Releases YouServe

Modified and improved  1. New leave request end date Why Sometimes it is necessary in the case of a leave application that has been requested for a longer period to bring forward the end date, for example if: the employee's contract hours have changed as of a certain reference date the employee leaves employment a personal situation changes the leave request Therefore, as of this release, it is possible to change the original end date to an earlier end date. This functionality allows you to shorten an existing leave request:  this means that the new end date cannot be before the start date of the leave request and never after the original end date.  How Employee > Leave > Leave request On the screen of an existing leave request, you will now see the New End Date button at the bottom right, which will call up a pop-up screen where you can specify a new earlier end date.  After entering a new end date, you will see that the system has adjusted the End Date and the Leave (units) under Details. If you then click the Save button in the Leave request screen, you finalise the new end date and see that the system has adjusted the leave balance under Leave balance hours. As long as you haven't clicked Save, you can enter an even earlier end date via the New end date button or undo the date changes via Cancel. Please note: this functionality is not yet controllable via Self Service.  Action No action is required. More information can be found from release 2023-03 in the online help topic Leave request, chapter 6. Nieuwe einddatum verlofaanvraag.    Solved messages 2. Deleting person data GDPR (change 4130177) Message Outflow > Erase person data (GDPR) After going through the steps in the online help topic GDPR Erase person data (AVG wissen persoonsgegevens), we still saw data in the Ad-hoc report (extended) of employees that were to be deleted. Solution As of release 2023-02, we have updated the software so that this error no longer occurs and the employees are removed. Action No action is required. After the delivery of release 2023-03, all employees that still had to be removed will yet be removed.   

6 Mei 2024  Autorisaties worden niet berekend via de nieuwe Portal (Change 6110079) Bij het creëren of aanpassen van een nieuwe workflow in Self Service worden autorisaties toegewezen of gewijzigd. Echter, na het uitloggen en opnieuw inloggen op het nieuwe portaal, en het openen van de Workflow in Self Service, worden er geen medewerkers weergegeven die je kunt selecteren. De autorisaties worden niet opnieuw gegenereerd. Om dit probleem aan te pakken, hebben we een pictogram toegevoegd voor managers en professionals. Het uitlog pictogram:   Dit pictogram vind je links bovenaan het Self Service menu:   Wanneer je een workflow hebt aangemaakt of gewijzigd en je hebt daarbij nieuwe autorisaties, dien je op dit pictogram te klikken. Hierdoor word je automatisch uitgelogd bij Self Service. De cookies waarin de instellingen worden bewaard worden dan namelijk geleegd. Na het opnieuw inloggen zullen de autorisaties nu wel opnieuw worden berekend met de nieuwe rechten.   Startmenu wordt dubbel getoond in Self Service (Change 608056) Soms wordt het startmenu van Self Service dubbel getoond. Dit hebben wij nu opgelost. Het startmenu zal nu niet meer dubbel worden getoond.       English translation: May 6th 2024 Authorizations are not calculated via the new Portal (Change 6110079) When creating or modifying a new workflow in Self Service, authorizations are assigned or changed. However, after logging out and logging back in to the new portal, and opening the Workflow in Self Service, no employees are displayed for you to select. The authorizations are not regenerated. To address this issue, we added an icon for managers and professionals. The logout icon:    This icon can be found at the top left of the Self Service menu: When you have created or changed a workflow and you have new authorizations, you must click on this icon. This will automatically log you out of Self Service. The cookies in which the settings are stored will then be emptied. After logging in again, the authorizations will now be recalculated with the new rights.   Start menu is shown twice in Self Service (Change 608056) Sometimes the Self Service start menu is shown twice. We have now resolved this. The start menu will now no longer be shown twice.  

Announcements New Tax Declaration from 2023  It was already indicated in the January release that from 2023 we will make the sending of tax declaration files part of Payroll Business. For you as a customer, this means an entirely new way of handling and sending tax declaration data. This means that all teams are working hard to make this happen and that besides this new tax declaration we are not taking on any other issues, except for important changes. Updates new Tax Declaration We will keep you informed of the progress of the new tax declaration through the message Status nieuwe Loonaangifte Payroll Business (Status of new Payroll Business tax declaration). Subscribe to this post so you don't miss any updates. Release sessions In the release session of January 10, we informed you in detail about the new tax declaration. In the February Release session, which takes place on January 31, we will provide an update on the latest state of affairs. You can register for this via the link below. Release sessions are in Dutch. Sign up for the Release session You can register for February's Release session via the Visma YouServe community under Events: Release sessie van februari. Modified and improved Leave balance Why The Hours per period data element has been added to the Leave balance screen. This allows you to quickly see how many hours an employee works per period and check whether the leave balance is correct. How Employee > Leave > Leave balance  In the Leave balance screen, you will now see the data element Hours per period at the top of the screen with the employee data. The number of hours you see is taken from the Employment contract screen. Action No action is required. Solved messages Duplicate child data in system (change 4130490) Message If changes to child data were offered from HR Self Service or new child data or contact persons were added, the data of existing children and contact persons were saved again. As a result, this data was duplicated in the system. Solution As of release 2023-02, we have updated the software so that this error no longer occurs. Action If there are duplicate children or contacts in HR Core Business, we recommend removing them manually.

HR Core/Payroll Business - Release op zaterdag 31 augustus 2024   Op zaterdagochtend 31 augustus 2024 brengen wij de september release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.   English: On Saturday morning, August 31st 2024, we will bring the September release of HR Core and Payroll Business to production. As a result, our application will be temporarily unavailable.

