Passeli Yritys käyttövinkit

Myyntitilauksen luonnissa on mahdollista valita nimikehakuikkunasta useita nimikkeitä samalla hakukerralla. Mikäli halutaan että esim. laskutetut ja käsitellyt myyntitilaukset eivät näy enää hallintaikkunassa on mahdollista poistaa ne näkyvistä hakuehdon avulla. Avaa tilaustenhallinta Valitse ”Näkymä” valikosta ”Muokkaa näkymiä” Valitse ikkunan työkaluriviltä ”Uusi hakuehto” tai ”Muokkaa valittua näkymää” Kirjoita Näkymän yleistietoihin Nimi ja mahdollinen kuvaus ja valitse ”Uusi ehto” Valitse ”Hakuehto” valintaan haluamasi Kenttä, Ehto ja Arvo. Esimerkiksi, jos halutaan ”Valmis” tilassa olevat myyntitilaukset pois tilaustenhallinnan näkymästä, niin valitaan Kenttä: ”Tila”, Ehto = ”” ja Arvo: ”Valmis”. Tällöin näkymästä piiloutuu ”Valmis” –tilassa olevat myyntitilaukset. Hakuehdon voi valita oletushakuehdoksi tai sen voi valita käyttöön tapauskohtaisesti Tilaustenhallinta –ikkunassa ”Näkymä” valinnassa.

Tarjoukset, jotka eivät johtaneet tilaukseen, voidaan merkitä käsitellyiksi tarjoustenhallintaikkunassa. Avataan Tarjoustenhallinta ja valitaan haluttu avoimessa tilassa oleva tarjous Painetaan ikkunan työkalurivin kuvaketta Merkitse valitut tarjoukset käsitellyiksi (tai vaihtoehtoisesti Hallinta ja Merkitse käsitellyksi) Tarjouksen tila on nyt muutettu halutuksi

 Tarjous on siirrettävissä myyntitilauksiin tai laskutukseen tarjoustenhallinnassa, jolloin tarjouksen tiedot siirtyvät myyntitilauksen tai laskun pohjaksi. Avaa Tarjoustenhallinta Valitse haluttu tarjous Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä Hyväksy valittu tarjous -painiketta, tai paina F3 painiketta näppäimistöltä Valitse ”Myyntitilauksiin” tai  ”Laskutukseen” ja paina OK Siirron jälkeen tulee ilmoitus tulostetaanko luotu tilaus tai lasku ja kyseisen tarjouksen tila päivitetään

 Tarjoukselle on valittavissa haluttu voimassaoloaika. Asetuksissa voidaan myös määritellä oletustoiminto, kun tarjouksen voimassaoloaika on umpeutunut. Valitse tarjoukset osio aktiiviseksi Avaa Asetukset -valikosta ”Passeli asetukset” Valitse vasemmalla olevasta hakemistopuusta Tarjoukset ”Oletus voimassaoloaika” kenttään annetaan tarjousten voimassaoloaika päivinä Valitaan ”Oletustoiminto voimassaolon päätyttyä” -kenttään haluttu toimenpide. Paina OK –painiketta Voimassaoloaikaa voidaan määritellä myös tarjouskohtaisesti tarjouksen kirjauksen yhteydessä.

 Tarjouksen kirjausikkunassa voidaan määritellä, mitä tietoja näytetään tarjouksen riviosalla. Näitä tietoja ovat Varastopaikka, Toimitusaika, Erä, Alennus %, Kredit–tili, Kustannuspaikka, Finvoice-tili, Finvoice-kustannuspaikka, Ostajan nimikekoodi, Toimittaja ja Projekti. Avaa tarjouksen kirjausikkuna Paina riviosan työkalurivillä Näytä sarakkeet -painiketta Valitse näytettävät sarakkeet Tämän jälkeen tarjouksen kirjauksessa näytetään ne sarakkeet, jotka olet valinnut. Näytettävät sarakkeet tallentuvat konekohtaisesti muistiin, joten seuraavalla kerralla kirjausikkunaa avatessa sarakkeet on näkyvissä.

