Användartips för Control Edge

Du som användare behöver inte längre tänka på att välja rätt period när du söker efter bilagor till en specifik verifikation. Alla bilagor visas nu automatiskt, eftersom bilagor för verifikationer från version 2024.06.2 visas oberoende av periodvärdet. Det kan i sin tur innebär att du spar tid, särskilt när du behöver hanterar många verifikationer över flera perioder. En konsekvent visning av bilagor för alla verifikationer minskar även risken för fel och underlättar kontroller.    Vill du veta mer om nyheter i Control Edge? Läs våra releasenotes. 

Hej alla!    Ville bara informera en av nyheterna som släpptes 2024-06-01 för alla Edge-kunder. Nyheten är att senast vald inloggningsspråk kommer ligga kvar som default till nästa inloggning.      Smidigt!    Nu börjar semestertiderna, så jag hoppas ni njuter och har det bra.    Ni som inte har semester ännu och har en fråga/fundering - tveka inte att höra av er via supportportalen! 

Vill du utforska och använda Control Edge till mer än ett verktyg för daglig bokföring? Under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys kan du enkelt söka fram poster för att få en klar bild av dina förväntade in- och utbetalningar. På så sätt kan du förbättra stabiliteten i din ekonomiska planering. Följ dessa användbara steg för att analysera din likviditetsförvaltning med bara några klick.   Börja med att ladda fram poster från kund- och leverantörsreskontran.  Lägg till andra in- och utbetalningar som är av betydelse, exempelvis löner och moms, under Likviditetsposter för en mer noggrann prognos.   Lägg in ingående disponibla medel samt datumintervall för att kunna följa upp ditt tillgängliga kapital i kolumnen Disponibelt. Använd filtreringen för att förfina din sökning. Bestäm vilka poster du önskar inkludera eller exkludera, såsom förfallna fakturor eller specificeringar från kund- och leverantörsreskontra. Det ger större anpassningsförmåga och precision i din analys. Lägg till specifika likviditetsposter för ytterligare detaljnivå. Välj namn på posten, affärsenhet, datum samt typen av in- eller utbetalning samt ange om likviditetsposterna ska återkomma veckovis eller månadsvis, för att enkelt automatisera återkommande betalningar eller inkomster. Genom att använda Control Edge som mer än ett verktyg för daglig bokföring, kan du ta en mer aktiv roll i ditt företags ekonomiska hälsa. Hör av dig till vår kundportal för support- och konsultärenden om du vill ytterligare information eller behöver en utbildning.   

Nu finns det två nya fält i sökresultatet Ankomstdatum och Fakturatyp visas som egna kolumner i Invoice Manager - Sök faktura.   Om kolumnerna inte syns så kan ni välja dom via Kolumnväljaren:  

Har du en kundfaktura du skulle vilja periodisera? Då kan du göra det direkt i fakturaflödet i "skapa faktura". Fyll i de obligatoriska uppgifterna i Grundinformation och eventuellt andra uppgifter som ska finnas med på fakturan. För att sedan periodisera fakturan går du till fliken inställningar och fyller i antal perioder fakturan ska periodiseras över, relativ startperiod samt periodiseringskonto.  Relativstartperiod innebär vilken period ni vill att fakturan ska börja periodiseras ifrån. Relativ startperiod 0 = periodiseringens första period är perioden för bokföringsdatumet.  Relativ startperiod 1 = periodiseringens första period är månaden efter bokföringsdatum.  Relativ startperiod -1 = periodiseringens första period är månaden innan bokföringsdatum.   

