Passeli Yritys käyttövinkit

Arvonlisäveroprosentin muuttuessa ohjelmaan tulee lisätä uusi arvonlisäverokanta. Voit näiden ohjeiden mukaisesti lisätä uuden verokannan, asettaa sille kirjanpidon tilinumeron ja asettaa sen kirjanpidon oletustiliksi. Lisäksi voit muuttaa kerralla kaikille myytäville nimikkeille uuden veroprosentin suorittamalla Arvonlisäveroprosentin muutos toiminnon. Arvonlisäveroprosentin muutos toiminnon suorittaminen vaatii ohjelmistopäivityksen. Päivitys on nyt ladattavissa ohjelmistolla. Ohje päivityksen tekoon.   Mikäli ohjelmassa on muokattuja lomakkeita tulee nuo lomakkeet muokata uudelleen, jotta uusi verokanta 25,5% päivittyy  myös niille. Voit muokata lomakkeita tämän ohjeen mukaisesti. Otathan tässä tapauksessa yhteyttä tukeemme kun ohjelmiston päivitys on asennettuna koneelle niin ohjeistamme / autamme tässä.    -Lisää ohjelmaan uusi arvonlisäverokanta Arvonlisäverokannat löytyy Perustiedot valikon kohdasta Arvonlisäverokannat. Saatte syötettyä uuden verokannan painamalla hiirellä viimeisen verokannan päälle jolloin avautuu uusi tyhjä rivi. Sinne syötetään Vero % 25,5 ja Selite Alv 25,5% (tilanne 1.9.2024) Ohjelma ehdottaa useissa toiminnoissa käytettäväksi ensimmäistä arvonlisäverokantojen ylläpidosta löytyvää verokantaa. Verokantojen järjestystä voidaan muuttaa työkalurivin nuoli -painikkeilla. -Muuta tarvittaessa uudet arvonlisäverokannat tuotteille Kohdasta  Kortistot -  Nimikekortisto voit muuttaa arvonlisäverokannan kortti kerrallaan. Mikäli haluat vaihtaa kaikkien tuotteiden veroprosentin kerralla, tulee tehdä arvonlisäverojen muutosajo toiminto. Ohje sivun lopussa.   Ottamalla nimikekortin muokkaa tilaan ja valitsemalla kohtaan Myyntiverokanta alasvetovalikosta uuden luomasi verokannan. Mikäli käytössäsi on myyntitilit niin hae sinne myös vastaava kirjanpidon Myyntitili 25,5%. Tee sama myös Ostoverokannalle ja ostotilille jos ne ovat käytössä. Ohjeet tilien luonnista alla olevassa ohjeessa.   -Muuta tarvittaessa Toimittajakortille uusi arvonlisäverokanta ja ostotili Toimittajakortiston tietoja käytetään oletusarvoina kirjattaessa toimittajalle esim. ostotilausta tai ostolaskua. Toimittajakortisto aukeaa ostotilaukset, ostoreskontra ja varastokirjanpito osioiden kortistot -valikon Toimittajakortisto -toiminnolla.   Ostotili-pudotusvalikosta valitaan toimittajan ostotili. Ohjelma tarjoaa toimittajakortistoon määriteltyä ostotiliä oletusarvona ostotilauksen ja ostolaskun sekä nimikekortiston hankitatiedot -välilehden kirjanpitotiliksi. Ohje kirjanpitotilin perustamisesta alapuolella. Verokanta-pudotusvalikosta valitaan toimittajan arvonlisäverokanta. Ohjelma tarjoaa toimittajakortistoon määriteltyä verokantaa oletusarvona ostotilauksen ja ostolaskun sekä nimikekortiston hankintatiedot-välilehden arvonlisäverokannaksi. Toimittajakohtaista verokantaa käytetään vain silloin, kun halutaan kirjata kaikki toimittajaan liittyvät ostot yhdelle verokannalle. -Lisää tarvittaessa uuden arvonlisäverokannan kirjanpitotilit tililuetteloon Kirjanpitotilit määritetään Perustiedot valikon kohdasta Tililuettelon ylläpito käynnistyvässä Tilien muokkaus -toiminnossa. Huom. Jos käytössä on Liikekirjanpito osio, tilit lisätään kyseisen osion kohdasta Perustiedot - Tilikartta, ohje. Uusi kirjanpitotili lisätään tilien muokkaus -ikkunan työkalupalkin Uusi tili -toiminnolla. Lisätään esimerkiksi rivi: Tili no: 3004 , Selite: Myynti 25,5%, Tilityyppi: Myyntitili, Verokäsittely: Suoritettavat verot.  Voitte tarkistaa halutun tilinumeron myös kirjanpitäjältänne. Tallennettaessa ohjelma lajittelee tilit numerojärjestykseen. -Määrittele tarvittaessa oletustilinumero uuden verokannan kirjanpitotilille Tiliöintiautomatiikka perustuu tapahtumatyypin mukaisiin järjestelmätileihin, joiden avulla ohjelma kirjaa tapahtumat käyttäjän ennalta valitsemille kirjanpitotileille, joita kutsutaan oletustileiksi. Järjestelmätilit ohjelma luo automaattisesti. Perustiedot - Oletustilien ylläpito Tilinumero-kenttään valitaan hiirellä klikkaamalla ja alasvetovalikosta valitsemalla kirjanpitotili eli oletustili, jota ohjelma käyttää. Järjestelmätiliä vastaavan kirjanpitotili valitaan järjestelmässä käytössä olevista tileistä. Mikäli järjestelmätiliä vastaavaa kirjanpitotiliä ei ole valittu, näkyy kirjanpidon tilinumerona järjestelmätilin luoma 6-numeroinen numero. - Arvonlisäveroprosentin muutos -toiminto Arvonlisäveroprosentin muutos -toiminto löytyy Passelin Työpöytäosiosta kohdasta Asetukset -Tietokantaoperaatiot valikosta.   Toiminnolla muutetaan valinnan mukaan nimikekortistossa, toimittajakortistossa sekä mallilaskuilla vanhat arvonlisäverokannat uusiksi.   Ohjelmaan on suoritettava päivitys ennen kuin toiminto on mahdollista suorittaa, ohje.   Lisäksi alkutoimenpiteet, jotka käyttäjän pitää tehdä ennen ajon käynnistämistä on esitelty artikkelissa tämän ohjeen yläpuolella. Lisäksi ennen toiminnon suorittamista on hyvä tehdä varmistus tietokannasta, ohje. Näkymän Ohje napista saatte tarkemmat tiedot tehtävistä muutoksista.  Kun ylläolevat toimet on suoritettu valitaan Seuraava. Valitaan päivitettävä arvonlisäverokanta ja muutettavat tiedot ja valitaan seuraava. Nimikekortiston valinnan yhteydessä määritellään myös, mikä hinta lasketaan uudelleen. Verollinen hinta -valinnalla lasketaan uuden arvonlisäverokannan mukainen verollinen hinta. Veroton hinta -valinnalla verollinen hinta pysyy ennallaan ja lasketaan uusi veroton hinta uuden arvonlisäveroprosentin mukaan. Tämän ohjeen alapuolella vielä erillinen kuvaus Verollinen / Veroton hinta valinnasta. Painetaan Aloita: Muutetaan tarvittaessa nimikekortiston myynti- ja ostotiliksi valinnan mukaista uutta arvonlisäverokantaa vastaavat kirjanpitotilit (Ohjelma kysyy korvaavaa kirjanpitotiliä, jos Korvattavalle tilille ei ole jo annettu korvaavaa kirjanpitotiliä. Jos tiliä ei haluta muuttaa, korvaavaa tiliä ei tarvitse antaa)     Ok ja Suljetaan toiminto.   Arvonlisäverokannan muutosajon suorittamisen jälkeen tulee vielä tarkistaa asetukset ennen uusien laskujen kirjausta sekä katsottava huolellisesti läpi uudet kirjatut tapahtumat. Laskun kirjausnäkymässä ottamalla esiin sarakkeet Alv % ja K-Tilin näet mitä asetuksia ohjelma käyttää nyt oletuksena. Näin voidaan varmistaa, että ohjelma toimii heti halutun mukaisesti. * HUOM. on suositeltavaa ottaa ohjelmasta varmuuskopio ennen toiminnon suorittamista. Ohje.   Esimerkki arvonlisäveroprosentin muutostoiminnosta, veroton / verollinen valinnasta Valinta Verollinen hinta. Veroton hinta 10€ Verollinen hinta 12,40€ alv 24% , muutoksen jälkeen: Veroton hinta 10€ Verollinen hinta 12,55€ alv 25,5% Valinta Veroton hinta Veroton hinta 10€ Verollinen hinta 12,40€ alv 24% , muutoksen jälkeen: Veroton hinta 9,88€ Verollinen hinta 12,40€ alv 25,5%   Muista ottaa varmistus ennen toiminnon suorittamista.  

