Ferievejledning
Feriesystemet
I Visma Løn er det muligt at administrere
Optjent ferie i dage eller timer
Afholdt ferie i dage eller timer
Ferie med løn, udbetaling af ferietillæg/ekstra ferietillæg og overført ferie
Løbende afregning af feriepenge til FerieKonto/Feriekasse
Løbende beregning af feriepenge til feriekort
Ferie på forskud
Ingen Ferie
Opsætning af feriesystemet sker via den stillingskategori, som den enkelte medarbejder er tilknyttet.
1. Ferieår
Feriesystemet kan arbejde med følgende år:
Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020)
Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021)
Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ferieloven pr. 01.01.2022)
2. Skat af løbende optjente feriepenge
I hver lønkørsel beregnes skat af feriepengene til FerieKonto og Feriekasse (3F Feriekasse, Bager- og Konditormestre i Danmark, Danske Slagtermestre, Feriefonden Hotel- & Rest.erhv. (HORESTA), Frisør- og kosmetikerfagets Ferieordning eller MFD Feriekasse).
3. FerieKonto indberetning og indbetaling
Perioden for indberetning og indbetaling til FerieKonto, vil ændre sig fra 1.9.2020. Lønsystemet vil automatisk ud fra Lønperioden, afregne efter nedenstående regler:
Ferie med løn fratrædelse
Senest den sidste dag i fratrædelses måneden indberettes og indbetales
Feriegodtgørelse - lønsystemet kigger her på om Lønseddelsperioden er udfyldt og så er det slutdatoen på perioden der afgør hvornår afregningen sker. Er Lønseddelsperioden ikke udfyldt på kørselsordren vil det være Lønperioden der afgør afregningstidspunktet:
Slutter lønperioden mellem den 1. og den 15. i en måned, indberettes og indbetales inden udgangen af samme måned
Slutter lønperioden mellem den 16. og indtil udgangen af måneden, indberettes og indbetales senest den 15. i den efterfølgende måned
Det vil fremgå af rapporterne Ny ferielov Ferieafregningsliste og Ny Overførselsliste, hvad der er indberettet og indbetalt til FerieKonto.
4. Feriepengeinfo
På borger.dk findes en digital løsning for feriepenge, hvor medarbejderne ét sted kan se og søge om deres feriepenge. Alle arbejdsgivere har pligt til at indberette ferieoplysninger til eIndkomst.
4.1.Indberetning til feriepengeinfo
På Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger findes der to felter til indberetning af oplysninger til feriepengeinfo.
Feriekort indberetning - indeholder tre valgmuligheder:
’1 Arbejdsgiver CVRnr’ skal udfyldes, hvis du har FerieKonto, Feriekasse eller feriekort.
’2 Ingen indberetning’ skal udfyldes, hvis ingen indberetning til eIndkomst
’3 Feriekasse/koncern’ skal udfyldes, hvis du indberetter til særlige feriekasser.
Feriekasse/koncern - udfyldes med CVR-nummer, hvis du i feltet ’Feriekort indberetning’ har udfyldt med ’3 Feriekasse/koncern’.
Indberetninger bliver dokumenteret på rapporterne:
Afstemningsliste (eIndkomst)
Ny ferielov Ferieafregningsliste
5. Optjening af feriepenge
Lønsystemet optjener standard 12,5 procent i feriepengegodtgørelse af al ferieberettiget løn.
Stillingskategori lønart optjener feriepenge, så på relevante stillingskategorier skal en af følgende lønarter være oprettet, for at der beregnes feriepenge:
4600 – Ferie med løn (funktionær)
4601 – Løbende optjening af feriepenge (timelønnede)
Du har mulighed for at ændre feriepengeprocenten for en løngruppe på:
Resultattabel 4002 - Feriepengeprocent
Vælg Opsætning og Resultattabel
Vælg resultattabel 4002
Klik på Find
Klik på Ny periode
Udfyld feltet ’Gyldig’
Klik på OK
I højremenuen vælges ’Resultattrin’
Klik på Ny
Vælg løngruppen og skriv procentsats for aflønningsformen
Klik på Gem
Ønsker du at ændre feriepengeprocenten for enkelte medarbejdere, kan du gøre det på:
Personlig sats lønart 9907 – Personlig sats feriepenge
Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
I højremenuen vælges ’Personlige satser’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
6. Optjening af feriedage
Lønsystemet optjener standard 2,08 feriedage pr. ansættelsesmåned. Ved skæv ansættelse eller fratrædelse optjenes 0,07 feriedage pr. ansættelsesdag.
Ansættelsesperioden kan have indvirkning på optjening af feriedage:
For 14-dageslønnede opsparer 0,96 feriedage pr. lønperioder.
Ved ansættelse eller fratrædelse midt i en lønperiode optjenes 0,07 feriedage pr. ansættelsesdag i lønperioden.
Resultattabellen ’FEENH’ styrer optjening af ferie i dage, med værdien for de pågældende stillingskategorier:
Blank eller 0 (nul) for de respektive løngrupper
6.1.Optjening af feriedage med mindre end 5 dages arbejdsuge
Medarbejdere der er på deltid og ikke arbejder hver dag i virksomheden, kan optjene ferie i henhold til det antal arbejdsdage medarbejderen har:
Personlig sats lønart 9980 oprettes på den pågældende medarbejder med det antal feriedage medarbejderen optjener i et ferieår (1.9.XX-31.8.XX)
Eksempel: En medarbejder der arbejder 4 dage om ugen skal oprettes med 20 feriedage på denne lønart 9980. Lønsystemet vil pr. måned tildele medarbejderen forholdsmæssige feriedage regnet ud fra de 20 divideret med 12 måneder = 1,67.
Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
I højremenuen vælges ’Personlige satser’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
6.2.Afrunding af feriedage
14-dagslønnede og månedslønnede bliver afrundet til 25 feriedage i relevant lønkørsel for lønperiode august, såfremt der er optjent 24,96 feriedage ultimo august. Afrundingen indrapporteres til eIndkomst på timelønnede medarbejdere. Har en medarbejder ikke været ansat hele året, og ønsker arbejdsgiver at opskrive antallet af feriedage anvendes korrektionslønart 40012. Det samme gælder, hvis en medarbejder flyttes mellem to arbejdsgivere med samme CVR.nr.
7. Afregning af feriepenge
Feriedage og Feriepenge kan afregnes og indberettes til eIndkomst, for grupper af medarbejdere til følgende ordninger:
FerieKonto
Feriekort
Feriekasse – manuelt afregning
7.1.Feriepenge til FerieKonto
Stillingskategorien og en resultattabel styrer afregning af feriepenge til FerieKonto. På relevant stillingskategori skal følgende være oprettet:
Stillingskategorilønart 4600 – Ferie med løn
Eller
Stillingskategorilønart 4601 – Ferie løbende beregning og beskatning.
Derudover skal
Resultattabel FEAFR – Ferieafregning
Indeholde værdien ’0’ eller blank for de relevante løngrupper og aflønningsformer.
Vælg Opsætning og Resultattabel
Vælg resultattabel ’FEAFR’
Klik på Find
Klik på Ny periode
Udfyld feltet Gyldig
Klik på OK
I højremenuen vælges ’Resultattrin’
Klik på Ny
Vælg stillingskategori
Angiv 0 (nul) i den gældende aflønningsformen
Klik på Gem
7.2.Feriepenge til feriekort
Stillingskategori og resultattabel styrer afregning af feriepenge til feriekort. På den relevante stillingskategori skal følgende være oprettet:
Stillingskategorilønart 4601 – Ferie løbende beregning for timelønnede
Eller
Stillingskategorilønart 4600 – Ferie med løn for månedslønnede
Derudover skal
Resultattabel FEAFR – Ferieafregning
Indeholde værdien ’2’ ud for de relevante stillingskategorier.
