Releases YouServe

Op zaterdag ochtend 29 juli brengen wij de augustus release naar productie en vindt er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, July 29th, we will bring the August release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable.  

HR Core/Payroll Business - Release op zaterdag  30 maart 2024   Op zaterdagochtend  30 maart 2024 brengen wij de april release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, March 30 2024, we will bring the April release of HR Core and Payroll Business to production. As a result, our application is temporarily unavailable.

  Mededelingen In de vorige release hebben we 2 nieuwe functionaliteiten gemaakt vanuit de wensen van de klanten. Dit betreft de onderstaande 2 aanpassingen die betrekking hebben op automatische berekening rondom het verlof. Helaas zijn we erachter gekomen op basis van een aantal tickets dat bepaalde instellingen en gebruik van de verlofregistratie voor grote problemen heeft gezorgd. Om te voorkomen dat deze problemen groter worden en steeds meer klanten hier heel veel werk extra aan hebben, hebben we besloten dit terug te draaien. Op 18 juli hebben we dit met een fix teruggedraaid, waarbij de werking weer terug is gezet als voor de release van juli 2024. Dit betekent concreet dat het verlof na uitdienst en na een wijziging van het werkpatroon weer handmatig aangepast dient te worden. We gaan de komende tijd druk aan de slag, met de voorbeelden van de diverse tickets, om deze aanpassingen alsnog volledig werkend uit te rollen.   Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo Opgenomen verlof wordt aangepast na wijziging van het werkpatroon   Nieuw HR koppeling Waarom Ter voorbereiding van een eigen toegangsportal bij Youserve wordt alvast functionaliteit uitgerold. De koppeling voor medewerkergegevens van HR Core/Payroll Business naar de nieuwe (USM/IAM) Gebruikersbeheer applicatie is een nieuwe interface definitie toegevoegd aan de opties bij HR Koppelingen. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > HR koppelingen In de keuzelijst van de knop is de interface Youserve gebruikersbeheer toegevoegd. Door op het vinkje Automatische export te klikken, wordt deze interface geactiveerd. Met het veld UPI verplicht worden, indien de persoonslaag aan staat, alleen medewerkers geëxporteerd naar het gebruikersbeheer wanneer ze gekoppeld zijn aan de persoonslaag en een UPI hebben. Met de vinkjes bij Type medewerker kunnen bepaalde type medewerkers worden uitgesloten voor toegang tot het Youserve domein. Actie Vooralsnog hoeft u niets te doen. Vanuit Product Development zal op termijn een eenmalige conversie worden uitgevoerd om deze interface te vullen.   Hierbij zullen de waarden worden overgenomen van de interfaces: Youforce gebruikers en roltoewijzing (v1) of Youforce gebruikers uitgebreid (v3) Indien er al waarden zijn ingevuld, zal er geen conversie/migratie worden uitgevoerd. E-mailadres (login) Waarom Ter voorbereiding op een soepele aanmelding van medewerkers van HR Core naar de Youserve portal, is het veld E-mailadres (login) aangemaakt. Dit veld wordt automatisch gevuld wanneer bij een medewerker het E-mailadres (zakelijk) of E-mailadres (privé) wordt ingevuld. Hoe HR Core: Medewerker > Medewerkers Payroll: Medewerker > Medewerker Beide: Medewerker > Adresgegevens De logica voor het vullen van het E-mailadres (login) is als volgt:   Medewerker komt in dienst, maar de indiensttredingsdatum ligt nog in de toekomst: e-mailadres (privé) wordt weggeschreven in het element e-mailadres (login). Medewerker is in dienst: e-mailadres (zakelijk) wordt weggeschreven in het element e-mailadres (login). Medewerker is uit dienst: e-mailadres (privé) wordt weggeschreven in het element e-mailadres (login). Hierbij geldt dat wanneer een van de twee e-mailadressen (zakelijk of privé) niet aanwezig is, alleen gebruik wordt gemaakt van het aanwezige e-mailadres (zakelijk of privé). Met dit e-mailadres (login) kan een medewerker die nog niet in dienst is of uit dienst is gegaan, voor bepaalde zaken toch nog inloggen in het Youserve domein. Bijvoorbeeld om een jaaropgave op te vragen wanneer de medewerker uit dienst is. Actie Wanneer in HR Core/Payroll Business er nog geen e-mailadres (privé) en/of e-mailadres (zakelijk) is ingevuld, zorg er dan voor dat deze velden wel worden ingevuld in HR Core/Payroll Business. Op termijn zal dit namelijk een verplicht veld worden dat bij alle medewerkers gevuld moet zijn.    Gewijzigd en verbeterd Overzicht HR rapport Waarom Het rapport, nu te vinden via het menu: Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting is hernoemd naar Rapporten > Instellingen > HR inrichting.   In het rapport scherm zijn onderwerpen toegevoegd die niet alleen gelden voor de HR Core inrichting, maar die ook gebruikt kunnen worden voor de Payroll. Door de naam aanpassing sluit dit beter aan.   Daarnaast worden twee rapportonderdelen aan dit rapport toegevoegd: Actieve signalering condities - dit rapport geeft een weergave van de actieve signaleringen, of er voorwaarden aan gekoppeld zijn en of een signaal afgaat Actieve signalering ontvangers - dit rapport geeft aan naar wie een signaal moet worden gestuurd.  Hoe Rapporten > Instellingen > Inrichtingsoverzicht Kies één of meer rapporten door op het keuzevakje te klikken en maak het rapport aan. In Mijn rapporten of Gedeelde rapporten volgt de uitvoer van de gekozen rapporten. Actie Bij het ophalen van bedrijfs-/klantinrichting op de onderwerpen die op het scherm Inrichtingsoverzicht staan, vinkt u het rapport aan en voert u het uit. Identiteit Youserve domein Waarom Het gegevenselement Medewerker toegangssleutel is toegevoegd aan het scherm Identiteit. Dit is een veld dat niet gewijzigd kan worden. Het veld bevat de waarde waarmee een gebruiker bekend is voor het inloggen binnen het Youserve domein. Via een interface zal deze waarde automatisch gevuld worden. Hoe Medewerker > Medewerker > Identiteit Onderaan het scherm staat het nieuwe gegevenselement. Actie Om te zien wat de gebruikers toegangscode (sleutelveld) is, gaat u naar dit scherm. Zodra gebruik gemaakt gaat worden van de Youserve Gebruikersbeheer en portaal, zal dit gegevenselement gevuld worden. Tot die tijd zal dit veld nog leeg blijven.