1.7.2022 alkaen, uuden Maventaan rekisteröitävän Yrityksen tulee suorittaa sähköisellä allekirjoituksella valtuutus, ennen kuin Yritystiliä voidaan käyttää verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen.   Yritys tulee vahvistaa ennen kuin verkkolaskuja voidaan lähettää tai vastaanottaa. Samalla aktivoidaan Maventan pankkiverkkoyhteys. Pankkiverkkoyhteys on veloitukseton lisäpalvelu, joka mahdollistaa lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja toimijoilta, joilla on pankkioperaattori käytössään (esim. Danske Bank).   Voit vahvistaa yrityksesi allekirjoittamalla sähköisesti valtuutuksen verkkolaskujen lähettämisestä ja vastaanottamisesta. Allekirjoitettava asiakirja lähetetään sähköpostiisi. Passeli Yritysohjelmassa tämä tulee eteen seuraavissa tilanteissa: Lähetetään verkkolaskuja Maventan välityksellä tai Vastaanotetaan verkkolaskuja Maventan välityksellä ensimmäistä kertaa. HUOM! Tarvitset asiakirjan allekirjoitukseen henkilökohtaiset pankkitunnukset Maventa tiliä varten on myös ladattava Google Authenticator sovellus älypuhelimeesi. Alla listattu esimerkit miten toimia eri tilanteissa: Yritystä ei vielä ole rekisteröitynä Maventaan - eikä käyttäjällä ole Maventa tiliä Rekisteröidytään Maventa palveluun, joko Laskutuksen Lähetä tai Ostolaskujen Vastaanota toiminnolla Syötetään rekisteröinti kaavakkeen perustiedot Lähetä tai Vastaanota toiminnossa Valitaan Rekisteröidy ja luo käyttöönottotunnukset Täytetään kentät- painetaan Seuraava ja Hyväksy käyttöehdot ja painetaan  Rekisteröidy Lähetetään tiedot Maventaan Saat nyt viestin: Yrityksen ja käyttäjän rekisteröinti onnistui. Huom. Laskujen lähetys ja vastaanotto pankkiverkon kautta on aktivoitava erikseen Maventan palvelun kautta. OK. Tämän jälkeen tulee suorittaa Yrityksen tunnistautuminen vielä erikseen Maventa palvelussa! Ennen Tunnistautumista päädyt osiosta riippuen seuraavaan ilmoitukseen: Laskutus ja myyntireskontrassa, laskuja lähetettäessä: Laskuun lähettäminen epäonnistui: COMPANY UNVERIFIED Ostoreskontrassa, vastaanottotoiminnossa: Ostolaskujen haku epäonnistui: COMPANY UNVERIFIED Yrityksen vahvistaminen Maventa palvelussa osoitteessa maventa.fi 1. Kirjaudutaan sivustolle Maventa tilille rekisteröitymisen yhteydessä annetuilla käyttäjätunnuksella ja salasanalla 2. Suoritetaan kaksivaiheinen tunnistautuminen, painetaan seuraava (NEXT) 3. Ladataan puhelimeen Google Authenticator sovelluksella ja luetaan sovellukseen uusi QR koodi, painetaan seuraava (NEXT) 4. Annetaan saatu turvakoodi, painetaan seuraava (NEXT) 5. Voit antaa myös puhelin numerosi, mikäli kadotat/vaihdat puhelimesi, painetaan seuraava (NEXT) 6. Tallenna Maventa hätäkoodi itsellesi muistiin, valitse ruksi olen kopioinut koodin itselleni, painetaan seuraava (NEXT) 7. Kaksivaiheinen tunnistautuminen on valmis, painetaan seuraava (NEXT) Huom! Tämän jälkeen kirjaudu vielä Maventa tilillesi ,käyttäjätunnuksella , salasanalla ja Authenticator turvakoodilla, jotta voit suorittaa Yrityksen vahvistamisprosessin loppuun. Voit nyt sulkea tämän ohjeen ja jatkaa kohtaan Ensikirjautuminen Maventaan ja Yrityksen vahvistaminen Kohdat 1-6 kuvina 1. 2. 3. 4. 5. 6. Käyttäjällä on Maventa tili jo olemassa ja käyttäjä on rekisteröimässä uutta Yritystä Maventaan tällä tilillä. Maventa tilin luonti on sinulle todennäköisesti tuttua, joten alla olevaa ohjetta on supistettu: Tee kuten *yllä olevassa ohjeessa on neuvottu, lyhyesti: 1. Rekisteröi Passelilla uuden Yrityksen tiedot Maventa palveluun. 2. Rekisteröinti Ilmoituksen saat ohjelmaan viestin Yrityksen ja käyttäjän rekisteröinti onnistui. Huom. Laskujen lähetys ja vastaanotto pankkiverkon kautta on aktivoitava erikseen Maventan palvelun kautta. OK.  3. Kirjaudu Maventa tilillesi maventa.fi osoitteesta 4. Valitse rekisteröity yritys. Jos sinulla ei ole Maventan kaksivaiheista kirjautumista vielä käytössäsi tulee sinun ensin suorittaa se , *yllä olevan ohjeistuksen mukaisesti tai seuraamalla selaimeen tulevia ohjeita. 5. Seuraava vaihe ohjatussa käyttöönotossa on sähköisellä allekirjoituksella suoritettava yrityksen valtuutus. Kun tämä on suoritettu, voit käyttää yritystiliä laskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Valtuutus myös aktivoi yritykselle pankkiverkkoyhteyden. 6. Allekirjoittajalle lähetetään sähköposti kumppanimme Visma Sign:in toimesta, joka sisältää lisäohjeet tunnistuksen suorittamiseksi. Voit tarvittaessa katsoa ohjeistuksen *ylläolevasta ohjeesta 7.Kun allekirjoitus on onnistunut, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Nyt voit aloittaa laskujen lähettämisen ja vastaanottamisen. Kun pankkiverkko on aktivoitu, saat vielä erillisen vahvistuksen sähköpostiisi. *yllä olevan ohjeen viittaus ohjeeseen: Yritystä ei vielä ole rekisteröitynä Maventaan - eikä käyttäjällä ole Maventa tiliä   Ensikirjautuminen Maventaan ja Yrityksen vahvistaminen Kirjaudutaan Maventaan ja suoritetaan Yrityksen tunnistautuminen 1. Kirjaudutaan maventa.fi sivustolle ja suoritetaan turvakirjautuminen 2. Haetaan turvakoodi Google Authenticator sovelluksella. Voit myös ruksata erikseen kohdan muista kirjautuminen tällä laitteella 30 päivää. Tilille kuitenkaan ei yleensä usein tarvitse kirjautua vaan toiminnot suoritetaan Passeli Yritys ohjelmistossa. 3. Annetaan sähköpostiosoite johon Yrityksen tunnistautumis kaavake lähetetään allekirjoitettavaksi. Jos sinulla on kielenä muu kuin suomi voit vaihtaa sen suomeksi nyt ylävalikosta, jolloin seuraavat vaiheet ja asiakirja tulevat suomeksi.  Paina Lähetä. (Send) Siirry uudella selainikkunalla sähköpostilaatikkoon, jonne lähetit asiakirjan allekirjoitettavaksi, saat sinne pian uuden viestin.  4.  Avataan viesti ja kopioidaan salasana muistiin ja Siirrytään allekirjoittamaan asiakirja. 5.  Syötä kopioimasi koodi ja Avaa asiakirja 6.  Siirry tunnistautumaan, valittavanasi on yleisimmät tunnistautumistavat, Kun tunnistaudut se tehdään henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla. 7.  Allekirjoita asiakirja, Asiakirja on luettavissa vasemmalla puolen näyttöä ja allekirjoituksen jälkeen saat sen myös kopiona sähköpostiisi. 8. Nyt voit sulkea allekirjoitusprosessin. Saat sähköpostiisi viestin, että kaiki kutsutut ovat allekirjoittaneet asiakirjan. 9. Voit siirtyä nyt takaisin Maventa palveluun ja valita jatka. Kohdat 1-9 kuvina 1.  2. 3.     4. 5. 6.      7.   8.   9.   Mikäli tunnistautumisessa menee hieman pidempi aika, niin kirjaudu vielä Maventa tilillesi,jotta palvelu aktivoituu. Kun allekirjoitus on onnistunut, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Nyt voit aloittaa laskujen lähettämisen ja vastaanottamisen. Kun pankkiverkko on aktivoitu, saat vielä erillisen vahvistuksen sähköpostiisi.