  Mededelingen Rebranding Waarom Vanwege de gehele rebranding van YouServe hebben we op de stroken en jaaropgaven ook ons logo veranderd. Nieuw Salarisdossier - Bij het wisselen van documentsoort meteen naar het resultaat Waarom Als je vanuit het tabblad Resultaten wisselt van een documentsoort, nadat je een filter had toegepast, kwam je vervolgens bij een ander documentsoort terecht in het tabblad Filter. Hierdoor heb je een extra handeling om dan weer naar het tabblad Resultaten te gaan, Hoe Salarisdossier > Documenten Voortaan, als je in het tabblad Resultaat zit, en je kiest in het menu een andere documentsoort, dan kom je meteen terecht in het tabblad Resultaat van die andere documentsoort (de zoekcriteria uit het filter blijven nog steeds actief, totdat je in het tabblad Filter voor Wissen kiest).  Actie Er is geen actie nodig.   Conversie Emailadres (Login), Arbeidsreleatie status en Arbeidsreleatie soort  Waarom In de release van augustus 2024 is het veld 'E-mailadres (login)' geïntroduceerd en in de release van oktober 2024 zijn de velden 'Arbeidsrelatie status' en 'soort' geïntroduceerd voor de nieuwe YouServe portal (toegangsbeheer). Op dit moment worden de velden automatisch gevuld bij nieuw ingevoerde medewerkers of wijzigingen in de velden die de basis vormen voor het betreffende veld. Echter, deze velden moeten nog worden ingevuld voor alle medewerkers, wat we met een conversie gaan verzorgen. De conversie zal plaatsvinden in de week van maandag 11 november. In die week zal de conversie ’s avonds starten voor deze drie velden voor alle medewerkers die op dat moment in dienst zijn of een uitdiensttredingsdatum hebben na 30-06-2023. Deze velden worden gevuld op basis van de conversieregels die te lezen zijn in de release notes van 2024-08 (E-mailadres login) en 2024-10 (Arbeidsrelatie).     Gewijzigd en verbeterd  Overzicht verlofsaldo (HR Core) (klantwens) Waarom  Op verzoek van verschillende gebruikers is het rapport 'verlofsaldo' uitgebreid met de mogelijkheid om een uurloon toe te voegen. Daarnaast is het scherm geüpdate met een nieuwe lay-out en mogelijkheden die we als standaard gebruiken. Toegevoegd zijn de opties voor groeperen en een selectie te maken van bedrijven. Daarnaast kan voor dit rapport nu ook de definitie worden bewaard. Het rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een opvraag op klantniveau moet worden aangegeven over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Hoe Navigeer naar: Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht verlofsaldo Als er een uurloon wordt gekozen, zal deze aan het einde van het rapport worden toegevoegd. Actie Voor het ophalen van het verlofsaldo dient op de knop 'Rapport uitvoeren' te worden geklikt. Het rapport zal dan worden aangemaakt.   Aanpassing loondoorbetaling bij ziekte (CAO Transport) ( Payroll) Waarom  Voor de volgende CAO’s is een afzonderlijke regeling ingericht: Beroepsgoederenvervoer over de weg (21) Goederenvervoer Nederland (20) Via deze CAO’s is geregeld dat bij ziekte het overwerk bedrag van een referteperiode per ziektedag of ziekte uur wordt gecompenseerd. Dit wordt afgetopt op een maximaal aantal overuren per week. Als er sprake is van een bedrijfsongeval dan zijn de maximale overuren 15. Is er geen sprake van een bedrijfsongeval zijn dit momenteel 7 overuren per week.  De berekening van deze compensatie was onjuist en vanaf deze release is dit hersteld. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij ziekte Uitsplitsing (Transport) Aan dit scherm zijn per 1-11-2024 de volgende twee velden toegevoegd. Maximaal aantal overuren p/w geen bedrijfsongeval. Hier leg je het aantal overuren per week vast, die van toepassing zijn voor het berekenen van de maximale compensatie die verstrekt mag worden, indien het geen bedrijfsongeval betreft.  Maximaal aantal overuren p/w wel bedrijfsongeval. Hier leg je het aantal overuren per week vast, die van toepassing zijn voor het berekenen van de maximale compensatie die verstrekt mag worden, indien het wel een bedrijfsongeval betreft.  Van dit scherm is per 1-11-2024 het volgende veld verwijderd. Maximaal aantal overuren in berekening.   Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Loondoorbetaling bij ziekte Uitsplitsing (Transport) Aan dit scherm is per 1-11-2024 het volgende veld toegevoegd.  Bedrijfsongeval. Hier kun je vastleggen of het wel of niet een bedrijfsongeval betreft. Dit veld is alleen van belang als je onder de hierboven genoemde twee CAO’s valt.   De compensatie wordt volledig berekend, mits het geen geen bedrijfsongeval betreft. Bij een bedrijfsongeval wordt de compensatie gekort met de waarde die is vastgelegd in het veld Kortingspercentage overuren in berekening op bedrijfsniveau. Indien de berekende compensatie hoger is dan de maximale compensatie, dan wordt de compensatie afgetopt op de maximale compensatie.  Actie De regeling is per 1-11-2024 aangepast. Indien je gebruik maakt van deze afzonderlijke regeling dient u per 1-11-2024 op bedrijfsniveau de waarden vast te leggen die van toepassing zijn. Salarisdossier - Aantal weergegeven documenten van 1000 naar 250 Waarom In het salarisdossier kreeg je tot nu toe maximaal 1000 documenten te zien. Zo'n groot aantal documenten tonen zorgt ervoor dat het scherm te lang bezig is om alle regels op je scherm te tonen. Hoe Salarisdossier > Documenten Het maximaal aantal weer te geven documenten is gewijzigd naar 250. Daardoor komt de lijst met documenten nog sneller op je scherm te voorschijn en zul je de te zoeken resultaten sneller kunnen vinden. Actie Er is geen actie nodig.  