Modified and improved New way to select elements in the Selection property HR screen Why Because Management Information (MI) is being replaced by Your Data Service, we have modified the selection of elements in the Selection property HR screen as a preparation for this. How Settings > Data entry > Selection property HR In the Selection property HR screen, choose Datafeed in het Selection property field; this is the only value. Then select the desired entity from the list in the Entity field. Once you've chosen an entity, you can select all data elements that can be maintained with that entity to add to the Data Service. The new search screen offers extensive options for searching data elements.     Group characteristic field Only the Group characteristic field is not a search field, with this you indicate which group characteristic you want to link to a group of elements. If a group characteristic is linked to a group of data elements, these data elements will be bundled in a folder within the entity per group characteristic when the data service is exported. More information can be found in the online help: Schermen en velden > Instellingen > Vastlegging >  Selectie eigenschap HR (Screens and fields > Settings > Data entry > Selection property HR).  

HRCore/Payroll Business - Release en Onderhoud op zaterdag 30 september 2023   Op zaterdagochtend 30 september brengen wij de oktober release naar productie en vindt er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, September 30th, we will bring the October release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable.

Modified and Improved 1.  Age-related leave without basic entitlement did not provide expiration date (change 4257594) Why If you configure a leave type  with basic entitlements and special rights such as Age-related Hours and/or Seniority-related Hours in a leave scheme, an expiration date will be set for all the hours in the Leave balance screen, provided this has been configured. In basic entitlements, if you have the Leave entitlement per year field set at 0 and special entitlements are configured, then no expiration date was provided for the special leave entitlements. An expiration date was shown only if you left the field Maximum negative empty. Since this is not the way it should function, we modified the software. How Settings > Leave > Leave scheme As of the 2023-04 release, the software has been modified to ensure that this error no longer occurs. In future, special leave rights without a basic entitlement will also be assigned an expiration date. Action If the expiration date is missing from special rights in your organization, you can adjust the leave year. After recalculation of the leave year, you will then be able to see that special leave rights have also been assigned expiration dates.  Solved Messages 2.  Import UPI without value Message If in an import file the Unique Personal ID (UPI) was emptied and another field modified slightly, the UPI at the person level was also emptied but the links of the employee and person remained. If you then tried to enter the UPI again using the Change UPI screen, the system would display the error message that the person code already exists, which is correct because the person has not been terminated. This issue was due to the UPI being emptied for the person and all the underlying employees. We have therefore modified the software so that it is no longer possible for a person’s UPI and the UPI of all the underlying employees to be emptied, while maintaining the link between the person and employees. Solution In HR Core Business, you can solve this manually by entering the UPI yourself for the Person. This is not possible in the Person screen however, because the Person code field – where you have to enter the UPI – is a read-only field. This can be resolved by creating a free screen where you insert the fields Unique Personal ID (UPI) and Person code, as described below. Action Settings > Data entry > Define custom screens Open the screen Define custom screens and click Add  at the top right. Choose the level, preferably Client, via Type of target group and Target group and click Confirm. Enter a name in the field The Netherlands, for example: Free screen - Person In the Data type field, select Person and click Save. Settings > Data entry > Expand screen Open the Expand Screen screen and fill in the Type of target group, preferably Client, and the Target Group. In the Screen field, select the free screen you just created, which would be Free screen - Person in this example, and click Refresh. Successively search for the elements Person code and Unique personal ID (UPI) using the field Screen element and add them to the screen. Using a new custom screen for entering UPI Employee > Employee > Custom screens Select Employee > Employee > Custom screens and choose your company. This screen starts at the employee level by default, so you cannot select a person right away. This is an inconvenient feature in the application. Select the Free screen - Person screen and click Confirm. Click Add  at the top right. Find the correct person. You can search by Person (= default) or by Person code. Select the person by double-clicking on them. You will now see the Unique Personal ID (UPI) field and Person code fields on the screen. You can enter the UPI again in these fields yourself at the Person level.