Hyvityslaskun luonti Laskusta voidaan laatia hyvityslasku kopioimalla, jolloin hyvityslaskulle tulee vastaavat tiedot kuin kopioitavassa laskussa, mutta negatiivisilla määrillä ja summalla. Nimikkeet palautuvat varastoon.   1. Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse lasku, josta haluat tehdä hyvityslaskun   2. Valitse Laskutuksenhallinnan työkaluriviltä kuvake ”Luo valitusta laskusta uusi lasku kopioimalla” tai klikkaa laskun päältä hiiren 2. näppäimellä ja valitse ”Kopioi lasku”     3. Valitse vaihtoehto: ”3. Luodaan laskusta hyvityslasku” ja paina OK -painiketta   4. Laskun kirjausikkunaan aukeaa laskusta luotu hyvityslasku. Tarkista, että tiedot ovat oikein ja tee tarvittavat muutokset laskulle. Paina lopuksi ”Tallenna”, jonka jälkeen hyvityslasku on tulostettavissa.   Hyvityslaskun kohdistus Hyvityslasku voidaan kohdistaa suoraan alkuperäisen laskun suoritukseen. Tässä esimerkissä hyvityslaskulla hyvitetään koko summa alkuperäiseltä laskulta.   1. Alla on kuva lähtötilanteesta. Yritykselle Testi Tulos Oy on luotu ensiksi lasku #2310 - 1240,00 EUR ja myöhemmin on luotu hyvityslasku #2311, joka kattaa koko summan. Molemmat laskut ovat Avoin -tilassa.   2. Kirjataan alkuperäiselle laskulle #2310 suoritus. Suoritus kenttään asetetaan 0,00 EUR, koska rahaa ei ole tullut yrityksen tilille tästä laskusta. Kenttään Hyvityslasku valitaan pudotusvalikosta hyvityslasku #2311. Tarkistetaan vielä että kohdassa Hyvityssumma näkyy hyvitettävä summa eli 1240,00 EUR ja Jää avoimeksi kentässä ei näy avointa saldoa. Tallennetaan suoritus lopuksi.     3. Lopputuloksena on että molemmat laskut näkyvät tilassa Suoritettu, jolloin ne eivät ole enää avoimena.    4. Jos katsotaan vielä Suoritukset näkymän puolelta, niin siellä näkyy yksi suoritusmerkintä, mutta summana on 0,00 EUR.   Myös osahyvityslaskujen luonti ja kohdistus veloituslaskuun on mahdollista.

Voit lähettää asiakkaallesi tekstiviestejä suoraan omasta Passeli Yrityksestäsi. Tekstiviestejä voidaan lähettää suoraan asiakaskortilta, laskutuksesta, myyntitilauksista sekä tarjouksista. Tekstiviestien avulla asiakaskokemus paranee ja saat entistä tyytyväisempiä asiakkaita. Kaikki tekstiviestipohjat ova vapaasti räätälöitävissä. Voit lähettää viestejä myös markkinointimielessä tietyille asiakasryhmille liittyen vaikka uusiin tuotteisiin tai tarjouksiin.

