Vejledninger i Visma Løn

Dette værktøj er en hjælp til at opdatere medarbejdernes adresser på en nem måde ved at indlæse og opdatere alle medarbejderes adresseoplysninger på én gang.

Rapportoversigt i PDF-format     Sådan danner du rapporter Rapporterne udskrives fra Visma Løn ved at: Åbne Visma Løn Vælge rapporter Vælge fra drop down-menuen   Afregning pr. betalingsdato Formål Rapporten anvendes som datoafregningsoversigt for afregning af feriepenge. Format Excel/csv Indtastning før dannelse Eventuelt Arbejdsgivernummer & Startdato   Afregning pr. dispositionsdato Formål Rapporten anvendes som datoafregningsoversigt med totaler pr. bestillingsdato, samt subtotaler pr. betalingsmodtager (Løn, Pension, SKAT, Barsel, ATP). Format Html Indtastning før dannelse Eventuelt Arbejdsgivernummer & Startdato   Afstemningsliste (eIndkomst)  Formål  Rapporten anvendes til afstemning af valgte periodes lønkørsel med eIndkomst. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Afstemningsliste eIndkomst (år til dato) Formål  Rapporten anvendes til at afstemme årets lønkørsler med eIndkomst. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer & Periode   Afstemningsliste (lønperioden) Formål  Rapporten anvendes til at afstemme saldototaler for den valgte lønkørsel. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Afstemningsliste (år til dato) Formål  Rapporten anvendes som oversigt af saldototaler fordelt på arbejdsgivernummer samt stillingskategorier. Format  Html Indtastning før dannelse  Periode + eventuelt Arbejdsgivernummer   Afvigelsesliste udvidet *Kræver abonnement og opsætning for at blive vist*   Anciennitetskort Formål Rapporten anvendes som oversigt over den pågældende lønkørsels fratrædende medarbejdere og dertilhørende information om ansættelse, fratrædelse og ferieoptjening. Format Html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Anmærkningsliste Formål Rapporten anvendes som oversigt over eventuelle anmærkninger ifm. lønkørslen. Format Html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer   Arbejdsgiverstamkort Formål  Rapporten anvendes som oversigt over virksomhedens aktive services samt aktive, automatiske rapportbestillinger fordelt pr. arbejdsgiverforhold. Format  Html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer og Kun ændrede kort: JA/NEJ   Bogføringsbilag Formål Rapporten anvendes til at afstemme lønkørselens debet/kredit saldi. Indeholder ligeledes finanskontonumre over periodens lønposteringer. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Bogføringsbilag med spec. Formål  Rapporten anvendes til at afstemme lønkørselens debet/kredit saldi, ydermere indeholder rapporten specificerede detaljer på medarbejderniveau over periodens lønposteringer. Format Excel/csv + html Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Bogføringsbilag med spec. (år til dato) Formål  Rapporten anvendes til at afstemme lønkørslens debet/kredit saldi år til dato, ydermere indeholder rapporten specificerede detaljer på medarbejderniveau over periodens lønposteringer. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer + periode   Ferieafregningsliste Formål Rapporten anvendes som oversigt over ferieafregning efter den gamle ferielov. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   NYF Ferieafregningsliste Formål  Rapporten anvendes som oversigt over ferieafregning efter den nye ferielov. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Ferienulstilling Formål  Rapporten anvendes som oversigt over nulstillede ferie- og feriefridage. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Ferieregnskab Formål  Rapporten anvendes som oversigt over restferie fra den gamle ferielovsperiode. Format Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer, Sortering: Aflønningsform/Afdeling & Datafil output: JA/NEJ   NY Ferielov FerieRegnskab Formål  Rapporten anvendes som saldooversigt på medarbejderens opsparede og afholdte ferie samt ferietillæg. Format Excel/csv Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer, Sortering: Aflønningsform/Afdeling & Datafil output: JA/NEJ   Fradragsliste Formål  Rapporten anvendes som saldooversigt for fradragssaldi i den pågældende lønkørsel. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Fradragsliste med overførsler Formål  Rapporten anvendes som oversigt over fradrag med overførsler. Format  Html Indtastning før dannelse  Kørselsordre & eventuelt Arbejdsgivernummer   Kvitt. På indlæste (modtaget) eSkattekort Formål  Rapporten anvendes som oversigt over rekvirerede eSkattekort på medarbejdere. Format  Html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer & Periode: Fra/Til   Lønsedler Formål  Rapporten anvendes som udskrift af den valgte periodes lønsedler. Format  Html Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Selektionsnr., Arbejdsgivernr., Medarbejdernr. & Slet arb.tekst til lønseddel: JA/NEJ   Medarbejdere til gode (år til dato)  Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejderes saldi på månedlige, løbende optjeninger (Afspadsering, Fritvalgskonto, Feriefri, Omsorgsdage og Aftalefri). Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer Datafil output: JA/NEJ   Medarbejdere uden eSkattekort Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejdere, som ikke har et skattekort. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer Datafil output: JA/NEJ   Medarbejderoversigt Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejderen personlige månedsløn eller personlige timeløn. Format Excel/csv Indtastning før dannelse Eventuelt Arbejdsgivernummer, afdelingsnummer, Udbetalingsstednr. & Gyldig pr.   Medarbejderstamkort Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejdere inkl. oplysninger om adresse CPR, ansættelsesoplysninger/-dato, skattekorts-info samt bankkonto. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer, medarbejdernummer, Kun ændrede kort: JA/NEJ & Datafil output: JA/NEJ   Overførselsliste Formål  Rapporten anvendes som oversigt over totalsummerne af løn, pension, ATP, AMBI, A-SKAT og Barsel fra den pågældende periodes lønkørsel. Format  Html Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Ny Overførselsliste Formål  Rapporten anvendes som oversigt over totalsummerne af ferieafregning fra den pågældende periodes lønkørsel. Format  Html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Overførselstotal Formål  Rapporten anvendes som oversigt over totalsummerne af samtlige afregninger fra den pågældende periodes lønkørsel. Format  Html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Overtid pr. afdeling Formål  Rapporten anvendes som oversigt over overtidstimer på samtlige medarbejdere fra den pågældende periodes lønkørsel. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Personalegode – ej udbetalte Formål  Rapporten anvendes som oversigt over saldi af månedens personalegoder samt totalsaldo år til dato. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Personlige satser Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejderens samtlige personlige satser (timeløn, tillæg mv.). Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer, medarbejdernummer & Gyldig pr.   Reg. Fraværsoplysninger Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejdernes fravær. Udskrives som  Excel/csv Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer, Medarbejdernummer, Fraværskode & Inkludér anvendt fravær: JA/NEJ   Reg. Lønoplysninger Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejderens faste, variable og personlige lønsatser. Du kan få et overblik på enkelte lønarter, udvalgte medarbejdere eller arbejdsgivere. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer, Medarbejdernummer, Lønart & Gyldig pr.   Revisionsrapport Formål  Rapporten anvendes som ”sladrehank” til visning af indlæst og manuelt indtastet løndata. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Dato fra/til + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   SH-opsparingsliste Formål  Rapporten anvendes som oversigt over Søgnehelligdage saldi. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Syge-/fraværsliste  Formål Rapporten anvendes som oversigt over medarbejdernes samlede, registrerede fravær. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Tilmeldte medarbejdere til eBoks Formål Rapporten anvendes som oversigt over medarbejdere som er tilmeldt e-Boks. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer, Gyldig pr., Incl. Fratrådte & Datafil output: JA/NEJ   Udbetaling befordringsgodtgørelse  Formål  Rapporten anvendes som oversigt over udbetalt befordring. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Ændringsliste  Formål  Rapporten anvendes som oversigt over ændringer i tabeller med nye værdier eller datoer. Format  Html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer   Omkørsel af bogføring Formål  Rapporten anvendes som oversigt over bevægelser ifm. en omkørsel af en lønkørsel. Ved kørsel af denne rapport foretages en omkørsel af bogføring. Dertil viser den også resultatet af omkørslen. Format Html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer

Vejledning log på Visma Løn 1.    Log på Visma Løn Når du skal arbejde i Visma Løn, skal du logge på en sikker forbindelse. Åben en Internet browser f.eks. Google Chrome Angiv url: community.visma.com Klik på firkanten med de 9 små firkanter i, på den blå bjælke. Klik på Find områder Vælg Visma Løn Gå i højre menuen under Relevante links og vælg Log på Visma løn Her vil du blive bedt om, at angive CVR-nummer og brugernavn (har du tidligere bedt om at systemet skal huske det, står det der i forvejen) Angiv din adgangskode Du vil modtage en engangskode retur, enten via mail eller som sms. Du skal skrive koden i feltet Engangskode Klik på Log in og du er nu logget på Visma Løn. OBS!! Gem evt. adressen som en genvej til systemet.

Vi har forhåndsoprettet administratorer af Visma Løn og Visma HR i Visma Community, så du blot skal verificere din profil. Nedenunder har vi lavet en udførlig vejledning, så du kommer flyvende fra start… Gå ind på community.visma.com (her er du sikkert allerede!) Klik på knappen ”Sign in” oppe i højre hjørne (ikke ”register, da du er oprettet på forhånd).  Tryk på knappen ”Forgot your password” Indsæt din mailadresse Verificer, at du ikke er en robot (sæt et flueben) Tryk på ”Send request” Du modtager herefter en mail (sendt til den samme mail som dit brugernavn), hvori du skal verificere din bruger via et unikt link. Via linket lander du på en side, hvor du skal ”Enter new password”. Du skal oprette et brugernavn (her indtaster du dit fornavn+efternavn) Du skal nu logge ind med din brugernavn (mailadresse) og dit nye password. Når du har angivet dit kodeord og accepteret vilkår og betingelser er du oprettet og klar til at deltage ud i debatten med din nye Community-profil. Skulle du ikke modtaget en mail med en ny adgangskode inden for få minutter, og kan du heller ikke se den i dit spamfilter, så send os dine kontaktinformationer, så du kan blive guidet igennem oprettelsen.   Sådan indstiller du din profil optimalt Du kan nemt skifte sproget på dit nye community: Klik på dit profilbillede i øverste højre hjørne Klik derefter på “Mine indstillinger” (eller “My Settings” på engelsk) Klik på “Indstillinger” (eller “Preferences” på engelsk) På denne side vil du i en drop-down kunne skifte sproget. Vælg ”Gem ændringer/Save” Sådan skifter du profilbillede For at et Community bliver så vedkommende som muligt, anbefaler vi dig at indsætte et billede på din profil (dette er naturligvis valgfrit). Klik på det eksisterende profilbillede i øverste højre hjørne Klik derefter på “Mine indstillinger” (eller “My Settings” på engelsk) Klik på “Avatarer” (eller “Avatars” på engelsk), hvorefter du kan skifte dit profilbillede eller din avatar, som det også kaldes. Tryk på knappen ”Overfør en avatar” og følg anvisningerne Gem ændringerne   Ændring af brugernavnet Under oprettelsen af din profil indtastede du et brugernavn. Hvis du ønsker at ændre dette til dit fulde navn (fornavn+efternavn) kan du gøre det via menuen: Mine indstillinger Personlig profil Tryk på ”Skift brugernavn” Tilføj ”Mine områder” til din profil, så du altid har let adgang til dine foretrukne områder Tryk på Visma-logoet i øverste venstre hjørne. Scroll ned og tryk på det danske flag Vælg det produkt du ønsker at tilføje (f.eks. Visma Løn (det nye navn for MultiLøn Erhverv) Tryk på knappen ”Tilføj til mine områder” Du har herefter altid adgang til dine foretrukne områder via de små ”grønne firkanter” til venstre for dit profilbillede Navigation til dine løsninger Hvis du har været vant til at bruge mitbluegarden.dk som vejen ind til enten løn- eller HR-systemet, skal du huske at opdatere dine bookmarks/favoritter. Fortvivl ikke – vi har lagt alle login-links synligt tilstede i højre side af Community.   God fornøjelse med din nye brugeroplevelse i Community.   Husk på at du altid kan lede efter hjælp under vejledninger, og finder du ikke det du søger, kan du i ”Forum” stille spørgsmålet til Visma eller andre brugere. Bemærk, at hvis dit spørgsmål har presserende karakter, så skal du ringe til enten Customer Care eller dit Outsourcingcenter. Vi altid står klar til at hjælpe dig i supporten, hvis du har yderligere spørgsmål.

Denne video viser hvordan du opretter en ny medarbejder. Fortager ændringer til en allerede eksisterende medarbejder samt hvordan du fratræder en medarbejder.

