Passeli Yritys käyttövinkit

 Tuote tai palvelukortiston voi tuoda Passeliin massana. Ohessa tarkempi ohjeistus nimikkeiden tuontiin .   Nimikkeet tulee olla excelissä omissa sarakkeissaan. Tässä esimerkissä excelissä on omissa sarakkeissaan Nimikekoodi,Nimikkeen nimi,Myyntihinta ja Ostohinta. Sarakkeilla ei saa olla otsikointia.     Kun excel on rakennettu valmiiksi tallennetaan se "Tallenna nimellä" -vaihtoehdolla txt-muotoon valitsemalla Teksti (sarkainerotin).       Tämän jälkeen luodaan Passelissa tallennettua txt-tiedostoa vastaava profiili. Valitaan Passelista Varastokirjanpito-osiosta "Kortistot"- "Nimikkeiden päivitys text-tiedostosta".     Uusi tuonti profiili luodaan nuolen osoittamasta painikkeesta (kts. alla oleva kuva)                           Nimetään profiili ja valitaan ”Tiedoston muoto” kohtaan ”Merkkierottelu”. Valitaan Välimerkiksi <TAB>  Valitaan ”Tiedoston kentät” kohtaan ne kentät mitä excel-tiedostossakin on sarakkeittain. Valitaan ne siinä järjestyksessä kuin excelissä ne on luettuna vasemmalta oikealle eli esimerkissämme ”Koodi” , ”Nimike” , ”Myyntihinta” ja ”Ostohinta”. Tallennetaan profiili.   Valitaan perusikkunassa profiili käyttöön. Valitaan kyseinen TXT-tiedosto ”Tuontitiedosto” kenttään. ”Päivitystapa” Lisätään kortistoon kaikki puuttuvat nimikkeet luo nimikekortistoon kaikki ne nimikkeet joiden nimikekoodi ei ole käytössä. Eli nimikekoodi pitää olla yksilöllinen. ”Kokeilu” painikkeesta näette että tulevatko tiedot oikeisiin kenttiin.                          "Kokeilu" toiminnossa kuvan mukaisesti nähdään että tiedot ovat oikeissa kentissä. Kokeilu suljetaan "Sulje" painikkeesta ja perusikkunassa voidaan painaa "Aloita" niin tuontitoiminto aloitetan.     Kun tuonti on suoritettu loppuun ja nimikkeet on lisätty onnistuneesti kortistoon saat seuraavan ilmoituksen:     

Voit lähettää asiakkaallesi tekstiviestejä suoraan omasta Passeli Yrityksestäsi. Tekstiviestejä voidaan lähettää suoraan asiakaskortilta, laskutuksesta, myyntitilauksista sekä tarjouksista. Tekstiviestien avulla asiakaskokemus paranee ja saat entistä tyytyväisempiä asiakkaita. Kaikki tekstiviestipohjat ova vapaasti räätälöitävissä. Voit lähettää viestejä myös markkinointimielessä tietyille asiakasryhmille liittyen vaikka uusiin tuotteisiin tai tarjouksiin.