Vælg Opsætning og Resultattabel
Vælg resultattabel ’FEAFR’
Klik på Find
Klik på Ny periode
Udfyld feltet ’Gyldig’
Klik på OK
I højremenuen vælges ’Resultattrin’
Klik på Ny
Vælg stillingskategori
Angiv 2 i den gældende aflønningsformen
Klik på Gem
7.3.Feriepenge til Feriekasse
Der indberettes feriepengeoplysninger til eIndkomst for følgende feriekasser:
Feriekasse (3F Feriekasse, Bager- og Konditormestre i Danmark, Danske Slagtermestre, Feriefonden Hotel- & Rest.erhv. (HORESTA), Frisør- og kosmetikerfagets Ferieordning eller MFD Feriekasse).
Feriepengene afregnes manuelt, uden om Visma Løn.
På relevante stillingskategorier opretter du én af følgende:
Stillingskategorilønart 4600 – Ferie med løn
Eller
Stillingskategorilønart 4601 – Ferie løbende beregning
Vælg Opsætning og Stillingskategori
Vælg stillingskategori
Klik på Find
I højremenuen vælges ’Lønoplysninger’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
Resultattabel FEAFR – Ferieafregning, skal have værdien ’1’ ud for de relevante løngrupper.
Vælg Opsætning og Resultattabel
Vælg resultattabel ’FEAFR’
Klik på Find
Klik på Ny periode
Udfyld feltet Gyldig
Klik på OK
I højremenuen vælges ’Resultattrin’
Klik på Ny
Vælg stillingskategori
Angiv 1 i den gældende aflønningsformen
Klik på Gem
7.4.Fratrædelse af bag- og forudlønnede til Feriekort/Feriekasse
Beholder du feriepengene hos jer selv i forbindelse med fratrædelse af en medarbejder, som har ferie med løn, eller bliver feriepengene udbetalt fra en Feriekasse, skal følgende resultattabel oprettes:
FEAFR oprettes med værdien for feriekort = 2 eller værdien = 3 for feriekasse
Vælg Opsætning og Resultattabel
Angiv ’FEAFR’
Klik på Find
Klik på ‘Ny periode’
Angiv en dato
Klik på Gem
Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
Klik på ‘Ny’
Angiv stillingskategorien f.eks. 1001 og værdien 2 for Feriekort
Klik på Gem Gentag ovenstående, hvis du har flere stillingskategorier som anvender Feriekort eller Feriekasse.
7.5.Særlig ferieopsparing HORESTA
For Horesta-medlemmer gælder at det særlige løntillæg ikke er omfattet af Ferieloven, og skal derfor udbetales til medarbejderne fra Horestas Feriefond.
Du skal oprette stillingskategorilønart:
4040 ‘Opsparing særlige tillæg’
Sådan oprettes lønarten på stillingskategorierne:
Klik på Opsætning og Stillingskategori
Find relevant stillingskategori.
Klik på højremenu
Vælg lønoplysninger
Klik på ny
Angiv lønart og dato
Klik på Gem
Når lønarten er oprettet på de ønskede stillingskategorier, skal procenten for det særlige tillæg oprettes i Resultattabel 4040 ‘Særlige tillæg sats’. Procenten oprettes pr. løngruppe og pr. aflønningsform.
Vælg Opsætning og Resultattabel
Angiv resultattabel 4040
Klik på Find.
Klik på højremenu
Vælg resultattrin
Klik på Ny
Angiv løngruppe og procent for den gældende aflønningsform
Klik på knappen Gem
Klik på Ny, hvis procenten skal oprettes for flere løngrupper
Følgende lønarter skal oprettes i din kontoplan for at sikre korrekt bogføring:
4040 Opsparing særlige tillæg i debet
8290 AM-bidrag særlige tillæg i kredit
8295 A-skat særlige tillæg i kredit
8296 Skyldige særlige tillæg i kredit
Det særlige tillæg vises på rapporten Afstemningsliste (lønperioden) under lønartstype
1369 - Særlige Tillæg.
Visma Løn indberetter og afregner IKKE automatisk det særlige tillæg til HORESTA, her henvises til deres hjemmeside for månedlig indberetning.
7.6.Skat af løbende optjente feriepenge
I hver lønkørsel beregnes skat af feriepengene til FerieKonto og Feriekasse (3F Feriekasse, Bager- og Konditormestre i Danmark, Danske Slagtermestre, Feriefonden Hotel- & Rest.erhv. (HORESTA), Frisør- og kosmetikerfagets Ferieordning eller MFD Feriekasse). Feriepenge til FerieKonto og Feriekasse vil blive beskattet i lønkørsel og blive til Nettoferiepenge, som skal overføres til FerieKonto eller Feriekasse.
Feriepenge til Feriekort, det vil sige at de bibeholdes hos Arbejdsgiver er bruttoferiepenge, altså feriepenge før skat, som først bliver til nettoferiepenge på udbetalingstidspunktet.
8. Medarbejderens lønseddel
På medarbejderens lønseddel vises følgende saldi felter midt på lønsedlen:
Ferieberettiget løn
Feriedage/timer til rådighed
Feriepenge
Optjent ferietillæg og ekstra ferietillæg for indeværende ferieår (for medarbejdere, der har ferie med løn)
9. Ferierækkefølge
Visma Løn er oprettet med en ferierækkefølge, der sikre at det ældste ferie afholdes først og derefter nyt ferie samt ferie på forskud. Når alt ferie og ferie på forskud er afholdt trækkes medarbejderen i løn for antal feriedage/timer. Ferierækkefølgen vil afholde ferie i følgende rækkefølge:
Optjent ferie, det ældste ferie blive afholdt først
Ferie på forskud, hvis det er tildelt medarbejderen
Træk i løn
I nogle overenskomster samt lokalaftaler hos virksomheder, er der ”regler” for hvilken slags ferie der skal afholdes først. Det er muligt at få tilpasset standard ferierækkefølgen med f.eks. feriefri-. Rækkefølgen kunne være
Afholdelse af feriefridage
Afholdelse af optjent ferie
Afholdt ferie på forskud
Træk i løn
Det kan oprettes med hjælp fra en konsulent fra Visma Enterprise A/S eller bestilles via vores webshop. Rækkefølge opsættes specifikt efter hvordan ”reglerne” er i jeres virksomheden. Fraværet registreres på samme fraværskode til ferie med løn, men kan også ændres til f.eks. fraværskode 50. Visma Løn finder selv finde ud af hvilken saldi der skal tages af først.
10.Feriepengedifference beregning
I ferieloven findes en 0% regel. Det betyder for medarbejdere som optjener ferie med løn, at der skal foretages arbejdstidsdifferenceberegning mellem optjeningstidspunktet og afholdelsestidspunktet for ferie, såfremt der er sket ændring i medarbejderens normtid. Dette sker automatisk i lønsystemet, når ferie registreres i dage.
OBS!!! Ved afholdelse af ferie i timer optjenes ferietimer allerede i forhold til normtiden, så der anvendes ikke feriepengedifference beregning.
Formlen lønsystemet bruger: Nuværende arbejdstidsprocent = medarbejder normtid fra Ansættelsesforhold / overenskomst normtid fra Ansættelsesforhold * 100
Timer pr. dag = medarbejder normtid fra Ansættelsesforhold * 12 / 52 / 5, afrundet til 2 decimaler
Nuværende = -Timer pr. dag * Dage (fortegnet er minus)
Optjent = Timer pr. dag * (Optjent arbejdstidsprocent / Nuværende arbejdstidsprocent) * Dage
Eksempel:
Der afholdes 5 feriedage
Arbejdstid på ferieafholdelsestidspunktet – 160,33 = 7,4 timer pr. dag
Arbejdstid på optjeningstidspunktet – 130 = 6 timer pr. dag
Timesatsen på afholdelsestidspunktet = 150 kr.