Verkkolasku on yritykselle lähetettävä sähköinen lasku, joka välitetään digitaalisessa muodossa. Verkkolasku voidaan vastaanottaa joko pankin järjestelmään tai ostolaskuohjelmaan. E-lasku taas on kuluttajalle lähetettävä lasku. Sähköpostilla lähetettävä lasku on myös sähköinen lasku mutta eri asia kuin verkkolasku.   Verkkolaskutuksen käyttöönotto ohje löytyy alla olevasta linkistä. https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Verkkolaskutuksen-kayttoonotto-Passelissa/ta-p/391656   Jotta asiakkaille voidaan lähettää verkkolaskuja, niin tulee ohjelman asiakaskortille asettaa asiakkaan yksilöidyt verkkolaskutustiedot. Verkkolaskutustiedot muodostuvat aina asiakkaan omasta verkkolaskuosoitteesta sekä välittäjän/operaattorin tunnuksesta. Myös postiosoitteet ovat pakollisia verkkolaskun lähetyksessä   Verkkolaskuosoite toimii vähän kuten postiosoitekin. Se kertoo laskun lähettäjälle sähköisen osoitteen, johon verkkolasku voidaan osoittaa. Verkkolaskuosoitteita voi olla OVT-tunnus, IBAN-tunnus tai verkkopalvelutunnus. Välittäjän/operaattorin tunnus määräytyy sen mukaan, mikä verkkolaskuvälittäjä asiakkaalla on käytössä. Kahdella yrityksellä ei voi olla samaa verkkolaskuosoitetta, mutta välittäjän/operaattorin tunnus voi olla sama   Asiakkaan verkkolaskuosoite ja välittäjän/operaattorin tunnus asetetaan asiakaskortille niille varattuihin kenttiin (kts kuva.) Kuvassa näkyvä EU-standardin mukainen verkkolasku valinta tulee ottaa käyttöön vain jos asiakas on erikseen pyytänyt tällaista laskua. Valinnan vaatimat asetukset löydätte tältä ohjeelta: https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Eu-Standardin-EN16931-mukaisen-verkkolaskun-vaatimat-kentat/ta-p/406978     Kun laskun kirjaus näkymässä hakee halutun asiakkaan laskulle, niin ohjelma näyttää verkkolasku lähetystavan olevan mahdollinen kyseiselle asiakkaalle. Laskun luonnin jälkeen laskun voi lähettää verkkolaskuna suoraan Laskun kirjaus ikkunasta (kts kuva.)     Ohjelmasta voi lähettää myös useita laskuja kerralla verkkolaskuna. Tämä onnistuu Lähetä-toiminnon avulla. Usean laskun valinta onnistuu joko näppäimistön CTRL- tai SHIFT-painikkeella. Lähetä-toiminnossa voidaan myös lisätä tarvittaessa liitteitä verkkolaskulle. Mikäli liitteitä lisää, niin tarkasta, että ”Lähetä liitteet” –valinta on aktiivinen (kts kuva.)     Verkkolaskun lähetyksessä saattaa ilmentyä ongelmia tai se ei mene perille asiakkaalle. Syitä näihin ongelmiin on monia ja alla olevassa ohjelinkissä on käyty läpi yleisimpiä ongelmatilanteita.   https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Verkkolaskutuksen-yleisimmat-virhetilanteet/ta-p/155717

Maventa on laskujen välityspalvelu, jonka avulla lähetät helposti verkkolaskut suoraan Passeli-ohjelmastasi. Katso video helppoon käyttöönottoon.

Käyttöönotto: Jotta Smartship osoitekortteja voit tulostaa, pitää yrityksellä olla asiointitunnukset Postin Smartship palveluun. Lisätietoja asiointitunnuksen hankinnasta löydät postin sivuilta: https://www.posti.fi/fi/yrityksille/tehosta-logistiikkaa/digitaaliset-palvelut-ja-rajapinnat/smartship Mahdollisissa ongelmissa, liittyen asiointitunnuksien hankintaan tai integraation aktivointii, auttaa postin tukipalvelu. https://www.posti.fi/fi/asiakastuki/ota-yhteytta   Posti SmartShip -integraation aktivointi ohje: Posti SmartShip – integraation aktivointi - Posti sopimusasiakkaille Aktivoinnissa tarvittava "Developer-di" on integraatiomoduulin kehittäjän oma. Passelin asiakkaille se on 0050019627.   Aktivoinnin jälkeen Postin Smartship palvelusta löydät sopimustunnusten ylläpidossa annettavat sopimustunnukset ja API-avain tiedot. Sopimustunnukset-välilehdellä annetaan Postilta saatu logistiikan (kirjeet/paketit) ja/tai rahdin sopimustunnus sekä tunnuksen tyyppi. API-avaimet välilehdellä annetaan tietojen tulostuksessa tarvittava tunnus ja salainen tunnus. Tunnuksia käytetään ainoastaan Smartship osoitekortit -toiminnolla luoduissa tulosteissa.     Käyttö: Smartship osoitekortit-toiminto sisältää osoitekorttien hallintanäkymän ja osoitekorttien kirjaukseen tarvittavat toiminnot. Osoitekorttien hallintanäkymässä esitetään aiemmin tehtyjen osoitekorttien tiedot. Osoitekorttien kirjausnäkymässä luodaan kotimaan logistiikan (kirjeet/paketit) ja rahdin Smartship osoitekortit. Toiminto mahdollistaa osoitekorttien tulostamisen asiakkaalle tehdyistä toimituksista tai laskusta sekä asiakaskortistosta valitulle asiakkaalle. Smartship osoitekortit-toiminto löytyy sekä myyntitilaukset että laskutus osion päänäytön tulostus valikosta. Smartship osoitekorttien tulostuksesta veloitetaan Poletteja, kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.

Jos tapahtuu niin, että laskun rivin summa nollaantuu laskua tai muuta rivitapahtumaa kirjoitettaessa, kun esimerkiksi a-hintaan lisätään desimaaleja TAI ostolaskua saavutettaessa, laskun summana on 0.00€ - syynä on Windowsin väärin toimiva desimaali erotin.   Esim. Laskun kirjaus, rivin summa, piste desimaalierottimella näkyvissä:   Esim. Ostolaskun esikatselussa on summa mutta vastaanoton jälkeen lasku näkyy 0.00€ summaisena:   Ratkaisu vaihtoehtona toimii myynti yms. rivikirjausten ollessa kyseessä: Sulje Passeli. 1) Ohjauspaneelista voidaan vaihtaa desimaalierotin takaisin pilkuksi, palauttamalla oletusasetukset* 2) Myös koneen uudelleen käynnistys korjaa yleensä tilanteen normaaliksi.   *Valitaan Ohjauspaneelin Aika- ja alueasetukset ja vaihdetaan lukumuotoja   Palautetaan muotoilujen Lisäasetukset -vaikka desimaalierotin olisi näennäisesti pilkkuna valmiiksi. Käynnistä Passeli uudelleen ja testaa toiminta.   Ostolaskujen ollessa kyseessä, kyseiset 0.00€ summaiset ostolaskut tulee ensin poistaa järjestelmästä.   Tämän jälkeen valitaan Asetukset- Passeli asetukset – Ostoreskontra ja täältä voit vielä vaihtaa ostolaskujen seuraavan laskunumeron vastaamaan juoksevaa numeroa eli ensimmäistä juuri poistettua laskunumeroa.   Tämän jälkeen sulje Passeli ja tee yllä olevan ohjeen mukaan desimaalierottimen palautus. Palautuksen jälkeen ota vielä ostolaskut uudelleen Passelin ostoreskontraan, tällöin summa on taas esillä oikein.    