Pdf vejledning   1.     Ferieår Feriesystemet kan arbejde med følgende år: Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020) Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021) Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ferieloven pr. 01.01.2022) 2.     Udbetaling ifølge ferieloven Standard udbetales ferietillægget således: Optjent for perioden 1.9.XXXX til 31.5.XXXX udbetales med maj lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX05, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX04. Optjent for perioden 1.6.XXXX til 31.8.XXXX udbetales med august lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX08, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX07. Udbetalingen aktiveres ved ikrafttrædelseskode ’T’ på de relevante kørselsselektioner. 3.     Reduktion af den ferieberettigede løn (lov-grundlag) Når en medarbejder holder ferie med løn, optjenes der ikke feriepenge af lønnen i ferieperioden. Derfor reduceres den ferieberettigede løn med 4,8 procent af månedslønnen for hver feriedag. Ferietillægget bliver beregnet af den ferieberettigede løn. 4.     Ferietillæg efter ferieloven Standard optjenes 1% i ferietillæg af den ferieberettigede løn. Det lovpligtige ferietillæg kan ændres til en anden procent. Det kan enten gøres via en resultattabel, eller en personlig sats lønart. Resultattabel 4003 - Ferietillæg lovpligtig     Vælg Opsætning og Resultattabel Vælg resultattabel 4003 Klik på Find Klik på Ny periode Udfyld feltet Gyldig Klik på OK I højremenuen vælges ’Resultattrin’ Klik på Ny Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen     Klik på Gem       Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejder, kan du gøre det på: Personlig sats lønart 9908 – Personlig sats ferietillæg   Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold I højremenuen vælges ’Personlige satser’ Klik på Ny Udfyld Klik på OK   Beregning af ferietillæg Der findes to grundlag til beregning af ferietillæg.  Alt efter grundlag kan en af følgende stillingskategori lønarter anvendes: 4900 - Ferietillæg lovgrundlag (Ferieloven) Det opsparede ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri egen regning 4901 - Ferietillæg OK-grundlag Det opsparede ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. grundlaget bliver ikke nedskrevet, når der afholdes ferie. Grundlaget nedskrives når medarbejderen holder fri egen regning.   Stillingskategori lønarterne oprettes således: Vælg Opsætning og Stillingskategori Angiv f.eks. ’1001’ Klik på Find Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger Klik på Ny Angiv enten stillingskategori lønart 4900 eller 4901 Angiv en dato Klik på Gem 4.1.  Udbetaling af ferietillæg - ferieår variabelt Variabel lønart tømmer opsparet, men endnu ikke udbetalt ferietillæg. Udbetalingen er inklusiv opsparet ferietillæg i den lønkørsel hvor udbetalingen sker. Kan f.eks. bruges til udbetaling på enkelte medarbejder i andre lønperioder. 4785 - ‘Ferietillæg lov- og OK-grundlag’ 5.     Automatisk udbetaling af 1% ferietillæg ved fratrædelse Medarbejdere der optjener det lovpligtige 1% ferietillæg med ferieåret som optjeningsperiode, kan få beregnet og  udbetalt tilgodehavende ferietillæg automatisk ved fratrædelse. Det gælder for de medarbejdere, der optjener 1% ferietillæg på stillingskategorilønart ‘4900 Opsp. ferietillæg lovgrundlag’ eller ‘4901 Opsp. ferietillæg OK-grundlag’ og som anvender ferieåret, som optjeningsperiode. Opret stillingskategorilønart på relevante stillingskategorier: 4632 - Ferietillæg lov udbetaling v/fratrædelse    Vælg Opsætning og Stillingskategori Angiv f.eks. ’1001’ Klik på Find Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger Klik på Ny Angiv enten stillingskategori lønart 4632 Angiv en dato Klik på Gem   5.1.  Ændring af tekst på lønseddel Ønsker du at ændre tekst på lønsedlen, er den løanrt du ser på lønsedlen som du skal ændre teksten på. Følgende lønarter kan der ændres tekst på: 4730, 4731, 4732, 4733, 4734, 4735, 4736 og 4737 Vælg Opsætning og Lønartsopsætning Angiv lønart Klik på Find Klik på Ny Udfyld felterne med ønsket tekst i både feltet ’Brugertekst’ og ’Udskriftstekst’ Klik på Gem         Beregning af udbetalt ferietillæg: Fratrædelser i perioden 1/9 - 31/5  Før der er sket udbetaling af 1% ferietillæg skal der udbetales ferietillæg forholdsvist for afholdte feriedage.  (Optjent ferietillæg / Optjente feriedage x  Afholdte feriedage)   Fratrædelser i perioden 1/6 - 31/8 Efter der er sket udbetaling af 1% ferietillæg:   (Optjent ferietillæg minus udbetalt ferietillæg) / feriedage optjent efter 1. juni  x Afholdte feriedage   Afholdte feriedage beregnes på baggrund af afholdte feriedage fra ferieåret fratrukket optjente feriedage fra september til maj. Er resultatet positivt beregnes ferietillæg til udbetaling.  Ferietillæg der udbetales ved fratrædelse indgår i pensionsgrundlag 5 og 6, men kan tilpasses til de andre pensionsgrundlag ved at kontakte en Visma konsulent. Såfremt der er medarbejdere, som ikke skal have udbetalt ferietillæg ved fratrædelse er det muligt at stoppe udbetaling ved at oprette en variabel lønart 9403 på medarbejderen i den lønperiode, hvor vedkommende fratræder.  Lønarten kan også anvendes i en efterfølgende lønkørsel og  kan efterreguleres, hvis fratrædelsen efterreguleres og der ikke skal ske udbetaling af ferietillæg: Følgende variable lønart oprettes ved fratrædelse: 9403 - Stop 1 % ferietillæg v/fratrædelse    5.2.  Lønarter der skal oprettes i kontoplan: Følgende lønarter oprettes i kontoplanen i debet på resultatopgørelsen: Ferie i dage og opsparing af ferietillæg på stillingskategorilønart 4900: 4732 - FE.tillæg lov v/fratr sep-maj 4733 - FE.tillæg lov v/fratr jun-aug Ferie i timer og opsparing af ferietillæg på stillingskategorilønart 4900: 4734 - FEtillg lov fratr sep-maj 4735 - FEtillg lov fratr jun-aug   Ferie i dage og opsparing af ferietillæg på stillingskategorilønart 4901: 4730 - FE.tillæg OK v/fratr sep-maj 4731 - FE.tillæg OK v/fratr jun-aug   Ferie i timer og opsparing af ferietillæg på stillingskategorilønart 4901: 4736 - FE.tillg OK fratr sep-maj time 4737 - FE.tillg OK fratr jun-aug time   Oprettelse af ny lønart i din kontoplan Vælg Opsætning, Kontoplan og Kontoplan Angiv kontoplan Klik på Find I højremenuen vælger du ’Kontoplanlinie’ Klik på Ny Udfyld felterne med kontonr, tekst, afdeling mm. Klik på Gem 6.     Ekstra ferietillæg Ekstra ferietillæg er overenskomst- eller aftale bestemt. Ekstra ferietillæg der opspares i ferieåret (1/9 – 31/8), og udbetales på et aftalte tidspunkt, skal have én af følgende stillingskategori lønarter oprettet: 4610 - Ekstra ferietillæg lovgrundlag Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri egen regning. 4607 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. grundlaget bliver ikke nedskrevet, når der afholdes ferie. Nedskriver grundlaget når medarbejderen holder fri egen regning.   Stillingskategori lønarterne oprettes således: Vælg Opsætning og Stillingskategori Angiv f.eks. ’1001’ Klik på Find Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger Klik på Ny Angiv enten stillingskategori lønart 4610 eller 4607 Angiv en dato Klik på Gem   Procenten for ekstra ferietillæg, oprettes enten generelt for en løngruppe på en resultattabel, eller personligt på en medarbejder: Resultattabel 4007 - Ekstra ferietillæg - kalenderår   Vælg Opsætning og Resultattabel Vælg resultattabel 4007 Klik på Find Klik på Ny periode Udfyld feltet Gyldig Klik på OK I højremenuen vælges ’Resultattrin’ Klik på Ny Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen     Klik på Gem       Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejder, kan du gøre det på: Personlig sats 9912 - Ekstra ferietillæg - kalenderår   Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold I højremenuen vælges ’Personlige satser’ Klik på Ny Udfyld Klik på OK   Udbetaling af ekstra ferietillæg Ekstra ferietillæg får ikrafttrædelseskode E, for at sikre at udbetalingen kan ske uafhængigt af ferielovens ferietillæg. Optjent for perioden 1.9.XXXX til 31.5.XXXX udbetales med maj lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX05, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX04. Optjent for perioden 1.6.XXXX til 31.8.XXXX udbetales med august lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX08, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX07. Når ikrafttrædelseskoden aktiveres i lønkørslen, tømmes opsparet, ikke udbetalt ekstra ferietillæg til medarbejderen. Ønsker du kun at udbetale det ekstra ferietillæg én gang i året, skal du fjerne ikrafttrædelseskode ’E’ på den pågældende kørselsordre f.eks. 1XX08. Udbetaling skal ske senest i august måned. Oprettelse, ændring eller sletning af Ikrafttrædelseskode Vælg Lønadministration og Kørselsselektion Angiv kørselsordre f.eks. ’1XX05’ Klik på Find Vælg i ‘Højremenuen’, Ikrafttrædelseskode Klik på Ny, Angiv ’E’, og klik på Gem hvis udbetalingen skal oprettes eller Dobbeltklik på Ikrafttrædelseskode ’E’ og klik på Slet, hvis udbetalingen ikke skal ske på denne kørselsordre Gentag ovenstående hvis du både har forudlønnede (selektion = 2), bagudlønnede (selektion = 1) eller timelønnede (selektion = 3) samt hvis du ønsker det ekstra ferietillæg ikke skal udbetales flere gang om året, ligesom det lovpligtige ferietillæg.   6.1.  Udbetaling af ekstra ferietillæg - ferieår variabelt Variabel lønart tømmer opsparet, men endnu ikke udbetalt ekstra ferietillæg. Udbetalingen er inklusiv opsparet ekstra ferietillæg i den lønkørsel hvor udbetalingen sker 4780 -  ‘Ferietillæg ekstra lov + OK-grundlag’    7.     Prorata udbetaling af ferietillæg og ekstra ferietillæg - ferieår Ifølge ferieloven kan du udbetale ferietillæg i forbindelse med at medarbejderen afholder ferie, det vil sige løbende udbetaling. Følgende variable lønarter kan anvendes:   4788 - Udbetaling Ferietillæg lovgrundlag - beløb Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af lovgrundlag.   (Optjent via stillingskategorilønart 4900)    4789 - Udbetaling Ferietillæg OK-grundlag - beløb Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af OK-grundlag.   (Optjent via stillingskategorilønart 4901)    4783 - Udbetaling Ferietillæg ekstra lovgrundlag - beløb Anvendes til manuel udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet af lovgrundlag.  (Optjent via stillingskategorilønart 4610)    4784 - Udbetaling ekstra Ferietillæg OK-grundlag - beløb Anvendes til manuel udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet af OK-grundlag.  (Optjent via stillingskategorilønart 4907)    Husk at oprette ovenstående lønarter i din kontoplan i debet.  