Tulorekisterillä on ohjeistus mitä ja miten ilmoitettuja tietoja korjataan sekä milloin korjaus on tehtävä. Korjaus on myös kohdistuttava oikeaan ilmoitukseen. Korjattavia ilmoituksia ovat Palkkatietoilmoitus ja Työnantajan erillisilmoitus.    Tässä käyttövinkissä käydään läpi yleisimmät tilanteet joissa korjaustosite ja korjausilmoitus on tehtävä.   Lyhyesti kerrottuna korjausilmoitus tehdään yleensä vain silloin kun palkansaajalle on jo maksettu tilille palkkaa liikaa ja tulee tulorekisterille ilmoittaa perusteettomasti maksetusta edusta ja seuraavalla palkkakaudella takaisin periä liikaa maksettu suoritus.   Takaisinperinnän tekemiseen löydät ohjeen täältä:   Toimi näin kun olet maksanut palkasaajalle liikaa palkkaa mutta et ole vielä ilmoittanut tietoja tulorekisteriin: 1.Valitaan palkkakausi missä on korjattavaa.Palkkatapahtumien hallinnassa valitaan palkkatosite minkä tietoja on korjattava ennen ilmoitusta  tulorekisteriin. 2.Avataa palkkatosite "Näytä tosite"-toiminnolla käsiteltäväksi  3.Valitaan tositteen kirjausikkunassa toiminto "Korjaustositteen luonti"  3.Saadaan näkyviin alkuperäisessä palkkatositteessa näkyvät palkkakirjausrivit,korjataan palkkariviä jossa virhe on ollut muokkaamalla summaa sellaiseksi kuin sen olisi pitänyt olla. 4. Tehdään uusi rivi johon haetaan samainen palkkalaji jolla virhe on ollut ja annetaan ylimääräisenä maksettu summa kyseisellä rivillä ja ohjelma tuo palkalle tiedon "perusteeton etu". 5.Palkkatositteelle suoritetaan vähennysten laskenta ja sekä palkkakauden hyväksyntä, ei maksua, olihan maksu jos suoritettu. Tämän jälkeen on palkkatietoilmoituksella oikeat tiedot lähetettävissä tulorekisteriin. Mikäli useammalle palkansaajalle on korjaustarpeita, käsitellään kaikki tarvittavat palkkatositteet ja lähetetään tulorekisteri-ilmoitus oikein tiedoin. 6. Korjausilmoitus lähetetään Tulorekisteriaineistot-toiminnossa  Tilanteessa jossa palkansaajalle on maksettu liikaa ja ilmoitettu tulorekisteriin, tehdään korvaava ilmoitus:    Toimitaan aivan samoin kuin tilanteessa missä on maksettu mutta ei vielä ilmoitettu palkkatietoilmoitusta (kts. ylhäältä tarkempi ohjeistus korjaustositteen ja korjauilmoituksen luomiseen). Poikkeuksena tässä tilanteessa on se, että aineisto mikä lähetetään korjausten jälkeen tulorekisteriin on korjausilmoitus alkuperäiseen ilmoitukseen ja sillä on tulorekisteriaineistot toiminnossa Vers -kentässä numerona 1, 2, 3, jne. monesko korjaus kyseiseen ilmoitukseen on kyseessä.   Huomaathan että mikäli suoritetaan korjauksia kohdekaudelle jolta on jo Työnantajan erillisilmoitus ainesto luotu, ja korjaukset ovat sisältäneet sairausvakuutusmaksun tai TA sairausvakuutusmaksuista tehtävät vähennykset summien muutoksia, on kohdekauden ilmoitus laadittava uudelleen. Laadinta suoritetaan Aineistot-Työnantajan erillisilmoitus-toiminnolla aivan kuten alkuperäinen ilmoituskin luotiin, kohdekaudeksi valitaan se kausi jolle korjauksia suoritetaan.   Mikäli on suoritettu korjauksia kohdekaudelle jolta on jo Työnantajan erillisilmoitus aineisto ilmoitettu, ja korjaukset ovat sisältäneet sairausvakuutusmaksun tai TA sairausvakuutusmaksuista tehtävät vähennykset summien muutoksia, on kohdekauden ilmoituksesta tehtävä uusi ilmoitus ja lähetettävä se tulorekisteriin. Vers -kentässä numerona 1, 2, 3, jne monesko korjaus kyseiseen ilmoitukseen on kyseessä. Laadinta suoritetaan Aineistot-Työnantajan erillisilmoitus-toiminnolla aivan kuten alkuperäinen ilmoituskin luotiin,kohdekaudeksi valitaan se kausi jolle korjauksia suoritetaan.

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Tiedon tuottajat ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti.