 Mikäli sinulla on kanta-asiakkaita tai sopimushinnoitteluasiakkaita, joille tuotteita myydään aina edukkaammalla hinnalla kuin perushinta, voit luoda asiakaskohtaisia hinnastoja tarpeesi mukaisesti.   Hinnasto luodaan Passelissa valitsemalla "Kortistot"-  "Nimikekortisto"- "Perustiedot"- "Hinnastojen ylläpito"      Uuden hinnaston voit luoda Luo uusi hinnasto-toiminnolla (kts. kuvan osoittama nuoli)     Anna hinnastolle nimi valitse hinnoittelutapa joko alennus% tai kiinteä hinta (esimerkissä käytetty kiinteähinta tyyppistä hinnoittelua). Voit halutessasi luoda myös hinnaston kausikohtaiseksi jolloin se on voimassa vain tietyn ajanjakson.      Valitse hinnastoon tuotteet (painamalla suurennuslasia joka avaa nimikekortiston (kts. ylläoleva kuva) ja valitse kortistosta haluamasi tuotteet) jotka haluat asiakkaalle käsiteltäväksi asiakkaan kanssa sovitun hinnan mukaiseksi.   Kun olet hakenut tuotteet ja painanut ok ne liisääntyvät hinnastoon, tämän jälkeen voit hinnoitella ne joko antamalla alennus% kentässä prosentuaalisen alennuksen tai hinnoittelemalla kiinteän hinnan uusiksi veroton kentässä. Kun hinnoittelu on valmis paina tallenna.     Tehty hinnasto käydään määrittelemässä käyttöön asiakaskortistossa asiakkaan kortin muut tiedot välilehdelle, (muista tallentaa asiakaskortille tehdyt muutokset painamalla levykkeen kuvaa) jolloin ohjelma käyttää asiakkaalle valittua hinnaston mukaista hintaa myytäessä hinnastosta löytyviä tuotteita.        

Passeli Yritys-ohjelmassa tehdyt suoritukset ja maksut voi tarvittaessa poistaa. Laskutus ja myyntireskontrassa käsitellään myyntilaskuja ja niiden suorituksia. Ostoreskontrassa taasen käsitellään ostolaskuja ja niiden maksuja.   Suorituksen poistaminen myyntilaskulta onnistuu seuraavasti: 1. Laskutuksenhallinta 2. Suoritukset 3. Klikkaa hiiren oikealla kyseistä laskua 4. 'Poista' Kuva 1   Maksun poistaminen ostolaskulta onnistuu seuraavasti: 1. Ostolaskujen hallinta 2. Maksut 3. Klikkaa hiiren oikealla kyseistä laskua 4. 'Poista' Kuva 2

Kun lasku halutaan kirjata luottotappioksi, joko kokonaan tai osalta, kirjataan suoritus näin: Mennään laskunhallintanäkymään ja valitaan aktiiviseksi haluttu lasku. Hiiren oikealla napilla tai pikavalinnalla F3 kirjataan suoritus.   Suorituksen kirjaus:   Laitetaan suoritus summaksi 0,00€ (poistetaan suoritus) Oikaisulajiksi valitaan tappio Annetaan tappioksi kirjattava summa Valitaan luottotappion kirjaustili * Tallennetaan suoritus Mikäli laskulla on jo osasuoritus – tehdään laskulle uusi suoritus ja oikaistaan luottotappioksi avoin summa.   * Jos Passelistasi ei löydy luottotappiotiliä, voit sen lisätä seuraavan esimerkin mukaan.  Huom. tarkasta vielä kirjanpidon tili kirjanpitäjältäsi tarvittaessa.   Luodaan Myynnin Luottotappiot tili : Perustiedot - Tililuettelon ylläpito    Voit lisätä tilin myös Luottotappioiden oletustiliksi : Perustiedot - Oletustilien ylläpito   

