Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:
Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering.
Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.
Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering.
Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda.
Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.
Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering.
Välj bokföringsdatum.
Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.
Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.
Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.
För att inte våra mail ska klassas som skräppost kan det ibland vara nödvändigt att vitlista Visma. Det innebär att du markerar oss som seriös avsändare. Annars finns en risk att våra mail inte kommer fram till dig.
Om du upplever att du inte får mail från oss behöver du be din IT avdelning att släppa igenom mail från IP address: 85.222.150.206 Mail from (Sender): visma.control@visma.com då dessa mail skickas från en extern leverantör och inte från Visma direkt.
Om du har några frågor vänligen kontakta oss på telefon 010-141 27 50 kl 9-12 eller på visma.control@visma.com.
Undrar du hur du själv kan ändra i en periodisering eller i betalningsflödet? Har du funderat på vad konsekvensen blir av att ändra anläggningstyp, eller om det finns några smarta knep i periodiseringen som du inte använder idag?
Välkommen till våra webbinar om periodisering, anläggning eller betalningsflödet. Kostnadfritt för dig som har supportavtal.
Har du en Kredit du vill kvitta mot en Debet i Control? Då registrerar du fakturorna som betalda under Inköp - Registrera betalning - inte skickad via fil eller autopay. Fyll bara i de obligatoriska uppgifterna uppe i grunduppgifter. Nere på betalningsraderna anger du löpnumret i fältet längst till vänster. Om du vill se hur transaktionen ser ut, markerar du raden och klickar på Förhandsgranska. Här finns också en flik på hur transaktionen kommer att bokföras. Vill du veta mer om betalningsflödet av leverantörsfakturor? Anmäl dig till vårat webbinar 14 Mars. https://attendee.gotowebinar.com/register/2684572424102571866
Om du använder en 10-årig avskrivning enligt plan för en anläggning och vill ändra avskrivningstiden till 5 år, kan du ändra avskrivningstypen på aktuell anläggning och fliken Avskrivning i anläggningsregistret. Fyll i startår och månad för ny avskrivningstyp, och Startdatum samt totalt avskrivet belopp för den ursprungliga.
Vi har tidigare skrivit om hur du hittar tidigare anläggningsnummer på exempelvis komponenter som du slagit ihop med en huvudanläggning.
Samma princip kan användas om du vill kunna ändra avskrivningstiden på en anläggning, och ändå se vilken tidsplan som tidigare användes för avskrivningen. Du går in under Anläggning / Sök, laddar fram anläggningen och väljer att visa kolumnen Historikinfo.
Att periodisera fakturor direkt från Invoice Manager är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.
För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control Edge. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat.
Om du råkat skriva en månad tidigare än du tänkt dig för att börja kostnadsföra en periodisering, så kan du ändra. Så här gör du om du ännu inte hunnit utföra någon månad:
Gå in under Redovisning / Register och välj Periodiseringar i listan
Ändra t o m datum i grunduppgifterna
Stryk därefter översta raden
Lägg till en ny rad genom att klicka på nedersta plustecknet
Välj den sista perioden på månadsraden och fyll i belopp och utländskt belopp
Klicka på Spara
Gå in i registerposten igen och ändra fr o m datum
Spara igen
Har du frågor eller funderingar om periodiseringar? Kontakta visma.control@visma.com.
När du har skapat en faktura under Försäljning / Fakturering och fliken “Skapa faktura” och sparar den, flyttas fakturan automatiskt vidare till fliken “Bokför fakturor”. Fakturan har då status skapad, vilket innebär att ändringar kan göras och fakturan kan raderas.
För att redigera en faktura på fliken “Bokför fakturor”, dubbelklickar du på fakturan eller klickar på knappen “Redigera”.
Om du vill radera en faktura med status skapad, väljer du Försäljning / Sök och ändrar till “Kundfakturor” i dropplistan. Ladda fram fakturalöpnummer eller kund och markera aktuell rad. Klicka på “Radera skapade”.
När du bokfört fakturan ändras status till bokförd och reskontra och redovisning uppdateras. Det innebär att ändringar då inte längre kan göras på fakturan. Har du frågor om fakturering? Kontakta oss på visma.control@visma.com.
Vi har tidigare skrivit om hur du kan hitta en betalning i flödet från betalningsförslag till Autopay. När betalningen har status "Att återrapportera" har den skickats till Autopay. Här får du några tips om hur du kan hitta en betalning i flödet om du behöver redigera betalningen, eller om du saknar återrapportering på en betalning.
1. Jag vill avbryta en betalning.
Ligger betalningen kvar i “Godkänn” steget så kan du markera betalningen och välja avbryt. Har betalningen godkänts och skickats till banken så är det banken du måste kontakta för att avbryta betalningen. Vissa banker tillåter funktionen "Begär annullering" som du hittar genom att klicka på din betalningsbunt i översikten. Kontakta din bank först för att se om de stöder funktionen. 2. Jag vill ändra betaldatum eller förfallodatum. Vill du ändra förfallodatum så Klickar du på Åtgärder / Redigera förfallodatum i vyn Transaktionsöversikt för att ändra förfallodatum.
