Användartips för Control Edge

En av nyheterna som släpptes 2024-06-01 för alla Edge-kunder är att det nu är möjligt att exportera momsrapporten till fil för att skicka till Skatteverket.  Exporten görs under menyn "Import/Export" på fliken "Export data". För att aktivera fliken ska privilegiet "Export data" läggas till på användaren.           

Nu finns Importdatum som en egen kolumn i sökresultatet i Invoice Manager - Sök faktura.     Om kolumnen inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren:      

I IM Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem.  När du loggar in i IM Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd. Klicka på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden.    För vissa kan detta vara ett alternativ istället för att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina fakturor i mobilen.  

Nu är det snart semester, och det finns en del att tänka på för dig som arbetar i Control Edge.   Testa rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra. Som att skapa en betalning eller gör en import. Säkerställ att vikarien kan alla steg i rutinen och förstår hela flödet. Om du behöver hjälp med utbildning kan en konsult hjälpa dig mot debitering i god tid före semestern. Ge vikarien alla privilegier och behörigheter som behövs. Det behövs också någon som har tillgång till och kan hantera användarportalen (User Management Portal) under semestern. Detsamma gäller för Supportportalen.  Stäng perioder ni inte ska arbeta i för att undvika felaktiga bokningar. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier. Supporten är bemannad hela sommaren via supportportalen.   Har du frågor eller funderingar? Välkommen att höra av dig!

Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i IM. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i IM Admin finns den inte.  Titta då i vilket steg fakturan ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget attest, men användaren har inte denna kö.   Saknar du någon kolumn,  Steg eller Användare? Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till.   Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.  

Vill du utforska och använda Control Edge till mer än ett verktyg för daglig bokföring? Under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys kan du enkelt söka fram poster för att få en klar bild av dina förväntade in- och utbetalningar. På så sätt kan du förbättra stabiliteten i din ekonomiska planering. Följ dessa användbara steg för att analysera din likviditetsförvaltning med bara några klick.   Börja med att ladda fram poster från kund- och leverantörsreskontran.  Lägg till andra in- och utbetalningar som är av betydelse, exempelvis löner och moms, under Likviditetsposter för en mer noggrann prognos.   Lägg in ingående disponibla medel samt datumintervall för att kunna följa upp ditt tillgängliga kapital i kolumnen Disponibelt. Använd filtreringen för att förfina din sökning. Bestäm vilka poster du önskar inkludera eller exkludera, såsom förfallna fakturor eller specificeringar från kund- och leverantörsreskontra. Det ger större anpassningsförmåga och precision i din analys. Lägg till specifika likviditetsposter för ytterligare detaljnivå. Välj namn på posten, affärsenhet, datum samt typen av in- eller utbetalning samt ange om likviditetsposterna ska återkomma veckovis eller månadsvis, för att enkelt automatisera återkommande betalningar eller inkomster. Genom att använda Control Edge som mer än ett verktyg för daglig bokföring, kan du ta en mer aktiv roll i ditt företags ekonomiska hälsa. Hör av dig till vår kundportal för support- och konsultärenden om du vill ytterligare information eller behöver en utbildning.   

Rubrik Överskriden Sakgranskning/Attest visas inne på fakturan i IM.   De nya rubrikerna är: Överskriden Sakgranskning och Kopia överskriden Sakgranskning Överskriden attest och Kopia överskriden Sakgranskning    

Överskriden tid är en gruppkö i Visma IM dit fakturor flyttas när en angiven tidsgräns passeras. Om steget är aktivt eller inte styrs av enhetsparametern "UseExpire".   När hamnar en faktura i Överskriden tid? Enhetsparametrarna "AttestdeadlinePercentage" eller "CheckDeadlinePercentage" styr hur många procent av fakturans livslängd den får ligga i varje steg.   Exempel hur det fungerar med en faktura som har 30 dagar som betalningsvillkor:   Sakgranskning CheckDeadlinepercentage 50% 30 dagar x 50% = 15 dagar ExpireDays 1 dag 15 dagar + 1 dag = Efter 16 dagar så lägger den sig i Överskriden tid från steget sakgranskning.   Attest AttestDeadlinepercentage 70 % 30 dagar x 70% = 21 dagar ExpireDays 1 21 dagar + 1 dag= Efter 22 dagar så lägger den sig i Överskriden tid från steget Attest.   Parametrarna "AttestDeadlinePercentage" och "CheckDeadlinePercentage" utgår alltid från hela antalet förfallodagar på en faktura och de hör ej ihop. Därav mer än 100% tillsammans. Om ni skulle stänga av överskriden tid, "UseExpire", så skulle fakturorna istället ligga kvar hos användaren i det steget den befinner sig.        

