Releases YouServe

Mededelingen  Nogmaals Loonaangifte - Meldingen L1614 en L1615 (change 1020642/ 1208782) en Doorgeven CAO code (change 1039746) In de release notes van januari hebben we gemeld dat we in release 2019-01 de volgende meldingen hadden opgelost: onderwerp 15. Loonaangifte – meldingen L1614 en L1615 (change 1020642) onderwerp 19. Loonaangifte – CAO code niet altijd doorgeven (change 1039746) In de februari release hebben we dit helaas moeten terugdraaien. In de maart Release hebben we de fouten weer opgelost.  Vooraankondiging - Automatische Reisafstandsbepaling weer op basis Webservice  In de release van augustus 2018 hebben we voor het berekenen van het aantal kilometers woon-werk de overstap gemaakt van Webservices naar Google Maps . De afgelopen maanden hebben wij dermate veel meldingen van klanten gekregen over de nieuwe berekeningsmethodiek en de fouten die hieruit voort zijn gekomen, dat wij deze overstap intern hebben geëvalueerd. Omdat wij van mening zijn dat we met de huidige methode onze klanten niet de service kunnen bieden die ze mogen verwachten, hebben we besloten terug te gaan naar het gebruik van Webservices met ingang van de release van april 2019. Wij zijn op dit moment druk bezig om alle veranderingen, die voor u en uw medewerkers bij deze overstap plaatsvinden, in kaart te brengen. De klanten die reeds gebruik maken van deze service gaan we uitnodigen, zodat we hen extra toelichting kunnen geven. Tevens zullen wij in de release notes van april hier uitgebreid op terug komen. Nieuw  Correcties met terugwerkende kracht over 2018 - Jaaropgaven  na extra correcties Waarom Sinds de februari release heeft u de mogelijkheid om vervangende jaaropgaven aan te maken voor alle medewerkers met fiscale correcties over 2018. Vanaf deze release kunt u ook jaaropgaven aanmaken voor alleen de medewerkers voor wie correcties zijn vastgelegd sinds de vorige keer dat u jaaropgaven aanmaakte. Hoe Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Alle medewerkers Kies deze optie als u de jaaropgaven 2018 voor het eerst aanmaakt. Alle medewerkers die in 2018 loon hebben ontvangen, krijgen dan een jaaropgaaf. Als u in 2019 in correctiemodus heeft gerekend en u heeft over 2018 mutaties met terugwerkende kracht vastgelegd, ziet u de effecten hiervan terug in de bedragen op de jaaropgaven van 2018. Medewerkers met correcties Kies deze optie als u eind 2018 of begin 2019 voor alle medewerkers de jaaropgaven al heeft aangemaakt en sindsdien salarisberekeningen over 2019 heeft uitgevoerd in de correctiemodus. Alleen medewerkers met correcties over 2018 krijgen dan opnieuw een jaaropgaaf. Medewerkers met correcties sinds de vorige aanvraag Deze optie is handig als u eerder dit jaar al jaaropgaven met correcties heeft verzonden via een van de twee andere opties. Deze (nieuwe) optie maakt alleen jaaropgaven aan voor medewerkers met correcties over 2018, als die correcties zijn vastgelegd sinds de vorige keer dat u jaaropgaven hebt aangevraagd. Controleren van de te verzenden extra jaaropgaven (optioneel) De jaaropgaven worden aangemaakt en verzonden volgens de reguliere instellingen, zie Bedrijf > (Salarisadministratie) > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Eventueel kunt u de extra jaaropgaven controleren, vóórdat ze naar de medewerkers worden verstuurd. Hoe u kunt controleren, hangt af van de manier van verzenden: Als u de module Salarisdossier gebruikt, kunt u daar de jaaropgaven steekproefsgewijs controleren, voordat u de jaaropgaven publiceert. Als u de jaaropgaven normaal gesproken op papier naar uw bedrijf laat komen, zal dit ook nu gebeuren. Als u de jaaropgaven rechtstreeks via briefpost naar de medewerker stuurt: pas dan de instellingen eventueel tijdelijk aan. Kies bij Bezorgen via voor Pakketpost (naar Bedrijf).  Uw actie Zorg dat al uw medewerkers een jaaropgaaf hebben die overeenstemt met wat u via de loonaangifte aan de Belastingdienst heeft gerapporteerd. Dit zijn tenslotte dezelfde bedragen die de Belastingdienst vooraf zal invullen bij de inkomstenbelasting. Kies, afhankelijk van uw situatie, voor Alle medewerkers, voor Medewerkers met correcties of voor Medewerkers met correctie sinds de vorige aanvraag. Correcties met terugwerkende kracht over 2018 - Handmatig corrigeren loonaangifte Waarom Sinds de januari release kan Payroll Business voor u alle wijzigingen over 2018 automatisch uitrekenen als correctie in plaats van nabetaling. Deze berekeningen resulteren automatisch in het bijwerken van de loonaangifte 2018. Met de optie Enkelvoudig muteren kunt u normaal gesproken in de loonaangifte nog handmatig wijzigingen aanbrengen, vóórdat u deze verstuurt naar de Belastingdienst. Voor het jaar 2018 is deze optie sinds vorige week  beschikbaar. Handmatige correcties over 2018 in de loonaangifte zijn echter pas mogelijk, zodra u in Payroll Business het rekenen in correctiemodus beëindigt en overschakelt naar nabetalingen. Deze beperking voorkomt dat uw handmatige wijzigingen in de loonaangifte worden overschreven door de automatische berekeningen van Payroll Business. Hoe Zolang u in Payroll Business nog wijzigingen over 2018 laat uitrekenen in correctiemodus, kunt u in de loonaangifte nog geen handmatige correcties op 2018 aanbrengen. Voor het betreffende loonheffingennummer is in dat geval in de module Loonaangifte bij Werknemersgegevens de optie Enkelvoudig muteren niet beschikbaar.  Zodra u in Payroll Business voor alle bedrijven die bij een bepaald loonheffingennummer horen een salarisverwerking in de nabetalingsmodus heeft afgesloten, is het mogelijk om in de module Loonaangifte dit loonheffingennummer handmatig te corrigeren. Vanaf dat moment is in de module Loonaangifte bij 2018 de optie Enkelvoudig muteren beschikbaar. Ook verwerkt Payroll Business vanaf dat moment alle wijzigingen die met terugwerkende kracht effect hebben op 2018, als fiscaal loon 2019 en geeft deze wijzigingen door aan de Belastingdienst via de loonaangifte 2019. Uw actie U bepaalt zelf wanneer u in Payroll Business wilt overschakelen van correcties naar nabetalingen. Vanaf dat moment kunt u in de loonaangifte gebruik maken van de optie Loonaangifte 2018 > Werknemergegevens > Enkelvoudig muteren. Zie eventueel voor extra uitleg over dit onderwerp de releasenotes van januari, onderwerp 1. Mutaties met terugwerkende kracht in het voorgaande jaar en februari, onderwerp 6.Correcties met terugwerkende kracht over 2018 - Loonstaten, Loonaangifte, Jaaropgaven. Handmatig corrigeren loonaangifte bij bedrijven die geen verwerkingen meer laten uitvoeren Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor administratiekantoren. Waarom Als een bedrijf stopt met de verwerkingen via Payroll Business, is het niet zeker of Payroll Business nog correcties over het voorgaande jaar gaat berekenen. Bijvoorbeeld: het is januari 2020 en de laatste salarisverwerking met afsluiting dateert van december 2019. Er kunnen dan in theorie in de januariverwerking nog correcties over 2019 volgen. Het handmatig corrigeren van de loonaangifte 2019 is daarom op dat moment nog geblokkeerd, zie ook het onderwerp hiervoor bij Hoe. Hoe Inrichting  > Algemeen > Payroll stuurgegevens Door een bedrijf te blokkeren voor verdere salarisverwerking wordt handmatig corrigeren van de loonaangifte per direct mogelijk. Dit doet u door in het scherm Payroll stuurgegevens bij het veld Payroll blokkeren vanaf de eerste dag van de periode in te vullen dat er geen salarisverwerking meer mag worden gestart. Daarna is in de module Loonaangifte bij Werknemergegevens de optie Enkelvoudig muteren beschikbaar. Uw actie Als bedrijven aan het einde van het jaar zijn gestopt met het uitvoeren van salarisverwerkingen en u wilt de loonaangifte van dat zelfde jaar handmatig corrigeren, blokkeer dan eerst de salarisverwerking. Generatiepact werkt nu voor alle Pensioenen en fondsen (variabele grondslag) Vanaf release 2019-02 is het mogelijk om het Generatiepact toe te passen bij het berekenen van de premie van de pensioenregelingen WIA hiaat en WIA hiaat extra. Zie de release notes 2019-02, onderwerp 4. Nieuw veld Generatiepact toegevoegd aan medewerkerscherm pensioenen (variabele grondslag). Vanaf deze release is dit ook voor de overige 14 pensioenregelingen werkend gemaakt. Hoe Uren Voor de doorgifte naar de loonaangifte is het gegevenselement Generatiepact Correctie uren Loonaangifte gekoppeld aan de grondslag Uren loonaangifte. Voor het berekenen van de pensioenpremie is het niet nodig elementen in een grondslag te vullen voor de uren waarmee wordt gerekend. Als in het veld Generatiepact - benoemd (var grsl) of Generatiepact - Eigen (var grsl) de waarde Ja is vastgelegd, houdt Payroll Business bij het berekenen van de premie automatisch rekening met de gegevenselementen Generatiepact Correctie uren Loonaangifte en Generatiepact Correctie uren. Uw actie Als u wilt dat Payroll Business bij de variabele pensioensoorten rekening houdt met het pensioenopbouwpercentage dat is vastgelegd in de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, vul dan bij deze pensioensoorten in het veld Generatiepact - benoemd (pensioensoort var grsl) of Generatiepact - eigen (pensioensoort var grsl) de waarde Ja in. Keuze toepassen Generatiepact bedrijfsschermen pensioenen en fondsen (variabele grondslag)  Bedrijf > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioenen / fondsen (variabele grondslag) Vanaf deze release zijn met ingang van 1-1-2019 in Payroll Business voor alle 16 pensioenen/fondsen met een variabele grondslag bedrijfsschermen opgenomen. Hierin kan via het veld Generatiepact - benoemd ([pensioensoort] var. grsl.) of Generatiepact - eigen ([pensioensoort] var. grsl.) op bedrijfsniveau aangegeven worden of Payroll Business bij het berekenen van de premie wel of niet rekening moet houden met het Generatiepact.  Uw actie Vul bij de hiervoor genoemde velden Ja in voor pensioenen en fondsen (variabele grondslag) op bedrijfsniveau wilt vastleggen dat u gebruikt maakt van het generatiepact. Gewijzigd en verbeterd  Alternatieve omschrijvingen nu ook in Proforma Beheer > Inrichting > Alternatieve omschrijvingen Beheer > Salarisberekening > Proforma Waarom In Proforma werden in het scherm Proforma en bij het berekende resultaat nog niet de alternatieve omschrijvingen getoond.  Hoe Vanaf deze release is deze functionaliteit ook in Proforma beschikbaar en ziet u in het scherm en bij de berekende resultaten de alternatieve omschrijvingen, mits ingericht. Uw actie Er is geen actie nodig. Percentages getoond bij de autocategorie Waarom Als onderdeel van de wet- en regelgeving 2019 is de lijst met autocategorieën aangepast. Vanaf januari 2019 werden in de lijst met autocategorieën geen percentages meer getoond, maar alleen de omschrijving. Dit was gedaan, omdat het in de nieuwe regelingen 2019 mogelijk is binnen dezelfde autocategorie verschillende percentages toe te passen, bijvoorbeeld op basis van aftopping van de cataloguswaarde of op basis van de geldigheidsduur na de 1e tenaamstelling. Hierdoor moest de keuze gemaakt worden op basis van de omschrijving van de emissie en jaartallen, terwijl gebruikers aangaven ook op basis van het percentage bijtelling een selectie te maken. Er is voor gekozen om nu het percentage voor de aftopping op basis van cataloguswaarde te tonen om de selectie gemakkelijker te maken.  Hoe Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Vanaf deze release zijn in het medewerkerscherm Auto van de zaak aan de omschrijvingen bij het veld Autocategorie de percentages toegevoegd. Let op dat deze percentages geen rekening houden met de aftoppingsregels of looptijdregels, waarbij een ander percentage kan gelden.  Uw actie Er is geen actie nodig. Werkgeversverklaring Waarom In de vorige release zijn er vijf nieuwe gegevenselementen in Payroll Business opgenomen met als omschrijving WG verklar. bedrag referteperiode met de waarden: Gemiddelde Totaal Hoe Bedrijf > Werkgeversverklaring Vanaf deze release zijn deze gegevenselementen ook beschikbaar in het Bedrijfsscherm. Vanaf 1-1-2019 is u in het scherm Werkgeversverklaring voor Werkgeversverklaring 6 t/m 10 het gegevenselement WG verkl. bedrag referteperiode beschikbaar. Kiest u hier voor Totaal, dan wordt het totale bedrag van de opgegeven referteperioden berekend.  Uw actie Er is geen actie nodig. In één keer verwijderen van meerdere sublooncomponenten uit grondslag  Waarom  Tot deze release was het alleen mogelijk om één sublooncomponent per keer uit een grondslag te verwijderen. Voor het verwijderen van meerdere sublooncomponenten uit de grondslag, moest u elke regel apart markeren en opslaan. Het mogelijk maken om meerdere sublooncomponenten in één keer te selecteren, vermindert het aantal klikken en de wachttijd.  Oplossing Beheer > Inrichting > Grondslag U kunt nu meerdere regels met sublooncomponenten markeren voor verwijderen door aan het eind van de regel op het icoon verwijderen te klikken. Aan het begin van de regel met de sublooncomponent komt dan een rood vlaggetje te staan, dat aangeeft welke regels worden verwijderd. Bij het opslaan worden deze uit de grondslag verwijderd.  