Användartips för Control Edge

I fönstret Ny verifikation kan man periodisera flera verifikationsrader samtidigt genom att markera aktuella rader i nya kolumnen "Periodisera". Samtliga rader som markeras kommer då bokföras på samma periodiseringskont samt samma fördelningsperiod. Det periodiseringskonto som kommer användas är det konto som, i kontoregistret, är kopplat till funktionen "Periodisering". Fördelningsperioder anges, med start-och slutdatum, när verifikationen sparas.    

Om du har registrerat funktionen periodisering på ett konto, föreslås kontot automatiskt i periodiseringsregistret när du periodiserar en verifikation.   Du sätter upp en manuell verifikation som vanligt med de kostnads- och intäktskonton som ska användas. Klicka på mappen vid det belopp som ska periodiseras, eller kryssa i rutorna för att periodisera flera rader samtidigt. När du väljer flera rader samtidigt, behöver du välja samma fördelningsdatum för alla rader. Fyll i fördelningen i fönstret som visas, och spara.      Om du väljer att periodisera enstaka rad, kommer du vidare till registret när du klickar på mappen. Där fyller du i de uppgifter som saknas och klickar på knappen Fördela.   När du sparat registerposten, kommer du tillbaka till verifikationen. Nu har kostnadskontot uppdaterats till aktuellt periodiseringskonto och i fälten Ägartyp och Skapad av finns nu den information som behövs för att länka transaktionerna till periodiseringsposten. För att periodiseringen ska fungera, behöver du nu spara verifikationen.    Det periodiserade beloppet kostnadsför du därefter under Redovisning / Operationer. I en verifikation där du kostnadsför en periodisering, ska Ägartyp och Skapad av innehålla "Periodisering" respektive aktuellt periodisering ID i fälten Ägartyp och Skapad av. 

Förra veckan tipsade vi om hur du byter lösenord. Om du inte får igenom ditt lösenordsbyte, kan du börja med att säkerställa följande:   Lösenordet får inte innehålla ditt användar-ID Du behöver ha minst 8 tecken Välj 3 av följande: versaler, gemener, nummer och symboler Bokstäverna å, ä och ö kan inte användas.   Hör av dig annars, så hjälper vi dig vidare. 

Du kan utföra uppgifter automatiskt vid en vald tidpunkt genom att sätta upp dem i ett schema. För att kunna använda schemaläggning behöver du ha rollen Admin på privilegiet Scheduler. Så här gör du:   Gå in på Schemaläggare / Schemaläggare i menyn till höger på skärmen och klicka på Ny för att göra en ny schemaläggning. Välj arbetsuppgift som ska schemaläggas:   Skapa påminnelser Periodiseringar Skicka fakturor dagligen Överföra verifikationslogg Bokföra verifikationer Avskrivningar Fastighetsskatter Överföra verifikationsloggar Överföra fakturaloggar Bokföra fakturor Uppdatera valutor Inyett Beroende på vilket val som görs kommer olika urval visas som är relevant för just det specifika jobbet. Gemensamma uppgifter är startdatum för jobbet, klockslag för start, hur ofta upprepning ska göras; t ex intervall 1 och återkommande månad för en gång varje månad, slutdatum om ett sådant finns. Det är möjligt att begränsa till exempelvis specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie och periodiseringskonto i filtreringen.    Den person som är uppsatt som mottagare för meddelanden får information om att jobbet har utförts eller ett felmeddelande på startsidan i Control Edge. Om meddelandet avser en specifik databas visas detta endast i relevant databas.   En av de senaste funktionerna i Schemaläggaren är att överföra verifikationsloggar. En förbättring som gjorts är att Schemaläggaren fungerar även efter att Control tjänsten har startats om.     Läs om nyheter och förbättringar i senaste releasenotes för Control Edge.   

