Användartips för Control Edge

Om man vid skapandet av betalningar upptäcker att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma och att beloppet istället lägger sig i "Restbelopp" kan det bero på att man inte har kryssrutan "Matcha banker" ikryssad.   Den kryssar man i under Inköp - Skapa betalningar genom att trycka på "Visa fler filter" på vänstersidan och bockar i "Matcha banker" på högersidan. Detta kan man göra både på fliken "Betalningsförslag" och på fliken "Förbered betalning". Ladda därefter om posterna. Då fylls kolumnen "Bank" i automatiskt och beloppet lägger sig i "Belopp".      Detta är en inställning som sparas lokalt per arbetsstation, och Control kommer ihåg den inställningen mellan sessioner. Inställningen faller bort vid ny- eller ominstallation av klienten och kan även behöva ställas in efter vissa uppdateringar.

Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?   För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på: Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura Hyror brukar innehålla avtalsnummer Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer Datakommunikation avtalsnummer eller annat Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt.  Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan. Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och  vid kontakt med leverantören. Att informera leverantörerna kan behöva upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura

Korrigering av  en verifikation kan vara aktuellt på grund av t ex byte av konton eller  korrigering av objekt m m. Det är då viktigt att observera att den nya tillagda raden blir rätt och innehåller korrekta uppgifter.  Läs fram verifikationen för redigering. Ta fram de två kolumnerna som heter "ägartyp" och "skapat av". Dessa kolumner kopplar ihop verifikationen med respektive modul i Edge och gör så att raden kommer med i t ex periodiseringsspecifikationen. Syns inte kolumnerna på verifikationsraden tas de enkelt fram via kugghjulet. Notera sedan vilka värden som finns i det två kolumnerna på den rad som ska strykas. Dessa värden ska fyllas i på den tillagda raden.  På en manuell verifikation är fälten tomma och det är helt korrekt då den saknar tillhörighet till modul. Exempel på värden i kolumnen ägartyp: periodisering, kund, leverantör eller anläggning I kolumnen skapat av finns tillhörande leverantör/kundid, anläggningsid eller ett periodiseringsnummer.  

I Utskriftscentralen finns rapporten Momsavstämning, som kan vara till hjälp vid inför redovisning av moms.      I rapporten listas transaktioner med momskod, där det bokförda momsbeloppet inte stämmer mot använd momskod och belopp som momsen har beräknats från. För att momsavstämningen ska fungera ska momskoder har satts upp och vara kopplade till aktuella konton.    En förbättring som har gjorts jämfört med tidigare versioner är att alla konton med kryssrutan "momskonto" markerad i kontoregistret, nu är borttagna från rapporten, vilket underlättar avstämningen.     Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor om momsredovisning.

På Vismas Statussida kan du som är kund hitta all information om planerade arbeten och eventuella driftstörningar som kan påverka era Control Edge tjänster.      Du kan prenumerera på notiser via mail när Visma Cloud Services skapar, uppdaterar eller löser en incident.   Hör av dig om du har frågor till visma.control@visma.com

Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.      Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.      Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Om du inte hittar dina bilagor på OneDrive, kan du börja med att kontrollera att OneDrive är synkat. Du bör ha två OneDrive-ikoner i aktivitetsfältet. Det ska finnas ett moln för Control Edge och ett för din lokala dator.  Om det bara finns ett moln behöver du klicka på Dolda ikoner i Aktivitetsfältet. Om det finns en molnikon med ett  rött kryss, eller om ikonen är gråmarkerad och överstruken, klicka på ikonen och logga in med ditt windowskonto.     Öppna därefter det fönster inne ifrån Control Edge där du försökte hitta filerna. Högerklicka på OneDrive ute till vänster och välj sedan alternativet Öppna i nytt fönster.    Vill du veta mer om OneDrive för Control Edge? Ladda ner manualen här. 