Uw actie  Er is geen actie nodig Looncomponentenregelingen bij Verlof (Uitsplitsing) Waarom  Het was alleen mogelijk de looncomponentenregelingen bij Verlof (uitsplitsing) toe te passen op de varianten Ouderschapsverlof en Onbetaald verlof. Bij het gebruiken van een andere verlofsoort, werd de looncomponent niet gekort. Het was wenselijk dat dit ook voor andere onbelaste looncomponenten te kunnen toepassen.   Hoe Beheer > Inrichting > Looncomponentenregeling Het is nu mogelijk de looncomponentenregelingen bij Verlof (uitsplitsing) toe te passen op onbelaste looncomponenten. Dit geldt voor zowel vrije looncomponenten vergoedingen en inhoudingen, als voor looncomponenten die uit een arbeidsvoorwaarde komen. Om een van de verlof looncomponentenregelingen te kunnen gebruiken bij een onbelaste looncomponent, kunt u de looncomponentenregeling op de gebruikelijke manier koppelen aan de looncomponent.  Uw actie  U kunt de looncomponentenregeling op de gebruikelijke manier koppelen aan een looncomponent, zodat u van de verlof looncomponentenregeling gebruik kunt maken.  Opgeloste meldingen Diverse verbeteringen Arbeidsvoorwaarde Verlof opbouw Waarom  Bij de arbeidsvoorwaarde Verlof opbouw waren er een aantal openstaande meldingen over de berekeningen van het verlofsaldo en de financiële waardering van de reservering van het verlof, de ATV en TVT. In deze release zijn deze meldingen met een begindatum van 01-01-2019 opgelost. 1. Verloonde uren incorrect bij automatisch afrekenen verlof (change 976601) Het is mogelijk om bij uitdiensttreding het openstaande verlofsaldo automatisch te laten uitbetalen. In dit geval werden de verlofuren niet geteld in het aantal verloonde uren dat wordt doorgegeven aan de Loonaangifte. Daarom zijn er drie nieuwe payrollelementen in Payroll Business opgenomen waarin de uren worden geteld bij automatisch afrekenen van het verlofsaldo bij uitdiensttreding. De verlofuren en TVT-uren worden dan geteld in het nieuwe payrollelement Verlofsaldo uren automat. afgerekend bij uitdienst. De ATV uren worden geteld in het nieuwe payrollelement Verlofsaldo ATV uren automat. afger.bij uitdienst. De uren voor TVT worden geteld in het nieuwe payrollelement Verlofsaldo TVT uren automat. afger.bij uitdienst.  De uren van deze payrollelementen worden uiteindelijk geteld in het payrollelement Aantal verloonde uren die worden vervolgens doorgegeven aan de Loonaangifte. 2. Vrijval van verlof bij uitdienst niet als verwacht (change 1040202) Als er in de maand van uitdiensttreding uitbetaald verlof werd opgegeven en ook automatisch verlof werd afgerekend, dan werd de vrijval van het handmatig opgegeven verlof niet correct berekend. Dit is opgelost. Vanaf nu worden de vrijval en de eventuele vrijval van de opslag van zowel het opgegeven verlof als het automatisch berekend verlof correct berekend. 3. ATV opbouw verlof niet correct (change 1051388) Via grondslagen is het mogelijk om extra uren in te richten waarover het verlof moet worden berekend. Voor de berekening van ATV werd er ten onrechte ook gekeken naar de grondslagen Verlofopbouw uren bijtellen berekening verlof en Verlofopbouw uren verminderen berekening verlof. Vanaf deze release wordt er voor de extra uren voor opbouw van ATV alleen nog gekeken naar de grondslagen Verlofopbouw uren bijtellen berekening ATV en Verlofopbouw uren verminderen berekening ATV. 4. Negatief verlofsaldo niet toestaan Het is mogelijk om op te geven dat een negatief verlofsaldo niet wordt toegestaan. In dat geval wordt de verlofopname afgekapt als er meer verlof wordt aangevraagd dan er saldo is en kan het verlofsaldo niet negatief uitkomen. Bij deze situatie werden diverse payrollelementen en looncomponenten voor de reserveringen niet correct vastgesteld. Dit is opgelost, zodat de reserveringen voortaan juist worden vastgesteld op het moment dat er geen negatief saldo wordt toegestaan en er meer verlof word aangevraagd dan het beschikbare verlofsaldo. 5. Niet automatisch afrekenen bij uitdienst Als een medewerker uitdienst gaat en bij het gegevenselement Afrekening bij uitdienst is gekozen voor Niet automatisch afrekenen, dan worden het opgebouwde verlofsaldo, opgebouwde ATV-saldo en het opgebouwde TVT-saldo niet aan de medewerker uitbetaald. Er werd echter geen vrijval geboekt voor de reservering van de vervallen  verlofrechten. Vanaf deze release wordt in deze situatie de vrijval wel geboekt. Ook worden vanaf nu de payrollelementen van het verlofsaldo vorig verlofjaar op 0 gesteld. 6. Verlofsaldo overnemen heeft waarde Nee Als het verlofsaldo van het voorgaande verlof jaar niet mag worden overgenomen naar het nieuwe verlofjaar,  worden de saldi van de payrollelementen van het verlof, ATV en TVT op 0 gesteld. De vrijval van de reserveringen van verlof werden echter niet berekend. Vanaf nu wordt dan ook de vrijval van de reservering wel berekend. Uw actie Door het oplossen van punt 3 kan het zijn dat u de inrichting van de grondslagen Verlofopbouw uren bijtellen berekening ATV en Verlofopbouw uren verminderen berekening ATV moet aanpassen. Voor het overige is er geen actie nodig. Signalering Inkomsten in deze periode onder wet. min. loon (change 1173524) Waarom Tijdens de salarisberekening vindt er een controle plaats of het uitbetaalde loon lager is dan het minimum loon. In dat geval verschijnt de signalering: Inkomsten in deze periode onder wet. min. loon. Soms werd deze signalering onterecht gegeven. Hoe Rapporten > controle overzichten > Signaleringsverslag Vanaf nu ziet u de signalering alleen als het uitbetaalde loon onder het minimumloon ligt. Uw actie Er is geen actie nodig. Signalering onterecht bij medewerkers uit dienst (change 1169834) Melding De signalering LVL verlofkorting toegepast foutief verscheen ten onrechte in het Signaleringsverslag bij medewerkers die uit dienst waren.  Oplossing Wij hebben vanaf deze release in de controle ook het dienstverband betrokken, zodat de melding niet meer verschijnt bij medewerkers die uit dienst zijn. Uw actie Er is geen actie nodig. Signalering onterecht bij medewerkers met een algemene ontheffing (change 1217774) Melding De signalering Bij Herl.regel hoort Verz.situatie Zvw K, L, M, N verscheen ten onrechte in het Signaleringsverslag bij medewerkers met een algehele ontheffing.  Oplossing Wij hebben vanaf deze release in de controle ook de bijzondere situaties betrokken, zodat de melding in die specifieke situaties niet meer verschijnt. Uw actie Er is geen actie nodig. Signaleringen Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA en -WW onterecht getoond (change 1227909) Melding De volgende signaleringen verschenen ten onrechte in het signaleringsverslag bij medewerkers met een zogenaamd slapend dienstverband die de AOW-gerechtigde leeftijd nog niet hebben bereikt. Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA moet Nee zijn. Indicatie verzekerd WW moet Nee zijn. Oplossing Wij hebben de controles aangepast zodat deze signaleringen in die specifieke situaties niet meer verschijnen. Uw actie Er is geen actie nodig. APG-bestand voorgaand jaar kon niet worden opgestart (change 1222800) Melding Bedrijf > Interfaces > Handmatig starten automatische interfaces Als de eerste periode van een nieuw jaar definitief was afgesloten, was het niet meer mogelijk om een APG-interfacebestand aan te laten maken over het voorgaande jaar. Oplossing Voortaan kunt u kiezen uit de laatste definitieve verwerking van zowel het huidige jaar als het voorgaande jaar. Uw actie Er is geen actie nodig. Verschil tussen Collectieve loonstaat en Individuele Loonstaat (change 318317) Melding Rapporten > Salarisspecificaties > Collectieve en Individuele Loonstaat Het kon voorkomen dat er een verschil was tussen de bedragen van de Individuele en de Collectieve loonstaat.  Oplossing Beide loonstaten zijn aangepast, zodat er geen verschillen meer zijn tussen de bedragen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Bij inrichting waardenlijst op CAO-niveau opslaan waarde bij medewerker niet mogelijk (change 1024038) Melding Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens  Bij diverse arbeidsvoorwaarden zijn er gegevenselementen zoals Salarisschaal en Salaristrede waarvoor een waardenlijst ingericht kan worden. Deze waardenlijsten kunnen ook op CAO-niveau vastgesteld worden. Als er een keuze uit de waardenlijst werd opgeslagen bij een medewerker, dan volgde een foutmelding. Dit kon alleen worden opgelost door de waardenlijst ook op klant- of bedrijfsniveau in te richten. Oplossing Voortaan is het mogelijk om de waarde die op CAO-niveau is ingericht, vast te leggen bij een medewerker. Uw actie Als de inrichting die u op bedrijfs- of klantniveau heeft wat betreft waardes exact overeenkomt met de inrichting op CAO-niveau, kunt u zo nodig overstappen op de inrichting op CAO-niveau. Hieronder hebben we uitgelegd hoe u dit kunt doen met als voorbeeld de gegevens van de arbeidsvoorwaarde Salarisschaal.  Bepaal een datum waarop de overstap gemaakt kan worden. Dit is bij voorkeur een datum in de nabije toekomst vanaf wanneer er geen toekomstige mutaties meer zijn vastgelegd voor de diverse gegevens voor Salarisschaal.  Leg via Beheer > Import/Export > Exporteren CSV een exportdefinitie vast waarin de gegevens voor Salarisschaal staan (schaal, trede, categorie, etcetera). Controleer of de peildatum op de datum van de overstap staat. Exporteer de gegevens voor alle medewerkers in- en uit dienst waarvoor waardes zijn vastgelegd. Sla dit bestand op; dit is het bestand met correcte waardes. Maak een kopie van het bestand. Wijzig in deze kopie alle waardes naar #NULL# en sla deze kopie; dit is het bestand met lege waardes. Lees het bestand met lege waardes in via Beheer > Import/Export > Importeren CSV. Contoleer voordat u op Verwerken klikt of de peildatum op de datum van de overstap staat. Haal de inrichting van de waardenlijsten op klant- of bedrijfsniveau weg via Beheer > Inrichting > Waardenlijst. Contoleer of de peildatum op de datum van de overstap staat en selecteer de juiste doelgroep. Haal voor ieder betreffend gegevenselement  uit de waardenlijst op en klik op Lijst verwijderen. Lees het bestand met correcte waardes in via Beheer > Import/Export > Importeren CSV. Contoleer voordat u op Verwerken klikt of de peildatum op de datum van de overstap staat. Controleer via bijvoorbeeld de Ad-hoc rapportage of voor en na de overstapdatum de juiste waardes zijn vastgelegd. Samenstelling Ziektewetdagloon Metalektro (change 2987)  Melding Bij de CAO metalektro moet het ziektewetdagloon over het SV-loon worden bepaald. De tekst uit de CAO is als volgt: De werkgever is verplicht aan de arbeidsongeschikte werknemer die geen recht heeft op een Ziektewetuitkering, gedurende de eerste 52 weken van de arbeidsongeschiktheid een aanvulling op het wettelijk verplichte loon te verstrekken ter hoogte van het verschil tussen het wettelijk verplichte loon en 100% van het volledige Ziektewetdagloon.  In de huidige situatie wordt het Dagloon vast bepaald op grond van wat er de huidige periode in de grondslag Ziekengeld dagloon vaste vergoedingen zit, waarna dit wordt omgerekend naar een dagloon. Voor variabele vergoedingen wordt het totaal voor de referteperiode bepaald op basis van de grondslag Ziekengeld dagloon variabele vergoedingen, waarna ook dit wordt omgerekend naar een dagloon. Op basis van de CAO Metalektro moet het dagloon ook bepaald worden op grond van de referteperiode. Oplossing Er is een nieuwe regeling die het Dagloon ziekengeld bepaalt op grond van het totaal aan SV-loon over de referteperiode en dit omrekent naar een dagloon. Hiervoor zijn nieuwe grondslagen gemaakt: Ziekengeld SV loon extra emolumenten Hier kunt u zelf inrichten wat er extra meegenomen moet worden voor het bepalen van het dagloon. Ziekengeld SV loon uitzonderen emolumenten Hier kunt u zelf inrichten welke onderdelen van de kolom loonstaat 8 juist niet meegenomen moeten worden, bijvoorbeeld omdat ze al op een andere manier meegenomen worden in de grondslag Ziekengeld SV loon extra emolumenten. In principe wordt het dagloon berekend op basis van de referteperiode; het totaal van loonstaat 8 (SV-loon), plus de grondslag extra emolumenten, verminderd met de grondslag uitzonderen emolumenten wordt bepaald en dit wordt gedeeld delen door het aantal werkdagen. Er gelden wel twee uitzonderingen: De medewerker is ziek in de afrekenperiode van indiensttreding, zodat er geen waardes zijn voor de referteperiode De grondslagen worden dan bepaald op basis van de huidige afrekenperiode. Deze worden omgerekend naar een jaarbedrag en gedeeld door het aantal werkdagen zoals opgegeven in het bedrijfsscherm Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing). De medewerker is nog niet de volledige referteperiode in dienst. In dat geval wordt de referteperiode aangepast naar de periode tussen indiensttreding en de laatste dag van de afrekenperiode voor de huidige afrekenperiode. Vervolgens wordt de berekening van het dagloon uitgevoerd over deze aangepaste periode. Vervolgens wordt het ziekengeld verder op de zelfde manier berekend zoals nu al wordt gedaan, alleen wordt nu rekening gehouden met het Ziektedagloon obv SV loon. Publishing Date : 2/22/2019