Hej på er!   Startsidan är det första vi möts av varje dag när vi loggar in i Control Edge, så varför inte nyttja den fullt ut? Det finns nämligen flertalet fina funktioner som kan göra ert dagliga arbete mer effektivt.   Startsidan är individuellt anpassningsbar, vilket innebär att respektive användare själv kan välja vilken information som presenteras. För anpassa sin startsida klickar man på Ctrl + E så öppnas editeringsläget. Då kan du enkelt välja bland de olika "widgetarna" som finns tillgängliga för att bygga upp startsidan precis så som du vill ha den. I nedan bild ser ett exempel på en startsida där alla widgetar är tillgängliga.   Nedan följer en kort beskrivning kring respektive widget: Meddelanden- Här får du notifieringar från t.ex autopay, approval, men även meddelanden om att det är dags att låsa/stänga period.   Snabbval- Min personliga favorit, här får du direktlänkar till de olika funktioner du senast använt i Control edge, samt även dina favoriter.   RSS Feed- Här kan du lägga till en rss-länk till en nyhetssida för att få nyhetsuppdateringar direkt på startsidan i Control Edge. T.ex kan du googla på svt eller DI rss så finner du deras rss-länk.   Uppgifter- Den digitala ersättaren till dina kära post-it-lappar. Här kan du nu föra digitala anteckningar direkt på startsidan som du enkelt kan checka av.    Dokument- Länka till dokument eller mappar som du ofta använder, t.ex till din Onedrive.   Länkar- Här finns direktlänkar till forumet, hjälpavsnitt, nyheter mm. Du kan även själv lägga till länkar till hemsidor du ofta använder.   Vid frågor och funderingar kan du alltid vända dig till visma.control@visma.com   Ha nu en skön sommar!      

I Användarportalen kan du välja en befintlig mall för behörigheter till din användare.       Om du vill sätta upp en ny användarmall gör du det direkt i Control Edge under Inställningar / Systeminställningar / Användare. Klicka på knappen Ny Mall:     På fliken användarinformation anges mallens ID, namn, e-post, eventuell standardaffäresenhet och vilka affärenheter användaren ska ha tillgång till. Fältet använd som mall är automatiskt ikryssat.    Därefter fylls resterande flikar på användaren i med privilegier, eventuella objekt och grupper samt verifikations- och reskontraserier.      När du sparat syns mallen direkt i Användarportalens lista på mallar för aktuell databas. Välj mallen på aktuell användare, och spara.     När du sparat i Användarportalen har din användare samtliga privilegier enligt mallen. I Control Edge och på fliken privilegier för användaren kan du kontrollera att samtliga privilegier är satta på mallen istället för direkt på användaren.      Har du frågor eller funderingar om Användarportalen? Skriv din fråga i vår kundportal. 

Om du inte hittar dina bilagor på OneDrive, kan du börja med att kontrollera att OneDrive är synkat. Du bör ha två OneDrive-ikoner i aktivitetsfältet. Det ska finnas ett moln för Control Edge och ett för din lokala dator.  Om det bara finns ett moln behöver du klicka på Dolda ikoner i Aktivitetsfältet. Om det finns en molnikon med ett  rött kryss, eller om ikonen är gråmarkerad och överstruken, klicka på ikonen och logga in med ditt windowskonto.     Öppna därefter det fönster inne ifrån Control Edge där du försökte hitta filerna. Högerklicka på OneDrive ute till vänster och välj sedan alternativet Öppna i nytt fönster.    Vill du veta mer om OneDrive för Control Edge? Ladda ner manualen här. 

Med hjälp av Schemaläggaren kan du få uppgifter att utföras automatiskt vid en viss tidpunkt. Du behöver då ha behörigheten Admin på privilegiet Scheduler.   För att sätta upp schema för en uppgift, väljer du Schemaläggare / Schemaläggare och klickar på Ny. När du väljer vilken typ av uppgift du ska lägga upp, visas olika vyer beroende på vad som är relevant för din schemaläggning.    När du skickar fakturor via schemaläggare finns det numera möjlighet att dagligen skicka alla fakturor som har aktuellt fakturadatum. Vi rekommenderar att du ställer in ett klockslag för körningen på kvällen, så att alla dagens fakturor är förberedda och bokförda.  