Behöver du sätta upp en ny affärsenhet för att kunna använda betalningar i Autopay? Här följer några tips om vilka huvudsakliga steg du kan följa för inställningar och bankavtal.    Sätta upp ny affärsenhet   Skapa affärsenheten i Control: Gå till Inställningar – Affärsenheter. Välj Ny och fyll i de obligatoriska fälten (*) och spara. Markera affärsenheten och klicka på Export för att skapa affärsenheten i VismaNet. Aktivera Autopay: Besök home.visma.com, välj Admin. Gå till fliken Företag och välj den nya affärsenheten. Kopiera nyckelkoden och lägg till den i affärsenheten i Control. Aktivera Autopay och välj Spara och stäng. Kontakta banken: Meddela banken att ni vill koppla Autopay till den nya affärsenheten så att de kan skicka en aktiveringsfil för bankavtalet. Tänk på att om bolaget har både leverantörsbetalningar och lönebetalningar, så bör det företag som ska göra leverantörsbetalningarna ha huvudavtalet. Därefter delar du bankavtalet med det ID som har lönebetalningarna.    Hantera bankavtalet   Generella steg för bankavtal: Efter att ha kontaktat banken och fått aktiveringsfilen, gå till home.visma.com och välj Autopay. I Autopay, gå till Administration och sedan till Bankavtal. Några exempel på bankspecifika anvisningar:  Swedbank skickar automatiskt ut ett bankavtal. När det är på plats behöver du endast komplettera det genom att gå till Administration -> Bankavtal och trycka på pennan för att redigera. För Handelsbanken och DNB (Sverige) tar du kontakt med banken för att initiera processen, och följer sedan bankens anvisningar för att slutföra aktiveringen och inställningar i Autopay-systemet. Testa och justera   Gör en testbetalning för att säkerställa att hela flödet från skapandet av affärsenheten till transaktioner via Autopay fungerar som det ska. Använd hjälpen i Autopay för detaljerad hjälp kring specifika funktioner och inställningar.   Det är viktigt att för varje specifik bank, kontakta bankens representant för att säkerställa att alla steg och krav är uppfyllda för en smidig användning av Autopay.

En av nyheterna som släpptes 2024-06-01 för alla Edge-kunder är att det nu är möjligt att exportera momsrapporten till fil för att skicka till Skatteverket.  Exporten görs under menyn "Import/Export" på fliken "Export data". För att aktivera fliken ska privilegiet "Export data" läggas till på användaren.           

Nu visar vi hela namnet på leverantör och enhet genom att hålla musen över.    

Här har vi i supporten sammanställt en lista med tips och saker som kan vara bra att veta när det gäller SIE Import och Export.    Sie export Det är möjligt att ta ut en SIE fil per affärsenhet. Oftast används en affärsenhet av våra kunder som bolag med enskilda organisationsnummer.  Om du nyligen har migrerat till Control Edge, så saknar du applikationen inne i menyn till höger på skärmen. Tänk på att även SIE-filerna behöver sparas i OneDrive eller Filetransfer.    Ska du exportera en SIE-fil, så tänk på att menyn nu ligger som en separat applikation på fjärrskrivbordet     Får du inte ut alla verifikationer i filen? Testa fyll i 1 - 999999999 (eller högsta ver-nr man se i verifikationsserien med flest verifikationer) i fr.o.m. ver serie och t.o.m ver serie. Se nedan bild för exempel.   SIE Import Felmeddelande att flag command failed : actual 1 expected 0#Flagga. Ett fel har inträffat när importfiltret kördes. Meddelandet tyder på att filen redan är inläst då den är "flaggad" med "1". Om du vill importera filen igen så behöver du öppna den i t,ex anteckningar och ändra högst upp till vänster där det står "flagga 1" till "flagga 0". Spara och sen kan du importera den igen. Men säkerställ så att den inte redan tagits in i systemet. Alla SIE-typ-filer är olika och importerar olika saker. Se nedan för beskrivning:   SIE 1 - Bokslutsaldo SIE 2 -  Periodsaldo Denna baseras på SIE 1 men innehåller även kontosaldo specificerat per period. SIE 3 - objektsaldo Baseras på SIE 1 men med koppling till avdelning/projekt, saldo per period. SIE 4 -  transaktioner    

Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma IM Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Ersättaren ärver attestbelopp för rad och faktura från Attestanten.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i IM klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla. Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma IM Administrator under Operationer - Flytta Faktura.         

