Mededelingen
Onderhoudsbericht tijdens release en hotfix (HR Core & Payroll)
Tijdens het uitrollen van een release en/of een hotfix wordt er vanaf deze release een onderhoudsbericht getoond met de volgende tekst:
Wegens gepland onderhoud is het op dit moment niet mogelijk om in te loggen. We zijn bezig met het onderhoud en zorgen ervoor dat je snel weer toegang hebt. Excuses voor het ongemak en bedankt voor je geduld! Zodra het onderhoud gereed is, is het mogelijk om weer in te loggen in het systeem.
Wijziging in de afzender van verstuurde mail (HR Core & Payroll)
In deze release is de afzender van de e-mails die vanuit het systeem worden verzonden gewijzigd naar: noreply@youserve.nl.
Het is belangrijk om binnen je eigen organisatie te controleren of deze e-mails niet als spam worden gemarkeerd. Zorg ervoor dat de juiste whitelisting maatregelen zijn genomen om een vlotte communicatie te garanderen.
Wet- en regelgeving
Wijziging XML formaat voor betalingen (Payroll)
Waarom
De European Payments Council heeft wijzigingen aangekondigd in het XML formaat waarmee betalingen doorgegeven kunnen worden aan de banken, de zogenaamde SEPA Credit Transfers.
Het officiële plan dat men gebruikt om deze wijzigingen door te voeren heet "Rulebook 2023". Het gewijzigde formaat wordt SEPA XML versie 2019 genoemd, maar de officiële naam is PAIN 001.001.09.
Vanaf deze release is deze wijziging beschikbaar. Je bepaalt zelf in overleg met je bank wanneer je dit in gebruik neemt.
Let op: vanaf 22 november 2025 hoeven de banken het oude formaat niet meer te ondersteunen. Stap dus in de loop van 2025 over naar het nieuwe formaat!
Hoe
Gebruikersgroep Betalingen > Instellingen > Betaalrekening
In dit scherm zie je de eigenschappen van de betaalrekeningen die jouw organisatie gebruikt. De Betaalroute bepaalt waar de betalingen naar toe gestuurd worden.
Hier is een nieuw element beschikbaar: SEPA Credit Transfer formaat. Deze hebben we standaard op het oude formaat gezet (PAIN 001.001.03), dus er verandert in eerste instantie niets.
Pas als jij zelf het formaat wijzigt naar PAIN 001.001.09 zal het nieuwe formaat vanaf dat moment toegepast worden, voor alle betalingen vanaf die betreffende rekening.
Actie
Als jij verantwoordelijk bent voor het aanmaken van de betaalbestanden, overleg dan met degene die de bestanden verwerkt: dat kan bijvoorbeeld een collega zijn die de bestanden inleest in een betaalapplicatie. Maar als je het betaalbestand rechtstreeks naar een bank stuurt, neem dan contact op met de bank.
Controleer of de ontvangende partij klaar is voor het nieuwe SEPA formaat, zodat je deze eventueel vast kan omzetten.
Als er twijfel is, of gewoon als je extra voorzichtig wilt zijn, stap dan over bij het afsluiten van een aanvullende payroll verwerking, of als er een tussentijdse betaling plaatsvindt. Zodoende loopt de maandelijkse betaling van alle salarissen geen enkel risico.
De bank kan je eventueel meer informatie over dit onderwerp geven. Ook zijn er algemene publicaties over het onderwerp, bijvoorbeeld:
European Payments Council: https://www.europeanpaymentscouncil.eu/document-library/rulebooks/2023-sepa-credit-transfer-rulebook-version-11
Betaalvereniging Nederland: https://www.betaalvereniging.nl/betalingsverkeer/standaardisatie/sepa-xml-v2019/
Terugkoppeling afgekeurde betalingen (Worldline CPS) (Payroll)
Waarom
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor organisaties die de betalingen verwerken via Worldline CPS. Worldline controleert de betaalbestanden, en stuurt een antwoord terug als één of meer betalingen niet verwerkt kunnen worden. Dit kan bijvoorbeeld in onderstaande situaties voorkomen:
Bijvoorbeeld als een medewerker per ongeluk een verkeerde BIC code heeft opgegeven, dan wordt die specifieke betaling afgekeurd.
