Releases YouServe

Op deze pagina is alles terug te vinden over de kennissessie Release HR Core /  Payroll Business die gegeven is op dinsdag 01 juni 2021. - Opname presentatie - Presentatie slide deck - Vraag en Antwoorden vanuit presentatie

Hierin vind je de opgenomen video van de presentatie

New Reason for end of employment now also mandatory when importing external changes and using HRSS Why As of January 2020 the reason for end of employment has to be specified within the context of wage tax return and pension return. As of the February release it was already mandatory to provide a reason in the End of employment reason field in the Employee screen. When no reason is specified, the data in the screen cannot be stored. However, if an employee’s end of employment was specified by importing an end of employment date using, for example, Import/export > Import CSV, external links using Batch input or changes through HRSS, the availability of an end of employment reason was not checked. As of this release the system checks whether an end of employment reason has been specified when importing an end of employment date using the above-mentioned files. When no end of employment reason is available, the file will not be processed to prevent incorrect returns. How When a file that is imported contains an end of employment date, the system checks if the end of employment reason is also available for the employee concerned. If no end of employment reason is available, this will be reported and the whole file will be rejected. Your action When changes regarding an employee’s end of employment are not entered using the Employee screen in HR Core Business but through an interface or HRSS, you must modify the interface or HRSS form to be able to continue to use the change flow. Changed and improved New leave year included in overview Why When a new leave year was assigned, it was not included in the overview. The leave year to which the actions Correct current leave year and Undo current leave year applied was displayed. As of this release the leave year to which the New leave year action applies is also displayed. How Settings > Leave > Grant leave entitlement When a leave year is assigned through the New leave year action, the leave year is displayed when the action has been performed. When assigning leave has not been completed yet or has failed, no leave year is displayed. Your action No action is required. Solved Messages User is created in portal for inactive employee (change 1655273) Message When an employee’s end of employment was reported and the organizational unit was unlinked, a new user was created in the portal. The reason was that the change regarding the employee’s organizational unit resulted in new provision of details to the portal. Solution The software has been modified. When the organizational unit of an inactive employee is unlinked or modified, no details are provided to the portal. Your action No action is required. Employee data cannot be changed due to date of birth in the future (change 1834761) Message When entering employee data, a date of birth in the future was specified and stored by mistake. When the screen was reopened, it was blank and the date of birth could not be corrected. Solution The date of birth has been corrected by importing the correct date of birth. As of this release the system checks if a date of birth is in the future. Such dates can no longer be stored. If you enter a date in the future, the following error message will be displayed: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. (Date of birth - A future date is not allowed.) Your action No action is required. Leave balance 2019 could not be exported (change 1924008) Message It was not possible to export all the leave entitlements of 2019 of employees because the Export button was not available when another year was selected. Solution This has been modified and the leave entitlements can be exported again. Your action No action is required. Leave overview of previous years could not be exported (change 1169353) Message It was not always possible to export an already closed leave year from an employee’s leave overview; the opened year was exported instead. Solution We have ensured that when exporting previous leave years the correct data of the correct year is exported. Your action No action is required. Publishing Date : 3/19/2020

