Passeli Yritys käyttövinkit

Laskunumeron voit vaihtaa Laskutus ja myyntireskontra osiosta Valitse Asetukset -> Passeli asetukset Syötä haluttu laskunumero Seuraava laskunumero –kenttään Tallenna muutokset Käytä-painikkeella ja sulje ikkuna valinnalla OK

Maksuposti mahdollistaa projektitapahtumien laskuttamisen koosteena esimerkiksi vaiheen valmistumisen jälkeen. Maksupostitoiminnon käyttämiseen tarvitaan lisäksi Laskutus ja Myyntireskontraosio, jonne laskut luodaan. Projektin Laskutustavaksi voidaan valita Maksuposti. Maksuposti voidaan muodostaa tarjouksista, myyntitoimituksista tai työajasta. Työajat siirtyvät Maksuposti-toimintoon, kun työaikarivillä käytetään sellaista projektia/projektivaihetta, jolla on laskutustapana Maksuposti ja se on Hyväksytty-tilassa. Kun tapahtumilla käytetään sellaista Projektia tai Projektin vaihetta, jossa laskutustapana Maksuposti, tulevat tapahtumat kyseisen projektin taakse Maksuposti-toimintoon, josta ne voidaan laskuttaa. Näissä tapauksissa pitää tapahtumaa kirjatessa valita oikea projekti/projektivaihe sekä laskutustapa tapahtuman kirjausikkunan ”Muut tiedot” -ikkunassa. Kun halutaan luoda lasku, avataan ”Maksuposti” –toiminto. Listassa on ne avoimet Projektit, joiden laskutustavaksi on määritelty Maksuposti. Valitaan laskutettava Projekti. Maksupostin laadinnassa näytettäviä rivejä voidaan rajata valitsemalla vain halutut vaiheet tai tyypit Maksuposti –laskulle. Lasku luodaan ”Luo valituista” –painikkeen kautta ja lasku muodostuu Laskutus ja myyntireskontran Laskutuksenhallintaan.

 Avoimelle projektille voidaan kohdistaa tapahtumia Passeli Yritys ohjelmaosioista. Valitaan projektille kuuluva tapahtuma, esimerkiksi ”Uusi lasku”. Valitaan Laskun kirjausikkunan työkaluriviltä ”Muut tiedot” painike, jolloin voidaan kohdistaa koko lasku avoimelle projektille. Toinen vaihtoehto on kirjata rivikohtaisesti tapahtumia avoimelle projektille. Valitse nimikerivien ”Näytä sarakkeet” painike ja valitse ”Projekti” sarake näkyviin. Tämän jälkeen voit valita nimikeriville avoimen projektin pudotusvalikosta. Tapahtuman kirjauksen jälkeen projekti näkyy Projektiseurannan raporteilla. Samankaltaista kirjaustapaa käytetään myös muissa Passseli Yritys osioissa.

Alla on listattuna yleisempiä aineistoja, joita voidaan hyödyntää Passeli ohjelmassa. Voit kuitata laskutus ja myyntireskontrassa suorituksia konekieliseltä tiliotteelta, SEPA tiliotteelta (xml) tai viiteluettelolta Voit vahvistaa ostoreskontrassa maksuaineistossa olevia maksuja konekieliseltä tiliotteelta tai SEPA tiliotteelta (xml) Voit tulostaa tiliotteen ainoastaan SEPA tiliotteelta (xml)

Passeli Pankkiyhteyden kautta voidaan noutaa aineistoja joita voidaan hyödyntää esimerkiksi suoritusten ja maksujen kuittausten kirjauksissa. Avaa Pankkiyhteys –osion ”Pankkiyhteys” –toiminto Jos teillä on useita Palveluprofiileita käytössä, valitse käytettävä palveluprofiili yläreunan ”Valitse” –painikkeen kautta Aineistolistaus –välilehdeltä voit hakea aineistoja ja myöhemmin ladata aineistot tietokoneellesi Tila –kentässä määritetään aineiston tila. ”Uusi” tarkoittaa esimerkiksi sitä, että haetaan aineistoja joita ei ole aiemmin ladattu. Aineistotyyppi –kentässä valitaan haettava aineisto. Alkaen ja päättyen päivämäärillä voit halutessasi määrittää ajanjakson, jolta haluat hakea aineistoja Voit hakea aineistot painamalla ”Hae aineistot” –painiketta Kun aineistot on listattuna, voit valita ladattavat aineistot Muista määrittää tallennushakemisto. Voit määrittää sen kentän oikeassa reunassa olevasta kansiokuvakkeesta. Aineistot latautuvat valitun kansion alikansioihin. Lataa aineistot painamalla ”Lataa valitut aineistot” –kuvaketta   Ohjelman kautta voidaan lähettää helposti aineistot, jotka on muodostettu ohjelmassa. Aineistoja voidaan myös lähettää ohjelman ulkopuolelta. Avaa Pankkiyhteys –osion ”Pankkiyhteys” –toiminto Jos teillä on useita Palveluprofiileita käytössä, valitse käytettävä palveluprofiili yläreunan ”Valitse” –painikkeen kautta Passeli aineistot –välilehdellä näet ohjelmassa muodostetut aineistot, jotka odottavat lähetystä Valitse aineistot jotka haluat lähettää ja paina ”Lähetä valitut tiedostot” Jos haluat lähettää tiedostoja, jotka ei ole valmiina Pankkiyhteys –osiossa, voit valita erikseen tiedostot ”Aineiston lähetys” –välilehdeltä Valitse Aineistotyyppi, eli minkälaista aineistoa olet lähettämässä Valitse tiedosto tietokoneeltasi. Tiedoston valintaan pääset ”Tiedostonimi” –kentän kansiokuvakkeesta. Voit tallentaa lähetyksen palautuksen automaattisesti valitsemalla ko. toiminnon. Palautteen tallennushakemiston voit valita ”Tallennushakemisto” –kentän kansiokuvakkeesta ”Lähetä tiedosto” –painikkeen kautta voit lähettää tiedoston