Verwijderen payrollelementen voor contractindicaties Waarom Zoals in eerdere releases sessies aangegeven zullen we de komende tijd onnodige payrollelementen stopzetten. Deze worden soms onnodig bij medewerkers in dienst, maar ook bij medewerkers uitdienst nog berekend. In deze release hebben we onderstaande payroll elementen, die nergens meer voor gebruikt worden, stopgezet. Hoe Vanaf 01-11-2024 worden de volgende 3 payrollelementen niet meer berekend: Aangifte - Ind. arbeidsovk. onbep. tijd (t/m 2021) Aangifte - Ind. oproepovereenkomst (t/m 2021) Aangifte - Ind. schriftelijke arbeids ovk (t/m 2021) Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Routechecker.nl en routeberekening in HR Core geven kleine verschillen in berekening Melding In sommige gevallen komt HR Core met een andere uitkomst van de afstandsberekening dan de website. Dit heeft te maken met een klein afrondingsverschil. Op het moment dat de GEO coördinaten opgehaald worden en vertaald worden naar GPS coördinaten om de afstand op te halen zat een klein verschil tussen HR Core en de website.  Oplossing Met ingang van deze release is dit opgelost. Dit betekent dat bij nieuwe aanvragen het systeem de juiste afronding gebruikt wanneer de route wordt berekend. Actie Er is geen actie nodig. Wanneer je het met oude berekeningen niet eens bent kun je HR Core de route opnieuw laten berekenen door een vestiging, dan wel een wijziging op het adres van de werknemer te doen zodat de route berekening opnieuw gaat rekenen. Verpleegadres gegevens niet te wissen (6915271) (HR Core) Melding Het blijkt niet mogelijk de gegevens van een verpleegadres te wissen. Indien je dat probeerde krijg je een foutmelding dat een aantal velden verplicht zijn. Oplossing Medewerker > Ziekte > Verpleegadres Met ingang van deze release zijn er geen verplichte velden meer op het scherm. Hierdoor is het mogelijk geworden een opgeslagen verpleegadres te verwijden. Actie Er is geen actie nodig. Wanneer je alle gegevens van het verpleegadres wilt wissen kan dat vanaf nu. Aanlevering Pensioengegevens in UPA na uitdienst (6655378) (Payroll) Waarom Wanneer er nabetalingen gedaan werden aan medewerkers die uitdienst zijn en er was sprake van dat dit pensioengevend salaris is, dan werd dit niet aangeleverd in de uniforme pensioen aangifte. Dit kan voornamelijk voorkomen wanneer de variabele pensioenregelingen van toepassing zijn. Hoe Met ingang van 1-1-2024 is er een aanpassing gedaan die er voor zorgt dat bij nabetalingen na uitdienst de pensioengegevens via de uniforme pensioen aangifte aangeleverd worden. Uw actie Er is geen verdere actie nodig. Indien deze situatie zich voordoet zal in de volgende UPA aangifte deze correctie regels automatisch worden meegenomen. Berekening Loonheffing parttimer gedurende de periode in of uitdienst (6872550) (Payroll) Melding Indien een medewerker minder dan 5 dagen werkt en gedurende de periode in of uitdienst gaat, dan geldt de uitzondering dat de tijdvaktabel voor de loonheffingsberekening mag worden toegepast in plaats van de dagtabel. In sommige gevallen werd deze uitzondering niet goed toegepast in Payroll Business. Voor fulltimers, medewerkers die 5 dagen of meer werken geldt deze uitzondering niet en wordt in deze situatie de dagtabel toegepast. Oplossing Met ingangsdatum 01-11-2024 is de berekening aangepast, zodat de Loonheffing voor deze parttimers correct wordt berekend. Actie Er is geen actie nodig AOF loon bij uitkeringen (6961480) (Payroll) Melding Als er naast het normale loon ook nog doorbetaald uitkeringen van het UWV worden verloond, dan moeten deze worden ingericht in de Grondslag "Looncomponenten AWF uitkering / AOF uitkering". Deze inrichting zorgt ervoor dat dan de hoge premie voor AOF wordt berekend over deze looncomponenten. Bij nabetalingen over voorgaand jaar ging dit niet altijd goed en kon dit ook leiden tot berichten van de Belastingdienst. Oplossing Met ingangsdatum 01-12-2023 is de berekening aangepast, zodat de premie en grondslagen voor de AOF in deze situatie correct worden berekend. Actie Voor de betreffende medewerkers moet er worden herrekend vanaf 01-12-2023. Dubbele reservering in aangifte bij periodieke uitbetaling gratificatie en winstdeling (6972194) (Payroll) Melding Als bij Gratificatie of Winstdeling gekozen wordt om per periode uit te betalen wordt de reservering voor die periode verdubbeld in de payroll. Daarom is in de loonaangifte het element OpbAvwb  - Opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag ook te hoog, terwijl de uitbetaling OpnAvwb - Opname arbeidsvoorwaardenbedrag in die periode wel correct is.  Oplossing Dit is gecorrigeerd in deze release per 1 januari 2024. Na de berekening van november zal de opbouw vanaf januari gecorrigeerd zijn en zal een correctie worden opgenomen in de aangifte. Actie Als je na de berekening van november nog steeds een te hoge opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag ziet kan je een payroll berekening met terugwerkende kracht vanaf 1 januari inleggen. Fout in bepaling 30%-regeling (7034789 ) (Payroll) Melding Bij medewerkers die gekoppeld zijn aan de 30% regeling, variant Excl extraterritoriale kosten, waarbij een lager percentage dan 30% was opgegeven, werd in de oktober berekening toch 30% toegepast Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Dit was een fout in de code, waarbij altijd 30% werd toegepast en niet het opgegeven percentage; dit is in deze release opgelost. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Bij de berekening van november zal de berekening van oktober gecorrigeerd worden.    Pensioenaangiftes Keylane ( Payroll) Melding Omdat de pensioenaangifte met Keylane niet werkt met responsebestanden dient de aangifte voor Keylane direct na het verzenden op " goedgekeurd 'komen te staan. Tot nu toe bleef de aangifte op verzonden staan. Dit zorgde ervoor dat er voor een nieuwe periode geen aangifte beschikbaar kwam en deze status door YouServe aangepast diende te worden. Oplossing Vanaf deze release zal een aangifte die klaar is gezet voor Keylane om opgehaald te worden direct de status goedgekeurd krijgen in plaats van dat deze op verzonden bleef staan. Actie Er is geen actie nodig.  