Ook zijn er situaties waarbij het hele bestand wordt afgekeurd, bijvoorbeeld als er een verkeerd rekeningnummer voor de afschrijvingen is opgegeven.
Wanneer bovenstaande zicht voordeed, werd je tot nu toe door ons benaderd. Vanaf deze release gaat dit automatisch, op het e-mailadres (indien aanwezig) dat is opgegeven voor de signalering betalingen.
Hoe
Gebruikersgroep Betalingen > Beheer > Controleren betaalbestanden
Als er één of meer betalingen zijn afgekeurd, krijg je in dit scherm een duidelijke waarschuwing te zien (een rood kruis).
In de detailweergave zul je bij het tabblad Verzending en verwerking kunnen zien dat er een terugkoppeling is binnengekomen. In het bijbehorende XML bericht kun je in dat geval zien wat de foutmeldingen zijn.
De manier waarop banken eventuele foutcodes in de XML verwerken is niet uniform: Als je hier foutcodes ziet kun je daarom het beste bij je bank navragen wat de foutmelding precies betekent.
Gebruikergroep Betalingen > Instellingen > Betaalrekening
In dit scherm zie je de eigenschappen van de betaalrekeningen die jouw organisatie gebruikt. Als bij Betaalroute de keuze Worldline CPS is ingevuld, dan betaal je via Worldline.
Onderaan kun je een e-mail adres opgeven. Op het moment dat er betalingen zijn afgekeurd krijg je automatisch een bericht op dit mail adres.
Actie
Als jouw organisatie de betalingen via Worldline verzorgt, controleer dan of de instellingen voor het signaleren van afkeuringen zijn ingevuld:
Afkeuring betalingen signaleren (Worldline): vul hier Ja in
E-mail signalering betalingen (Worldline): vul hier het gewenste e-mailadres in
Nieuw
Rapport overzicht WAZO, WIEG en OSV (HR Core)
Waarom
Op verzoek van klanten is er een nieuw rapport ontwikkeld dat een overzicht biedt van medewerkers voor wie tijdens een specifieke periode gegevens met betrekking tot Zwangerschaps- en Bevallingsverlof (WAZO), Aanvullend Geboorteverlof (WIEG), of Ouderschapsverlof (OSV) zijn geregistreerd. Dit rapport met de basisgegevens van al deze vastgelegde verlofsoorten en bijbehorende informatie werd tot nu toe vaak nog specifiek gemaakt in ons Management Informatie rapportage tool ( MI).
Hoe
Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht WAZO, WIEG en OSV
Dit rapport levert een overzicht van medewerkers voor wie in een bepaalde periode WAZO-gegevens zijn geregistreerd, evenals gegevens over aanvullend geboorteverlof of ouderschapsverlof. Eventuele ziekteregistraties die voorafgaand aan een WAZO-periode aansluiten, worden ook weergegeven.
Het rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een aanvraag op klantniveau moet worden gespecificeerd voor welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd.
Het rapport houdt rekening met de instellingen zoals aangegeven in het scherm HR Stuurgegevens (te vinden onder Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens). Het rapport bestaat uit vijf tabbladen:
Tabblad Kindgegevens
Op dit tabblad worden kinderen weergegeven die jonger zijn dan 6 maanden, of waarvoor het veld 'Ouderschapsverlof opnemen' op 'Ja' staat en het kind jonger is dan 8 jaar.