-7,4 time * 5 feriedage = -37 timer
7,4 time * ((130/160,33*100=81)/(160,33/160,33*100=100)) * 5 feriedage = 30 timer
Medarbejderen trækkes i løn: -37 timer + 30 timer * 150 kr. = -1.050 kr.
OBS!!! Feriepengedifferenceberegningen skal håndteres manuelt for de dage der ikke er opsparet fra 1. september 2020 eller senere, men som afholdes efter 1.9.2020. Når du har regnet beløbet medarbejderen skal have eller trækkes for, oprettes det på en variabel lønart, som IKKE er ferieberettigede, f.eks. 1171.
Regneark til brug for kontrol af udregning i Visma Løn
11.Ferietillæg efter ferieloven
Visma Løn optjener standard 1% i ferietillæg af den ferieberettigede løn.
Det er muligt at ændre det lovpligtige ferietillæg til en anden procent. Det kan enten gøres via en resultattabel, eller en personlig sats lønart.
Resultattabel 4003 - Ferietillæg lovpligtig
Vælg Opsætning og Resultattabel
Vælg resultattabel 4003
Klik på Find
Klik på Ny periode
Udfyld feltet Gyldig
Klik på OK
I højremenuen vælges ’Resultattrin’
Klik på Ny
Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
Klik på Gem
Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejdere, kan du gøre det på:
Personlig sats lønart 9908 – Personlig sats ferietillæg
Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
I højremenuen vælges ’Personlige satser’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
Udbetaling ifølge ferieloven
Visma Løn er standard sat op til at udbetale ferietillægget efter følgende:
Optjent for perioden 1.9.XXXX til 31.5.XXXX udbetales med maj lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX05, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX04.
Optjent for perioden 1.6.XXXX til 31.8.XXXX udbetales med august lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX08, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX07.
Udbetalingen aktiveres ved ikrafttrædelseskode ’T’ på den relevante kørselsselektion. Visma opdater Visma Løn med det lov pligtige udbetaling af ferietillægget.
Beregning af ferietillæg
Der findes to stillingskategori lønarter til håndtering af beregning af ferietillægget. Følger du ferieloven er det lovgrundlaget du skal anvende:
Stillingskategorilønart 4900 - Ferietillæg lovgrundlag Det opsparede ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning
Stillingskategorilønart 4901 - Ferietillæg OK-grundlag Det opsparede ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. grundlaget bliver ikke nedskrevet, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning.
Stillingskategori lønarterne oprettes således:
Vælg Opsætning og Stillingskategori
Angiv f.eks. ’1001’
Klik på Find
Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
Klik på Ny
Angiv enten stillingskategori lønart 4900 eller 4901
Angiv en dato
Klik på Gem
11.1. Udbetaling af ferietillæg - ferieår variabelt
Lønarten tømmer opsparet, men endnu ikke udbetalt ferietillæg. Udbetalingen er inklusiv opsparet ferietillæg i den lønkørsel hvor udbetalingen sker.
Variabel lønart 4785 - ‘Ferietillæg lov- og OK-grundlag’
12.Ekstra ferietillæg ferieår
Ekstra ferietillæg er overenskomst- eller aftale bestemt, og perioden det opspares for ændres ikke alle steder til at følge perioden for ferieloven.
Til håndtering af ekstra ferietillæg der følger ferieloven, dvs. opspares i ferieåret (1/9 – 31/8), og udbetales på det aftalte tidspunkt, skal én af følgende stillingskategori lønarter oprettes på de relevante stillingskategorier:
Stillingskategorilønart 4610 - Ekstra ferietillæg lovgrundlag Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning.
Stillingskategorilønart 4607 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag opsparing Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. grundlaget bliver ikke nedskrevet, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning.
Stillingskategori lønarterne oprettes således:
Vælg Opsætning og Stillingskategori
Angiv f.eks. ’1001’
Klik på Find
Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
Klik på Ny
Angiv enten stillingskategori lønart 4610 eller 4607
Angiv en dato
Klik på Gem
Procenten for ekstra ferietillæg, oprettes enten generelt for en løngruppe på en resultattabel, eller personligt på en medarbejder:
Resultattabel 4007 - Ekstra ferietillæg - kalenderår
Vælg Opsætning og Resultattabel
Vælg resultattabel 4007
Klik på Find
Klik på Ny periode
Udfyld feltet Gyldig
Klik på OK
I højremenuen vælges ’Resultattrin’
Klik på Ny
Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
Klik på Gem
Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejdere, kan du gøre det på:
Personlig sats 9912 - Ekstra ferietillæg - kalenderår
Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
I højremenuen vælges ’Personlige satser’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
Udbetaling af ekstra ferietillæg årligt
Ekstra ferietillæg får ikrafttrædelseskode E, for at sikre at udbetalingen kan ske uafhængigt af ferielovens ferietillæg.
Ikrafttrædelseskode E skal du oprette på den, eller de, kørselsselektioner hvor ekstra ferietillæg ønskes udbetalt.
Når ikrafttrædelseskoden aktiveres i lønkørslen, tømmes opsparet, ikke udbetalt ekstra ferietillæg til medarbejderen.
Oprettes Ikrafttrædelseskoden kun til én lønkørsel i året, udbetales ferietillægget årligt. Udbetaling skal ske senest i august måned. Oprettes den til flere lønkørsler deles udbetalingen på samme måde som lovpligtigt ferietillæg.
Oprettelse af Ikrafttrædelseskode
Vælg Lønadministration og Kørselsselektion
Angiv kørselsordre f.eks. ’12105’
Klik på Find
Vælg i ‘Højremenuen’, Ikrafttrædelseskode
Klik på Ny
Angiv ‘E’
Klik på Gem Gentag ovenstående hvis du både har forudlønnede (selektion = 2), bagudlønnede (selektion = 1) eller timelønnede (selektion = 3) samt hvis du ønsker det ekstra ferietillæg udbetalt flere gang om året, ligesom det lovpligtige ferietillæg.
12.1. Udbetaling af ekstra ferietillæg - ferieår variabelt
Lønarten tømmer opsparet, men endnu ikke udbetalt ekstra ferietillæg. Udbetalingen er inklusiv opsparet ekstra ferietillæg i den lønkørsel hvor udbetalingen sker
Variabel lønart 4780 - ‘Ferietillæg ekstra lov + OK-grundlag’
13.Ferietillæg – Kalenderår
Der er overenskomster som har vedtaget, at opsparing af ferietillæg opspares i kalenderåret og udbetales i efterfølgende april måneds lønkørsel.
Der optjenes 1% i ferietillæg, som opspares fra 1. januar til 31. december og udbetales i april måneds lønkørsel til alle. Dvs. april lønperiode for de bagudlønnede og maj lønperiode for de forudlønnede - kørselsordre 12X04.
Er procenten for ferietillægget en anden end 1%, kan det ændres generelt for en løngruppe på en resultattabel eller det kan ændres personligt på en medarbejder:
Resultattabel 4003 - Ferietillæg lovpligtig
Vælg Opsætning og Resultattabel
Vælg resultattabel 4003
Klik på Find
Klik på Ny periode
Udfyld feltet Gyldig
Klik på OK
I højremenuen vælges ’Resultattrin’
Klik på Ny
Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
Klik på Gem
Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejder, kan du gøre det på:
Personlig sats lønart 9908 – Personlig sats ferietillæg
Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
I højremenuen vælges ’Personlige satser’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
For at sætte Visma Løn op til optjening af ferietillægget i kalenderår, kræver det en ændring på stillingskategorien. Her skal oprettes en af følgende to stillingskategori lønarter, som håndterer optjening i kalenderår. Der er to forskellige grundlag, alt efter om den ferieberettigede løn skal nedskrives når ferie afholdes, eller den ikke skal:
4902 - Ferietillæg lov – kalenderår Det opsparede ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning.
4904 - Ferietillæg OK-grundlag - kalenderår. Det opsparede ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. at beregningsgrundlaget ikke nedskrives, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning.