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.  Zaterdag 27 juli 2024   Product Release Opmerkingen Release notes HR Core Business 2024-08  Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes Release notes Payroll Business 2024-08  Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

Modified and improved  1. New leave request end date Why Sometimes it is necessary in the case of a leave application that has been requested for a longer period to bring forward the end date, for example if: the employee's contract hours have changed as of a certain reference date the employee leaves employment a personal situation changes the leave request Therefore, as of this release, it is possible to change the original end date to an earlier end date. This functionality allows you to shorten an existing leave request:  this means that the new end date cannot be before the start date of the leave request and never after the original end date.  How Employee > Leave > Leave request On the screen of an existing leave request, you will now see the New End Date button at the bottom right, which will call up a pop-up screen where you can specify a new earlier end date.  After entering a new end date, you will see that the system has adjusted the End Date and the Leave (units) under Details. If you then click the Save button in the Leave request screen, you finalise the new end date and see that the system has adjusted the leave balance under Leave balance hours. As long as you haven't clicked Save, you can enter an even earlier end date via the New end date button or undo the date changes via Cancel. Please note: this functionality is not yet controllable via Self Service.  Action No action is required. More information can be found from release 2023-03 in the online help topic Leave request, chapter 6. Nieuwe einddatum verlofaanvraag.    Solved messages 2. Deleting person data GDPR (change 4130177) Message Outflow > Erase person data (GDPR) After going through the steps in the online help topic GDPR Erase person data (AVG wissen persoonsgegevens), we still saw data in the Ad-hoc report (extended) of employees that were to be deleted. Solution As of release 2023-02, we have updated the software so that this error no longer occurs and the employees are removed. Action No action is required. After the delivery of release 2023-03, all employees that still had to be removed will yet be removed.   

6 Mei 2024  Autorisaties worden niet berekend via de nieuwe Portal (Change 6110079) Bij het creëren of aanpassen van een nieuwe workflow in Self Service worden autorisaties toegewezen of gewijzigd. Echter, na het uitloggen en opnieuw inloggen op het nieuwe portaal, en het openen van de Workflow in Self Service, worden er geen medewerkers weergegeven die je kunt selecteren. De autorisaties worden niet opnieuw gegenereerd. Om dit probleem aan te pakken, hebben we een pictogram toegevoegd voor managers en professionals. Het uitlog pictogram:   Dit pictogram vind je links bovenaan het Self Service menu:   Wanneer je een workflow hebt aangemaakt of gewijzigd en je hebt daarbij nieuwe autorisaties, dien je op dit pictogram te klikken. Hierdoor word je automatisch uitgelogd bij Self Service. De cookies waarin de instellingen worden bewaard worden dan namelijk geleegd. Na het opnieuw inloggen zullen de autorisaties nu wel opnieuw worden berekend met de nieuwe rechten.   Startmenu wordt dubbel getoond in Self Service (Change 608056) Soms wordt het startmenu van Self Service dubbel getoond. Dit hebben wij nu opgelost. Het startmenu zal nu niet meer dubbel worden getoond.       English translation: May 6th 2024 Authorizations are not calculated via the new Portal (Change 6110079) When creating or modifying a new workflow in Self Service, authorizations are assigned or changed. However, after logging out and logging back in to the new portal, and opening the Workflow in Self Service, no employees are displayed for you to select. The authorizations are not regenerated. To address this issue, we added an icon for managers and professionals. The logout icon:    This icon can be found at the top left of the Self Service menu: When you have created or changed a workflow and you have new authorizations, you must click on this icon. This will automatically log you out of Self Service. The cookies in which the settings are stored will then be emptied. After logging in again, the authorizations will now be recalculated with the new rights.   Start menu is shown twice in Self Service (Change 608056) Sometimes the Self Service start menu is shown twice. We have now resolved this. The start menu will now no longer be shown twice.  

Announcements New Tax Declaration from 2023  It was already indicated in the January release that from 2023 we will make the sending of tax declaration files part of Payroll Business. For you as a customer, this means an entirely new way of handling and sending tax declaration data. This means that all teams are working hard to make this happen and that besides this new tax declaration we are not taking on any other issues, except for important changes. Updates new Tax Declaration We will keep you informed of the progress of the new tax declaration through the message Status nieuwe Loonaangifte Payroll Business (Status of new Payroll Business tax declaration). Subscribe to this post so you don't miss any updates. Release sessions In the release session of January 10, we informed you in detail about the new tax declaration. In the February Release session, which takes place on January 31, we will provide an update on the latest state of affairs. You can register for this via the link below. Release sessions are in Dutch. Sign up for the Release session You can register for February's Release session via the Visma YouServe community under Events: Release sessie van februari. Modified and improved Leave balance Why The Hours per period data element has been added to the Leave balance screen. This allows you to quickly see how many hours an employee works per period and check whether the leave balance is correct. How Employee > Leave > Leave balance  In the Leave balance screen, you will now see the data element Hours per period at the top of the screen with the employee data. The number of hours you see is taken from the Employment contract screen. Action No action is required. Solved messages Duplicate child data in system (change 4130490) Message If changes to child data were offered from HR Self Service or new child data or contact persons were added, the data of existing children and contact persons were saved again. As a result, this data was duplicated in the system. Solution As of release 2023-02, we have updated the software so that this error no longer occurs. Action If there are duplicate children or contacts in HR Core Business, we recommend removing them manually.