Tabblad WAZO
Dit tabblad toont medewerkers waarvoor een WAZO is geregistreerd binnen de aangegeven periode. Alle velden die beschikbaar zijn in het scherm 'Zwangerschaps- en Bevallingsverlof (WAZO)' worden hier weergegeven. Niet alle velden hoeven per se ingevuld te zijn. Indien er een ziekteregistratie is in verband met de zwangerschap voorafgaand aan de WAZO-periode, dan wordt deze ook weergegeven.
Tabblad WIEG
Op dit tabblad worden medewerkers weergegeven die in de opgegeven periode aanvullend geboorteverlof hebben opgenomen. Als er meerdere opnames van aanvullend geboorteverlof door één medewerker zijn, verschijnt deze medewerker meerdere keren in het rapport. Saldo's kunnen dus meerdere keren worden getoond, maar de begin- en einddatum van het verlof en de opgenomen uren kunnen verschillen. De kolom 'Aantal uren opgenomen' toont het totale aantal uren van de gehele verlofopname, wat meer kan zijn dan de periode waarvoor het rapport werd opgevraagd.
Tabblad OSV
Op dit tabblad worden medewerkers weergegeven die in de opgegeven periode ouderschapsverlof (zowel betaald als onbetaald) hebben opgenomen. Net als bij het WIEG-tabblad zal het saldo meerdere keren worden getoond als een medewerker meerdere verlofopnamen heeft; echter, de begin- en einddatum van het verlof en de opgenomen uren kunnen verschillen. De kolom 'Aantal uren opgenomen' toont het totale aantal uren van de gehele verlofopname, wat meer kan zijn dan de periode waarvoor het rapport werd opgevraagd.
Tabblad Raport-parameters
Dit tabblad toont een overzicht van de opgegeven parameters van dit rapport.
Actie
Dit rapport kan worden opgevraagd wanneer er een overzicht gewenst is van de medewerkers die in de opgegeven periode gebruikmaken van de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG), Ouderschapsverlof (OSV) of van Zwangerschaps- en/of bevallingsverlof (WAZO).
Terugzetten van een backup in de API Configuratie (HR Core & Payroll)
Waarom
Vorige maand is in de delivery update een demo gepresenteerd van de API Configuratie. Met deze functionaliteit is een uitbreiding gemaakt, waardoor het mogelijk is de configuratie van alle bestanden naar een specifieke datum terug te zetten.
Hoe
Hulpmiddelen >Inrichting terugzetten
In het menu aan de linkerkant is er een optie "Hulpmiddelen" toegevoegd, waaronder de mogelijkheid om de inrichting terug te zetten naar een specifieke datum. Het is belangrijk te weten dat de back-ups van de bestanden 's nachts worden gemaakt tussen 00:00 en 02:00. Je kunt maximaal een back-up van 30 dagen geleden herstellen. Let op: de back-up wordt voor alle bestanden teruggezet. Het is niet mogelijk om slechts één van de bestanden afzonderlijk terug te zetten.
Actie
Onder "Hulpmiddelen" en vervolgens "Inrichting Terugzetten", kies de gewenste dag om de back-up terug te kunnen zetten.
Gewijzigd en verbeterd
Ad-hoc rapportage verbeteringen (HR Core & Payroll)
In de release van december 2024 hebben wij een verbetering van de ad-hoc rapportage naar productie gebracht. Echter, vanwege performance problemen moesten deze aanpassingen worden teruggedraaid. Inmiddels is er een verbetering doorgevoerd, waardoor het rapport niet langer voor performance problemen zal zorgen. Hieronder de tekst die in december 2024 werd gepubliceerd:
Waarom
In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, de Ad-hoc rapportage, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.
In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd.
Hoe
Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid)
Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de peildatum.
Actie
De Ad-hoc rapportage opvragen.
Payroll berekening voor medewerkers langer dan 2 jaar uitdienst (Payroll)
Waarom
Alle medewerkers, inclusief de medewerkers die uit dienst zijn, werden standaard geselecteerd voor de payrollberekening van de huidige periode, hoewel er uiteindelijk geen berekening hoefde te worden gedaan. Dit kan in sommige situaties zorgen voor extra lange doorlooptijden van de salarisverwerking wanneer je veel verloop hebt in een bedrijf. Om de doorlooptijden van de payroll te verbeteren zullen we alle medewerkers die voor 1-1-2024 uit dienst zijn gegaan niet meer standaard meenemen in de salarisberekening.