pdf vejledning   1.     Ferieår Feriesystemet arbejder med følgende år: Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020) Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021) Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ferieloven pr. 01.01.2022)   2.     Korrektionslønarter Du vil som udgangspunkt ikke anvende korrektionslønarter, da lønsystemet automatisk håndtere beregning af feriedage, ferietimer og feriepenge. Er saldi indlæst forkert fra dit tidligere lønsystem, eller anden arbejdsgiver, kan du have behov for at skulle foretage en korrektion. 2.1.  Medarbejdere som har ferie med løn Lønarterne må KUN benyttes til medarbejdere som har været med i en lønkørsel i Visma Løn.  Oprettes lønarterne med en dato tidligere end nuværende lønperiode, skal der køres en efterregulering for at få rettelsen i den korrekte lønperiode. Lønarterne retter i ’Optjent’ og ’Restferie’. Følgende variable lønarter kan anvendes: 40015 ’Korrektion Feriepenge indeværende år’. Bogføres (skal oprettes i din kontoplan, hvis hensættelser bogføres) men indberettes IKKE til eIndkomst på aktive medarbejdere. På fratrådte medarbejdere indberettes til eIndkomst. Bruttoferiepenge +/- 40013 Korrektion af Arbejdstidsprocent Lønarten anvendes til at angive en ny Arbejdstidsprocent på medarbejdere der opsparer feriedage. Lønarten skal IKKE anvendes på medarbejdere der opspare ferie i timer Arbejdstidsprocent År (Kalenderår) Måned (i det indtastede kalenderår)   Lønarten overskriver tidligere arbejdstidsprocent for den måned der angives. Medarbejderens arbejdstidsprocent bruges til feriepengedifferenceberegning. I hver måneds lønkørsel tilknyttes en arbejdstidsprocent til månedens opsparing af feriedage, eller den måned der er lagt feriedage ind på en korrektions- eller en saldolønart. Når der skal rettes, er det derfor for alle de måneder, hvor der er feriedage med en forkert arbejdstidsprocent.   Lønarten må ikke bruges til at rette aktuel måneds arbejdstidsprocent i aktuel måneds lønkørsel (Eks. rette juni måneds arbejdstidsprocent i juni-lønkørslen).   Arbejdstidsprocent anvendes ikke, hvis medarbejderen optjener og afholder ferie i timer. Der sker derfor ikke noget, hvis lønarten oprettes.   Eksempler på brug af lønarten Eksempel 1: En medarbejder med fejlagtig feriepengedifferenceberegning i aktuel lønkørsel, kan få rettet arbejdstidsprocent i relevante måneder til den aktuelle under ferien, så sker der ikke længere differenceberegning. Eksempel 2: En selskabsskiftet medarbejder der er oprettet med 16,64 dage og 100% arbejdstid via en saldolønart i april, med første lønkørsel i maj. Arbejdstidsprocenten skulle have været 80%.  Lønart 40013 udfyldes som nedenfor, og alle dage der er lagt ind i april, vil få en arbejdstidsprocent på 80% fra og med den næste lønkørsel.       2.2.  Medarbejdere som har løbende beregning af ferie Lønarten må KUN benyttes til medarbejdere som har været med i en lønkørsel i Visma Løn.  Følgende variabel lønart kan anvendes: 40055 Korrektion feriedage/feriepenge løbende beregning. Bogføres og indberettes til eIndkomst   2.3.  Korrektion af feriedage og feriepenge ved fratrædelse til FerieKonto Ønsker du at overstyre den beregning af feriepenge og feriedage, Visma Løn foretager i forbindelse med en fratrædelse, kan du angive de feriedage og feriepenge der skal afregnes på nedenstående variable lønarter og det vil være de feriedage og feriepenge der bliver afregnet ved fratrædelse. Kan anvendes til både FerieKonto og Feriekort: Lønart 40120 Korr. fratr. Feriep/dage indeværende år Lønart 40130 Korr. fratr. Feriep/dage Sidste år Skal oprettes i kontoplanen i debet på lønart 40120 og 40130.   2.4.  Korrektion af ferie med løn Lønarterne må KUN benyttes til medarbejdere som har været med i en lønkørsel i Visma Løn. Lønarterne behandles før afholdt ferie, fratrædelse mm. Kan anvendes til både Feriekort og medarbejdere som har ferie med løn. Lønarterne kan korrigere i indeværende ferieår, sidste år og forrige år. Lønarterne retter i ’Afholdt’ og ’Restferie’. Angiver du en korrektion som er højere end rest, korrigeres kun restsaldoen. Bliver kommenteret på rapporten Anmærkningsliste. Følgende variable lønarter kan anvendes: 40115 - Korrektion feriedage og bruttoferiepenge 40118 - Korrektion ferietimer og bruttoferiepenge Bogføres på lønart 40115 og 40118 Bogføres feriepengehensættelse på 4703/4911, skal lønart 44763 oprettes i kontoplan i debet og kredit på resultatopgørelse og balance   Lønart 40115 og 40118 kan IKKE anvendes i en 13. lønkørsel. Indberettes til eIndkomst på fratrådte medarbejdere. Ved korrektion af feriedage el. ferietimer på lønart 40115 el. 40118 reguleres både antal afholdte feriedage/timer og antal restferiedage/timer i rapporten Ny Ferielov Ferieregnskab. Lønarterne har følgende input: Dage/timer +/- Bruttoferiepenge +/- Ferieår (eks. 2021) Eksempel på korrektion med lønart 40115 el. 40118 En medarbejders restferie skal tillægges 2 dage Lønart 40115 oprettes med 2 dage, værdi af bruttoferiepenge samt ferieår. Resultat:  Der lægges to dage til restferie for 2021 Der trækkes to dage fra afholdt ferie for 2021  