  Nieuw Grondslag "CO2 - Prive verbijzondering zak. km" CO2 aangifte Het komt voor dat een organisatie meerdere werklocaties heeft. Voor de CO2 aangifte geldt dat elke reis naar een werklocatie van de organisatie gezien moet worden als een reis van het soort Woon/Werk.  Wanneer deze reis bewegingen worden vastgelegd via de arbeidsvoorwaarde reiskosten via de elementen Kilometers 1 t/m 10 (in het onderdeel declaraties), willen we voorkomen dat de werknemer elke keer moet kiezen voor het feit dat het gaan om het soort reis woon/werk.   Om dit te voorkomen, is voor de inrichting in de payroll gekozen om een grondslag te maken waarin kan worden vastgelegd welke elementen niet als zakelijke reis maar als woon/werk reis moet worden opgenomen in de aangifte. Hoe  Menu bijvoorbeeld: Instellingen > Berekening > Grondslag Controleer de juiste peildatum (zorg in ieder geval dat deze is ingericht op peildatum 1-7-2024). Kies de grondslag CO2 - Prive verbijzondering zak. km In de grondslag kies voor de gegevenselementen die als woon/werk reisbewegingen behandeld moeten worden Hiervoor zal in het algemeen gekozen kunnen worden voor de elementen: Kilometers declaratie x - Reiskosten declaratie telling (volgnummer 1 t/m 10) klik op opslaan Actie  Wanneer er sprake is van het hebben van meerdere werklocaties waar een werknemer naar toe kan reizen en deze worden geboekt via de gegevenselementen Kilometers declaratie 1 t/m 10, richt deze grondslag in om ervoor te zorgen dat de aangifte CO2 deze elementen worden doorgegeven als Woon/werk. Gewijzigd en verbeterd  Betaald ouderschapsverlof aanpassing PMT Waarom Voor bedrijven die onder de pensioenregeling van PMT vallen, gelden specifieke regels voor het wel of niet doorlopen van de pensioenopbouw tijdens ouderschapsverlof. Dit gaat om bedrijven die voornamelijk onder de CAO's voor de Metaal en Techniek vallen. Voor de basis pensioenregeling geldt dat werknemers de keuze hebben om de pensioenopbouw door te laten lopen. Wanneer de pensioenopbouw doorloopt, dan is de opbouw daarbij echter maar 50% van het premiebedrag over het gedeelte van de ouderschapsverlof. Dit kan gelden voor zowel betaald als onbetaald ouderschapsverlof. Voor onbetaald ouderschapsverlof ondersteunen wij dit al voor het pensioenfonds PME (CAO Metalektro). Omdat vanaf 2025 de premie aanlevering via de UPA aangifte gaat lopen, zal dit op de correcte wijze berekend en ingericht moeten worden en hebben wij de inrichting hierop aangepast. Hoe Met ingang van 1-1-2024 zijn de volgende aanpassingen hiervoor gedaan.  Op het bedrijfsschermen Pensioen (vaste grondslag) (benoemd) en Pensioen eigen rgl. (vaste grondslag) zijn de volgende aanpassingen gedaan: Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens Voor onbetaald ouderschapsverlof waren er al velden bestaande velden die hernoemd zijn: Ouderschapsverlof Procentueel WG-deel pens. (PME) is hernoemd naar Ouderschapsverlof Procentueel WG-deel pens. (PME/PMT) {*} Ouderschapsverlof Procentueel WN-deel pens. (PME) is hernoemd naar Ouderschapsverlof Procentueel WG-deel pens. (PME/PMT) {*}   Toegevoegde velden: Voortzetting pens (Onb ouderschapsverl - PME/PMT) {*} Voortzetting pens (Bet ouderschapsverl - PMT) Bet ouderschapsverlof proc. WG-deel (PMT) Bet ouderschapsverlof proc. WN-deel (PMT) *Deze velden waren eerst alleen voor het pensioenfonds PME in gebruik en kunnen nu ook voor PMT gebruikt worden.   Op de medewerkerschermen Pensioen (vaste grondslag) (benoemd) en Pensioen eigen rgl. (vaste grondslag) zijn de volgende aanpassingen gedaan: Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Voor onbetaald ouderschapsverlof waren er al velden bestaande velden die hernoemd zijn: Voortzetting pensioen (ouderschapsverlof - PME) is hernoemd naar Voortzetting pens (Onb ouderschapsverl - PME/PMT) {*} Toegevoegde veld: Voortzetting pens (Bet ouderschapsverl - PMT) is toegevoegd aan het scherm {*}Deze velden waren eerst alleen voor het pensioenfonds PME in gebruik en kunnen nu ook voor PMT gebruikt worden.   Voor de berekening van de premie verwijzen wij naar de online help. Actie Wanneer er sprake is van betaald of onbetaald ouderschapsverlof en het bedrijf is aangesloten bij het pensioenfonds PMT, dan kan met ingang van 1-1-2024 gebruik worden gemaakt van deze velden voor het aansturen van de pensioenberekening bij ouderschapsverlof.   APG Woondiensten/ ABP "Originele resultaten i.p.v actueel overige pensioensoorten Waarom De pensioenfondsen voor de Woondiensten en ABP verwachten dat salarisverhogingen met terugwerkende kracht geen invloed hebben op de pensioengrondslag van het huidge jaar. Met de release van 2024-04 was voor de vaste pensioenregeling Pensioen al functionaliteit uitgerold. Nu is deze functionaliteit ook beschikbaar voor de pensioenregeling WIA hiaat, WIA hiaat extra, AOP en Opleidingsfonds. Hoe Op de bedrijfsschermen en - medewerkersschermen van deze pensioenregelingen is het veld Toepassen salarisverhoging (pens.srt) toegevoegd. Het veld heeft twee waardes: Actueel Salarisverhogingen die per pensioenpeildatum met terugwerkende kracht worden opgevoerd, worden in het huidige pensioenjaar meegenomen. Dit is de huidige werking en de default instelling. Origineel Salarisverhogingen die per pensioenpeildatum met terugwerkende kracht worden opgevoerd, worden in het nieuwe pensioenjaar meegenomen.  