Vid kontering finns en användarinställning som styr om ny rad skapas om det inte finns belopp kvar att kontera. Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.  

För att stämma av kundreskontran mot poster i huvudboken kan du välja Försäljning / Avstämning. Då får du en jämförelse av de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som i huvudboken, för valda affärsenheter och skuldkonton.   Du kan se detaljer om fakturan eller verifikationen, när du klickar på mappen i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer. Det är också möjligt att markera poster som redan avstämda för att få en bättre överblick. När du sparat och laddar fram posterna på nytt, får du bara med de som inte markerats. Ta bort markeringen i kryssrutan och ladda igen för att visa posterna på nytt.    Sedan den senaste uppdateringen av Control Edge finns möjlighet att stämma av flera affärsenheter samtidigt, genom att ange ett urval eller alla under filtreringen för reskontraavstämning. En liknande avstämning finns för leverantörsreskontran under Inköp / Avstämning.  

Nu finns det två nya fält i sökresultatet Ankomstdatum och Fakturatyp visas som egna kolumner i Invoice Manager - Sök faktura.   Om kolumnerna inte syns så kan ni välja dom via Kolumnväljaren:  

Saknas knappar och konteringsrader i IM som i bilden nedan. Lösningen är att logga ut ur IM och rensa webbhistoriken i din webbläsare. När man åter loggar in visas sidan korrekt.       Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till Invoice Manager Administrator.    Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.         Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i faktura flödet. 

Har du registrerat en betalning som visar sig var fel?   Då kan du söka fram betalningen i leverantörsreskontran på löpnummer och kontrollera om fakturan har en DB;rad eller om den står som slutbetald med en SB; rad. Har din betalning fortfarande en DB;rad så kan du markera DB;raden och sedan välja radera betalningsrad. Efter du raderar betalningsraden kan du välja att antingen registrera om betalningen eller backa den själv genom att ladda fram den i Inköp - Registrera betalningar, inte skickad via fil eller autopay. Där laddar du fram betalningen och gör en manuell betalning fast med omvänt täcken så att betalningarna tar ut varandra.  Har du gjort en betalning med valuta är det viktigt att tänka på att en betalning med valuta (oavsett vilken) alltid ska hanteras med det utländska beloppet. Det svenska beloppet räknar Visma Control ut med hjälp av valutakursen. Och om det ska vara en valutadiff ändrar man valutakursen och kontrollerar både inhemska belopp och utländskt belopp i kombination så att dessa följer med korrekt. Om du råkat utgå från det svenska beloppet får du en differens, och oftast DB som reskontratyp. Då kan du redigera betalningsraden.   För mer information eller om du har frågor om just din Betalning Hör av dig till visma.control@visma.com Logga in för att gilla eller kommentera våra användartips.  

Nu finns det en ny kolumn som visar nettobeloppet i Invoice Manager - Sök faktura. Om den inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren:    