 Toisessa Tulorekisteri webinaarissa käytiin läpi tarkemmin varmennehakemuksen täyttämistä,varmenteen käyttöönottamista käytännöss ja tulorekisteriaineistojen muodostusta,hallintaa sekä lähettämistä. Näiden asioiden lisäksi kävimme läpi myös muutamia muita Tulorekisterin myötä tulleita muutoksia ohjelmaan.   Pääset näkemään Tulorekisteri tallenteen tässä:

 Mikäli sinulla on kanta-asiakkaita tai sopimushinnoitteluasiakkaita, joille tuotteita myydään aina edukkaammalla hinnalla kuin perushinta, voit luoda asiakaskohtaisia hinnastoja tarpeesi mukaisesti.   Hinnasto luodaan Passelissa valitsemalla "Kortistot"-  "Nimikekortisto"- "Perustiedot"- "Hinnastojen ylläpito"      Uuden hinnaston voit luoda Luo uusi hinnasto-toiminnolla (kts. kuvan osoittama nuoli)     Anna hinnastolle nimi valitse hinnoittelutapa joko alennus% tai kiinteä hinta (esimerkissä käytetty kiinteähinta tyyppistä hinnoittelua). Voit halutessasi luoda myös hinnaston kausikohtaiseksi jolloin se on voimassa vain tietyn ajanjakson.      Valitse hinnastoon tuotteet (painamalla suurennuslasia joka avaa nimikekortiston (kts. ylläoleva kuva) ja valitse kortistosta haluamasi tuotteet) jotka haluat asiakkaalle käsiteltäväksi asiakkaan kanssa sovitun hinnan mukaiseksi.   Kun olet hakenut tuotteet ja painanut ok ne liisääntyvät hinnastoon, tämän jälkeen voit hinnoitella ne joko antamalla alennus% kentässä prosentuaalisen alennuksen tai hinnoittelemalla kiinteän hinnan uusiksi veroton kentässä. Kun hinnoittelu on valmis paina tallenna.     Tehty hinnasto käydään määrittelemässä käyttöön asiakaskortistossa asiakkaan kortin muut tiedot välilehdelle, (muista tallentaa asiakaskortille tehdyt muutokset painamalla levykkeen kuvaa) jolloin ohjelma käyttää asiakkaalle valittua hinnaston mukaista hintaa myytäessä hinnastosta löytyviä tuotteita.        

Tilanteissa joissa on kirjattu perusteetonta etua palkasaajalle ja ilmoitettu perusteetonta etua maksetuksi Tulorekisteriin tulee tehdä takaisinperintä maksetusta ylimääräisestä palkasta (=perusteettomasta edusta).   Takaisinperintä kirjataan alkuperäisellä palkkalajilla millä on liikaa maksettu, eli kirjattu perusteeton etu. Takaisinperintä suoritetaan kun seuraavaksi maksetaan palkkaa.   Suorita takaisinperintä seuraavasti: 1.Avaa seuraava maksettava palkkakausi 2.Luo palkkalaskelma ja kirjaa normaalisti palkansaajalle kuuluva palkka 3.Tee takaisinperintä samaisella palkkalajilla jolla palkkaa on kirjattu,maksettu ja ilmoitettu perusteettomana etuna. Annetaan palkkatositeriville palkkalaji ja valitaan riviosan työkaluvalikosta takaisinperintä, avautuvasta luettelossa on nähtävissä ja valittavissa takaisinperittävä palkka   HUOM! Palkkatapahtuman määrä tai yhteensä summa ovat negatiivisia, jos esim. tunnit pitää alkuperäiselle ajanjaksolle oikaistua, ne pitää antaa miinus merkkisenä ja palkkatapahtumalla on selitekentässä Takaisinperintä teksti ja palkkatapahtumalle tallentuu takaisinperintä tieto ja tämän kirjauksen osalta takaisinperitty summa välittyy tulorekisteriin.   Takaisinperinnän tiedot päivittyvät alkuperäisen palkkakauden ajanjakson kertymiin, oikaisemaan liikaa maksettuja palkkoja. Takaisinperinnän jälkeen alkuperäisellä palkkakaudella on ne palkkasummat ja tiedot mitä olisi silloin alunperin pitänyt olla. Kirjanpidolliset tapahtumien oikaisut ja korjaukset tulevan tälle takaisinperintä palkkakaudelle  