I Utskriftscentralen finns rapporten Momsavstämning, som kan vara till hjälp vid inför redovisning av moms.      I rapporten listas transaktioner med momskod, där det bokförda momsbeloppet inte stämmer mot använd momskod och belopp som momsen har beräknats från. För att momsavstämningen ska fungera ska momskoder har satts upp och vara kopplade till aktuella konton.    En förbättring som har gjorts jämfört med tidigare versioner är att alla konton med kryssrutan "momskonto" markerad i kontoregistret, nu är borttagna från rapporten, vilket underlättar avstämningen.     Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor om momsredovisning.

Om du har missat att utföra periodiseringar för en tidigare period, kan du utföra dem i en öppen period. Under Redovisning / Operationer väljer du då Utför periodiseringar, och periodens datum, t ex 2022-11 samt aktuellt bokföringsdatum, t ex 2023-02-22.     Ett annat sätt är att bokföra periodiseringen samtidigt som övriga nästa gång du ska periodisera. Då kan du välja att istället ändra parametrarna i periodiseringsposten under Redovisning / Register / Periodiseringar i två steg. Först behöver du ändra ”T o m Datum” i grunduppgifterna till den sista dagen i som står på tur att bokföras nästa gång, och spara.     När du sparat kan du ändra raden med den missade perioden till den period som skall bokföras nästa gång, och spara igen. När du utför periodiseringarna nästa gång, kommer den ändrade raden att periodiseras tillsammans med övriga periodiseringar för månaden.    Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor.

På Vismas Statussida kan du som är kund hitta all information om planerade arbeten och eventuella driftstörningar som kan påverka era Control Edge tjänster.      Du kan prenumerera på notiser via mail när Visma Cloud Services skapar, uppdaterar eller löser en incident.   Hör av dig om du har frågor till visma.control@visma.com

Med Control Edge finns möjlighet att periodisera i kund- eller leverantörsreskontra, alternativt att skapa manuella periodiseringar i redovisningen. Att tänka på vid en manuell bokning är att du anger kostnads- respektive intäktskonto i själva verifikationen, periodiserar med mapp eller kryssrutor, och låter värdet i “Ägartyp” vara kvar som det är.      Om du gjort en manuell bokning och istället råkat använda ett periodiseringskonto, kan konsekvensen bli att det inte finns någon tillhörande periodiseringspost i periodiseringsregistret, alternativt att koppling mellan verifikationsrad och periodisering saknas. Då får du en differens mellan rapporten “Periodiseringar, specifikation” och huvudboken.    Det som länkar periodiseringsposten till verifikationen är fälten “Ägartyp” och “Skapat av”. Så här kan du hitta verifikationer där informationen saknas i fälten: Gå in under Redovisning / Sök, och välj “Verifikationsrader” i dropplistan.  Fyll i affärsenhet, from/tom datum samt periodiseringskonto. Låt Ägartyp och Verifikationsserie innehålla värdet ALLA.  Lämna fälten Skapat av och Löpnummer tomma.  Klicka Ladda.    Verifikationsraderna som laddas fram kan sorteras genom att dubbelklicka på rubriken "Ägartyp". De rader som inte innehåller värdet "Periodisering" i denna kolumn är bokade manuellt. På en korrekt verifikationsrad hittar du aktuellt PeriodiseringsID för registerposten i fältet “Skapat av”.  

Följande format för bilagor kan du lägga till i tjänsten Visma.net Approval där du attesterar bokföringsorder och nya eller ändrade leverantörer.     PNG, PDF,  JPG och JPEG Alla bifogade bilagor visas även i appen  Visma Manager           

I Användarportalen har du själv möjlighet att återställa MFA för enskilda användare som arbetar i Control Edge.   För att återställa MFA för enskilda användare går er systemansvarig för användarportalen till redigera användare och klickar på återställ MFA. Personen kommer sedan få ett mail med instruktioner om hur den återställer sin Authenticator.  Observera att denna återställning av MFA gäller endast authenticatorn för att logga in i själva Edge. Det hjälper alltså inte att återställa MFA om personen har glömt lösenordet till sin inloggning eller om användaren behöver ny MFA för att logga in i Visma Net eller Autopay. 