HR Core/Payroll Business - Release op zaterdag 28 september 2024   Op zaterdagochtend 28 september 2024 brengen wij de oktober release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.   English: On Saturday morning, September 28, 2024, we will release the October release of HR Core and Payroll Business to production. As a result, our application will be temporarily unavailable.

Na de introductie van het nieuwe YouServe logo met passende huisstijl zijn we druk bezig om onze producten stap voor stap te 'rebranden' naar de nieuwe YouServe styling en kleuren.   Het product Digitaal Onboarden is vanaf maandag 30 september 2024 beschikbaar in de nieuwe styling. De functionaliteit van de applicatie is niet veranderd en de applicatie werkt zoals je gewend bent.   Hieronder zie je 2 afbeeldingen van de huidige/oude en de nieuwe styling.   Oude/huidige styling   Nieuwe styling    

9 september 2024 Geblokkeerde gebruikers kunnen toegang krijgen tot Self Service (Change 6838414) Voorheen konden geblokkeerde (inactieve) gebruikersaccounts nog steeds toegang krijgen tot Self Service door een gekopieerde URL te gebruiken. Dit probleem is nu opgelost. Geblokkeerde accounts kunnen Self Service niet meer inkomen. In plaats daarvan ontvangen ze het bericht: "Geen toegang."      ENGLISH TRANSLATION September 9th 2024 Blocked Users Access to Self Service (Change 6838414) Previously, blocked (inactive) user accounts could still access Self Service by using a copied URL. This issue has now been resolved. Blocked accounts can no longer enter Self Service. Instead, they will receive the appropriate message: “No access.”

Solved message Remove GDPR - not all selected employees were removed (5378624) Message Workflows > Outflow > Erase person data (GDPR) Not all employees selected in the Erase personal data (GDPR) screen were actually removed. If an employee had lived partly abroad during his employment, the removal process did not go well. When anonymizing the data, data such as zip code is converted into a non traceable zip code. However, this went wrong with the combination outside the Netherlands. The employee then no longer appeared in the list of employees to be selected, but was not removed. Solution We have solved this by writing the Country back to the Netherlands, so that anonymizing the zip code corresponds with the country again. As a result, this data will also be anonymized correctly and the employee will be deleted. Action  No specific action is required. From this release onwards, the removal will still take place. For new situations as described above, removal will take place correctly from now on.  

Solved message Collective leave assigned to employee without leave scheme (4773615) Employee > Leave > Taken leave Settings > Leave > Collective leave Message  When granting collective leave, a day of leave was also granted to employees who were not linked to a leave scheme. Solution This has been resolved from release 2023-12. When entering collective leave in HR Core Business, no leave will be granted to employees who are not linked to a leave scheme. Action If in your organization an employee without a leave scheme has been granted a collective leave day, this can be restored in two ways:  By deleting and re-entering the collective leave day via Settings > Leave > Collective leave  OR By removing the relevant leave request from the employees in question via Employee > Leave > Taken leave  

Solved messages Erase person data (GDPR) (change 4662244) Message In the Erase person data (GDPR) screen, a certain employee wasn't included in the list, even though this employee has been out of service for 7 years. Solution The system is working correctly. In the Erase person data (GDPR) screen, you see the employees who, based on the current date, have been out of service for 7 years AND for which it also applies that it has been 7 calendar years since the employee received a salary specification. An employee who left employment on January 1, 2016 and for whom there was still a payroll processing in January 2016, can therefore only be removed in January 2024. We have clarified this in the help text:   In the Erase person data (GDPR) screen, you see the employees who, based on the current date, have not been employed in the last 7 years AND have not received a pay slip after this time. Employees who have received a pay slip in the past 7 years are not shown in this screen.   In het scherm Wissen persoonsgegevens (AVG) zie je de medewerkers die op basis van de huidige datum in de laatste 7 jaar niet meer in dienst zijn EN na deze tijd geen loonstrook meer hebben ontvangen. Medewerkers die de afgelopen 7 jaar nog wel een loonstrook hebben ontvangen, staan niet in dit scherm.     Veld Toelichting Reference date Peildatum Based on the reference date, the employees you see in the screen have been out of service for 7 years or more and have not received any salary processing for 7 years. Adjusting the reference date does not affect the employees to be removed because the system always looks at today's date. De medewerkers die je in het scherm ziet, zijn op basis van de peildatum 7 jaar of langer uit dienst en hebben gedurende 7 jaar geen salarisverwerking meer gehad. Het aanpassen van de peildatum heeft geen invloed op de te verwijderen medewerkers omdat het systeem altijd kijkt naar de datum van vandaag. Action No action is required. Various elements not available in HR Self Service (change 4632228) Message  Various elements were not available in HR Self Service. Solution Because some elements in HR Core Business did not make it through to HR Self Service, we added the missing elements so that they become available in HR Self Service. Action In HR Core Business, a mutation must have been entered for an employee for the relevant elements. After night processing, these elements will be visible in HR Self Service the next day.  