Pdf vejledning   1.      Ferieår Visma Løn arbejder med følgende år: Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020) Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021) Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ferieloven pr. 01.01.2022)   2.      FerieKonto regler for indberetning og indbetaling Perioden for indberetning og indbetaling til FerieKonto, sker automatisk ud fra Lønperioden, afregnet efter nedenstående regler: Ferie med løn fratrædelse Den sidste dag i fratrædelses måneden indberettes og indbetales Feriegodtgørelse - lønsystemet kigger her på om Lønseddelsperioden er udfyldt og så er det slutdatoen på perioden der afgør hvornår afregningen sker. Er Lønseddelsperioden ikke udfyldt på kørselsordren vil det være Lønperioden der afgør afregningstidspunktet: Slutter lønperioden mellem den 1. og den 15. i en måned, indberettes og indbetales med udgangen af samme måned Slutter lønperioden mellem den 16. og indtil udgangen af måneden, indberettes og indbetales den 15. i den efterfølgende måned   Det vil fremgå af rapporterne Ny ferielov Ferieafregningsliste og Ny Overførselsliste, hvad der er indberettet og indbetalt til FerieKonto. Feriepenge kan efterreguleres i en vis periode (indtil medarbejder har fået feriepengene). Hvis der er udbetalt for meget til FerieKonto, kan det rettes i en supplementskørsel senest den 15. i måneden efter der blev udbetalt for meget løn - i det øjeblik feriepengene er afregnet til FerieKonto, kan de potentielt være udbetalt. Og kan ikke længere tilbageføres.   3.      Afregning af feriepenge Feriedage og Feriepenge kan afregnes og indberettes til eIndkomst, for grupper af medarbejdere til følgende ordninger: FerieKonto Feriekort Feriekasse – manuelt afregning   3.1.  Opsætning af feriepengeafregning Resultattabel FEAFR Ferieafregning styrer afregning af feriepenge til FerieKonto, Feriekort og Feriekasse for både løbende beregning af feriepenge og afregning af feriepenge ved fratrædelse af funktionærer, som har ferie med løn. Resultattabel FEAFR opsættes for alle relevante stillingskategorier el. løngrupper. Resultattabel Feriepenge afregnes til Værdi FEAFR FerieKonto 0 eller blank FEAFR Feriekort 2 FEAFR Feriekasse* 1     Vælg Opsætning og Resultattabel Vælg resultattabel ’FEAFR’ Klik på Find Klik på Ny periode Udfyld feltet Gyldig Klik på OK I højremenuen vælges ’Resultattrin’ Klik på Ny Vælg stillingskategori Angiv værdi (0, 1 el. 2) i den gældende aflønningsform Klik på Gem       *Feriepenge til Feriekasse Der indberettes feriepengeoplysninger til eIndkomst for alle de feriekasser som Skat accepterer, dog indberettes der ikke feriedage og feriepenge i forbindelse med fratrædelse af en medarbejder der har ferie med løn. Her kan kan nævnes nogle af de feriekasser der findes: Feriekasse (3F Feriekasse, Bager- og Konditormestre i Danmark, Danske Slagtermestre, HORESTA eller MFD Feriekasse). Feriepengene afregnes manuelt, uden om Visma Løn. 4.      Fratrædelse af en medarbejder Når en medarbejder fratræder, skal der afregnes restferiepenge med tilhørende dage for alle ferieår. Afregningen sker ved at oprette en fratrædelseskode samt fratrædelsesdato, hvorefter lønsystemet automatisk udløser feriepenge for henholdsvis indeværende, sidste og forrige ferieår samt udbetaler overført ferie kontant på lønsedlen. Det betyder, at alle dage/timer samt feriepenge afregnes uden yderligere administration. Hvis ferien administreres i timer, omregnes disse til dage. 4.1.  Fratrædelseskoder Nedenstående fratrædelseskoder bruges i forbindelse med fratrædelse, hvor der skal tages højde for, hvad der skal ske med feriepengene. Fratrædelseskode Funktion 1 Feriepenge kontant på lønseddel 2 Feriepenge på feriekort funktionær 3 Feriepenge til FerieKonto/feriekasse funktionær 4 Feriepenge løbende beregning, timeløn FerieKonto/Feriekort/Feriekasse 8 Medarbejder uden ferie 9 Fratrådt i tidligere system   Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold Udfyld feltet fratrådt med en fratrædelseskode og en fratrædelsesdato Klik på Gem   4.2.  Fratrædelse af medarbejdere med ferie i timer Ved fratrædelse sker der en automatisk omregning til feriedage (timer * arbejdstidsprocent / 7.4)  Eksempel Hvis en medarbejder fratræder, så beregnes 185 ferietimer * 100% / 7.4 = 25 feriedage til afregning. 4.3.  Fratrædelse af medarbejdere som skylder forskudsferie Har du medarbejdere der fratræder og skylder ferie på forskud, skal du køre en fremtidig lønseddel og aflæse på lønsedlen, hvad medarbejderen skylder i feriepengene og feriedagene. De skyldige feriedage og feriepengene oprettes på en af nedenstående variable lønarter og vil dermed blive modregnet i lønnen, som fri egen regning før skat: 4796 - Tilbageførsel af forskudsferie i dage (Ferie med løn og løbende beregning af feriepenge til Feriekort, FerieKonto eller Feriekasse)    4797 - Tilbageførsel af forskudsferie i timer (Ferie med løn)   Du skal oprette ovenstående lønarter i din kontoplanen: Lønart 4796 Debet i resultatopgørelse (Konto vedr. forskudsferie) Kredit i balancen (Konto vedr. forskudsferie) Kredit i resultatopgørelse (konto som fri egen regning)   Lønart 4797 Debet i resultatopgørelse (Konto vedr. forskudsferie) Kredit i balancen (Konto vedr. forskudsferie) Kredit i resultatopgørelse (konto som fri egen regning)   4.4.   Korrektion af feriepenge ved fratrædelse Ønsker du at angive nogle andre feriedage, ferietimer eller feriepenge end det Visma Løn har beregnet kan du anvende nedenstående lønarter, hvor du angiver de feriedage og/eller feriepenge der skal afregnes: 40120 - Korrektion fratr. Feriedage/feriepenge indv. år 40130 - Korrektion fratr. Feriedage/feriepenge sidste år   Lønarterne nulstiller feriesaldo og afregner det antal feriedage og feriepenge, der angives på lønarterne. Lønarterne skal oprettes i debet i kontoplanen.   4.5.   Fratrædelse efter årsskiftet - overført ferie ny ferielov Hvis en medarbejder der har ferie med løn fratræder i det nye kalenderår, vil overført ferie automatisk udbetales kontant jf. Ferieloven. Det betyder, at ferie sidste år kun afregnes til Feriekonto/Feriekort eller Feriekasse i perioden 01/09 - 31/12, derefter udbetales ferie fra sidste år kontant. Ved udbetaling af overført ferie ved fratrædelse beregnes en værdi pr. dag: (12,5% af den ferieberettigede løn i hele ferieåret) / (optjente feriedage el. -timer i ferieåret) x (antal restdage el. timer).   Opgørelsen sker som et gennemsnit for hele ferieåret og vil normalt afvige fra det beløb, der opgøres i ferieregnskabet. Bogføring Følgende lønarter skal oprettes i kontoplan: Ferie i dage: Lønart 4922 oprettes i debet, udbetalt overført ferie Lønart 44922 oprettes i kredit og debet for at bogføre evt. tidligere feriepengehensættelse for 2020.   Ferie i timer Lønart 4905 oprettes i debet, udbetalt overført ferie Lønart 44908 oprettes i kredit og debet for at bogføre evt. tidligere feriepengehensættelse for 2020.   5.      Udbetaling af ferietillæg ved fratrædelse Ferietillæg skal udbetales, enten samtidig med at ferien afholdes, eller også udbetales ferietillægget for perioden 1. september til 31. maj sammen med lønnen for maj måned. Dette kan du læse i ferielovens § 18. Har en medarbejder afholdt ferie efter ny ferielov ved sin fratræden, men endnu ikke fået udbetalt ferietillægget, der svarer til de afholdte feriedage. Her vil arbejdsgiveren i forbindelse med lønmodtagerens fratræden skulle afregne ferietillægget svarende til de feriedage, som lønmodtageren har afholdt. Dette ferietillæg skal udbetales direkte til lønmodtageren. For den ferie, som lønmodtageren ikke har holdt, skal arbejdsgiveren afregne feriegodtgørelse med 12,5 % til FerieKonto. Dette står i ferielovens § 16, stk. 4. Der skal ikke udbetales ferietillæg for den ferie, som lønmodtageren ikke har holdt endnu. Der er i beregningen af 12,5 % i feriegodtgørelse taget højde for ferietillægget på 1 %.  OBS!!! Medarbejdere der fratræder med maj og august lønnen, vil IKKE få udbetalt det optjente ferietillæg. Kun det ferietillæg de mangler at få for afholdte feriedage. Eksempel på fratrædelse pr. 31. marts Optjent i ferieåret 14,56 feriedage Afholdt ferie i alt ultimo fratrædelsesmåned 10 feriedage Restferie til Feriekonto (14,56 - 10 dage) 4,56 feriedage Ferietillæg udbetales ifm. fratrædelse (14,56 -4,56) 10 feriedage Kør en lønkørsel frem, før du sætter fratrædelsesdatoen på og fra rapporten Ny ferielov ferieregnskab, tager du de optjente dage (kolonne R) og dividere det op i Ferietillæg (kolonne AH) og ganger med de 10 feriedage og udbetaler det på en af nedenstående lønarter.   Eksempel på fratrædelse pr. 31. august Optjent i ferieåret 25 feriedage Afholdt ferie i alt ultimo fratrædelsesmåned 20 feriedage Restferie til Feriekonto (25 - 20 dage) = 5 feriedage Ferietillæg udbetales ifm. fratrædelse (20 - 18,72 dage) = 1,28 feriedage. Da medarbejderen i maj måned har fået udbetalt ferietillæg for perioden 1.9. til 31.5 = 18,72 feriedage, skal der kun udbetales ferietillæg på forskellen op til afholdte feriedage. Har medarbejderen afholdt mindre end 18.72 feriedage ved fratrædelse, skal der ikke udbetales noget og for meget udbetalt må ikke modregnes. Kør en lønkørsel frem, før du sætter fratrædelsesdatoen på og fra rapporten Ny ferielov ferieregnskab, tager du de optjente dage (kolonne R) og dividere det op i Ferietillæg (kolonne AH) og ganger med de 1,28 feriedage og udbetaler det på en af nedenstående lønarter.   Til udbetaling af ferietillæg (optjent i ferieåret), i forbindelse med fratrædelse, kan bruges en af følgende variable lønarter: 4788 - Udbetaling Ferietillæg lovgrundlag – beløb Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af lovgrundlag. (Optjent via stillingskategorilønart 4900) 4789 - Udbetaling Ferietillæg OK-grundlag – beløb Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af OK-grundlag. (Optjent via stillingskategorilønart 4901) Husk opsætning på din kontoplan af ovenstående lønarter, så de bliver konteret i dit bogføringsbilag. 6.      Ekstra ferietillæg i forbindelse med fratrædelse I nogle overenskomster skal det ekstra ferietillæg håndteres særskilt i forbindelse med en fratrædelse.  Automatisk udbetaling af ekstra ferietillæg - Ferieår Opret en af følgende stillingskategori lønarter for få afregnet ekstra ferietillæg ifb. med fratrædelse: Stillingskategorilønart 4626 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag udb fratrædelse Stillingskategorilønart 4627 - Ekstra ferietillæg lovgrundlag udb fratrædelse   Automatisk udbetaling af ekstra ferietillæg - Kalenderår Opret en af følgende stillingskategori lønarter for få afregnet ekstra ferietillæg ifb. med fratrædelse: Stillingskategorilønart 4628 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag udb. fratrædelse Stillingskategorilønart 4629 - Ekstra ferietillæg lovgrundlag udb. fratrædelse   Vælg Opsætning og Stillingskategori Angiv f.eks. ’1001’ Klik på Find Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger Klik på Ny Angiv enten stillingskategori lønart 4628 eller 4629 Angiv en dato Klik på Gem     7.      Udbetaling af feriepenge med Feriekort på fratrådte medarbejdere For at udbetale feriepenge til fratrådte medarbejdere oprettes variable lønart 4790 - ‘Anmodet Feriekort udbetaling’ med det antal feriedage og feriepenge der står i Virk.dk.   Beløbet bliver nu beskattet i lønkørslen og nettoferiepengene udbetales til medarbejderen. OBS!!! Når du skal udbetale feriepenge til en fratrådt medarbejder, kan det være en god ide, at foretage en ‘Genrekvirering af eSkattekort’ i form af et bikort, så trækprocenten ikke standard er 55%, men den faktiske trækprocent som fremgår af medarbejderens skattekort.   Visma har en Feriekortservice, som automatisk henter og registrerer feriepengeanmodninger - så behøver du ikke længere at tænke over udbetaling af feriekort. Læs mere om den nye service her. 