 Käsitellyt tarjoukset voidaan merkitä käsitellyiksi tarjoustenhallintaikkunassa. Avaa Tarjoustenhallinta Valitse haluttu tarjous Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä ”Merkitse valitut tarjoukset käsitellyiksi” -painiketta, tai paina Ctrl+A näppäinyhdistelmää

 Vanhan tarjouksen tiedot on kopioitavissa uuden tarjouksen pohjaksi. Kopiointi voidaan suorittaa tarjoustenhallinnassa. Avaa Tarjoustenhallinta Valitse haluttu tarjous Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo uusi tarjous kopioimalla” tai paina Ctrl + C näppäimistöltä Valitse kopioidaanko koko tarjous vai ainoastaan tarjouksen yläosa ja paina OK -painiketta Tarkista uuden tarjouksen tiedot, tee mahdolliset muutokset ja tallenna tarjous avoimeksi tarjoukseksi Tarjouksen kopiointi kirjausikkunassa Avaa Uusi tarjous Hae tarjous jonka tiedot haluat kopioida, työkalurivin etsi -toiminnolla, tai työkalurivin nuolipainikkeilla. Valitse muokkaus -valikosta ”Kopioi tarjous uudeksi tarjoukseksi” Valitse kopioidaanko koko tarjous vai tarjouksen yläosa ja paina OK -painiketta Tarkista uuden tarjouksen tiedot, tee mahdolliset muutokset ja tallenna tarjous avoimeksi tarjoukseksi

Varmuuskopiointi, varmuuskopion palautus sekä automaattinen varmuuskopiointi. Tietokannan varmistus/palautus on suoritettava aina palvelimella. Toimenpide vaatii pääkäyttäjätunnukset, jotta voidaan ottaa tai palauttaa varmuuskopio tietokannasta.   Varmuuskopiointi-toiminnolla voit tehdä Passeli-ohjelman sen hetkisistä tiedoista varmuuskopion ja tallentaa varmuuskopion joko tietokoneelle tai Passelin pilvipalveluun.  Passeli pilvipalvelu on käytettävissä vain, jos olet sopimusasiakas ja koneellasi on toimiva internetyhteys.   Tee varmuuskopio –painikkeella aloitetaan manuaalisen varmuuskopion luonti Passelin sen hetkisistä tiedoista.   Varmuuskopio voidaan suojata salasanalla, sekä antaa salasanalle vihje. Näiden tietojen antaminen on vapaaehtoista. Huom. Tätä salasanaa ei saada nollattua / selvitettyä mikäli se on unohtunut.     Mikäli valitaan, että varmuuskopio tehdään Passelin pilvipalveluun, alkaa varmuuskopion luonti heti kun Passelin pilvipalvelu -kuvaketta klikataan. Mikäli valitaan, että varmuuskopio tehdään tietokoneelle, pyytää ohjelma vielä antamaan varmuuskopiolle tallennushakemiston sekä tiedostonimen. Varmuuskopion luonti alkaa Tallenna-painikkeella.     Tietokannan varmistus/palautus sekä automaattisen varmuuskopioinnin käyttöönotto on ohjeistettu myös Passelin Yleisohjeessa, "Asetukset -> Tietokantaoperaatiot -> Varmuuskopiointi ja varmuuskopion palautus" sekä "Automaattisen varmuuskopioinnin käyttöönotto."   Mikäli varmistuspalvelu on otettu onnistuneesti käyttöön, mutta siitä huolimatta varmistuspalvelussa on havaittu ongelmia, voit tarkastaa seuraavat asiat tilanteen korjaamiseksi:   Varmista että koneen aikavyöhyke, kellonaika ja päiväys ovat oikeat. Tarkista että ohjelmisto on aktivoitu (Asetukset -ohjelmiston aktivointi) ja että käyttöönottokoodi sekä lisenssin haltija on syötetty ohjelmaan oikein. Tarvittaessa voit ladata uuden käyttöönottokoodin Passeli palvelimelta (Asetukset -> käyttöönottokoodin syöttö -> Lataa uusi käyttöönottokoodi Passelin palvelimelta) Voit tarkastaa varmistustoiminnon "Ilmoitukset" -valikosta minkä virheilmoituksen ohjelma on automaattivarmistuksesta antanut. Tarkistathan myös että viimeisin laskusi ohjelmistoon liittyen on suoritettu.   Mikäli ongelma ei ole omatoimisesti selvitettävissä, olethan yhteydessä asiakaspalveluumme s-postitse helpdesk@passeli.com tai soittamalla numeroon  09 3154 2035