Kun Sähköinen allekirjoituspalvelu on saatu onnistuneesti käyttöönotettua voidaan ohjelmasta lähettää PDF-muotoisia dokumentteja allekirjoitettavaksi, tarkastella dokumenttien allekirjoituspyyntöjä ja niiden historiaa.   Löydät sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönottoon löydät ohjeen täältä.   Kun haluat lähettää dokumentin allekirjoitettavaksi Passeli Yritys ohjelmastasi,toimi näin:   1. Valitse osio valikosta toiminto "Sähköinen allekirjoitus" 2. Valitse toiminto "Lähetä uusi dokumentti" 3. Valitse Tiedosto -kohdasta lähetettävä dokumentti (lähetykseen on valittava PDF-muotoinen tiedosto, tiedoston maksimikoko on 10MT) 4. Anna Dokumentin nimi  kohdassa valitulle dokumentille oletuksena sama nimi kuin tiedostolle, mutta ilman tiedostopäätettä 5.Täytä Lähettäjä ja sähköpostiosoite (mikäli ohjelmaan kirjautunut nykyinen käyttäjä on henkilökortistossa liitetty henkilöön, tiedot tulevat oletuksena henkilökortistosta) Huom! Lähettäjä ei ole automaattisesti allekirjoittaja.     Dokumentille on määriteltävä vähintään yksi allekirjoittaja.  Kopioitaessa allekirjoittajan tietoja, kopioidaan Saateteksti sähköpostiin, Kieli, Allekirjoitus organisaationa ja Erillinen vapaamuotoinen tekstiviesti kohtien tiedot.     6. Allekirjoitettava dokumentti lähetetään allekirjoittajille painamalla Lähetä -painiketta Ohjelma ilmoittaa dokumentin lähetyksestä ja lähetyksen onnistumisesta erillisillä info-ikkunoilla     Allekirjoituspalvelu-toiminnossa voidaan hallita dokumentteja, peruuttaa lähetyksiä, päivittää lähetettyjen tilaa, tarkastella dokumentteja ja katsoa allekirjoitusten tilaa ym. Alla olevassa kuvassa näemme yllä lähetetystä dokumentista lisätietoja mm. tilan,lähetyspäivän,dokumentin nimen jne.       Kun dokumentti on allekirjoitettu allekirjoittajan toimesta toimitetaan allekirjoituksen pyytäjälle viesti jossa ilmoitetaan että allekirjoitus on suoritettu. Liitteenä viestissä on allekirjoitettu dokumentti. Allekirjoitetussa dokumentissa on merkinnät allekirjoituksesta, allekirjoituksen tarkistuskoodi ja allekirjoittajan tiedot. Lisäksi on linkin tiedot, josta on avattavissa dokumenttien tarkastelu ja allekirjoituspalvelun sivusto.     Kaikkien pyydettyjen allekirjoittajien suoritettua allekirjoitukset, tulee allekirjoitusta pyytäneelle siitä viesti otsikolla Kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet dokumentin [dokumentin nimi].       Sähköinen allekirjoitus allekirjoittajan näkökulmasta:   Dokumentin allekirjoittaja saa sähköpostiinsa viestin otsikolla Kutsu allekirjoittamaan asiakirjan     Viestissä on salasana jota tarvitaan dokumentin näkemiseksi. Viestin linkistä avataan Visma Sign sivusto jonne viestissä oleva salasana annetaan. Visma Sign sivustolla asiakirjan saa auki painamalla "Avaa asiakirja" jolloin päästään tarkastelemaan allekirjoitettavaa dokumenttia.   Allekirjoituksen suorittamiseksi tunnistaudutaan verkkopankkitunnuksin tai mobiilivarmenteella. Tunnistautuminen käynnistyy  kun painetaan "Siirry tunnistautumaan" -painikkeesta.  Tunnistautumisessa on annettava ensin tunnistautujan henkilötunnus ja sen jälkeen valitaan tunnistautumisen tapa.   Tunnistautumisen jälkeen dokumentti avautuu allekirjoitus sivuun ja dokumentti on allekirjoitettavissa.  Allekirjoitus suoritetaan Allekirjoita asiakirja -painikkeesta. Allekirjoituksen jälkeen dokumentilla on allekirjoituksesta merkinnät. Allekirjoitusta pyytäneelle taholle lähtee automaattisesti viesti allekirjoituksen suorittamisesta.