Changed and improved Branch linked to organizational unit twice (change 1324877) Notification Sometimes branches were linked to the same organizational unit twice without having been added twice by the same end user. As a result, data was transmitted twice to the systems linked to these branches. Solution Some branches were registered twice because the software did not check for the existence of branches in the future. Now, if a branch already exists at a future date, an error message will appear. Your action No action is required. Profile (703DV) not exported for new employees (change 1579908) Notification To enter new employees in Self Service, profiles were used through the added (703DV) field for the profile on the Contract screen with the aim of managing the employment conditions cluster. Because this field did not record the data at the correct level, it was not exported. Solution This release allows users to send profile data at contract level via the (703PS) field. Your action No action is required. Leave balance after calculation of fixed extra individual leave entitlement sometimes incorrect (change 1629890) Notification Calculating fixed extra individual leave entitlement with a starting date before 2019 did not go well because this was treated as a one-off after the release of 2019-07. As a result, the leave balance is not correct for employees with a fixed extra individual leave entitlement for whom a mutation / leave record has been recorded, so that the leave balance had to be recalculated. If there are no mutations or leave recordings recorded for these employees, the leave balance is correct. Solution From this release, the fixed extra individual leave entitlement will again be treated as a fixed entitlement. Your action If you make use of fixed extra individual leave rights in your organization, we advise you to check the balance with these employees and to perform a recalculation for leave if necessary. Publishing Date : 7/25/2019

Dit document bevat een beschrijving van nieuwe functionaliteiten en verbeteringen in deze release. De wijzigingen komen deels voort uit meldingen van onze klanten. Waar het relevant is, verwijzen wij met een nummer naar ons interne systeem waarin wij meldingen van klanten (change …..) registreren. Nieuw (Her)indiensttreding (Her)indiensttreding is een speciale functie die het proces voor (her)indienstname vereenvoudigt. Met dit proces kunt u controleren of en hoe lang een persoon al eerder voor uw bedrijf heeft gewerkt en hoeveel contracten hij/zij in het verleden heeft gehad. De manager of degene die het proces voor indienstname start, kan aan de hand van deze informatie bepalen of de persoon op vaste of tijdelijke basis moet worden aangenomen. Belangrijke voorwaarde U kunt dit niet zelf. Voordat u gebruik kunt maken van het (Her)indiensttreding proces moet u namelijk enkele inrichtingsstappen uitvoeren. Neem hiervoor contact op met uw HCM-consultant. Het gaat om het volgende dat eerst uitgevoerd moet worden: Het Unieke Persoons ID (dit is de unieke sleutel die dienstverbanden aan elkaar koppelt) en het contractvolgnummer moeten correct worden ingevuld en correct worden bijgehouden voor de bestaande populatie. Inrichting U kunt deze speciale functie vinden via Beheer menu > tabblad Workflowdefinitie > Wijzigen speciale functies. De naam van de nieuwe speciale functie is (Her)indiensttreding. Gebruik de knop Wijzigen om op te geven welke workflows beschikbaar zijn voor de gebruikers van dit proces. U moet gemachtigd zijn voor het gebruik van deze speciale functie en de workflows. Dit proces werkt alleen met nieuwe medewerker workflows (NW). Gebruik Om de speciale functie te gebruiken, gaat u naar het menu Start en het tabblad met het icoon (Her)indiensttreding zoals bij elke andere workflow. Nadat u het proces heeft gestart, wordt u door drie stappen geleid om de gegevens van de medewerker te bekijken. Stap 1 - Medewerker zoeken De velden Geboortenaam en Geboortedatum zijn verplicht. Nadat u deze gegevens heeft ingevoerd, klikt u op Zoek om de resultaten weer te geven. Op deze pagina kunt u ook naar de workflow(s) Nieuwe medewerker gaan die betrekking hebben op de nieuwe medewerkers die nog niet eerder voor het bedrijf heeft gewerkt. Wanneer u een medewerker selecteert in de lijst, wordt u omgeleid naar stap 2. Stap 2 - Controle met BSN-nummer U moet het burgerservicenummer van de geselecteerde medewerker invoeren om ervoor te zorgen dat u gemachtigd bent om de contractgegevens van de medewerker te zien. Als het burgerservicenummer onjuist is, verschijnt er een bericht. Als u het onjuiste burgerservicenummer drie keer heeft ingevoerd, wordt u omgeleid naar de startpagina. Stap 3 - Contractgeschiedenis Met deze stap geeft u de contractgeschiedenis en andere nuttige gegevens van de geselecteerde medewerker weer aan de hand waarvan u kunt bepalen of deze