Als het toch nodig is dat deze medewerkers nog een berekening moeten krijgen, is het mogelijk om dit aan te sturen via een nieuw gegevenselement.
Hoe
Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie
Op het scherm Arbeidsrelatie is het nieuwe gegevenselement "Payroll berekening medewerker uitdienst" toegevoegd. Als dit element de waarde "Ja" heeft dan wordt er ook voor medewerkers die langer dan 2 jaar uitdienst zijn een payrollberekening uitgevoerd.
Actie
Standaard worden de medewerkers zoals hierboven benoemd niet meer meegenomen in de salarisverwerking. Voor medewerkers die langer dan 2 jaar uitdienst zijn en toch een payroll berekening moeten krijgen kun je bovenstaand element op "Ja" zetten.
Signaleringsverslag (Payroll)
Waarom
Om het signaleringsverslag ook op klantniveau beschikbaar te maken, hebben we enkele aanpassingen doorgevoerd. Bovendien hebben we het opvragen van het verslag gebruiksvriendelijker gemaakt door het selecteren van periodes te vereenvoudigen. Met deze wijzigingen is dit rapport in lijn gebracht met de werkwijze die we hanteren voor nieuwe rapporten. Zo is in Excel de kopregel vastgezet en staat filtering standaard ingeschakeld. De inhoud van het rapport is onveranderd gebleven.
Hoe
Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag
Het vernieuwde rapport kan nu zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een opvraag op klantniveau moet worden aangegeven voor welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Doordat meerdere bedrijven geselecteerd kunnen worden, is het noodzakelijk dat de periodiciteit voor de geselecteerde bedrijven gelijk is. Als dat niet het geval is, kan het voorkomen dat periodes worden geselecteerd waarvoor nog geen data beschikbaar is, waardoor er geen data in het rapport wordt getoond.
Actie
Geen extra actie nodig, vanaf nu kan het rapport op de verschillende niveaus gedraaid worden.
Uitbreiding voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen vast en variabel en doorgifte aan UPA (Payroll)
Waarom
In de voorgaande release is het voor een aantal arbeidsvoorwaarden van pensioen vast en variabel mogelijk gemaakt om de pensioenopbouw tijdens verlof te laten doorlopen. Zie ook de release notes hierover van release 2025-01. Binnen deze release is het aantal arbeidsvoorwaarden van pensioen vast en variabel, waarvoor dit mogelijk is verder uitgebreid.
Hoe
De aanpassingen hiervoor zijn tevens uitgevoerd voor de volgende vaste arbeidsvoorwaarden:
Vroegpensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).
WIA Hiaat met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).
WIA Hiaat extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).
en voor de volgende variabele arbeidsvoorwaarden:
VUT met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).
Vroegpensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).
Vroegpensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).
WIA hiaat met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).
WIA hiaat extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).
AOP met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).
Actie
Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte en bovengenoemde arbeidsvoorwaarden zijn hiervoor van toepassing, dan dien je gebruik te maken van deze nieuwe functionaliteit. Zie ook de release notes 2025-01 voor een nadere uitleg van deze functionaliteit.
Verlofuren Pensioen doorgeven in UPA aangifte (Payroll)
Waarom
In de uniforme pensioenaangifte wordt verwacht dat de verlofuren apart doorgegeven worden, wanneer de premie opbouw over het verlof voortgezet wordt.
Ter voorbereiding hierop zijn in de release van 2025-01 de pensioenregelingen aangepast.
