In de releasenotes van Youforce Portaal kan je alles lezen over de nieuwe mogelijkheid om autorisatie toe te wijzen op organisatorische eenheid . Deze verbetering is mede gebaseerd op een idee uit het ideeën forum.   Graag lichten we met een concreet voorbeeld uit hoe je dit kunt gebruiken bij de autorisatie van de Youforce app.   Voorbeeld) Zorgorganisatie waarbij alleen ‘’kantoor-medewerkers’’ gereisde dagen & thuiswerkvergoeding mogen declareren.   In de zorg kan het voorkomen dat alleen ‘niet zorg-gerelateerde’ medewerkers mogen thuiswerken. Denk aan afdelingen zoals HR, ICT of Finance.      Met de nieuwe mogelijkheden van ‘Policy Management/Beheer Autorisaties’ kan je nu als volgt de functionaliteit ‘Gewerkte dagen’ toewijzen aan de afdelingen HR, ICT of Finance.   Note: in bovenstaande printscreen zie je dat automatisch ook de bovenliggende afdeling(en) zoals ‘Zorgorganisatie Wij helpen’ zijn geselecteerd. Sinds 18 juli 2022 hebben onze collega’s van Youforce Portaal dit veranderd zodat je de bovenliggende afdelingen niet automatisch geactiveerd worden. ... View more

De Youforce app (& desktop) kent net zoals Self Service het zogenaamde 'opschakel-mechanisme'. Dit is bijvoorbeeld relevant wanneer een 'manager' een dienstverband heeft op de afdeling waar hij/zij ook zelf manager van is.   Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Graag lichten we het toe aan de hand van enkele voorbeelden   Opschakeling Youforce app werkt meerdere niveaus naar boven Stel je gebruikt 'declaraties' in de Youforce app en hebt ingericht dat de rol manager (MGR) een declaratie moet goedkeuren. Dan wil je dat een manager nooit zijn eigen declaratie goedkeurt. Daarom wordt in een dergelijk geval opgeschakelt tot er een andere manager gevonden wordt. Natuurlijk moet de bovenliggende organisatorische eenheid wel een rol manager (MGR) hebben. Heeft een organisatielaag geen rol manager (MGR) dan gaat de opschakeling niet door naar nog één laag hoger.       Opschakeling Youforce app werkt voor alle rollen Stel je gebruikt de rol 'salarisadministratie' om declaraties goed te keuren. Ook andere rollen dan manager (MGR) worden opgeschakeld.     Opschakeling Youforce app alleen indien noodzakelijk Het kan voorkomen dat één afdeling twee managers (MGR) heeft. In een dergelijk voorbeeld hoeft opschakeling niet toegepast worden. Immers 'de andere manager' heeft gewoon de rechten om een declaratie goed te keuren. ... View more

De functionaliteit 'vervanging' zorgt ervoor dat: De ingestelde 'vervanger' óók de declaratie ter goedkeuring krijgt De ingestelde 'vervanger' óók de verlof-aanvraag of verlof-intrekking ter goedkeuring krijgt De ingestelde 'vervanger' óók medewerkers kan ziek- en herstel melden   Het instellen van een 'vervanging' zorgt er echter niet voor dat de 'vervanger' automatisch de rechten krijgt om de applicatie 'ziekteverzuim', 'verlof', of 'declaraties' te openen. Het is dus raadzaam om de rechten van de Youforce app & desktop in te richten op basis van rollen en niet op individuele gebruikers. Meer informatie hierover is te vinden in het kennisbankartikel 'Best practise inrichting Autorisatiebeheer Youforce app' ... View more

Het recht 'vervanging instellen' zorgt ervoor dat je alleen een vervanger kunt instellen minimaal dezelfde rol. Een 'manager' kan dus nooit zelf een 'secetaresse' instellen als vervanger. In de handleiding van de Youforce app hebben we de verschillende mogelijkheden toegelicht.   Echter een beheerder van Youforce kan het recht 'vervanging beheren' toegewezen krijgen. Hiermee kan deze beheerder meer. Een beheerder kan wel een 'manager' selecteren en daarna een 'secretaresse' instellen als vervanger. Meer daarover staat beschreven in de handleiding van de Youforce app. Of lees het nieuwsbericht 'Naast 'vervanging' ook 'delegatie' in te stellen door de beheerder'. ... View more

Nee, 'vervanging' in de Youforce app (& desktop) en Self Service zijn aparte functionaliteiten.   Bij de ontwikkeling van de Youforce app hebben we veel tijd gestoken in het realiseren van de autorisaties. Hierdoor kunnen we o.a. zorgen dat: Een declaratie terecht komt bij de juiste goedkeurder Een verlof aanvraag of intrekking terecht komt bij de juiste goedkeurder Een (back-up) manager de juiste medewerkers ziek kan melden   Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Daarom hebben we o.a. de volgende nieuwsberichten geplaatst over de Youforce app: Verbetering in ophalen gegevens uit organisatiestructuur Vervanging in te stellen door alle rollen   We hebben er dus bewust voor gekozen om de functionaliteit 'vervanging' volledig opnieuw te bouwen voor de Youforce app & desktop. Daarbij rekening houdend met de meest populaire idee bij Self Service om ''vervanging in te kunnen stellen voor andere rollen''.   Door het volledig opnieuw bouwen van 'vervanging' maken we het op lange termijn mogelijk om één oplossing te realiseren voor 'vervanging' die zowel werkt in de processen van de Youforce app (zoals declaraties en ziekte) als in Self Service.   Tot die tijd zal een manager (of andere rol) dus zowel 'vervanging' moeten instellen in Self Service als in de Youforce app.   Op basis van input via het Ideeën forum van de Youforce app hopen we te leren hoeveel prioriteit het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit heeft. ... View more