persoon opnieuw kan worden aangenomen en met welk type contract. Gebruik de knop Verder om de lijst te openen met de workflow(s) Nieuwe medewerker. Opgeloste meldingen Geen foutmelding bij het berekenen van de afstand met verkeerde waarden of zonder waarden Voor alle Self Service Probleem Er verschijnt geen foutmelding wanneer een verkeerde of onjuiste postcode, straatnaam of land is ingevoerd. Oplossing Vanaf deze release zijn verschillende foutmeldingen aan Self Service toegevoegd om u te vertellen dat een veld onjuist is ingevuld voor het berekenen van de afstand. De foutmelding voor een lege postcode is als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een onjuiste postcode gebruikt. De foutmeldingen voor een onbekende postcode zijn als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een niet bekende postcode gebruikt. Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. De afstandsberekening heeft niet kunnen plaatsvinden vanwege een onjuiste waarde. De foutmeldingen voor een onjuiste postcode zijn als volgt:  Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een onjuiste postcode gebruikt. Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. De afstandsberekening heeft niet kunnen plaatsvinden vanwege een onjuiste waarde. De foutmelding voor een onjuiste landcode is als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een onjuiste landcode gebruikt. Als de postcode in het veld Van en Naar hetzelfde is, is de foutmelding als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft dezelfde postcode gebruikt. Als de landcode leeg is, is de foutmelding als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. Landcode kan niet leeg zijn. Publishing Date : 3/29/2019

De releases van zaterdag 29 januari zijn afgerond. Alle applicaties zijn weer beschikbaar.

New My Reports notification Why You will now receive a notification to let you know that a report is waiting in My Reports, so you can continue to work on other tasks in the meantime. How Location: Bar at the lower left of the screen > rightmost icon, Notifications A Notifications icon has been added to the bar below the menu at the lower left of the screen.  When you create a report, you will see the number 1 next to the icon as soon as the report is available in My Reports. If there are more reports available that you have not yet viewed, you will see how many next to the Notifications icon. Click on the Notifications icon to open the list. You will then see the notifications of the reports that are ready for you in My Reports, along with their creation date and time. Click on a notification to go straight to My Reports.  The notifications are cleaned up weekly, but you can also remove a notification manually by clicking on the X next to it.  Your action  No action is needed. Modified and improved Codes shown in Employment contract selection screens Why The Employment contract screen fields now show - between brackets - the code that is associated with the chosen value in order to assist users in selecting values in fields with a list or a search function (magnifying glass icon). If the values you can choose from are very similar, the codes may help to distinguish between them. How Path: Employee > Contract > Employment contract Click in a field to make a selection from a list and you will see the corresponding code in brackets after the description. If you use the magnifying glass icon to open a field selection screen, you will see that the Value column with the corresponding code has been added next to the Description column. Your action No action is needed. Notices of recovery with a date in the future are now sent to the Absenteeism Manager Why Notices of recovery entered for a date in the future were not sent to the Absenteeism Manager. How Employee > Illness > Absenteeism This problem has been resolved: as of this release, notices of recovery for dates in the future will be sent to the Absenteeism Manager.  Your action Because previously recorded notices of recovery for dates in the future will not be sent to the Absenteeism Manager, you will have to enter these again. Please delete your old notice of recovery before entering the new one. Publishing Date : 10/25/2019