Om du är säker på att kopian inte har någon påverkan på redovisningen så är det du kan göra för att utrangera anläggningen är att i steget "Verifikation" göra en 0,01kr-verifikation in och ut på samma konto (exempelvis öresutjämning), då ska du få status 99 utrangerad på din anläggning, sedan kan du radera anläggningen. En förutsättning för detta är att där inte finns något mer än skapande i "Anläggnings händelselogg". Det får inte vara någon avskrivning gjord eller annat än inköpet.

I ColRows kan du skapa egna rad- och kolumndefinitioner om du vill att din balans- eller resultaträkning ska se ut på annat sätt än det som är standard. Du kanske vill ha en resultaträkning med endast summor per kvartal eller en funktionsindelad resultaträkning? För att dölja en rad tar du bort markeringen i kryssrutan i kolumnen Visa i raddefinitionen.      I kolumndefinitionen anges periodsaldo och 0 för innevarande år. Ange därefter fr o m månad och t o m månad, samt fast värde för kvartalen.      Tänk på att alla förändringar som görs i ColRows slår igenom i vissa av databasens tabeller. Om du vill utgå från en tidigare rapport som du ändrar, rekommenderar vi därför att du först sparar om definitionen med ett nytt namn, och därefter ändra i kopian. Namnet på nuvarande rad- och kolumndefinition kan du se under “Visa fler parametrar” på respektive rapport i Utskriftscentralen.   Har du frågor eller funderingar om rad- eller kolumndefinitioner? Testa vår chatbot eller kontakta supporten. 

I IM Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem.  När du loggar in i IM Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd. Klicka på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden.    För vissa kan detta vara ett alternativ istället för att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina fakturor i mobilen.  

När du skapar en manuell verifikation, matchas debet och kredit för att säkerställa att verifikationen balanserar. Nu har en ny kontroll lagts till för att säkerställa att även det utländska belopp balanserar.  Det har tidigare varit möjligt att få kontrollen som en anpassning, men i Control Edge är den numera standard.     Även när verifikationer importeras från Excel, har nya regler införts för att automatisera beräkningen av belopp (Amount) och utländskt belopp (Foreign Amount) baserat på växelkursen. Om filen innehåller växelkurs, valuta, belopp och utländskt belopp, sparas raden exakt som den är. I de fall ett av värdena belopp eller utländskt belopp saknas, beräknas det saknade värdet utifrån den växelkurs och det värde som finns i filen. Om även växelkursen saknas, hämtas den aktuella kursen automatiskt från databasen och registret med växelkurser.  Förbättringarna ger dig en mer flexibel hantering och en enklare kontroll på utländsk valuta i din bokföring.   Läs mer om nyheter på vår sida för Releasenotes. 

Nu finns Importdatum som en egen kolumn i sökresultatet i Invoice Manager - Sök faktura.     Om kolumnen inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren:      

Varje affärsenhet inom ditt företag kan ha egna unika ekonomiska flöden och krav. På din användarprofil i Inställningar / Systeminställningar har du verktyget för att välja vilken verifikationsserie som exempelvis en saldobaserad automatkontering ska använda. Verifikationsserier kan också fördefinieras för andra processflöden. Det gör att du kan eliminera manuella misstag genom att automatisera processen kring kontering för specifika affärsenheter. Då får du en renare och mer tillförlitlig bokföring. Genom att effektivisera processen att varje transaktion automatiskt hamnar på rätt plats, frigörs också värdefull tid som kan läggas på viktiga uppgifter.   Att kunna skapa rapporter som speglar de unika aspekterna av olika affärsenheter kan påverka hur tillförlitliga och insiktsfulla era ekonomiska rapporter blir. Det ger dig möjlighet att hantera och anpassa din ekonomiska rapportering och styrning över olika bolag.   Har du några tips som du vill dela med dig av till andra användare? Lämna tips i vårt Användarforum

Visste du att det finns en inställning i IM som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i IM Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.  