Med Control Edge finns möjlighet att periodisera i kund- eller leverantörsreskontra, alternativt att skapa manuella periodiseringar i redovisningen. Att tänka på vid en manuell bokning är att du anger kostnads- respektive intäktskonto i själva verifikationen, periodiserar med mapp eller kryssrutor, och låter värdet i “Ägartyp” vara kvar som det är.      Om du gjort en manuell bokning och istället råkat använda ett periodiseringskonto, kan konsekvensen bli att det inte finns någon tillhörande periodiseringspost i periodiseringsregistret, alternativt att koppling mellan verifikationsrad och periodisering saknas. Då får du en differens mellan rapporten “Periodiseringar, specifikation” och huvudboken.    Det som länkar periodiseringsposten till verifikationen är fälten “Ägartyp” och “Skapat av”. Så här kan du hitta verifikationer där informationen saknas i fälten: Gå in under Redovisning / Sök, och välj “Verifikationsrader” i dropplistan.  Fyll i affärsenhet, from/tom datum samt periodiseringskonto. Låt Ägartyp och Verifikationsserie innehålla värdet ALLA.  Lämna fälten Skapat av och Löpnummer tomma.  Klicka Ladda.    Verifikationsraderna som laddas fram kan sorteras genom att dubbelklicka på rubriken "Ägartyp". De rader som inte innehåller värdet "Periodisering" i denna kolumn är bokade manuellt. På en korrekt verifikationsrad hittar du aktuellt PeriodiseringsID för registerposten i fältet “Skapat av”.  

För att kunna använda valuta i Control Edge, behöver valutafunktionen vara aktiverad under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Allmänna systeminställningar.   Du kan registrera och uppdatera aktuella kurser och valutor som du använder under Redovisning / Register / Valutor:   Klicka på knappen Ny för att registrera en ny valuta, eller på Redigera för att uppdatera en befintlig valuta. Ange ValutaID och valutanamn om det är en ny valuta.  Klicka på knappen Ny valutakurs för att lägga till en ny valutakurs. Samtliga nya kurser måste ha ett datum i Giltigt from samt Köp-och säljkurs. Klicka på Spara   Ny kurs från ett visst datum innebär att Control Edge läser fram aktuell kurs beroende på när kursen är giltig ifrån i förhållande till verifikationens eller fakturans bokföringsdatum.   Vill du veta mer om valutahantering i Control Edge? Kontakta visma.control@visma.com.

Periodisera en eller flera rader i attestflödet Invoice Manager.   Har du rättighet som användare via din konteringsroll har du möjlighet att själv periodisera dina leverantörsfakturor.   Öppna fakturan Kontera upp varje rad med konto, koddelar och belopp.  Markera vilka rader som skall periodiseras.  Välj knappen Periodisering   Periodiseringsdialog öppnas                    Välj periodiseringskonto (konto som är förinställda visas)  Fyll i Datum från Fyll i Datum till  Klicka på Spara      Periodiseringen är skapad och visas på konteringsraderna   Sakgranska och Välj Skicka för att Skicka vidare i flödet. Tips! Du behöver inte använda knappen Spara innan du Skickar. Finns inbyggd sparafunktion innan du skickar. Spara knappen användas när du inte väljer att skicka vidare.   

Du kan logga förändringar som görs i register. För att kunna göra detta behöver du ha satt upp loggningen under Inställningar / Systeminställningar / Loggning. Den loggning som görs avser tiden efter att satt upp loggningen.    Under fliken Loggningsmallar finns fördefinierade mallar som avser de vanligaste registren att logga, för att underlätta att komma igång. När du valt mall, kryssar du de fält du vill logga och klickar på Spara. Under fliken Logga Administration kan du därefter ta bort om du exempelvis bara vill logga när information infogas, uppdateras eller tas bort i någon tabell. Du kan också lägga till rader genom att fylla i loggtyp, aktuell tabell och vilket fält som ska loggas.   I loggningsrapporten som finns under Inställningar / Systeminställningar / Loggningsrapport kan du ladda fram vad som loggats för en specifik tabell, kolumn och loggtyp. Det går att göra olika urval för att begränsa resultatet i loggningsrapporten. I rapporten kan du också se datum för förändringen samt användaren som utfört den.   I utskriftscentralen finns också en lite mer lättläst loggningsrapport under System / Dagliga rapporter. Här kan du även se när rapporten är utskriven och av vem.   

I Control Edge kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2022 och 2023, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2021. Innan du byter år behöver du låsa 2021, eftersom du bara kan ha två aktiva år öppna samtidigt. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    För att byta innevarande år till 2023, behöver du vara SA-användare. När du bytt år rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Läs mer om rekommendationer och arbetsgång i vår årsskiftesguide. 