Vill du ändra betaldatum så klickar du på den blåa pennan bredvid betalningsdatum och väljer det nya datumet istället. Observera att ändra betaldatum och förfallodatum endast fungerar om betalningen ännu inte är godkänd och fortfarande ligger kvar i Godkänd steget. 3. Jag har en betalning som inte har återrapporteras i Control.
I Control kan du söka fram betalningen i Inköp - sök och ladda fram kolumnerna Autopay status, Autopay meddelande samt Autopay buntnummer genom att klicka på det lilla kugghjulet bredvid alla kolumner. Står det t,ex Avvisad av bank i Autopay status måste du i första hand kontakta banken för att se vad som har hänt. Om du vet att betalningen dragits ifrån ditt konto och du inte ser något felmeddelande i Autopay, men betalningen ändå inte har återrapporteras korrekt i Cotnrol kan du testa funktionen Uppdatera Autopay status i Inköp - Operationer. Där skriver du in aktuella Affärsenheten och sedan väljer du Buntnummer Control. Välj sedan utför och vänta några minuter och se om statusen uppdaterats till slubetald. Buntnummer hittar du i kolumnen Autopay Buntnummer i Inköp - sök. Alternativt kan du registrera betalningen som betald direkt i Autopay. När en betalning har dragits från ditt konto kan du även registrera den som betald manuellt under Inköp / Registrera betalning. Välj "Inte skickad med fil eller Autopay".
Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i IM.
Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal.
I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).
Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer).
När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.
Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.
Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön.
När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar IM mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.
Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan.
Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com
Om du har en aktiverad anläggningstillgång där det visar sig att du har råkat ange ett för högt inköpsbelopp, kan du inte ändra det i efterhand direkt på anläggningen.
Däremot kan du justera beloppet genom att registrera en negativ preliminär anläggning, som du slår ihop med din huvudanläggning. För att din huvudbok ska stämma överens med ditt anläggningsregister, behöver du registrera anläggningen via aktuellt konto i redovisningen.
Markera därefter huvudanläggningen i anläggningsregistret under Anläggning / Anläggning och välj Slå ihop.
Välj aktuellt datum. Du kan slå ihop anläggningen tidigast dagen efter att senaste avskrivning gjordes på huvudanläggningen. I listan ser du de anläggningar som är preliminära. Välj din preliminära anläggning. Klicka på Slå ihop.
De flesta användare har någon sökning som görs återkommande. Det kan exempelvis vara de periodiseringskonton som används i kombination med Ägartyp Periodisering på en angiven affärsenhet under Redovisning / Sök. Resultatet av sökningen kan sparas. Det gör du genom att klicka på symbolen Spara filter uppe till höger på skärmen
Ange ett namn och spara. När du klickar på symbolen, visas en lista på sparade filter. Du kan rensa alla filter genom att klicka på symbolen Töm alla filter.
Betalningsorder är en lista som visar vilka betalningar som skapats och skickats för betalning. Den kan skrivas ut som sista steg under Inköp / Skapa betalning. Listan är däremot inte obligatorisk att skriva ut för att betalningen ska fungera. För att få struktur brukar våra kunder välja att antingen arbeta med betalningsordern konsekvent, eller att inte skriva ut den alls.
Om du missar att uppdaterar status mellan betalningar, kommer samma betalningar med även till nästa gång du skapar en betalning med samma datumintervall. När du uppdaterat status, har du kanske märkt att du inte kan skriva ut listan igen.
Vi kan tipsa om att du kan gå in under Inköp / Sök och ladda fram fakturorna, samt därefter ändra till ej utskriven i fältet Betalningsorder. Du kommer till fönstret där du ändrar, genom att klicka på knappen Redigera, eller dubbelklicka på fakturan.
Behöver du hjälp med betalningar eller rapporter? Kontakta visma.control@visma.com.
När du slagit ihop två anläggningstillgångar är anläggningsnumret för huvudanläggningen samma som tidigare och anläggningningens ID är sökbart i fältet anläggnings ID, medan den tillkommande anläggningen inte finns kvar i listan.
Om du vill hitta ursprungligt anläggnings ID för den tillkommande anläggningen, kan du gå in under Anläggning / Sök och Ladda fram huvudanläggning från listan (111 i bilden). Då ser du alla händelser på anläggningen.
Ta därefter fram fältet Historikinfo genom att klicka på kugghjulet (gulmarkerat i bilden) och därefter på texten Historikinfo i listan.
I kolumnen Historikinfo syns nu ursprungligt anläggnings ID på den anläggning som huvudanläggningen slagits ihop med (115 i bilden).
Vill du veta mer om anläggningstillgångar i Control Edge? Anmäl dig till kostnadsfritt webbinar här.