När all information är ifylld på din nya användare i Användarportalen, klickar du på Spara användare. När den nya användaren skapas kommer även inloggningsinformation till Control Edge och IM att mejlas ut till användaren på den e-postadress som är angiven. Mailet skickas från vcpl@visma.com. Här finns inloggningsuppgifter och instruktioner för hur användaren gör för att logga in i respektive tjänst.  Om användaren saknar lösenordet, eller glömmer bort det, finns det möjlighet att återställa det. Då kommer det inte att finnas med något lösenord i din instruktion som du skickar ut på nytt, eftersom användaren då själv sätter lösenordet vid återställandet.

Rapporten Periodiseringar Specifikation visar de periodiseringar som har en verifikationsrad med aktuellt periodiserings-ID från registret i fältet Skapad av.   När du använt periodiseringskontot manuellt i bokföringen, är det vanligt att tillhörande periodisering i periodiseringsregistret saknas, eller att koppling mellan verifikationsrad och periodisering inte finns.  Vid korrigering av en verifikation kan en strykning ha gjorts av en rad där periodiseringskontot är bokat, medan den nya korrigerade raden saknar de värden i Ägartyp och Skapad av som fanns på den strukna raden. Då försvinner länken som gör att rapporten fungerar. När du registrerat en periodisering och behövt avbryta processen, kan registerposten fattas eller ha fått en ofullständig länk. På motsvarande sätt kan en dubblett ha skapats, om du avbryter och fortsätter processen senare. Om du saknar en periodiseringspost i registret och sätter upp en ny manuellt, behöver du länka posten till motsvarande verifikationer med hjälp av fälten Ägartyp och Skapad av för att rapporten ska visa aktuella belopp. Ursprungligt belopp inom parentes tyder på periodisering bakåt.  Du kan då behöva ta ut rapporten för en senare period för att få aktuella värden.    Vi visar tips och trix om periodisering på våra kostnadsfria webbinar. Anmäl dig här!  

Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.      Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.      Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.    Hör av dig till visma.control@visma.com, så skickar vi en länk till webbinaret. 

Om du behöver återställa ditt lösenord, kan du följa stegen nedan.   1. Öppna login till Microsoft Online i din webbläsare.     2. Skriv in ditt användarnamn och klicka på Nästa 3. Välj Jag har glömt mitt lösenord   4. Ange E-postadress eller användarnamn och fyll i tecknen på bilden och välj Nästa   Välj E-post       Notera: Lösenordet får inte innehålla ditt användar-ID och ska vara minst 8 tecken långt, med minst 3 av följande: stora bokstäver, små bokstäver, nummer och symboler.    

För att registrera den ränta som i internredovisning avser kostnaden för att binda kapital i anläggningstillgångar, väljer du Anläggning / Register / Anläggning. Räntesats, konto och objekt hämtas från aktuell anläggning. Uppgifterna kan alternativt hämtas från aktuell anläggningstyp, alternativt från systeminställningar och fliken Reskontra och anläggningsinställningar.    Klicka på Redigera för att lägga till internränta på en befintlig anläggningstillgång och välj fliken Internränta.  Ange startdatum, ränterutin samt debet- och kreditkonto med tillhörande objekt.  Klicka på Spara  Du väljer därefter Anläggning / Internränta för att bokföra internräntan. Beräkningen görs på ingående bokfört restvärde för varje anläggning, där registrerad internränta finns.   Ange bokföringsdatum och fritext För simulering ska inte vara ikryssad Filtrera på affärsenhet eller anläggningstyp, eller lämna fälten tomma Klicka på Ladda Om räntan är korrekt på anläggningarna, kan internräntan bokföras och en rapport skrivas ut.   Vill du veta mer om anläggningstillgångar? Välkommen till vårt webbinar!