 Pankkitilejä voidaan muokata ja lisätä Yrityksen yhteystiedoissa. Valitse ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Yrityksen yhteystiedot”. Valitse ”Pankkitilit” –välilehti. Valitse pankkitili, jota haluat muokata ja paina työkalurivin ”Muokkaa” –painiketta tai lisää uusi pankkitili ”Uusi pankkitili” -painikkeesta. Pankkitiliä lisätessä ohjelma kysyy erikseen "Tilinumero" sekä "IBAN" -tietoja. Jälkimmäiseen lisätään FIXX -alkuinen IBAN-muotoinen tilinumero ja "Tilinumero" -kohtaan syötetään tilinumero ilman FIXX -etuliitettä. Huomioitavaa on myös "käytä tiliä verkkolaskulla" -valinta, joka lisää (tai poistaa) tilinumeron laskusanomalle. Tallenna muutokset OK-painikkeesta.   Mikäli haluat vaihtaa pankkitiliäsi laskutulosteelle, ota pankkitili käyttöön Laskutus ja myyntireskontran valikon ”Asetukset” -> ”Lomakeasetukset” kautta. Valitse Lomakeasetuksista ”Yritystiedot” -välilehti ja syötä uuden pankkitilin tiedot niille varattuihin kenttiin. Tallenna muutokset ”Käytä” tai ”OK” -painikkeesta.   Mikäli pankkitili ei näy oikein laskutulosteella, mennään uudelleen Lomakeasetuksiin ja palautetaan oletusasetukset ikkunan vasemman alakulman "Palauta oletukset" -painikkeella. Tarkistetaan lisäksi vielä Yritystiedot-välilehden pankkitilivalinnat  

Passeli vaatii aina asennuksen yhteydessä aktivoinnin toimiakseen. Aktivointipalvelu on käytössä sopimusasiakkaille ja aktivoinnin vapauttaa asiakaspalvelu. Aktivointi voidaan tehdä automaattisesti internetin välityksellä tai ongelmatapauksissa käsin syöttämällä aktivointikoodit. Lähtökohtaisesti ohjelmisto aktivoidaan aina automaattisesti internetin välityksellä.   Automaattisesti internetin välityksellä: Passelin pyytäessä aktivointia, valitse vaihtoehto ”Automaattisesti internetin välityksellä” ja klikkaa ”Seuraava”. Ohjelma lähettää Passeli-palvelimelle tietoja kuten Tietokoneen nimen, Lisenssikoodin, Lisenssin omistajan nimen sekä yksilöllisen avaintunnisteen. Jos aktivointi ei onnistu, tarkastakaa että tietokone on kytketty internettiin ja palomuuri ei estä toimintoa. Tarkastakaa myös tietokoneen päivämäärä, aikavyöhyke ja kellonaika-asetukset. Aktivointi vie todella pienen määrän kovalevyn tallennustilaa, joten liian täysinäinen kovalevy voi myös "pudottaa" aktivoinnin. Ohjelman aktivointi on sidottu aina yhteen tietokoneeseen. Mikäli ohjelma asennetaan uuteen koneeseen, tulee aktivointi ensin vapauttaa vanhalta koneelta. Uuden aktivointioikeuden saatte ottamalla yhteyttä asiakaspalvelumme numerossa 09 3154 2035 tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen helpdesk@passeli.com