Verbeterd 1.  Data in de Ziekteverzuim-rapporten waren onjuist Waarom Als de standaardrapporten R-ZK-10310, R-ZK-10320 en R-ZK-10300 voor de maand mei 2018 werden uitgevoerd, waren het Deelbetrekking percentage en de ZVP niet correct. De kolom FTE in het rapport R-ZK-10310 was gedefinieerd als Decimaal zonder de decimale punten te specificeren. Het werd daarom behandeld als heel getal en afgerond. Hoe De kolom FTE is nu gedefinieerd als Decimaal met de decimale punten. Uw actie Er is geen actie nodig. 2.  Geen toekomstige instroom in het rapport R-AL-11000-a Instroom doorstroom en uitstroom Waarom Als het standaardrapport R-AL-11000-a Instroom doorstroom en uitstroom werd uitgevoerd, bevatte het resultaat geen gegevens omdat het rapport  gebruikmaakte van de huidige datum, waarop geen gegevens waren aangemaakt. Hoe Het probleem is opgelost. Er worden nu gegevens opgehaald door naar verschillende datums te kijken. Uw actie Er is geen actie nodig. 3.  Datum uit dienst ontbreekt Waarom Als een rapport wordt uitgevoerd met actuele data voor Datum uit dienst, werd de Datum uit dienst niet weergegeven voor bepaalde medewerkers hoewel de Dienstverband indicatie Uit dienst was. Hoe Dit probleem had te maken met een mutatie die ontbrak en is inmiddels opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. 4.  Ziekteverzuim rapport R-ZK-10300 toont niet alle gevraagde gegevens Waarom Als het standaardrapport R-ZK-10300 werd uitgevoerd met de gevraagde data van 01-12-2018 tot heden, werd Ziekte Tijdvak 31-12-2018 niet altijd getoond voor alle medewerkers. De rapporten 10310 en 10320 waren ook niet compleet. Hoe Aangepaste berekeningen voor het veld Ziekte Tijdvak field in de standaardrapporten R-ZK-10300, R-ZK-10300, R-ZK-10310 en R-ZK-10320 tonen nu complete informatie voor elke opgegeven periode. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/22/2019

  HR Core Base API Extra value inside Validity In the 2019-04 release we have expanded validity with one value: organizationalUnitId. The attribute was part of the contracts entity and body. And now will also be part of its validity. Example Current value of organizationalUnitId inside contracts is 13035189. Validity is included and shows as of which date the current value inside the body is valid. In this case it is 2018-02-01. There is also an outlook value of organizationalUnitId. But that does not make it clear as of which date the current value inside the body is valid from.   Example Validity with organizationalUnitId "contracts": [         {             "id": 13033393,             "contractNumber": "1",             "contractType": "O",             "hireDate": "2014-10-01",             "firstHireDate": null,             "dischargeDate": null,             "expiryDate": null,             "jobProfileId": "10452807-ICTM",             "personId": 13033392,             "organizationId": 10452807,             "organizationalUnitId": 13035189,             "contractualAmount": {                   "workingAmountInHours": 1,                   "workingAmountInDays": 5             },             "jobProfile": {                 "shortName": "ICTM",                 "id": "10452807-ICTM",                 "fullName": "ICT Medewerker",                 "validFromDate": "2014-01-01",                 "validToDate": null,                 "entityStatus": "Active"             },             "outlook": [                 {                     "validFromDate": "2020-02-01",                     "propertyPath": "organizationalUnitId",                     "propertyValue": "11065811"                 }             ],             "extensions": null,             "validity": [                 {                     "validFromDate": "2014-10-01",                     "propertyPath": "contractNumber",                     "propertyValue": "1"                 },                 {                     "validFromDate": "2014-10-01",                     "propertyPath": "contractType",                     "propertyValue": "O"                 },                 {                     "validFromDate": "2014-10-01",                     "propertyPath": "hireDate",                     "propertyValue": "2014-10-01"                 },                 {                     "validFromDate": "2014-10-01",                     "propertyPath": "jobProfileId",                     "propertyValue": "10452807-ICTM"                 },                 {                     "validFromDate": "2018-02-01",                     "propertyPath": "organizationalUnitId",                     "propertyValue": "13035189"                 }   Publishing Date : 3/27/2019