Nytt lagkrav - Rapportera in betalningstider Företag med mer än 250 anställda ska, en gång per år rapportera in betalningstider för leverantörer med färre än 250 anställda Antal anställda anges på leverantören Organisationsnummer måste anges på leverantören (Ställ in att fältet ska vara obligatoriskt att fylla i) Rapporten heter leverantörsinformation Control Edge  - Standardfunktion Antal anställda hämtas från "Antal anställda på leverantören Antal anställda uppdateras via integration mot Inyett med Schemaläggaren

Finns  möjligt att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.   

Visste du att du kan alltid skicka en kopia av verifikationen oavsett status i Approval? Denna funktion finns både om verifikationen är aktiv i  flödet eller är klar.   Sök upp din verifikation  och välj rad eller sök upp verifikation i Min Historik         Öppna ärendet och välj Andra Åtgärder i Undermeny till Höger      Dialogen Skicka e-post öppnas och fyll i mottagare och text som du vill ha med i mailet och gör de val som är aktuella. När du är klar klickar du på Skicka.   Såhär  kan mailet se ut som når mottagaren    

Har du många databaser i din inloggningslista?    Numera visas databaserna i alfabetisk ordning när du ska logga in, för att underlätta ditt arbete.     Hör av dig till visma.control@visma.com om du har funderingar som gäller funktionalitet eller flöden i Control Edge. 

I användarportalen  finns möjlighet att skapa och radera användare i Control Edge samt att tilldela eller plocka bort åtkomst till tjänster i Control Edge.   Om du klickar på raden för en användare, öppnas användaren upp i redigeraläge. Du kan ändra användarens namn, eller återställa MFA för alla eller enskilda inloggningskonton.      Om en användare ska ha åtkomst till en ny tjänst, kryssar du i tjänsten samt anger exempelvis databas för Control Edge eller användarID för Invoice Manager. För att ta bort en tjänst för en användare, avmarkerar du rutan för tjänsten.    När ändringarna på användaren är klara, klickar du på Spara användare.    När användaren är skapad i portalen och får åtkomst till Control Edge, behöver du gå in i Control Edge och tilldela användaren de privilegier som tjänsten ska innehålla för personen. Även för övriga tjänster behöver du gå in i aktuell tjänst för att sätta privilegier. Du kan radera en användare genom att klicka på soptunnan på raden för användaren.   Har du frågor och funderingar? Kontakta oss på visma.control@visma.com.

För att se var i flödet en betalning befinner sig, kan du använda statusuppdateringarna under Inköp / Sök. Du laddar fram den eller de fakturor du vill veta mer om. Ifall din betalning innehåller många fakturor, är det ett tips att välja ut en av fakturorna. Då kan du söka fram status genom att ange fakturans löpnummer och klicka på "Ladda".      Om det finns en betalningsrad på fakturan, kan du börja med att kontrollera kolumnen status: Betalningsförslag innebär att det finns ett betalningsförslag, och att du hittar fakturan under "Inköp / Skapa betalning" och på fliken "Förbered betalning", som är nästa steg. Välj datum, betalningssätt och status "Betalningsförslag" för att ladda fram betalningsförslaget på nytt efter t ex ett avbrott i betalningen. Status "För automatbetalning" innebär att fakturan har sparats på fliken "Förbered betalning", och att du kan ladda fram den på nytt på fliken "Skapa betalning". Ange datum och betalningssätt och klicka på "Ladda". "För återrapportering" innebär att fakturan är ivägskickad för godkännande eller väntar på att skicka en signal tillbaka att den är betald.    Om någonting har blivit fel i en betalning, kan du kontrollera Inköp / Sök och kolumnen Autopay meddelande, där det ofta finns ytterligare information. Du kan också kontrollera kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. Om reskontratypen är DB; Betalning, innebär det att du kan stryka betalningsraden och börja om på nytt med din betalning.   Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor om betalningar.

Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid  defbokningen uppdateras periodiseringsregistret i redovisningen.    Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.  Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.   Hur man gör kan ni se här:        

När du jobbar med betalningsförslaget och behöver kontrollera detaljer på fakturan eller detaljer i attestflödet. Klicka IM ikonen på raden  i kolumnen Faktura.  Fakturabild  med alla detaljer i flödet visas. Notera att du behöver ha behörighet i IM för att kunna se detaljerna.   Betalningsförslag