään vain seuraavissa tilanteissa:
▪
maksupäivän korjaus
▪
palkanmaksukauden korjaus
▪
suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus
▪
Sijaismaksaja-tietoryhmän varsinaisen työnantajan asiakastunnisteiden korjaus
▪
tulonsaajan syntymäajan korjaus
▪
eläkejärjestelynumeron korjaus
▪
työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus
▪
Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietojen korjaukset:
▪
Ei vakuuttamisvelvollisuutta -tietojen muutokset taannehtivasti
▪
Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin -tietojen muutokset taannehtivasti.
Työnantajan erillisilmoitus mitätöidään vain seuraavissa tilanteissa:
▪
kohdekauden korjaus
▪
suorituksen maksajan asiakastunnisteiden korjaus
▪
eläkejärjestelynumeron korjaus
▪
työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.
Yleensä tiedot korjataan siis tekemällä korvaava ilmoitus eli korjausilmoitus. Korjaustositteen ja korjausilmoituksen tekemiseen löydät tarkemman ohjeen täältä.
Mitätöinnin luominen ohjelmalla:
Passeli Yritys palkkaohjelmalla ilmoitusten mitätöinnit on suoritettavissa Tulorekisteriaineistot -toiminnossa. Työkaluvalikossa on Mitätöi aineisto -painike, mitätöinti luodaan aktiivisena olevasta aineistorivistä. Mitätöinti aineisto on lähetettävä tulorekisteriin ja saatava se "Käsitelty"-tilaan ennen kuin tehdään korjaavia toimenpiteitä ja korjausilmoituksen lähetystä Tulorekisteriin.
Palkkatietoilmoitus
Lähetetty aineisto mitätöidään, valitsemalla Palkkatietoilmoitus mitätöitäväksi. Erikseen avautuvasta ikkunasta valitaan henkilö tai ne henkilöt joiden ilmoitus mitätöidään. Luotu mitätöintiaineisto lähetetään Tulorekisteriin ja odotetaan että mitätöintiaineisto saa "Käsitelty"-tilan. Kun Mitätöintiaineisto on hyväksytty Tulorekisterissä tehdään tarvittavat muutokset ja korjaukset palkkakaudelle tai muihin tarvittaviin toimintoihin ja luodaan palkkakaudelle korjaustositteet ja lähetetään palkkatietoilmoituksen korjausilmoitus Tulorekisteriin. Mitätöinnin jälkeen tehtävällä aineistolla on Vers numero 0 (nolla), kuten alkuperäiselläkin aineistolla.
Työnantajan erillisilmoitus
Lähetetty aineisto mitätöidään, valitsemalla Työnantajan erillisilmoitus mitätöitäväksi valitsemalla aineisto luettelosta ja luomalla mitätöintiaineisto ja lähetetään aineisto Tulorekisteriin. Tarvittaessa tehdään muutoksia ja korjauksia ja luodaan työnantajan erillisilmoituksen aineisto uudelleen ja lähetetään se tulorekisteriin. Mitätöinnin jälkeen tehtävällä aineistolla on Vers numero 0 (nolla), kuten alkuperäiselläkin aineistolla.
Käyttöönotto: Jotta Smartship osoitekortteja voit tulostaa, pitää yrityksellä olla asiointitunnukset Postin Smartship palveluun. Lisätietoja asiointitunnuksen hankinnasta löydät postin sivuilta: https://www.posti.fi/fi/yrityksille/tehosta-logistiikkaa/digitaaliset-palvelut-ja-rajapinnat/smartship Mahdollisissa ongelmissa, liittyen asiointitunnuksien hankintaan tai integraation aktivointii, auttaa postin tukipalvelu. https://www.posti.fi/fi/asiakastuki/ota-yhteytta
Posti SmartShip -integraation aktivointi ohje: Posti SmartShip – integraation aktivointi - Posti sopimusasiakkaille Aktivoinnissa tarvittava "Developer-di" on integraatiomoduulin kehittäjän oma. Passelin asiakkaille se on 0050019627.
Aktivoinnin jälkeen Postin Smartship palvelusta löydät sopimustunnusten ylläpidossa annettavat sopimustunnukset ja API-avain tiedot. Sopimustunnukset-välilehdellä annetaan Postilta saatu logistiikan (kirjeet/paketit) ja/tai rahdin sopimustunnus sekä tunnuksen tyyppi. API-avaimet välilehdellä annetaan tietojen tulostuksessa tarvittava tunnus ja salainen tunnus. Tunnuksia käytetään ainoastaan Smartship osoitekortit -toiminnolla luoduissa tulosteissa.
Käyttö: Smartship osoitekortit-toiminto sisältää osoitekorttien hallintanäkymän ja osoitekorttien kirjaukseen tarvittavat toiminnot. Osoitekorttien hallintanäkymässä esitetään aiemmin tehtyjen osoitekorttien tiedot. Osoitekorttien kirjausnäkymässä luodaan kotimaan logistiikan (kirjeet/paketit) ja rahdin Smartship osoitekortit. Toiminto mahdollistaa osoitekorttien tulostamisen asiakkaalle tehdyistä toimituksista tai laskusta sekä asiakaskortistosta valitulle asiakkaalle. Smartship osoitekortit-toiminto löytyy sekä myyntitilaukset että laskutus osion päänäytön tulostus valikosta. Smartship osoitekorttien tulostuksesta veloitetaan Poletteja, kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.