Passeli Yritys ohjelman lomakkeita muutetaan erillisen Lomake-editorin avulla. Lomake-editori on ladattavissa tästä: Lataa editori . Laajempia lomakemuutoksia voitte tiedustella asiakaspalvelustamme.   Lataa ja asenna Lomake-editori tietokoneellenne Lomakemuokkausta ennen pitää käyttäjälle määritellä lomakemuokkaajan oikeudet. Oikeudet lisätään kohdasta Työpöytä -Asetukset - Käyttöoikeuksien ylläpito . Kirjaudutaan sisään pääkäyttäjätunnuksin , valitaan haluttu käyttäjätili ja käyttöoikeudet välilehdeltä rastitaan kohta Lomakemuokkaaja.   Yhdistä Lomake-editori Passeli Yritys tietokantaanne. Suosittelemme lomake-editorin käyttöä palvelin koneelta, jolloin lomakkeiden muokkaus on mahdollisimman sujuvaa. Palvelimen osoitteeksi annetaan sama osoite kuin näkyy Passelin alalaidassa muodossa xxxxxxxx\Passeli . Pääkoneella se olisi (local)\Passeli tai 127.0.0.1\Passeli Kirjaudutaan Lomakemuokkaajan oikeuksin   Valitaan muokattava lomake Lomake-editorin lomakelistasta. Voit rajata hakua osion ja Raporttiluokan avulla.   Voitte lomake-editorilla helposti mm. piilottaa kenttiä ja muokata sarakkeiden leveyttä. Huomaathan, että tekemäsi muutokset eivät vaikuta ohjelman toimintaan eikä esimerkiksi verkkolaskun sisältöön vaan ainoastaan tulostettavaan lomakkeeseen.   Alla olevassa esimerkissä muokataan lomakkeen alv kenttä toimimaan desimaalilla. Avataan lasku lomake editoriin, etsitään rivi [LaskuAlv."Veropro"], klikataan se auki valitaan Muotoilu välilehti ja sieltä vaihdetaan %2.0f -> %2.1f Jos et tee lomakkeeseen muuta muutosta voit tallentaa lomakkeen Lomake-editorin ylävalikon  kohdasta Tiedosto -  Tallenna. Jos teet muita muutoksia niin seuraava ohjelman päivitys ajaa niiden muutoksien yli.            HUOM! Jos haluat tallentaa lomakkeen uudella nimellä, tekemäsi muutokset ovat tallessa tulevien päivitysten jälkeenkin. Tallennuksessa nimeä se eri tavalla kuin alkuperäinen lomake. Lomakkeen asettamien oletuslomakkeeksi Voit asettaa muokkaamasi lomakkeen oletuslomakkeeksi Passelin kohdasta Asetukset -Lomake-asetukset.   Muokattujen lomakkeiden poisto Muokattuja lomakkeita voit myös poistaa ohjelmasta: Valitse ohjelman rungosta Asetukset - Tietokantaoperaatiot – Omien raporttien poisto Kirjaudu sisään toimintoon pääkäyttäjätunnuksilla Valitse poistettava lomake ja paina työkalurivin Poista –painiketta Voit sulkea ikkunan OK –painikkeella

 Kortistojen massapäivityksellä voidaan päivittää Nimike-, Asiakas- tai Toimittaja-kortiston yksittäisiä tietoja massa-ajolla. Luo varmuuskopio ennen kortistojen massapäivitysstä. Kortistojen massapäivitys voidaan tehdä ainoastaan pääkäyttäjätunnuksilla. * Avataan Kortistojen massapäivitys valitsemalla ohjelman rungosta ”Asetukset” -> ”Tietokantaoperaatiot” -> ”Kortiston massapäivitys” Annetaan pääkäyttäjätunnuksen kirjautumistiedot Valitaan avautuvasta ikkunasta päivitettävä kortisto ikkunan vasemmasta reunasta Valitaan ”Kenttä” valikkoon päivitettävä tietokenttä ja ”Uusi arvo” valikkoon annetaan kentän uusi arvo ”Ryhmät” valikosta valitaan päivitettävät ryhmät. Jos halutaan päivittää jokaisen kortin tiedot, niin valitaan ”Kaikki ryhmät” ja ”Kentän arvo” valinnalla saadaan suodatettua näkymää päivitettävän kentän nykyisen arvon mukaisesti. ”Hae” –painikkeella listautuu rajauksen mukaiset kortit, joista saadaan valittua päivitettävät kortit Kun on valittu päivitettävät tiedot ja kortit joihin päivitys ajetaan, painetaan lopuksi ”Päivitä valitut kortit” painiketta, joka sijaitsee korttilistauksen yläpuolella

 Onnistuneen asennuksen jälkeen ohjelmaan syötetään Käyttöönottokoodi ja Lisenssinhaltijan nimi. Käyttöönottokoodi ja Lisenssinhaltijan nimi löytyvät lisenssitodistuksestanne. Huomioikaa, että koodin kaikki kirjaimet ovat suuria ja nollat (0) ja O-kirjaimet eivät mene sekaisin. Molempien tietojen pitää olla täsmälleen samassa muodossa kuin lisenssitodistuksessanne, mukaan lukien väliviivat käyttöönottokoodissa.