Notifications Online release sessions The first release session was organized on Tuesday, March 2 as part of a pilot to explain the March release in more detail. The pilot will be continued during the coming months and a one-hour info session will be arranged in the week following the release to further explain the most important changes. We will devote extra attention to what you, as a customer, need to do in order to get the most out of modified or new features. We hope that this will clarify the Release Notes and the Actions listed for some of the changes. The second release session following the April release will take place on Tuesday, March 30, at 14:00 (CET). We will let you know how to sign up for the release session via the Community as soon as possible. You can also contact your Customer Success Manager. New Job information screen - new Job category field Why It may be useful to indicate which jobs have much in common, which is why the April release will include the new Job category field in HR Core Business.  How Settings > Formation and Organization > Job information As of 1 January 2021 the Job information screen includes the Job category field. It can be used to specify the category a specific job belongs to. The possible values can be specified using the List of values function.  Settings > Recording > List of values > Job information The Job category list of values has been added to the Element field list in the Job information screen. Jobs can be clustered more easily through this list of values. Note: there is no interdependency between the Job category and Job values. The new Job category field will also be added to the Recruiting API that is being developed.  Action If you want to use the new feature, you can create a list of values. If you do not want to use this feature, you need not do anything.  Employee (supplementary) screen - new Candidate ID (ATS) field  Why As of this release the new Candidate ID (ATS) field is available for registering details about the recruitment of an employee.ATS stands for Applicant Tracking System, a generic name in recruitment systems. How Employee > Employee > Employee (supplementary) As of 1 January 2021 the Employee (supplementary) screen in the April release includes the Candidate ID (ATS) field. This is a free field for registering how an employee was recruited (max. 50 characters). Action No action is required.  Sick leave screen - new fields in Additional information tab  Why As of this release the Additional information tab includes two new fields for registering information about sick leave. How Employee > Illness > Sick leave The Additional information tab in the Sick leave screen includes two new fields: Action list: The corresponding list of values can be maintained per client. Brief note: An alphanumeric field for the input of text (max. 100 characters). Settings > Recording > Free fields Create the fields by selecting Settings > Recording > Free fields. These fields can then be selected for all screens and added using Settings > Recording > Expand screen. All the added extra fields are included in the Extra information panel. The new fields are included in the MLM domain API. This means that the fields can also be used in Medical Leave Management. Action No action is required.  Solved Messages Updating person fields when creating a new employee Message When creating a new employee where the person layer has been activated and the person has already been created, the following may occur: If a person had been created with, for example, House number suffix and a new employee was created without House number suffix, the House number suffix was sometimes not removed for that person. Solution This has been resolved. The fields are now correctly updated when a new employee is created. Action No action is required. No scrollbar in Expand screen function (change 2511657) Message Settings > Recording > Expand screen When the number of screen elements added through the Expand screen function is so large they cannot all be displayed on the screen, no scroll bar was available to view the remaining added elements. Solution Following this release, a scrollbar is displayed when there are more elements that can be displayed on the screen.  Action No action is required. Leave balance incorrect (change 2591261) Message Sometimes the leave balance was set to 0 following recalculation. Solution This has been resolved as of this release.  Action No action is required. Leave year presentation error (change 2486514) Message Settings > Leave > Grant leave entitlement Sometimes the leave year was presented incorrectly when executing the New leave year action. Solution This has been resolved; as of this release the leave year is presented correctly again.  Action No action is required.

09-02-2022 Nieuw veld van Werving & Selectie (binnen het sollicitatieproces) Het Achternaam voorvoegsel wordt nu overgedragen van Werving & Selectie (EasyCruit) naar Self Service bij het aannemen van een kandidaat. De informatie is toegewezen aan de volgende rubrieken: HR Core Beaufort - P00302  HR Core Business - 26PS  HR Core Education - ZY05PARTIC