Kun Sähköinen allekirjoituspalvelu on saatu onnistuneesti käyttöönotettua voidaan ohjelmasta lähettää PDF-muotoisia dokumentteja allekirjoitettavaksi, tarkastella dokumenttien allekirjoituspyyntöjä ja niiden historiaa.   Löydät sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönottoon löydät ohjeen täältä.   Kun haluat lähettää dokumentin allekirjoitettavaksi Passeli Yritys ohjelmastasi,toimi näin:   1. Valitse osio valikosta toiminto "Sähköinen allekirjoitus" 2. Valitse toiminto "Lähetä uusi dokumentti" 3. Valitse Tiedosto -kohdasta lähetettävä dokumentti (lähetykseen on valittava PDF-muotoinen tiedosto, tiedoston maksimikoko on 10MT) 4. Anna Dokumentin nimi  kohdassa valitulle dokumentille oletuksena sama nimi kuin tiedostolle, mutta ilman tiedostopäätettä 5.Täytä Lähettäjä ja sähköpostiosoite (mikäli ohjelmaan kirjautunut nykyinen käyttäjä on henkilökortistossa liitetty henkilöön, tiedot tulevat oletuksena henkilökortistosta) Huom! Lähettäjä ei ole automaattisesti allekirjoittaja.     Dokumentille on määriteltävä vähintään yksi allekirjoittaja.  Kopioitaessa allekirjoittajan tietoja, kopioidaan Saateteksti sähköpostiin, Kieli, Allekirjoitus organisaationa ja Erillinen vapaamuotoinen tekstiviesti kohtien tiedot.     6. Allekirjoitettava dokumentti lähetetään allekirjoittajille painamalla Lähetä -painiketta Ohjelma ilmoittaa dokumentin lähetyksestä ja lähetyksen onnistumisesta erillisillä info-ikkunoilla     Allekirjoituspalvelu-toiminnossa voidaan hallita dokumentteja, peruuttaa lähetyksiä, päivittää lähetettyjen tilaa, tarkastella dokumentteja ja katsoa allekirjoitusten tilaa ym. Alla olevassa kuvassa näemme yllä lähetetystä dokumentista lisätietoja mm. tilan,lähetyspäivän,dokumentin nimen jne.       Kun dokumentti on allekirjoitettu allekirjoittajan toimesta toimitetaan allekirjoituksen pyytäjälle viesti jossa ilmoitetaan että allekirjoitus on suoritettu. Liitteenä viestissä on allekirjoitettu dokumentti. Allekirjoitetussa dokumentissa on merkinnät allekirjoituksesta, allekirjoituksen tarkistuskoodi ja allekirjoittajan tiedot. Lisäksi on linkin tiedot, josta on avattavissa dokumenttien tarkastelu ja allekirjoituspalvelun sivusto.     Kaikkien pyydettyjen allekirjoittajien suoritettua allekirjoitukset, tulee allekirjoitusta pyytäneelle siitä viesti otsikolla Kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet dokumentin [dokumentin nimi].       Sähköinen allekirjoitus allekirjoittajan näkökulmasta:   Dokumentin allekirjoittaja saa sähköpostiinsa viestin otsikolla Kutsu allekirjoittamaan asiakirjan     Viestissä on salasana jota tarvitaan dokumentin näkemiseksi. Viestin linkistä avataan Visma Sign sivusto jonne viestissä oleva salasana annetaan. Visma Sign sivustolla asiakirjan saa auki painamalla "Avaa asiakirja" jolloin päästään tarkastelemaan allekirjoitettavaa dokumenttia.   Allekirjoituksen suorittamiseksi tunnistaudutaan verkkopankkitunnuksin tai mobiilivarmenteella. Tunnistautuminen käynnistyy  kun painetaan "Siirry tunnistautumaan" -painikkeesta.  Tunnistautumisessa on annettava ensin tunnistautujan henkilötunnus ja sen jälkeen valitaan tunnistautumisen tapa.   Tunnistautumisen jälkeen dokumentti avautuu allekirjoitus sivuun ja dokumentti on allekirjoitettavissa.  Allekirjoitus suoritetaan Allekirjoita asiakirja -painikkeesta. Allekirjoituksen jälkeen dokumentilla on allekirjoituksesta merkinnät. Allekirjoitusta pyytäneelle taholle lähtee automaattisesti viesti allekirjoituksen suorittamisesta.