Vælg Opsætning og Stillingskategori
Angiv f.eks. ’1001’
Klik på Find
Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
Klik på Ny
Angiv enten stillingskategori lønart 4902 eller 4904
Angiv datoen 01-09-2020
Klik på Gem
Udbetaling af ferietillægget
Det kræver at du på kørselsordre opretter f.eks. 12104 ikrafttrædelseskode ‘U’, for at ferietillægget der er optjent for sidste kalenderår bliver udbetalt. Husk at der kan være flere kørselsselektioner det skal oprettes på f.eks. 1 - Bagud, 2- Forud eller 3- Timeløn
Vælg Lønadministration og Kørselsselektion
Angiv kørselsordre f.eks. ’12104’
Klik på Find
Vælg i ‘Højremenuen’, Ikrafttrædelseskode
Klik på Ny
Angiv ‘U’
Klik på Gem Gentag ovenstående hvis du både har forudlønnede (selektion = 2), bagudlønnede (selektion = 1) eller timelønnede (selektion = 3).
13.1. Udbetaling af ferietillæg - kalenderår variabelt
Lønarten tømmer opsparet ekstra ferietillæg, som endnu ikke er udbetalt, men opsparet i foregående kalenderår.
Variabel lønart 4775 ‘Ferietillæg lov- og OK-grundlag’
14.Ekstra Ferietillæg – Kalenderår
Der er overenskomster der har vedtaget, at opsparing af ekstra ferietillæg opspares i kalenderåret og udbetales i efterfølgende april måneds lønkørsel, som det er kendt i den gamle ferielov.
Det ekstra ferietillæg optjenes fra 1. januar til 31. december og udbetales i april måneds lønkørsel til alle. Dvs. april lønperiode for de bagudlønnede, og maj lønperiode for de forudlønnede - kørselsordre 12X04.
Procenten for ekstra ferietillæg, oprettes enten generelt for en løngruppe på en resultattabel, eller personligt på en medarbejder:
Resultattabel 4007 - Ekstra ferietillæg - kalenderår
Vælg Opsætning og Resultattabel
Vælg resultattabel 4007
Klik på Find
Klik på Ny periode
Udfyld feltet Gyldig
Klik på OK
I højremenuen vælges ’Resultattrin’
Klik på Ny
Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
Klik på Gem
Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejdere, kan du gøre det på:
Personlig sats 9912 - Ekstra ferietillæg - kalenderår
Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
I højremenuen vælges ’Personlige satser’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
For at sætte Visma Løn op til optjening af ekstra ferietillæg i kalenderår, kræver det at du opretter en af følgende to stillingskategori lønarter, som håndterer optjening i kalenderår. Der er to forskellige grundlag, alt efter om den ferieberettigede løn skal nedskrives når ferie afholdes eller den ikke skal:
4622 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag – kalenderår Det opsparede ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn. Dvs. at beregningsgrundlaget ikke nedskrives, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning
4624 - Ekstra ferietillæg lov – kalenderår Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn. Dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning
Vælg Opsætning og Stillingskategori
Angiv f.eks. ’1001’
Klik på Find
Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
Klik på Ny
Angiv enten stillingskategori lønart 4622 eller 4624
Angiv en dato
Klik på Gem
Udbetaling af ekstra ferietillægget
Udbetaling af ekstra ferietillæg kræver, at du på kørselsordre, f.eks. 12X04, opretter ikrafttrædelseskode ‘U’, for at det ekstra ferietillæg, der er optjent for sidste kalenderår, bliver udbetalt. Husk at der kan være flere kørselsselektioner det skal oprettes på f.eks. 1 - Bagud, 2- Forud eller 3- Timeløn
Vælg Lønadministration og Kørselsselektion
Angiv kørselsordre f.eks. ’12104’
Klik på Find
Vælg i ‘Højremenuen’, Ikrafttrædelseskode
Klik på Ny
Angiv ‘U’
Klik på Gem Gentag ovenstående hvis du både har forudlønnede (selektion = 2), bagudlønnede (selektion = 1) eller timelønnede (selektion = 3).
14.1. Udbetaling af ekstra ferietillæg - kalenderår variabelt
Lønarten tømmer opsparet ferietillæg, som endnu ikke er udbetalt, men opsparet i foregående kalenderår.
Variabel lønart 4770 ‘Ferietillæg ekstra lov + OK-grundlag’
15.Prorata udbetaling af ferietillæg og ekstra ferietillæg - ferieår
I ferieloven står der at du kan udbetale ferietillæg i forbindelse med at medarbejderen afholder ferie, det vil sige løbende udbetaling. Der er oprettet variable lønarter til manuel udbetaling af opsparet ferietillæg og ekstra ferietillæg fra ferieloven optjent i ferieåret.
4788 - Udbetaling Ferietillæg lovgrundlag - beløb Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af lovgrundlag.
(Optjent via stillingskategorilønart 4900)
4789 - Udbetaling Ferietillæg OK-grundlag - beløb
Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af OK-grundlag.
(Optjent via stillingskategorilønart 4901)
4783 - Udbetaling Ferietillæg ekstra lovgrundlag - beløb
Anvendes til manuel udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet af lovgrundlag. (Optjent via stillingskategorilønart 4610)
4784 - Udbetaling ekstra Ferietillæg OK-grundlag - beløb
Anvendes til manuel udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet af OK-grundlag. (Optjent via stillingskategorilønart 4907)
Husk opsætning på din kontoplan af ovenstående lønarter, så de bliver konteret i dit bogføringsbilag.
16.Udbetaling af ferietillæg ved fratrædelse
Ferietillæg skal udbetales enten samtidig med, at ferien, eller også udbetales ferietillægget for perioden 1. september til 31. maj sammen med lønnen for maj måned. Dette kan du læse i ferielovens § 18.
Har en medarbejder afholdt ferie efter ny ferielov ved sin fratræden, men endnu ikke fået udbetalt ferietillægget, der svarer til de afholdte feriedage. Her vil arbejdsgiveren i forbindelse med lønmodtagerens fratræden skulle afregne ferietillægget svarende til de feriedage, som lønmodtageren har afholdt. Dette ferietillæg skal bare udbetales direkte til lønmodtageren.
For den ferie, som lønmodtageren ikke har holdt, skal arbejdsgiveren afregne feriegodtgørelse med 12,5 % til FerieKonto. Dette står i ferielovens § 16, stk. 4. Der skal ikke udbetales ferietillæg for den ferie, som lønmodtageren ikke har holdt endnu. Der er i beregningen af 12,5 % i feriegodtgørelse taget højde for ferietillægget på 1 %.
Eksempel på fratrædelse pr. 31. marts
Optjent i ferieåret 14,56 feriedage
Afholdt ferie i alt ultimo fratrædelsesmåned 10 feriedage
Restferie til Feriekonto (14,56 - 10 dage) 4,56 feriedage
Ferietillæg udbetales ifm. fratrædelse (14,56 -4,56) 10 feriedage
Kørsel en lønkørsel frem, før du sætter fratrædelsesdatoen på og fra rapporten Ny ferielov ferieregnskab, tager du de optjente dage (kolonne R) og dividere det op i Ferietillæg (kolonne AH) og ganger med de 10 feriedage og udbetaler det på en af nedenstående lønarter.
Til udbetaling af ferietillæg (optjent i ferieåret), i forbindelse med fratrædelse, kan bruges en af følgende variable lønarter:
4788 - Udbetaling Ferietillæg lovgrundlag – beløb
Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af lovgrundlag. (Optjent via stillingskategorilønart 4900)
4789 - Udbetaling Ferietillæg OK-grundlag – beløb
Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af OK-grundlag. (Optjent via stillingskategorilønart 4901)
Husk opsætning på din kontoplan af ovenstående lønarter, så de bliver konteret i dit bogføringsbilag.