Passeli Yritys ohjelmassa on mahdollista määritellä automaattisesti käsiteltäviä aineistotyyppejä. Automaattisesti käsiteltäviä aineistoja ovat SEPA Tiliotteet, SEPA Maksupalautteet ja E-laskujen vastaanottoilmoitukset. SEPA Tiliote SEPA Tiliotteen automaattinen käsittely vaatii Liikekirjanpito –osion Passelissa. SEPA Tiliote on siis mahdollista tallentaa Passeli Yrityksen tietokantaan automaattisesti aineiston latauksen yhteydessä. Tallennuksen jälkeen SEPA Tiliote on käsiteltävissä ja tulostettavissa Liikekirjanpito –osion Pankkitiliotteet –toiminnosta. Toiminnosta voidaan kohdistaa mm. suorituksia, maksuja tai luoda uusia tositteita suoraan kirjanpitoon. Automaattisen käsittelyn SEPA Tiliotteelle saa aktiiviseksi, kun valitaan Pankkiyhteys –osion työkalupalkista ”Asetukset” – ”Pankkiyhteysohjelman asetukset” Valitaan ”Pankki” kenttään käyttämäsi Pankki ja kirjoitetaan SEPA Tiliote –kenttään tiliotteen aineistotyyppi. Aktivoi vielä kenttä ”Tallenna tiliote automaattisesti tietokantaan”, jonka jälkeen voit tallentaa tiedot ”Tallenna” –painikkeesta. Seuraavan kerran kun lataatte Pankkiyhteys –toiminnosta SEPA Tiliotetta, niin tiliote tallentuu tietokantaan ja tiliote löytyy Liikekirjanpito –osion Pankkitiliotteet –toiminnosta. SEPA Maksupalaute SEPA Maksupalautteita voi käsitellä automaattisesti mikäli käytössänne on Ostoreskontra –osio. Maksupalautteet luetaan ohjelmaan ja Maksuaineistojen hallinta –toiminnon kautta voi tarkastaa maksuaineistojen palaute-tilan. Avaa Pankkiyhteys –osion työkaluriviltä ”Asetukset” -> ”Pankkiyhteysohjelman asetukset” Valitse ”Pankki” kenttään käyttämäsi Pankki ja kirjoita SEPA Maksupalaute –kenttään SEPA Maksupalautteen aineistotyyppi. Aktivoi kenttä ”Käsittele palaute automaattisesti”, jos haluat lukea palautteet automaattisesti ohjelmaan. Mikäli haluat myös tulostaa palautteen käsittelyn jälkeen niin aktivoi ”Tulosta palaute käsittelyn jälkeen” –kenttä. Tulosteella näkyy palautteen tila ja mahdollinen hylkäyssyy, että miksi maksuaineistoa ei ole hyväksytty pankissa. Tallenna tiedot ”Tallenna” –painikkeesta. Seuraavan kerran kun lataatte Pankkiyhteys –toiminnosta SEPA Maksupalautteita, niin palautteet käsitellään automaattisesti ja mahdollisesti tulostetaan latauksen jälkeen. Tulostusikkuna aukeaa automaattisesti ruudullesi. Maksupalautteita voit käydä katsomassa Maksuaineistojen hallinnassa. Maksuaineistojen hallintaan pääsette Ostoreskontra –osion työkaluriviltä ”Ostoreskontra” -> ”Maksuaineistojen hallinta”. E-lasku vastaanottoilmoitus E-laskujen vastaanottoilmoituksia voidaan ladata Pankkiyhteyden kautta, jos olet lähettänyt Laskuttajailmoituksia ohjelmasta. Vastaanottoilmoitusten automaattinen käsittelyn kautta on mahdollista päivittää asiakkaiden tietoja, jotka ovat aktivoineet verkkolaskun vastaanoton. Avaa Pankkiyhteys –osion työkaluriviltä ”Asetukset” -> ”Pankkiyhteysohjelman asetukset” Valitse ”Pankki” –kenttään käyttämäsi Pankki ja kirjoita E-lasku vastaanottoilmoituksen aineistotyyppi sille määritettyyn kenttään. Aktivoi kenttä ”Käsittele vastaanottajailmoitus automaattisesti”. Tallenna tiedot ”Tallenna” –painikkeesta. Seuraavan kerran kun lataatte E-lasku vastaanottoilmoituksia Pankkiyhteyden kautta, ohjelma havaitsee aineiston ja käsittelee vastaanottoilmoituksen. Voitte päivittää esimerkiksi asiakkaan yleisiä tietoja ja verkkolaskutietoja kyseisen vastaanottoilmoituksen kautta.