Passeli Yritys -ohjelmassa voit lähettää verkkolaskuja myös kuluttaja -asiakkaillesi. Kuluttaja-asiakkaiden verkkolaskutus eroaa normaalista yritysten välisestä verkkolaskutuksesta, koska kuluttaja-asiakkaiden tulee aina tehdä verkkolaskutus -sopimus omissa verkkopankeissaan.   Mikäli et ole koskaan käyttänyt kuluttajien verkkolaskutus -ominaisuutta aiemmissa taloushallinto -ohjelmissanne, aloitetaan luomalla uusi laskuttajailmoitus.   Kuluttaja-asiakkaiden verkkolaskutus - Maventa operaattorin välityksellä Laskuttajailmoitusten lähetyksen jälkeen Maventa toimittaa ylläoleviin pankkeihin laskuttajailmoituksen. Laskuttajailmoitus edellytetään, että kuluttajat löytävät yrityksenne tiedot omista verkkopankeistaan. Pankit käsittelevät laskuttajailmoitukset ja lisäävät yrityksenne tiedot verkkolasku -rekisteriinsä. Tässä on pankkien kohdalla eripituisia käsittelyaikoja, joten laskuttajailmoituksen lähetyksen jälkeen menee n. 3-7 päivää ennen kuin kuluttajat voivat löytää yrityksenne tiedot verkkopankeistaan. Jotta kuluttajat voivat tehdä verkkolasku / E-lasku -sopimuksen verkkopankeissaan, niin sinun tulee lähettää aina ensimmäinen Passelilla tehty lasku paperilla tai sähköpostilla asiakkaallesi. Tuo lasku sisältää kohdistettavan tiedon, esim. viitenumeron, jotta he voivat tehdä verkkolaskusopimuksen. Kun kuluttaja-asiakas on tehnyt verkkolaskusopimuksen, niin hänen verkkopankkinsa lähettää vastaanottoilmoituksen sinun Passeli Yritys ohjelmaasi ladattavaksi. Vastaanottoilmoitus kohdistetaan asiakkaan laskun perusteella asiakastietoihin ohjelman avulla. Asiakkaan tietoihin lisätään tuolloin verkkolaskuosoitteet ja kun seuraavaksi lähetät laskua asiakkaallesi, niin voit valita lähetystavaksi verkkolaskun. Kuluttaja-asiakkaiden verkkolaskutus - Pankki operaattorin välityksellä Mikäli käytät verkkolaskutus operaattorina pankkia, tulee tehdä Passelilla laskuttajailmoitus. Lähetä tehty ilmoitus pankkisi tiedonsiirtokanavaa pitkin toisille pankeille. Laskuttajailmoitus edellytetään, että kuluttajat löytävät yrityksenne tiedot omista verkkopankeistaan. Pankit käsittelevät laskuttajailmoitukset ja lisäävät yrityksenne tiedot verkkolasku -rekisteriinsä. Tässä on pankkien kohdalla eripituisia käsittelyaikoja, joten laskuttajailmoituksen lähetyksen jälkeen menee n. 3-7 päivää ennen kuin kuluttajat voivat löytää yrityksenne tiedot verkkopankeistaan. Jotta kuluttajat voivat tehdä verkkolasku / E-lasku -sopimuksen verkkopankeissaan, niin sinun tulee lähettää aina ensimmäinen Passelilla tehty lasku paperilla tai sähköpostilla asiakkaallesi. Tuo lasku sisältää kohdistettavan tiedon, esim. viitenumeron, jotta he voivat tehdä verkkolaskusopimuksen. Kun kuluttaja-asiakas on tehnyt verkkolaskusopimuksen, niin hänen verkkopankkinsa lähettää vastaanottoilmoituksen noudettavaksi pankkiisi ladattavaksi. Latauksen jälkeen tuo tiedosto noudetaan käsiteltäväksi Passeli ohjelmistoon. Vastaanottoilmoitus kohdistetaan asiakkaan laskun perusteella asiakastietoihin ohjelman avulla. Asiakkaan tietoihin lisätään tuolloin verkkolaskuosoitteet ja kun seuraavaksi lähetät laskua asiakkaallesi, niin voit valita lähetystavaksi verkkolaskun. Verkkolaskutus-toiminnossa voidaan hallinnoida kuluttaja-asiakkaiden E-laskutukseen liittyviä asioita. Toiminnossa voidaan luoda laskuttajailmoituksia, tehdä niihin muutoksia sekä poistaa niitä. Lisäksi voidaan lukea saatuja vastaanottoilmoituksia ohjelmaan sekä luoda laskuista verkkolaskuaineistoja.   Kuluttaja-asiakkaiden verkkolaskutusilmoituksen luonti, Verkkolaskutus-toiminnossa, operaattorina Maventa Huom. Maventaa käytettäessä kuluttajalaskujen verkkolaskutusoperaattorina, pitää olla aktivoituna Maventan pankkiverkkoyhteys. Tämä yhteys on auki jos ylipäätään jo lähetät verkkolaskuja yritysasiakkaille, joilla pankki toimii verkkolaskuvälittäjänä. Jos olet rekisteröinyt Maventa-tilin Passelin kautta, niin myös tuon rekisteröinnin yhteydessä ohjataan pankkiverkon avaukseen erikseen. 1. Tarkista yrityksesi tiedot kohdasta Perustiedot - Yrityksen yhteystiedot Tarkista ja täytä myös Muut tiedot välilehti ja sieltä  kohdat Finvoice osoite ja Finvoice välittäjä. Anna noille kohdille kyseiset tiedot. Kun välittäjänä toimii Maventa, pitää Finvoice välittäjäksi kirjoittaa DABAFIHH. 2. Siirry Verkkolaskutus toimintoon ja valitse sieltä Laskuttajailmoitukset. Valitse Luo uusi laskuttajailmoitus. Paina vielä keskikohdasta linkkiä Laskuttajan tiedot ja katso, että tarvittavat tiedot ovat oikein (kaikki alemmat eivät ole pakollisia, toiminnon ohjeessa lueteltu pakolliset kohdat). 3. Valitse pankit joihin ilmoitus lähetetään. Valitse aluksi vain todennäköisimmät pankit. Toimintoa voi olla hyvä ensin testata yhdellä pankilla*. Mikäli sinulla on mahdollisuus lähettää itsellesi lasku tai sinulla on hyvä asiakaskontakti tätä varten niin aina parempi. Silloin sinulle tulee selville tapahtumien kulku ja osaat tarvittaessa ohjata asiakasta mahdollisissa kysymystilanteissa eteenpäin. * Jos teet testin ensiksi yhdellä pankilla tulee luoda uusi ilmoitus myös muille pankeille ja mieluiten aivan samoin tiedoin. 4. Laskutusaihe. Anna laskutusaiheen koodi ,tieto on vapaamuotoinen mutta olisi hyvä pitää se lyhyenä ja kuvaavana. Esim. Siivous, Puhelinlasku. Anna myös Laskutusaiheen nimi ainakin suomeksi. Tarkista myös käytettävä pankkitili. Näiden kohtien jälkeen, paina Lähetä sähköisesti nappia. Nyt Maventa välittää tiedon jokaiselle valitulle pankille. Voit seurata ilmoituksen onnistumista Sähköisesti lähetetyt-toiminnossa. Mikäli ilmoituksessa olisi virhe saat siitä tiedon tuolta. Jos virhetietoa ei kuulu noin neljään arkipäivään, ilmoitus on onnistunut. Pankit eivät palauta onnistumissanomaa. 5. Käy läpi vielä verkkolaskut asetukset välilehti. Kuluttaja-asiakkaiden verkkolaskutusilmoituksen luonti, Verkkolaskutus-toiminnossa, operaattorina Pankki Laskuttajailmoituksen teko: 1. Tarkista yrityksesi tiedot kohdasta Perustiedot - Yrityksen yhteystiedot Tarkista ja täytä myös Muut tiedot välilehti ja sieltä kohdat Finvoice osoite ja Finvoice välittäjä. Anna noille kohdille kyseiset tiedot. 2. Siirry Verkkolaskutus toimintoon ja valitse sieltä Laskuttajailmoitukset. Valitse Luo uusi laskuttajailmoitus. Paina vielä keskikohdasta linkkiä Laskuttajan tiedot ja katso, että tarvittavat tiedot ovat oikein (kaikki alemmat eivät ole pakollisia, toiminnon ohjeessa lueteltu pakolliset kohdat). 3. Valitse pankit joihin ilmoitus lähetetään. Valitse aluksi vain todennäköisimmät pankit. Toimintoa voi olla hyvä ensin testata yhdellä pankilla*. Mikäli sinulla on mahdollisuus lähettää itsellesi lasku tai sinulla on hyvä asiakaskontakti tätä varten niin aina parempi. Silloin sinulle tulee selville tapahtumien kulku ja osaat tarvittaessa ohjata asiakasta mahdollisissa kysymystilanteissa eteenpäin. * Jos teet testin ensiksi yhdellä pankilla tulee luoda uusi ilmoitus myös muille pankeille ja mieluiten aivan samoin tiedoin. 4. Laskutusaihe. Anna laskutusaiheen koodi ,tieto on vapaamuotoinen mutta olisi hyvä pitää se lyhyenä ja kuvaavana. Esim. Siivous, Puhelinlasku. Anna myös Laskutusaiheen nimi ainakin suomeksi. Tarkista myös käytettävä pankkitili. Näiden kohtien jälkeen paina Tallenna tiedostoon nappia ja anna tiedostolle nimi. Lähetä ilmoitus pankkisi tiedonsiirtokanavaa pitkin. 5. Käy läpi vielä Verkkolaskut asetukset välilehti.  