17.Ekstra ferietillæg i forbindelse med fratrædelse - ferieår
I nogle overenskomster skal det ekstra ferietillæg håndteres særskilt i forbindelse med en fratrædelse.
Opret en af følgende stillingskategori lønarter for få afregnet ekstra ferietillæg ifb. med fratrædelse:
Stillingskategorilønart 4626 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag udb fratrædelse
Stillingskategorilønart 4627 - Ekstra ferietillæg lovgrundlag udb fratrædelse
Vælg Opsætning og Stillingskategori
Angiv f.eks. ’1001’
Klik på Find
Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
Klik på Ny
Angiv enten stillingskategori lønart 4626 eller 4627
Angiv en dato
Klik på Gem
18.Ekstra ferietillæg i forbindelse med fratrædelse - kalenderår
I nogle overenskomster skal det ekstra ferietillæg håndteres særskilt i forbindelse med en fratrædelse.
Opret en af følgende stillingskategori lønarter for få afregnet ekstra ferietillæg ifb. med fratrædelse:
Stillingskategorilønart 4628 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag udb. fratrædelse
Stillingskategorilønart 4629 - Ekstra ferietillæg lovgrundlag udb. fratrædelse
Vælg Opsætning og Stillingskategori
Angiv f.eks. ’1001’
Klik på Find
Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
Klik på Ny
Angiv enten stillingskategori lønart 4628 eller 4629
Angiv en dato
Klik på Gem
19.Udbetaling af ferietillæg ved fratrædelse - optjent efter gammel FERIELOV
Ved fratrædelse er der mulighed for at afregne ekstra ferietillæg på følgende lønarter.
Denne lønart afregner ekstra ferietillæg kontant sammen med lønnen uden modregning
i feriepengene:
Variabel lønart 3700 - Ferietillæg ekstra afregning
Denne lønart afregner ekstra ferietillæg kontant sammen med lønnen med modregning
i feriepengene:
Variabel lønart 3701 - Ferietillæg ekstra afregning
Denne lønart lægger det ekstra ferietillæg til feriepengene og afregnes sammen med feriepengene:
Variabel lønart 3702 - Ferietillæg ekstra afregning
Vælg Medarbejder og Variable lønoplysninger
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
20.Reduktion af den ferieberettigede løn
Når en medarbejder holder ferie med løn, optjenes der ikke feriepenge af lønnen i ferieperioden. Derfor reduceres den ferieberettigede løn med 4,8 procent af månedslønnen for hver feriedag. Resultattabel ’FEREDU’ styrer nedskrivningen af den ferieberettigede løn.
Der findes fire muligheder for nedskrivning af ferieberettigede løn. Opret resultattabellen med en af følgende værdier:
Blank eller 0 (nul) - nedskrives den ferieberettigede løn med 4,8% pr. afholdt feriedag jf. ferieloven.
1 – løntræk sker med timelønnen ganget med 7,4 timer pr. feriedag, medmindre værdien af én dag er ændret på resultattabel TRTIM eller personlige lønart 9918, så vil det være den værdi der anvendes.
2 – løntrækket sker med 1/260 pr. afholdt feriedag.
3 – nedskriver IKKE den ferieberettigede løn ved afholdelse af ferie med løn
Har du i resultattabel ’FEREDU’ angivet 0 (nul) eller blank og ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats kan du bruge
Resultattabel 4004 - Feriesats pr. dag (4,8 %)
Vælg Opsætning og Resultattabel
Vælg resultattabel 4004
Klik på Find
Klik på Ny periode
Udfyld feltet Gyldig
Klik på OK
I højremenuen vælges ’Resultattrin’
Klik på Ny
Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
Klik på Gem
Ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats for enkelte medarbejdere (resultattabel FEREDU skal have værdien Blank eller 0(nul)), oprettes
Lønart 9909 – Personlig dagssats ferie pct.
Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
I højremenuen vælges ’Personlige satser’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
20.1. Timelønnede medarbejdere, ferie med løn (lærlinge/elever)
Disse medarbejdere optjener ferie i dage med løn. Når disse medarbejdere afholder ferie bliver den ferieberettigede løn nedskrevet med 4,8% af deres timeløn.
Resultattabel FEREDU skal være 0/blank for denne løngruppe
For at dette grundlag kan være timelønnen, skal lønartstype 4750 oprettes med f.eks. lønart 1100 og sekvens = 0, hvis der er flere lønarter der skal danne grundlaget oprettes disse tilsvarende på denne lønartstype. Kontakt en konsulent hos Visma, for at få hjælp til denne opsætning.
20.2. Timelønnede ferie med løn, reduceres i den ferieberettiget løn
Timelønnede der er ansat med ret til ferie med løn, skal reduceres i den ferieberettigede løn, når de afholder ferie. Dette kræver at ferierækkefølge benyttes (fraværslønart 3950 skal oprettes på fraværskoden), samt at resultattabel:
DAGTIM er udfyldt med 1 på relevante løngrupper.
21.Ferie egen regning
Ved afholdelse af ferie med løn, hvor du endnu ikke har optjent nok ferie, vil der ske træk i lønnen for ikke optjent ferie. Løntrækket kan beregnes på tre måder:
4,8% af den ferieberettigede løn pr. feriedage
7,4 time gange timesatsen.
1/260 pr. afholdt feriedag
Resultattabel ’FEEGEN’ har tre muligheder for at styre beregningen af løntrækket ved afholdelse af ferie. Resultattabel ’FEEGEN’ kan oprettes med en af følgende værdier:
Blank eller 0 (nul) – løntrækket sker med 4,8% af den ferieberettigede løn per. Afholdt feriedag
1 – løntræk sker med timelønnen ganget med 7,4 timer pr. feriedag, medmindre værdien af en dag er ændret på resultattabel TRTIM eller personlige lønart 9918, så vil det være den værdi der anvendes.
2 – løntrækket sker med 1/260 pr. afholdt feriedag.
Har du i resultattabel ’FEEGEN’ angivet 0 (nul) eller blank og ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats kan du bruge
Resultattabel 4004 - Feriesats pr. dag (4,8 %)
Vælg Opsætning og Resultattabel
Vælg resultattabel 4004
Klik på Find
Klik på Ny periode
Udfyld feltet Gyldig
Klik på OK
I højremenuen vælges ’Resultattrin’
Klik på Ny
Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
Klik på Gem
Ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats for enkelte medarbejdere (resultattabel FEEGEN skal have værdien Blank eller 0(nul)), oprettes
Lønart 9909 – Personlig dagssats ferie pct.
Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
I højremenuen vælges ’Personlige satser’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
21.1. Medarbejdere med månedsløn og lb. Beregning af feriepenge
Når disse medarbejdere afholder ferie uden løn og deres månedsløn skal reduceres med 4,8%, kan du anvende følgende fraværskode:
42 – Ferie egen regning, med tilhørerende fraværslønart 1587
Sådan opretter du fraværskoden til relevante stillingskategori:
Vælg Opsætning og Stillingskategori
I højremenuen vælges ’Tilladte fraværskoder’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
22. Administration af ferie i timer
22.1. Optjening af ferie med løn i timer (15,41)
På den relevante stillingskategori tilknyttes
Stillingskategorilønart 4600 - Ferie med løn
Resultattabel ’FEENH’ oprettes på relevante løngrupper med værdien ’1’.
Med denne opsætning på stillingskategorien og resultattabellen vil medarbejderne ved hver lønkørsel optjene 15,41 timer pr. ansættelsesmåned. Antallet af ferietimer reduceres ved ansættelse eller fratrædelse midt i lønperioden.
Ved deltid beregnes der en forholdsmæssig tildeling af ferietimer ud fra normtiden.