Mededelingen Vertalingen schermen Een deel van de schermen van HR Core Business en Payroll Business werd tot nu toe in het Engels en Duits weergegeven. Wij krijgen echter steeds vaker het verzoek om de applicatie volledig beschikbaar te stellen in andere talen. In de loop van dit jaar gaan wij daarom de meertaligheid uitbreiden en alle schermen controleren: Schermen voor de HR professional worden vertaald in het Engels, Duits en Frans. Schermen voor payroll professionals en overige gebruikers worden vertaald in het Engels. Vanaf deze release is een groot gedeelte van de schermen van het menu Medewerkers gecontroleerd en vertaald. De overige menukeuzes volgen in de komende releases. Zodra dit menu volledig vertaald is, laten we we dit weten. Let op: sommige velden hebben een waardenlijst die op het niveau Klant of Bedrijf is gedefinieerd. In dat geval bent u zelf de beheerder van de lijst, en ook van de vertalingen. Deze kunt u onderhouden via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.  Nieuw  Nieuw veld - No Risk Polis van toepassing Waarom Om de WAO/WIA registratie makkelijker te maken, hebben we met ingang van 1-1-2021 het veld No Risk Polis van toepassing toegevoegd aan het scherm WAO/WIA registratie.  Hoe Medewerker > Ziekte > WAO/WIA registratie. In het nieuwe veld No Risk Polis van toepassing kun je Ja of Nee invullen. Het veld wordt ook opgenomen in de data integratie package zodat het wordt aangeleverd bij Verzuim Management. Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd  Medewerkers met dezelfde Datum indienst als Datum uitdienst werden niet doorgestuurd naar Youforce Portaal (1631185) Waarom Als een medewerker dezelfde Datum uitdienst kreeg als de Datum indienst, werd de Datum uitdienst niet doorgestuurd naar het Youforce Portaal. Hierdoor kwam de datum uit dienst niet in onze achterliggende systemen te staan. Hoe Vanaf deze release wordt de Datum uitdienst van medewerkers die je invoert met dezelfde datum in als datum uit dienst wel doorgestuurd naar het Youforce Portaal en van daaruit naar de achterliggende systemen. Actie Beheer > Gegevensuitwisseling > Heraanleveren Portaalbeheer (medewerker) Om er zeker van te zijn dat de gegevens, zoals in dit geval de Datum uitdienst in HR Core Business en het Youforce Portaal aan elkaar gelijk zijn, kun je met de functie Heraanleveren Portaalbeheer (medewerker) de gegevens van een medewerker opnieuw aanleveren aan het Youforce Portaal. Ook de achterliggende systemen, zoals Management Informatie worden dan bijgewerkt. Deze functionaliteit kun je vanaf de juni release gebruiken voor zowel de V1 als de V3 koppeling. Digi-ZSM - Soms 42-weekse ziekmelding niet naar UWV (2594769) Waarom De 42-weekse ziekmelding werd niet altijd naar UWV doorgegeven. Hoe Dit is opgelost, zodat de 42-weekse ziekmeldingen weer gewoon naar UWV worden doorgegeven. Actie Er is geen actie nodig. Performance - Bezettingsoverzicht in HR Self Service (2705936) Waarom Als je het bezettingsoverzicht binnen HR Self Service opvroeg, duurde het soms erg lang voordat de informatie werd getoond of werd deze helemaal niet getoond. Hoe In samenwerking met HR Self Service hebben we verbeteringen doorgevoerd, waardoor de informatie sneller wordt getoond en het scherm niet meer vastloopt. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Verlof rapportages Management Informatie niet gelijk met HR Core (2608937) Melding  De verlofgegevens van de rapportages in Management Informatie (MI) verschilden soms met de verlofgegevens van HR Core. Dit kwam omdat de verlofgegevens niet goed doorkwamen in de MI-rapportages. Oplossing Wij hebben de oplossing hiervoor uitgeleverd op 29 april 2021. Zie onder Actie wat je moet doen, om ervoor te zorgen dat de MI-rapportages de juiste verlofgegevens tonen. Actie Instellingen > Verlofrecht toekennen > kies Huidig verlofjaar corrigeren Om ervoor te zorgen dat in de MI-rapporten de juiste verlofgegevens staan, moet je in HR Core Business het huidige verlofjaar corrigeren op bedrijfsniveau. Door het huidige verlofjaar te corrigeren wordt ook de data van alle voorgaande jaren gecorrigeerd. Hou er rekening mee dat het enige tijd kan duren voordat de actuele gegevens te raadplegen zijn in de MI rapporten. Ouderschapsverlof toekennen in verlofregeling lukt niet (2695815) Melding  Voor deze release was het mogelijk om binnen één verlofregeling bij verschillende verlofsoorten het veld Recht o.b.v. kind aan te vinken. Bij het opslaan bleef het systeem echter draaien en werd de wijzing niet opgeslagen. Oplossing Vanaf deze release verschijnt er een melding als bij een andere verlofsoort binnen de regeling het veld Recht o.b.v. kind al is aangevinkt.  Actie Er is geen actie nodig.  Soort ziekte in scherm Ziekteverzuim kwam niet overeen met helptekst (2713858) Melding In het scherm Ziekteverzuim kwam de lijst van het veld Soort ziekte niet overeen met de soorten ziekte die in de helptekst stonden. Oplossing De helptekst is aangepast, zodat bij de toelichting van het veld Soort ziekte nu de juiste waardes  staan.  Actie Er is geen actie nodig.  Korting verlofrecht - reden niet beschikbaar (2726639) Melding Het was niet mogelijk om de reden verlof vast te leggen bij Korting verlofrechten.  Oplossing Dit is opgelost, zodat je de reden bij Korting verlofrechten weer kunt vastleggen.  Actie Om ervoor te zorgen dat de juiste redenen verschijnen onder Korting verlofrechten, moet je de waarde weer kiezen Instellingen > Vastlegging > Waardelijst. Hierna kun je de mutatie Korting verlofrecht opslaan met de juiste reden. Publishing Date : 5/21/2021

  Notifications Employees with Employment Start Date in the future from Self Service reversed Why To prepare for future functionality allowing employees with an Employment Start Date in the future to be edited in Self Service, they were imported with a start date equaling the editing date on which the employee was created. Thus, it was possible to edit these employees with this start date in Self Service even before employment commenced. Until the Employment Start Date was reached and the employee transitioned to the associated Employed status, the employment terminated status was forwarded to other parties with an Employment End Date equaling the editing date in Self Service, as retrieved from HR Core. This functionality was reversed because it caused a lot of problems in actual practice. How For customers who experienced problems with this, the data was corrected to the old input date. The employment status is no longer Employment terminated before the employee starts employment. Employees who are entered in Self Service with a future date are transmitted to HR Core the old way once again. Resolved notifications Collective leave 2018 not deducted for new employee (change 1174518) Notification  An employee started employment for the first time in November 2018. It was expected that the collective leave days would be deducted based on his work schedule. However, this did not occur. The relevant employee started employment on November 19, and the collective leave for 2019 was created on that same date. The collective leave days were deducted correctly for another employee whose Employment Start Date was October 15. The collective leave days that were entered last year are no longer in the system, which means they were not allocated to employees starting employment. Solution  The employee started employment after the collective leave for 2019 was created, causing the collective leave days for 2018 to be moved to history. This process for clearing old definitions for collective leave has been modified. As a result, collective leave days are no longer moved to history after one year.  Your action No action is required. Organization structure history unavailable (change 1298321) Notification When opening the organization structure on a specific date in the past, an unexpected error report was displayed: OU with code 60001358 refers to parent OU with code 60001352 as per 10/03/2017. The relevant parent Organization Unit (OU) was not valid until 11/08/2018, however, so the reference pointed to a non-existent OU. Solution The date data for the organization units has been corrected, so the reference to the child organization unit has the same start date as the parent organization unit.  Your action No action is required. Remaining leave not always updated (change 1234723) Notification The remaining leave was not updated automatically for employees who had only registered the statutory leave and/or supplementary leave on December 31, 2018. Solution The remaining leave was not updated automatically if leave was taken on December 31. The remaining leave was corrected after another withdrawal or recalculation. The programming was modified so that the remaining leave is updated correctly immediately when leave is taken on 31 December only. Your action No action is required. Publishing Date : 4/18/2019

New Employee with employment date in the future in Self Service Why  Users must be able to enter changes through Self Service for employees with an employment date in the future. As of this release, employees with an employment date in the future can be exported to HR Core. How Settings > Data exchange > Self Service parameters The Toekomstige medewerker verzenden (Send future employee) field has been added to the Self-service parameters screen. When Yes is selected, employees with a date in the future are included in the export. The start date of the employee data will be the employment date, meaning changes only apply as of the employment date. Changes with an effective date before the employment date will automatically be assigned the employment date as effective date. Changes regarding sickness and time off are an exception. When such changes have an earlier effective date, this will result in export failure from Self Service to HR Core. Your action If users must be able to check or change the data of employees with an employment date in the future through Self Service, the Toekomstige medewerker verzenden (Send future employee) field must be set to Yes. In addition, the Youforce users extended feature must be used to export future employees to the portal as well. Contact the Visma | Raet Service Desk; they will create a link to the portal. New leave type – Supplementary childbirth leave (WIEG) Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) a new leave type was required. As of this release the leave type Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) can be selected with a start date of 1st of July 2020 when assigning a new leave type to the Leave scheme. How Settings (instellingen) > Leave > Leave scheme The Leave scheme screen now includes the leave type Aanvullend geboorteverlof (WIEG) (Supplementary childbirth leave (WIEG)) at Type of leave. Click   on the right of the Leave scheme screen at Types of leave (Verlofsoorten). Select the Aanvullend geboorteverlof (WIEG) (Supplementary childbirth leave (WIEG)) leave type. Registering leave balance at Extra individual leave entitlement We recommend registering the leave balance at Extra individual leave entitlement and not at Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) in the Leave scheme. The balance depends on the number of consecutive weeks an employee wants to take off. This need not be the maximum of 5 consecutive weeks. As of release 2020-06, individual leave entitlement for supplementary childbirth leave will be automatically dealt with when the child is registered. No duration specification The duration need not be specified. The 6 months duration after the child’s date of birth is not checked. Linking supplementary childbirth leave to Continued payment during leave (Uitsplitsing) Settings > Leave > Leave to Payroll (Verlof koppeling Payroll) Supplementary childbirth leave can be linked to the Continued payment during leave (breakdown) employment benefit in Payroll Business. Do so by selecting Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) in the Type of leave field and next linking it to Payroll by selecting Aanvullend geboorteverlof (HRE) (Supplementary childbirth leave (HRE)) in the Verlofuren verrekening payroll (Payroll leave hours settlement) field. Registering time off entitlement and expiration date Employee > Leave > Extra individual leave entitlement The Extra individual leave entitlement screen contains the Leave entitlement field where the employee’s balance can be specified. The expiration date of 6 months following the child’s birth can be specified in the Expiration date field.  Your action If supplementary childbirth leave is to be used, register the data as specified above.  Modified and Improved  Buttons available again in the Request for leave screen Why In the new layout of the Request for leave screen, the Back button and Export button were no longer available. Clients have indicated they would prefer these to be available again.  How Employee > Leave > Request for leave When a Request for leave is opened, the following buttons are available at the top right: One step back Advanced search History Add Your action No action is required. Solved Message Removing extra individual leave entitlement (change 1901905) Employee > Leave > Extra individual leave entitlement Message When extra individual leave entitlement was registered and Fixed was selected in the Type of entitlement field, the entitlement could not be deleted. The Delete button at the bottom of the screen was no longer available. Solution This has been resolved; extra individual leave entitlement can be deleted again as of the May release. Your action Check if fixed extra individual leave entitlement is still registered that should be deleted. Publishing Date : 4/24/2020