New 1. Start active signaling for preprocessing and/or post-processing Why Active signaling in HR Core Business is often used to manage a workflow in HR Self Service (HRSS). In some cases, the employee is required to perform an action, or a document may be uploaded to the employee’s personnel file for notification purposes.    In this workflow, you can use preprocessing and/or post-processing to retrieve certain values. Unfortunately, this did not function correctly if the workflow was initiated by active signaling. This resulted in the need for additional manual work in HR Self Service. We have therefore added a feature in HR Core Business to ensure that the preprocessing and/or post-processing functions do work, provided that you set up the signal in HR Core Business correctly. How Settings > Active Signalling > Define Alert > Recipients tab Under the tab Recipients, we have added the option HRSS workflow with action before/after to the list for Type. Now when you create a signal by selecting this option, it will ensure that preprocessing and/or post-processing in HR Self Service functions correctly. Action If you want to use the preprocessing and/or post-processing feature, make sure the signal is set up correctly. Modified and improved 2. Block collective leave in HR Self Service Why In HR Core Business it is possible to grant collective leave. All employees are then granted leave on the same day, which is deducted from their statutory leave entitlement. There are occasions when an employee cannot take advantage of collective leave, due to urgent work that must be performed, for example. This collective leave could be blocked using the special feature in HR Core Business. This was not yet possible in HR Self Service. We have therefore included a feature enabling you to block collective leave for an employee in HR Self Service also from release 2023-06.    However, this process did not work quite correctly if you wanted to unblock the blocked collective leave again. As of 2023-07, we have ensured that this process also works properly.  How HR Self Service > Leave > Cancel leave > Authorization HR Core Business > Leave Request In HR Self Service, the employee can use the workflow Cancel leave  to block collective leave. Once you have clicked the Cancel leave tile, the processed leave requests are shown. Click the icon  at the end of the collective leave line, then click submit. This will not delete the collective leave, but only block it so that the collective leave hours are not deducted from the employee’s remaining leave. In HR Core Business, once the change has been processed you will see that the leave request still exists but is blocked. In HR Self Service, the collective leave will no longer be displayed for that employee.   In exceptional cases, collective leave that was previously blocked may be blocked again if it turns out that the employee does not need to work on the collective day off after all. It is then no longer possible to unblock this in HR Self Service. You can unblock it in HR Core Business, after which we forward the collective leave to HR Self Service with the correct number of hours. This way, HR Self Service can show the collective leave again in the leave / occupation overview and the leave appears again in the Leave Withdrawal process. Action No action is required. 3. Consulting and changing employee data from before 1-1-2017 Why? The layout of some screens in the Employee menu was improved last year. The start date for the new version of those screens was set at 1-1-2017. However, in specific cases it may sometimes be necessary to access or modify certain employee data from before 2017. We have therefore incorporated this option as of this release. How In the screens listed below, accessed from the Employee menu, you can now change the reference date to go back as far as January 1, 2010 as opposed to January 1, 2017: Employee > Employees Employee > Identity Employment Relationship > Employment Relationship Contract > Employment contract Action No action is required. Solved Messages 4. New employees not visible in Raet Performance (4524414) Message If an employee was hired with a start date in the future, this information was not always available in Raet Performance.  Solution From now on, the employee’s details will be resent to the Portal on their start date and from there this data will be presented to Raet Performance again. Action Management > Data exchange > Redeliver other (Employee) If employees whose start date has already passed are still missing in Raet Performance, you can send this data manually using Resend other (Employee).  5. Search returned no results when reference date was manually modified (4647246) Message Employee > Curriculum Vitae > Additional CV Data / Experience / Knowledge / Education When you manually modified the reference date in the screens of the Curriculum Vitae menu, the search function did not work correctly. The green bar with the filter data including Employee and Employee code disappeared, the screen remained blank and no search results appeared. If the calendar  was used to modify the reference date, the correct search results did appear. Solution As of the July release, this issue has been resolved: you will see the correct search results even if you manually modify the reference date. Action No action is required.  

New 1.  Overview Selection properties HR added to report Overview HR Configuration Why In HR Core Business, you can enter the data elements needed for Data as a service. This API only passes on those data elements by entity and file name that are configured in HR Core Business. If you want to see how this configuration looks, you can create the overview Selection properties HR using the report Overview HR Configuration. The tab Selection properties HR is then added to the Overview HR Configuration, with an overview of the HR selection property Data feed. There, you can see the selected data elements for each entity and possibly also the file name to which these data elements should be assigned. The file name in HR Core Business is ‘group attribute’. How Reports > Settings > Overview HR Configuration You can request the Overview Selection properties HR as follows: Open the Overview HR Configuration screen. Make sure a check is placed next to the option Selection properties HR and click Create Report. The Excel file containing the overview can be found in My Reports. The overview lists all the entities and data elements entered using Settings > Data entry > Selection property HR. Action Settings > Data entry > Selection property HR Reports > Settings > Overview HR configuration The screen Selection Property HR can be used if you want to use the feature for entering HR selection properties. You can then view this configuration in the report Overview HR configuration, tab Selection properties HR. 2.  New screen Taken leave in calendar form Why In HR Core Business, you keep records of every employee with a leave scheme and who can take leave. A new screen Taken leave has now been added next to the screen Remaining leave, where you can see the leave status. This shows in calendar form when the employee took leave, and for how many hours (or units). It also displays the number of hours taken according to leave type as well as an overview of leave requests. How Employee > Leave > Taken leave The screen Taken leave shows an employee’s approved taken leave for the selected leave year. The screen consists of the following sections: Calendar This shows the number of hours taken according to leave type by month and day. Colors in the calendar: Blue = public holiday. If hours are booked on that day, this section is simply colored white. Light gray = weekend Dark gray = days not in the month, e.g. February from the 28th or 29th. Taken hours This shows the total number of hours taken according to leave type. Leave request An overview of all leave requests, showing for each leave request whether the hours taken are broken down according to different leave types. The following information is shown for each leave type for which hours have been deducted: The date of the leave request, the status, whether the leave type was automatically deducted, whether it is collective leave Start and end dates: the first and last days of a leave type for which leave is taken in the leave request. Note: the screen Remaining leave shows also a start date and end date for the leave request; these are the start and end dates of the leave request. Hours: total number of leave hours per day of the leave type. Where leave hours are booked automatically, this may be a fraction. Reason for leave: if a reason was given in the leave request, it is shown here. Action No action is required. 3.  Block collective leave in HR Self Service Why In HR Core Business it is possible to grant collective leave. All employees are then granted leave on the same day, which is deducted from their statutory leave entitlement. There are occasions when an employee cannot take advantage of collective leave, due to urgent work that must be performed, for example. This collective leave could be blocked using the special feature in HR Core Business. This was not yet possible in HR Self Service. We have therefore included a feature enabling you to block collective leave for an employee in HR Self Service also from release 2023-06.  How HR Self Service > Leave > Cancel leave > Authorization HR Core Business > Leave Request In HR Self Service, the employee can use the workflow Cancel leave to block collective leave. Once you have clicked the Cancel leave tile, the processed leave requests are shown. Click the  icon at the end of the collective leave line, then click submit. This will not delete the collective leave, but only block it so that the collective leave hours are not deducted from the employee’s remaining leave. In HR Core Business, once the change has been processed you will see that the leave request still exists but is blocked. In HR Self Service, the collective leave will no longer be displayed for that employee. Note! In exceptional cases, collective leave that was previously blocked may be blocked again if it turns out that the employee does not need to work on the collective day off after all. It is then no longer possible to unblock this in HR Self Service. In HR Core Business, it is possible to unblock the collective leave again, although this may not be passed on correctly in HR Self Service. We therefore advise you not to perform this action. In a future release, we will ensure that unblocking collective leave also is properly passed on to HR Self Service. Action No action is required. Modified and Improved 4.  Selection property HR Why In the screen Selection property HR, you can enter which data elements with group attributes are required for the ‘Data as a Service’ service. We have now ensured that a data element can appear multiple times within an entity, but with a different group attribute. This allows you to include in the end result (the CSV files) the data element 24 Last name in multiple output files, for example. How Settings > Data entry > Selection property HR Open the screen Selection property HR. Add If you want to add the data element 24 Last name (again), for example, click Find element. Then select the desired entity, for example Employee. Select the data element 24 Last name, select the desired Group attribute, and click Save, followed by Close. Modify If you want to modify the group attribute of the data element 24 Last name, click the   Modify icon. In the search screen, select the desired Group attribute from the list and click Save, followed by Close. Action If necessary, check the configuration.  

Gebruikers die in Mijn YouServe inloggen met een @onyouforce.com account zien vanaf donderdag 1 augustus 2024 een popup met de mededeling dat ze vanaf dinsdag 3 september 2024 hun bestaande account moeten invoeren en daarbij onyouforce.com vervangen door onyouserve.nl. Gebruikers kunnen dit bericht als gelezen aanvinken en daarmee vermijden dat het bericht na elke aanmelding verschijnt .    Kennisartikel hier beschikbaar

Nieuw  Salarisdossier - Notities  Waarom  In het oude salarisdossier was het mogelijk om notities ("gele briefjes") toe te voegen aan een document. Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar in het nieuwe dossier. Hoe  Salarisdossier > Documenten > tabblad Weergave Via het plusteken rechtsboven in het scherm kun je notities toevoegen. Hierbij is het nodig om een 1 document geopend te hebben in de weergave. Bij het opslaan kun je aangeven of een notitie alleen voor jou bedoeld is of dat andere professional gebruikers van het dossier de notities ook mogen zien.  Als je een notitie openbaar maakt, blijf jij de eigenaar. Andere gebruikers kunnen de notitie niet wijzigen of verwijderen. Een notitie bij een medewerker document zal nooit getoond worden in de YourServe App of in het medewerker portaal. Salarisdossier > Documenten > tabblad Filter Via de nieuwe optie Met notities kun je gericht naar zoeken naar documenten waar eerder een notitie aan is toegevoegd. Kies in dat geval Ja en vervolgens op het tabblad Resultaten. Salarisdossier > Documenten > tabblad Resultaat Als het notitie-symbool    bij een document wordt getoond, zijn er notities beschikbaar. Actie  Er is geen actie nodig. Rapport CO2 Rapport Jaaraantallen Waarom  Wanneer je de CO2 registratie in Payroll Business vastlegt, moet je dit in 2025 rapporteren. Om dit op een juiste manier te rapporteren is er door het Ministerie een voorbeeld gedeeld hoe deze aantallen moeten worden getoond in het rapport. Om hieraan te kunnen voldoen is dit rapport gemaakt. Hoe  Rapporten > Controle > CO2 Rapport Jaaraantallen Via dit rapport worden de totalen per Kamer van Koophandel nummer getoond in de kolommen zoals deze zijn voorgeschreven door het Ministerie. In de online help staat een complete uitleg hoe het rapport is opgebouwd en wat je in welke kolom kan terugvinden. Actie  Wanneer je in 2024 de CO2 registratie hebt vastgelegd in Payroll Business kun je dit rapport draaien om de registratie te controleren, om in 2025 aangifte te doen. Rapport Overzicht vervallen verlofrechten (HR Core) Waarom Op verzoek klanten is er een nieuw rapport ontwikkeld om een overzicht te geven van vervallen verlofrechten per medewerker. Dit rapport biedt meer inzicht in de verlofrechten per verlofsoort die reeds zijn vervallen in het huidige jaar of die zullen vervallen vanaf de opgegeven peildatum. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht vervallen verlofrechten. Het nieuwe rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Wanneer het rapport op bedrijfsniveau wordt opgevraagd, kunnen één of meer medewerkers worden geselecteerd om over te rapporteren. Als er geen medewerker is geselecteerd, worden alle medewerkers getoond. Daarnaast kan er ook een selectie worden gemaakt op verlofsoorten. Indien er geen keuze wordt gemaakt, worden alle verlofsoorten getoond. Bij een opvraag op klantniveau dient te worden gekozen over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Actie Wanneer je een overzicht wilt krijgen van de verlofsaldo's die komen te vervallen bij medewerkers, kun je dit rapport gebruiken. Let op, er moet een verlofjaar aanwezig zijn, voor de peildatum die wordt opgegeven. Het rapport wordt toegevoegd aan de gebruikersprofielen die door Visma YouServe worden onderhouden. Maak je gebruik van een ander profiel, dan moet het rapport nog aan dat profiel worden toegevoegd. Rapport Aansluiting Payroll/Loonaangifte (Payroll) Waarom  Om snel een aansluiting te maken tussen de payroll resultaten en de loonaangifte is er een grote behoefte aan een geautomatiseerd rapport. Tot nu toe was het nodig om een aansluiting te maken door diverse rapportages zelf te draaien en deze te vergelijken met de klaargezette Loonaangifte. Dit kost elke maand enorm veel tijd en is foutgevoelig wanneer handmatig zaken moeten worden berekend. Om dit proces vanuit te ondersteunen is er vanaf nu een rapport beschikbaar waarin je direct kunt zien of de Loonaangifte aansluit met de Payroll. Hoe  Loonaangifte > Rapporten > Aansluiting Payroll/Loonaangifte Via dit rapport worden de totalen van alle bedrijven behorende bij de onderneming opgehaald vanuit de rapportages "Afrekenmatrix Werknemer" en "Afrekenmatrix Werkgever" en worden deze vergeleken met het rapport "Aangifte Afdracht en Totalen" In het rapport zie je een 3-tal blokken: 1) Verschillen: hierbij wordt per periode een vergelijk gedaan op aangifte element tussen de Afrekenmatrix en de aangifte 2) Loonaangifte Totalen en Afdrachten: Hierin worden alle bedragen per periode getoond zoals ook in het PDF document per bladzijde worden weergegeven. Voor correctie periodes gaat het hier om de kolom verschil. 