Kontoavstämning är en av de mest grundläggande, och samtidigt viktiga processerna inom redovisning. En tidseffektiv kontoavstämning säkerställer korrekta och tillförlitliga redovisningsdata utan att orsaka en större arbetsbörda.    Steg för steg för en effektiv kontoavstämning Gå till Redovisning / Avstämning i Control Edge. Det är din ingång till processen för kontoavstämning. Specificera de konto och perioder du vill fokusera på. Här kan du även inkludera redigerade eller borttagna verifikationsrader genom att välja "Ladda även raderade rader" för en mer heltäckande översyn. Sortera dina resultat på önskat sätt. För enkelhets skull kan du välja att sortera resultat efter absolutbelopp, vilket visar matchande debet- och kreditbelopp tätt ihop. Använd Filter. Minimera ditt resultat för enklare genomgång genom att tillämpa filter. Vill du fokusera på specifika poster, sätt dina kriterier i den översta filterraden. Avstämning av verifikationer. Efter din genomgång, markera de transaktioner som du stämt av i kolumnen "Avstämd". Se hur saldot och beloppen justeras längst ned i fönstret för varje markerad transaktion. För att snabba på processen och undvika enskild markering, använd CTRL eller SHIFT för att välja flera rader på en gång. Använd Markera alla eller Markera valda för att applicera eller ta bort markering i stor skala. Kom ihåg att klicka på spara när du är klar. Om du behöver ta en paus och återvända senare, är det bara att ladda om med samma kriterier och välja "Inkludera redan avstämda rader".    Varför är kontoavstämningen viktig? Kontoavstämning är inte bara ett kryss i checklistan för avstämning, det är också ett verktyg för att identifiera och hantera eventuella differenser i din redovisning. Genom fullständig transparens och noggrannhet i avstämning kan du få värdefulla insikter om företagets ekonomiska hälsa samt skapa mer korrekta ekonomiska rapporter. Genom att regelbundet stämma av dina konton kan du undvika de vanligaste problemen som kommer från bristande uppföljning och sena upptäckter. Det är inte bara tidsbesparande utan det bibehåller även företagets precision i redovisningen. Dela gärna med dig av dina erfarenheter, frågor eller ytterligare tips här i communityt!

Syftet med Inköp - Avstämning är att säkerställa överensstämmelse mellan leverantörsreskontra och huvudbok genom en post-för-post avstämning. Steg-för-steg guide: 1. Navigering: Gå till "Inköp" → "Avstämning" 2. Jämförelse: Systemet jämför automatiskt poster för vald affärsenhet och skuldkonton och visar poster där belopp skiljer sig åt mellan leverantörsreskontra och huvudbok. 3. Analys av avvikelser: Klicka på "Öppna"-ikonen i kolumnerna "Löpnummer" eller "Verifikationsnummer". Granska informationen om faktura och verifikation för att identifiera orsaken till avvikelsen. 4. Markera avstämda poster: Använd kolumnen "Avstämt" för att markera korrigerade poster.  Detta filtrerar bort redan åtgärdade avvikelser vid framtida avstämningar.   5. Visa tidigare avstämda poster: Ta bort markeringen i "Inkludera redan avstämda poster".  Klicka på "Ladda" för att visa även tidigare avstämda poster. Genom att regelbundet utföra denna avstämning säkerställer ni korrekt redovisning och underlättar bokslutsarbetet.

För att förbättra arbetsflöden och öka automatiseringen i ekonomiska processer, har vi förenklat hanteringen av omatchade rader vid registrering av kundbetalningar. Funktionen är tillgänglig i Control Edge för dig som hanterar betalningar via AutoPay.   Det nu möjligt att manuellt lägga till en rad i betalningsregistreringen när du väljer alternativet via AutoPay, relaterat till belopp som bokförts på bankkontot men inte direkt kan kopplas till en specifik faktura. Denna funktion syftar till att minska manuellt arbete samt öka precision och tidseffektivitet i bokföringsprocessen.   Så fungerar det: När en användare väljer att ”Skapa verifikat” för en omatchad rad, öppnas en ny bakgrund för ”Ny verifikation”. Efter att verifikationen har sparats, omdirigeras användaren tillbaka till registreringen av betalningar, där kryssrutan för ”Skapa verifikation” automatiskt kommer att vara markerad. För rader som automatiskt matchas via AutoPay, finns möjligheten att skapa verifikationer på samma sätt som tidigare.   Funktionen är en del i att möta våra användares behov och förbättra den övergripande ekonomihanteringen.