Pdf vejledning   I Visma Løn er der mulighed for genvejstaster og her vil du kunne se, hvilke der er og hvordan de anvendes. Ens for dem alle er at de åbner et menupunkt i Hovedmenuen til venstre – derefter kan du navigere i undermenuerne med ↓ og ↑ - når du står på det menupunkt du gerne vil vælge, så klik på Enter   Beskrivelse Genvej Forklaring Arbejdsgiver Alt + A Åbner menupunktet Arbejdsgiver i hovedmenuen, hvor du finder al information om den eller de arbejdsgivere der er Medarbejder Alt + M Åbner menupunktet Medarbejder i hovedmenuen – her vises undermenuer til registrering af stamdata og løndele mm. Lønadministration Alt + L Åbner menupunktet Lønadministration i hovedmenuen – her vises undermenuer, som omhandler lønkørsler, decentrale indlæsninger, samt visning af f.eks. lønsedler for en periode på én enkelt medarbejder Rapporter Alt + T Åbner menupunktet Rapporter i hovedmenuen – her findes der standardrapporter eller du kan anvende tilkøbt rapportmodul, samt visning af jobs der er kørt i systemet under Vis job Opsætning Alt + S Åbner menupunktet Opsætning i hovedmenuen – her vises undermenuer, hvor du bl.a. kan se Stillingskategorier, resultattabeller, kontoplan mm. Visma Løn Alt + I Åbner menupunktet Visma i hovedmenuen – her finder du Kontakt os og kan se, hvordan du kommer i kontakt med os Højremenu Alt + E Kan anvendes når du står i en undermenu og der er yderligere valgmuligheder i højre side i en dropdown menu. Når du står i højremenuen, vælg med pilene, menupunktet du ønsker at se, tryk herefter på Enter for at vælge Et niveau tilbage Esc Ønsker du at gå et skridt tilbage eller annullere en proces – tryk på Esc og ved flere tryk på Esc kommer du til hovedmenuen Ny Alt + N Anvendes når du er i en undermenu og ønsker at oprette f.eks. en ny medarbejder eller en ny lønart, fraværskode Kopier Ctrl + C Kopierer den tekst eller de tal du har markeret enten i Visma Løn eller andet program, hvorfra du skal bruge data til at sætte ind i Visma Løn Indsæt Ctrl + V Indsætter det du har kopieret sidst med kopi funktionen (Ctrl + C) Fortryd Ctrl + Z Fortryder du din sidste handling – kan gøres flere gange i træk, hvis der er foretaget flere rettelser i træk uden at gemme i processen Ny periode Alt + P Anvendes når du står i menuen Ansættelsesforhold, Resultattabel eller Kontoplan og skal oprette en ny periode Gem Alt + G Anvendes til at gemme eller starte en funktion/rapport Ok Alt + O Anvendes til at gemme eller starte en funktion/rapport Slet Alt + X Anvendes til sletning af f.eks. lønart, fravær eller resultattrin Søg Alt + Q Anvendes når du i en undermenu ønsker at søge en medarbejder frem, hvor muligheden Søg er tilgængelig Søg i oversigt Ctrl + F Søgning af specifik data – enten i systemet, i en oversigt, i lønsedler eller f.eks. kontoplan/linier Hjælp Alt + J Anvendes til at få hjælp til skærmbillede eller felter, så kommer en beskrivelse op i et pop up vindue Frem Page Down Anvendes, hvis du skal bladre frem og tilbage på medarbejderne eller f.eks. under Vis job i datoerne Tilbage Page Up Anvendes, hvis du skal bladre frem og tilbage på medarbejderne eller f.eks. under Vis job i datoerne Første forekomst Ctrl + Home Fører dig til f.eks. første medarbejder under Ansættelsesforhold Sidste forekomst Ctrl + End Fører dig til f.eks. sidste medarbejder under Ansættelsesforhold  

PDF vejledning 1.          Hensættelse til kompetence fonde På de relevante stillingskategorier tilknyttes nedenstående lønart, for at Visma Løn beregner en hensættelse til kompetence fonde.   For månedslønnede skal stillingskategori lønart 9766 tilknyttes relevante stillingskategorier For timelønnede skal stillingskategori lønart 9778 tilknyttes relevante stillingskategorier   2.          Satser til kompentence fonde   Satserne til kompetence fonde opdateres via resultattabel 9766.   For bagud og forud angives den månedlige sats. For timelønnede angives sats pr. time   3.          Bogføring af hensættelse til kompetence fonde   Hensættelse af kompetence fonde bogføres for månedslønnede på 9766. Lønarten skal oprettes i kontoplanen med to 2 løbenumre.   Driftsomkostningen oprettes som løbenummer ’1’ og som en debet post. Den skyldige post oprettes som løbenummer ’2’ og som en kredit post   Hensættelse af kompetence fonde bogføres for timelønnede på 9778. Lønarten skal oprettes i kontoplanen med to 2 løbenumre.   Driftsomkostningen oprettes som løbenummer ’1’ og som en debet post. Den skyldige post oprettes som løbenummer ’2’ og som en kredit post   Vigtig info: Indberetning og afregning af hensætte midler, skal indberettes og afregnes manuelt til de relevante fonde.   4.          Hensættelse til OUS fonde   På de relevante stillingskategorier tilknyttes nedenstående lønart, for at Visma Løn beregner en hensættelse til OUS fonde.   For månedslønnede skal stillingskategori lønart 9756 tilknyttes relevante stillingskategorier For timelønnede skal stillingskategori lønart 9777 tilknyttes relevante stillingskategorier     5.          Satser til OUS fonde   Satserne til OUS fonde opdateres via resultattabel 9756.   For bagud og forud angives den månedlige sats. For timelønnede angives sats pr. time   6.          Bogføring af hensættelse til OUS fonde   Hensættelse af OUS fonde bogføres for månedslønnede på 9766. Lønarten skal oprettes i kontoplanen med to 2 løbenumre.   Driftsomkostningen oprettes som løbenummer ’1’ og som en debet post. Den skyldige post oprettes som løbenummer ’2’ og som en kredit post   Hensættelse af OUS fonde bogføres for timelønnede på 9778. Lønarten skal oprettes i kontoplanen med to 2 løbenumre.   Driftsomkostningen oprettes som løbenummer ’1’ og som en debet post. Den skyldige post oprettes som løbenummer ’2’ og som en kredit post   Vigtig info: Indberetning og afregning af hensatte midler, skal indberettes og afregnes manuelt til de relevante fonde.      

Pdf vejledning   Tjek af Overførselsservice leverancekvitteringer   1.     Hvad er en leverancekvittering? En leverancekvittering er en kvittering fra Overførselsservice, der viser hvilke overførsler der er foretaget, samt information om eventuelle fejl og afviste overførsler.   2.     Hvornår skal jeg tjekke mine leverancekvitteringer? Når din lønkørsel og afregning er godkendt, skal du tjekke dine leverancekvitteringer. Ved overførsel til Nemkonto kan kvitteringerne tidligst tjekkes fire dage før dispositionsdato. Efter hver lønkørsel sker der afregning af diverse overførsler. Der findes to typer afregninger: ‘Fast afregning’ ‘Ny afregning’   Når de er kørt i Visma Løn, skal du også tjekke status på dine leverancekvitteringer. Du kan under ‘Rapporter’ og ‘Vis job’ se om ovenstående jobs er kørt. Du skal kontrollere kvitteringerne i forbindelse med afregning til Banken, SKAT, ATP, Feriekonto og evt. pensionsselskaber. Der kommer dannes to typer af kvitteringer: T (Transmission) kommer først V (Validation) kommer efterfølgende Disse kvitteringer kommer få minutter efter, du har godkendt lønkørslen i Visma Løn, eller en ‘Fast afregning’ eller ‘Ny afregning’ er kørt i Visma Løn.   Eksempler på leverancekvitteringer og hvor finder jeg dem? Du skal tjekke to typer af leverancekvitteringer, som er beskrevet nedenfor: Transmissionskvittering Betyder besked fra MasterCard til dig som er Dataleverandør, om at MasterCard har modtaget data fra Visma på vegne af jer. Valideringskvittering/Leverancekvittering Betyder besked fra Mastercard til dig som er Dataleverandør, om at Mastercard kan validere data. Hvis kontonummer er forkert eller datoen er for langt ud i fremtiden, vil dette stå i denne kvittering.   3.     Hvor skal jeg logge på for at tjekke kvitteringer? Du skal logge ind i jeres TSI-postkasse hos Mastercard på https://ft.pbs.dk for at hente kvitteringer. Kan du ikke huske jeres Brugernavn og adgangskode, kan du få hjælp hertil ved at skrive til MasterCard Payment Service på følgende mail: it-servicedesk@mastercardpaymentservices.com Bemærk at det kun er Dataleverandører, der kan se leverancekvitteringerne. Når du er logget på med din bruger og password, skal du gøre følgende: Klik på Hent for at hente kvitteringer I næste billede kan du i Oprettelsesdato begrænse dato og klokkeslæt eller du kan lade det stå blankt Klik derefter på Dine filer for at hente kvitteringer Du får vist alle T (Transmission) og V (Validation) kvitteringer inden for oprettelsesdato:   Klik på de enkelte kvitteringer der starter med T eller V for at kontrollere dem. Husk at printe eller gemme filen, for når filen lukkes slettes den automatisk.   4.     Hvad skal jeg gøre, hvis der er en fejl i leverancekvittering? Oplever du fejl på din leverancekvittering, skal du kontakte MasterCard Payment Service: Mail: it-servicedesk@mastercardpaymentservices.com eller på Telefon: +45 80 81 06 65 Mandag-fredag kl. 9:00 - 16:00  