Nieuw  AVG Verlof- & Verzuimdata Waarom  Vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet het mogelijk zijn medewerkergegevens op te schonen. Voor de meeste HR-gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar na einde dienstverband. De bewaartermijn van deze gegevens wordt ook wel retentieperiode genoemd. Om de retentieperiode en het verwijderen van de bijbehorende gegevens te ondersteunen, is vanaf deze release het scherm Stuurgegevens AVG in HR Core Business opgenomen, waarmee u voor bepaalde verlof- en verzuimgegevens kunt aangeven hoe lang deze bewaard moeten worden. De geselecteerde gegevens worden verwijderd wanneer de retentieperiode is bereikt. Dit verwijderen gaat in twee stappen, waarbij iedere verwijderactie tweewekelijks plaatsvindt: Eerst worden de gegevens inactief gemaakt. U kunt deze gegevens dan nog bekijken in het Mutatieverslag; hierin hebben ze dan de status Verwijderd. De tweede stap houdt de daadwerkelijke verwijdering in. Hierna kunt u de gegevens niet meer bekijken en zijn ze volledig verwijderd uit de applicatie.  Hoe Beheer > Inrichting > Stuurgegevens AVG   In het scherm Stuurgegevens AVG kunt u voor Verlof- en/of Ziekteverzuim aangeven hoeveel jaar u deze gegevens wilt bewaren nadat een medewerker uit dienst is getreden.  Via de knop Toevoegen rechtsboven in het scherm kunt u dit per bedrijf vastleggen.   Veld Toelichting Gegevens AVG Selecteer hier voor welke gegevens u de bewaartermijn vastlegt: Ziekteverzuim Verlofaanvraag Bewaartermijn Hier kunt u het aantal jaar opgeven dat u de gegevens wilt bewaren nadat de medewerker uit dienst is getreden. De bewaartermijn of retentieperiode moet minimaal 2 jaar zijn. Dit om te voorkomen dat het verwijderen van deze gegevens leidt tot herberekeningen. Vult u hier een lager getal in, dan verschijnt er bovenin het scherm een foutmelding en kunt u de gegevens niet opslaan. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens inactief gemaakt op basis van tweewekelijkse verwijderacties. In het mutatieverslag kunt u dan zien om welke gegevens het gaat: ze hebben hierin de status Verwijderd. Twee weken na het inactief zetten, worden de gegevens definitief uit de applicatie verwijderd en kunt u ze niet meer bekijken. Start Bewaartermijn Hier is standaard ingevuld Einde dienstverband. Uw actie  Als u wilt dat verlof- en verzuimgegevens van uw medewerkers worden verwijderd op basis van de minimale bewaartermijn van twee jaar, kunt u de Stuurgegevens AVG inrichten, zoals hierboven beschreven. Medewerker uitsluiten van verwijderen gegevens op basis van Stuurgegevens AVG Waarom  Soms kan het noodzakelijk zijn om medewerkers uit te sluiten van de algemene verwijdering van verlof- en verzuimgegevens na de minimale bewaartermijn of retentieperiode van twee jaar. Daarom is het mogelijk om individuele medewerkers hiervan uit te sluiten en de gegevens van deze medewerkers niet automatisch te verwijderen na afloop van de bewaartermijn die is vastgelegd in het scherm Stuurgegevens AVG. Daarom is hiervoor een optie toegevoegd aan het scherm Medewerker (aanvullend). Hoe Medewerker > Medewerkersgegevens > Medewerker (aanvullend)    Als u niet wilt dat gegevens van een medewerker automatisch worden verwijderd na afloop van de bewaartermijn of retentieperiode die is vastgelegd in het scherm Stuurgegevens AVG, kunt u de medewerker hiervan uitsluiten door in het scherm Medewerker (aanvullend) in het veld Uitsluiten van AVG uit voor Ja te kiezen. Als u het veld Uitsluiten van AVG leeg laat of hier Nee invult, worden de gegevens van de medewerker automatisch verwijderd via een tweewekelijkse job. Als u eerst bij Uitsluiten van AVG de waarde Ja had ingevuld en later de waarde Nee invult of het veld leegmaakt, wordt de medewerker als de bewaartermijn of retentieperiode reeds is verstreken, alsnog meegenomen bij de eerstvolgende verwijderactie.   Uw actie  Als u wilt individuele medewerkers wilt uitsluiten van het verwijderen van verlof- en verzuimdata op basis van de stuurgegevens die zijn vastgelegd via Stuurgegevens AVG, vul dan voor deze medewerkers in het scherm Medewerker (aanvullend) bij Uitsluiten van AVG de waarde Ja in.  Gewijzigd en verbeterd Veld Contract volgnummer ondersteunt tijdvakken Waarom  Voor het nieuwe re-hire proces in Self Service is in HR Core Business in het scherm Medewerkers het veld Contract volgnummer beschikbaar. Dit veld kende echter geen tijdvakken waardoor het niet mogelijk was om het contract volgnummer op te geven met een bepaalde ingangsdatum. Hoe  Medewerker > Medewerkers Het veld Contract volgnummer ondersteunt nu tijdvakken waardoor het systeem de waarde opslaat met de opgegeven ingangsdatum. Hierdoor kunt u in de historie  de verschillende waarden met ingangsdatum terugzien. Uw actie Er is geen actie nodig. Controle Identiteit in relatie tot naam en geboortedatum Waarom Het veld Identiteit wordt gebruikt voor autorisaties in het portaal. Nu kunnen dezelfde identiteiten verschillende keren worden uitgegeven. In het portaal wordt gecontroleerd of deze reeds bestaan. Om ervoor te zorgen dat de Identiteit