Uw actie Alleen als de pensioenen bij ABP pensioenfonds of APG Woondiensten lopen moet u per pensioenpeildatum in 2024 het veld Toepassen salaris verhoging (pens.) op Origineel zetten. Anders hoeft u niets te doen. Let op, wanneer dit veld per 1-1-2024 wordt omgezet, dan zal dit gelden voor toekomstige salarisverhogingen met terugwerkende kracht.   Opgeloste meldingen Kolom vorig in Rapport "Afdrachten en totalen Loonaangifte " gaf onjuiste bedragen (6386904) Hotfix 20-06-2024 Melding Wanneer er meerdere keren een correctie periode vorig jaar in de aangifte terecht kwam ( dus meerdere keren een correctie salarisberekening vanuit 2024 over 2023 in de correctiemodus ) dan werd de kolom vorig niet juist getoond. De bedragen uit de kolom vorig werden willekeurig door het rapport overgenomen van 1 van de vorige aangifte correcties. Hierdoor klopte de totaaltellingen niet van de rapportages en leek het alsof de aangifte niet juist was vanuit de salarisberekening. Dit was echter wel het geval, maar de kolom vorig gaf niet de juiste data. het totaalblad ( eerste blad ) en de XML naar de belastingdienst bevatte wel de juiste informatie. Oplossing We hebben dit op donderdag avond 20 juni opgelost met een Hotfix naar productie, waandoor het rapport nu ALTIJD naar de laatste vorige aangifte kijkt die verwerkt is over die periode. Actie Wanneer het rapport niet juist werd getoond is het voldoende om het rapport nogmaals te draaien. Hier zullen dan de juiste gegevens opstaan. Geen aangifte wijziging als er een gegevenselement is gewijzigd is (UPA/APG) (6143099) Hotfix 06-06-2024 Melding Wanneer er voor een medewerker een mutatie wordt gedaan die geen pensioengevende gevolgen heeft (bijvoorbeeld een geboortedatum) dan werd er reeds wel een correctie gemaakt voor de Loonaangifte, maar nog niet voor de Pensioen aangifte. Hiervoor was het altijd nodig om ook een payroll element te wijzigen. Oplossing  Vanaf nu zal er ook een correctie aangifte worden aangemaakt voor de Pensioenaangiftes en niet alleen meer voor de Loonaangifte. Actie Voor nieuwe gevallen zal de wijziging nu direct doorgaan, mocht je een wijziging hebben die reeds gedaan is en je wilt deze alsnog doorkrijgen in de Pensioenaangifte, dan kun je het beste de mutatie bij de medewerker nog een keer vastleggen, zodat het systeem bij een eerstvolgende afsluitende payroll de mutatie meeneemt richting de Pensioenaangifte.   Personeelsnummer moet altijd 15 posities zijn (APG-ABP) Hotfix 06-06-2024 Melding Voor de pensioenkoppeling APG-ABP moet het personeelsnummer in het bestand worden aangeleverd met 15 posities, opgevuld met nullen aan de voorkant. Wanneer het personeelsnummer korter dan 15 posities is wordt het gehele bestand afgekeurd door APG. Oplossing  In de payroll resultaten hebben we toegevoegd dat wanneer een personeelsnummer korter is dan 15 posities deze wordt opgevuld met nullen aan de voorkant, zoals de specificaties van APG-ABP voorschrijven. Actie Er is geen actie nodig. De personeelsnummers worden nu automatisch door de payroll opgevuld met nullen tot 15 posities.   Meetellingswaarde moet voor elk product worden meegegeven (APG-ABP) Hotfix 06-06-2024 Melding Voor de pensioenkoppeling APG-ABP moeten voor alle pensioenregelingen, die moeten worden doorgegeven, de meetellingswaarde worden gevuld en gelijk zijn voor elk product. Dit werd nu alleen bij de pensioenvariant OP/NP gevuld en nog niet bij de AAOP. Wanneer dit niet bij alle pensioenregelingen gevuld is wordt het gehele bestand afgekeurd door APG met "onverwerkbare signalen" Oplossing  We hebben dit opgelost door de meetellingswaarde op het interface scherm APG ABP ook te gaan gebruiken in de payroll resultaten voor AAOP. Actie Er is geen actie nodig. De meetellingswaarde die al werd weggeschreven bij OP/NP wordt nu ook weggeschreven bij de AAOP.   Geen aangifte wijziging als er een gegevenselement is gewijzigd is (UPA/APG) (6143099) Hotfix 06-06-2024 Melding Wanneer er voor een medewerker een mutatie wordt gedaan die geen pensioengevende gevolgen heeft (bijvoorbeeld een geboortedatum) dan werd er reeds wel een correctie gemaakt voor de Loonaangifte, maar nog niet voor de Pensioen aangifte. Hiervoor was het altijd nodig om ook een payroll element te wijzigen. Oplossing  Vanaf nu zal er ook een correctie aangifte worden aangemaakt voor de Pensioenaangiftes en niet alleen meer voor de Loonaangifte. Actie Voor nieuwe gevallen zal de wijziging nu direct doorgaan, mocht je een wijziging hebben die reeds gedaan is en je wilt deze alsnog doorkrijgen in de Pensioenaangifte, dan kun je het beste de mutatie bij de medewerker nog een keer vastleggen, zodat het systeem bij een eerstvolgende afsluitende payroll de mutatie meeneemt richting de Pensioenaangifte. CO2 KVK Rapportage neemt onterecht nevencontract mee (6337631) Melding Bij het bepalen van de toetsingsplicht voor de CO2 werd in het rapport ten onrechte de nevencontracten (zoals de contracten van Transitievergoedingen) meegeteld. Dit is onjuist. Oplossing  We hebben de programmatuur aangepast zodat deze nevencontracten niet meer worden meegenomen voor het bepalen van de toetsingsplicht.  Actie Het is raadzaam om het rapport nogmaals te draaien om de toetsingsplicht met de juiste data te kunnen beoordelen.