Er du i tvivl om du har godkendt løn og afregning til tiden?

Videoen viser hvordan du kører en fremtidig lønseddel på en medarbejder og hvordan du starter en lønkørsel samt godkendelse af lønkørsel.

Videoen viser hvordan du kan oprettet satser i en resultattabel

pdf vejledning   1.     Ferieår Feriesystemet arbejder med følgende år: Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020) Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021) Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ferieloven pr. 01.01.2022)   2.     Udbetaling af feriepenge med feriekort For at udbetale feriepenge til medarbejderen, hvor det er arbejdsgiver der administrerer feriepengene. Opret følgende variable lønart: 4790 - ‘Anmodet Feriekort udbetaling’ med det antal feriedage og feriepenge der står i Virk.dk.   Beløbet bliver nu beskattet i lønkørslen og nettoferiepengene udbetales til medarbejderen. OBS!!! Når du skal udbetale feriepenge til en fratrådt medarbejder, kan det være en god ide, at foretage en ‘Genrekvirering af eSkattekort’ i form af et bikort, så det er medarbejderens skattekort der anvendes. OBS!! Visma har en Feriekortservice, som automatisk henter og registrerer feriepengeanmodninger - så behøver du ikke længere at tænke over udbetaling af feriekort. Læs mere om den nye service her.    3.     Udbetaling af ferie ved feriehindring  Er feriehindringen sygdom eller orlov efter barselsloven, og består feriehindringen fortsat frem til udgangen af den følgende ferieafholdelsesperiode, kan feriepenge udbetales til medarbejderen.  Udbetaling sker på baggrund af de Restferiepenge og feriedage/-timer til rådighed, der vises på rapporten ‘Ny ferielov ferieregnskab’.  Beregning er, Restferiepenge divideres med restferiedage, og resultatet er udbetaling pr. feriedag. Følgende variable lønarter oprettes på medarbejderen: 40110 - Udbetaling af feriedage, kontant 40111 - Udbetaling af ferietimer, kontant Lønarterne skal oprettes i debet i kontoplanen på hhv. 40112 og 40113. 4.     Bogføring af ferie Oprettelse af de nye lønarter i forbindelse med ferie, er beskrevet i et separat vejledning, som hedder ‘Kom godt i gang med ny ferielov - Bogføring’. Vejledningen findes samme sted, som du har hentet denne vejledning her.   4.1.  Udbetaling af restferie Udbetaling af restferie fra gammel ferielov, hvis du er omfattet 4070 - Feriedage (Bruttoferiepenge/rest feriedage fra ferieregnskab) Resultattabel ‘OVERFE’ skal oprettes med 1 for respektive løngrupper 4065 - Ferietimer (Bruttoferiepenge/rest feriedage fra ferieregnskab) 4076 - Feriedage fra Feriekort (Nettoferiepenge jf. Gammel ferielov) 880 - Udbetaling af feriedage (omregner dage til timer ud fra normtid) 881 - Udbetaling af ferietimer (time sats) Udbetaling af restferie i dage, ny ferielov 4760 - Udbetaling feriedage, primo 4762 - Udbetaling feriedage, ultimo   Satsen til udbetaling af 5. Ferieuge er medarbejderens timeløn på udbetalingstidspunktet:  Månedsløn (lønart 1000) + evt. faste tillæg jf. opsætning i resultattabel MDLØN - se vejledning.    Antal arbejdstimer pr. feriedag omregnes ud fra følgende prioritet Personlig sats 9918 Resultattabel TRTIM Generel sats 7,4 forholdsberegnet med medarbejders arbejdstidsprocent   Bogføres i debet på lønart 44760 i kontoplan. Evt. bogføring af hensættelse/skyldig konto bogføres i debet og kredit med lønart 44764. Lønart 4760 og 4762 kan ikke anvendes med et negativt antal feriedage. Hvis der er udbetalt for mange feriedage skal det tilbageføres med korrektionslønarter. OBS! Omregnes medarbejders feriedage på lønart 9980 ‘Omregning feriedage v. deltid’, og skal der udbetales 5. Ferieuge, opskrives feriedagene til korrekte enheder for en fuldtidsansat. Du opskriver feriedage på variabel lønart 40115, så de svarer til optjente feriedage på fuld tid.  Lønart 4760, 4761, 4762, 4763 udbetaler timeløn med antal timer pr. dag i forhold til normtid.  Udbetaling af restferie i timer, ny ferielov 4761 - Udbetaling ferietimer, primo  4763 - Udbetaling ferietimer, ultimo   Satsen til udbetaling af 5. Ferieuge er timeløn på udbetalingstidspunktet:  Månedsløn (lønart 1000) + evt. faste tillæg jf. opsætning i resultattabel MDLØN - se vejledning.    Bogføres i debet på lønart 44761 i kontoplan. Evt. bogføring af hensættelse/skyldig konto bogføres i debet og kredit med lønart 44764. Lønart 4761 og 4763 kan ikke anvendes med et negativt antal ferietimer. Hvis der er udbetalt for mange ferietimer skal det tilbageføres med korrektionslønarter. Eksempel på anvendelse af lønart 4760 og 4761 Udbetaling af feriedage/-timer primo lønkørslen (behandles før afholdelse af ferie) Scenarie: Medarbejder har en restsaldo på 3 feriedage, som skal udbetales. Der registreres en uges ferie i januar, som skal anvende feriedage optjent i 2021.  Eksempel på anvendelse af lønart 4762 og 4763 Udbetaling af feriedage/-timer ultimo lønkørslen (behandles efter afholdelse af ferie). Scenarie: Medarbejder og arbejdsgiver aftaler i september måned at restferie skal udbetales, selvom ferieafholdelsesåret ikke er afsluttet.