Verkkopalkka on palvelu, jolla palkanmaksaja voi toimittaa palkkalaskelmat palkansaajilleen sähköisessä muodossa niin, että palkansaajat voivat katsella palkkalaskelmiaan oman verkkopankkinsa kautta. Verkkopalkasta hyötyvät sekä palkanmaksaja että palkansaaja.    Edut palkanmaksajalle: palkkahallinnon prosessit tehostuvat ja palkkalaskelmien toimitus yksinkertaistuu palkkalaskelmien tulostus- ja toimituskustannukset pienenevät työntekijöiden palvelu paranee palkansaajat on mahdollista tavoittaa yhden sähköisen kanavan kautta palkka-asioita koskevat kyselyt on mahdollista keskittää palkkahallinnossa pienentää hiilijalanjälkeä, ja on ympäristöystävällinen ratkaisu Edut palkansaajalle: sähköinen palkkalaskelma on nähtävissä ajasta ja paikasta riippumatta 24 h vuorokaudessa sähköiset palkkalaskelmat arkistoidaan 18 kuukautta  (nähtävissä myös työsuhteen päättymisen jälkeen) verkkopalkka on turvallinen, sillä palkkalaskelmaan pääsee siirtymään vain verkkopankin kautta palkkalaskelma on tarkasteltavissa jopa pari päivää ennen maksupäivää palvelu on palkansaajalle maksuton   Katso video, miten otat verkkopalkan käyttöön Passeli Yritys ohjelmassa.

Maventa on laskujen välityspalvelu, jonka avulla lähetät helposti verkkolaskut suoraan Passeli-ohjelmastasi. Katso video helppoon käyttöönottoon.

Ensimmäisessä tulorekisteri webinaarissa käytiin läpi yleisesti tulorekisteriä ja sitä mitä voidaan jo tehdä ensivuotta varten ja tietenkin sitä miten Passeli toimii yksiin tuon tulorekisterin kanssa.   Voitte katsoa Webinaari tallenteen alla olevalta videolta:    