Verkkolaskujen lähetys Maventan kautta Passeli Yritys ohjelmassa on Maventan verkkolaskutus integroituna. Jos et ole vielä rekisteröitynyt Maventaan niin voit tehdä rekisteröinnin suoraan Passelistasi. Valitse Laskutus ja myyntireskontra osiosta Lähetä -toiminto ja sieltä edelleen Rekisteröidy ja luo käyttöönottotunnukset. Alla on vielä video-ohje tuohon rekisteröintiin.   Kun Maventa on rekisteröity ja käyttöönotettu, niin lisää asiakaskortillesi Verkkolaskuosoite ja Välittäjän osoite, jotka olet saanut asiakkaaltasi. Kun olet kirjannut laskun valmiiksi, niin voit lähettää sen suoraan laskun kirjausikkunasta klikkaamalla kuvaketta Lähetä lasku sähköisesti, joka löytyy Tulostin -kuvakkeen vierestä. Voit myös vaihtoehtoisesti lähettää laskun Lähetä toiminnosta, joka löytyy Laskutus ja myyntireskontran toiminnoista.     Voit luoda myös verkkolaskuaineistoja Passeli ohjelmassa, joita voit lähettää asiakkaillesi pankin tai muun operaattorin kautta. Syötä asiakkaasi asiakaskortille verkkolaskutiedot. Tiedot syötetään asiakaskortin ”Yhteystiedot” välilehdelle. Asiakkaalle pitää olla valittuna ”Verkkolasku”, jotta Verkkolasku osoite ja Verkkolaskuvälittäjän osoite voidaan antaa. Syötä myös tarvittaessa OVT-tunnus. Tiedot saatte asiakkaaltanne. Luo asiakkaallesi normaalisti lasku Lasku voidaan tulostaa verkkolaskuaineistoksi normaalin tulostuksen yhteydessä, kun tulostuskohteena on ”Finvoice”. Finvoice-tulostuksen yhteydessä valitaan lähetystapa ”Pankkiaineiston mukana” tai ”Muu tapa”. Mikäli välität verkkolaskut pankin kautta, niin silloin on valittava vaihtoehto ”Pankkiaineiston mukana”. Verkkolaskut voidaan myös tulostaa kootusti yhteen verkkolaskutiedostoon. Tällöin tulostukseen pääsee Laskutus ja myyntireskontran toiminnosta ”Verkkolaskutus”. Listassa näkyy niiden asiakkaiden laskut, joilla on asiakaskortilla valittuna ”Verkkolasku”. Valitse aineistoon tulevat verkkolaskut näppäimistön CTRL-painike pohjassa ja paina työkalurivin ”Tulosta” –painiketta. Jos haluat laskut yhteen tiedostoon niin valitse ”Lisää kaikki laskut yhteen tiedostoon”, muussa tapauksessa jokaisesta laskusta tulee erillinen finvoice-tiedosto. Valitse ”Finvoice-hakemisto” kenttään kansio, johon haluat verkkolaskuaineistot tallentuvan ja paina lopuksi OK –painiketta Finvoice-hakemistoon ilmestyi verkkolaskuaineistot (XML-tiedostot), jotka voit lähettää eteenpäin esimerkiksi pankin verkkopalvelusta. Ohjelmassa on myös Lähetä-toiminto, laskut ovat lähetettävissä asiakkaille sähköisesti Maventa operaattorin välityksellä.

Suorituksia on mahdollista poistaa laskutuksenhallinta ikkunan suoritukset näkymässä, tai suorituksen kirjausikkunassa. Suorituksen poistaminen laskutuksenhallinnassa Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näytöksi ”Suoritukset” Valitse suoritus, jonka haluat poistaa Paina Laskutuksenhallinnan työkaluriviltä ”Poista valitut suoritukset” –painiketta. Lukittua suoritusta ei voida poistaa. Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK –painiketta Suorituksen poisto ei poista laskua, vaan ainoastaan tehdyn suorituksen. Tällöin lasku palautuu Avoin –tilaan. Suorituksen poistaminen suorituksen kirjausikkunassa Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus” Etsi suoritus työkalurivin suurennuslasi -kuvakkeesta Suorituksen tiedot tulevat suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitse suoritus muokkaus-tilaan painamalla ”Muokkaa” –painiketta. Paina työkaturiviltä Poista –painiketta poistaaksesi suorituksen. Lukittua suoritusta ei voi poistaa. Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK –painiketta Suorituksen poisto ei poista laskua, vaan ainoastaan tehdyn suorituksen. Tällöin lasku palautuu Avoin –tilaan.