voor een specifieke medewerker uniek is, worden nu ook bij het invoeren ervan de naam en geboortedatum in combinatie met de identiteit gecontroleerd, de zogenaamde controle bij de bron. Hoe Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) Als u in het scherm Medewerker (aanvullend) het veld Identity invult, controleert het systeem of de ingevulde Identity al bestaat. Als dit het geval is controleert het systeem of de achternaam en de geboortedatum van de medewerker met de bestaande Identity overeenkomen met die van de medewerker met de nieuw ingevoerde Identity. Deze controle vindt alleen plaats bij het vastleggen van een nieuwe Identity. Als bijvoorbeeld in de toekomst een naam van een medewerker wijzigt, controleert het systeem niet of deze naam bij een niet-unieke Identity hoort.  Uw actie Er is geen actie nodig. Denk er wel aan dat er niet met terugwerkende kracht wordt gecontroleerd of bestaande Identity's wel uniek zijn.  Opgeloste meldingen  Mutatieverslag Uitgebreid voor Verlof verschijnt niet in Mijn Rapporten (change1198351) Rapporten > Controleoverzichten > Mutatieverslag (uitgebreid) Melding  Als u bij het Mutatieverslag uitgebreid bij de selectiecriteria koos voor verlofelementen, gaf het systeem aan dat het rapport in Mijn rapporten was geplaatst. Het aangevraagde Mutatieverslag (uitgebreid) verscheen vervolgens echter niet in Mijn rapporten. Dit probleem deed zich alleen voor bij als er verlofelementen waren geselecteerd. Voor andere elementen werd het mutatieverslag wel in Mijn rapporten geplaatst.   Oplossing  Dit technische probleem is inmiddels opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. OrgSite - Uitbreiding zoekfunctionaliteit werkte niet correct (change 465756) Melding  Als u in OrgSite wilde zoeken op een specifieke term, maar niet op achternaam, dan werden alleen ongeveer overeenkomende resultaten getoond en geen exacte overeenkomsten.   Oplossing  Om het mogelijk te maken op andere zoekcriteria dan alleen achternaam te zoeken, maar wel op basis van een exacte overeenkomst van de zoekterm, is aan de zoekfunctie de optie Expliciet zoeken toegevoegd. Uw actie U hoeft geen actie te ondernemen Publishing Date : 2/22/2019

  Notifications Employees with Employment Start Date in the future from Self Service reversed Why To prepare for future functionality allowing employees with an Employment Start Date in the future to be edited in Self Service, they were imported with a start date equaling the editing date on which the employee was created. Thus, it was possible to edit these employees with this start date in Self Service even before employment commenced. Until the Employment Start Date was reached and the employee transitioned to the associated Employed status, the employment terminated status was forwarded to other parties with an Employment End Date equaling the editing date in Self Service, as retrieved from HR Core. This functionality was reversed because it caused a lot of problems in actual practice. How For customers who experienced problems with this, the data was corrected to the old input date. The employment status is no longer Employment terminated before the employee starts employment. Employees who are entered in Self Service with a future date are transmitted to HR Core the old way once again. Resolved notifications Collective leave 2018 not deducted for new employee (change 1174518) Notification  An employee started employment for the first time in November 2018. It was expected that the collective leave days would be deducted based on his work schedule. However, this did not occur. The relevant employee started employment on November 19, and the collective leave for 2019 was created on that same date. The collective leave days were deducted correctly for another employee whose Employment Start Date was October 15. The collective leave days that were entered last year are no longer in the system, which means they were not allocated to employees starting employment. Solution  The employee started employment after the collective leave for 2019 was created, causing the collective leave days for 2018 to be moved to history. This process for clearing old definitions for collective leave has been modified. As a result, collective leave days are no longer moved to history after one year.  Your action No action is required. Organization structure history unavailable (change 1298321) Notification When opening the organization structure on a specific date in the past, an unexpected error report was displayed: OU with code 60001358 refers to parent OU with code 60001352 as per 10/03/2017. The relevant parent Organization Unit (OU) was not valid until 11/08/2018, however, so the reference pointed to a non-existent OU. Solution The date data for the organization units has been corrected, so the reference to the child organization unit has the same start date as the parent organization unit.  