Nu de vakantieperiode start wordt het nóg belangrijker dat managers en alle andere rollen een vervanger kunnen instellen. Zo kan een collega het goedkeuren van declaraties overnemen of de ziekmeldingen invoeren tijdens de vakantie.   Vanaf vandaag is het mogelijk om ‘’vervanging’’ te activeren in de Youforce app. Activeer functionaliteit via Beheer autorisaties / Policy Management In Policy Management kan de applicatie ‘’Vervanging en delegatie’’ en het recht ‘’Vervanging instellen’’ toegevoegd worden aan de juiste groep. Heb je al een groep met de rechten voor (back-up) managers dan voeg je de applicatie "Vervanging en delegatie" toe.   Meer tips over het inrichten van autorisaties vind je in de kennisbank.   Werking ‘’vervanging’’ voor managers en alle andere rollen Nadat via Beheer autorisaties/Policy Management vervanging is vrijgegeven vinden de geautoriseerde gebruikers de module "Vervanging" in het menu "Instellingen" van de Youforce app.   In ‘’Mijn vervanging’’ kan je actuele en toekomstige vervangingen zien.    In ‘’Ik vervang’’ kan je zien welke collega’s jou hebben ingesteld als vervanger.    Via ‘’Nieuwe vervanging’’ kan je een nieuwe vervanger instellen. Dit doe je door: Bij Vervanger te zoeken naar de juiste collega Bij Vervangt van de eerste dag dat de vervanging ingaat te selecteren Bij Vervangt tot en met een eventuele einddatum op te geven. Zonder einddatum blijft de vervanging actief totdat de gebruiker het zelf beëindigt.    Wat ziet de vervanger in ‘’declaraties’’ Via een speciaal icoontje ziet de manager (of andere rol) dat een te controleren declaratie van een medewerker is waarvan hij is ingesteld als vervanger.   Hetzelfde icoon is zichtbaar voor de beheerder van declaraties via de tegel ‘’Configuratie declaraties’’. Ook nadat een declaratie is goedgekeurd   Note: nadat een medewerker een declaratie heeft ingediend wordt deze direct toegewezen aan zijn/haar manager. Is er vervanging actief? Dan wordt de declaratie ook direct toegewezen aan de ‘vervanger’. Gaat de ‘originele’ manager op vakantie terwijl er nog openstaande declaraties waren uit zijn afdeling? Dan gaat na enkele dagen de automatische nachtverwerking die declaraties óók toewijzen aan de ingestelde vervanger.  Wat ziet de vervanger in ‘’ziekteverzuim’’ Nadat een manager (of andere rol) een collega heeft ingesteld als vervanger kan deze vervanger direct het  onderdeel ‘ziekteverzuim’ waarnemen. Zo ziet de vervanger direct de openstaande ziekmeldingen van de afdeling van zijn collega. En kan de vervanger dus ziek- en herstelmeldingen uitvoeren.   Wie kun je als vervanger selecteren? Aan de hand van bijgaand 3 voorbeelden leggen maken we inzichtelijk welke vervanger er te selecteren is door de gebruiker.   Voorbeeld met één rol In de basis kan een gebruiker iemand instellen die exact dezelfde rol heeft. Bijvoorbeeld een ‘manager’ kan een andere ‘manager’ instellen.   Voorbeeld met twee rollen Een gebruiker heeft twee rollen. Bijvoorbeeld ‘manager’ & ‘back-up manager’. Deze gebruiker kan een collega instellen als vervanger die exact dezelfde rollen heeft.     Voorbeeld waarbij de vervanger minimaal dezelfde rol heeft Een gebruiker heeft alleen de rol ‘manager’. Deze gebruiker kan een collega instellen als vervanger die minimaal dezelfde rol heeft. Hij kan dus ook een vervanger kiezen die zowel ‘manager’, ‘back-up manager’ als ‘hr coordinator’ is.    Vanzelfsprekend worden alleen de ‘manager’ rechten toegekend aan de ingestelde vervanger.    Toelichting in de handleiding Youforce app Ook is de handleiding van de Youforce app en de kennisbank geüpdatet met alle relevante informatie over deze nieuwe functionaliteit Inrichtingstip Zoals beschreven is ondersteunen we vervanging voor all rollen. Dit gaat over de ‘verantwoordelijkheden’ die een vervanger krijgt. Simpel gezegd van welke medewerkers kan je tijdelijk een declaratie goedkeuren en welke medewerkers kan je tijdelijk ziek- en herstel melden.   De toegang tot de onderdelen ‘declaraties’ en ‘ziekteverzuim’ regel je via Policy Management/Beheer autorisatie. De best practise van Visma|Raet is daarom dat je deze rechten toekent op basis van een rol en niet aan specifieke individuele gebruikers.     Ideeën  De aankomende periode verwachten wij te gaan werken aan de volgende uitbreidingen: Alle rollen kunnen óók vervanging instellen via Youforce op de desktop --> We kiezen voor deze aanpak omdat het beschikbaar maken van de functionaliteit op desktop op lange termijn past bij de ambitie om te komen tot één gezamenlijke functionaliteit 'vervanging' die werkt voor zowel de Youforce app als Self Service  Beheerders kunnen in Youforce Reporting alle actieve en toekomstige ingestelde vervangingen zien Daarnaast staan wij via ons Ideeën forum open voor andere verbeteringen of uitbreidingen. ... View more