22.2. Afrunding af ferietimer
Månedslønnede bliver afrundet til 185 ferietimer i relevant lønkørsel for lønperiode august, såfremt der er optjent 184,92 ferietimer ultimo august. Har en medarbejder ikke været ansat hele året, og ønsker arbejdsgiver at opskrive antallet af ferietimer anvende korrektionslønart 40017. Det samme gælder, hvis en medarbejder flyttes mellem to arbejdsgivere med samme CVR.nr.
22.3. Fratrædelse af medarbejdere med ferie i timer
Ved fratrædelse sker der en automatisk omregning til feriedage (timer * arbejdstidsprocent / 7.4)
Eksempel
Hvis en medarbejder fratræder, så beregnes 185 ferietimer * 100% / 7.4 = 25 feriedage til afregning.
23.Ferieregistreringer
Afholdelse af ferie registreres via 'Fraværsregistrering', hvor der angives en ’Startdato’, ’Slutdato’ og ’Varighed’ på medarbejderen.
23.1. Registrering af ferie på månedslønnede
Registrering af ferie på medarbejdere der er ansat med ret til afholdelse af ferie med løn, skal registreres på
Fraværskode 40/50 – Afholdt feriedage
Fraværskode 49 – Afholdt ferietimer
Visma Løn vil nedskrive i den optjente feriesaldo. Såfremt medarbejdere ikke har en feriesaldo, vil der blive trukket med den værdi der er oprettet på resultattabel ’FEEGEN’. Såfremt medarbejderen har en feriesaldo, nedskrives denne.
23.2. Registrering af ferie ved skift af ferieår
Ved registrering af ferie tager systemet udgangspunkt i den registrerede ’Startdato’ ved nedskrivning af ferie.
Derfor skal registrering af ferie hen over skift af ferieår (eksempelvis 29/8 – 1/9) altid deles i 2 registreringer: 29/8 – 31/8 samt 1/9 – 1/9.
23.3. Registrering af ferie for timelønnede medarbejdere med feriekort
Fraværskode 47 kan bruges på timelønnede medarbejdere, med feriegodtgørelse til Feriekort, så du kan holde øje med hvor mange feriedage en medarbejder har afholdt.
OBS!!! Fraværskoden er kun til registrering, der sker ingen beregning eller nedskrivning ved brug af denne fraværskode.
Fraværskode 47 kan bruges med følgende lønarter:
Fraværslønart 3814 – fraværet vises IKKE på lønsedlen
Fraværslønart 3872 – fraværet vises på lønsedlen
Vælg Opsætning og Stillingskategori
I højremenuen vælges ’Tilladte fraværskoder’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
24.Udbetaling af feriepenge med feriekort
For at udbetale feriepenge til medarbejderen oprettes variable lønart
4790 - ‘Anmodet Feriekort udbetaling’ med det antal feriedage og feriepenge der står i Virk.dk.
Beløbet bliver nu beskattet i lønkørslen og nettoferiepengene udbetales til medarbejderen.
OBS!!! Når du skal udbetale feriepenge til en fratrådt medarbejder, kan det være en god ide, at foretage en ‘Genrekvirering af eSkattekort’ i form af et bikort, så trækprocenten ikke standard er 55%, men den faktiske trækprocent som fremgår af medarbejderens skattekort.
Visma har en Feriekortservice, som automatisk henter og registrerer feriepengeanmodninger - så behøver du ikke længere at tænke over udbetaling af feriekort. Læs mere om den nye service her.
25.Lønarter, som behandler feriefravær
Kombination af fraværskode og lønart:
Fraværskode
Lønart til fravær
Beskrivelse
40
3950
Ferie med løn i dag
42
1587, 1597 (res 4011)
Fri egen regning
43
1579
Fri egen regning, dage * sats
47
3814, 3872
Ferie med feriekort
49
3950
Ferie med løn i timer
50
3950
Ferie med løn, kan være dage eller timer
Vælg Opsætning og Stillingskategori
I højremenuen vælges ’Tilladte fraværskoder’
Klik på Ny
Udfyld
Klik på OK
26.Ferieberettigede grundlag – kundespecifikt
Visma Løn har standard defineret hvilke lønarter som er ferieberettiget og hvilke lønarter, som ikke er ferieberettiget. Med hjælp fra en konsulent fra Visma Enterprise, kan du definere hvilke lønarterne som du ønsker, skal være ferieberettiget eller ej.
Grundlaget specificeres under lønartstype 1109. Denne lønartstype er som udgangspunkt tom. Lønartstypen oprettes med de lønarter som f.eks. ikke skal tælles med i den ferieberettiget løn med et minus og med et plus for de lønarter som skal tælles med i grundlaget for ferieberettiget løn.
26.1. Kontering af ferieberettigede grundlag – kundespecifikt
Ferieberettigede løn beregnes standard på ’lønartstype 1103’, men kan tilpasses på ’lønartstype 1109’. For at bogfør det grundlag skal nedenstående lønart oprettes på din kontoplan i både debet og kredit. Lønarten påvirker ingen feriesaldi.
Lønart 9841 - Kontering Ferieberettiget løn
27.Fratrædelse af en medarbejder
Når en medarbejder fratræder, skal der afregnes restferiepenge med tilhørende dage for alle ferieår.
Afregningen sker ved at oprette en fratrædelseskode samt fratrædelsesdato, hvorefter lønsystemet automatisk udløser feriepenge for henholdsvis indeværende, sidste og forrige ferieår samt udbetaler overført ferie kontant på lønsedlen. Det betyder, at alle dage/timer samt feriepenge afregnes uden yderligere administration.
Hvis ferien administreres i timer, omregnes disse til dage.
Ferietillæg for indeværende og sidste år nulstilles automatisk ved fratrædelse.
27.1. Fratrædelseskoder
Nedenstående fratrædelseskoder bruges i forbindelse med fratrædelse, hvor der skal tages højde for, hvad der skal ske med feriepengene.
Fratrædelseskode
Funktion
1
Feriepenge kontant på lønseddel
2
Feriepenge på feriekort funktionær
3
Feriepenge til FerieKonto/feriekasse funktionær
4
Feriepenge løbende beregning, timeløn FerieKonto/Feriekort/Feriekasse
8
Medarbejder uden ferie
9
Fratrådt i tidligere system
Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
Udfyld feltet fratrådt
Klik på Gem
28.Tidsregistreringssystem levere ferie fravær i timer
Har du et tidsregistreringssystem som medarbejderen anvender til registrering af afholdt ferie, og dette tidsregistreringssystem, kan kun levere registreringen i timer men du optjener og afholder faktisk ferie med løn i dage, skal resultattabel:
FEFRAV have værdien 1 for de pågældende løngrupper
Lønsystemet vil omregne ferietimerne til feriedage ved at tage værdien fra registreringen og dividere med 7,4 timer svarende til 1 feriedag. Medmindre resultattabel TRTIM indeholder en anden værdi, eller den personlige lønart 9918 har en anden værdi, så anvendes denne værdi. Resultattabel FEFRAV skal sættes op til håndtering af at registreringen er i timer der skal omregnes til dage:
Vælg Opsætning og Resultattabel
Angiv ’FEFRAV’
Klik på Find
Klik på ‘Ny periode’
Angiv datoen 01-09-2020
Klik på Gem
Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
Klik på ‘Ny’
Angiv løngruppe f.eks. F1 og værdien 1 for ferie i timer
Klik på Gem
29.Direktør
Der findes tre måder at håndterer direktører på i Visma Løn:
Der optjenes IKKE feriepenge, feriedage og ferietillæg:
Opret fast lønart 905 - Stop feriepengeberegning
Der optjenes Kun ferietillæg:
Tjek at der på stillingskategorien er oprettet følgende stillingskategori lønarter:
4600 - Ferie med løn
4900 - Opsp. ferietillæg lovgrundlag
Resultattabel 4002, skal oprettes med værdien 0, for ingen optjening af feriepenge
Vælg Opsætning og Resultattabel
Angiv ’4002’
Klik på Find
Klik på ‘Ny periode’
Angiv en dato
Klik på Gem
Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
Klik på ‘Ny’
Angiv løngruppe f.eks. KA og værdien 0 for Ingen optjening af feriepenge
Klik på Gem
Personlig sats lønart 9980, skal oprette med værdien 0, for at der IKKE optjenes feriedage.
Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
I højremenuen vælges Personlig sats
Klik på Ny
Angiv startdato 1.9.2020, lønart 9980 og værdien 0
Klik på Gem
Der optjenes feriedage og ferietillæg, men IKKE feriepenge
Direktøren kan ligge i samme stillingskategori som i dag, men på resultattabel 4002, oprettes løngruppen med værdien = 0 (kræver at direktøren ligger i egen løngruppe), så optjenes der ikke feriepenge:
Vælg Opsætning og Resultattabel
Angiv ’4002’
Klik på Find
Klik på ‘Ny periode’
Angiv datoen 01-09-2020
Klik på Gem
Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
Klik på ‘Ny’
Angiv løngruppe f.eks. KA og værdien 0 for Ingen optjening af feriepenge
Klik på Gem
30.Ferie på forskud
Ferie på forskud kan aftales mellem arbejdsgiver og lønmodtager. Der kan max tildeles det antal feriedage/timer på forskud, som kan optjenes i samme ferieår. F.eks. står du i august måned, så kan der kun tildeles 2,08 feriedag, for det er de feriedage du kan optjene med august lønnen.
Har medarbejdere på fratrædelsestidspunktet nogle feriedage på forskud, som ikke kan nå at blive modregnet i den optjente ferie, vil der ske en modregning i tilgodehavende løn/feriegodtgørelse. Hvis tilgodehavendet ikke dækker ferie på forskud, kan der ikke rejses yderligere krav.
OBS!!! Tildelt forskudsferie som er afholdt, vil vises på lønsedlen i hele ferieåret.
30.1. Medarbejdere, ferie med løn
Når en medarbejder bruger af sin ferie på forskud, vil medarbejderen modtage sin almindelige løn. Den optjente ferie i den pågældende måned, hvor der afholdes ferie på forskud, vil blive modregnet i ferie på forskud, så gælden på ferie på forskud nedskrives hos arbejdsgiver.
Tildeling af ferie på forskud skal ske på en af følgende variable lønarter:
4765 - Ferie med løn i dage
4766 - Ferie med løn i timer
30.2. Medarbejdere med feriegodtgørelse
Tildeling af ferie på forskud skal ske med et antal dage, samt værdien af dagene. Værdien af feriedagene beregnes på baggrund af lønnen de sidste 4 uger før ferieafholdelse, jvf. ferieloven. Skulle der ske en regulering i medarbejderens løn, vil denne regulering IKKE påvirke de feriepenge der er blevet beregnet ved tildeling af ferie på forskud.
FerieKonto/Feriekasse: Visma indberetter de feriedage og feriepenge som er tildelt ferie på forskud, som så sørger for udbetalingen til medarbejderen. Det er vigtigt at dette kommer med i en lønkørsel eller supplerende lønkørsel, før medarbejderen skal bruge af sin ferie på forskud, for ellers vil der ikke kunne ske en udbetaling fra FerieKonto/Feriekasse.
Feriekort: Visma indberetter de feriedage og feriepenge som er tildelt ferie på forskud til eIndkomst. Det er vigtigt at dette kommer med i en lønkørsel eller supplerende lønkørsel, før medarbejderen skal bruge af sin ferie på forskud, for det er ikke muligt for arbejdsgiver at udbetale ferie på forskud i samme lønkørsel som det er tildelt.
For disse medarbejdere gælder det at lønsystemet modregner de feriedage og feriepenge der er tildelt ferie på forskud, i de optjente feriedage og feriepenge fra lønkørslen.
Derfor skal tildeling af ferie på forskud, tidligst ske i lønkørslen før ferie på forskud skal anvendes.
Tildeling af ferie på forskud skal ske på en af følgende variable lønarter:
Lønart 4767 - Lb. indberetning FerieKonto, Feriekasse og Feriekort
Vælg Medarbejder og Variabel lønoplysninger
Klik på Ny
Angiv datoen f.eks. 01-09-2020, lønart 4765, 4766 eller 4767
Udfyld med antal feriedage/timer på forskud samt på lønart 4767 feriepenge
Klik på Gem, hvis der ikke er flere medarbejder eller tryk på Tab og gentag punkt 3 og 4. Du kan også bruge Fællesregistrering/Variable lønoplysninger, hvis det er en gruppe af medarbejdere der skal tildeles ferie på forskud.
30.3. Fratrædelse af medarbejdere som skylder forskudsferie
Har du medarbejdere der fratræder og skylder ferie på forskud, skal du køre en fremtidig lønseddel og aflæse på lønsedlen, hvad medarbejderen skylder i feriepengene og feriedagene. De skyldige feriedage og feriepengene oprettes på en af nedenstående variable lønarter og vil dermed blive modregnet i lønnen, som fri egen regning før skat:
4796 - Tilbageførsel af forskudsferie i dage (Ferie med løn og løbende beregning af feriepenge til Feriekort, FerieKonto eller Feriekasse)
4797 - Tilbageførsel af forskudsferie i timer (Ferie med løn)
Du skal oprette ovenstående lønarter i din kontoplanen:
Lønart 4796 Debet i resultatopgørelse (Konto vedr. forskudsferie)
Kredit i balancen (Konto vedr. forskudsferie)
Kredit i resultatopgørelse (konto som fri egen regning)
Lønart 4797:
Debet i resultatopgørelse (Konto vedr. forskudsferie)
Kredit i balancen (Konto vedr. forskudsferie)
Kredit i resultatopgørelse (konto som fri egen regning)
31.Udbetaling af ferie ved feriehindring
Er feriehindringen sygdom eller orlov efter barselsloven, og består feriehindringen fortsat frem til udgangen af den følgende ferieafholdelsesperiode, kan feriepenge udbetales til medarbejderen.
Udbetaling sker på baggrund af de Bruttoferiepenge og feriedage/-timer til rådighed, der vises på rapporten ‘Ny ferielov ferieregnskab’. Følgende variable lønarter kan oprettes på medarbejderen:
40110 - Udbetaling af feriedage, kontant
40111 - Udbetaling af ferietimer, kontant
32.Bogføring af ferie
Oprettelse af de nye lønarter i forbindelse med ferie, er beskrevet i et separat vejledning, som hedder ‘Kom godt i gang med ny ferielov - Bogføring’. Vejledningen findes samme sted, som du har hentet denne vejledning:
https://community.visma.com/t5/Vejledninger-i-Visma-Lon/tkb-p/DK_EN_Visma-Lon_Vejledninger/label-name/ny%20ferielov
33.Hensættelse til Feriepulje – gælder kun for standard Visma Løn
Du kan hver måned opspare en procentdel af et valgfrit grundlag til en feriepujle. Når en medarbejder afholder ferie med løn eller ferie egen regning, bliver feriepuljen nedskrevet med en procentdel.
Lønartstype 9870 oprettes i samarbejde med en konsulent fra Visma Enterprise A/S.
Resultattabel 9870 oprettes med en procent, som der skal hensætte til feriepuljen
Resultattabel 9871 oprettes med en procent, som feriepuljen skal nedskrives med i forbindelse med afholdelse af ferie
På den pågældende stillingskategori oprettes stillingskategorilønart 9870
I bogføringen skal lønart 9870 og 9871 oprettes i både debet og kredit.