Your action No action is required. Remaining leave not always updated (change 1234723) Notification The remaining leave was not updated automatically for employees who had only registered the statutory leave and/or supplementary leave on December 31, 2018. Solution The remaining leave was not updated automatically if leave was taken on December 31. The remaining leave was corrected after another withdrawal or recalculation. The programming was modified so that the remaining leave is updated correctly immediately when leave is taken on 31 December only. Your action No action is required. Publishing Date : 4/18/2019

Solved Messages Base of employee master data - salary rounded to one decimal (2762418) Message The salary is rounded to 1 instead of 2 decimals in the Base of employee master data. Solution This has been resolved. As of this release, the salary is rounded to 2 decimals. Action This can be checked by selecting Employee > Employee > Base of employee master data. Closed organizational units wrongly forwarded to Portal (1253731) Message Sometimes the following error message was displayed in the Grouped User Management Logbook in the Portal: Role assignment Manager not processed: Organizational unit xxxxx not found. The managers of organizational units (OUs) that were already closed were mistakenly specified for the closed organizational units. Solution As of this release, no data of already closed organizational units is forwarded and the error message is no longer displayed. As a result, the Grouped User Management Logbook is more structured and any errors can be detected more easily.  Action No action is required. Employee is not forwarded to the Portal (2710118) Message Synchronization between the Person entity and the Employee was not always successful. Employees for which the Identity and/or Citizen service number fields had no value were not synchronized with the persons in question, and the employees were not forwarded to the Portal. Solution This has been resolved. The order of synchronization from the Person to the Employee is now correct and the employee is forwarded to the Portal. Action No action is required. Long-term illness and maternity leave - value of PIB date field incorrect (389486) Message Calculation of the PIB date field (Permanent Incapacity Benefit (Restrictions) Act (Wet Verbetering Poortwachter)) was incorrect when there was a period of maternity leave between two sickness registrations, as a result of which the second sickness registration was not marked as continuous. Solution A sickness registration is continuous when the period of recovery between two sickness registrations is less than 28 days. As of this release, the maternity leave period is no longer included when determining these 28 days. In the above situation, the second sickness registration is now considered to be continuous and the PIB date field will show the correct date. Action The maternity leave period is now considered where new sick reports are concerned. Already registered sick reports are not automatically modified. To ensure the correct PIB date of existing sick reports is calculated, the sick report following maternity leave must be removed and re-entered. Generating mail merge documents no longer works (2783083) Message In the Employee address details screen, the (mailmerge) indication was not visible at the aggregate fields for the mail merge address. As a result, mail merge documents could no longer be created.  Solution The (mailmerge) indication has been re-added to the following fields: Street / House number (mailmerge) (7569) Postcode / City (mailmerge) (7570) Country (mailmerge) (7568) Action No action is required. Publishing Date : 6/17/2021