Hoe
Vanaf 1-1-2025 worden nu de verlofuren waarmee rekening is gehouden bij de berekening van de pensioenregeling doorgegeven in de uniforme pensioen aangifte. Voor periode 01-2025 zal dit indien nodig met terugwerkende kracht doorgegeven worden.
Actie
Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de uniforme pensioenaangifte, dan zal de pensioenregeling (mogelijk) aangepast moeten worden, wanneer er sprake is van voortzetting bij verlof. Zie hiervoor de release notes van 2025-01.
De doorgifte van de uren zal na inrichting automatisch gaan met terugwerkende kracht januari 2025. Dit kan betekenen dat er in de aangifte van februari een correctie aangifte zit over de eerste periode van 2025.
Voor het doorgeven zelf in de pensioenaangifte is geen extra actie nodig.
Uitbreiding Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren met Uren verkopen 3 (Payroll)
Waarom
Bij sommige klanten is er behoefte om een derde variant te hebben voor uren verkopen.
Hoe
Bij de arbeidsvoorwaarde Kopen, verkopen, verrekenen uren/dagen is er nu een 3de mogelijkheid om uren te verkopen; net zoals bij verkopen uren en verkopen uren 2 kan je de keuze maken uit uurloon standaard, uurloon 2, 3, 4, 5 en vast. Deze keuze maak je op het scherm met bedrijfsinstellingen. Bij de medewerken kan je de te verkopen uren als periode element of als dag element opvoeren.
Actie
De nieuwe elementen voor verkopen 3 zijn per 1 januari 2025 beschikbaar gesteld en mogelijk te gebruiken.
Opgeloste meldingen
OrgSight laat functiecodes zien ipv Functienamen (change 7398219) (Hotfix 13-01-2025) (HR Core & Payroll)
Melding
In orgsight wordt de functie naam niet weergegeven, maar staat er een code.
Oplossing
In sommige situaties kon het voorkomen dat er een code getoond werd in plaats van de omschrijving. Dat is op 13 januari opgelost.
Actie
Bij het openen van OrgSight dienen de functieomschrijvingen getoond te worden. Geen verdere actie noodzakelijk.
Autorisatie op bedrijf selectie werk niet volledig door bij het bureaublad (Change 7553814) (HR Core)
Waarom
Bij een medewerker is ingesteld dat deze maar twee bedrijven mag zien in de autorisatie van de gebruiker. Echter, op het bureaublad worden ook medewerkers getoond die niet binnen de desbetreffende bedrijven vallen.
Hoe
Met deze release hebben wij het bureaublad zo aangepast dat alleen de medewerkers worden getoond van een bedrijf waarvoor autorisatie bestaat. Het is niet mogelijk om een overzicht voor de volledige klant hier te zien; de gegevens kunnen alleen per bedrijf worden getoond.
Actie
Er is geen verdere actie vereist.
Instellingen van de waardes in profielen (Change 7328153) (Payroll)
Melding
Instellingen > Vastlegging > Profielen
Binnen een profiel waren de instellingen voor het code-element niet consistent met de instellingen in het arbeidsvoorwaardenscherm. Dit beperkte de invoer tot waarden met maximaal 2 decimalen.
Oplossing
In deze release zijn de instellingen van elementen aangepast zodat ze overeenkomen met die in het arbeidsvoorwaardenscherm. Hierdoor is het nu mogelijk om waardes met bijvoorbeeld 1, 3 of 5 decimalen in te voeren.
Actie
Na deze release kun je waarden met de juiste precisie invoeren in de profielen.
Vreemde omschrijving in het signaleringsverslag (Change 7606310) (Payroll)
Waarom
Vanaf periode 01-2025 kon het voorkomen dat op het signaleringsverslag de melding AOW gerechtigde werknemer: werkn. verz. foutief werd gegeven voor een medewerker die inmiddels al uitdienst was.
Hoe
Met deze release hebben wij het signaal aangepast dat deze signalering onder de juiste condities afgaat.
Actie
Er is geen verdere actie vereist.
Volledig artikel weergeven
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika