Releases YouServe

Notifications Unique Personal ID (UPI) Unique persons must be identifiable in interface applications, including Medical Leave Management and Talent Management. That is why in future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory. By means of this UPI (copied) employees can be linked. Mandatory use of the UPI will be implemented in phases: Phase 1 Checking the UPI’s uniqueness. Refer to the Checking the Unique Personal ID’s uniqueness section in these Release Notes. Phase 2 Option to enable auto-population of the UPI field of new employees with the employee code. Phase 3 The ability to update existing employees with the employee code (individually and through import) when the option to populate the UPI field with the employee code has been enabled. The new Update UPI field will be introduced for this purpose. Phase 4 Final phase for unspecified UPIs and mandatory use of UPIs. We will keep you informed about the progress through the Release Notes. New Request for supplementary childbirth leave when registering the child Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) an employee may opt to take 5x the number of contract hours in supplementary childbirth leave. This request always concerns whole weeks. As of this release the requested number of weeks of childbirth leave can be specified when registering the child. How Settings > General > HR parameters To enable automatic generation of the extra individual leave entitlement to supplementary childbirth leave, the type of leave to be used must be specified in the Verlofsoort aanv. geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) field in the HR parameters screen. Employee > Employee > Child data As of July 1, 2020 the Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) (Supplementary childbirth leave request (weeks)) field has been added to the Child data screen. Here the number of requested weeks of supplementary childbirth leave must be specified in whole weeks. 5 weeks at most can be requested. The relevant child data of the child for which supplementary childbirth leave is requested can also be specified. Due date of birth in the future: as of this release a due date of birth in the future can be specified. The date must be updated when the actual date of birth differs. The description of the generated supplementary childbirth leave contains the child’s name and date of birth, so it is easy to see to which child the leave applies. GDPR and registration of the child’s name: the GDPR, however, stipulates that the child’s name may only be registered when the parent has given explicit consent to do so. That is why a description instead of the child’s name is registered. Generating extra individual leave entitlement: when the data has been registered and stored, an extra individual leave entitlement is generated automatically. Note: it may take a few minutes before the extra individual leave entitlement has been generated. Employee > Time off > Extra individual entitlement When the child data and the requested number of weeks of supplementary childbirth leave have been specified, the extra individual leave entitlement is generated automatically. This leave entitlement has an entry date that matches the child’s date of birth. The number of hours is the requested number of weeks of leave x contract hours per week. The expiration date is entered automatically and is 6 months after the date of birth. Your action Add the supplementary childbirth leave type to the time off policies and link it to the supplementary childbirth leave through the HR parameters as described above. New function - GDPR - delete employee Why The GDPR stipulates that it must be possible to delete employees after the retention obligation has expired. As of this release a function for removing the personal data of employees has been included in HR Core Business.  How Employee > Employee >AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) As of this release the Employee option in the Employee menu includes the AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) function. When the screen is opened, employees who have left employment more than 7 years ago are displayed. The list can be filtered by employee name. Mark the employees whose personal data should be deleted and click the Delete button. Persons whose data has been deleted only have the GDPR removed, xx. description. Note: employees cannot be undeleted. The data is deleted from the database as well and cannot be retrieved. In the Extended Transaction Report, these removed employees are included with the description AVG removed, x (AVG verwijderd, x) and the Value AVG removed. (Waarde AVG verwijderd) Personal data is no longer available for employees who have been removed via AVG Delete employee, so that it is not possible to trace which employees are involved. It is important to realize that the removal of an employee via the AVG delete employee function is considered a change to the employee data. This ensures that adjacent applications are informed about the removal of the employee, see also the example below. If you request changed data after removal via an interface or reports, it may be that employees who have been out of service for 7 years are again included in a selection, because there has been a change in the employee data, namely that the status of GDPR Deleted is active. This obviously does not apply if the selection only contains active employees. Example Employee J. Janssen, personnel number 100, has been out of service for 7 years. His data has been deleted via GDPR delete employee (AVG verwijderen medewerker). With this delete action, the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) is created in the background and filled with the value Masked (Gemaskeerd). As a result in the mutation report (Mutatieverslag (uitgebreid)) you will see the employee as AVG Deleted (AVG verwijderd). Suppose a customer uses its own interface, which requests all employees whose data has been changed. Because the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) has been created and has the value Masked (Gemaskeerd), former employee J. Jansen, personnel number 100, is sent to the interface as employee x. AVG Deleted (x. AVG Verwijderd). Your action If adjacent systems use HR Core data, it may be that the deleted employee, including the deleted data, is sent again to this system. It may therefore be necessary to adjust these systems before using the new functionality for deleting personal data. Modified and Improved Checking the Unique Personal ID’s uniqueness Why In future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory in order to identify persons in interface applications such as Medical Leave Management and Talent Management. Refer to Unique Personal ID (UPI) at the beginning of these Release Notes. As of this release the uniqueness of the Unique Personal ID will be checked. How Employee > Employee > Employees When a new Unique Personal ID is specified in the Employee screen, the uniqueness of the value entered in the field will be checked. When it matches an existing value of the client, an error message will be displayed when the last name and date of birth of the employee do not match. Your action Ensure the UPI is unique to each person, i.e. employee and the same (copied) employee across companies. An employee is considered to be the same single person when the last name and date of birth are identical. Exporting time off requests Why The Time off request screen was modified in 2019 to improve filter options and performance. It was no longer possible to export time off requests. However, clients have indicated they require the export function. That is why as of this release it is possible to export time off requests again.  How Employee > Time off > Time off request The Export button is again available in the Time off request screen (bottom right). When this button is clicked, the file type can be specified at the top of the screen, and whether all pages should be exported. Your action No action is required. Solved Messages Name of organizational unit incorrectly displayed in OrgSight Message When searching for an organizational unit in OrgSight, the name was incorrectly displayed. When the organizational unit was selected, the name sometimes included a strange symbol. This was due to the fact that special characters such as the ampersand (&) were mistakenly interpreted as HTML code. Solution This problem has been resolved: as of this release the names of organizational units are displayed correctly. Your action No action is required. Publishing Date : 5/25/2020

De releases van zaterdag 29 januari zijn afgerond. Alle applicaties zijn weer beschikbaar.

Mededelingen Online release sessies  Diverse klanten hebben ons gevraagd om naast de release notes een online release sessie te organiseren, waarin wij de aanpassingen van de betreffende release nader toelichten. Wij geven hieraan graag gehoor. Zoals reeds in de release notes van februari aangegeven, starten we als pilot in de week na de release een kennissessie van één uur, waarin we de belangrijkste zaken uit de release nader toelichten. Tijdens de sessie besteden we extra aandacht aan de zaken waarvoor je actie moet ondernemen om gewijzigde of nieuwe functionaliteit juist en volledig te gaan gebruiken. Hiermee hopen we de release notes en de acties die bij bepaalde onderwerpen zijn vermeld te verduidelijken. De eerste release sessie zal plaats vinden op dinsdag 2 maart om 14.00 uur. Als je hieraan wilt deelnemen, kun je je aanmelden via de Evenementenkalender van Payroll Business. Nieuwe interface 'Loonstroken naar Dynamic Payslip' nog niet actief  We zijn bezig met functionaliteit te maken zodat je dynamische loonstroken kunt aanbieden aan je medewerkers. Op dit moment zie je in het scherm Beheer - gegevensuitwisseling - interfaces de nieuwe interface 'Loonstroken naar Dynamic Payslip' al staan. Deze nieuwe interface wordt echter alleen getoond en is nog niet beschikbaar. In de volgende release zullen wij meer uitleg hierover geven.  Opgeloste meldingen UPI’s kunnen niet worden ingelezen (2486778) Melding  We hebben geconstateerd dat in sommige situaties de UPI niet ingelezen kan worden als bij een medewerker twee geboortedatums in het systeem voorkomen. Dit wordt veroorzaakt door een aanpassing van een geboortedatum per andere peildatum. Voor elke geboortedatum wordt ook een pensioendatum berekend en dit veroorzaakte een foutmelding. Oplossing Vanaf de maart release is de code aangepast waardoor UPI's worden ingelezen zonder dat hierbij een foutmelding wordt getoond. Mocht er toch 2 (afwijkende) geboortedatums zijn voor 1 medewerker, dan worden deze datums gekopieerd naar de persoon in chronologische tijdvolgorde. Actie Er is geen actie nodig. Verlof over jaargrens met invoering Wet Wieg (2179372) Melding  Als je aanvullend geboorteverlof over 2 kalenderjaren wilt opnemen is dit niet mogelijk omdat het systeem aangeeft dat er onvoldoende saldo is. Oplossing Na de release van maart is het mogelijk om aanvullend geboorteverlof over de jaargrens heen op te nemen. Actie Als het aanvullende geboorteverlof over de jaargrens nog niet is aangevraagd, dan kan je dit nu wel indienen. Anders is er verder geen actie nodig.  Contactpersoon 2 wordt niet verwijderd (2441425) Melding Indien er vanuit Self Service werd doorgegeven dat er 2 contactpersonen verwijderd moesten worden bij de medewerker leverde dit een uitgevallen mutatie op.  Oplossing Na de maart release zal de mutaties voor het verwijderen van een tweede contactpersoon correct worden verwerkt en niet meer in de uitval terechtkomen.  Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 2/19/2021

Dit document bevat een beschrijving van nieuwe functionaliteiten en verbeteringen in deze release. De wijzigingen komen deels voort uit meldingen van onze klanten. Waar het relevant is, verwijzen wij met een nummer naar ons interne systeem waarin wij meldingen van klanten (change …..) registreren. Nieuw (Her)indiensttreding (Her)indiensttreding is een speciale functie die het proces voor (her)indienstname vereenvoudigt. Met dit proces kunt u controleren of en hoe lang een persoon al eerder voor uw bedrijf heeft gewerkt en hoeveel contracten hij/zij in het verleden heeft gehad. De manager of degene die het proces voor indienstname start, kan aan de hand van deze informatie bepalen of de persoon op vaste of tijdelijke basis moet worden aangenomen. Belangrijke voorwaarde U kunt dit niet zelf. Voordat u gebruik kunt maken van het (Her)indiensttreding proces moet u namelijk enkele inrichtingsstappen uitvoeren. Neem hiervoor contact op met uw HCM-consultant. Het gaat om het volgende dat eerst uitgevoerd moet worden: Het Unieke Persoons ID (dit is de unieke sleutel die dienstverbanden aan elkaar koppelt) en het contractvolgnummer moeten correct worden ingevuld en correct worden bijgehouden voor de bestaande populatie. Inrichting U kunt deze speciale functie vinden via Beheer menu > tabblad Workflowdefinitie > Wijzigen speciale functies. De naam van de nieuwe speciale functie is (Her)indiensttreding. Gebruik de knop Wijzigen om op te geven welke workflows beschikbaar zijn voor de gebruikers van dit proces. U moet gemachtigd zijn voor het gebruik van deze speciale functie en de workflows. Dit proces werkt alleen met nieuwe medewerker workflows (NW). Gebruik Om de speciale functie te gebruiken, gaat u naar het menu Start en het tabblad met het icoon (Her)indiensttreding zoals bij elke andere workflow. Nadat u het proces heeft gestart, wordt u door drie stappen geleid om de gegevens van de medewerker te bekijken. Stap 1 - Medewerker zoeken De velden Geboortenaam en Geboortedatum zijn verplicht. Nadat u deze gegevens heeft ingevoerd, klikt u op Zoek om de resultaten weer te geven. Op deze pagina kunt u ook naar de workflow(s) Nieuwe medewerker gaan die betrekking hebben op de nieuwe medewerkers die nog niet eerder voor het bedrijf heeft gewerkt. Wanneer u een medewerker selecteert in de lijst, wordt u omgeleid naar stap 2. Stap 2 - Controle met BSN-nummer U moet het burgerservicenummer van de geselecteerde medewerker invoeren om ervoor te zorgen dat u gemachtigd bent om de contractgegevens van de medewerker te zien. Als het burgerservicenummer onjuist is, verschijnt er een bericht. Als u het onjuiste burgerservicenummer drie keer heeft ingevoerd, wordt u omgeleid naar de startpagina. Stap 3 - Contractgeschiedenis Met deze stap geeft u de contractgeschiedenis en andere nuttige gegevens van de geselecteerde medewerker weer aan de hand waarvan u kunt bepalen of deze persoon opnieuw kan worden aangenomen en met welk type contract. Gebruik de knop Verder om de lijst te openen met de workflow(s) Nieuwe medewerker. Opgeloste meldingen Geen foutmelding bij het berekenen van de afstand met verkeerde waarden of zonder waarden Voor alle Self Service Probleem Er verschijnt geen foutmelding wanneer een verkeerde of onjuiste postcode, straatnaam of land is ingevoerd. Oplossing Vanaf deze release zijn verschillende foutmeldingen aan Self Service toegevoegd om u te vertellen dat een veld onjuist is ingevuld voor het berekenen van de afstand. De foutmelding voor een lege postcode is als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een onjuiste postcode gebruikt. De foutmeldingen voor een onbekende postcode zijn als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een niet bekende postcode gebruikt. Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. De afstandsberekening heeft niet kunnen plaatsvinden vanwege een onjuiste waarde. De foutmeldingen voor een onjuiste postcode zijn als volgt:  Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een onjuiste postcode gebruikt. Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. De afstandsberekening heeft niet kunnen plaatsvinden vanwege een onjuiste waarde. De foutmelding voor een onjuiste landcode is als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een onjuiste landcode gebruikt. Als de postcode in het veld Van en Naar hetzelfde is, is de foutmelding als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft dezelfde postcode gebruikt. Als de landcode leeg is, is de foutmelding als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. Landcode kan niet leeg zijn. Publishing Date : 3/29/2019

Notifications Pension entitlement for 2020 based on the state pension agreement Why  In anticipation of the actual modifications in HR Core Business and Payroll Business, this instruction can be used to calculate which employees will reach the state pension age in 2020 of 66 years and 4 months. How Reports > Check > Ad hoc reporting Open the Ad hoc reporting screen and add the Date of birth element to the ad hoc report in Excel. Go to My Reports and open the Excel file of the ad hoc report. Filter by date of birth between 1 September 1953 and 31 August 1954. These are the employees who will reach state pension age in 2020. The age will be displayed in cell D2. Enter the number of months in the cells in column E. For 66 years and 4 months, this is 796 months.  The following formula can be used in the Dutch language version of Excel to calculate state pension age: ZELFDE.DAG(D2;E2). The function can also be used for the underlying cells using the fill handle for automatically populating cells in Excel. To view the correct dates, select column E and change the format of the cells to the correct date type for the location using the right mouse button. Note: when using the English language version of Excel, you should use the following formula: EDATE(D2;E2). Changed and improved The leave of absence requests screen retains employee selection If you wanted to register multiple changes to employee leave of absence requests, you were continually redirected to the original search screen and the employee selection was not retained. This required additional mouse clicks to reselect the employee. How Employee > Leave > Leave of absence request As of this release the Leave of absence request screen works as follows: When an employee has already been selected and the Leave of absence request screen is opened, the selection fields are populated. When you open a leave request and then return to the selection screen, the selection fields are populated but the directional path is reset to company level. If you then go to another page, you will have to reselect the employee. Your action No action is required.  Size of company search panel automatically adjusted Why The company search panel upper left in the application always had a fixed size. This required a lot of scrolling for clients with a large number of companies. As of this release, the size of the search panel has been adjusted to accommodate the number of companies.  How When you click the search panel to look for a company, you will see that the size is automatically adjusted to the number of companies. The size is set to the maximum value; on an average screen that amounts to approximately 29 companies.  Your action No action is required. Resolved notifications Leave balance incorrect (change 1629890) Notification Fixed extra individual leave entitlement with a start date before 2019 was treated as a one-off. If there was a change or leave was taken causing the balance to be recalculated, this individual leave was incorrectly set to zero.  Solution The software has been modified to ensure the fixed extra individual leave entitlement is indeed regarded as fixed, even when the start date is before 2019. Your action We recommend recalculating the leave balance for those employees whose fixed extra individual leave entitlement balance has been set to zero. Individual leave disappears when entering end of employment (change 1653522) Notification When an employee’s end of employment was entered and leave was recalculated, the individual leave entitlement was set to 0. Solution This has been modified. Upon end of employment the leave is no longer set to 0. Your action Perform a recalculation for employees whose leave was incorrectly set to 0. Branch cannot be linked to Organization Unit (change 1650045) Notification It was not possible to link a branch to an Organization Unit (OU) when it had already been linked to a child or parent OU. An error message was displayed, stating that the branch was not unique within the OU.  Solution The program now checks within the OU to see whether or not a branch is unique. The error message is no longer displayed, and a branch can be linked to the selected OU.  Your action No action is required. Publishing Date : 8/23/2019

Notifications Online release sessions The first release session was organized on Tuesday, March 2 as part of a pilot to explain the March release in more detail. The pilot will be continued during the coming months and a one-hour info session will be arranged in the week following the release to further explain the most important changes. We will devote extra attention to what you, as a customer, need to do in order to get the most out of modified or new features. We hope that this will clarify the Release Notes and the Actions listed for some of the changes. The second release session following the April release will take place on Tuesday, March 30, at 14:00 (CET). We will let you know how to sign up for the release session via the Community as soon as possible. You can also contact your Customer Success Manager. New Job information screen - new Job category field Why It may be useful to indicate which jobs have much in common, which is why the April release will include the new Job category field in HR Core Business.  How Settings > Formation and Organization > Job information As of 1 January 2021 the Job information screen includes the Job category field. It can be used to specify the category a specific job belongs to. The possible values can be specified using the List of values function.  Settings > Recording > List of values > Job information The Job category list of values has been added to the Element field list in the Job information screen. Jobs can be clustered more easily through this list of values. Note: there is no interdependency between the Job category and Job values. The new Job category field will also be added to the Recruiting API that is being developed.  Action If you want to use the new feature, you can create a list of values. If you do not want to use this feature, you need not do anything.  Employee (supplementary) screen - new Candidate ID (ATS) field  Why As of this release the new Candidate ID (ATS) field is available for registering details about the recruitment of an employee.ATS stands for Applicant Tracking System, a generic name in recruitment systems. How Employee > Employee > Employee (supplementary) As of 1 January 2021 the Employee (supplementary) screen in the April release includes the Candidate ID (ATS) field. This is a free field for registering how an employee was recruited (max. 50 characters). Action No action is required.  Sick leave screen - new fields in Additional information tab  Why As of this release the Additional information tab includes two new fields for registering information about sick leave. How Employee > Illness > Sick leave The Additional information tab in the Sick leave screen includes two new fields: Action list: The corresponding list of values can be maintained per client. Brief note: An alphanumeric field for the input of text (max. 100 characters). Settings > Recording > Free fields Create the fields by selecting Settings > Recording > Free fields. These fields can then be selected for all screens and added using Settings > Recording > Expand screen. All the added extra fields are included in the Extra information panel. The new fields are included in the MLM domain API. This means that the fields can also be used in Medical Leave Management. Action No action is required.  Solved Messages Updating person fields when creating a new employee Message When creating a new employee where the person layer has been activated and the person has already been created, the following may occur: If a person had been created with, for example, House number suffix and a new employee was created without House number suffix, the House number suffix was sometimes not removed for that person. Solution This has been resolved. The fields are now correctly updated when a new employee is created. Action No action is required. No scrollbar in Expand screen function (change 2511657) Message Settings > Recording > Expand screen When the number of screen elements added through the Expand screen function is so large they cannot all be displayed on the screen, no scroll bar was available to view the remaining added elements. Solution Following this release, a scrollbar is displayed when there are more elements that can be displayed on the screen.  Action No action is required. Leave balance incorrect (change 2591261) Message Sometimes the leave balance was set to 0 following recalculation. Solution This has been resolved as of this release.  Action No action is required. Leave year presentation error (change 2486514) Message Settings > Leave > Grant leave entitlement Sometimes the leave year was presented incorrectly when executing the New leave year action. Solution This has been resolved; as of this release the leave year is presented correctly again.  Action No action is required.

Nieuw  AVG Verlof- & Verzuimdata Waarom  Vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet het mogelijk zijn medewerkergegevens op te schonen. Voor de meeste HR-gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar na einde dienstverband. De bewaartermijn van deze gegevens wordt ook wel retentieperiode genoemd. Om de retentieperiode en het verwijderen van de bijbehorende gegevens te ondersteunen, is vanaf deze release het scherm Stuurgegevens AVG in HR Core Business opgenomen, waarmee u voor bepaalde verlof- en verzuimgegevens kunt aangeven hoe lang deze bewaard moeten worden. De geselecteerde gegevens worden verwijderd wanneer de retentieperiode is bereikt. Dit verwijderen gaat in twee stappen, waarbij iedere verwijderactie tweewekelijks plaatsvindt: Eerst worden de gegevens inactief gemaakt. U kunt deze gegevens dan nog bekijken in het Mutatieverslag; hierin hebben ze dan de status Verwijderd. De tweede stap houdt de daadwerkelijke verwijdering in. Hierna kunt u de gegevens niet meer bekijken en zijn ze volledig verwijderd uit de applicatie.  Hoe Beheer > Inrichting > Stuurgegevens AVG   In het scherm Stuurgegevens AVG kunt u voor Verlof- en/of Ziekteverzuim aangeven hoeveel jaar u deze gegevens wilt bewaren nadat een medewerker uit dienst is getreden.  Via de knop Toevoegen rechtsboven in het scherm kunt u dit per bedrijf vastleggen.   Veld Toelichting Gegevens AVG Selecteer hier voor welke gegevens u de bewaartermijn vastlegt: Ziekteverzuim Verlofaanvraag Bewaartermijn Hier kunt u het aantal jaar opgeven dat u de gegevens wilt bewaren nadat de medewerker uit dienst is getreden. De bewaartermijn of retentieperiode moet minimaal 2 jaar zijn. Dit om te voorkomen dat het verwijderen van deze gegevens leidt tot herberekeningen. Vult u hier een lager getal in, dan verschijnt er bovenin het scherm een foutmelding en kunt u de gegevens niet opslaan. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens inactief gemaakt op basis van tweewekelijkse verwijderacties. In het mutatieverslag kunt u dan zien om welke gegevens het gaat: ze hebben hierin de status Verwijderd. Twee weken na het inactief zetten, worden de gegevens definitief uit de applicatie verwijderd en kunt u ze niet meer bekijken. Start Bewaartermijn Hier is standaard ingevuld Einde dienstverband. Uw actie  Als u wilt dat verlof- en verzuimgegevens van uw medewerkers worden verwijderd op basis van de minimale bewaartermijn van twee jaar, kunt u de Stuurgegevens AVG inrichten, zoals hierboven beschreven. Medewerker uitsluiten van verwijderen gegevens op basis van Stuurgegevens AVG Waarom  Soms kan het noodzakelijk zijn om medewerkers uit te sluiten van de algemene verwijdering van verlof- en verzuimgegevens na de minimale bewaartermijn of retentieperiode van twee jaar. Daarom is het mogelijk om individuele medewerkers hiervan uit te sluiten en de gegevens van deze medewerkers niet automatisch te verwijderen na afloop van de bewaartermijn die is vastgelegd in het scherm Stuurgegevens AVG. Daarom is hiervoor een optie toegevoegd aan het scherm Medewerker (aanvullend). Hoe Medewerker > Medewerkersgegevens > Medewerker (aanvullend)    Als u niet wilt dat gegevens van een medewerker automatisch worden verwijderd na afloop van de bewaartermijn of retentieperiode die is vastgelegd in het scherm Stuurgegevens AVG, kunt u de medewerker hiervan uitsluiten door in het scherm Medewerker (aanvullend) in het veld Uitsluiten van AVG uit voor Ja te kiezen. Als u het veld Uitsluiten van AVG leeg laat of hier Nee invult, worden de gegevens van de medewerker automatisch verwijderd via een tweewekelijkse job. Als u eerst bij Uitsluiten van AVG de waarde Ja had ingevuld en later de waarde Nee invult of het veld leegmaakt, wordt de medewerker als de bewaartermijn of retentieperiode reeds is verstreken, alsnog meegenomen bij de eerstvolgende verwijderactie.   Uw actie  Als u wilt individuele medewerkers wilt uitsluiten van het verwijderen van verlof- en verzuimdata op basis van de stuurgegevens die zijn vastgelegd via Stuurgegevens AVG, vul dan voor deze medewerkers in het scherm Medewerker (aanvullend) bij Uitsluiten van AVG de waarde Ja in.  Gewijzigd en verbeterd Veld Contract volgnummer ondersteunt tijdvakken Waarom  Voor het nieuwe re-hire proces in Self Service is in HR Core Business in het scherm Medewerkers het veld Contract volgnummer beschikbaar. Dit veld kende echter geen tijdvakken waardoor het niet mogelijk was om het contract volgnummer op te geven met een bepaalde ingangsdatum. Hoe  Medewerker > Medewerkers Het veld Contract volgnummer ondersteunt nu tijdvakken waardoor het systeem de waarde opslaat met de opgegeven ingangsdatum. Hierdoor kunt u in de historie  de verschillende waarden met ingangsdatum terugzien. Uw actie Er is geen actie nodig. Controle Identiteit in relatie tot naam en geboortedatum Waarom Het veld Identiteit wordt gebruikt voor autorisaties in het portaal. Nu kunnen dezelfde identiteiten verschillende keren worden uitgegeven. In het portaal wordt gecontroleerd of deze reeds bestaan. Om ervoor te zorgen dat de Identiteit voor een specifieke medewerker uniek is, worden nu ook bij het invoeren ervan de naam en geboortedatum in combinatie met de identiteit gecontroleerd, de zogenaamde controle bij de bron. Hoe Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) Als u in het scherm Medewerker (aanvullend) het veld Identity invult, controleert het systeem of de ingevulde Identity al bestaat. Als dit het geval is controleert het systeem of de achternaam en de geboortedatum van de medewerker met de bestaande Identity overeenkomen met die van de medewerker met de nieuw ingevoerde Identity. Deze controle vindt alleen plaats bij het vastleggen van een nieuwe Identity. Als bijvoorbeeld in de toekomst een naam van een medewerker wijzigt, controleert het systeem niet of deze naam bij een niet-unieke Identity hoort.  Uw actie Er is geen actie nodig. Denk er wel aan dat er niet met terugwerkende kracht wordt gecontroleerd of bestaande Identity's wel uniek zijn.  Opgeloste meldingen  Mutatieverslag Uitgebreid voor Verlof verschijnt niet in Mijn Rapporten (change1198351) Rapporten > Controleoverzichten > Mutatieverslag (uitgebreid) Melding  Als u bij het Mutatieverslag uitgebreid bij de selectiecriteria koos voor verlofelementen, gaf het systeem aan dat het rapport in Mijn rapporten was geplaatst. Het aangevraagde Mutatieverslag (uitgebreid) verscheen vervolgens echter niet in Mijn rapporten. Dit probleem deed zich alleen voor bij als er verlofelementen waren geselecteerd. Voor andere elementen werd het mutatieverslag wel in Mijn rapporten geplaatst.   Oplossing  Dit technische probleem is inmiddels opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. OrgSite - Uitbreiding zoekfunctionaliteit werkte niet correct (change 465756) Melding  Als u in OrgSite wilde zoeken op een specifieke term, maar niet op achternaam, dan werden alleen ongeveer overeenkomende resultaten getoond en geen exacte overeenkomsten.   Oplossing  Om het mogelijk te maken op andere zoekcriteria dan alleen achternaam te zoeken, maar wel op basis van een exacte overeenkomst van de zoekterm, is aan de zoekfunctie de optie Expliciet zoeken toegevoegd. Uw actie U hoeft geen actie te ondernemen Publishing Date : 2/22/2019