This document describes the new functionality and improvements introduced by this release. Some of these changes have been inspired by messages and reports from customers. Where relevant, we have included a number in the section title to refer to the identification of the message (change .....) in question in our system. Improvements Improving reliability of delivery for the HR Data Feed Why Many of our customers rely on the HR Data Feed to consume operational data to drive their ERP, CRM, Procurement, Fleet Management or Identity and Access Management Solutions and Financial Solutions and our monitoring shows we have been experiencing rapid growth of data and usage of the HR Data Feed which is impacting our ability to process and deliver the files in a timely manner. We wanted to improve this, so we have executed on several steps to improve the performance of processing all data, improve the delivery process and make sure that they become available before 06:00 am. How Additional enhancements and improvements further guaranteeing timely delivery are planned for the future and will follow in subsequent releases. Your action No action is required. Resolved notifications Report Model and HR Data Feed have been extended with more than new 130 fields (change 1023780, 1027135, 1030221, 1030249, 1030391) Why By packaging multiple customer requests simultaneously we have extended the report model and the HR data model to provide better data coverage. How Additions All fields related to the Garantie Loon entity have been added Two fields from the Overuren entity have been added (G) Uren tijd/tijd extra (Overuren) (L) Uren tijd/tijd extra (Overuren) Fields from Toeslagen Vast Uitgebreid have been added Fields Z5 and further Two fields from the Medewerker entity have been added UPI Contract volgnummer A field from the Rol Toewijzing UM entity has been added Field Incl onderliggende OE’s Your action No action is required. Data displayed in the standard reports R-AL-10300 and R-AL-10320 do not match (change 999473) Message In report R-AL-10300 there is Wettelijk verlof of last year missing. In the standard report R-AL-10320 the Wettelijk verlof of last year is actually being displayed. Analysis confirmed that Wettelijk verlof of last year is not being displayed in report R-AL-10300 because of an expiration date being taken into account. Solution The report has been modified, and starting with this release standard report R-AL-10300 will present the same data as presented in report R-AL-10320, Your action No action is required. Publishing Date : 1/31/2019

Notifications Online release sessions  Several customers requested that we organize an online release session in addition to the Release Notes to explain the changes in the relevant release in more detail. We are happy to facilitate this. As we already mentioned in the February Release Notes, we will pilot a one-hour info session in the week following the release, in which we will further explain the most important changes in the release. During this session, we will devote extra attention to what you, as a customer, need to do in order to get the most out of modified or new features. We hope that this will clarify the Release Notes and the Actions listed for some of the changes. The first release session will take place on Tuesday, March 2, at 14:00 (CET). You can register via de Event calendar of Payroll Business. New ‘Payslips to Dynamic Payslip' interface not yet active  We are creating a feature allowing you to offer your employees dynamic payslips. At present, the Management - data exchange - interfaces screen already displays the new ‘Payslips to Dynamic Payslip' interface. The new interface is only displayed however; it is not yet available. We will provide more information in the next release.  Solved Messages Cannot read UPIs (2486778) Message  We have found that in some situations, the system cannot read the UPI if an employee is associated with two dates of birth in the system. The cause is a modification of a date of birth as per a different benchmark date. A retirement date is calculated for every date of birth and this generated an error message. Solution We have adjusted the code as per the March release, ensuring that UPIs are read without generating an error message. Should one employee be associated with two (different) dates of birth, the dates are copied to the person in chronological order. Action No action is required. Leave across year change with introduction of Wet Wieg (2179372) Message  It is impossible to take childbirth leave that falls in two calendar years because the system states there are insufficient remaining days of leave. Solution As per the March release, you can take supplementary childbirth leave across a year change. Action If you have not yet applied for supplementary childbirth leave across the year change, you can do this now. Otherwise, no further action is required.  Contact 2 is not deleted (2441425) Message If an employee stated through Self Service that two of their contacts had to be removed, a failed change resulted.  Solution After the March release, the change for deleting a second contact will be processed and not end up with the failed changes.  Action No action is required. Publishing Date : 2/19/2021