Passeli Yritys- ohjelmaasi on mahdollista ostaa Passeli Poletteja. Passeli Poletteja voit käyttää esimerkiksi laskujen lähetykseen ja vastaanottoon, palkkalaskelmien lähetykseen sekä tulorekisteriaineistojen toimittamiseen. Muita toimintoja, joihin poletteja voidaan käyttää ovat: Luottotietojentarkistuksen Maksuhäiriöt ja Riskimittari haku, tekstiviestien lähetys, Smartship pakettien lähetystoiminto , maksukehotusten lähetys sekä Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen toimittaminen suoraan verottajalle.   Passeli Poleteilla maksetaan siis suoraan ohjelmasta lähetettävien aineistojen lähetys sekä ohjelmaan vastaanotettavien aineistojen vastaanotto.   Polettien ostaminen onnistuu näppärästi suoraan ohjelmiston tiedotenäkymästä tai vaihtoehtoisesti käytettävien toimintojen kautta. Poletit maksetaan ohjelmasta hankittaessa Visma Pay- verkkomaksupalvelulla.      Tarkasta asiakkaasi luottotiedot ennen myyntiä:   Luottotietojen tarkastus-toiminnolla voit tarkastaa asiakkaasi luottotiedot Suomen asiakastiedosta ennen  tarjouksen, myyntitilauksen tai laskun tekemistä.  Voit hakea vaihtoehtoisesti asiakas yrityksestäsi joko kokonaisvaltaisen riskimittarin tai vaihtoehtoisesti listauksen maksuhäiriöistä.     Tehokasta ja helppoa laskutusta:   Laskutus -osiosta löytyvän Lähetä-toiminnon kautta voit lähettää myyntilaskusi asiakkaillesi suoraan ohjelmastasi paperisena, verkkolaskuna tai s-postitse. Verkkolaskun ja sähköpostilaskun mukana siirtyvät myös laskuusi liitetyt liitteet.     Tehosta maksukehotusten lähettämistä:   Laskutus -osiostasi voit lähettää myös maksukehotukset erääntyneestä laskusta tulostuspalvelun kautta asiakkaallesi. Tällöin sinun ei tarvitse itse tulostaa ja postittaa maksukehotuksia vaan tulostuspalvelu hoitaa työn puolestasi.     Paranna asiakaskokemusta tekstiviestien avulla :   Voit lähettää tekstiviestejä asiakaskortilta, laskutuksesta, myyntitilauksista sekä tarjouksista. Voit ottaa käyttöösi myös automaattitekstiviestit myyntitilausten ja -toimitusten sekä laskutuksen osalta.  Käytössäsi on valmiita viestipohjia joita voi muokata tai halutessasi voit luoda uusia mallipohjia. Voit lukea lisää tekstiviestin hyödyistä täältä. Automaattitekstiviestien hyödyistä ja käyttöönotosta löydät lisätietoja täältä.     Helpota ja tehosta palkanlaskennan rutiineja:   Palkanlaskenta- osiostasi voit toimittaa palkkalaskelmat suoraan palkansaajien verkkopankkiin, näin yksinkertaistat palkkalaskelmien toimittamista palkansaajille ja samalla palvelet työntekijöitä paremmin. Lue lisää tai katso video Verkkopalkka-toiminnosta täältä.   Palkanlaskentaan kuuluu myös oleellisesti tiedon anto Tulorekisteriin maksetuista palkoista, eduista ja verovapaista korvauksista. Tarvittavat ilmoitukset ja ilmoitusten korjaukset tai mitätöinnit Tulorekisteriin saadaan lähetettyä näppärästi ohjelmasta.     Pystyt seuraamaan mihin poletteja on käytetty ja kuinka paljon niitä on kulunut "Tarkastele polettitapahtumia" toiminnon kautta. Lisätietoja polettihistorian tarkasteluun löydät täältä.        

Passeli Yritys ohjelmasta pystyy lähettämään sähköpostilaskuja kolmella eri tavalla. Laskujen lähettäminen on sähköpostilla on perinteistä kirjettä nopeampi ja varmepi tapa lähettää laskuja, mikäli asiakas ei vielä ota verkkolaskuja vastaan. Maventan kautta lähetettyjen sähköpostilaskujen koko toimitusketju on tarpeentullen meidän asiakastukemme nähtävissä ja näin pystymme tukemaan koko tämän prosessin.   Maventan kautta: Maventan kautta pystyy verkkolaskujen lisäksi lähettämään myös laskuja suoraan asiakkaan sähköpostiin. Tällöin asiakaskortilla tulee yhteystiedot välilehdellä olla annettuna sähköpostiosoite (kuva1). kuva1 Asiakkaalle jolle laskun lähettäminen sähköpostiin Maventan kautta on mahdollista, tulee laskun kirjauksessa lähetystavaksi sähköposti (kuva2).  kuva2 Laskun lähettäminen tapahtuu ohjelman Lähetä-toiminnosta. Ennen lähettämistä on hyvä vielä tarkastaa, että sähköpostilähetys on mahdollinen. Tämä saatte tarkastettua suoraan ohjelmasta Lähetä-toiminto > toiminnot > muuta maventan asetuksia > älä lähetä sähköpostitse valinta pois (kuva3). kuva3 Tämän jälkeen menkää Lähetä-toiminnon "Lähetä laskuja" kohtaan. Valitkaa haluttu lasku/laskut, lisätkää tarvittaessa liitteet ja lähettäkää laskut. Sähköpostin liitteenä: Ohjelmasta voidaan tallentaa laskuja erilaisiin tiedostomuotoihin ja tämä jälkeen tämän tiedoston voi liittää omassa sähköpostiohjelmassa sähköpostin liitteeksi. Laskun tallentaminen esimerkiksi PDF-tiedostomuotoon onnistuu ohjelman tulostus toiminnosta. Tulostustoimintoon pääsee laskun kirjauksen tai laskutuksenhallinnan tulostin-ikonista, sekä Laskutus ja myyntireskontran "Laskujen tulotus" toiminnosta. kuva4 Kohteeksi tulee valita tiedosto, tämän jälkeen viereen avautuu lisäasetuksia. Valitse haluttu tiedostomuoto sekä hakemisto, mihin lasku tallennetaan. Tallennuksen jälkeen omalla sähköpostiohjelmalla hakee samasta hakemistosta tallennetun tiedoston sähköpostin liitteeksi. Käyttäen Passeli sähköpostia tai erillistä sähköpostiohjelmaa Ohjelmasta voidaan lähettää laskuja myös erillisen sähköpostiohjelman kautta tai ulkoista sähköpostiosoitetta hyödyntäen. Erillisen sähköpostiohjelman kautta lähetettäessä tulee tämän ohjelman olle asennettuna tietokoneelle. Käytettäessä erillistä sähköpostiohjelmaa, tulee Passeli asetuksista valita Lähetä käyttäen Microsoft Outlook tai Windowsin oletus sähköpostohjelmaa. Näitä valintoja käytettäessä on lähetetyt sähköpostit tarkasteltavissa sähköpostiohjelmassa. Kun käytetään Passeli sähköpostia, niin tällöin lähetetyt viesti eivät ole nähtävissä missään. Tämä asetus ei tarvitse koneelle asennettua sähköpostiohjelmaa, myös selaimen kautta käytetyt sähköpostiohjelmat toimivat (kuva5). kuva5 Passeli sähköpostiasetuksissa annetaan sähköpostiohjelmasta löytyvät asetukset, kuten palvelimen osoite ja portti. Käyttäjätietojen vastausosoitteella tarkoitetaan sähköpostiosoitetta johon halutaan vastausviestien saapuvan. Lähettäjän nimeksi voi kirjoittaa esimerkiksi yrityksen nimen. Käyttäjän tunnistustietoihin annetaan sähköpostiohjelman käyttäjätiedot (kuva6). kuva6 Vastaanottaja -kenttään annetaan sähköpostiosoite, johon sähköposti lähetetään. Mikäli asiakaskortilla on annettu sähköpostiosoite, ohjelmisto hakee sen automaattisesti. Aihe -kenttään annetaan lähetettävän sähköpostin otsikko. Viestipohja -kenttään annetaan lähetettävän sähköpostin viesti (kuva7). kuva7 Seuraavassa vaiheessa voidaan vielä lisätä useampia viestin vastaanottajia, sekä muuttaa otsikkoa ja lisätä liitteitä. Viestin lähetys tapahtuu kirjekuoren näköisestä painikkeesta (kuva9). kuva8