On Wednesday September 11th we have put an extra release in production in which we changed the following. Changed and improved Search function Archive extended Why Self Service users usually check for mutations from recent history. Too many items are displayed based on current filters. How It is now possible to search for mutations per effective date. The search function of the Archive has been extended with effect from 11 September 2019 with an effective date (from and including) filter. In addition to the user-friendliness, this screen will retrieve the data faster by using the new filters. This filter shows as default value the mutations with an effective date starting from 3 months ago to today. If desired, you can select a different time period. Your selection will be saved for the duration of the session. If you press the red filter then you clear the period and you can select a new period. If you leave this screen and then return to it, the last used selection will be displayed again. The starting date that can be searched is the starting date that you see in the top right of the forms. Publishing Date : 9/16/2019

Changed and improved 1.  From now on, codes will also be displayed in the employment contract’s history screen Why When selecting values in fields with a list or search function, the Employment contract screen field now shows the code between brackets after the description. There is also a need to display this code in the history of the Employment contract screen.  How Employee > Contract > Employment contract > History The Code column has been added to the screen with the history of the Employment contract, and includes the code associated with the description of the values. Your action No action is required. 2.  Now possible to review existing references for organizational units Why Terminating an organizational unit is not possible if there are still active references. These references or links may be valid at any given time, which complicates determining the reference in question. This resulted in a need for information about existing references.  How Settings > Formation and Organization > Organizational Units  In the top right corner, the icon Linked elements has been added to the screen containing information on an organizational unit. When selecting an organizational unit, click on this icon to review current references. The Linked elements screen displays the type of reference that exists, for example, a role assignment, the reference details, and the effective start date. This information simplifies the process of terminating an organizational unit.  Your action No action is required. Resolved notifications 3.  Error message when opening the Organizational units screen (change  1722110) Notification An incorrect error message would sometimes appear when opening the organizational units screen.  Solution This has been resolved. The error message no longer appears. Your action No action is required. Legislation and regulations 4.  Changes to the state pension (AOW) age Why By adopting the Postponement of an increase to the state pension Act, the increase of the state pension age will slow down and the state pension ages for 2020 and in the following years need to be amended. How Employee > Employee > Employees The field old age pension effective start date  for the Employees screen displays the old age pension (AOW) age determined by the system based on the date of birth and the statutory state pension age. The table below shows your former state pension age and your new state pension age based on the new Act.   Year The state pension age was The state pension age becomes 2019 66 years and 4 months 66 years and 4 months 2020 66 years and 8 months 66 years and 4 months 2021 67 years 66 years and 4 months 2022 67 years and 3 months 66 years and 7 months 2023 67 years and 3 months 66 years and 10 months 2024 67 years and 3 months 67 years We will amend the state pension ages in the software as indicated in this table. This process may take some time. We will begin by updating the upcoming AOW dates so employee files with an effective old age pension date in January 2020 will be amended first. Employees with an effective old age pension date in February 2020 and later will then follow. Once the effective old age pension date has been amended for all employees, we will inform you via a message on the Portal. Your action No action is required. Publishing Date : 11/22/2019