19 Juli 2024 Alle landcode rubrieken bevatten maximaal 2 karakter tekens in het code veld In Self Service bevatten de landcode rubrieken soms meer dan drie tekens of zelfs een volledige naam in het codeveld. We hebben deze waarden omgezet in twee karakters. We zijn nu gesynchroniseerd met HRCore en de YouServe app. Op deze manier kun je een correct resultaat van de afstandsberekening ontvangen. Gebruik maken van dezelfde Afstandsberekeningsmethodiek als HRCore en de YouServe App  In Self Service zijn we bezig de afstandsberekeningen af te stemmen op die van de YouServe App en HRCore Business. Vanochtend hebben we hiervoor enkele aanpassingen gedaan in Self Service. Volgende week passen we het pop-up scherm van de standaard declaratie aan door het huisnummer toe te voegen. Hierdoor worden de afstandsberekeningen nauwkeuriger dan wanneer alleen met een postcode wordt gewerkt.       English translation: July 19th 2024 All country code sections contain a maximum of 2 characters in the code field In Self Service, the country code sections sometimes contain more than three characters or even a full name in the code field. We converted these values ​​into two characters. We are now synced with HRCore and the YouServe app. This way you can receive a correct result of the distance calculation. Using the same Distance Calculation Methodology as HR Core and the YouServe App In Self Service we are working on aligning the distance calculations with those of the YouServe App and HRCore Business. This morning we made some adjustments in Self Service. Next week we will adjust the pop-up screen of the standard declaration by adding the house number. This makes the distance calculations more accurate than when only working with a zip code.  