Mededelingen Toelichting datum eerste tenaamstelling auto van de zaak Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Als u wilt dat Payroll Business het bijtellingspercentage (reductietarief of standaardtarief) afleidt van de categorie en de datum eerste tenaamstelling, moet u voor de betreffende medewerkers in het veld1e datum tenaamst auto de datum eerste tenaamstelling vastleggen. Als u de datum eerste tenaamstelling niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Na 60 maanden vervalt het reductietarief en geldt het standaardtarief. Ook de splitsing (alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot ) in de grondslag vindt dan plaats.  Op dit moment wordt de datum eerste toelating nog niet. ondersteund. Deze datum wijkt alleen af van de datum eerste tenaamstelling als er sprake is van een geïmporteerde auto uit het buitenland. Als dit het geval is, vult u handmatig de categorie van de auto in zodat Payroll Business het juiste percentage berekent of u vult de datum eerste toelating in bij het veld 1e datum tenaamst auto.  Loonaangifte - Meldingen L1614 en L1615 (change 1020642) en Doorgeven CAO code (change 1039746) deze release teruggedraaid In de Release notes van januari hebben we gemeld dat we in release 2019-01 de volgende meldingen hadden opgelost: onderwerp 15. Loonaangifte – meldingen L1614 en L1615 (change 1020642) onderwerp 19. Loonaangifte – CAO code niet altijd doorgeven (change 1039746) In de februari release hebben we dit helaas moeten terugdraaien. Wij werken er hard aan om de oplossingen opnieuw te realiseren in de maart release.  Gewijzigd en verbeterd Extra functionaliteit voor referteperioden bij Werkgeversverklaring (change 332432) Waarom Bij het opvragen van een werkgeversverklaring is het mogelijk om referteperiodes op te geven. Bij het berekenen van het bedrag van de werkgeversverklaring, werd dan het totaal bedrag van de referteperioden opgehaald en gedeeld door het aantal referteperioden. Het kan ook wenselijk zijn om in plaats van het gemiddelde bedrag van de referteperioden, het totaal bedrag van de referteperioden te berekenen. Hoe Bedrijf > Werkgeversverklaring Vanaf 1-1-2019 is aan de functie Werkgeversverklaring voor Werkgeversverklaring 6 t/m 10 het volgende nieuwe gegevenselement opgenomen: WG verkl. bedrag referteperiode met de waarden Gemiddelde en Totaal. Kiest u hier voor Totaal, dan wordt het totale bedrag van de opgegeven referteperioden berekend.  Uw actie Er is geen actie nodig. Nieuw veld Generatiepact toegevoegd aan medewerkerscherm pensioenen (variabele grondslag) Waarom Als u gebruik maakt van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, ging Payroll Business er altijd van uit dat de pensioenberekening was gebaseerd op basis van 100%. Hoe Met ingang van 1-1-2019 zijn aan de medewerkerschermen van de arbeidsvoorwaarden voor pensioenen (variabele grondslag) de volgende velden toegevoegd: Generatiepact - benoemd (pensioensoort var grsl) of Generatiepact - eigen (pensioensoort var grsl). met de waarden Ja en Nee. Vult u bij deze velden Ja in, dan houdt Payroll Business bij het berekenen van de premie rekening met het pensioenopbouwpercentage dat is vastgelegd in de arbeidsvoorwaarde Generatiepact. Let op Momenteel zijn deze velden aan de arbeidsvoorwaarden toegevoegd, maar werken ze alleen door in de pensioenberekening bij de pensioensoorten WIA-hiaat en WIA-hiaat extra (variabele grondslag). In een volgende release gaan we de premieberekening ook werkend maken voor de overige 14 pensioensoorten.  Uw actie Als u wilt dat Payroll Business bij de pensioensoorten WIA-hiaat en WIA-hiaat extra (variabele grondslag) rekening houdt met het pensioenopbouwpercentage dat is vastgelegd in de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, vul dan bij deze pensioensoorten in het veld Generatiepact - benoemd (pensioensoort var grsl) of Generatiepact - eigen (pensioensoort var grsl) de waarde Ja in. Aansturen verwerking journalisering bij aanvullende salarisverwerking Waarom Na het laten uitvoeren van een aanvullende salarisverwerking, moest u in het scherm Journaalpostverwerking bij het veld Soort journalisering kiezen of u een aanvullende of een vervangende journaalpost wenste. Vanuit het Raet Idee portaal is de wens binnengekomen om het mogelijk te maken bij een aanvullende salarisverwerking ook een aanvullende journaalpost te genereren. Hoe Beheer > Inrichting > Interfaces > Automatische journalisering  Met ingang van deze release kunt u vooraf vastleggen of u bij een aanvullende salarisverwerking een aanvullende of vervangende journaalpost wilt genereren. Hiervoor is aan de interface Automatische journalisering het veld Soort journalisering (aanvullende run) toegevoegd met de waarden Aanvulling en Vervanging. Bij het genereren van de journaalpost neemt het programma de inrichting van dit veld over. Als u gebruik maakt van de automatische journalisering zal deze Interface ook voor de aanvullende journaalpost dezelfde inrichting hanteren. Uw actie U kunt in de interface Automatische journalisering bij het veld Soort journalisering (aanvullende run) vastleggen of u standaard een aanvullende of een vervangende journalisering wenst. Correcties met terugwerkende kracht over 2018 - Loonstaten, Loonaangifte, Jaaropgaven Waarom  Wijzigingen die u met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in het vorige jaar, kunnen volgens de wettelijke voorschriften op twee manieren worden verwerkt: als correctie of als nabetaling. Correctie: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van het vorige jaar en aangegeven in het betreffende tijdvak van het vorige jaar. Nabetaling: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van het huidige jaar en aangegeven in het actuele tijdvak van het huidige jaar. Sinds de januari release kunt u wijzigingen over 2018 jaar als correctie laten berekenen. Met ingang van deze release worden deze correcties juist weergegeven in de loonstaten en jaaropgaven 2018. Ook worden er automatisch loonaangiftes van december 2018 opnieuw aangemaakt, als u in januari bent gaan rekenen in de correctiemodus over 2018. Hoe  Rapporten > Salarisspecificaties De volgende drie rapporten zijn vernieuwd: Individuele loonstaat Collectieve loonstaat Verzamelloonstaat U kunt voortaan kiezen uit twee weergaven. Hiervoor is aan het scherm van bovengenoemde rapporten het veld Soort rapport toegevoegd met de volgende waarden: Historisch actueel De bedragen worden weergegeven zoals ze eind 2018 bekend waren, dus zonder eventuele correcties over 2018 die gedaan zijn in 2019. Fiscaal De bedragen van 2018 worden weergegeven inclusief correcties over 2018 die gedaan zijn in 2019. Loonaangifte Regulier proces Zodra u een salarisverwerking in 2019 definitief maakt, kunt u binnen enkele uren de reguliere loonaangifte voor dat tijdvak in 2019 controleren en verzenden, zoals gebruikelijk. Als er daarnaast sprake is van correcties over 2018, kunt u vanaf deze release ook een extra loonaangifte van december 2018 controleren en verzenden. Deze bevat dan alle noodzakelijk wijzigingen over 2018, dus ook eventuele correcties op eerdere tijdvakken in 2018. Zie hiervoor de module Loonaangifte, menu Loonaangifte 2018. Als u de loonaangifte december nog niet had verstuurd had, kunt u dat alsnog voor het eerst doen. Dit is dan de eerste normale aangifte voor december 2018. Als u de december aangifte wel al verstuurd had, zullen de correcties over 2018 naar de Belastingdienst verstuurd worden in de vorm van een correctie aangifte 2018 Speciaal voor deze release Als u in de verwerking van periode 01 van 2019 al correcties heeft toegepast en de payrollcyclus heeft afgesloten, wordt de aangepaste loonaangifte van december 2018 in de loop van week 7 zichtbaar in de module Loonaangifte.  Handmatig corrigeren Let op: zolang Payroll Business correcties over 2018 automatisch uitrekent, kunt u geen gebruik maken van de functionaliteit voor de Handmatige Correctie Loonaangifte 2018 (enkelvoudig muteren). Pas als u in de loop van 2019 naar de modus Nabetaling overschakelt, kunt u de Handmatige Correctie Loonaangifte gaan gebruiken voor correcties over 2018. In toekomstige releases zullen we daarom het gebruik van de Handmatige Correctie Loonaangifte voor het voorgaande jaar alleen beschikbaar stellen, als de payroll in het actuele jaar in de modus Nabetaling is gezet. Dit doet u via Stuurgegevens > Nabetalingen vanaf periode. Jaaropgaven Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Regulier proces Vanaf deze release ziet u op de jaaropgaven 2018 het resultaat van correcties over 2018 terug. Als u voor 2018 nog geen jaaropgaven had aangemaakt, dan kunt u dit alsnog doen voor alle medewerkers. Kies daarbij in het veld Selectie voor de standaard optie Alle medewerkers.  Als u de jaaropgaven al had aangemaakt vóórdat u januari heeft afgesloten en in de januari verwerking zijn er correcties berekend, dan moet u de betreffende medewerkers voorzien van een vervangende jaaropgaaf. Kies in dat geval in het veld Selectie voor de optie Alleen medewerkers met correcties. Meerdere keren jaaropgaven met correcties sturen De optie Alleen medewerkers met correcties maakt nieuwe jaaropgaven aan voor alle medewerkers met correcties over 2018, ook als die medewerkers al een jaaropgaaf hebben ontvangen met correcties. Als u na de afsluiting van periode 02 opnieuw voor een selecte groep medewerkers een jaaropgaaf wilt sturen in verband met correcties, wacht dan tot de maart release. Deze is gepland op 9 maart 2019 en vanaf dat moment is het mogelijk om in het veld Selectie alleen de medewerkers te selecteren waarvoor een correctie is vastgelegd, sinds de vorige aanmaak. Alternatief: als u de jaaropgaven in een vroeg stadium heeft aangemaakt, bijvoorbeeld vóór de eerste afsluiting in januari, en u verwacht de komende maanden nog meer correcties, dan kunt u er ook voor kiezen om de jaaropgaven met correcties voor alle gecorrigeerde medewerkers in één keer aan te maken, bijvoorbeeld eind maart.  Controleren van de te verzenden extra jaaropgaven (optioneel) De jaaropgaven worden aangemaakt en verzonden volgens de reguliere instellingen, zie Bedrijf > (Salarisadministratie) > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Eventueel kunt u de extra jaaropgaven controleren, vóórdat ze naar de medewerkers worden verstuurd. Hoe u kunt controleren, hangt af van de wijze van verzenden: Als u de module Salarisdossier gebruikt, kunt u daar de jaaropgaven steekproefsgewijs controleren, voorafgaand aan de publicatie van de jaaropgaven. Als u de jaaropgaven normaal gesproken op papier naar uw bedrijf laat komen, zal dit ook nu gebeuren. Als u de jaaropgaven rechtstreeks via briefpost naar de medewerker stuurt: pas dan de instellingen eventueel tijdelijk aan. Kies bij Bezorgen via voor Pakketpost (naar Bedrijf).  Jaarloon bijzonder tarief Tijdens de laatste salarisverwerking van het oude jaar wordt voor alle medewerkers die op dat moment in dienst zijn het jaarloon bijzonder tarief 2019 eenmalig vastgesteld, zoals beschreven in het Handboek Loonheffingen. Correcties met terugwerkende kracht hebben hier geen invloed op.  Stuurgegeven Nabetalingen vanaf periode - Bedrijf > Stuurgegevens Wijzigingen in dit stuurgegeven gaan altijd in vanaf de eerste dag van het actuele verwerkingsjaar. Bijvoorbeeld: Uw bedrijf verwerkt per maand, de actuele periode is maart 2019, standaard ingangsdatum is 1 maart 2019, en u wijzigt het stuurgegeven: de ingangsdatum van de mutatie wordt 1 januari 2019. Uw bedrijf verwerkt per vier weken, de actuele periode is 02-2019, standaard peildatum is  28 januari 2019, en u wijzigt het stuurgegeven: ingangsdatum van de mutatie wordt 31 december 2018. Op deze manier wordt afgedwongen dat de keuze die u maakt voor het hele jaar geldt. Zoals eerder aangekondigd, is ook het volgende mogelijk: U kunt, zolang een payroll cyclus  nog niet is afgesloten, overstappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking. Payroll Business voert dan alle berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Ook kunt u overstappen van nabetalingen naar correcties. Start daarna een vervolgverwerking. Payroll Business voert dan alle berekeningen opnieuw uit, dit keer in correctiemodus. Op deze manier terugschakelen van nabetaalmodus naar correctiemodus is mogelijk zolang er nog geen eerdere periode was afgesloten in de nabetaalmodus. De indicatie Nabetalingen vanaf periode in het scherm Stuurgegevens was tijdelijk geblokkeerd, inmiddels kunt u dit gegeven weer wijzigen.  