3) Afrekenmatrix MW + WG origineel: Hierin worden alle totalen getoond vanuit de afrekenmatrix medewerker en werkgever. Actie  Je kunt nu dit rapport gebruiken om de aansluiting te maken tussen de payroll resultaten en de aangifte. Hiermee kun je snel boordelen of het bestand klaar is om in te zenden. Gewijzigd en verbeterd Rapport Toetsingsplicht Co2 Waarom  Het rapport was tot deze release alleen te draaien met de keus om een jaartal op te geven, waarbij het systeem altijd de eerste dag van het opgegeven jaar gebruikt om de data op te halen. De wens vanuit klanten en consultants was om het jaartal te veranderen in een peildatum zodat het rapport ook eventueel te gebruiken kan worden voor toetsing voor de Enquête. Hoe  Rapporten > Personeelsmanagent > Toetsingsplicht Co2 Het keuzeveld "jaartal" is vervangen door het keuzeveld "peildatum". Actie Wanneer je het rapport wilt gebruiken om de toets te doen of je aangifteplichtig bent voor de CO2 dan moet je de peildatum altijd op de eerste van het jaar vullen. Als je dit rapport voor andere doeleinden wilt gebruiken kun je ook voor een andere peildatum kiezen. Wijziging schermen t.b.v. YouServe Toegang Waarom Er zijn in de afgelopen maanden een aantal nieuwe velden aangemaakt ten behoeve van het toegangsbeheer. Dit zijn informatieve velden waarbij je kan aflezen welke indicaties werknemers hebben en of hij/zij met deze indicaties ook als werknemer richting het portaal zal worden gestuurd. Om ervoor te zorgen dat je in de toekomst niet al deze velden van verschillende schermen moet gaan opzoeken hebben we besloten om deze velden weg te halen van de huidige schermen en deze samen te voegen op èèn nieuw scherm. Zo kun je straks sneller en makkelijker alles opzoeken. Hoe Medewerker > Arbeidsrelatie > YouServe toegang  We hebben onderstaande velden op dit nieuwe scherm toegevoegd. In de 2e kolom hebben we aangegeven wat het vorige scherm was waar deze velden op stonden.   Leesveld op nieuw scherm Verplaatst vanaf scherm E-mail adres (Zakelijk) Extra veld voor alleen raadplegen E-mail adres (prive) Extra veld voor alleen raadplegen E-Mail adres Login Scherm Adresgegevens Arbeidsrelatie status Scherm Arbeidsrelatie Arbeidsrelatie Soort Scherm Arbeidsrelatie Medewerker toegangs sleutel Scherm Identiteit Type Medewerker Extra veld voor alleen raadplegen Actie Er is geen actie nodig. Overzicht uitdiensttredingen (HR Core) Waarom  In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, het Overzicht uitdiensttredingen rapport, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.   In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd. Hoe  Rapporten > Personeelsmanagent > Overzicht uitdiensttredingen Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de Begin- of Einddatum. Actie Het rapport overzicht uitdiensttredingen opvragen Ad-hoc rapportage verbeteringen Waarom  In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, de Ad-hoc rapportage, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.   In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd. Hoe  Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de peildatum. Actie Het rapport overzicht uitdiensttreding opvragen HR inrichtingen Rapport (HR Core) Waarom  Bij de rapporten die geselecteerd kunnen worden onder HR inrichtingen is een kleine aanpassing doorgevoerd. De kolommen in het rapport 'Start' en 'Eind' zijn hernoemd naar 'Begindatum' en 'Einddatum'. Hiermee is de benaming duidelijker. Hoe  Rapporten > Instellingen > HR inrichting  Een aanpassing doorgevoerd, zodat 'Start' is gewijzigd naar 'Begindatum' en 'Eind' is gewijzigd naar 'Einddatum'.  Actie Rapporten binnen HR inrichting opvragen Niet doorgeven van enkele pensioengegevens bij geen premie (Payroll)  Waarom Als een excedentregeling (pensioen over salaris boven de basisregeling) gekoppeld is aan een medewerker terwijl die medewerker onder het minimumsalaris verdient voor die excedentregeling dan werden er toch regeling gegevens doorgegeven in de UPA aangifte. Je moet dan die regeling verwijderen bij de medewerker om dat te voorkomen. Als de excedentregeling in het arbeidsvoorwaardencluster zit en automatisch aan een medewerker gekoppeld wordt zorgt dat voor handmatige acties. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Vanaf januari 2025 wordt voor de volgende regelingkenmerken het regelingblok niet meer doorgegeven in de UPA aangifte als er geen premie berekend is: U0393-1002 (PMT) U0711-1001 (ASR) Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Aansturen voor het verbergen van een Organisatorische eenheid vanuit HR Core (HR Core) Waarom Op 2 december 2024 zal het ophalen van de gegevens voor OrgSight op een andere manier plaatsvinden. De uitkomst blijft hetzelfde. Omdat we streven naar zoveel mogelijk centralisatie binnen één bronsysteem, is ook de inrichting voor het verbergen van een OE overgezet naar Core. Tot nu toe werd deze instelling binnen OrgSight zelf beheerd. Vanaf deze release dient de inrichting binnen Core te gebeuren, zodat Core het bronsysteem blijft. Hoe Instellingen > Formatie en Organisatie > Organisatorische eenheden > Open een Organisatorische eenheid Het veld 'Verbergen in Orgsight (inclusief onderliggende)' is toegevoegd op de pagina. Indien een OE niet getoond mag worden binnen Orgsight dient dit veld op Ja gezet te worden.  Let op! Indien een OE wordt uitgesloten, worden automatisch ook alle onderliggende OE's uitgesloten. Het is niet mogelijk om een onderliggende OE wel te tonen, terwijl een bovenliggende is uitgesloten. Actie Indien er op dit moment Organisatorische Eenheden worden uitgesloten in OrgSight, zullen wij op 2 december deze inrichting overzetten naar Core.  Opgeloste meldingen Geboortenaam op notificatiemail strook voor emailnotificaties (7163517) (HOTFIX 07-11-2024) Melding  Bij het versturen van de nieuwe notificaties vanuit het nieuwe dossier was per abuis de geboortenaam opgenomen in de aanhef in plaats van de opgemaakte naam.  Oplossing We hebben dit probleem opgelost met een fix op 7-11-2024 zodat vanaf nu weer altijd de opgemaakte naam in de notificatie wordt meegenomen en niet de geboortenaam. Actie Er is geen actie nodig, alle nieuwe mails krijgen de juiste aanhef mee.   Geen Export journaalpost zichtbaar met Extentie .txt (7008640) (Payroll) Melding  Wanneer er een export journaalpost wordt gedraaid en deze heeft de extentie .txt dan is er een probleem en wordt deze niet aangemaakt getoond in "mijn rapporten". Oplossing We hebben dit met ingang van de release van december opgelost. Actie Voor nieuwe journaalposten vanaf deze release zal deze weer verschijnen in mijn rapporten. Mocht je nog journaalpost export bestanden nodig hebben van eerdere maanden dan kun je deze journaalposten opnieuw draaien en dan zullen ook deze in mijn rapporten te zien zijn. Loonaangifte Knelpunten ernstige aard komt niet door vanuit de Payroll (7008728) ( Payroll) Melding Wanneer er een eindheffing is ingevuld in de arbeidsvoorwaarde Eindheffing bij een medewerker dan komt deze niet door in de Loonaangifte. Hierdoor diende je in de loonaangifte zelf nog een keer het totaalbedrag vullen. Oplossing Vanaf de huidige release is dit opgelost. Wanneer er een eindheffing wordt gevuld in de arbeidsvoorwaarde Eindheffing wordt deze overgenomen in de desbetreffende loonaangifte. Actie Voor nieuwe gevallen is er geen actie nodig. De loonaangifte pakt vanaf deze release de bedragen over vanuit de arbeidsvoorwaarden. Wanneer je voor deze release zaken handmatig hebt ingevuld in de aangifte vanwege dit probleem dan dien je deze bedragen te verwijderen, omdat ze anders dubbel worden opgepakt. Vanuit zowel de aangifte als de arbeidsvoorwaarden. Jubileumuitkering pro rato bij uitdienst (7022703) ( Payroll) Melding Wanneer een medewerker gedurende de periode uitdienst werd gemeld en er is sprake van een Jubileumuitkering, dan werd de grondslag voor de jubileumuitkering pro-rato werkdagen indienst berekend. Oplossing Vanaf ingangsdatum 01-01-2025 is dit opgelost, als een medewerker gedurende de periode uitdienst wordt gemeld, dan wordt de jubileumuitkering bepaald op basis van de grondslag van de vorige (volledige) periode. Actie Er is geen actie nodig. Terugdraaien afgekeurde loonstroken verkeerd weergegeven in Importverslag (7115286) ( Payroll) Melding Wanneer je in eerste instantie een loonstrook voor een specifieke medewerker afkeurt, worden het aantal afkeurde stroken ook getoond in een aparte kolom bij het importverslag. Wanneer je de afkeuring ongedaan maakt gaat dit goed bij het rapport zelf, echter op het Importverslag blijft het systeem de aantallen weergeven die waren afgekeurd. Oplossing Salarisdossier > Beheer > Importverslag > Tabblad Resultaten Vanaf de huidige release is dit opgelost. Wanneer je de afkeuring ongedaan maakt zal het aantal afgekeurde documenten in het scherm "Importverslag" de juiste waarden weergeven. Dit is terug te vinden in het tabblad "Resultaten" Actie Er is geen actie nodig. Het systeem laat vanaf nu als je documenten afkeurt de juiste tellingen zien bij Importverslag. Als je nog verkeerde tellingen ziet bij oude importverslagen kun je, om deze goed te krijgen, een willekeurig document afkeuren en vervolgens weer niet-afkeuren. De telling in het importverslag wordt dan alsnog goed bijgewerkt.  

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe. Zaterdag 30 november 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's