Switchen tussen profielen werkt niet goed bij medewerkers met meerdere contracten (MSS profiel wordt niet goed geladen) Als een gebruiker de rol van manager heeft en ook nog 2 contracten (1 actief en 1 toekomstig) dan kan de gebruiker nu inloggen in Self Service en succesvol tussen profielen switchen. In de rol van manager zijn alle mutaties van zijn medewerkers zichtbaar.      EN: 6600526 - Switch of profiles is not working properly (MSS profile not loaded well) when there is an employee with multiple contracts When a user has a Manager role and also 2 employee contracts (one active and one that starts in the future), the user can now log into SelfService and switch between profiles successfully. When using the Manager profile the user will see the mutations for all employees he is authorized to see.

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 29 juni 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

Solved message Remove GDPR - not all selected employees were removed (5378624) Message Workflows > Outflow > Erase person data (GDPR) Not all employees selected in the Erase personal data (GDPR) screen were actually removed. If an employee had lived partly abroad during his employment, the removal process did not go well. When anonymizing the data, data such as zip code is converted into a non traceable zip code. However, this went wrong with the combination outside the Netherlands. The employee then no longer appeared in the list of employees to be selected, but was not removed. Solution We have solved this by writing the Country back to the Netherlands, so that anonymizing the zip code corresponds with the country again. As a result, this data will also be anonymized correctly and the employee will be deleted. Action  No specific action is required. From this release onwards, the removal will still take place. For new situations as described above, removal will take place correctly from now on.  

Solved message Collective leave assigned to employee without leave scheme (4773615) Employee > Leave > Taken leave Settings > Leave > Collective leave Message  When granting collective leave, a day of leave was also granted to employees who were not linked to a leave scheme. Solution This has been resolved from release 2023-12. When entering collective leave in HR Core Business, no leave will be granted to employees who are not linked to a leave scheme. Action If in your organization an employee without a leave scheme has been granted a collective leave day, this can be restored in two ways:  By deleting and re-entering the collective leave day via Settings > Leave > Collective leave  OR By removing the relevant leave request from the employees in question via Employee > Leave > Taken leave  

Solved messages Erase person data (GDPR) (change 4662244) Message In the Erase person data (GDPR) screen, a certain employee wasn't included in the list, even though this employee has been out of service for 7 years. Solution The system is working correctly. In the Erase person data (GDPR) screen, you see the employees who, based on the current date, have been out of service for 7 years AND for which it also applies that it has been 7 calendar years since the employee received a salary specification. An employee who left employment on January 1, 2016 and for whom there was still a payroll processing in January 2016, can therefore only be removed in January 2024. We have clarified this in the help text:   In the Erase person data (GDPR) screen, you see the employees who, based on the current date, have not been employed in the last 7 years AND have not received a pay slip after this time. Employees who have received a pay slip in the past 7 years are not shown in this screen.   In het scherm Wissen persoonsgegevens (AVG) zie je de medewerkers die op basis van de huidige datum in de laatste 7 jaar niet meer in dienst zijn EN na deze tijd geen loonstrook meer hebben ontvangen. Medewerkers die de afgelopen 7 jaar nog wel een loonstrook hebben ontvangen, staan niet in dit scherm.     Veld Toelichting Reference date Peildatum Based on the reference date, the employees you see in the screen have been out of service for 7 years or more and have not received any salary processing for 7 years. Adjusting the reference date does not affect the employees to be removed because the system always looks at today's date. De medewerkers die je in het scherm ziet, zijn op basis van de peildatum 7 jaar of langer uit dienst en hebben gedurende 7 jaar geen salarisverwerking meer gehad. Het aanpassen van de peildatum heeft geen invloed op de te verwijderen medewerkers omdat het systeem altijd kijkt naar de datum van vandaag. Action No action is required. Various elements not available in HR Self Service (change 4632228) Message  Various elements were not available in HR Self Service. Solution Because some elements in HR Core Business did not make it through to HR Self Service, we added the missing elements so that they become available in HR Self Service. Action In HR Core Business, a mutation must have been entered for an employee for the relevant elements. After night processing, these elements will be visible in HR Self Service the next day.  