Let op: u maakt de keuze voor correcties of nabetalingen voor een hele periode. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om in de aanvullende verwerking van februari nabetalingen te doen, terwijl de normale afsluiting van februari plaatsvond in de correctiemodus. Wacht in dat geval met de nabetalingen tot de eerste verwerking van maart. Uw actie Als u vanaf de januari release gekozen heeft voor rekenen over voorgaand jaar in de correctiemodus: Gebruik dan de optie Fiscaal om de loonstaten aan te laten sluiten bij de loonaangifte 2018. Gebruik de optie Historisch Actueel om de loonstaten aan te laten sluiten bij de cumulatieve stand van de journalisering van eind 2018. Vergeet niet om de extra aangemaakte loonaangifte 2018 te verzenden. Eventueel kunt u in de module Loonaangifte ook instellen dat aangiftes automatisch verzonden worden. Maak de jaaropgaven aan, voor alle medewerkers of alleen voor de gecorrigeerde medewerkers. Zie eventueel ook de Release notes van januari voor meer uitleg over TWK-correcties over de jaargrens,  Signaleringsverslag - Loonaangiftemeldingen AOW gerechtigde werknemer aangepast Waarom In het Signaleringsverslag staan o.a. meldingen die betrekking hebben op de Loonaangifte. De volgende loonaangiftemeldingen: Doorwerkende AOW gerechtigde, werkn verz foutief Niet doorwerkende AOW gerechtigde, werkn verz fout werden getoond als een medewerker verzekerd was voor de WW en/of WAO/IVA/WGA, terwijl de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd al had bereikt. Als een medewerker in de loop van de periode uit dienst ging vanwege het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd, werd deze melding altijd gegenereerd. Immers tot de datum waarop de medewerker uit dienst treedt, is de hij of zij wel verzekerd voor de sociale verzekeringen. Hoe Rapporten > Controle > Signaleringsverslag We hebben de hiervoor genoemde controles aangepast. We gaan er hierbij vanuit dat als een medewerker doorwerkt na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd, deze opnieuw wordt ingevoerd met een nieuw IKV-nummer. Hiervoor moet u de medewerker opnieuw aanmaken via de wizard Medewerker > Aanmaken Medewerker (of Kopiëren Medewerker). Bij de medewerker die de AOW-leeftijd heeft bereikt, blijft daar de verzekeringsplicht op Ja staan. Bij het aanmaken van de nieuwe medewerker bij doorwerken na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd moet de verzekeringsplicht op Nee staan. De naam van de aangepaste signalering is: AOW gerechtigde werknemer, werkn verz fout. Uw actie Er is geen actie nodig. Meldingen Signaleringen en terugkoppeling van de Belastingdienst Waarom In de terugkoppelingen van de Belastingdienst staan twee meldingen die wij in Payroll Business niet signaleren of niet kunnen signaleren. Daarom vragen wij u voordat u de salarisverwerking afsluit, aandacht te besteden aan deze meldingen, zodat er geen Fouten in het Signaleringsverslag voorkomen met de categorie Loonaangifte.  Hoe Het gaat om de volgende meldingen.  L0091 De opgegeven geboortedatum van de werknemer moet toebehoren aan de persoon die is aangeduid met het opgegeven Burgerservicenummer.  Als u een afwijkende CAO code opgeeft, controleer dan of deze code voorkomt in de CAO code tabel van de Belastingdienst. Staat de afwijkende CAO code niet in deze tabel, dan wijst de Belastingdienst de loonaangifte af. L0098 De code CAO moet voorkomen in de codetabel CAO en moet geldig zijn op de peildatum datum aanvang inkomstenperiode. Uw actie Zo nodig controleren van de geboortedatums en het toetsen van afwijkende CAO codes aan de CAO code tabel van de Belastingdienst.   Mogelijkheid een profiel binnen een profielgroep met een ingangsdatum te beëindigen Waarom Een profielgroep bestaat uit profielen. De profielen bevatten een, vaak samenhangende, set met velden met daarin voorgedefinieerde waardes. Het is gewenst om een aantal van die profielen op een bepaald moment te kunnen beëindigen, omdat die waardes niet meer gelden. Om er voor te zorgen dat op een bepaald moment nieuwe profielen met nieuwe waardes in de gegevenselementen actief kunnen zijn, is het gewenst dat profielen te kunnen beëindigen vanaf een bepaalde ingangsdatum. De profielen zijn dan vanaf die datum niet meer actief binnen de profielgroep, zodat het mogelijk is elementen uit het profiel opnieuw te gebruiken in andere profielen binnen dezelfde profielgroep.  Hoe Beheer > Inrichting > Profielgroepen  U kunt nu een profiel binnen een profielgroep beëindigen vanaf een bepaalde datum door de peildatum aan te passen en binnen de profielgroep aan het eind van de regel van het betreffende profiel op het icoon Verwijderen te klikken. Het profiel is dan per die datum niet meer actief in de profielgroep en vanaf diezelfde peildatum ook niet meer zichtbaar binnen de profielgroep.   Uw actie Er is geen actie nodig. Externe mutaties - toelichting optie Uitzonderen medewerkers Waarom Vanaf 1 januari 2019 is bij het uploaden ven een Extern mutatiebestand bij het veld Actie de optie Uitzonderen medewerkers alleen actief bij de conversieschema's die dit ook daadwerkelijk ondersteunen. Voorheen was deze optie altijd zichtbaar, ook als het geselecteerde conversieschema geen Uitzonderen of Selecteren van specifieke medewerkers ondersteunde. Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatie bestand Als u een conversieschema selecteert dat het Uitzonderen of Selecteren ondersteunt, kunt u op de gebruikelijke manier medewerkers selecteren in het veld Medewerkerselectie. Vervolgens kiest u bij Actie de optie Selecteren of Uitzonderen die u wilt toepassen op de medewerkerselectie. Als het conversieschema geen Selecteren of Uitzonderen ondersteunt, kunt u het veld Medewerkerselectie niet muteren en is het veld Actie met de opties Selecteren of Uitzonderen niet aanwezig.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Pensioenaangiftebericht - Ouderschapsverlof invloed parttime percentage pensioenfonds Reiswerk (change 530667) Waarom In het pensioenaangiftebericht (PA-bericht) ontbrak het parttime percentage van de deelnemer waarin ook het ouderschapsverlof is opgenomen. Het parttime percentage is de gewogen deeltijdfactor die de arbeidsvoorwaarde Pensioen Eigenregeling of Benoemd (vaste grondslag) heeft bepaald. Als in de arbeidsvoorwaarde Pensioen het veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioen) op Ja staat, wordt In het parttime percentage ook het ouderschapsverlof opgenomen. Hoe Vanaf 1-1-2019 wordt in het PA-bericht het parttime percentage van de deelnemer opgenomen. Uw actie Als u PA-berichten naar het pensioenfonds Reiswerk stuurt, moet u  in de arbeidsvoorwaarde Pensioen (vaste grondslag) het veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioen) op Ja zetten. Foutief uitbetalingspercentage bij Gratificatie, Gratificatie2 en Winstdeling (change 439271) Melding In de varianten peilmethode, combinatiemethode en opbouwmethode voor gratificatie en winstdeling, en voor de opbouwmethode voor gratificatie2, wordt in eerste instantie de gratificatie/winstdeling gevuld vanuit de uitgestelde reservering. Als het reserveringspercentage verschilt van het uitkeringspercentage, werd de gratificatie opnieuw berekend vanuit de uitgestelde grondslag en het op dat moment actieve uitbetalingspercentage. Dit is onjuist Oplossing  Voortaan wordt de gratificatie altijd berekend op basis van de uitgestelde grondslag en het op dat moment aanwezige uitbetalingspercentage. Dit geldt voor de volgende varianten: Winstdeling (peilmom / comb methode) Winstdeling (opbouwmethode) Gratificatie 2 (opbouwmethode) Gratificatie (opbouwmethode) Gratificatie (peilmom / combinatie methode) Dit is aangepast met ingang van 01-01-2019. Vanaf deze datum gebruikt Payroll Business voor de berekening altijd het uitbetalingspercentage dat hoort bij de gratificatie, gratificatie 2 of de winstdeling:  Gratificatie: uitbetalingspercentage (grat) Gratificatie 2: Uitbetalingsperc (grat2) Winstdeling: uitbetalingspercentage (winstd) Uw actie Er is geen actie nodig.  Bijtelling auto van de zaak onjuist berekend voor categorie Geen CO2-uitstoot vanaf 2014 (change 1165685) Medewerker / Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Auto van de zaak Melding Voor auto's van de zaak met de Auto categorie Geen CO2-uitstoot vanaf 2014, werd vanaf 1-1-2019 voor het berekenen van de bijtelling een foutief percentage gebruikt, namelijk 7% in plaats van 4%. Een workaround was om in de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak bij de medewerker in het veld Afwijkend percentage het juiste bijtellingspercentage in te vullen. Dit heeft wel als gevolg dat bij een eventuele wijziging van het bijtellingspercentage van deze autocategorie, het afwijkende percentage niet automatisch wordt gewijzigd. Oplossing Dit is opgelost met een tussentijdse release op 11 januari. Per 1 januari 2019 past Payroll Business het correcte bijtellingspercentage toe.  Uw actie Als u de workaround heeft gebruikt om via het veld Afwijkend percentage het juiste bijtellingspercentage in te vullen, raden wij u aan dit veld handmatig weer leeg te maken, zodat automatisch het juiste percentage toegepast kan worden. Gegevenselement Verlof correctie niet muteerbaar (change 1120178) Medewerker / Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Verlof Melding  Bij het muteren van het veld Verlof correctie verscheen de foutmelding dat dit veld niet muteerbaar was op dat niveau. Oplossing Dit is opgelost. Het veld is nu weer muteerbaar en er verschijnt geen foutmelding meer. Uw actie Er is geen actie nodig.  Importeren Raet Basisdocument (changes 540199 en 542688) Beheer > Externe mutaties > Upload mutatiebestand Melding  Bij het verwerken van Raet Basisdocumenten werden lege cellen ten onrechte vertaald naar een einddatum. Ook lukte het niet meer om gegevens expliciet te beëindigen met de waarde #NULL#. Oplossing Dit is opgelost met een tussentijdse release op 17 januari. Lege cellen worden nu weer als vanouds genegeerd en u kunt  de waarde #NULL# weer gebruiken om gegevens expliciet  leeg te maken vanaf de opgegeven datum. Uw actie Er is geen actie nodig.  Berekening fiscale bijtelling Auto van de zaak onjuist (change 1208931) Medewerker / Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Auto van de zaak Melding Voor het berekenen van de fiscale bijtelling van de auto van de zaak de voor de volgende Auto categorieën vond onterecht aftopping plaats, waardoor het bedrag van de cataloguswaarde boven de 50.000 EUR tegen 25 % belast werd.  Auto categorie 4 = Zonder CO2-uitstoot (vervallen eind 2013) Auto categorie 9 = Milieuvriendelijk (vervallen eind 2016) Oplossing Dit is opgelost. Aftopping van het bijtellingspercentage op basis van de cataloguswaarde vindt niet langer meer onterecht plaats voor de categorieën 4 en 9. Uw actie Als u in het veld Fiscale bijtelling bedrag afwijkend (auto vd zaak) een afwijkend bedrag heeft ingevoerd, moet u dit bedrag handmatig verwijderen.  Standenregister uitgebreid gaf foutmelding (change 1204096) Rapporten > Salarisspecificaties > Standenregister Uitgebreid Melding Als u bij het Standenregister Uitgebreid de optie Per medewerker aanvinkte, verscheen er in Mijn Rapporten een tekstbestand met een technische foutmelding. Oplossing Dit is opgelost. U kunt het Standenregister Uitgebreid per medewerker weer genereren Uw actie Er is geen actie nodig Flex benefits support gaf benefit budget van 2018 weer Melding Voor een aantal klanten was een budget dat de werkgever beschikbaar had gesteld in 2018, onterecht beschikbaar gesteld in 2019. Oplossing Dit is opgelost. U ziet nu de correcte budgetbedragen. Uw actie Er is geen actie nodig Aanvullende verwerking verloonde reeds betaalde bedragen (change 539179) Melding Bij een aanvullende verwerking werden soms de bedragen uit de normale verwerking opnieuw betaald en op de loonstrook getoond. Oplossing Dit is opgelost met een tussentijdse release op 11 januari. Uw actie Er is geen actie meer nodig. De berekende resultaten zijn waar nodig reeds gecorrigeerd in overleg met de betrokken klanten.   Publishing Date : 2/4/2019