34.Tilpas af tekster på lønsedler
Anvender du engelsk tekst eller ønsker du at ændre teksten på dine lønsedler, skal du have tilpasset nedenstående lønarter med den engelske tekst/nye tekst, for at ‘Ny ferielov bliver vist som du ønsker:
Lønart
Udskriftslønart
Navn
4993
44200
Ferieberettiget løn
44765
44220
Tildel forskudsferie, dage
44766
44220
Tildel forskudsferie, timer
44953
44230
Forskudsferie afh. dage
44954
44230
Forskudsferie afh. timer
44955
44235
Skyldige feriepenge på forskud
44947
44250
Ferietimer til rådighed lønseddel
44949
44260
Feriedage til rådighed lønseddel
4991
44280
Feriepenge lønseddel
4992
44300
Ferietillæg lønseddel Lov
4997
44300
Ferietillæg lønseddel
4994
44320
Ferietillæg ekstra
4998
44320
Ferietillæg ekstra.Lov lønseddel
44902
44902
Ferietillæg L.grl Ovk Lønseddel
44904
44904
Ferietillæg Ovk-g.lg Lønseddel
44905
44905
Ekstra ferietillæg lov/OK Lønseddel
44906
44906
Ekstra ferietillæg lov Lønseddel
4962
8302
Feriepenge I. år (timer/Dage)
4967
8303
AM-bidrag af feriepenge I. år
4924
8304
A-skat af feriepenge I. år
4969
8305
Overført til FerieKonto
Sådan tilpasses teksten på lønsedlen:
Klik på Opsætning og Lønartsopsætning
Angiv en af ovenstående lønart
Klik på Find
Klik på Ny
Angiv datoen 1.9.2020 og evt. Tekstekode f.eks. EN (teksten koden findes på stillingskategorien under Opsætning) og angiv den danske/engelske tekst i Bruger tekst og Udskrift tekst
Klik på Gem
Gentag ovenstående for de øvrige lønarter
35.Korrektionslønarter
35.1. Medarbejdere som har ferie med løn
Nedenstående lønarter kan anvendes under variable lønoplysninger og må KUN benyttes til medarbejdere som har været med i en lønkørsel i Visma Løn.
Oprettes lønarterne med en dato tidligere end nuværende lønperiode, vil lønarterne blive efterreguleret for at få rettelsen i den korrekte lønperiode:
40012 ’Korrektion Feriedage’. Bogføres IKKE indberettes IKKE til eIndkomst på aktive medarbejdere. På fratrådte medarbejdere indberettes til eIndkomst
Feriedage +/-
Arbejdstid (Arbejdstidsprocenten SKAL udfyldes med ’0’ såfremt der i lønkørslen automatisk bliver beregnet optjente feriedage. Bliver der IKKE beregnet optjente feriedage i lønkørslen kan arbejdstidsprocenten udfyldes)
40015 ’Korrektion Feriepenge’. Bogføres (skal oprettes i din kontoplan) men indberettes IKKE til eIndkomst på aktive medarbejdere. På fratrådte medarbejdere indberettes til eIndkomst.
Bruttoferiepenge +/-
40017 Korrektion Ferietimer. Bogføres IKKE indberettes IKKE til eIndkomst på aktive medarbejdere. På fratrådte medarbejdere indberettes til eIndkomst
Ferietimer +/-
Arbejdstid (Arbejdstidsprocenten SKAL udfyldes med ’0’ såfremt der i lønkørslen automatisk bliver beregnet optjente feriedage. Bliver der IKKE beregnet optjente feriedage i lønkørslen kan arbejdstidsprocenten udfyldes)
35.2. Medarbejdere som har løbende beregning af ferie
Nedenstående lønarter kan anvendes under variable lønoplysninger og må KUN benyttes til medarbejdere som har været med i en lønkørsel i Visma Løn.
Oprettes lønarterne med en dato tidligere end nuværende lønperiode, vil lønarterne blive efterreguleret for at få rettelsen i den korrekte lønperiode.
40055 Korrektion feriedage/feriepenge løbende beregning. Bogføres og indberettes til eIndkomst
36.Saldi lønarter
Saldolønarterne kan benyttes til medarbejdere som IKKE har været lønbehandlet i Visma Løn (f.eks. en ny kunde i Visma Løn eller medarbejdere som skifter fra én arbejdsgiver til en ny arbejdsgiver).
De opdaterede saldi dokumenteres i:
Medarbejderens lønseddel.
Rapporten Ny ferielov Ferieregnskab.
Lønarterne indberettes ikke til eIndkomst og bliver ikke bogført.
40011 ‘Saldo Feriedage’ - Opdater saldoen for feriedage med værdien der er oprettet på lønarten. Lønarten oprettes med følgende værdier:
Optjente feriedage
Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
Måned (den måned hvor dagene er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned
Arbejdstid (Arbejdstidsprocenten for den måned feriedagene er optjent. Har medarbejderen optjent feriedagene på fuldtid skal værdien i feltet = 100%. Har medarbejderen optjent feriedagene på 30 timer om uge vil det svare til at værdien skal være 81,08%. Hvis ikke procenten er korrekt kan det udløse feriepengedifference beregning på medarbejderen når ferie afholdes)
40014 ‘*Saldo Feriepenge’
Opdaterer saldoen for bruttoferiepenge med værdien der er oprettet på lønarten. Lønarten oprettes med følgende værdier:
Optjente bruttoferiepenge
Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
Måned (den måned feriepengene er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned
40016 ‘Saldo Ferietimer’
Opdaterer saldoen for ferietimer med værdien der er oprettet på lønarten. Lønarten oprettes med følgende værdier:
Optjente ferietimer
Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
Måned (den måned timerne er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned
Arbejdstid (Arbejdstidsprocenten for den måned ferietimerne er optjent. Har medarbejderen optjent feriedagene på fuldtid skal værdien i feltet = 100%. Har medarbejderen optjent feriedagene på 30 timer om uge vil det svare til at værdien skal være 81,08%. Hvis ikke procenten er korrekt kan det udløse feriepengedifference beregning på medarbejderen når ferie afholdes)
40020 ‘Saldo Ferietillæg - lovgrundlag’
Opdaterer saldoen for ferietillæg (lovgrundlag). Lønarten oprettes med følgende værdier:
Opsparet ferietillæg
Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
Måned (den måned ferietillægget er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned
Grundlag (ferieberettigede løn)
40021 ‘Saldo Ferietillæg OK-grundlag’
Opdaterer saldoen for ferietillæg (OK-grundlag). Lønarten oprettes med følgende værdier:
Opsparet ferietillæg
Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
Måned (den måned ferietillægget er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned
Grundlag (ferieberettigede løn)
40022 ‘Saldo ekstra ferietillæg - lovgrundlag ’
Opdaterer saldoen for ekstra ferietillæg (lovgrundlag). Lønarten oprettes med følgende værdier:
Opsparet ekstra ferietillæg
Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
Måned (den måned ferietillægget er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned
40023 ‘Saldo ekstra ferietillæg OK-grundlag’
Opdaterer saldoen for ekstra ferietillæg (OK-grundlag). Lønarten oprettes med følgende værdier:
Opsparet ekstra ferietillæg
Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
Måned (den måned ferietillægget er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned
40040 ‘Saldo Ferietillæg - lovgrundlag kalenderår’
Opdater saldoen for ferietillæg (lovgrundlag). Lønarten oprettes med følgende værdier:
Opsparet ferietillæg
Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
Grundlag (ferieberettigede løn)
40042 ‘Saldo Ferietillæg OK-grundlag kalenderår’
Opdater saldoen for ferietillæg (OK-grundlag). Lønarten oprettes med følgende værdier:
Opsparet ferietillæg
Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
Grundlag (ferieberettigede løn)
40045 ‘Saldo ekstra Ferietillæg - lovgrundlag kalenderår’
Opdater saldoen for ferietillæg (lovgrundlag). Lønarten oprettes med følgende værdier:
Opsparet ferietillæg
Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
40047 ‘Saldo ekstra Ferietillæg OK-grundlag kalenderår’
Opdater saldoen for ferietillæg (OK-grundlag). Lønarten oprettes med følgende værdier:
Opsparet ferietillæg
Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.202
Vis hele artiklen