Vi har tidigare skrivit om hur du kan hitta en betalning i flödet från betalningsförslag till Autopay. När betalningen har status "Att återrapportera" har den skickats till Autopay. Här får du några tips om hur du kan hitta en betalning i flödet om du behöver redigera betalningen, eller om du saknar återrapportering på en betalning.  1. Jag vill avbryta en betalning. Ligger betalningen kvar i “Godkänn” steget så kan du markera betalningen och välja avbryt. Har betalningen godkänts och skickats till banken så är det banken du måste kontakta för att avbryta betalningen. Vissa banker tillåter funktionen "Begär annullering" som du hittar genom att klicka på din betalningsbunt i översikten. Kontakta din bank först för att se om de stöder funktionen. 2. Jag vill ändra betaldatum eller förfallodatum. Vill du ändra förfallodatum så Klickar du på Åtgärder / Redigera förfallodatum i vyn Transaktionsöversikt för att ändra förfallodatum.   Vill du ändra betaldatum så klickar du på den blåa pennan bredvid betalningsdatum och väljer det nya datumet istället. Observera att ändra betaldatum och förfallodatum endast fungerar om betalningen ännu inte är godkänd och fortfarande ligger kvar i Godkänd steget. 3. Jag har en betalning som inte har återrapporteras i Control. I Control kan du söka fram betalningen i Inköp - sök och ladda fram kolumnerna Autopay status, Autopay meddelande samt Autopay buntnummer genom att klicka på det lilla kugghjulet bredvid alla kolumner. Står det t,ex Avvisad av bank i Autopay status måste du i första hand kontakta banken för att se vad som har hänt. Om du vet att betalningen dragits ifrån ditt konto och du inte ser något felmeddelande i Autopay, men betalningen ändå inte har återrapporteras korrekt i Cotnrol kan du testa funktionen Uppdatera Autopay status i Inköp - Operationer. Där skriver du in aktuella Affärsenheten och sedan väljer du Buntnummer Control. Välj sedan utför och vänta några minuter och se om statusen uppdaterats till slubetald. Buntnummer hittar du i kolumnen Autopay Buntnummer i Inköp - sök. Alternativt kan du registrera betalningen som betald direkt i Autopay.  När en betalning har dragits från ditt konto kan du även registrera den som betald manuellt under Inköp / Registrera betalning. Välj "Inte skickad med fil eller Autopay". 

I vår leverantörsmatchning har vi lagt till IBAN som matchningsvärde. Som ni säkert känner till sedan tidigare så finns möjlighet för er kunder att själva välja om ni vill matcha mot kombinationer av värden eller kombinationer av värden+enskilda värden. För mer info om detta samt hur och var ni ställer in om ni vill att endast kombinationer av värden från fakturan ska användas för att matcha en leverantör hittar ni här   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Anvand-endast-kombinationer-av-varden-vid-matchning-av/ta-p/607974)   Den nya matchningsordningen är nu: Endast kombinationer GLN+BG GLN+PG GLN+IBAN GLN BG+ORGNO BG+VATNO BG+Name PG+ORGNO PG+VATNO PG+Name IBAN+ORGNO IBAN+VATNO IBAN+Name Kombinationer + enskilda värden GLN+BG GLN+PG GLN+IBAN GLN BG+ORGNO BG+VATNO BG+Name PG+ORGNO PG+VATNO PG+Name IBAN+ORGNO IBAN+VATNO IBAN+Name ORGNO VATNO Name BG PG IBAN  

Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i IM.    Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal. I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).   Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer). När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.      Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.     Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön. När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar IM mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.  Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan.     Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com    

I IM Administrator under System - Systeminställningar finns en systemparameter. Systemparametern heter Paymenstatuscheckdays. Den avgör hur många dagar bakåt i tiden IME ska kontrollera om en faktura är betald. Den räknar utifrån bokföringsdatumet på fakturan.  Om den exempelvis är satt till 60 så tittar IM på definitivbokade fakturor med bokföringsdatum 60 dagar bakåt i tiden och undersöker om de är betalda i Control. Om de är betalda uppdateras statusen i IM. Detta görs en gång per dag. Max antal dagar bakåt i tiden är 1095 som Paymenstatuscheckdays kan ha som värde.

Har du en Kredit du vill kvitta mot en Debet i Control? Då registrerar du fakturorna som betalda under Inköp - Registrera betalning - inte skickad via fil eller autopay. Fyll bara i de obligatoriska uppgifterna uppe i grunduppgifter. Nere på betalningsraderna anger du löpnumret i fältet längst till vänster. Om du vill se hur transaktionen ser ut, markerar du raden och klickar på Förhandsgranska. Här finns också en flik på hur transaktionen kommer att bokföras. Vill du veta mer om betalningsflödet av leverantörsfakturor? Anmäl dig till vårat webbinar 14 Mars.  https://attendee.gotowebinar.com/register/2684572424102571866