New 1.  Overview Selection properties HR added to report Overview HR Configuration Why In HR Core Business, you can enter the data elements needed for Data as a service. This API only passes on those data elements by entity and file name that are configured in HR Core Business. If you want to see how this configuration looks, you can create the overview Selection properties HR using the report Overview HR Configuration. The tab Selection properties HR is then added to the Overview HR Configuration, with an overview of the HR selection property Data feed. There, you can see the selected data elements for each entity and possibly also the file name to which these data elements should be assigned. The file name in HR Core Business is ‘group attribute’. How Reports > Settings > Overview HR Configuration You can request the Overview Selection properties HR as follows: Open the Overview HR Configuration screen. Make sure a check is placed next to the option Selection properties HR and click Create Report. The Excel file containing the overview can be found in My Reports. The overview lists all the entities and data elements entered using Settings > Data entry > Selection property HR. Action Settings > Data entry > Selection property HR Reports > Settings > Overview HR configuration The screen Selection Property HR can be used if you want to use the feature for entering HR selection properties. You can then view this configuration in the report Overview HR configuration, tab Selection properties HR. 2.  New screen Taken leave in calendar form Why In HR Core Business, you keep records of every employee with a leave scheme and who can take leave. A new screen Taken leave has now been added next to the screen Remaining leave, where you can see the leave status. This shows in calendar form when the employee took leave, and for how many hours (or units). It also displays the number of hours taken according to leave type as well as an overview of leave requests. How Employee > Leave > Taken leave The screen Taken leave shows an employee’s approved taken leave for the selected leave year. The screen consists of the following sections: Calendar This shows the number of hours taken according to leave type by month and day. Colors in the calendar: Blue = public holiday. If hours are booked on that day, this section is simply colored white. Light gray = weekend Dark gray = days not in the month, e.g. February from the 28th or 29th. Taken hours This shows the total number of hours taken according to leave type. Leave request An overview of all leave requests, showing for each leave request whether the hours taken are broken down according to different leave types. The following information is shown for each leave type for which hours have been deducted: The date of the leave request, the status, whether the leave type was automatically deducted, whether it is collective leave Start and end dates: the first and last days of a leave type for which leave is taken in the leave request. Note: the screen Remaining leave shows also a start date and end date for the leave request; these are the start and end dates of the leave request. Hours: total number of leave hours per day of the leave type. Where leave hours are booked automatically, this may be a fraction. Reason for leave: if a reason was given in the leave request, it is shown here. Action No action is required. 3.  Block collective leave in HR Self Service Why In HR Core Business it is possible to grant collective leave. All employees are then granted leave on the same day, which is deducted from their statutory leave entitlement. There are occasions when an employee cannot take advantage of collective leave, due to urgent work that must be performed, for example. This collective leave could be blocked using the special feature in HR Core Business. This was not yet possible in HR Self Service. We have therefore included a feature enabling you to block collective leave for an employee in HR Self Service also from release 2023-06.  How HR Self Service > Leave > Cancel leave > Authorization HR Core Business > Leave Request In HR Self Service, the employee can use the workflow Cancel leave to block collective leave. Once you have clicked the Cancel leave tile, the processed leave requests are shown. Click the  icon at the end of the collective leave line, then click submit. This will not delete the collective leave, but only block it so that the collective leave hours are not deducted from the employee’s remaining leave. In HR Core Business, once the change has been processed you will see that the leave request still exists but is blocked. In HR Self Service, the collective leave will no longer be displayed for that employee. Note! In exceptional cases, collective leave that was previously blocked may be blocked again if it turns out that the employee does not need to work on the collective day off after all. It is then no longer possible to unblock this in HR Self Service. In HR Core Business, it is possible to unblock the collective leave again, although this may not be passed on correctly in HR Self Service. We therefore advise you not to perform this action. In a future release, we will ensure that unblocking collective leave also is properly passed on to HR Self Service. Action No action is required. Modified and Improved 4.  Selection property HR Why In the screen Selection property HR, you can enter which data elements with group attributes are required for the ‘Data as a Service’ service. We have now ensured that a data element can appear multiple times within an entity, but with a different group attribute. This allows you to include in the end result (the CSV files) the data element 24 Last name in multiple output files, for example. How Settings > Data entry > Selection property HR Open the screen Selection property HR. Add If you want to add the data element 24 Last name (again), for example, click Find element. Then select the desired entity, for example Employee. Select the data element 24 Last name, select the desired Group attribute, and click Save, followed by Close. Modify If you want to modify the group attribute of the data element 24 Last name, click the   Modify icon. In the search screen, select the desired Group attribute from the list and click Save, followed by Close. Action If necessary, check the configuration.  

Gebruikers die in Mijn YouServe inloggen met een @onyouforce.com account zien vanaf donderdag 1 augustus 2024 een popup met de mededeling dat ze vanaf dinsdag 3 september 2024 hun bestaande account moeten invoeren en daarbij onyouforce.com vervangen door onyouserve.nl. Gebruikers kunnen dit bericht als gelezen aanvinken en daarmee vermijden dat het bericht na elke aanmelding verschijnt .    Kennisartikel hier beschikbaar

Op donderdag 20 juni hebben we een Hotfix uitgerold voor onderstaand probleem.   Kolom vorig in Rapport "Afdrachten en totalen Loonaangifte " gaf onjuiste bedragen (6386904) Hotfix 20-06-2024 Melding Wanneer er meerdere keren een correctie periode vorig jaar in de aangifte terecht kwam ( dus meerdere keren een correctie salarisberekening vanuit 2024 over 2023 in de correctiemodus ) dan werd de kolom vorig niet juist getoond. De bedragen uit de kolom vorig werden willekeurig door het rapport overgenomen van 1 van de vorige aangifte correcties. Hierdoor klopte de totaaltellingen niet van de rapportages en leek het alsof de aangifte niet juist was vanuit de salarisberekening. Dit was echter wel het geval, maar de kolom vorig gaf niet de juiste data. het totaalblad ( eerste blad ) en de XML naar de belastingdienst bevatte wel de juiste informatie. Oplossing Bij het oplossen van bovenstaande fout is er echter afgelopen week de fout ingeslopen dat ook vorige periodes in het huidige jaar niet meer juist werden getoond wanneer daar nu correcties voor zijn gemaakt in de huidige aangifte periode.   We hebben dit op donderdag avond 20 juni opgelost met een Hotfix naar productie, waandoor het rapport nu ALTIJD naar de laatste vorige aangifte kijkt die verwerkt is over die periode. Actie Wanneer het rapport niet juist werd getoond is het voldoende om het rapport nogmaals te draaien. Hier zullen dan de juiste gegevens opstaan.