I flödet Kontoavstämning kan du ta fram verifikationsrader som ska stämmas av och markera dem som avstämda. Du har samma filtreringsmöjlighet på raderna som under Redovisning / Sök. Men här kan du även bocka av dina avstämningar digitalt; som en elektronisk avprickning av huvudboken, och spara det du stämt av till ett senare tillfälle.
Vid nästa framläsning är det möjligt att välja om du vill ta med eller utesluta redan avstämda rader.
Välj Redovisning / Kontoavstämning för att stämma av ett konto i Kontoavstämningen.
Ange vilket balanskonto du vill stämma av mot och vilken tidsperiod som avses.
Vill du även ta med strukna rader, dvs redigerade verifikationer, kryssar du i fältet “Ladda även raderade rader”.
Om sortering ska göras efter absoluta belopp, kan även detta markeras så att lika belopp i debet och kredit kommer efter varandra.
Därefter klickar du på Ladda.
I listan kan du börja att titta på IB och UB, och stämmer de, så behöver du inte ens pricka i listan.
Utöver den filtreringen som laddas fram, så kan du kan du filtrera ytterligare, genom att i den på sökraden under rubrikerna ange olika kriterier. T ex om du vet att du söker en differens på 5 070, men inte vet om det är ett eller flera belopp, så kan du välja “Mellan” och ange 0 till 5 070. Eller så vill du kanske filtrera fram en verifikationsserie eller en reskontratyp.
Efter genomgång kan bockar du av i kolumnen Avstämd. För att enklare kunna följa totalt avstämt belopp, uppdateras beloppet nere till höger fönstret då en rad bockas för som avstämd.
Om du håller nere CTRL eller SHIFT och sedan markera hela raden, kan du bocka av flera rader samtidigt när du klickar på knappen “Markera valda”.
Klicka på Spara för att kunna ta fram avstämningen vid ett senare tillfälle.
Nu när julen är nära och många vill vara lediga vill vi påminna om att lägga till en vikarie som ersättare.
Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till personen. Det administreras från Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".
Numera ärver ersättaren attestbelopp för rad och faktura från attestanten. Om du har en äldre version behöver du även kontrollera attestbeloppen ifall ersättaren skall attestera fakturor.
Du som användare kan själv lägga till en vikarie genom att i EFH modulen klicka på användaren uppe till höger och välja användarinställningar.
I den nya rutan som öppnas väljer du fliken "Hantera ersättare" och klickar på knappen "Lägg till".
Hör av dig med frågor och funderingar visma.control@visma.com.
Du som är systemansvarig i Control Edge kan med hjälp av privilegieroller koppla privilegier direkt till mallar eller användare. Då administrerar du privilegier på ett och samma ställe, så att användarna uppdateras när privilegierna sparas. Du kan koppla flera privilegieroller till en och samma användare eller mall. Genom att kombinera olika roller kan du finjustera privilegierna mer i detaljer för en specifik del av Control Edge.
För att sätta upp eller redigera en roll, väljer du Inställningar / Systeminställningar / Privilegieroller:
Klicka på Ny och välj Privilegie-ID samt Namn för rollen.
Filtrera på rollen för att se vad du kan välja under rubrikerna Kategori, Fönster och Del. Rubrikerna motsvaras av arbetsflöden, register, inställningar eller operationer. Om en användare ska ha behörighet till ett helt arbetsflöde är det enklast att markera “Alla” under rubriken Del.
Välj nivå på aktuella privilegier:
- Inget innebär att meny eller arbetsflöde inte visas för användaren
- Läs betyder att användaren kan titta, men inte registrera
- Normal gör att användaren kan registrera men inte radera information
- Admin innebär att användaren har högsta behörighet
Ett privilegie sätts genom att markera en eller flera rader och klicka på knappen Ändra privilegie.
När du valt privilegie, kontrollerar du att det ändrats på raderna.
Klicka på Spara.
Nu kan den skapade rollen kopplas till mallar eller direkt till användare under Inställningar / Systeminställningar / Användare.
Under Redovisning / Valutaomvärdering kan beräkna orealiserade valutakursvinster eller förluster. Omvärderingsdifferensen beräknas som saldot multiplicerat med respektive valutakurs för aktuell period. Det betyder att förändringar i saldot påverkar, liksom förändringar i aktuell valutakurs under perioden. Det är möjlighet att räkna om valutan flera gånger per månad, om exempelvis kursen skulle förändras efter gjord omräkning. Valutakurserna hämtas från Redovisning / Register / Valutor och en valutakurs gäller fr o m angivet datum och fram tills ny kurs finns angiven.
Omvärderingen hamnar som en verifikationslogg så att du kan granska den innan den överförs. En vändning av din tidigare omvärderingsverifikation görs automatiskt i den nya omvärderingsverifikationen.
Fältet antal anställda är nu obligatoriskt fält vid leverantörsregistrering.
Rapporten Avstämning Leveranstörsinformation visar antal anställda.
Leverantörsinformation