  Opgeloste meldingen Ziektepercentage blijft 100%, terwijl hersteldatum is ingevuld (change 4511831) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim Melding  Het was mogelijk om het ziektepercentage van een herstelde medewerker aan te passen. Dit is niet juist en was er de oorzaak van dat in rapportages en aan andere systemen/partijen verkeerde informatie werd doorgegeven.  Oplossing Vanaf release 2023-09 is dit opgelost. Als in HR Core Business de hersteldatum is ingevuld, is het niet meer mogelijk om het ziektepercentage te verwijderen of aan te passen. Dit geldt voor alle mutaties die je invoert in HR Core Business, HR Self Service of via een import. Als je het ziektepercentage moet herstellen nadat de hersteldatum is ingevuld, moet je eerst de hersteldatum leegmaken. Hierna kun je het ziektepercentage aanpassen en de medewerker weer hersteld melden. Actie Er is geen actie nodig.   

Gewijzigd en verbeterd  1. Nieuwe einddatum verlofaanvraag Waarom Soms is het nodig bij een verlofaanvraag voor langere tijd de einddatum te vervroegen, bijvoorbeeld als: de contracturen van de medewerker vanaf een bepaalde peildatum zijn gewijzigd de medewerker uit dienst gaat een persoonlijke situatie, waardoor de verlofaanvraag wijzigt Daarom is het vanaf deze release mogelijk de oorspronkelijke einddatum te wijzigen in een eerdere einddatum. Met deze functionaliteit kun je een bestaande verlofaanvraag inkorten. Dat wil zeggen dat een nieuwe einddatum nooit vóór de begindatum en nooit ná de oorspronkelijke einddatum van de verlofaanvraag mag liggen.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Ins het scherm van een bestaande verlofaanvraag zie je voortaan rechtsonder de knop Nieuwe einddatum, waarmee je een pop-up scherm oproept waarin je een nieuwe eerdere einddatum kunt opgeven.  Na het opgeven van een nieuwe einddatum, zie je dat het systeem onder Details de Einddatum en de Verlof(eenheden) heeft aangepast. Klik je vervolgens in het scherm Verlofaanvraag op Opslaan dan maak je de nieuwe einddatum definitief en zie je dat het systeem onder Verlofsaldo uren het verlofsaldo heeft aangepast. Zolang je nog niet op Opslaan hebt geklikt, kun je een via de knop Nieuwe einddatum een nog eerdere einddatum opgeven of via Annuleren de datumwijzigingen ongedaan maken. Let op: deze functionaliteit is vooralsnog niet aan te sturen via Self Service.  Actie Er is geen actie nodig. Meer informatie vind je vanaf release 2023-03 in de online help onderwerp Verlofaanvraag, paragraaf 6. Nieuwe einddatum verlofaanvraag.    Opgeloste melding 2. Verwijderen persoongegevens AVG (change 4130177) Melding  Uitstroom > Wissen persoonsgegevens (AVG) Na het doorlopen van de stappen in het online help onderwerp Wissen persoonsgegevens, zagen wij in de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) toch nog gegevens terug van medewerkers die verwijderd zouden worden. Oplossing  Vanaf release 2023-02 hebben we de programmatuur aangepast, zodat deze fout niet meer voorkomt en de medewerkers worden verwijderd. Actie Er is geen actie nodig. Na het uitleveren van release 2023-03, worden alle medewerkers die nog verwijderd moesten worden, alsnog verwijderd.  

New Reason for end of employment now also mandatory when importing external changes and using HRSS Why As of January 2020 the reason for end of employment has to be specified within the context of wage tax return and pension return. As of the February release it was already mandatory to provide a reason in the End of employment reason field in the Employee screen. When no reason is specified, the data in the screen cannot be stored. However, if an employee’s end of employment was specified by importing an end of employment date using, for example, Import/export > Import CSV, external links using Batch input or changes through HRSS, the availability of an end of employment reason was not checked. As of this release the system checks whether an end of employment reason has been specified when importing an end of employment date using the above-mentioned files. When no end of employment reason is available, the file will not be processed to prevent incorrect returns. How When a file that is imported contains an end of employment date, the system checks if the end of employment reason is also available for the employee concerned. If no end of employment reason is available, this will be reported and the whole file will be rejected. Your action When changes regarding an employee’s end of employment are not entered using the Employee screen in HR Core Business but through an interface or HRSS, you must modify the interface or HRSS form to be able to continue to use the change flow. Changed and improved New leave year included in overview Why When a new leave year was assigned, it was not included in the overview. The leave year to which the actions Correct current leave year and Undo current leave year applied was displayed. As of this release the leave year to which the New leave year action applies is also displayed. How Settings > Leave > Grant leave entitlement When a leave year is assigned through the New leave year action, the leave year is displayed when the action has been performed. When assigning leave has not been completed yet or has failed, no leave year is displayed. Your action No action is required. Solved Messages User is created in portal for inactive employee (change 1655273) Message When an employee’s end of employment was reported and the organizational unit was unlinked, a new user was created in the portal. The reason was that the change regarding the employee’s organizational unit resulted in new provision of details to the portal. Solution The software has been modified. When the organizational unit of an inactive employee is unlinked or modified, no details are provided to the portal. Your action No action is required. Employee data cannot be changed due to date of birth in the future (change 1834761) Message When entering employee data, a date of birth in the future was specified and stored by mistake. When the screen was reopened, it was blank and the date of birth could not be corrected. Solution The date of birth has been corrected by importing the correct date of birth. As of this release the system checks if a date of birth is in the future. Such dates can no longer be stored. If you enter a date in the future, the following error message will be displayed: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. (Date of birth - A future date is not allowed.) Your action No action is required. Leave balance 2019 could not be exported (change 1924008) Message It was not possible to export all the leave entitlements of 2019 of employees because the Export button was not available when another year was selected. Solution This has been modified and the leave entitlements can be exported again. Your action No action is required. Leave overview of previous years could not be exported (change 1169353) Message It was not always possible to export an already closed leave year from an employee’s leave overview; the opened year was exported instead. Solution We have ensured that when exporting previous leave years the correct data of the correct year is exported. Your action No action is required. Publishing Date : 3/19/2020

Mededelingen Uitnodiging Webinar Visma | Raet Dynamic Payslip Datum: 06 mei 2021 Tijd: 13.00 uur – 14.00 uur Via deze Webinar willen we je kennis laten maken met de Visma | Raet Dynamic Payslip of interactieve salarisstrook. We kijken naar de huidige salarisstrook in PDF en de mogelijkheden van een interactieve salarisstrook. Daarnaast ontvangen wij graag feedback over de look & feel van de Visma | Raet Dynamic Payslip.  Aanmelden Wil je deelnemen aan deze webinar? Kijk dan op de Community van Payroll Business bij Evenementen, klik op Webinar Dynamic Payslip en meld je aan. De maandag voorafgaand aan de webinar, sturen we je dan een e-mail met de login details. Gewijzigd en verbeterd Rapport Voorgestelde UPI aangepast Waarom  Het rapport Voorgestelde UPI is voorzien van extra controles, zodat je beter in staat bent om de gegevens te controleren en corrigeren voordat de persoonslaag wordt geactiveerd. Hoe  We hebben de volgende controles toegevoegd: Controle op BSN korter dan 9 posities Als het BSN korter is dan 9 posities, staat er een foutmelding in de kolom Conflict / Error en zie je in kolom Opmerking de tekst: BSN korter dan 9 posities, gelieve te corrigeren. Controle op postcodeformaat Als het formaat van de postcode onjuist is, staat dit in de kolom Conflict / Error en zie je in de kolom Opmerking de tekst: Postcode is onjuist. gelieve te corrigeren. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Veld Manager leegmaken via Importeren CSV lukte niet meer (2033007) Melding  Het was niet meer mogelijk om in het scherm Medewerker(s) het veld Manager leeg te maken door het importeren van een CSV-bestand met de waarde #NULL#. Deze actie voer je bijvoorbeeld uit als je de manager handmatig hebt ingevuld en je wilt dit veld laten vullen met de daadwerkelijke manager uit de organisatiestructuur. Oplossing Dit is opgelost, zodat je vanaf deze release de het veld Manager weer kunt leegmaken door het importeren van de waarde #NULL#. Na het importeren van deze waarde, verwijdert de applicatie de handmatig ingevoerde Manager en neemt de waarde over uit de organisatiestructuur. Actie Als je managers in een keer wilt verwijderen, kun je dit doen via het importeren van een CSV-bestand. Issue verspringen van datum bij Organisatorische eenheden HRCB (2608435 ) Melding Als je in het hoofdscherm van de Organisatorische eenheid een peildatum invoert en daarna doorklikt naar de Organisatorische eenheid die je wilt wijzigen, dan springt de peildatum weer naar de eerste dag van de periode en houdt het systeem niet de datum vast die je hebt gekozen in het eerste scherm.  Oplossing Instellingen > Formatie en Organisatie > Organisatorische eenheden Dit is opgelost,. De peildatum die je in het eerste scherm hebt gekozen, blijft nu staan in de vervolgschermen. Actie Er is geen actie nodig. Functie tijdelijk verdwenen uit menu Melding Soms was een bepaalde functie gedurende één dag niet meer zichtbaar in het menu. Dit was bijvoorbeeld op 31 december 2020 het geval met de functie Arbeidscontract. Je kon de gegevenselementen van dat scherm die dag wel terugvinden in rapporten en ook was het mogelijk ze te muteren via bijvoorbeeld Beheer > Externe mutaties. Oplossing De programmatuur is aangepast, waardoor de functies in het menu zichtbaar blijven en niet opeens verdwijnen. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 4/23/2021