Seuraavassa käyttövinkissä käymme läpi miten Passelissa voidaan käsitellä palkansaajan poissaoloja ja miten poissolotiedot saadaan välittymään Tulorekisteriin.    Poissaolokoodien luonti: Poissaolokoodit luodaan sekä palkallisille poissaoloille että palkatomille poissaoloille ja tämän lisäksi tuntipalkkalaisille luodaan omat poissaolokoodit ja kuukausipalkkalaisille omat. Poissaolokoodit luodaan täällä: Perustiedot-Poissaolokoodit Koodi -kenttään annetaan poissaolokoodi. Pituus enintään 10 merkkiä, pakollinen Selite -kenttään annetaan poissaolokoodia kuvaava selite. Pituus enintään 35 merkkiä, ei pakollinen Palkkalaji -kenttään voidaan valita palkkalaji, jos halutaan, että ohjelma luo automaattisesti poissaolosta palkkatapahtuman sen palkkakauden uudelle palkkalaskelmalle, mihin poissaolo kohdistuu. Palkaton -kenttään laitetaan valinta voimaan jos kirjattava poissaolo on palkatonta poissaoloa. Poissaolon syy -kenttään valitaan luettelosta poissaolon syy. Palkaton ja poissaolon syy tiedot ovat tulorekisterin ilmoitukseen liittyviä ja sinne välittyviä poissaolon tietoja jotka tulee poissaolokoodille antaa jotta palkkatietoilmoitukselle poissaolosta muodostuu tarvittavat tiedot. Kirjattaessa kaikki palkattomat ja palkalliset poissaolot palkkatapahtumiksi, niin tulorekisterin tietoja käyttävät tahot saavat tarvitsemansa tiedot. Yritykseltä poissaoloihin liittyvät tietojen kyselyt pitäisi näin vähentyä tai jäädä kokonaan tarpeettomiksi. Ohessa esimerkin mukainen kuva luoduista poissaolokoodeista:   Kun poissaolokoodit on luotu käydään lisäämässä poissaolokäsittelyä varten tietoja myös Palkkalajeille täällä: Perustiedot-Palkkalajit Lisää poissaolopalkkalajin tietoihin vähintäänkin sille sopiva poissaolokoodi. Tarvittaessa lisää myös lisäpalkkalajit ,yleensä varsinkin kuukausipalkkalaisten poissaolojen ollessa kyseessä kuukausipalkan korjaus/vähennys palkkalaji eli 9900 on hyvä lisätä lisäpalkkalajiksi,ohjelma ymmärtää tällöin tuoda kyseisen lisäpalkkalajin  automaattisesti palkkatapahtuman kirjaukseen kun se on linkitetty poissaolopalkkalajille.  Kuukausipalkkaa kun pitää korjata sen verran kun esimerkiksi sairasajan palkkaa kuukausipalkan sijasta maksetaan. Parhaiten ohjelman saa toimimaan kun huomioidaan erityisesti kuukausipalkkalaisten poissaolojen suhteen myös se mikä on palkkalajien ahinnan peruste  ja miettiä onko ko palkkaperuste käytössä myös henkilökorteilla ja onko henkilökorteille asetettu myös työpäivä/tuntijakaja koska ihanne tilanteessa ohjelma tuo  hinnan ja poissaolopäivien määrän valmiiksi palkkalaskelmalle. Tuntipalkkalaisillehan käsittely on yksinkertaisempi tuntipalkkaa maksetaan niistä tunneista kun on oltu töissä ja sairasajan palkkaa niistä tunneista kun on oltu pois,tällöin ei yleensä tarvitse tuntipalkkalaisten palkkalajeilla murehtia lisäpalkkalaji määrityksiä toisin kuin kuukausipalkkalaisilla.  Poissaolopalkkalajin määrityksistä esimerkki kuva: Lisäpalkkalajien määrityksistä esimerkki kuva:   Poissaolojen kirjaus ja tuonti palkkalaskelmille: Kun poissaolokoodit on luotu ja palkkalajeille on tehty tarvittavat määritykset voidaan henkilölle kirjata poissaolot. Mikäli poissaolokirjaukset tehdään ja poissaolon aikaväli osuu palkkajakson aikaväliin ohjelma osaa vakiopalkkojen luonnin yhteydessä tuoda poissaolot palkkalaskelmille tai jos palkat kirjataan käsin palkkatapahtumien kirjaus toiminolla niin ohjelma kysyy poissaololleelle henkilölle palkkalaskelmaa kirjatessa "Tuodaanko työtä korvaava poissaolo palkkalaskelmalle" johon käyttäjä voi vastata kyllä ja ohjelma tuo poissaolot palkkalaskelmalle. Poissaolot kirjataan täällä: Perustiedot-Poissaolot Laskentaryhmä -valikosta valitaan haluttu ryhmä, jonka palkansaajat tulevat palkansaaja valintaan käytettäviksi. Palkansaaja -valikosta valitaan palkansaaja, jonka poissaolotietoja halutaan kirjata. Poissaolokoodi -kenttään annetaan poissaoloa vastaava koodi jotka olet luonut Perustiedot-Poissaolokoodit toiminnolla Selite -kentässä näytetään poissaolokoodin selite. Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä. Ppvm -kenttään annetaan poissaolon loppupäivämäärä. Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä. Lomaoikeus Ppvm -kenttään annetaan päivämäärä, jonka jälkeen palkansaajalle ei kerry vuosilomaa. Tunnit -kenttään annetaan poissaolon kesto tunneissa. Mikäli poissaolo kestää täysiä päiviä, tunteja ei anneta.  Päivät -kenttään annetaan poissaolo kesto päivissä. Lisätietoa -kenttään voidaan antaa poissaoloon liittyvää lisätietoa. Lisätieto siirtyy palkkatapahtuman selitteeksi, jos poissaolosta luodaan palkkatapahtuma palkkalaskelman luonnin yhteydessä. Esimerkki kuvissa Jouko on ollut sairaana kaksi päivää ja hänelle on tehty poissaolokirjaus Passeliin ja poissaolot tuodaan palkkalaskelmalle ja huomioidaan että Joukolle maksetaan kuukausipalkkaa sen verran vähemmän kun sairasajanpalkkaa vastaavalta ajalta kuukausipalkan tilalle maksetaan.