2019-12 Validatiewaarden Woonsituatie loonheffing uitgebreid Vanaf 01-01-2019 is er voor de berekening van de loonheffing onderscheid tussen drie groepen werknemers in relatie tot het woonland. Vanaf 01-01-2020 zijn in Payroll Business extra groepen werknemers beschikbaar: inwoners van België en inwoners Suriname of Aruba. Wijziging AOW leeftijd Door het aangenomen wetsvoorstel Temporisering verhoging AOW-leeftijd stijgt de AOW leeftijd minder snel. Dit vereist het aanpassen van de AOW leeftijden voor 2020 én de jaren daarna. Na de release van december worden de AOW leeftijden in delen bijgewerkt. Het actualiseren van de AOW datums vindt plaats op chronologische volgorde. 2019-11 WAB - Hoge en lage WW-premie Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business automatisch de WW-premie. De berekening van de waarden WW-hoog of WW-laag gaat op basis van drie gegevensvelden in het scherm Arbeidscontract. Dit zijn de velden Contact onbep./ bep. tijd, Schriftelijke arbeidsovk en Oproepovereenkomst. De laatste twee zijn al beschikbaar vanaf 1 november 2019. 2019-10 Gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only aangepast Het gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only kent een nieuwe menustructuur en nieuw ontworpen schermen. 2019-09 Extra gegevens voor Loondoorbetaling bij ziekte Voor het vastleggen van het doorbetalingspercentage zijn nu meer gegevens beschikbaar. Hiermee voorkom je de L1614 en L1615 meldingen van de Belastingdienst. Dit met betrekking tot de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte als gevolg van het ontbreken van contracturen of loon bij ziekte. Deze aanpassing komt voort uit het Visma | Raet Ideeënportaal. 2019-08 Loondoorbetaling - Arbeidsvoorwaarde Salaris variabel bruto Het is mogelijk dat de duur van het dienstverband, het percentage loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid bepaalt. Met ingang van 1 september 2019 kan je bij de arbeidsvoorwaarde Salaris variabel bruto vastleggen of de referentietabel van toepassing is. Voor de arbeidsvoorwaarde Salaris variabel bruto is de functionaliteit aangepast. Zo geldt het dus niet meer voor de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Ziekte. 2019-07 Nieuwe berekeningsmethode bij Reiskosten Maak gebruik van de nieuwe berekeningsmethode voor de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Dit is methode 11, op basis van een staffeltabel. De berekening gebruikt de nieuwe referentietabel Reiskosten woonwerk staffel om de vaste vergoeding én de kilometervergoeding te bepalen en deze daarna toe te passen. Je vindt de berekening hier: Dagen bepaling fiscus / Reisdagen per week / Tabel staffel. 2019-06 Arbeidsvoorwaardencluster & Risicogroep in Profiel Het is nu mogelijk het arbeidsvoorwaardencluster en de risicogroep toe te passen in het profiel. Dit reduceert de invoertijd voor de eindgebruiker en vermindert het risico op fouten. Reiskosten WKR uitgesplitst Het was alleen mogelijk om de werkkostenregeling toe te passen voor alle reiskosten tegelijk (woon-werk en declaraties). Nu is per reiskostensoort een keuze te maken. 2019-05 Gewijzigde menustructuur Met ingang van de mei release gebruik je de gewijzigde menustructuur. In de release notes van april hebben we een tipje van de sluier opgelicht. De menustructuur sluit nu veel meer aan op de werkprocessen. Deze optimalisatie kwam mede tot stand dankzij de pilot in de afgelopen maanden met diverse klanten. Salarisberekening Het scherm voor de salarisberekeningen biedt nu een aantal nieuwe functionaliteiten. Zo zie je nu meer runs die de afgelopen maanden zijn gedraaid, inclusief hun statussen. Ook is nu zichtbaar wie de salarisberekening startte. Een overzicht toont alle runs met afsluiting en welke gebruiker de salarisrun heeft afgesloten. Wizard Nieuwe medewerker nu met profielen Maak nu gebruik van de vernieuwde wizard Nieuwe medewerker. Definieer via profielgroepen die profielen die je wilt gebruiken bij het aannemen van een nieuwe medewerker. Dankzij de voorgedefinieerde gegevensets, verlopen de administratieve processen van het aannemen aanzienlijk efficiënter. Ouderschapsverlof met geldigheid vast Naast eenmalig kan je nu ook de geldigheid vast aangeven bij de arbeidsvoorwaarden voor Ouderschapsverlof. Dit om te voorkomen dat je iedere periode opnieuw deze handeling moet verrichten. Deze verbetering komt voort uit het Visma | Raet Ideeënportaal. 2019-01 Pro forma berekening in Payroll Business Vanaf de januari release kunt u in Payroll Business pro forma berekeningen starten. De uitkomsten van deze berekeningen zijn gebaseerd op de inrichting en rekenregels zoals deze in Payroll Business zijn vastgelegd. De resultaten van deze  berekeningen kunt u  opslaan in een PDF rapport. Verwerken terugwerkende kracht (TWK) mutaties in het vorige jaar U heeft na de januari release de mogelijkheid om mutaties van het vorige jaar (2018) ook te verwerken in dat jaar (2018). Dit is ook nog mogelijk als u al verwerkingen in het huidige jaar (2019) hebt gestart of afgesloten.

Herindienst onder dezelfde medewerkercode Het herindienst nemen van een medewerker gebeurt nu onder dezelfde medewerkercode. De berekening van het pensioen in de salarisverwerking is correct en het pensioenfonds ontvangt de juiste gegevens. Ad-hoc rapportage klantniveau Vanaf deze release kan je het Ad-hoc rapport (uitgebreid) op klantniveau in één rapport opvragen in plaats van diverse rapportages per bedrijf. Verbeterde controle loonaangifte bij salarisverwerking Om proactief fouten in de loonaangiftegegevens af te vangen, introduceren we een zevental loonaangiftesignalen, waaronder de dubbele IKV. Payroll Business maakt geen loonaangiftebestand meer aan als de verwerking met één van de gesignaleerde fouten wordt afgesloten. Hiermee verbeteren we de kwaliteit van de loonaangiftes en zal het aantal tickets afnemen.

Changed and improved Branch linked to organizational unit twice (change 1324877) Notification Sometimes branches were linked to the same organizational unit twice without having been added twice by the same end user. As a result, data was transmitted twice to the systems linked to these branches. Solution Some branches were registered twice because the software did not check for the existence of branches in the future. Now, if a branch already exists at a future date, an error message will appear. Your action No action is required. Profile (703DV) not exported for new employees (change 1579908) Notification To enter new employees in Self Service, profiles were used through the added (703DV) field for the profile on the Contract screen with the aim of managing the employment conditions cluster. Because this field did not record the data at the correct level, it was not exported. Solution This release allows users to send profile data at contract level via the (703PS) field. Your action No action is required. Leave balance after calculation of fixed extra individual leave entitlement sometimes incorrect (change 1629890) Notification Calculating fixed extra individual leave entitlement with a starting date before 2019 did not go well because this was treated as a one-off after the release of 2019-07. As a result, the leave balance is not correct for employees with a fixed extra individual leave entitlement for whom a mutation / leave record has been recorded, so that the leave balance had to be recalculated. If there are no mutations or leave recordings recorded for these employees, the leave balance is correct. Solution From this release, the fixed extra individual leave entitlement will again be treated as a fixed entitlement. Your action If you make use of fixed extra individual leave rights in your organization, we advise you to check the balance with these employees and to perform a recalculation for leave if necessary. Publishing Date : 7/25/2019

Dit document bevat een beschrijving van nieuwe functionaliteiten en verbeteringen in deze release. De wijzigingen komen deels voort uit meldingen van onze klanten. Waar het relevant is, verwijzen wij met een nummer naar ons interne systeem waarin wij meldingen van klanten (change …..) registreren. Gewijzigd en verbeterd  Vestiging dubbel gekoppeld aan Organisatie-eenheid (change 1324877) Melding Soms was een vestiging dubbel gekoppeld aan een Organisatie-eenheid, maar niet twee keer toegevoegd door dezelfde eindgebruiker. Hierdoor werden gegevens dubbel doorgegeven aan de gekoppelde systemen. Oplossing De dubbele vestiging werd veroorzaakt doordat er geen controle was op het reeds bestaan van de vestiging in de toekomst. Als nu dezelfde vestiging al bestaat in de toekomst, verschijnt er een foutmelding.  Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Profiel (703DV) kwam niet door voor nieuwe medewerker (change 1579908)  Melding Bij het invoeren van een nieuwe medewerker via Self Service werden voor het profiel in het scherm Contract profielen gebruikt via het toegevoegde veld (703DV) met als doel het aansturen van het arbeidsvoorwaardencluster. Omdat via dit veld de gegevens onder contract niet op het juiste niveau zijn vastgelegd, worden ze niet geëxporteerd. Oplossing Vanaf deze release kunt u de profielgegevens op contractniveau meesturen via het veld (703PS). Uw actie Er is geen actie nodig. Verlofsaldo na berekening vast extra individueel verlofrecht soms onjuist (change 1629890) Melding Het berekenen van vast extra individueel verlofrecht waarvan de begindatum voor 2019 ligt, ging niet goed omdat dit na de release van 2019-07 werd behandeld als eenmalig. Hierdoor is het verlofsaldo niet correct  bij medewerkers met een vast extra individueel verlofrecht bij wie een mutatie/verlofopname is vastgelegd, waardoor het verlofsaldo opnieuw moest worden berekend. Zijn er voor deze medewerkers geen mutaties of verlofopnames vastgelegd, dan is het verlofsaldo correct. Oplossing Vanaf deze release zal het vast extra individueel verlofrecht weer als vast recht behandeld worden.  Uw actie Als u in uw organisatie gebruik maakt van vast extra individueel verlofrecht, dan adviseren wij u bij deze medewerkers het saldo te controleren en zo nodig een herberekening van het verlof uit te voeren. Publishing Date : 7/25/2019

Nieuw Nieuwe referentietabellen toegevoegd aan de HR Data Feed Waarom Een aantal klanten heeft aangegeven data te willen koppelen maar hiervoor waren niet alle referentietabellen voorhanden. Hoe Er is een nieuwe tabel toegevoegd aan de entiteit Organisatorische eenheden, deze kan worden gedownload via Data Feed. Deze heet Koppeltabel_Organisatorische_Eenheid_Arbeidscontract. Er is een nieuwe tabel toegevoegd aan de Entity Functie informatie, deze kan worden gedownload via Data Feed. Deze heet Koppeltabel_Arbeidscontract_Functie_Informatie. Uw actie Als klant moet u, om gebruik te kunnen maken van de referentietabellen en informatie, de informatie importeren en de nieuwe referentietabellen verwerken in uw software-/integratie-oplossing. Verbeterd De betrouwbaarheid van dagelijks bijgewerkte verlofdata voor ad hoc-rapportage is verbeterd Waarom Een aantal klanten heeft gemeld dat ze de meest recente data niet konden zien bij de aanmaak van ad hoc-rapporten met rapportmodellen. Hoe We ontdekten dat het proces om de data bij te werken niet goed functioneerde. Dit is opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. De metrische nauwkeurigheid van ziekteduur is verbeterd Waarom Een aantal klanten meldde dat, na het uitvoeren van de standaard rapporten R-ZK-10000, R-ZK-10010 en R-ZK-10020 voor hun hele organisatie, ze aanzienlijke verschillen ontdekten in de Gemiddelde ziekteduur op de laatste pagina. We hebben dit geanalyseerd en ontdekten dat deze waarden onjuist waren. Hoe De berekeningen zijn aangepast en de rapporten bevatten nu de juiste waarden. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 4/18/2019